城建档案管理工作思考:论加强城建档案管理基础性工作 [摘 要] 实现城建档案管理的标准化、规范化、现代化管理具有极为重要的意义,可以克服以往封闭式管理的弊端,推进城建档案管理基础工作跨入现代化管理工作的发展进程。因此,加强城建档案管理基础性工作至关重要。 [关键词]城建档案;标准化;规范化;现代化管理 随着科学技术的发展,计算机已成为人们日常工作中不可缺少的先进工具,计算机能够高效处理庞大复杂信息与数据,其基本要求是输入计算机的各项原始数据必须是真实、完整和科学的,否则输入的数据与信息必然是不准确的,输出的结果必然也是错误的。所以实行计算机管理的前提条件就是要做好输入前信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术功能,达到数字化管理的标准化、规范化、现代化要求。 一、突出城建档案管理标准化、规范化质量水准 提高城建档案管理的质量水准就必须实行标准化、规范化和现代化的工作程序与方法。依据《城市建设档案管理规定》城建档案具体业务工作内容包括城建档案的收集、整理、鉴定、著录、保管、检索、利用和编研七个方面;按照建设部分类大纲分为18大分类,102个属类,300多个小类。这些环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作,确保目标的精确、可靠。操作上应遵循以下五个要点: 1.抓好案卷的全面普查,使城建档案去伪存真。实现城建档案管理标准化、规范化的第一步工作就是对案卷进行全面的核定与清查,移交的竣工档案资料包括前期准备阶段文件、施工文件(水、暖、电)、竣工图、竣工验收文件等都要完全落到实处,确保完整、准确、系统、规范。没有特别要求的城建档案原件保存一份,多余的全部剔除,避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况发生。 2.合理组合案卷,实现案卷规范化。按照规定城建档案案卷中的文字材料幅面尺寸规格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的,可由A4幅面纸以衬托法衬托,大于A4幅面的应折叠成A4幅面。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。竣工图的制作要符合国家规范要求,并加盖“竣工图”标志章,而且采用手风琴式折叠法统一折成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。案卷不宜过厚,一般不得超过40mm,如果案卷过厚、内容混乱就要进行重新组卷。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。组合案卷的过程中对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标准不清楚的案卷要重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。组合案卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 3.根据单位实际,规范著录工作。城建档案的著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。按照国家颁布的GB/T50323――2001《城市建设档案著录规范》施行著录,这是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个城建档案馆的条件存在诸多差异,计算机管理又提出了新的技术性要求,所以各个城建档案馆应该从自己的的实际情况出发,根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位著录工作的著录《细则》,以此认真做好规范著录工作,提高城建档案管理的基础工作水平。 4.按照规定分类,保证检索查全率。用计算机检索的显著优势很大程度上提高了检索的工作效率和水平,按照建设部分类大纲进行分类、归类整理。另外在分类的过程中一定中细心、耐心,同时加强校审力度,及时校正分类人员的错误。统一认识、统一标准,前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理的预定目标。 5.规范城建档案题名,保证检索查准率。按照城建档案的分类号必须保证检索题名准确无误才能保证检索查准率的要求,既要查全又要查准。因此,必须统一规范档案题名。避免出现模糊不清、计算机无法识别的情况发生。在著录过程中要将题名、责任者等要素要准确完整,不要有疏漏,题名不易过长,否则计算机无法识别,对含义不清的文种题名进行必要的处理,不然会影响检索的准确率。 二、大力推进城建档案现代化管理工作的发展进程 在城建档案管理基础工作的过程中,真正的意识到计算机的数据的准备工作是一个比较大的工程,各个城建档案馆的情况不同,有的馆藏案卷多,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响城建档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中要做好如下四点工作: 1.事实求是,积极稳妥的建档。实现计算机管理城建档案的目的就是为了提高档案的利用率,使城建档案更好地服务于社会,因此必须加强城建档案的严格管理。所以,在推进计算机管理的过程中必须从实际出发,根据卷宗的实际情况按照规范进行排序,有些档案还可以进行优先加工处理。这样不仅可以加快城建档案管理计算机现代化的进程,而且还可以提高城建档案的社会利用的效率。 2.规范著录档案,循序渐进的进行。按照《城市建设档案著录规范》进行档案著录,在此过程中可以将有些案卷分为几个层次进行,即项目级著录,案卷级著录,文件级著录。进行这样的处理的目的在于揭示城建档案的内容和形式特征,而且还可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了工作效率,加快了工作进程。 3.充分利用档案原始基础著录。在城建档案的案卷处理中,对于有些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,即成本成册自带页码的在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。这样可以减少著录环节,提高著录速度,而且有利于城建档案建设的基础落实。 4.利用计算机检索缩短查找时间,提高工作效率。在查档的时候,我们经常用的是规范性的“主题词”,但却存在一定的弊端即查找烦琐、效率低。为了改变这一现象,我们采取用“关键词”代替“主题词”的做法。这就要求档案工作人员从题名或文件主题中总结归纳出提示主题内容的词汇即“关键词”,利用计算机进行相应的处理,以保证检索的全面准确,方便快捷灵活。 在推进城建档案管理现代化的进程中,通过实现标准化、规范化的工作提高城建档案基础工作水平,引起档案工作者的高度重视,并逐步形成计算机检索体系,为实行计算机管理打下了坚实的基础。只有实现城建档案管理规范化、标准化、科学化,才能真实反映城市建设的现状。才能更好地发挥城建档案为城市建设管理服务的水平,才能保证实现城建档案的现代化管理。(编辑/惠霞) 城建档案管理工作思考:浅析城建档案工作的优秀价值 我国城建档案工作起步较晚,但发展非常快。目前,我国城建档案工作主要存在着三个方面的问题,一是发展不平衡性。二是发展的不稳定性。三是发展的多样性。从促进档案事业和城市建设事业和谐发展以及城建档案工作可持续发展的角度出发,对城建档案工作的优秀价值进行探讨和总结,澄清不必要的模糊认识。 1、城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物 城市建设活动只有两个结果:一个是城市实体,由各种各样的建筑物、构筑物、道路、辅助设施、自然环境及景观改造等客观实物组成;另一个则是城市实体建设、改造和演变过程中直接形成的各种文字、图表、图纸、声像等载体形式的信息记录,即城建档案。尽管城建档案源远流长,但现代意义上的我国城建档案工作是应城市建设需要发展起来的,是城市建设发展到一定阶段的必然产物。它的发展更多地依照着城市建设的节奏,也更多地围绕着城市建设中心工作的服务。它并不是综合档案工作中一个直接的分支,更不是综合档案工作中一个简单的、均衡的单元。它是档案工作与高速发展的中国城市建设事业结出的富于中国特色的一个创新成果。 2、城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源 目前,城建档案主要是依据国家档案局1997年的《城市建设档案归属与流向暂行办法》和国家建设部1998年、2001年修正的《城市建设档案管理规定》进行收集和管理。按照建设部分类大纲,分为18个大类、102个属类、300多个小类。从档案编制形式、体系结构、保存载体和信息内容来看与综合档案有很大差别。它突破了机构和个人的全宗局限,而是以工程项目为单位组卷,按专业类别布局存放。它重点是包括了大量工程图纸和建设施工现场声像资料。因此,城建档案信息资源不同于侧重于文书的综合档案,是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀。 随着科学技术的进步,城市建设也必须从初级形态向更高层次迈进。城市建设不能仅仅体现在街道、立交桥、摩天大楼上,信息化建设是城市建设的必经之路。作为中国建设事业信息化发展的纲领性文件,《全国建设事业信息化规划纲要》指出,信息资源已成为国民经济和社会发展的战略性资源,信息化是科教兴国的重要手段,是实施可持续发展战略的重要组成部分。对城市建设各有关环节和各种信息资源体进行比较分析,我们认为城建档案是包容城市建设信息最完整、最丰富、最真实可靠、最持久系统、最集中精炼的领域。其它信息体,如建筑设计、规划设计、勘察测量、工程交易、房地产,建设法规及建设文书等,都不具备城建档案的优势。因此,从建立城市建设基础性数据库的角度出发,最有优势、最有现实意义的莫过于建立城市建设档案电子信息库,实现城建档案收集、管理、利用的电子化,从而实现城建档案信息的广泛共享,极大地提高城建档案服务城市建设的能力和效率。以城建档案电子信息库的建立和运作来带动其它基础性数据库的建立,从而形成全国性的建设信息服务网络,这就是我国城市建设信息化的网络基础。 3、城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分 城建档案工作是城市建设发展中的全局性工作。城建档案工作参与并贯穿了城市规划、建设和管理的全过程,在对城市建设发展的每一领域、每一环节进行记录的同时,也行使着促成每一领域、每一环科学、规范、真实性操作的职责。这是它与建设发展中的其它环节如:规划,拆迁、勘察、设计、施工、质监、安全、竣工验收、权属管理等最大不同之处。城建档案包括了城市基础、规划审批、征地拆迁、建设管理、市政设施、水文地质、建设科研、风景园林、历史名胜……可以说从宏观到微观两方面来看,城建档案都涵盖了城市建设发展的方方面面。它不仅反映了城市建设发展的整体水平,也能洞察到细节方面存在的问题。正是基于这一优势,许多城市的建设主管部门都非常重视和支持城建档案馆的专业队伍建设,不断加大投资力度,提高他们的现代化管理水平,对他们的编研成果。研究报告中的建设性意见都积极采纳,并由此形成决策或政策性文件。 城建档案工作是促进建设工程质量的重要保证。自2000年以来,我市城建档案馆紧紧抓住全面小康社会建设背景下新一轮城市建设高潮的机遇,严格按照国务院第279号令《建设工程质量管理条例》关于建设工程质量终身责任制的要求,在全市建设工程中大力推行建设工程档案终身负责制,规定所有建设工程在办理施工报建时,建设单位必须与城建档案馆签订《建设工程档案移交责任书》,建设方、施工方负责人和资料员必须填写《建设工程档案终身责任人登记表》,大大增强了相关人员的档案责任意识。在工程开工时,主动组织建设、施工、监理等建设工程五家责任主体进行档案工作技术交底,使档案工作深入人心。在工程施工过程中主动配合建设单位,质量监督、监理部门对档案编制情况进行检查、保证档案是工程实体的真实反映,档案编制与工程进度同步。建设过程中弄虚作假,以次充好、偷工减料等行为得到了有效制止,工程档案工作实际上产生了促进工程质量,促进工程规范管理,促进建设领域反腐败工作的作用。建设工程档案的保送率、合格率均达到了100%,这一系列工作实践创新了城建档案工作的角色定位,引起的各级领导的重视和支持,城建档案工作的社会地位和发展空间都有了较大改善。 城建档案工作是实现城市建设行政职能的重要手段。正因为城建档案工作涉及到城市建设发展的方方面面,我们可以把城市建设职能的实现通过城建档案工作来进行落实、检查和监督。在这里我们特别要强调不能把城建档案工作片面化、静态化、被动化。有人认为档案工作就是保管资料,供事后备查和修史编志之用,最多不过是“事后诸葛亮”,出了问题翻一翻、查一查。这种观点的要害是把城建档案工作等同于城建档案,把城建档案又淡化为一般的参考资料,从而在实际工作中虚化和轻视城建档案工作,使城建档案工作被建设事业末端化和边缘化。 综上所述,我们认为城建档案工作在城市建设中发挥着极其重要的作用,有着极其重要的基础性地位。城建档案工作的这些优秀价值是由我国城市建设高速发展的现实和需要所决定的,并将随着城市建设发展进一步得到加强。在这里要特别说明的是,我们谈城建档案工作的作用和地位,丝毫没有要淡化档案行政管理对城建档案工作指导监督的意思。事实上,城建档案工作的每一个成绩的取得,都与档案行政部门的支持和关心是分不开的。从城建档案工作的作用和地位出发,我们认为城建档案工作应更进一步发挥和突出档案特色,依托和融入建设职能,创新服务,增添活力,以期为中国特色档案事业做出更大的贡献。 城建档案管理工作思考:实施《城乡规划法》对城建档案工作的影响分析 2008年1月1日起施行的《中华人民共和国城乡规划法》(以下简称《城乡规划法》),从根本上实现了由原来的城市规划到城乡规划的转变,使我国逐步打破了建立在城乡“二元分治”结构上的规划管理制度,进入城乡一体规划的格局。由于《城乡规划法》综合性强,涉及土地、拆迁、房产、风景名胜、地下空间等方面,因此对当前我们的城建档案管理工作,必然产生着互动作用,可从以下三个方面进行分析: “一法一条例”城乡二元分治管理所存在的问题 1989年《中华人民共和国城市规划法》和1993年《村镇和集镇规划管理条例》的颁布实施,使我国的规划管理实际上是建立在“就城市论城市、就乡村论乡村”的规划制定与实施模式,这种行政管理方式在实践中遇到了一些具体问题,主要表现在:一是不利于城乡统筹均衡发展。城乡规划管理产生二元结构,使乡村规划相对落后于建设发展需要;二是造成法律空白地带。规划的科学性和严肃性不够,任意修改规划、不按规划进行建设,这种现象在城乡结合部地区和开发区表现尤为突出;三是对城市建设缺乏整体规划。一些地区城市建设脱离地域环境和经济发展实际,为搞“政绩工程”,大量圈占农业用地,盲目扩大城市建设规模,使城乡建设缺乏统筹协调。 目前我国城建档案管理机构设置情况 按照1980年12月9日国务院批准的《科学技术档案工作条例》第28条,“大中城市应当建立城市基本建设档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。”之规定,我国各直辖市、省会等大中城市相续建立了早期的城市基本建设档案馆,后期根据国家体制改革的需要,将原“城市基本建设档案馆”变更为“城市建设档案馆”。均履行本区域内城建档案管理的工作职责,就全国各城市档案馆设置情况看所不同的是存在隶属关系的区别,有的城建档案馆隶属城市规划主管部门(如:天津市),但多数档案馆则隶属于城市建设主管部门(如:武汉市)。这两种管理体制在建设工程档案管理上模式相近,存在的问题各不相同,主要是在部分建设工程文件材料流向(归档)上缺乏统一的实施细则。《城乡规划法》第45条、第67条,有关工程竣工验收资料报送,就存在不同的主管部门进行“多头”管理的矛盾,需要有统一的实施办法予以规定。 《城乡规划法》的实行对当前城建档案工作的互动作用 1.城建档案管理区域产生延伸。随着我国经济建设的不断推进和发展,我们可以看到从城市规划法到城乡规划法,由原来二元化分治到城乡一体规划的转变,这种转变要求我们要用科学发展观来管理城建档案,我们的工作不能只局限于城市区域范围,而应该延伸到“乡、镇”和其他建设领域。一是高新技术开发区、经济开发区建设;二是移民建镇建设;三是风景名胜保护;四是旧城改造;五是地下空间利用等。 2.业务管理和业务技术档案归档内容产生变化。应将城乡规划活动中所产生的与城镇体系规划、城市规划、镇规划、乡规划、村庄规划以及城市规划的实施评估报告等相关规划体系资料,纳入城建档案的归档范围,并与城市总体规划、镇总体规划一般规划期限相一致,对保管使用满20年的规划档案,形成单位应向档案馆移交档案原件或档案复制件。 3.建设工程项目前期文件材料归档内容产生变化。《城乡规划法》第36条、第38条、第40条,分别对建设项目划拨土地选址意见书及附件、地块规划条件、修建性详细规划做出了明确规定。因此,在现行的工程项目前期文件材料中,应增加这些重要归档内容。 4.《城乡规划法》与涉及城建档案相关法规的配套。《城乡规划法》第45条,在对建设工程是否符合“规划条件”进行核实的问题上,明确规定“未经核实或者经核实不符合规划条件的,建设单位不得组织工程竣工验收”,“建设单位应当在工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料”。 按照《档案法》第11条规定,“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案”。国务院《建设工程质量管理条例》第17条规定,“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件资料,建立、健全建设项目档案,并在建设工程竣工验收后,及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案”。针对上述法律、法规的规定,很显然在工程竣工档案报送问题上,需要有与之配套的实施细则进行规范,否则将会产生“多头”管理的现象。 武汉市建设行政主管部门是城市建设委员会,市城建档案馆受建设行政主管部门委托,具体负责城市建设档案的日常工作。因此,各建设单位应当严格按照有关规定,在工程竣工验收后按规定的时限,向市城建档案馆移交一套符合规定的工程建设项目档案原件。 因此,在这里我们需要理顺三个关系,一是城乡规划部门“规划条件”的核实结果,已成为了工程竣工验收的前置条件,这就要求我们的档案工作增加检查“规划条件核实文件”的内容;二是城乡规划部门所要求的工程竣工验收资料是全部建设工程档案中的一个组成部分,仅涉及有关竣工验收部分的资料;三是根据《中华人民共和国档案法实施办法》第21条规定,“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力”。因此,建议在制定与《城乡规划法》配套的实施细则时,需要明确城乡规划主管部门可接收具有“原件在档案馆保存”印章标记的复印件。从而解决建设单位无法向多个行政主管部门报送竣工验收资料原件的问题。 《城乡规划法》的实行,为档案工作与时俱进提示了新的思路,使档案工作也随之逐步延伸到城乡建设的整体活动中。 (作者单位:武汉市城建档案馆 430015)
档案管理工作论文:高校档案管理工作创新分析论文 1档案管理工作思路的创新是前提 要想有创新行为首先要有创新意识,思路决定出路,档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏,而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。 2、档案管理工作模式的创新是基础 档案工作管理模式的更新,是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高校档案馆虽属机关部门,但大多属于非独立结构,一般情况下挂靠校办,或者是校办的一个科室,其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化,一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用,在高校机构改革中,先后将档案管从校办或其他部门分离独立起来,升格为直属单位,变成档案管理的职能部门,由被动执行变为主动决策,对促进高校档案管理变革具有重要意义。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率,确保档案服务工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用,越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性,同时也提高了工作效率。要加强计算机档案管理软件的开发,将计算机作为方便管理的重要工具,进一步合理有效利用。只有这样,才能实现高校档案工作的超越,呈现高校档案事业不断发展的前景。 3档案管理工作机制的创新是关键 要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局,重要的是要有管理机制的创新。长期以来,档案管理工作以经验管理居多,工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件,这在某种程度上制约了人才的流动,容易产生不思进取的思想,更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制,从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,使每个人都有危机感,从而激发工作活力,最大限度地挖掘个人潜力,充分调动积极性,使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制,如用人制度、分配制度、奖励制度,将个人创新的内容作为考核的重要指标,并与劳动报酬、晋职挂钩,努力营造一种鼓励创新的氛围和环境,促进档案工作的良性发展。还要加强馆员的在职培训及继续教育,以保证专业知识的更新和扩充,防止其老化或停滞不前。 4运用档案管理的现代手段,科技兴档 信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径,也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持,档案部门应抓住机遇,加大投入,配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上,档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设,提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题,研究解决文档一体化问题。要努力实现装备技术现代化,解决手工操作运转速度慢、效率低的问题,积极运用网络、数码等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,使档案管理手段由旧变新。采取多种形式,主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来,为教学、科研服务,使高校档案管理 走上主导地位,实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。 5人才资源的创新 要树立人才资源是第一资源的思想,针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新,信息理解的良好环境,努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。发挥馆员主观能动性,内凝外联,改革创新,整体推进。要强化校内宣传,取得学校各方面的理解和支持,不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系,不断提高档案培训质量,提升现职档案人员的文化和专业程度,切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力,特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。 总之,档案部门无论是在业务工作方面,还是在管理服务工作方面,都要努力做到不断创新,做到人无我有,人有我优,人优我新,这样档案工作才能有高度、有特色,才具有生机和活力,从而实现档案事业的持续快速发展。 档案管理工作论文:档案管理工作分析论文 一、做好档案管理工作的重要意义 为什么要在做好档案管理工作呢?这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为: 做好档案管理工作一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 二、档案管理工作的边缘化危险 随着计算机技术的飞速发展,档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。 三、坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路 3.1立足于法,搞好建章立制工作 法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地方特色的档案法律法规,是档案管理工作与时俱进,有法可依。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理规章制度,项制度要管理,项制度要效益,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。 3.2实现档案管理同现代技术的有机结合 随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好档案管理工作提出了新的挑战,本文认为:只有正视这个挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识,又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化,在输入检索词时再点查找范围,检索得出的文件就是与事件密切相关的,既准确又不浪费时间,只有这样,丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而,现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全,就必须制定严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术,提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志,以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。 3.3档案管理的根本目的在于档案利用 档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。 综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。 档案管理工作论文:档案管理工作创新论文 关键词:档案管理;工作;创新 创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求,档案工作要适应这个要求,必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想,破除因循守旧观念;要与时俱进,树立大服务理念,要摆正位置,在发展文化事业的大环境中发展自己。 1档案工作创新,要解决好四个关系问题 1.1创新与基础的关系 工作创新不是凭空想象,不是“空中楼阁”,创新必须在原有基础之上进行。建国以来,我国档案工作历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,档案事业得到了较快发展,形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基,因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。 1.2创新与现实的关系 工作创新不能脱离实际。当前,档案工作仍处于初级发展阶段,在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中,许多问题没有解决好,档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,围绕如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。 1.3创新与学习、借鉴的关系 学习是创新的基础,借鉴是创新的阶梯,创新是学习的动力,也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验和方法,又要学习相关专业、其他行业知识,借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则,运用否定之否定认识规律和批判、继承观念,在学习、借鉴中创新。 1.4创新与实践的关系 创新是事业发展的动力,但创新绝不能是虚无飘渺的创新,理论创新、方法创新都要经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。 2服务手段创新 2.1建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。 2.2建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。 2.3电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。 2.4开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 2.5开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。3拓展服务领域 3.1信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 3.2兴办服务实体,发展档案产业。处于信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。 3.3加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和优秀内容之一。 建立联合目录是用统一的著录格式和编排,联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源,使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录,形成网络,实现资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆(室)藏资源利用率,避免不必要的重复和浪费,因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足社会多方面的需要。 3.4注重“反馈”,深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如,产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等,这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键,也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上,企业进行自我调节,评判自身,检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。 摘要:二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代,档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此,档案工作者必须认清形势的变化,紧跟时代的步伐,把握时代脉搏,进一步解放思想,转变观念,开拓创新,勇于实践,用档案事业的加快发展,更好地为国家的利益服务,为全社会服务,为大多数人的利益服务,为全面建设小康社会服务。为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。 档案管理工作论文:声像档案管理工作探究论文 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的发展及办公条件的改善,在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。 一、声像档案管理存在的问题 (一)声像设备存在着"一硬一软"的现象 "一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有21个单位没有声像设备,占13%,87%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达671台(架)。从总体讲,声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求,占62%,致使有的设备闲置,没人会用,难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动,设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状,而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 (二)摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面;"弱"表现在443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存;另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案意识不强,仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 事实证明,摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是"亡羊补牢"了。 (三)声像档案管理混乱,问题复杂 1、管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保存,占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。 2、档案意识不强,声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是"一盘带子反复用",原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,虽管理不规范,但当档案部门去收集时,往往不愿交。究其原因,主要是档案意识不强,对声像档案管理缺乏重视。 3、管理状况"喜""忧"悬殊,发展不平衡 调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张,平均130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。 4、保管条件差,声像档案难以长久保存 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现,只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣! 5、收集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏 区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,造成今?斓呢逊Α?BR 6、区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重 众所周知,每次区里或基层单位组织重大活动,召开重要会议,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归 档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失二、加强声像档案管理工作的对策及建议 (一)加强宣传、提高意识,争取领导重视 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。 (二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。 (三)加强监督,分类指导,注重业务培训 针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。 (四)结合实际,创造条件,力求妥善保管 从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。 (五)全面出击,形式多样,疏通收集渠道 要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,各立档单位、区档案馆要全面出击,采取多种形式收集。主要有:①通过正常移交接收。科室移交档案室,档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的,要有重点地强化收集,经常沟通及时掌握情况。③重点人物(摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。 (六)建议档案主管部门参与全区各类重大活动 针对地区重大活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素,应采取档案局、馆直接参与的办法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作,以确保全区重大活动产生的档案(特别是声像档案),得以及时、齐全、完整地归档,统一管理,方便各方面利用。 档案管理工作论文:计生档案管理工作研究论文 摘要:在实施科学化微机管理的今天,对计生档案进行合理地细化操作,是现今档案管理工作的当务之急.文章结合当前的现状,从职责明化,制度细化,管理强化等方面入手,希望能同大家做有益的探讨. 关键词:计生档案;档案管理;细化;法制意识;约束 计生档案,纵挂横联,牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天,加强计生档案的细化管理工作,对于有效地进行宏观调控与微观操作,处理好工作中的突发问题与遗留问题,都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。 计生档案的管理工作,也经历了由手工档簿到微机管理的过程,即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作,这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索,笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今,实施微机管理档案的工作已有十个年头,人们从茫然中走出迷惘,进行了大量的有益探索,逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导,各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性,把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人,落实责任,加强管理,实现了计生档案工作管理系统网络化,有效地保证明人了工作的正常运转。 然而,我们也不难看到,目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如,在职责明化,制度细化,管理强化等方面还有不少值得探讨的东西,下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解,以与同行共同商榷与探索。 一、明确档案管理工作的目的与任务。确保档案的及时性完整性与安全性,是档案管理人员的基本职责与任务,也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏,不丢失,不零散,不混乱;“三联”即联络其他乡镇,联络其他行业,联络村级基层组织,以防漏统漏报;“二要”即要工作经常化,持之以恒,要规范计生网络的基本体系;“一保证”即保证计生档案万无一失。 二、完善工作制度,加强规范约束。档案管理工作,是人口计生工作的枢纽,建档不易,管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度,加以规范约束。 多年来的实践告诉我们,要保证镇处计生档案的准确无误,就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质,建立起月考季评年累积的奖惩制度,坚持常抓不懈,紧而不松,从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求,统一标准,操作规范,准确及时。同时,还要建立联络服务制度,畅通反馈渠道,镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通,以取得准确的第一手计生状况资料。另外,建立收集整理建档卡的时间制度,确保每个单位当日的资料不漏收,月报之前统计好,做到上报及时,统计准确,只有这样,计生档案才能完整安全。 三、树立法制意识,强化档案管理。档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想,在实际操作中,往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象,这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑,从根底入手,明察暗访,真抓实干,不徇情枉法,杜绝此类事情的发生,以保持计生档案工作的纯洁性,以达到档案入档、存档的准确性,完整性与安全性。 总而言之,计生档案的管理工作,不是件随随便便就可以做好的事情,来不得半点草率马虎,只有将工作方向细而又细,认真对待每一点,每一步才会达到理想的效果。 档案管理工作论文:声像档案管理工作研究论文 摘要:声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 关键词:声像档案;档案管理;管理工作 前言 随着社会的发展及办公条件的改善,在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。 一、声像档案管理存在的问题 (一)声像设备存在着"一硬一软"的现象 "一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有21个单位没有声像设备,占13%,87%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达671台(架)。从总体讲,声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求,占62%,致使有的设备闲置,没人会用,难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动,设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状,而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 (二)摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面;"弱"表现在443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存;另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。 事实证明,摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是"亡羊补牢"了。 (三)声像档案管理混乱,问题复杂 1、管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保存,占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。 2、档案意识不强,声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是"一盘带子反复用",原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,虽管理不规范,但当档案部门去收集时,往往不愿交。究其原因,主要是档案意识不强,对声像档案管理缺乏重视。 3、保管条件差,声像档案难以长久保存 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现,只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣! 4、管理状况"喜""忧"悬殊,发展不平衡 调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张,平均130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。 5、收集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏 区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,造成今? 6、区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重 众所周知,每次区里或基层单位组织重大活动,召开重要会议,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。 二、加强声像档案管理工作的对策及建议 (一)加强宣传、提高意识,争取领导重视 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。 (二)加强监督,分类指导,注重业务培训 针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。 (三)加强管理,制定办法,狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。 (四)全面出击,形式多样,疏通收集渠道 要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,各立档单位、区档案馆要全面出击,采取多种形式收集。主要有:①通过正常移交接收。科室移交档案室,档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的,要有重点地强化收集,经常沟通及时掌握情况。③重点人物(摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。 (五)结合实际,创造条件,力求妥善保管 从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。 (六)建议档案主管部门参与全区各类重大活动 针对地区重大活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素,应采取档案局、馆直接参与的办法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作,以确保全区重大活动产生的档案(特别是声像档案),得以及时、齐全、完整地归档,统一管理,方便各方面利用。 档案管理工作论文:档案管理工作研究论文 【摘要】 在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。 【关键词】档案管理;科学规范;浅析。 科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面,很多人在认识上存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作,就必须立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。 一、做好档案管理工作的重要意义 为什么要在做好档案管理工作呢?这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为: 做好档案管理工作一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 二、档案管理工作的边缘化危险 随着计算机技术的飞速发展,档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。 三、坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路 3.1立足于法,搞好建章立制工作 法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地方特色的档案法律法规,是档案管理工作与时俱进,有法可依。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理规章制度,项制度要管理,项制度要效益,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。 3.2实现档案管理同现代技术的有机结合 随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好档案管理工作提出了新的挑战,本文认为:只有正视这个挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识,又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化,在输入检索词时再点查找范围,检索得出的文件就是与事件密切相关的,既准确又不浪费时间,只有这样,丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而,现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全,就必须制定严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术,提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志,以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。 3.3档案管理的根本目的在于档案利用 档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。 综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。 档案管理工作论文:知识经济时代档案管理工作论文 论文关键词:档案管理现代化进程 论文摘要:档案工作现代化,是要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段,以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,确保档案资源的安全和保密,以实现档案信息化,推动档案工作的改革。 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。 一、知识经济时代档案管理工作面临的问题 首先,知识经济时代,档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物,原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代,能够以档案形式存在的信息,将是人类知识与信息高度浓缩的精华,也是档案能够得以存在的内在生命力。所以,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术,新的载体形式将会不断涌现,况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。 第二,依托先进的技术设备,知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备,任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。 第三,知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用,它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识,树立依法治档的观念,注入批判继承精神,探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学,情报学的相关理论,加强基础工作,调整供求关系,加强定量管理,提高利用效率,把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。 第四,知识经济时代,对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的优秀内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样,才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来,发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。 二、加快档案管理工作现代化进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1、分清轻重缓急,循序渐进档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的优秀档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2、分级次著录,省时省力在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。、分门别类,充分利用档案原基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4、要加强档案信息素质教育加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。 5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 6、要强化服务意识,拓宽服务领域要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时,要向企业和科技事业单位倾斜,在注重国有经济领域档案工作的同时,把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。 7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才要尽快培养既懂专业知识,有懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为迎接知识经济的到来做好充分的准备。 总之,知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机;赶上这次浪潮,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力,我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章,画出最新、最美的图画。 档案管理工作论文:会计档案管理工作研究论文 会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容,是会计档案形成的前提和基础。所以,进一步加强会计档案管理势在必行。会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理这一财务管理的最后环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接影响了财务管理的质量和水平。财务档案管理是一门学问,里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。 一、会计档案的收集与整理 会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据,是形成会计档案的前提和基础。因此,必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。 1.会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、应行存款余额调节表等。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐,对于超过帐皮大中型原始凭证等应折叠摆放;银行存款对账单、应行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。会计凭证装订要整齐、牢固、美观,不掉页、不压字、不串页、不倒置,便于翻阅。 2.会计账簿。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷,组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位;活页式账簿在整理时去掉空白页,按科目顺序整理成册,装订后要加装封面、封底和扉页;计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页,填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号,每册账簿单独编一个流水号,编号可用号码机打印,也可用碳素或蓝黑钢笔编写。 3.会计报表。分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理,报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码,其方法与账簿相同。 4.其他会计核算资料。属于财务业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。 二、会计档案形成与保管 1.上述会计档案均应整理装盒,并按要求填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 2.当年形成的会计档案,可暂如会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。 3.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年;银行、现金日记账保管期限等25年;年度财务报告决算等保管期限为永久。 4.保管到期的会计档案,由本单位档案机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。 三、会计档案管理中存在的问题 1.会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且也不合乎会计档案管理要求。 2.会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管,而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》,要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案柜不足,将会计档案装入纸箱中,任意堆放。 3.会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学,存放没有顺序、查找不方便,借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时,到期该销毁的不销毁,销毁过程有的也不规范。四、解决会计档案管理存在问题的措施 1.规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。 2.加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。单位的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的保管是单位的档案管理部门,由财务部门将本单位的会计档案整理规范,在财务部门暂保管1年,期满后编制会计档案案卷目录,连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向单位的档案管理部门移交。 3.规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续,将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施,对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。 4.规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。 5.加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。 6.加大会计档案的监管力度。结合实际,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。 总之,加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作,各单位都要高度重视、积极行动,从基础工作做起,切实提高财务管理工作水平,更好地为社会主义市场经济服务。 档案管理工作论文:高校人事档案管理工作试析论文 摘要:从人事档案工作必须适应社会人事制度变革和社会文明进步的要求,在当前我国高校人事制度发生重大改革的形势下,根据变化了的情况及时调整自己的工作内容和工作方法,这应该是当前高校人事档案工作改革的重要方向。 关键词:高校;人事档案;管理;改革 人事档案是社会组织成员在参与社会活动过程中所形成的重要历史记录。人事档案的归集和立卷要按照一定的规范和程序进行,这种一定的规范和程序就是一定时期的人事档案制度。人事档案制度必须符合国家人事制度变革和社会文明进步的要求。 一、高校人事管理出现的新情况 人事档案工作从属于社会人事制度,人事档案工作必须及时服务于社会人事制度的变革。改革开放以来,我国高校的人事制度发生了重大变化,而且这种变化正在向不断深化的方向发展。在这些变革的带动下,高校的人事工作出现了许多新情况: (一)人员身份出现新变化。中共中央办公厅2000年的《深化干部人事制度改革纲要》提出“破除事业单位目前实际存在的干部身份终身制,全面推行聘用制度”,从根本上打破“大中专毕业生一律取得国家干部身份”的传统观念。一些高校采取“老人老办法,新人新办法”,对新招聘进入学校的人员采用聘用制、兼职制、人事制等多种方式,开始突破传统的人事编制限制,逐步转变高校教师的国家干部身份,使高校中从业人员的身份形成了多元化的局面。 (二)用人制度出现新机制。中组部、国家人事部、国家教育部2000年联合《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》提出“相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享”后,许多高校打破统一接受国家分配毕业生的传统做法,自主向国内外广揽贤才,国内高校之间、国内国外高校之间人员流动活跃,来去相当自由。这种机制促进了高校教师的校际合理流动,有利于提高教师队伍的教学和科研水平,但与此同时由于人事管理措施的滞后,高校中人在档案不在、档案在人不在、一个人在两所以上高校分别建立档案的现象比比皆是。 (三)工资制度出现新突破。随着社会分配制度改革的发展,各高校采取按岗定薪、工资浮动、确立岗位津贴、实行目标管理等多种分配方式,从根本上突破了事业单位传统的工资总额控制制度。高校工作人员“档案工资”与实际收入不符,甚至实际收入远远高于档案工资,人事档案中的记载与实际情况严重脱节的现象普遍存在。 (四)人事关系出现新内容。1995年国家施行《劳动法》和2008年国家施行《劳动合同法》后,事业单位中与其建立劳动关系的劳动者与事业单位之间的关系被明确为劳动关系,加之聘用制的全面推行,已从根本上打破了几十年来事业单位的从业人员统一按人事编制管理的传统做法,高校教职工与学校之间的关系除事业单位的人事关系外,又增加了聘用关系、劳动关系、劳务关系等多种形式,传统的人事档案管理模式已远不能适应新情况的需要。二、改革高校人事档案管理的新思考 高校人事制度的变革给人事档案管理工作提出了许多新课题,与高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事档案工作有许多问题需要尽快解决: (一)调整高校人事档案工作的定位。目前我国高校人事档案管理方式基本上沿用着传统的干部档案管理模式,1991年中组部和国家档案局下发《干部档案工作条例》后,一些高校依据该条例规范了本校的人事档案管理工作,规范后的档案管理自然更属于干部档案管理的范畴。人事档案管理应该不同于干部档案管理,尤其是现代意义的人事档案管理,要强调档案的信息服务功能,强调档案的人力资源写实功能,强调档案对工作人员合法权益的保护功能。在高校现代人事档案工作的定位中,上述三个方面的功能应该是不能缺少的。 (二)调整档案材料的选取和归集内容。中组部和国家档案局在《干部档案工作条例》中对干部档案材料规定了十类内容,这些内容对于反映一个人的基本面貌有些是必不可少的,应该认真收集和归档。但与此同时,针对当前高校人事管理的新发展所形成的新材料,如反映教职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料,反映教职工与学校之间关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料,反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动材料等,都应该及时归集存档。 (三)调整人事档案的保管和查阅办法。传统的人事档案管理具有严格的保密性,这种严格保密性应该是从干部档案管理的要求中派生出来的。如1991年中组部和国家档案局下发的《干部档案工作条例》中,就有查阅干部档案“应填写《查阅干部档案审批表》”,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”等明确规定。但是如果把人事档案与干部档案明确区分开来,则现代意义上的人事档案不仅应该适当“解禁”,而且应该适度向本人开放。“美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放。每个雇员都可以上网查询自己的某些人事档案。”这样做不但可以保证档案记载的真实性,而且在保障教职工的知情权及其他合法权益方面更有其重要意义。 (四)调整人事档案管理的隶属关系。在传统人事档案管理理念和干部制度的影响下,高校中大中专院校毕业的人员都具有干部身份,其人事档案管理一直视同为干部档案管理,所以学校的人事档案管理机构多隶属于党委的组织部门。前已述及,事业单位人事制度改革后,高校的人事管理已经明显区别于传统意义上的干部管理,现代高校人事管理的内涵已经逐渐趋向于人力资源管理。从这个意义上说,结合高校人事制度改革的推进,重新清理和健全现代意义的高校人事档案,逐步把高校人事档案管理机构从党委的组织部门转移到学校的人事(人力资源)管理部门,这应该是高校人事档案管理改革的一项重要任务。 档案管理工作论文:声像档案管理工作重要性分析论文 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的发展及办公条件的改善,在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。 一、声像档案管理存在的问题 (一)声像设备存在着"一硬一软"的现象 "一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有21个单位没有声像设备,占13%,87%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达671台(架)。从总体讲,声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求,占62%,致使有的设备闲置,没人会用,难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动,设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状,而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 (二)摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面;"弱"表现在443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存;另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案意识不强,仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 事实证明,摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是"亡羊补牢"了。 (三)声像档案管理混乱,问题复杂 1、管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保存,占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。 2、档案意识不强,声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是"一盘带子反复用",原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,虽管理不规范,但当档案部门去收集时,往往不愿交。究其原因,主要是档案意识不强,对声像档案管理缺乏重视。 3、管理状况"喜""忧"悬殊,发展不平衡 调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张,平均130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。 4、保管条件差,声像档案难以长久保存 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现,只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣! 5、收集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏 区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,造成今?斓呢逊Α?BR 6、区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重 众所周知,每次区里或基层单位组织重大活动,召开重要会议,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归 档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议 (一)加强宣传、提高意识,争取领导重视 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。 (二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。 (三)加强监督,分类指导,注重业务培训 针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。 (四)结合实际,创造条件,力求妥善保管 从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。 (五)全面出击,形式多样,疏通收集渠道 要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,各立档单位、区档案馆要全面出击,采取多种形式收集。主要有:①通过正常移交接收。科室移交档案室,档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的,要有重点地强化收集,经常沟通及时掌握情况。③重点人物(摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。 (六)建议档案主管部门参与全区各类重大活动 针对地区重大活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素,应采取档案局、馆直接参与的办法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作,以确保全区重大活动产生的档案(特别是声像档案),得以及时、齐全、完整地归档,统一管理,方便各方面利用。 档案管理工作论文:文秘工作促进档案管理工作分析论文 [论文关键词]文秘工作档案管理 [论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨,在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作,又不同于业务部门的工作,同社会改造活动一样,文秘工作具有自己质的规定性,将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。 一、提高对文秘工作重要性的认识 文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的,辅助于文件、会议、办事,为其做好参谋,处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作,又不同于业务部门的工作,同社会改造活动一样,文秘工作具有特定的规范性,主要有以下几方面: 一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者,为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中,文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息,提供方案,做好决策前准备工作等;需要及时抓住市场信息,如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题,及时与领导、工作人员联系或直接给予解答;需要做出积极的反应,抓住商机,为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。 二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动,很少能按照自己的意图安排工作,常常是来了电话处理电话事务或收发传真,有了文件取送处理文件,来了客户接待客户。协调上下级事务,这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋,想办法,凡事超前储备经验,进行预测,有多种准备和处理方案,就有望把被动变为主动了。 三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性,服务性是由从属性决定的,这是文秘工作的重要特点 二、加强档案管理势在必行 文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行,极为关键。 首先,文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要,文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料,这些文件要及时递呈领导批阅,然后催办、归档,会直接影响整个企业的工作效率;能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神;为设计人员提供学习进修的信息,使设计人员的技术水平不断提高,有效地促进经济效益。可以说,文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此,以基础档案管理为起点,规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。 其次,搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强,全面性、可选性扩增,是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此,建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求,也是非常重要的管理手段和工作任务。 三、文档工作要更好地为经济建设服务 文秘部门要加强档案管理,更好地为经济建设服务,应从以下几个方面入手: 一要建立健全档案管理机构的职能建设,明确分管部门,为档案管理提供有力的组织保障,并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作,保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。二要加快档案信息化建设步伐,提高档案工作现代化水平,努力做好档案“三网”(局域网、党政网、互联网)“一库”(数据库)建设,保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。 三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设,通过技术支持与制度建设,建立完善的电子文件归档机制,加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理,从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。 四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度,编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。 五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视,来源于工作人员的群体意识,来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上,档案员参加工程竣工验收,参加科研成果鉴定,参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容,也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理,首要的任务就是明确质量标准,把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作,每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。 其主要内容是按合同要求,在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面,要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。 四、结束语 作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量,归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求,将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全;准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程,归档的竣工资料与实物一致,图物相符,账图相符,技术数据可靠,签字手续完备,施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制,不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点,保持文件材料之间的有机联系,进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样,才能保证为领导和部门有效的服务,更好地优化档案管理,做好文秘工作。 档案管理工作论文:计生档案管理工作分析论文 摘要:在实施科学化微机管理的今天,对计生档案进行合理地细化操作,是现今档案管理工作的当务之急.文章结合当前的现状,从职责明化,制度细化,管理强化等方面入手,希望能同大家做有益的探讨. 关键词:计生档案;档案管理;细化;法制意识;约束 计生档案,纵挂横联,牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天,加强计生档案的细化管理工作,对于有效地进行宏观调控与微观操作,处理好工作中的突发问题与遗留问题,都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。 计生档案的管理工作,也经历了由手工档簿到微机管理的过程,即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作,这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索,笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今,实施微机管理档案的工作已有十个年头,人们从茫然中走出迷惘,进行了大量的有益探索,逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导,各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性,把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人,落实责任,加强管理,实现了计生档案工作管理系统网络化,有效地保证明人了工作的正常运转。 然而,我们也不难看到,目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如,在职责明化,制度细化,管理强化等方面还有不少值得探讨的东西,下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解,以与同行共同商榷与探索。 一、明确档案管理工作的目的与任务。确保档案的及时性完整性与安全性,是档案管理人员的基本职责与任务,也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏,不丢失,不零散,不混乱;“三联”即联络其他乡镇,联络其他行业,联络村级基层组织,以防漏统漏报;“二要”即要工作经常化,持之以恒,要规范计生网络的基本体系;“一保证”即保证计生档案万无一失。 二、完善工作制度,加强规范约束。档案管理工作,是人口计生工作的枢纽,建档不易,管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度,加以规范约束。 多年来的实践告诉我们,要保证镇处计生档案的准确无误,就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质,建立起月考季评年累积的奖惩制度,坚持常抓不懈,紧而不松,从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求,统一标准,操作规范,准确及时。同时,还要建立联络服务制度,畅通反馈渠道,镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通,以取得准确的第一手计生状况资料。另外,建立收集整理建档卡的时间制度,确保每个单位当日的资料不漏收,月报之前统计好,做到上报及时,统计准确,只有这样,计生档案才能完整安全。 三、树立法制意识,强化档案管理。档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想,在实际操作中,往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象,这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑,从根底入手,明察暗访,真抓实干,不徇情枉法,杜绝此类事情的发生,以保持计生档案工作的纯洁性,以达到档案入档、存档的准确性,完整性与安全性。 总而言之,计生档案的管理工作,不是件随随便便就可以做好的事情,来不得半点草率马虎,只有将工作方向细而又细,认真对待每一点,每一步才会达到理想的效果。 档案管理工作论文:水利档案管理工作研讨论文 摘要:水利档案是水利部门在水利建设、管理等日常活动中形成的具有查考价值的,应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利单位在工作活动过程中形成的档案,对以后的水利工作及经济建设有着越来越重要的作用。 关键词:水利;档案;管理 1水利档案的特点 水利档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外,还有其固有的特点。 1.1综合性强 水利是国民经济的基础设施和基础产业,为社会和国民经济的发展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生态保障,涉及到工业、农业、电力、通信、交通、市政、环保等各个方面,水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、地质、气象紧密联系,涉及多专业、多学科,工作面广,内容繁杂,由此而形成的水利档案也就具有多元性和很强的综合性,他不仅是某一学科的信息反映,而且是以水利产业为中心的多学科、多专业的信息综合。 1.2原始数据价值永不衰减 人们在同水的长期斗争中积累了大量的原始数据,如水文资料、地质资料、气象资料等。水文与气象随机性很强,年际、年内变化很大,规划、设计、施工管理等需要很多年的水文气象资料,要在原始积累的基础上逐年延续,因此这些资料年代越长,价值越大,越原始,价值就越大,一旦遗失将无法再生。 1.3地域性强 水广泛存在于自然界之中,然而,不同的地区水的循环规律各有不同。每一条河流的特点各不相同,而且同一条河流上下游的情况也不相同。因此,水利档案具有很强的地域性。 2水利档案的价值和意义 水利档案的开发,是水利工作中最关键最有活力的一个环节,是水利工作服务社会实践的直接体现,开发水利档案对社会发展具有重要意义。 2.1充分认识水利单位建档工作的意义 建国以来,孝义市兴建了一大批水利工程,初步建成了防洪、排涝、灌溉、供水等工程体系,在抗御水旱灾害,保障经济社会安全,促进工农业生产持续稳定发展,保护水土资源和改善生态环境等方面发挥了重要作用。尤其近年来,孝义市开展了大规模的水利工程安全达标建设,对现有的水利工程进行了一次较全面的除险加固、达标建设,全市水利工程面貌焕然一新。为了更好地抓好水利工程的管理工作,水利单位要抓好自身的管理工作,而做好水利资料的整理起着关键的作用。首先,档案的利用同其他事物一样,有其自身的特点和规律,只有准确把握和自觉遵循,才能科学有效地提供服务。实践证明,档案的利用大多是查找资料性、凭证性的内容,主要用以维护单位的 合法权益和经济利益,而且数量大、时间跨度长。其次,档案工作是工程建设的重要组成部分,它不但关系到工程的完整性,而且对领导决策、科技人员借鉴、质量评定以及廉政监督等方面都有着十分现实的作用。 2.2水利档案的价值 水利单位是第一手水利资料的记载单位,所掌握的水利资料是最原始的。水利单位在自身的建设、管理活动过程中,必然会产生和形成一些值得供后人查考和取证的各种内容和形式的材料。这些材料是其他单位难以全面掌握和了解的。因而,水利单位掌握了第一手水利资料后,并把这些资料整理保存起来,就会成为该单位最齐备、最宝贵的水利资料。我们必须紧紧围绕档案工作的重心,在搞好资料收集、整理的基础上,特别要重视这方面资料的鉴定、加工,并调整收藏结构,提高归档质量,为开发利用创造重要条件。同时,水利单位的档案具有多方面的作用。一是对水利单位日常工作起查考作用。水利单位可借助档案,在拟订计划、总结工作、水行政执法、水利工程设计等方面作查考凭据。二是在防汛抢险时期,可借助档案,详细了解历年来的水情、雨情及水利工程的状况,为领导决策提供考虑。三是在进行水利方面的学术研究时,可借助水利档案,参考前人所记载的丰富的历史资料,可更好、更快地取得研究成果。四是通过查找档案,不但能掌握准确可靠的资料,而且可以节约开支,减少不必要的支出,创造出更大的经济价值。五是水利档案不仅可以真实地记录水利工程建设的历史面貌,而且还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的依据,更可为后人在工程使用、维护、改扩建方面提供必不可少的依据。 3目前水利档案管理工作中存在的问题 3.1对档案不够重视 水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作,需要给予高度重视,但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事,虽然制定了相关的责任制,但大多却流于形式。同时,部分档案管理人员对工作兴趣不大,对档案业务知识了解较少,有的甚至不了解档案整理标准,对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导,从而导致了工作的被动性和盲目性。 3.2档案管理制度不健全 由于资金、办公条件等影响,有些单位没有健全或完善档案管理规章制度;有些单位虽然建立了相关的规章制度,但在工作中不能严格按章办事。同时,某些档案室缺乏严格的管理制度,缺乏科学的行之有效的检验工作标准,没有严格合理的考核办法和健全的规章制度做保障,工作的随意性很大,导致了部分档案不能及时存档,同时管理人员在工作中相互推诿,敷衍塞责,也影响了档案管理工作质量的进一步提高。 3.3存在“重物轻人”观念 对档案馆藏量、设备以及技术手段给予了足够的重视,却忽视了人的主宰作用,许多人以为档案工作就是看守文件,谁都能干,因此有的地方把仅有小学文化程度的人、其它岗位淘汰下来的人安排在档案室工作,这在一定程度上扩大了档案室的人员编制,造成人浮于事,同时制约了工作人员的积极性和创造性,不利于把档案工作搞好。 4搞好水利档案管理工作的几点建议 4.1建立健全水利档案管理领导责任制 各单位的档案管理工作,要建成一把手参与,分管领导负责,有人员、有经费、有设施完善的保密环境。对专门从事档案管理的人员,不但要在政治上、工作上给予支持,还要在生活上、待遇上给予倾斜和照顾。 4.2建立健全档案管理制度 档案制度是水利事业顺利发展的重要保障,必须建立健全档案工作的各项规章制度,如《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制》等,大型水利工程建设要建立档案室,落实档案专职人员,负责集中统一管理工程建设的全部档案资料。 4.3提高水利档案工作人员的综合素质上级有关部门应加强档案管理工作人员的专业 培训;档案管理工作人员要不断更新观念,加强业务学习,拓宽知识面,不仅要掌握档案业务知识,更要加强对水利专业知识的学习,还要认真贯彻《中华人民共和国档案法》,树立法制观念,在工作中要做到“三懂”即懂业务、懂法津、懂有关规章制度,不断提高自身的综合素质,切实担负起水利档案的管理职责。 4.4强化全系统档案意识 水利档案的分散性,决定了单靠档案工作人员的工作,很难完整、系统地搞好水利档案工作。有必要在本系统乃至全社会深入宣传《档案法》等有关规定,普及档案工作知识,在档案系统内乃至全社会形成一种强烈的档案宣传氛围,增强全民水利档案意识,让有关单位主动上交历史积累资料等重要文献,集中统一归档,逐步使档案管理工作步入规范化、法制化轨道。 4.5切实做好水利档案的开发 利用工作档案的生命在于利用,在于更好地为经济建设服务,水利档案资料为水利事业发展提供了极其宝贵的一手资料,一经开发,就可转化为生产力,产生巨大地经济效益和社会效益。因此,只有把它作为一种“能源材料”开发利用,才能体现它的潜力和价值。 档案管理工作论文:声像档案管理工作研究论文 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的发展及办公条件的改善,在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。 一、声像档案管理存在的问题 (一)声像设备存在着"一硬一软"的现象 "一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有21个单位没有声像设备,占13%,87%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达671台(架)。从总体讲,声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求,占62%,致使有的设备闲置,没人会用,难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动,设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状,而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 (二)摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面;"弱"表现在443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存;另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案意识不强,仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 事实证明,摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是"亡羊补牢"了。 (三)声像档案管理混乱,问题复杂 1、管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保存,占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。 2、档案意识不强,声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是"一盘带子反复用",原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,虽管理不规范,但当档案部门去收集时,往往不愿交。究其原因,主要是档案意识不强,对声像档案管理缺乏重视。 3、管理状况"喜""忧"悬殊,发展不平衡 调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张,平均130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。 4、保管条件差,声像档案难以长久保存 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现,只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣! 5、收集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏 区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,造成今?斓呢逊Α?BR 6、区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重 众所周知,每次区里或基层单位组织重大活动,召开重要会议,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归 档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议 (一)加强宣传、提高意识,争取领导重视 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。 (二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。 (三)加强监督,分类指导,注重业务培训 针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。 (四)结合实际,创造条件,力求妥善保管 从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。 (五)全面出击,形式多样,疏通收集渠道 要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,各立档单位、区档案馆要全面出击,采取多种形式收集。主要有:①通过正常移交接收。科室移交档案室,档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的,要有重点地强化收集,经常沟通及时掌握情况。③重点人物(摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。 (六)建议档案主管部门参与全区各类重大活动 针对地区重大活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素,应采取档案局、馆直接参与的办法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作,以确保全区重大活动产生的档案(特别是声像档案),得以及时、齐全、完整地归档,统一管理,方便各方面利用。
图书馆档案工作思考:论高校图书馆档案管理工作的特点 【摘 要】目前,我国的高校发展中注重对学校图书馆的建设和管理。高校图书馆档案管理工作也是高校图书馆管理工作和档案工作的重要组成,在一定程度上反映了高校图书馆管理水平。然而,在实际的高校图书馆管理工作中存在一些问题,需要进行具体的分析。本文通过论述高校图书馆档案管理的必要性以及特点,从而为加强高校图书馆档案管理提出有效的应对策略。 【关键词】高校图书馆;档案管理;必要性;特点 档案是历史的一部分,通过史料记载一些重要内容,记录人类活动的实践信息资源。而高校的图书馆可以提现一个学校的办学资质和能力,是高校重要的教辅机构,具有特殊的作用。高校图书馆档案是一种重要的文献资源,记录着重要的信息,也是图书馆工作的重要部分。图书馆档案主要是图书馆的工作人员在不同的活动中留存的有价值的资料,对图书馆工作不同阶段的发展轨迹的全面、系统的记录,为图书馆工作的实践成果提供考证依据,见证着图书馆的发展历史。 1.高校图书馆档案管理的必要性 图书馆档案是一种文献资源,具有多种记录形式,包括文字、图表以及声像等多种形式的记录,是图书馆长久发展的重要财富。高校图书馆对学校的众多部门的有价值的文件材料进行统一管理,包括移交学校档案馆保存的档案和图书馆自存的档案两个部分。图书馆档案管理,具有重要的意义。 1.1高校图书馆档案记录着图书馆的发展和演变。目前,我国的高等教育逐步普及,高校进行大幅度的重组和整合,尽可能地实现教育资源的合理高效利用。而且,由于我国的学生数量在逐年减少,需要高校进行合并,进行教师资源的优化整合,加强对教师队伍的培养,不断提高教师队伍的质量。在高校的重组和合并中,对于不同时期的的图书馆档案材料进行整理,可以留存图书馆的发展历史,体现这些材料的宝贵历史价值。而且,图书馆档案材料也是对图书馆工作的准确记录,使图书馆工作具有延续性的价值。 1.2高校图书馆档案管理反映图书馆管理水平。高校图书馆档案记录图书馆的各项活动的有价值的文件材料,实现图书馆的基本职能。档案管理是高校图书馆管理的一个组成部分,将档案进行科学、规范的管理,可以使有效的信息进行长久的保存,发挥长远的作用。而且,高校图书馆档案管理的好坏,可以充分反映出图书馆管理工作的水平和管理工作轨迹。有利于图书馆的决策者根据档案顺序信息及时发现和解决问题,从而改进决策工作,提高图书馆的管理效率和管理质量。高校图书馆档案管理工作的实施,使图书馆的工作有据可查,有助于树立良好的图书馆形象。 1.3高校图书馆档案为图书馆学研究提供可靠依据,新生入馆教学的教材。高校图书馆档案有助于记录各个阶段和时期的组织机构和科研成果,为工作人员研究工作提供一定的可靠依据,方便图书馆工作人员进行业务探讨和学术研究,提供重要的原始材料。而且,高校图书馆档案全面地记录着图书馆的发展历程、对于藏书的规模改善、现代技术的引入以及管理制度的改善等。对于图书馆借阅环境和借阅手续都要尽可能地改进,在进行新生入馆教学中发挥重要的作用,从而吸引新生积极利用图书馆的优秀资源。 2.高校图书馆档案管理的特点 2.1非全宗性。全宗就是某一个单位工作全过程的档案材料,而图书馆档案是一个完整的文献材料集合,不能在行政和人事等机构独立开展活动,所以高校图书馆档案不能构成一个全宗。高校各项工作都有相关部门来管理,行政由学校进行统一管理,财务有财务处进行管理,人事档案可以由人事处进行统一管理,因而图书馆档案具有非全宗性。 2.2针对性。由于学校的管理是个巨大的系统工程,比较复杂。学校的各个行政部门都会下发不同的材料和通知,图书馆不能进行全部的保存,会造成档案管理内容较为极其复杂,不具备合理的针对性。而且,学校机构设置较为复杂,不同的部门都有各自的管辖范围,对于组织和宣传的内容都不同,有些材料内容与图书馆无关,可以直接交由校档案室进行整理和保存。对于涉及图书馆工作的文件和材料需要图书馆进行及时的存档,充分反映了图书馆档案的特性。 2.3从属性。图书馆档案是高校档案室的下属管理单位,接受高校档案室的直接统一管理和工作指导。对于图书馆档案的内容设置,多半来自于学校档案的复制品,就是学校图书馆的相关文件资料。而且,图书馆档案的文件也有部分需要移交到学校的档案馆存档,关于图书馆的发展规划、会议记录以及工作总结等。这些材料是互通的,需要相互留档。 3.针对高校图书馆档案管理的特点,提出加强高校图书馆档案管理的措施 对于图书馆档案管理工作,从其诸多的特点考虑,高校档案管理的作用巨大,需要加强高校领导的关注,充分发挥高校档案管理的优势,将档案工作不断完善。 3.1高校领导需要重视图书馆档案管理工作,提高档案管理人员的素质。图书馆为学校辅助教学提供重要的保障,因而需要高校领导的重视。只有领导者重视了档案管理工作,才能为档案管理工作进行指导,促进业务工作和档案管理工作的结合发展。图书馆档案管理人员的素质也较为重要,需要指派专业的人员进行档案管理工作,加强相关档案管理知识的培训,而且要与高校档案室之间进行紧密的联系,对档案室的业务之间进行紧密联系,促进高校档案管理工作的高校开展。 3.2高校图书馆档案管理要建立合理的管理体制。高校图书馆是二级工作单位,也是高校档案管理的重要部门。由于高校图书馆档案具有一定的非全宗性,所以在管理工作中要制定合理的管理体制,要符合本馆的工作实际。在图书馆档案管理中,也要进行合理的资源整合,对于一些与图书馆工作联系不大的文件资料不需要保存,交由特定的部门进行管理,从而体现出非全宗性的特点,突显出图书馆档案的特色之处。合理的管理体制具有高效的制约力,可以促进档案管理工作的有效进行。 3.3高效图书馆档案资料体制针对性特点。高效图书馆档案资料管理本身就是一个复杂的工作,重要的文献资料繁多,资料管理不能讲求细和全的观念,需要有针对性地整合与图书馆工作相关的档案资料。最重要的是要进行资料的准确分类,根据图书馆的实际情况进行多项分类。在科学分类的指导下,才能将档案的内容展现出来,从而准确真实地记录图书馆的发展历程。不能追求一概而论的模式,将图书馆档案的范围过分扩大,会造成工作的冗杂而没有效率。 3.4引入电子信息技术,将纸质档案和电子档案进行同步管理。目前,图书馆工作已经进入了一个现代化的范畴。档案从单纯的纸质向大规模的电子档案发展,促进了高校图书馆档案的长远发展。由于传统的纸质档案在管理上受到很多的制约因素,例如温度、湿度以及防蛀虫等,纸质档案的质量存在一些不确定因素。所以,在现代化的信息技术的支持下,有效地改变了纸质档案的局限之处。然而,电子档案也存在自身的不足之处,在档案信息输入电脑程序过程中存在很大的不确定性和可变性,所以档案的原始性很难考证。而且,一旦电脑设备受到攻击,会影响很多的档案资料的作用。所以,将纸质档案和电子档案进行结合,才能促进新的管理模式的创新。 结束语 高校图书馆档案管理是图书馆工作的一个重要部分,也可以有效地支持图书馆多项工作的开展。所以,树立正确的档案管理理念,建立完善的档案管理制度,加强管理人员的专业培训,提高高校图书馆档案管理人员的素质,从而促建档案管理工作的现代化发展和完善图书馆事业的发展。 图书馆档案工作思考:信息化时代下图书馆档案管理工作创新 [摘 要] 作为图书馆管理工作的关键部分,图书馆资料档案管理是确保图书馆各项社会活动与内部管理工作顺利开展的基本保障,它是从图书馆开馆之日起的原始记录,随着图书馆的发展壮大而发展,客观全面地记载了图书馆在不同发展阶段的发展历程,对于图书馆开展各项管理工作有很大的参考价值,随着当前信息化时代的到来,网络信息技术和计算机技术的普及与应用,对图书馆档案管理工作提出了更高的要求,本文正是基于这一角度出发,分析了图书馆档案管理工作的重要性以及其主要内容,结合当前图书馆档案信息化管理实际情况,论述了其中存在的问题并提出了几点解决对策。 [关键词] 信息化; 图书馆; 档案管理 图书馆档案的信息化管理主要指的是在国家档案行政管理的相关部门的统一组织领导下,在图书馆的档案管理活动中推广应用信息化技术,对图书馆各项档案资料进行管理与提供服务,从而增强档案管理的现代化水平的工作流程。 作为一种记录文献,图书馆所自有的档案资料是图书馆工作的重要信息,也是图书馆自身的宝贵财产。图书馆档案资料是对图书馆各项工作的全面记录,也是对图书馆工作人员进行考核评估的主要参考依据之一。图书馆档案对于图书馆工作总结、工作计划的制订以及管理工作的开展等,都有着非常重要的作用,所以,提升图书馆档案管理信息化水平具有重要的现实意义。 1 图书馆档案管理工作的重要性 1.1 历史价值 档案资料之所以要长期地进行保存,为后人所利用,这是由于它具有自身特定的作用。对于图书馆来说,建立和完善科学的档案管理信息化系统,不仅是现代管理对其的要求,同时也是进行科学评价的依据,档案资料可以准确全面地反映出图书馆的发展历程。 1.2 科学依据 图书馆档案资料是其在进行管理和其他活动中可以参考与借鉴的依据,在长期的积累过程中,图书馆档案具有较高的可操作性和可靠性,图书馆管理人员可以将它作为第一手参考资料来使用,这有利于提升图书馆管理水平。 1.3 参考依据 拿图书馆的业务档案来说,每一年的业务档案都对图书馆内部各个部门工作人员这一年来所进行的各项业务活动进行了详细的记录,如业务情况、业务成果、经验教训等,这些内容都全面仔细地记载到档案材料中,能够为将来图书馆的建设管理提供更多的参考资料。 1.4 更新数据 图书馆的发展历程属于推进式的,也是有规律可寻的,图书馆档案对图书馆过去的历史记录能够在很大程度上帮助后人,例如在编写图书馆的新简介时,就可以参考过去图书馆的简介档案,再适当地增加一些新的内容,让新馆员能够较快地了解图书馆,适应新工作,也可以让图书馆的用户更方便地了解图书馆,享受图书馆的服务。 2 图书馆档案管理的主要内容 2.1 政文档案 政文档案通常包括了上下级所的党政文件,图书馆工作会议的记录材料,图书馆内部研讨材料、年度工作总结和工作计划、图书馆内部的各项规章制度、内查外调的资料和图书馆日常工作日志等内容,由于图书馆内部各个部门之间的发展状况存在差异,所以政文档案常常很难收集齐全。 2.2 业务档案 图书馆的业务档案主要来自图书馆各个部门,它是各部门在开展日常业务过程中所形成的文件材料。通常包含了工作执行情况的材料、工作汇报材料、工作研究的论文等,各种反映图书馆工作状况的数据信息如馆藏量、图书馆经费等也包含在其中。 2.3 人事档案 人事档案一方面包括图书馆内部员工的档案材料,主要有个人的基本情况、图书馆内部各部门的人员岗位配置情况、人员岗位变动情况、工作人员考评情况等内容;另一方面是图书馆用户的档案资料,一般有用户的基本信息、借阅卡的发放信息等。在信息化时代中,这些资料档案通常都保存在网络上,如果不对其进行严格的管理,那么很容易导致用户隐私外泄,造成严重的后果。 2.4 设备档案 图书馆设备档案一般指的是图书馆中各种设施设备的资料、各种设备在引进、使用、维修等工作中的记录,特别是实行招标采购的政策之后,对于招标采购的设备要成立单独的招标设备档案管理项目。 3 图书馆档案信息化管理存在的问题 3.1 基础建设薄弱,信息化建设不足 图书馆档案管理信息化建设的基础工作通常来说包含有档案材料的收集、资料整理、文件归档等阶段,基础档案材料的加工是档案信息化管理的基本前提。在当前图书馆档案信息化管理系统的建设中,某些图书馆因为没有建立与本馆实际情况相符合的、科学合理的档案信息化管理制度,导致相关档案资料的收集、整理等工作无章可循。档案信息化管理建设过程中基本上都存在着一些问题,主要有档案资料收集不全面、存档期限划定不准确、档案分类不清楚等,这些问题在很大程度上影响着档案信息化管理系统的建设。图书馆档案信息化建设的发展非常缓慢,很多图书馆的档案资源还是过去那种单一的纸质文献,在当前这样一个信息交流广泛的时代,已经不能满足用户以及图书馆自身发展的需求。 3.2 图书馆信息化资源利用率不高 信息化的档案资源主要有简洁、方便、高效等优势,因此其在社会资源中所占的比重日益提升,信息化资源的开发利用率直接关系到图书馆各项工作的正常开展。基于网络平台的图书馆档案信息化建设和科学地对其进行开发利用是未来图书馆档案管理工作的一大发展趋势,如果不将这项工作做好,那么将会在很大程度上降低图书馆各项工作的开展效率,同时也会极大地阻碍图书馆的现代化发展进程。就当前的实际情况而言,很多图书馆的信息化档案资源并没有真正地得到开发利用,虽然少数图书馆已经开始建立起了信息化的档案资源管理机制,但是其管理模式依旧没有摆脱传统管理观念的束缚,信息资源的利用率依旧较低。 3.3 图书馆信息化服务层次较低 当前,图书馆的档案资源信息化服务依旧还停留在对档案材料的收集存档环节上,仅仅为少数用户提供简单的咨询服务和阅览服务等层次上。随着社会基础建设进程加快,各项现代化设备逐渐得到普及和完善,云计算平台在图书馆档案管理中的应用,这些条件都为图书馆档案管理工作带来了更多的发展空间。但是图书馆信息化服务的效果依旧不是很理想,在图书馆档案信息化管理的过程中,计算机网络技术的优势没有充分地发挥出来,很多图书馆并不能提供全方位的信息化服务,也没有将用户网上交流平台建立起来,信息化服务层次过低,很多例如档案材料报道、资源共享、专题提供等服务还没有得到挖掘和开发。 4 图书馆档案管理工作的创新研究 4.1 加强高校图书馆档案信息化建设 图书馆档案信息化建设是当前图书馆档案管理工作中的优秀内容,现代化信息技术在图书馆档案管理中的应用是实现图书馆现代化管理的重要标志之一。信息化技术在图书馆档案管理中的运用通常有档案的检索、统计、编目以及管理等,同时也可以用于档案的登记与收集。结合国外图书馆档案信息化建设的先进经验,信息化技术在档案的检索、登记方面的优势比较明显。过去的档案归档流程比较复杂繁琐,档案管理人员任务量大,很多时间都花在了档案整理中,实现档案收集、登记的信息化之后可以让该作业流程更加方便快捷。 4.2 保证档案信息化管理的人员配备 图书馆档案信息化管理属于一种人机系统,图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分,其作用与地位是非常重要的。信息化管理系统的工作人员主要分为3个部分:① 数据录入,由于汉字自身的独特性,数据录入人员必须经过专门的教育培训,具有专职水平; ② 信息处理与使用人员,他们是直接和信息化设备结合的人员,其作用最为重要; ③ 各个设备的维护管理人员,主要负责信息化系统中电子设备的维护保养,确保其正常工作。 4.3 提升图书馆档案信息化服务层次 要有效地解决图书馆档案信息化管理中的各种问题,就必须要努力提升图书馆档案信息化服务的层次,让图书馆档案管理更加科学化和规范化。过去的图书馆档案服务通常是通过人工操作来实现的档案材料查阅,而通过信息化技术可以极大地提升图书馆档案管理工作的效率,并能规范档案管理流程,增强图书馆档案信息化服务的水平,提升服务层次。在图书馆档案信息化管理中,运用现代信息化技术建立健全面向用户的档案服务系统,同时和档案信息的使用者之间建立起高效的沟通平台,提供更稳定、更可靠的信息化服务。 5 结 语 总之,目前我国图书馆的档案管理工作已经开始逐渐朝着信息化、现代化的方向发展,而图书馆档案管理信息化工作是一个不断完善的长期性工程,它让图书馆档案部门从封闭逐渐走向开放,极大地提升了档案资料的利用率和价值、降低了图书馆人力物力财力成本。随着各种现代化信息技术的普及与应用,图书馆档案信息化管理的普及必将成为未来图书馆档案管理的一个重要发展趋势。 图书馆档案工作思考:信息化时代下图书馆档案管理工作创新 [摘 要] 作为图书馆管理工作的关键部分,图书馆资料档案管理是确保图书馆各项社会活动与内部管理工作顺利开展的基本保障,它是从图书馆开馆之日起的原始记录,随着图书馆的发展壮大而发展,客观全面地记载了图书馆在不同发展阶段的发展历程,对于图书馆开展各项管理工作有很大的参考价值,随着当前信息化时代的到来,网络信息技术和计算机技术的普及与应用,对图书馆档案管理工作提出了更高的要求,本文正是基于这一角度出发,分析了图书馆档案管理工作的重要性以及其主要内容,结合当前图书馆档案信息化管理实际情况,论述了其中存在的问题并提出了几点解决对策。 [关键词] 信息化; 图书馆; 档案管理 图书馆档案的信息化管理主要指的是在国家档案行政管理的相关部门的统一组织领导下,在图书馆的档案管理活动中推广应用信息化技术,对图书馆各项档案资料进行管理与提供服务,从而增强档案管理的现代化水平的工作流程。 作为一种记录文献,图书馆所自有的档案资料是图书馆工作的重要信息,也是图书馆自身的宝贵财产。图书馆档案资料是对图书馆各项工作的全面记录,也是对图书馆工作人员进行考核评估的主要参考依据之一。图书馆档案对于图书馆工作总结、工作计划的制订以及管理工作的开展等,都有着非常重要的作用,所以,提升图书馆档案管理信息化水平具有重要的现实意义。 1 图书馆档案管理工作的重要性 1.1 历史价值 档案资料之所以要长期地进行保存,为后人所利用,这是由于它具有自身特定的作用。对于图书馆来说,建立和完善科学的档案管理信息化系统,不仅是现代管理对其的要求,同时也是进行科学评价的依据,档案资料可以准确全面地反映出图书馆的发展历程。 1.2 科学依据 图书馆档案资料是其在进行管理和其他活动中可以参考与借鉴的依据,在长期的积累过程中,图书馆档案具有较高的可操作性和可靠性,图书馆管理人员可以将它作为第一手参考资料来使用,这有利于提升图书馆管理水平。 1.3 参考依据 拿图书馆的业务档案来说,每一年的业务档案都对图书馆内部各个部门工作人员这一年来所进行的各项业务活动进行了详细的记录,如业务情况、业务成果、经验教训等,这些内容都全面仔细地记载到档案材料中,能够为将来图书馆的建设管理提供更多的参考资料。 1.4 更新数据 图书馆的发展历程属于推进式的,也是有规律可寻的,图书馆档案对图书馆过去的历史记录能够在很大程度上帮助后人,例如在编写图书馆的新简介时,就可以参考过去图书馆的简介档案,再适当地增加一些新的内容,让新馆员能够较快地了解图书馆,适应新工作,也可以让图书馆的用户更方便地了解图书馆,享受图书馆的服务。 2 图书馆档案管理的主要内容 2.1 政文档案 政文档案通常包括了上下级所的党政文件,图书馆工作会议的记录材料,图书馆内部研讨材料、年度工作总结和工作计划、图书馆内部的各项规章制度、内查外调的资料和图书馆日常工作日志等内容,由于图书馆内部各个部门之间的发展状况存在差异,所以政文档案常常很难收集齐全。 2.2 业务档案 图书馆的业务档案主要来自图书馆各个部门,它是各部门在开展日常业务过程中所形成的文件材料。通常包含了工作执行情况的材料、工作汇报材料、工作研究的论文等,各种反映图书馆工作状况的数据信息如馆藏量、图书馆经费等也包含在其中。 2.3 人事档案 人事档案一方面包括图书馆内部员工的档案材料,主要有个人的基本情况、图书馆内部各部门的人员岗位配置情况、人员岗位变动情况、工作人员考评情况等内容;另一方面是图书馆用户的档案资料,一般有用户的基本信息、借阅卡的发放信息等。在信息化时代中,这些资料档案通常都保存在网络上,如果不对其进行严格的管理,那么很容易导致用户隐私外泄,造成严重的后果。 2.4 设备档案 图书馆设备档案一般指的是图书馆中各种设施设备的资料、各种设备在引进、使用、维修等工作中的记录,特别是实行招标采购的政策之后,对于招标采购的设备要成立单独的招标设备档案管理项目。 3 图书馆档案信息化管理存在的问题 3.1 基础建设薄弱,信息化建设不足 图书馆档案管理信息化建设的基础工作通常来说包含有档案材料的收集、资料整理、文件归档等阶段,基础档案材料的加工是档案信息化管理的基本前提。在当前图书馆档案信息化管理系统的建设中,某些图书馆因为没有建立与本馆实际情况相符合的、科学合理的档案信息化管理制度,导致相关档案资料的收集、整理等工作无章可循。档案信息化管理建设过程中基本上都存在着一些问题,主要有档案资料收集不全面、存档期限划定不准确、档案分类不清楚等,这些问题在很大程度上影响着档案信息化管理系统的建设。图书馆档案信息化建设的发展非常缓慢,很多图书馆的档案资源还是过去那种单一的纸质文献,在当前这样一个信息交流广泛的时代,已经不能满足用户以及图书馆自身发展的需求。 3.2 图书馆信息化资源利用率不高 信息化的档案资源主要有简洁、方便、高效等优势,因此其在社会资源中所占的比重日益提升,信息化资源的开发利用率直接关系到图书馆各项工作的正常开展。基于网络平台的图书馆档案信息化建设和科学地对其进行开发利用是未来图书馆档案管理工作的一大发展趋势,如果不将这项工作做好,那么将会在很大程度上降低图书馆各项工作的开展效率,同时也会极大地阻碍图书馆的现代化发展进程。就当前的实际情况而言,很多图书馆的信息化档案资源并没有真正地得到开发利用,虽然少数图书馆已经开始建立起了信息化的档案资源管理机制,但是其管理模式依旧没有摆脱传统管理观念的束缚,信息资源的利用率依旧较低。 3.3 图书馆信息化服务层次较低 当前,图书馆的档案资源信息化服务依旧还停留在对档案材料的收集存档环节上,仅仅为少数用户提供简单的咨询服务和阅览服务等层次上。随着社会基础建设进程加快,各项现代化设备逐渐得到普及和完善,云计算平台在图书馆档案管理中的应用,这些条件都为图书馆档案管理工作带来了更多的发展空间。但是图书馆信息化服务的效果依旧不是很理想,在图书馆档案信息化管理的过程中,计算机网络技术的优势没有充分地发挥出来,很多图书馆并不能提供全方位的信息化服务,也没有将用户网上交流平台建立起来,信息化服务层次过低,很多例如档案材料报道、资源共享、专题提供等服务还没有得到挖掘和开发。 4 图书馆档案管理工作的创新研究 4.1 加强高校图书馆档案信息化建设 图书馆档案信息化建设是当前图书馆档案管理工作中的优秀内容,现代化信息技术在图书馆档案管理中的应用是实现图书馆现代化管理的重要标志之一。信息化技术在图书馆档案管理中的运用通常有档案的检索、统计、编目以及管理等,同时也可以用于档案的登记与收集。结合国外图书馆档案信息化建设的先进经验,信息化技术在档案的检索、登记方面的优势比较明显。过去的档案归档流程比较复杂繁琐,档案管理人员任务量大,很多时间都花在了档案整理中,实现档案收集、登记的信息化之后可以让该作业流程更加方便快捷。 4.2 保证档案信息化管理的人员配备 图书馆档案信息化管理属于一种人机系统,图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分,其作用与地位是非常重要的。信息化管理系统的工作人员主要分为3个部分:① 数据录入,由于汉字自身的独特性,数据录入人员必须经过专门的教育培训,具有专职水平; ② 信息处理与使用人员,他们是直接和信息化设备结合的人员,其作用最为重要; ③ 各个设备的维护管理人员,主要负责信息化系统中电子设备的维护保养,确保其正常工作。 4.3 提升图书馆档案信息化服务层次 要有效地解决图书馆档案信息化管理中的各种问题,就必须要努力提升图书馆档案信息化服务的层次,让图书馆档案管理更加科学化和规范化。过去的图书馆档案服务通常是通过人工操作来实现的档案材料查阅,而通过信息化技术可以极大地提升图书馆档案管理工作的效率,并能规范档案管理流程,增强图书馆档案信息化服务的水平,提升服务层次。在图书馆档案信息化管理中,运用现代信息化技术建立健全面向用户的档案服务系统,同时和档案信息的使用者之间建立起高效的沟通平台,提供更稳定、更可靠的信息化服务。 5 结 语 总之,目前我国图书馆的档案管理工作已经开始逐渐朝着信息化、现代化的方向发展,而图书馆档案管理信息化工作是一个不断完善的长期性工程,它让图书馆档案部门从封闭逐渐走向开放,极大地提升了档案资料的利用率和价值、降低了图书馆人力物力财力成本。随着各种现代化信息技术的普及与应用,图书馆档案信息化管理的普及必将成为未来图书馆档案管理的一个重要发展趋势。 图书馆档案工作思考:创新图书馆档案管理工作措施研究 摘要:知识经济时代的到来,使得整个社会对知识价值的认同高度重视。图书馆可谓是知识的汇集地,在我国如今的社会发展中图书馆的工作效能日益被社会各界重视起来。图书馆档案管理工作是图书馆工作中的重要一环,在信息时代的背景下,图书馆档案工作也正在向信息化,现代化,社会化方向发展。如何将图书馆档案真正发挥效能,使其价值得到最大限度地提升,是目前图书馆档案工作面临的一个现实问题。加强我国图书馆档案管理工作对有效发展好图书馆的未来前景有着重要而深远的意义。 关键词:图书馆档案管理;创新;信息化;措施 图书馆档案在图书馆资源中占有重要的地位,它像一面镜子记录了图书馆的发展轨迹。 许多具有保存价值的文献资料,音像资料,数字图示资料等等都是图书馆档案不同形式的载体,图书馆档案是图书馆工作人员的有效工作成果,它对图书馆的管理工作有着非常重要的意义。图书馆档案是图书馆工作运行情况的集中体现,它会直接或间接地体现图书馆工作的方向,效果、计划、工作模式以及工作环境等许多方面。 知识经济时代的到来,使得整个社会对知识价值的认同高度重视。图书馆可谓是知识的汇集地,在我国如今的社会发展中图书馆的工作效能日益被社会各界重视起来。图书馆档案管理工作是图书馆工作中的重要一环,在信息时代的背景下,图书馆档案工作也正在向信息化,现代化,社会化方向发展。如何将图书馆档案真正发挥效能,使其价值得到最大限度地提升,是目前图书馆档案工作面临的一个现实问题。针对这个问题笔者在措施方法上有以下几点思考。 一、目前图书馆档案工作发展状况 图书馆档案管理工作其实是一项很复杂的工作,它在具体内容方面涵盖非常广泛,主要涉及图书馆的财务档案、文件文献档案、资料订购档案、专业学科档案、课题研究档案、人力资源档案等许多方面。图书馆的档案管理工作是整个图书馆工作的有机组成部分,它对图书馆工作的全局运作有着非常重要的作用。信息时代的大发展为整个社会的大环境带来了翻天覆地的变化,信息技术的革新在方方面面直接影响着人们的思想,工作、生活和社会行为。传统的图书馆档案工作在运作模式上比较单一化,面对日新月异的新形势已经明显不能适应时展的脚步。信息技术时代要适时采取措施创新图书馆档案管理工作,已经成为图书馆必须直观面对,认真思考的重要课题。要把现代化、科学化、高效化、信息化、社会化作为图书馆档案管理工作日后努力的方向与目标。要灵活运用网络化与数字化所带来的机遇,将科学化与技术化相结合应用到图书馆档案管理工作中,如此才会在实际运作中提高图书馆档案管理工作的实效度,安全度、灵活度。只要有意识地去创新图书馆档案管理工作,紧跟社会现代化进程的脚步,图书馆档案管理工作的完全现代化也是指日可待的。 1.图书馆档案管理工作在制度上不够完善 目前存在很多图书馆对档案管理工作在思想上不够重视,致使其在图书档案管理工作制度上不够完善。档案管理缺乏统一的规划准则,许多档案文件缺乏系统化的分门别类,更有许多文献资料根本就没有进行档案汇编,而是毫无章序地随便放在一处。许多文档需要在外观上做引导标注也落实得很不到位,这就为读者的借阅查询带来了很多不便。图书馆档案中有相当一部分档案来自于各专业部门,这些档案在形式上也缺乏统一的标准,比如在纸张的选择上参差不行,纸张尺寸大小不一,纸张样式也五花八门,这样的档案不仅给装订带来了困难,而且在外观上也不够雅观。打印或是手写也没有硬性的要求,对于电子档案就更没有统一的标准了。 2.档案管理工作不够专业化 首先从图书馆对档案管理工作的人员配备上来看。图书馆档案管理工作也是一门比较专业的学问,它要求档案管理工作人员必须具备一定的档案专业管理知识。档案管理绝不是简单地在形式上把档案归类摆放整齐就可以的事情,怎样才能把档案管理科学化,系统化、信息化,便捷化是需要一定的专业素质基础的,因此各图书馆要为图书馆的档案管理工作配备专业型的档案管理人员非常必要。现实的存在状况是大多数的图书馆对档案管理工作的重视并没有达到一个很高的层次,在其人员配备上多是由其内部职员兼职而成。档案管理工作缺乏专业的专职人员来从事,各大图书馆缺少专门化的档案管理员。档案管理是一项长期又繁复的工程,兼职档案管理员在很大程度上具有一种不稳定性和不确定性,这就为档案管理的交接制造了许多安全隐患。由不同人经手的档案很容易丢失或散落,这对档案整理的完整性、系统性是非常不利的。其次各大图书馆对档案工作管理在资源设备上的支持也不够力度,单是从档案存放的环境来看,就可以看出很多问题。许多图书馆没有设立专门的档案室,也没有设置相应地足够的存放档案的空间,致使很多图书馆档案缺乏集中性地管理。这样的状态要想使图书馆的档案管理工作良性地开展起来是非常困难的。这在很大程度上制约了档案文件的有效利用。 3.档案结构配置需要优化 目前我国的图书馆档案从类别上看,主要以文书档案为主,而业务档案所占比例则相对较少。从档案文件的形式上来看,主要是纸质档案居多,电子档案和其他形式的档案不够丰富。随着信息化程度的不断加深,图书馆档案文件在结构配置上需要优化是时展的要求。 二、创新图书馆档案管理工作的措施与策略 信息技术的快速发展,为计算机与网络技术的应用普及开阔了空间。图书馆档案管理工作要与信息技术紧密结合已经成为图书馆工作中的必然要求。资源共享是计算机与网络信息所带来的实效性与便捷性。把这种特性应用到图书馆档案管理工作中,是图书馆档案管理工作向着信息化、科学化、网络化方向迈进的具体体现。 1、将计算机网络技术应用到图书馆档案管理工作中 计算机网络技术具有很大的实用性优势,这种优势为各行各业带来了许多方便。同样如何在图书馆的档案管理中,将计算机网络技术落实到实处,是图书馆档案管理信息化的一个重要步骤。面对知识信息化的时代,首先图书馆档案管理人员要在主观上树立信息化的理念,要在思想上意识到档案信息化的重要与价值。不断完善图书馆的档案内容和分类,是图书馆档案工作的一项基本任务,与此同时要制定目标把图体馆档案资源向数字信息资源转化。将计算机网络技术应用到图书馆档案管理工作中,利用先进的信息技术将图书馆档案本身所具有的功效与价值高效发挥。 2、更新管理理念,在管理方式上切实创新 解放思想,与时俱进,是知识经济发展的要求,也是新时期新形势下图书馆发展的要求。在经营管理理念上很多图书馆还停留在比较陈腐的阶段,在思想上没有意识到创新理念的巨大影响与效益。有些图书馆在管理上相对保守,服务意识不强,对现代信息技术的应用不够广泛,这在很大程度上制约了图书馆文献资料的高效利用。知识经济时代,知识与技术的价值到了空前的发展,在图书馆的经营管理上也要把知识与技术作为重点。要意识地将图书馆工作与网络技术应用相结合,要把知识化,信息化,社会化,现代化确定为图书馆的发展方向。更新图书馆管理理念,在管理方式上切实创新更是立足于图书馆的长远发展。 3、优化服务与结构,丰富图书馆馆藏内容 高质量高水准的图书馆,无论其在经营理念上还是服务质量上都是比较先进的。优秀的图书馆还会致力于结合本地区特点,因地制因,建设起富有地区特色的专业文献资源。会有针对性与类别化地对读者进行有效服务。图书馆的馆藏结构要有比较明确的方向与侧重点,各类文献在数量比例上要合理分配,适度优化。书不在多而在精华,注重图书馆馆藏质量也是使得图书馆良性发展的重要保障。不断丰富图书馆的馆藏内容无疑有利于图书馆在知识体系上的完善,图书馆越是在馆藏内容上完善越是有利于其为不同层次不同背景的读者服务。如此就会有效促进知识的广泛应用,使得知识在各个领域高效发挥其价值与功效。图书馆要把致力于开发知识的潜能作为己任。图书馆工作人员的职责不要仅仅停留在读者的图书借阅上,而是要为图书馆的知识开发积极做贡献。合格的图书管理员应该能够为读者提供较为精准完备的信息资源导航,能够及时向读者推荐新的知识的产品。优化图书馆的服务体系,完善图书馆馆藏结构,丰富图书馆馆藏内容,会大大提高图书馆的可持续发展效率。 4、提高图书馆档案资源的利用效能 所有的资源信息只有被很好地应用起来,才会真正发挥价值。图书馆档案管理工作人员也要把高效提高图书馆档案资源的利用效能作为自身工作职责。图书馆档案资源的开发利用程度直接关系到图书馆的发展潜力与发展前景。针对图书馆档案的开发利用,档案管理工作人员需要在以下几个方面做认真思考。其一,要提高图书馆档案信息化建设的速度。知识经济时代的飞速发展,使得图书馆的档案管理工作的信息化建设刻不容缓。知识经济时代的读者对图书馆信息的要求也日益提高,精准,及时,高效,灵便是新时期下读者的普遍需求。因此图书馆档案管理的信息化建设必须以读者的要求为方向,必须加速利用现代信息技术的效能,实现图书馆档案的科学化管理和高层次高水平的开发。其二,图书馆档案管理人员要明确自己的工作职能,在图书馆的日常管理中要尽好自己的工作义务。能在被需要的任何时侯,为领导和各部门提供及时精准的图书馆档案文献,配合好领导的计划措施,配合好图书馆各部门的各项工作。图书馆档案管理人员要切实为图书馆的各项工作进展做好服务。其三,要创新图书馆的服务模式。要利用现代社会信息化,开放化的特点建设创新式图书馆服务模式。要有效利用多种宣传渠道,结合本地区发展的特点,展现自己的优势与特点,建立开放性的档案管理,以促进自身向更高更远更好的方向可持续发展。 三、结语 综上所述,可见图书馆档案管理工作向着信息化、科学化、网络化方向发展是时展的要求。有效利用计算机网络技术,更新管理理念,在管理方式上切实创新是有效促进图书馆档案管理工作发展的科学化举措。优化图书馆的服务体系,完善图书馆馆藏结构,丰富图书馆馆藏内容,才会大大提高图书馆档案管理的现代化进程,才会有效促进图书馆工作的整体性可持续发展。 图书馆档案工作思考:中职学校图书馆档案管理工作探讨 摘要:本文首先介绍建立健全中职学校图书馆档案的重要性,分析中职学校档案管理存在的问题,提出了加强中职学校图书馆档案管理的措施。 关键词:中职学校;图书馆;档案管理;藏书 一、前言 在新的知识经济时代,随着信息技术的发展,大量的信息处理已经脱离了手工操作,在图书档案管理方面,传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。现对中职院校图书馆档案管理工作存在的一些问题提出一些解决的方案。 二、建立健全中职学校图书馆档案的重要性 中职学校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录,是图书馆在各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据,是长期积累的静态信息,具有很强的信息利用价值和信息传播功能。 (一)图书馆档案是领导工作决策的重要依据 信息是决策的基础,档案是图书馆活动的原始记录,是图书馆各项工作最真实最可靠的信息。图书馆业务档案具有延续性,是学校和图书馆领导了解馆内历史、安排布置图书馆工作的重要依据。图书馆档案资料在工作和活动中不断得到丰富和充实,对其进行规范化、科学化整理之后,就具有了凭证和参考价值,可为领导提供相关数据、信息,使领导决策和制定计划及总结工作有了可靠的参考和依据。 (二)图书馆档案是深化图书馆服务工作的重要途径 图书馆的藏书建设、读者服务等基础工作,只有在不断总结的基础上才能不断提高。图书馆档案是在为读者服务中直接形成的文件资料转化而来,如实地记载了图书馆开展各项服务过程中的思路、措施和方法,是各项活动的历史写照。在图书馆服务的探索过程中,认真做好图书馆的档案工作,完整和真实地收集、整理、记录服务工作发展整个历程的所有文件资料,如:服务项目发展阶段的思路、活动过程、组织情况、成果、经验和教训等,这些档案资料将为图书馆今后工作的开展打下良好的基础,并提供可靠的信息价值。既为制定图书馆的工作计划、检查和总结服务工作提供了依据,又为推广图书馆特色服务的先进技术和管理经验等都有着重要的查考作用。 (三)图书馆档案是图书馆学研究与教学科研的重要基础 系统、完整的档案资料是开展图书馆学研究的必要条件。图书馆档案系统地记录了图书馆的发展和演变,详细登记了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果等,这些材料具有珍贵的历史价值,它可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的材料,为图书情报事业和学校教职员工的教学科研提供可靠的信息资源保障。同时,编史修志是图书馆一向长期而不可缺少的工作,图书馆档案记载着图书馆各种情况信息,能为编撰图书馆史志系统提供档案资料,在图书馆史志的编写过程中具有不可替代的作用。 三、中职学校档案管理存在的问题 (一)图书馆基础业务工作了够重视 长期以来,我国对图书馆档案管理工作没有那么的完善,致使人们对图书馆的工作不是很了解,总认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是学校的主要工作,不能给学校创造经济效益,只要“守好摊”就行了。 (二)设备太落后 学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化,图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作,不论是图书档案管理员、还是读者,要完成一项任务都需要花费很长的时间,耗费很大的精力。 (三)制度不健全 中职学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责,但涉及档案管理的制度、职责较少,没有建立一套科学的档案管理制度,没有统一标准,缺乏统一管理,很多文件材料没有进行系统整理归档,管理混乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中,档案材料涉及面广、内容繁杂,如果没有健全的档案管理制度,是很难保证档案材料收集完整。 (四)管理不到位 在中职学校,图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视,主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。中职学校图书馆档案管理大都是办公室人员兼职,并没有安排专人负责此项工作,而且大多数档案人员身兼数职,对档案管理精力投人不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。档案管理是一项复杂的工作,是长期日积月累形成的,没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中,导致档案材料不完整和不系统;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室,档案无法集中管理,缺乏保护措施,不利于档案的管理。有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。 (五)结构不合理 中职学校图书馆的文书档案材料较多,纸质档案最多,其它档案如电子档案的种类和数量很少,甚至没有。 (六)利用不充分 图书馆是每所学校必不可少的教辅机构,也是学校对外的“门面”,有其特殊性和相对独立性.图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证,是图书馆管理的重要依据,具有重要的参考保存价值。因此,开展独立的档案工作,建立完整的现代化档案体系,有利于图书馆制定各项方针政策,有利于提高图书馆为读者服务的质量和各项管理水平,更有利于图书馆整体事业的发展。图书馆的档案工作并非可有可无,它是图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分。 四、加强中职学校图书馆档案管理的措施 (一)加强组织领导,提高档案意识 图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上深刻认识到图书馆档案对图书馆工作的重要参考意义,高度重视图书馆档案建设工作,逐步把图书馆档案管理列入领导议事日程,在图书馆配备专职的档案管理员负责全馆档案管理。在此基础上,图书馆档案管理员应及时主动地向图书馆领导提供他们所需的档案材料,让领导在实际工作中进一步了解档案的作用,从实际工作中体会到档案的重要,从而能争取图书馆领导在人、财、物等方面给予图书馆档案足够的重视和支持,进一步加强图书馆档案的建设、开发与利用。 (二)建立健全图书馆档案管理制度 要搞好图书馆的档案工作,将工作实践活动中产生的大量原始档案材料收集整理齐全,促进档案的开发利用,需制定出科学合理的图书馆档案规章制度,并在实际工作中进行不断完善,这是搞好档案工作的基础。 要结合图书馆工作的特点和实际,制定出既符合《档案法》的要求,又适应于图书馆工作开展的一系列完整规范的档案管理制度,如立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度等。 (三)提高档案管理人员的基本素质 档案工作人员的素质是影响档案开发利用工作的重要因素之一。加强档案队伍建设,提高图书馆档案管理人员的基本素质,是提高图书馆档案管理工作水平的关键。作为档案工作者,不但要有较强的政治素质,还要有较高的业务水平。因此,要加强对档案人员的政治思想和职业道德教育,提高其服务意识与责任感;同时,还要加强高校图书馆档案人员的业务培训和业务指导,利用多种形式的培训来普及和提高图书馆档案人员应用计算机管理的水平和高科技知识的能力,引导档案人员在全面系统地了解档案的基础常识和工作方法,尽快掌握有关档案工作的新知识和新技能,以适应新时期档案工作的需要,促进档案管理由封闭型向开放型与现代型转变。 (四)提高档案信息资源的开发利用水平 档案的开发利用是档案工作的最终目的,只有积极开发利用信息资源,图书馆档案才有生机与活力。在开发利用方面,档案人员应做到以下几点:一是加强图书馆档案的信息化建设;采用计算机为主的现代信息化技术,建立起完备的档案检索工具,编制档案分类目录专题目标、提高信息资源的开发利用率,使利用者更方便地查找有关档案信息。二是搞好宣传工作,提升图书馆的影响力及档案信息资源的利用率。 五、结语 总之,随着图书馆事业的不断发展,档案管理工作也应相应完善,使其管理现代化、规范化,不断加大经费投入,提高人才队伍建设,只有这样才能最大限度地提高图书馆的档案管理工作。
医院档案管理工作论文:剖析医院基建档案管理工作现状及完善渠道论文 [摘要]建设工程关系到百年大计,直接影响到子孙后代,加强基建档案资料的科学管理工作至关重要,采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 [关键词]医院基建档案管理;作用;措施 随着医院改革的进行和深入,医疗业务不断的扩大,基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理的因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 1基建档案在医院管理中的作用 1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录,也是整个医院档案的重要组成部分,它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务,又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行,近年来我院的基本建设可以说是接连不断,而且又都是在交叉进行,这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云,他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年,上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌,可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作,张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积,这张图纸是非常宝贵的资料,它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积,它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦,节省了宝贵的时间,大大提高了工作效率。我们将原图保存起来,平时使用复印件,而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来,这就更加便于查找、保存和计算了,特别是每年向卫生局做报表时,这一表格是我们最可靠的依据。 2医院基建档案管理工作中存在的问题 2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立,国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程,每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程,但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。 2.2档案知识缺乏 由于历史的原因,从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致,对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够,缺乏档案专业知识的学习。 2.3全员档案意识不强 基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨,在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写;工程的名称前后不相吻合;施工单位来函有的编号较乱,有没有编号的、有重复编号的;请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难,而且在接收上级审查时也很麻烦。 3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议 3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建,健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨,进行多项改革,随着新建、扩建、改建工程的日益增多,边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度,并严格执行,做好基建档案前期的收集工作,力求后期档案的完整、真实,使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的归档率、完整率和准确率。 3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训 开展宣传教育,增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案,必须发挥全体参与人员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观,让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作,各负其责,大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。 3.3提高业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平 随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进,作为档案管理人员必须注意学习新技术,努力提高自己的业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识,掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点,可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习,拓宽知识面,优化知识结构。不能光让马儿跑,不让马儿吃草。 医院档案管理工作论文:医院基建档案管理工作论文 [摘要]建设工程关系到百年大计,直接影响到子孙后代,加强基建档案资料的科学管理工作至关重要,采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 [关键词]医院基建档案管理;作用;措施 随着医院改革的进行和深入,医疗业务不断的扩大,基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理的因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 1基建档案在医院管理中的作用 1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录,也是整个医院档案的重要组成部分,它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务,又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行,近年来我院的基本建设可以说是接连不断,而且又都是在交叉进行,这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云,他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年,上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌,可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作,张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积,这张图纸是非常宝贵的资料,它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积,它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦,节省了宝贵的时间,大大提高了工作效率。我们将原图保存起来,平时使用复印件,而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来,这就更加便于查找、保存和计算了,特别是每年向卫生局做报表时,这一表格是我们最可靠的依据。 2医院基建档案管理工作中存在的问题 2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立,国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程,每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程,但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。 2.2档案知识缺乏 由于历史的原因,从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致,对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够,缺乏档案专业知识的学习。 2.3全员档案意识不强 基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨,在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写;工程的名称前后不相吻合;施工单位来函有的编号较乱,有没有编号的、有重复编号的;请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难,而且在接收上级审查时也很麻烦。 3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议 3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建,健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨,进行多项改革,随着新建、扩建、改建工程的日益增多,边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度,并严格执行,做好基建档案前期的收集工作,力求后期档案的完整、真实,使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的归档率、完整率和准确率。 3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训 开展宣传教育,增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案,必须发挥全体参与人员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观,让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作,各负其责,大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。 3.3提高业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平 随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进,作为档案管理人员必须注意学习新技术,努力提高自己的业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识,掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点,可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习,拓宽知识面,优化知识结构。不能光让马儿跑,不让马儿吃草。 医院档案管理工作论文:新常态医院档案管理工作思路 摘要: 新的阶段,我国的经济社会发展取得一定的进步,而在档案管理工作中却存在着一些不尽如人意的地方。尤其是在医院档案管理工作上面临着一定的挑战。因此,本文主要针对当前新常态下医院档案管理工作中存在的问题,提出关于医院档案管理的新思路,从而促进医疗事业的健康发展。 关键词: 医院;档案管理;新思路 0引言 医院档案管理是医院管理工作中的一项重要内容,而在新时期的发展中医院档案的管理也存在着一定问题。所以,笔者针对于此,对如何促进医院档案管理工作水平的提升提出合理化的意见,以此为医院档案管理工作作出积极的贡献。 1医院档案管理的重要性分析 医院档案的管理作为医院管理中的重要部分,具有重要的作用。有助于推动医疗学术建设,提高医院整体管理水平,促进医疗卫生事业的健康发展。首先,医院领导能够通过医院档案对当前的医疗环境进行分析,从而制定相应的发展战略,以此有效促进医院竞争力的提升;其次,医疗档案中保存着许多有价值的资料信息,这能够在医院进行引进医疗设备与技术的过程中起到相应的参考作用;再次,对推广医疗科研成果方面,医学档案资料也发挥一定作用,而且在后续研究中也具有一定的作用;最后,在医学档案的收集与整理过程中,可以在医院决策过程中提供一定的依据,促进医院管理工作的发展[1]。 2新常态经济下医院档案管理工作的现状分析 2.1医院档案管理制度有待完善。 目前大部分医院的档案资料需要各职能部门的管理,尽管一些关于档案管理的规章制度已经建立起来,但是却缺乏相应的档案管理科学手段;另外,医院关于档案管理的相应制度没有得到积极完善,加之各职能部门不能清楚认识到管理自己部门档案的重要性;档案目录的标准没有得到统一,从而在收集和整理档案时仅靠自身经验与习惯来进行,从而造成医院档案管理工作的困境。 2.2缺乏信息化管理手段,现代化管理水平不高。 当前,医院档案管理存在着管理人员积极性不高,职业敏感度不够,管理较为分散的现状,不利于档案管理现代化水平的提升。传统档案的管理方式已不能适应当今医院的发展,医院档案室受规模与客观条件限制,造成档案的存储空间相对缺乏,医院中的档案信息有限,除此以外,各科室还要进行全年工作计划的统计,这会带来整理工作上的麻烦,不仅增加了管理人员的工作量,还影响到数据的准确性[2]。 2.3档案管理人员的专业管理水平与业务能力较低。 目前,一些医院的档案管理人员都是年龄较大的或兼职人员,个别医院档案管理员甚至是身兼数职,难以兼顾。这也说明了医院对档案管理工作的重视程度不够,缺乏对专职档案管理人员的培养,从而造成一些专业知识贫乏、管理方法陈旧的人员从事档案管理工作,影响到医院档案管理工作的整体质量。 3新常态经济下医院档案管理工作的新思路 3.1进一步加强医院档案管理制度建设。 医院档案管理工作的加强,首先应该促进医院档案管理制度的建设,为档案管理提供积极的制度保障。当前医院的档案管理工作与各职能科室、部门之间都有一定的联系,能够反映出医院的整体发展状况,针对医院的决策性问题以及树立品牌形象等方面提供有效依据。因此,重视医院档案管理工作,建立科学、规范的档案管理制度,对促进医学事业的发展具有积极意义。 3.2医院档案管理中引入互联网。 随着电子信息网络的飞速发展,互联网研究深入人们生活的方方面面。作为医院管理的一部分--档案管理如何与互联网有机地结合起来,摆在了从事医院档案管理工作人员的面前。例如:传统的纸质病历档案,在调取查阅时不但需要繁琐的工作,还要占用庞大的空间用以储存。要想摆脱目前困境,跟上时代潮流,就要勇于与互联网进行有机结合。首先,要建立医院档案的电子化信息库,将就医病人的信息录入信息库。其次,建立局域网络,达到各职能部门信息的共存共享。目前,医生想要调取某个病人的病历资料,需要亲自到病案室,经过管理人员查找,才能找到所需资料,步骤繁琐不说,还费时费力。如果实行了档案的信息化管理,只需轻点鼠标,所需资料信手拈来,从而大大节省了时间与储存空间,提高了工作效率。最后,利用云技术,通过大数据的分析,可以总结病理,为医生的诊断和治疗方案提供科学依据。另外,病人也可以登录客户端,只需注册即可调取个人所需病历资料,免去了病人及家属许多不必要的麻烦。 3.3积极提升档案管理人员的素质水平。 医院档案管理人员的素质水平直接影响着档案的管理工作。建设档案管理信息化不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。因此,建设素质较高的专业档案管理人员队伍势在必行。首先,应该加强对档案管理业务的学习,在掌握档案管理技能的基础上,不断努力探索档案管理的新方式;其次,医院应该积极认识到提升档案管理人员素质水平的重要性,加强对档案管理人员的培训工作;另外,还要促进档案管理人员加强计算机技术的学习。为了适应时展的需求,需要建立起现代化的信息档案管理模式,因此掌握一定的计算机技能是非常必要的。最后,还要努力提升管理人员的思想道德水平,提高管理者的道德素质,从而更好地提升医院档案管理工作的效率。 4结论 总之,作为一项复杂的、长期性的工作,医院档案管理工作水平的提升,需要相关人员合理转变观念,制定科学的改进措施。不断提升档案管理的现代化建设水平,加强相关档案管理制度的建设,在提升对档案管理重要性认识的基础上,适当引进科学的技术手段;另外,还要积极加强档案管理人员素质水平的提升,以此更好地为医疗事业的发展做出相应的贡献。 作者:王莹 单位:河南省郑州市中心医院档案室 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作问题分析 1加强医院档案管理创新的意义 1.1为了更好地适应时代的发展要求,要对档案管理进行进一步地加强。在高速发展地现代科学技术背景下,随着新科研成果愈来愈快地转化成生产力,信息在发展中起到了愈来愈重要的作用。在经济高速发展的背景下,对医院档案工作方面提出了愈来愈高的要求,只有找到一条集信息化、个性化、多样化与网络化于一体的道路才能有效地完善医院的档案管理工作。 1.2加强医院档案管理工作创新是档案管理工作自身的要求。通过有效地收集、整理、分析与储存各种各样地信息资源,使今后各项工作有一个重要的依据作为参考,以上的工作就是档案管理工作。在高速发展的社会经济环境下,传统的档案管理工作在现代社会中没有提供出一个合适的档案,从而没有使档案的作用得到发挥,极大程度地浪费了信息资源。 2现行医院档案管理中出现的问题 在高速发展的现代信息背景下,在人们愈发关注档案在医院管理中意义和地位的同时,医院档案工作作为医院管理的重要元素却无法适应迅猛发展的科研、医疗与教学等工作,显著体现在以下几方面: 2.1没有一个较强的档案意识和一个较高的档案利用率。在传统观念长期的熏陶下,在很多医院,档案管理工作没有得到其负责人与管理人的高度关注,他们还一味地以经营医院为主要目标。这种薄弱的意识造成了档案资源的开发没有有效地开展起来,从而导致了很低的档案利用率,最终形一个落后的档案管理状况。 2.2不具备较强的网络与完善的制度。在大多数医院建立三级档案管理网络的背景下,但没有一个理想的运行效果,由于一些工作人员缺乏较强的档案意识,在档案丢失损坏时总出现不能及时归档的情况;缺乏一个完善的有关档案管理的制度来促进档案管理的发展;在社会高速发展的情况下,医院档案管理时刻变化着其内涵与外沿部分,档案范围已经由今天的胶片档案、声像档案、科研档案、计算机磁盘档案等取代了原有的照片档案、病历档案、人事档案以及文书档案。在档案管理内容的纳入方面,缺乏一个明确的标准,各个医院只是按照自己的想法对其进行管理,从而造成了许多需要纳入的档案没有及时被纳入。 2.3档案管理人员参差不齐的素质。在各个医院不重视档案管理的背景下,他们所选择的管理档案人员表现出不同的管理素质,在管理档案工作方面,大多数都不具备一个专业水准。大部分的医院在档案管理方面只是敷衍性地成立一个相关部门,甚至于采用一些临时的或者从其他部门抽调过来的人员去管理档案工作,缺乏专业档案管理知识的这类人员都缺乏对档案管理的重视。由于该部门有着较大的人员流动且没有认真地去对待档案资源地保管交接工作,造成了大量资料的丢失,从而增加了管理档案的难度。 3医院档案管理工作的改革思维 3.1首要任务通过进行制度建设,夯实医院档案管理的工作基础。建立健全档案管理制度表现出广泛的内容,其中涉及到档案的保管制度、有关收集与归档的制度、利用档案的制度、保管期限的制定与鉴定档案等制度方面,而且在医院岗位制与考核方案中加入了这些规则制度。医院档案表现出较为复杂的工作内容和拥有较多而分散的部门,有着很强的技术与专业性,并且表现出差异悬殊的机密程度与档案管理标准。故需要建立一套有利于医院发展的档案管理制度,随着工作的进行,进一步改善不完善的地方。建立和健全档案收集制度在其中发挥着尤为重要的作用。就医院整体方面来看,医院各临床科,包括行政及后勤等有关部门在工作上要有文件材料的记录。不仅这些,医院的各级的领导、科室的干部、医护人员对自己工作也要做出记录,作为医院的备案。档案在收集工作中会受到上述材料分散性形成的影响,这也就促使我们去着力建造一个体制完善的档案收集制,在加强医院成员积极配合有关部门建档这一意识的同时,也可以实现在登记和传递材料方面制度的完善,使管理灵活性增强,一旦出现个别档案的丢失,能做到及时的不救,保证了所建档案的完整性。不断完善三级管理网络的发展,打造垂直模式的管理制度。档案管理在网络制度上的健全,是为了满足当展的需求。要使档案在网络上的管理制度更为完善,组建一个专业、高效的团队是必不可少的。由院长担任带头组长,把科室的主任作为成员,针对不同科室每个科室要有一名档案员,这三个级别职位形成了所谓的“三级网络管理”,档案员主要负责的日常工作是收集、整理自己所在科室的工作材料,对以后的工作起到参考的作用。档案要保证其完善性、系统性,就要做到按时提交本科室档案材料,这将会为在日后的考核监督、责任落实提供参考依据。 3.2加强创新意识,增强服务观念。培养以“档案利用”作为工作出发点这一观念,消除档案管理在传统上的被动地位,做到在管理档案方面的主动积极性。对档案的管理在日常的工作中,不仅要完成档案资料在收集及整理方面的工作,也要做到接收到的档案做出科学的归类和系统的分析,这是为了在以后更为便捷的利用。以此同时,也要提高档案在医院间的共享性,积极主动为科研及医疗工作做出贡献。 3.3注重人员培养,使医院档案管理工作健康可持续发展。医院对档案的管理人员要求是,要勇于改变传统的工作方法,不要使工作仅仅停留在靠等、靠要这样被动的环境中,要是工作性质转变为开放性的、主动性的,使档案管理在信息资源方面起到更好的效果,医院在社会上所产生的效益是和档案工作的好坏联系在一起的,勇于创新、主动服务的理念要不断加强。把档案工作比作为一个机体,那么档案工作的管理人员就是机体的细胞,只有使这些工作人员具备时代的特性,才可为机体提供不竭的动力与激情。在档案管理方法上要不断学习,依据工作的性质及发展需求,做出合理且行之有效的计划,使得不同岗位都具备明确的学习目标。领导要有只是更新重要性的认知,通过参加学术上的交流,一些先进技术的学习来达到自身知识的积累。结合医院自身的发展需要,明确性做出技术创新及学术研究,做出档案管理工作者在管理水平及专业知识方面的提高。 作者:韦春丽 单位:中医医院 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作重点探究 摘要:在医院的建设与发展过程中,人事管理工作是必不可少的,人事管理是一项复杂而又重要的工作,人事部门在长期的工作中,会产生大量的人事档案,这些档案材料能够为医院人才培养、职称评定、奖惩措施落实、发展决策、人力资源优化配置等提供重要的指导依据。进入新时期以来,医院的现代化信息化建设水平不断提高,人事管理工作也面临着一系列新的挑战,立足当前形势,着力加强人事档案管理工作具有着很大的必要性。 关键词:人事档案;管理;医院 医院人事档案管理工作的开展质量不仅关系着人事档案对于医院发展的作用与价值的发挥,同时也与医院职工自身的发展与个人利益紧密相关,因此,应得到足够的重视。但我国医院人事档案管理工作开展的现状整体并不乐观,档案管理中的一系列重点工作内容得不到有效的落实,这也就导致了人事档案管理工作不能完全适应时展的要求,长此以往必将对医院的长期稳定发展带来不利的影响,必须要采取有效的措施对其予以强化。 1当前我国医院人事档案管理工作上的不足 1.1规章制度不健全。 进入新时期,我国的医院基本都已完成了人事机制的改革,而面对市场竞争所带来的新形势,当前医疗领域专业人才的流动性也有了很大的加强,这也很大程度上刺激着医院对自身办院条件与人才管理机制进行优化与完善。但在人事档案管理工作方面,终身制的原则仍旧没有得到改革与调整,这也一定程度上限制了人才的正常流动。同时在人事档案管理规章制度的健全性方面也存在着一定的不足,这也将影响人事档案资料的完整性,给人事调动、审核等工作造成不便。 1.2动态管理水平低。 实行动态管理对于当前医院人事档案管理工作的有效开展具有着积极的作用,但目前我国许多医院在人事档案管理工作中缺乏动态管理意识,不注重动态管理的全面性,在管理过程中主动性与积极性不高,使得动态管理官水平较低,不能发挥其应有的作用。 1.3管理措施较落后。 当前我国一些医院对于人事档案管理工作重视不足,在档案管理措施方面长期沿用传统守旧的措施与方法,使得档案管理工作不能与医院的实际发展需要相适应,加之部分工作人员档案管理专业水平与素质较低,缺乏对现代化档案管理技术的掌握,常常造成档案管理工作中各类失误的发生。 2新时期我国医院人事档案管理的工作重点 2.1加强人事档案管理的法制化水平。 我国在规范档案管理工作方面有着明确的法律规定,在法治社会建设的今天,依法开展档案管理工作也是医院人事档案管理工作的重点内容。医院应认真贯彻、宣传《档案法》、《档案法实施办法》,做好对内部的档案管理普法教育与宣传,利用各种宣传渠道,包括学习资料、内部刊物、医院网络平台等,全面提高医院所有成员的档案意识与法制观念,并制定严格的违规处罚机制,对于档案管理工作中的违法违规行为进行严厉惩处,提高医院人事管理的法制化水平。 2.2加强人事档案管理的动态化水平。 医院人事档案应实行全面动态管理,档案新内容需着重表现一个人每一个阶段的真实面貌,既要体现个人特色,如医德医风,又要反映医疗技术水平,如技术专长、科研成果。医院人事档案管理工作应该及时补充体现个人特色和时展的新内容;增加一些反映个人特色的内容,可以是诚信材料,如为人信用度,病人满意度,也可以是德、能、勤、绩的考核材料“,德”包含政治思想认识水平和职业道德“,能”是体现专业技术水平“,勤”表现在工作态度是否积极勤劳和是否遵守劳动纪律“,绩”包含门诊量、手术台数、疾病治愈率、篇数、科研成果、学术地位、奖励等;应该及时增加体现医疗技术水平的工作项目。 2.3加强对医院人事档案管理队伍的建设,提高人事档案管理人员的素质。 在医院人事档案管理人员中普遍存在着年龄老化;档案管理人员多从临床科室中产生,专业不对口的现象很普遍;医院人事档案管理条件落后,工作环境差强人意,使一部分人员不愿意从事档案管理工作;医院人事档案管理工作量大而繁琐,档案管理人员流动性大,队伍不够稳定等,对医院人事档案事业的发展起了阻碍的作用。因此,有必要加强对医院人事档案管理人员的队伍建设医院人事档案工作涉及医院管理的方方面面,档案管理人员不仅要掌握档案学基础知识,还应结合医院人事档案的特点,具备医学、计算机、英语、人事管理学及医院管理学知识。各级医院不仅要选派思想上、政治上、工作作风和业务能力等方面过硬的干部从事人事档案管理工作,还必须抓好档案人员的继续教育,全面提高档案人员素质。 2.4推动人事档案管理的服务性转型。 以往医院人事档案管理工作在服务性上相对较差,档案管理人员对于人事档案管理工作的认识不足,缺乏服务观念,工作效率也相对较低,甚至人事档案管理工作被简单的等同于材料保管,工作方式十分被动,这就更无法发挥人事档案对医院发展的服务价值。对此,在新时期医院人事档案管理工作的开展过程中应树立起良好服务观念,大力推动人事档案管理向服务性转型,改变保守被动的人事档案管理工作观念与工作方式,更加主动的对人事档案信息进行收集与整合,并注重结合医院建设发展的实际挖掘和开发人事档案的利用价值,拓宽人事档案利用的途径,从而更好地发挥人事档案对于医院各项工作的服务作用,提高档案的有效利用价值。此外,在当前竞争激烈的总体环境下,医院人事档案管理工作还应加强时效性,通过人事档案管理工作效率的提升,提高医院人才吸收与人才培养的有效性,从而以人才的力量为医院增强竞争实力,为医院在竞争环境下的良好发展提供服务与保障。 2.5加强人事档案信息化建设,提高档案管理的现代化水平。 人事档案管理信息化的建设是一项长期的任务,随着各项人事制度改革的推进和办公自动化水平的不断提高,科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等工作将更多地依赖于人事档案管理信息系统的建设。因此建立计算机网络,实现人事档案管理现代化势在必行。过去,我们的人事档案管理工作全靠手工方式查找、调阅、摘抄、综合、分析、统计,既费人力,又费时间。现在我们可以通过计算机实观信息管理自动化和网络化,使人事信息由传统的手工处理方式转变成计算机处理方式,逐步实现人事信息和公务公文的大容量数据存储和远程交换,实现资源共享。因此,必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索,不断扩大人事档案信息的内涵,以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性。 3结论 进入新时期后,医院在外部环境与内部管理要求等方面都已发生了很大的改变,面对新形势的变化,医院应积极改变人事档案管理工作的观念、方法,提高档案管理意识,从自身实际出发,把握人事档案管理工作的重点,充分发挥人事档案的重要使用价值,从而为医疗事业的发展做出贡献。 作者:徐淑娟 单位:黑龙江农垦建三江人民医院门诊三楼人事科 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作研究 【摘要】医院的人事档案管理工作是医院人事部门的优秀工作内容,对于医院人事工作的顺利开展意义重大,在医院进行人事调动、人员管理以及制度改革等方面有着不可替代的作用。但就现阶段的情况来看,我国医院的人事档案管理工作依然存在着相当多的问题,这对于医院的更好更快发展无疑是有着制约和限制作用的。本文旨在对如何改善和医院人事档案管理工作进行深度解读,以期为医院人事资源的有效利用提供借鉴和参考。 【关键词】医院;人事档案;管理;措施 伴随着我国社会主义市场经济的迅猛发展,医药卫生体制的改革工作也在不断得到深化。医院的人事档案管理工作是医院现代化管理工作中不可或缺的重要部分,对于医院的人才计划、可持续发展都有着深远的影响。但由于种种原因的制约,医院的人事档案管理工作一直都存在着各方面的问题,如何才能提升医院人事档案管理工作的水平,使医院的档案资源能否发挥其应有的作用,是医院管理层和档案管理部门相关人员亟待解决的问题。 1医院人事档案管理工作的意义 医院的人事档案主要指在医院对人力资源进行管理时所留存下来的、关于医院工作人员履历与品德的记录文件。人事档案通常涵盖了学历、操行评语、履历、工作业绩等信息,往往以文字的形式保存。伴随着科学技术的发展,医院人事档案管理工作也在逐渐向信息化、数字化的方向改进。在医院的日常运营与管理中,档案管理工作有着重要的意义,记录和反映了医务人员从事医疗、科研、教学等工作的具体情况,是医院对人才进行选拔、任免以及考核的主要参考依据。不仅如此,医院的人事档案还能够为医务工作者职称评定、社保办理、留学深造等提供帮助。由于多种因素的制约,现阶段的人事档案管理工作往往无法满足医疗卫生行业的现实需要,也未能起到其应有的作用。因此,医院人事档案管理工作的改良和提升急需得到相关部门与医院领导的高度重视与关注。 2医院人事档案管理工作的现状 2.1观念淡漠 众所周知,医院的工作优秀在于医疗、科研以及教学工作,主要方向在于提升医疗工作的质量,并通过科研、教学实现其水平的增长,而对于人事档案管理工作而言,则很少有人能否充分地意识到其重要性。一般员工大多不具有较强的档案意识,也对档案所具有的作用不甚了解。如果医院的人事档案管理工作仅仅只是对档案进行适当方式的保存以及调阅,那么它必然无法发挥应有的作用。 2.2制度不完备 现如今,人才流动的频率和幅度远远超过以往,但医院的人事档案管理制度却并没有很好地随之进行调整,其补充与修订工作往往不够及时。甚至一些医院在设定考核目标时都没有将人事档案管理工作纳入其中,也未能及时制定相应的规章制度和管理模式,在这种情况下,医院的人事档案管理工作很难有较高的水平和良好的环境。 2.3方法陈旧 由于医院的人事档案管理工作具有着很大的工作量,但没有较为完备的档案管理系统和管理软件,因此缺乏较为高效的管理管理方法。有相当一部分医院并未专门配置计算机录入档案并建立数据库,而是依然使用较为原始的人工管理。此外,由于大多数医院受资金等因素的制约,未能给予人事档案管理足够的扶持,因此常常出现设施配备不齐、防护措施不到位的情况。 2.4人员不专业 由于人事档案涉及一定的利益关系与个人隐私,所以相关材料必须由专人进行整理,并妥善保管。实际上,医院的人事档案管理工作也具有着高度的保密性。但从实际情况来看,大多数医院所选聘的人事档案管理人员多为兼职,未曾有过专业档案管理工作的经验和学习经历,一般无法较好地满足现代化的档案管理工作的实际需要。这对于医院人事档案管理工作水平和质量的提升有着极大的制约。 3医院人事档案管理工作的改进措施 3.1强化人事管理意识 从事医院人事档案管理工作的相关人员必须完成观念的转变和思想的解放,彻底扭转以往只关注档案的收集整理,却忽视其有效应用的状况,将工作重心转移到满足医院乃至全社会的实际需要上来,继而走出一条更新、更高效的人事档案管理之路。此外,医院应充分强化领导层对于人事档案管理工作的关注与重视程度,在合理范围内尽可能多地对人事档案工作予以扶持和帮助,从而保障其顺利运转。不仅如此,医院人事档案管理部门的工作人员也要用更高的标准和更严的要求来约束自己,用自己的实际行动来让广大医务工作者对人事档案管理工作有全面深入的了解,并接受大家的监督。只有档案管理意识得到全方位的加强,医院人事档案管理工作才能更顺利、更有效地开展。 3.2改革旧有管理模式 医院的人事档案管理制度在近年来逐渐朝着更加透明、更加开放的方向发展,为适应新时代的要求和市场浪潮,医院人事档案管理模式也需要及时地进行自我调整。从整体上来说,医院人事档案管理工作要由专门的管理部门进行专职处理,并专门选聘员工,而非随意选择工作人员兼管。此外,所有医务工作者的档案应统一由当地人社部门管理,从而确保人事制与户籍制度能够得以维护,这对于医院人事档案管理工作新模式、新思路的构建有很大帮助。 3.3构建动态管理制度 随着医院与医院之间的竞争趋向白热化,要想实现本院竞争力的充分提升,就必须高度重视医院人事档案管理工作。人事档案管理工作是人力资源管理的绝对优秀,只有充分提升其管理质量和管理水平,才能够更好地面对和处理各种新问题、新情况。只有构建起动态化的、更加健全的管理制度,才能够使档案管理工作更加顺畅和高效。这对于档案工作人员的综合素养自然是提出了很高的要求。其一,档案资料的更新和维护必须及时、定时;其二,对于医务工作者的品德、工作作风、学术与业务水准等等都要有充分了解,并及时摘录到人事档案中,从而为医院领导对医务工作者进行考核、提拔、机会分配时有足够可靠的依据作为参考;其三,这对于医院员工的工作积极性和工作人情也是一个极为有效的刺激因素。 3.4引入电子信息手段 现如今,许多医院都在推行信息化改革与建设,这就要求医院能将计算机技术充分运用到人事档案管理中来,进而通过信息化手段实现人事档案信息的录入、存储、管理及使用。不仅如此,医院还应大力推进人事档案电子数据库的建立,通过扫描仪等设备保障由纸质档案向电子档案转化时的高效性、可靠性。医院也应加大对人事档案管理部门的资金投入力度,引进和配置更先进的技术设备,从而提升人事档案管理工作质量。不仅要划定存储档案所需的库房,还要专门为其必配备除湿机、密集架等设施,并安装档案管理软件,构筑档案存储、档案检索以及档案监控系统,以实现档案资源更加合理、高效的使用。 3.5严抓专业人才培养 鉴于普遍存在的人事档案管理人员素质较差的现状,医院领导应及时组织周期性的业务培训,不仅要树立良好的服务观念、培养高超的业务水平,更要使档案管理人员心怀责任感和使命感,积极投入到人事档案和人力资源管理工作中来,从而构筑起一支精干、正派、扎实、严谨的人事档案管理团队,掌握最新的人事档案管理技术和理念,使医院的人事档案管理工作高效、平稳运转。 4结语 作为医院现代化管理的重要环节,医院人事档案管理工作有着不可替代的重要作用。伴随着我国社会主义市场经济的发展和医药卫生体制的变革,医院人事档案管理工作在医院的科技发展和人才振兴等方面将会扮演着越来越重要的角色,只有充分保障档案管理工作的规范化、科学化,才能够使医院的日常运行与管理更加稳定、高效,进而更好地为社会和广大人民群众提供服务。 作者:谢娜 单位:山西医科大学第二医院西院 山西医科大学第三医院 医院档案管理工作论文:医院医学科研档案管理工作 一医院医学科研档案管理的现状及存在的问题 医院在长期的发展进程中,出现了很多的医院医学科研档案,这些档案的内容纷繁复杂,而且涉及的内容也较为丰富,所以档案的整理工作面临较大的困难。而我国的医院医学科研档案管理部门在建设上本身就存在不足,在对相关的医学科研档案进行整理和管理的过程中很容易出现整理混乱、资料残缺不全以及归类不分明的问题,而这些问题的存在使得档案管理工作的后续开展也变得更加困难,就现今我国的医院医学科研档案管理的现状来说,医学科研档案的质量并不理想,而且其中很多的科研材料都不够全面,无法为相关的医院单位提供有效的参考资料,从而阻碍了医院医学水平的提升。就现今我国医院医学科研档案管理中存在的问题来说,主要的问题包括以下四个方面: 1医学科研材料过于分散 缺乏集中性医学科研的过程遵循循序渐进的原则,其从立项开始到课题研究结束可能需要几个月甚至是几年的时间,在这一过程中,其会产生不同的材料,积累和建立多种不同类型的材料,但是我国的医院医学科研档案管理部门对于这些材料没有进行有效的收集和整理,从而使得科研资料出现严重的流失问题。 2医学资料残缺不全 我国的医院在发展的过程中,需要不断的进行医学研究,而在医学科研的过程中,其所积累的资料得不到有效的收集,出现流失问题,这样就使得我国医院医学科研档案管理部门中相关的医学科研资料出现残缺不全的问题,从而无法为医院医学水平的提升提供有效的参考资料。 3我国医院医学科研相关资料保存时间过长 一般来说,医学科研开展需要很长的时间,短则数月,多则数年,在长期的开展过程中,医学科研资料保存的时间也会相对增长,而且在保存的过程中,还会出现更多的科研资料,这样就有可能造成资料的重复,使得资料的总量增多,从而对管理工作造成困扰。 4医学科研资料分类不明显 医学科研资料中包含的内容较为丰富,所涉及的知识面也相对较广。医学在进行研究的过程中,其所涉及到的内容较为丰富,涵盖的面也较广,这样就会使得医学科研资料的分类并不明显,在管理分类上就会造成难以分辨的现象,从而使得管理的难度提升。 二加强医院医学科研档案管理工作的措施 我国目前的医学科研档案管理工作中还有许多的不足,而这些问题严重影响到我国医院医学水平的提升,因此,要采取有效的措施,加强医院医学科研档案管理工作,提升管理水平,从而推动我国医院医学水平的提升。而针对医院医学科研档案管理工作水平的提升,所采取的措施主要应该包括以下四个方面的内容: 1建立健全医学科研档案管理体系为保障 我国医院医学科研档案管理工作的开展能够符合现代化社会发展的需求,就需要将先进的科学技术应用于医学科研档案管理工作中,利用计算机技术和网络技术来构建医学科研档案管理体系,从而实现对医学科研档案的科学化管理,以保障医学科研档案的完整性和有效性。 2及时有效的对医学科学档案资料进行收集和整理 对年份过久以及无实用价值的档案资料要进行及时的清理,同时要对内容出现重复的医学科研档案资料进行有效的整理,随时对医学科研档案资料进行更新和完善,保障医学科研档案的完整性,保障医学科研档案资料与时代的发展需求相符合,能够为医院医学水平的提高提供必要的参考。 3对医学科研档案进行系统的归档和分类 严格的区分各种类别的医学科研档案,划清医学科研档案的界限,及时的对收集的资料进行类别的划分,保障其存储的合理性,尽可能的对医学科研档案进行细分处理,对档案分类系统进行有效的改进和完善,对新的医学科研档案资料进行及时的收集、整理、编排以及精细筛选,在统一的标准上,实现形式的多样化划分。值得注意的是,在对医学科研档案资料进行划分的过程中,一定要突出专业化的特点,选择适宜、科学的学科管理建档方式,以形成一个统一的管理系统,从而提升医学科研档案的分类和管理水平。 4注重对档案的更新和科研新档的添加 医学科研开展的时间都相对较长,在长时间的医学研究中,要想充分的保障医学科研档案资料的完整性,就需要采用合理的方法,如分阶段法对医学档案科研资料内容进行适当的添加处理,在建档之后,就需要对科研工作进行跟踪管理,收集相关的档案科研资料,对档案科研资料的内容进行不断的补充和更新,从而保障医学科研档案资料的完整性和有效性。 三结语 综上所述,要想有效的提升我国医院医学水平,就需要加强对医学科研档案的管理,采取有效的措施,提高医学科研档案管理水平,以保障医院医学科研档案管理工作开展的有效性。相关的医学科研档案管理人员也要注意提升自身的综合素质,在工作中不断积累管理知识和丰富管理技能,在工作中发挥出积极的作用,从而实现医学科研档案管理工作的有效提升,以推动我国医院的发展。 作者:刘瑛 单位:黑龙江省医院 医院档案管理工作论文:信息化环境下的医院档案管理工作 一、利用计算机技术,构建医院档案管理的信息系统 医院的档案管理部门要想优化自身的管理工作,利用计算机技术,构建档案管理的信息系统已经是大势所趋。信息系统作为医院档案的存储、查阅、利用系统,是档案管理工作的优秀组成部分。为了构建医院的档案信息系统,首先,作为从业人员必须掌握一定的计算机技术,特别是技术岗位要认真研究计算机技术,构建完善的信息系统,实现档案管理的安全规范操作。其次,针对医院的情况,具体问题具体分析,设计有效的信息系统,在设计中坚持简易、科学和适用的原则;最后,对于医院档案的信息系统,要具备良好的内控和管理,保障系统安全可靠,防止医院档案资料的外流和丢失。随着网络环境的优化和网络资源的开发,档案管理工作中也开始借助网络平台,医院也开始利用网络开展各项资料的整理工作,但是,在管理这些网络档案和使用联网计算机的时候,医院档案管理部门要具有安全意识,净化网络环境,规范计算机操作,规避病毒、黑客、木马等不法侵害,提高管理的安全系数。档案信息系统中一个很重要的角色那就是电子档案,由于技术的不完善和各种客观因素的影响,容易造成档案的原始数据和电子数据出现偏差,造成信息缺失、遗漏、丢失、失真等,使得档案失去完整性和真实性,所以,在构建电子档案的过程中一定要细心谨慎,查缺补漏,保证档案的完整性。 二、提高从业人员工作素养,从根本上提升档案管理的层次性 信息社会,虽然科学技术和先进的工作设备极大的提高了人们的工作效率,但是起决定性作用的依然是人类本身。医院的档案管理工作有了计算机技术的辅助,实现了档案管理工作的智能化、机械化和电子化,但从业人员的操作素质和职业操作都会对档案管理的过程给与重要的影响。另外,医院档案管理的智能化和现代化都需要从业人员具备配套的专业技能和操作水平,在先进的技术都需要人的操作,所以作为医院档案管理的从业人员必须具备多元化的知识和专业技能。医院档案管理工作具有一定的特殊性,在工作中,档案管理人员不仅仅需要具备一定的计算机和网络操作技术,还需要具备专业的档案管理知识,了解一定的医学常识。具体的来讲,医院档案管理的从业人员要了解档案学、档案管理学、档案自动化管理的相关知识,掌握档案的收集、整理、保存、使用等基础技能;掌握一定的计算机技术、管理技术、数学知识等。档案管理工作是个严谨、缜密的过程,从业人员一定要端正工作态度,树立兢兢业业、精益求精的工作思想,树立高度的责任意识和安全意识。医院的档案管理工作关系到医院工作的方方面面,要想实现卓越化的管理,提升医院的层次,档案管理工作不可忽视。信息化给医院的档案管理带来了巨大的压力,但也带来了发展的契机。医院的档案管理部门要紧紧抓住信息社会的资源优势和先进技术,革新思想,完善工作方法,创新工作模式,这样一定会开创医院档案管理的新局面。 作者:徐化宇单位:滕州市妇幼保健院 医院档案管理工作论文:医院投诉档案管理工作 1投诉档案的内容和管理要求 根据2009年11月卫生部、国家中医药管理局组织制定的《医院投诉管理办法(试行)》办法中规定医院应当建立健全投诉档案,立卷归档,留档备查。投诉档案的内容包括投诉人基本信息,投诉事项及相关证明材料、调查,处理及反馈情况,其他与投诉事项有关的材料等。应结合医院工作实际,制定规范的投诉处理记录表。“医院投诉的接待、处理工作应当贯彻‘以病人为中心’的理念,遵循合法、公正、及时、便民的原则”。归档的投诉档案也应体现内容真实准确、处理及时公正、资料齐全完整,并做到载体材料和书写材料符合档案保管要求。 2投诉档案管理对策浅议 2.1规范投诉处理程序,加强档案资料收集: 投诉处理的程序包括投诉接待记录及分流、相关科室调查核实、处理反馈、持续改进等阶段(详见图一),各阶段均会产生相应的文字材料即档案资料,参与投诉的各职能科室应做好各阶段的档案资料收集工作,投诉办公室则应负责整个投诉资料的收集、 2.2提升投诉处理人员素质,规范投诉档案管理: 投诉处理人员承担着统一受理投诉、组织调查核实投诉事项、提出处理意见、及时答复投诉人及组织、协调、指导全院的投诉处理工作等职责,投诉处理人员的素质直接影响投诉档案管理水平,要对投诉处理人员进行系统的投诉处理及档案管理知识的培训,提高投诉处理人员素质。首先,要通过继续教育、进修学习、专门培训及自学等多种方式提高投诉处理人员的投诉处理能力及投诉档案管理能力。其次,要通过深入临床一线及相关职能科室调查研究,提高投诉管理人员对投诉情况进行归纳分类和分析研究的能力,为投诉档案的开发利用尽可能提供详实有效的信息。 2.3加强投诉室的硬件建设,保障医患双方的合法权益: 为确保投诉档案的真实准确,保障医患双方的合法权益,要加大资金投入,引进现代化的技术设备,三级以上医院要逐步配置有完善的录音录像设施的投诉接待室,使投诉档案范围由传统的文字材料扩大至更为生动详实的影像资料,为查证投诉、分析投诉事件、考评接待投诉人员能力乃至终结投诉案件提供依据,最终起到保护医患双方合法权益的重要作用。 2.4建立投诉管理责任制度,健全投诉档案管理机制: 一是要建立健全投诉管理部门与医疗质量安全管理相结合的临床、护理、医技和后勤等部门的沟通制度,明确并落实投诉各相关部门在投诉处理及投诉档案收集过程当中的责任。二是完善一套较科学、系统、可行的投诉处理及投诉档案管理制度,由投诉管理部门对投诉及投诉档案进行统一审核及管理,使投诉及投诉档案管理与医院质量安全管理体系同步发展。 2.5做好投诉档案的利用,发挥投诉档案的利用服务: 投诉档案管理的主要目的就是使档案得到充分利用。医院应当将投诉档案管理纳入医院质量安全管理体系,充分发挥投诉档案在提高医疗质量、保障医疗安全方面的价值。一是要定期汇总、分析投诉信息,投诉管理部门定期对投诉档案进行归纳分类和分析研究,发现工作中存在的问题,并及时在医院周会、职工大会上通报,举一反三,以此推进医疗质量的持续改进和服务水平的不断提高。二要建立投诉信息分析及反馈机制,针对存在的问题提出改进意见或建议,并将处理结果及时反馈相关部门、科室,督促整改,充分发挥投诉档案的利用服务。三是明确投诉重点内容和投诉环节,加强科室人员宣传教育,完善工作制度,提高患者满意度,促进医患和谐。 作者:倪钰荣单位:南宁市第五人民医院 医院档案管理工作论文:医院文书档案管理工作研究 1.医院文书档案管理的特点 1.1医院文书档案的保密性 一是注重档案资料的原始性,尤其是注意把我电子文件的原始性;二是注重电子档案的加密性,可采用加密处理、不定期更换密钥、跟踪监控等有效方式;三是规范档案人员的行为,要求档案管理人员在工作中一丝不苟,杜绝档案泄密和遗失现象发生。 1.2医院文书档案的服务性 一是为医院各级各类评审工作提供档案资料信息;二是及时准确为医院干部任免、职称晋升等工作提供个人相关材料;三是在基建改造过程中提供有关材料和图纸;四是提供网上在线查询服务。 1.3业务指导性文件较多 由于综合性医院科室划分细致,相关医疗技术日新月异,使得医院医疗业务指导性、规范性文件数量众多,更新较快。 1.4由于医患纠纷所形成的文件数量逐年增多 由于医疗事业的发展,业务量不断上升,使得医患纠纷同比例增加;又由于患者的维权意识近年来逐步加强,使得相关档案如医疗过程调查报告、医疗鉴定报告等的数量呈快速增长趋势。 2.目前医院文书档案管理工作存在的问题 2.1文书档案意识薄弱 文书档案资料的充分利用,可以为医院创造出不菲的经济和社会价值。但是由于大多数医院对档案管理工作的价值和作用重视不够,档案工作不断为临床需求让路,致使文书档案资料的利用率远远不能达到预想的状况。 2.2归档工作不够规范 部分医院的档案管理人员在归档文书档案的过程中,不能按照《文件归档范围和保管期限表》要求进行,致使文书档案的收集难以完整,进而影响到文书档案管理工作的基础。 2.3文书档案管理人员专业素质有待提高 在多数医院中,档案管理人员多为行政人员兼任,理论水平、文化程度参差不齐,很难胜任规范化、标准化的文书档案管理要求,影响了文书档案管理整体质量和可持续发展。 2.4对档案管理的投入不足 由于医院医疗用房紧张,导致存放档案的空间十分有限,严重限制了档案事业的发展;再加上在有限的资金条件下,既要保证传统档案文献资料的建设,又要进行档案管理的网络化、信息化建设,实现其凭证价值和情报价值,使得医院文书档案管理工作陷入困境。 2.5文书工作与文书档案工作衔接不畅 在医院的实际工作中,由于文书人员不懂档案管理,常常出现收集工作不及时、收集范围不明确、装订不规范、原稿不齐全、办理程序不规范等问题,直接影响文书档案的质量。 2.6文书档案管理的现代化程度不高 目前有部分大型综合性医院将档案管理自动化作为办公自动化系统的一部分进行建设,但在大多数基层医院,文书档案管理基本上还是以手工为主,普及档案自动化管理仍需时日。 3.加强医院文书档案管理的主要措施 3.1提高对医院文书档案工作的重视程度 医院文书档案是医院管理工作的一部分,是医院历史发展的见证。做好文书档案工作,离不开领导的充分理解和高度重视,并不断加大对文书档案管理工作的投入,切实加强各科室与档案科室的沟通协调,从而推动医院文书档案管理工作的顺利展开。 3.2注重文书档案管理人员专业素质的提高 专业的人员素质、健全的管理体系是做好档案工作的关键,一是要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划,二是要在医院文书档案人员中营造浓厚的学习氛围,三是积极借鉴先进医院的经验。 3.3正确处理文书工作与档案管理工作的关系 。文书是档案的来源,档案是文书的归宿。一是规范公文处理是做好文书档案管理工作的基础,要依照有关规定,全面审核、严格把关,以确保公文的高质量、高水平;二是保证归档公文的齐全完整是做好文书档案管理工作的前提,要从平时做起,从细节做起,规范公文材料形成和办理过程的每一个环节;三是科学归类公文是文书档案管理工作的关键,要求文书人员具有对档案工作的高度认识和高度的责任感,同时不断提高自身的专业素质和综合素质,用发展得眼光和敏锐的洞察力严格筛选和整理。 3.4做好文书档案的开发和利用 档案管理的主要目的是实现档案资源的开发利用,使档案为临床医疗、教学、科研服务,通过编写档案汇编,建立全引目录、案卷目录,卷宗目录索引及分类索引,方便查找和使用,充分发挥其社会效益。 3.5推进档案管理信息化和现代化建设 随着无纸化办公的逐步普及,文书档案的管理也必须由传统的管理方式向信息化、网络化转变。实现计算机存储检索档案,一是重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作,二是在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理,三是积极构建医院信息网络平台,进行档案信息的网上数据传输。 作者:李文进单位:天津中医药大学第二附属医院 医院档案管理工作论文:探求医院档案管理工作 一、医院档案管理工作现状 (一)档案管理重要性被淡化 在各家医院普遍追求经济效益的今天,医院管理者都把眼光放在疾病预防、基础医疗、科研教学等能够产生直接社会效益和经济利益的项目上,而档案管理作为不能产生直接效益的工作,直接被大家忽视掉,被认为可有可无,更没有必要为其投入更多的人力、物力与财力。因而造成档案管理工作被彻底忽视,档案工作人员工作懒散,档案乱堆乱放,管理不力的现状。 (二)档案管理人员素质不高 档案管理是一门专业学科,从业人员的素质直接反应着档案管理工作的水平。但由于档案管理工作的长期被忽视,医院往往只使用一些“老人”和一些“新人”从事这项工作。他们往往不能从事临床一线工作或没有其它特殊技能,且绝大多数没有中等以上学历,从业前也没有参加过专业的档案管理方面的学习和培训,有的甚至不懂得较基础的医学知识,只能从事收卷、存放等简单的体力劳动,加之医院只注重医疗技术人员的培养、深造,却极少为档案管理人员进修学习创造机会,也很少对其进行系统的知识培训,因而造成档案管理工作人员长期从业却工作能力低、积极性低、创新能力低等问题,制约了档案管理工作的发展。 (三)欠缺完善的档案管理制度 在现代化医院管理中,各级医院的医疗、行政、人事、后勤等工作的规章制度都极为健全,而针对医院档案管理工作的规章制度却几乎没有,也很少有医院将其列入医院管理目标考核中,致使很多医院档案归档不及时,不系统、内容杂乱,保管零散,并常有遗失,使医院档案失去了应有的使用价值。 (四)现代化硬件投入不足 在科技高度发展的今天,很多医院使用了局域网,医院管理的各个层面都在使用计算机与网络技术。但由于对档案管理工作的缺乏重视,医院的档案设备仍然非常陈旧,几乎还是停留在手工收集检索的状态,归档的材料也依然以纸质为主,有时还会发生丢失和损毁,而医疗活动产生的新材料如:图像、音频、视频等却不能有效地收集归档,从根本上不利于科研成果的继续利用与开发。 二、关于加强医院档案管理工作的几点建议 21世纪是知识信息时代,医院的繁荣与发展不仅取决于资源、资本、硬件的投入,很大程度上更依赖于知识与信息的积累和利用,这无疑对医院档案事业的发展产生了极其深远的影响。同时,“医院等级评审细则”中将考查医院近3年医疗档案做为一项重点内容,这也为开展医院档案管理工作提供了一个新的契机。 (一)转变思想每3年医院都将进行一次等级评审或复审,而考查医院档案管理又是一项重点内容。因此,发展医院档案管理工作要以此为契机,大力宣传档案管理工作的重要性,转变上至医院领导,下至全院每个职工对档案管理工作重要性的认识,使他们意识到档案管理同样体现着一个医院领导者的管理水平,需要将其作为医院的重点工作来抓,要与医院业务建设同步规划、同步发展。同样,档案管理工作人员也要增强工作的责任感、使命感,充分认识到自己所从事的是一件有意义的重要的工作,激发工作热情,大力宣传,大力倡导,从而形成医院全员支持档案管理工作的良好氛围。 (二)建立健全完善的医院档案管理制度 “不以规矩,不成方圆”,在档案管理实际工作中,要以《档案法》为基本准绳,依据国家卫生部、档案局联合下发的《卫生档案管理暂行规定》文件精神,结合本医院的工作实际,制定出适合自己的档案管理规章制度。确保档案管理的行为规范化,使工作有法可依,有据可循。 (三)注重提高档案管理人员素质 基层档案保管人员是医院档案管理工作的执行者、落实者。他们的个人素质体现着档案管理工作的水平。医院要有计划地培养这方面的人才,全方位提高基层从业人员素质。一方面加强对其政治思想素质的培养,使其树立正确的人生观、价值观,具备强烈的事业心、责任心,另一方面通过定期的业务知识学习进行专业培训,或采取进修、参观等途径提高从业人员水平,同时还要定期深入临床进行调研,掌握医院各层面对档案信息的需求,不断总结,不断探索,创新档案服务,促进业务水平的提高。 (四)加大对硬件设施的投入,使医院档案管理现代化 首先要做到硬件设施的完善,一要加大保护设备资金投入,如保管档案库房的灭虫、去湿、灭火设备,二要引进现代化管理机制,逐步配备计算机、照相机、打印机、扫描仪、摄相机等电子设备,用计算机储存医院的各种业务、行政上的档案,用专业软件进行编码、统计、检索等一系列工作,为使用者借阅提供简单便捷的服务,既省时又省力,提高了工作效率。三是利用医院局域网加强各科室沟通,共享既有资源,满足医院教学科研、疾病预防、医疗服务等各方面的需求。 (五)对医院档案“深加工”,发挥档案的社会效益 保管档案就是为了利用档案,因此,医院档案管理人员要有创新服务意识,积极对档案信息进行更深层次的“加工”,开展各种编研活动,对材料进行专题汇编,为借阅者提供有效的服务。此外还要更加广泛地开发信息资源,加强反馈信息的管理利用,实现各家医院、各专业科室资源的横向沟通,信息共享,最大程度满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。 作者:张秀杰单位:吉林省白城市白城医学高等专科学校附属医院 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作效率提升策略 摘要:在医院的长远发展中,人力资源管理是重要影响因素之一,必须高度重视人事档案管理工作,并不断提高医院人事档案管理工作效率,才能促进医院管理水平不断提升。在医院人事档案管理工作有序开展的过程中,管理人员的综合素质和管理水平、医院的管理机制等都是重要组成部分。因此,应该提高医院人事档案管理工作效率的策略,以不断提高医院人事档案资料的有效利用率,推动医院整体效用不断增长。 关键词:医院人事档案;管理工作;效率 随着我国医疗服务水平的不断提升,医院人事档案管理工作的效率已经得到一定提高,很好地满足了医院不断发展的各种需求,在提高医院人事档案实用价值上有着重要影响,对于促进医院整体管理水平不断提升发挥着重要作用。 一、医院人事档案管理工作存在的主要问题 在信息技术应用范围不断扩大的过程中,医院管理模式和管理方法都得到很大改善,使医院人事档案管理工作的效率有了进一步提高,在一定程度上推动我国医院人事档案管理工作的信息化、智能化和科学化发展。但是,在实践过程中,医院人事档案管理工作仍然存在如下几个方面的问题,必须给以高度重视,才能真正提高医院人事档案的使用效率。 (一)人事档案管理工作基础条件不充足 在开展医院人事档案管理工作时,相关配套设施、管理机制和管理条例等必须比较完善,才能确保医院人事档案管理工作顺利进行。但是医院没有高度重视人事档案管理工作,没有给以一定的投入力度,使得医院人事档案管理的硬件设施和相关设备都不够完善,并且没有比较科学的管理条例,致使泄密、丢失等情况经常出现,大大降低了医院人事档案管理工作的效率。 (二)人事档案管理工作人员配置不合理 一般情况下,医院人事档案管理工作涉及的范围比较广,需要档案管理工作人员具备较高的专业技能、综合素质和业务能力等,才能很好地满足人事档案管理工作的实际需求。但是,医院在人事档案管理工作上的重视力度不够强,没有注重档案管理工作人员的合理配置,从而出现人事档案管理工作人员责任心不强、综合素质不高、执行能力差等情况,给医院人事档案管理工作的安全性带来极大影响。 (三)人事档案管理工作的信息化水平不够高 在信息技术不断推广的过程中,医院人事档案管理工作的要求不断提高,使各种管理方法的合理运用成为提高医院人事档案管理工作效率的重要手段。但是,在实践过程中,部分医院人事档案管理工作出现信息化水平不够高的问题,大大影响医院人事档案管理工作的信息化发展,导致人事信息的查询、更新和维护等流程得不到有效简化,最终影响医院人事档案管理工作效率的提高。 二、提高医院人事档案管理工作效率的策略 (一)注重医院全体工作人员人事档案管理意识的不断增强 在医院不断发展的过程中,提高医院人事档案管理工作的效率,必须注重医院全体工作人员人事档案管理意识的不断增强,让他们充分认识到人事档案管理工作的重要性,才能在加大宣传力度和投入力度的情况下,促进医院人事档案管理工作水平不断提升,最终推动医院可持续发展。在实践过程中,明确各部门工作岗位人员的工作职责,制定合适的考核机制、管理机制,让人事档案管理工作人员严格按照相关规定执行,以在提高人事档案管理工作人员工作积极性的基础上,促进医院人事档案管理工作规范化、信息化发展。 (二)有效完善医院各部门的人事档案管理工作机制和制度 在不断提高医院人事档案管理工作效率的过程中,有效完善医院各部门的人事档案管理工作机制和制度,提高全体工作人员的法律意识和创新意识,才能有效调整医院人事档案管理结构,从而健全医院人事档案管理的各种规章制度。一般情况下,医院人事档案管理工作的有序、稳定开展,需要对人事档案材料收集、人事档案材料递交、人事档案查阅等给以高度重视,注重其规范化、标准化发展,才能为医院开展各种人事活动提供重要参考依据,以确保医院人事档案资料的真实性、完整性和可靠性。因此,不断加强相关机制的有效完善和合理应用,真正提高医院人事档案管理工作的效率,才能充分体现医院人事档案的使用价值,最终促进医院经济效益不断提升。 (三)不断提高人事档案管理工作人员素质水平 在提高医院人事档案管理工作效率的过程中,人事档案管理工作人员的专业技能、业务素质等有着重要影响,必须不断提高他们的综合素质水平,才能真正满足医院人事档案管理工作的各种需求,从而促进医院管理水平不断提升。在实践过程中,注重人事档案管理工作人员计算机操作能力的不断提高,不断增强他们的责任意识和道德素质,才能确保医院人事档案管理工作的有效进行。与此同时,加强医院人事档案管理工作人员的培训力度,制定合适的奖惩机制和人员选拔制度,并不断扩张人事档案管理工作人员的职业发展空间,才能真正吸收和培养出高素质、高水平的专业人才,最终有效提高医院人事档案管理工作的效率。另外,在开展各种培训活动、评比活动等的时候,注重医院人事档案管理工作人员的薪酬待遇提升,才能避免优秀人才流失情况出现,以保障医院人事档案管理工作的稳定开展。 (四)全面提升医院人事档案管理工作信息化水平 在医院不断发展的过程中,信息技术的应用范围越来越广,正逐步深入到医院各个部门的管理工作中,大大提高医院各部门的工作效率。因此,全面提升医院人事档案管理工作信息化水平,不断优化人事档案信息收集、整理和更新等多个环节的流程,可以更好地提高人事档案资料的利用效率,从而促进医院人事档案管理工作效率不断提高。在实践过程中,信息技术在医院人事档案管理工作中的合理应用,可以使各部门的人事组织工作更加有效开展,并全面掌握各工作岗位人员的实际工作情况,从而提高医院人事档案管理工作的质量和效率,真正降低医院人事档案管理的资金投入和运营成本。与此同时,通过信息技术的充分运用,医院各部门的人事档案可以通过电子档案的形式存在,使医院人事档案信息的开放性不断提高,对建立公正、公开和公平的人事档案管理机制有着重要影响。通过人事档案动态管理机制的合理运用,医院每个工作人员的业务能力、工作情况、专业技能、综合素质和培训经历等都可以得到清楚地掌握,并确保医院每个工作人员的考核、录用、晋升和竞聘等多方面信息的真实性、可靠性,对提高医院人事档案管理工作人员的工作积极性有着重要影响。综上所述,随着我国市场经济体制的不断完善,医院之间的竞争不断加剧,给医院人力资源管理提出了更高要求,以不断提高医院的市场竞争力,充分发挥医院人事档案的实用价值,从而促进医院人事档案管理工作效率不断提高。因此,根据医院人事档案管理工作的实际情况,注重相关管理机制的不断完善,增强人事档案管理工作人员的综合素质,不断提高人事档案管理工作的信息化水平,对提高医院人事档案管理水平有着重要现实意义。 作者:谢少云 单位:河北省石家庄市第一医院 医院档案管理工作论文:公立医院改革形势下档案管理工作研究 0引言 在公立医院改革大潮中,医院的档案管理工作显得越来越重要,其在医院发展过程中所记录的医院信息为医院管理者提供了有效的参考依据,从而促进医院各项工作水平的不断提高,这体现了档案管理在医院改革中的重要作用,但随着社会的进步与发展,为满足公立医院改革的需求,医院档案管理工作也应及时转变工作观念和工作方式[1]。 1公立医院档案管理工作的现状 1.1档案管理制度不健全 档案管理制度是各单位按照国家法律法规要求,结合本单位实际制定的,要求有关人员共同遵守,按一定程序处理与档案有关事务的一种行为规范,它是加强档案工作,有效保护和利用档案的工具。档案管理制度的建立和健全,是单位建立档案工作的重要标志之一。但就目前来看,相当一部分的公立医院虽然建立了档案管理制度,但是缺乏监督检查机制和严格的工作考核标准,这就导致了档案工作落实不到位以及工作人员履职不严的现象,造成档案材料的丢失和破坏,严重影响了档案的完整性、准确性。 1.2档案管理人员业务水平不高 在公立医院管理中,许多医院都一味强调医疗专业技术人员素质的提高,忽略了对档案管理人员的培养,且大部分医院的档案管理人员都不具备专业性,缺乏基本的档案管理知识,工作中意识和管理能力都不强,这就导致了医院档案管理工作的混乱和滞后。 1.3档案管理设施不完善 随着科学技术的日益发展,以计算机和网络技术为特征的信息技术在医院管理工作中得到了广泛应用,医院档案管理工作也由以前的纸质档案逐步向电子档案过渡,而电子档案的储存介质以电子计算机为主,在操作过程中需要一定的软件支持,另外,在运用中还需要打印机、扫描仪等辅助设备,而部分医院为节约成本,没有及时对档案管理设施进行更新,一定程度上阻碍了档案管理工作的发展[2]。 1.4档案管理人员主动服务意识欠缺 大多公立医院管理者只注重医院的医疗建设和经济效益,对档案管理方面的认识较淡薄,认为档案工作可有可无,从而忽视了档案管理工作,这就造成了档案管理人员服务意识淡薄,观念陈旧,缺乏创新意识,工作被动消极,导致公立医院的档案管理工作止步不前。 2公立医院改革形势下加强档案管理工作的思考 2.1细化完善档案管理制度 档案管理制度的完善有利于促进医院档案管理工作进一步规范化、标准化、科学化。因此,公立医院应建立起职责明确、程序严谨、落实有力的工作机制,通过制度规范医院档案管理工作,以制度管人管事,更好地为公立医院改革服务。 2.2做好档案人才培养工作 创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的档案人才,组织档案管理人员极参加档案专业技术和业务知识学习,不断提高档案管理能力。另外,医院还应建立合理的激励机制,适当提升档案工作人员的薪酬待遇,充分调动他们工作的积极性[3]。 2.3加强对档案管理设施的投入力度 电子档案的开发与利用是医院档案管理未来的发展方向,因此,在保证档案基础设施如档案室建设的前提下,还应加大对高科技信息化设备,如计算机、打印机、扫描仪等设备的投入力度。 2.4树立档案资源开发利用观念 在医院发展过程中,大量的档案信息为医院管理者在制定与实施重大决策中提供了有效的参考依据,发挥了档案应有的价值,因此,医院应当重视档案管理工作,树立档案资源开发利用的观念,使之及时转化成为医院的社会效益与经济效益,从而推动医院改革发展 3结束语 面对公立医院改革对档案管理工作提出的新要求,档案管理人员要不断提高管理能力和档案业务水平,以适应当代档案管理工作的要求。公立医院要制定规范的档案管理制度,加大对档案管理工作人力、物力的投入力度,从而促进公立医院的改革与发展。 作者:杜嘉欣 刘艳芳 单位:内蒙古锡林郭勒盟医院 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作创新研究 前言 随着高新科技与经济全球化的发展,我国的医疗事业也做出了相应的改革,医院之间的激烈竞争日益明显,这对医院的健康发展提出了严峻的考验。因此,医院要想在同行业中崭露头角,在时刻提升医疗工作人员的专业技术水平的同时,还要不断地提高管理水平。档案管理是医院管理工作中的主要组成部分,也要随着新时期的发展目标进行改革,从而为实现医院档案管理工作的现代化、科学化以及规范化提供坚实的基础。 1医院档案管理工作创新的重要性 1.1创新是社会发展的必然要求 创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,更是社会发展的必然要求。创新重要在于技术的创新、管理的创新、思维的创新,其中思维创新是根本方向,管理创新是重要保证,技术创新是最终目标。根据我国的总体方针政策和建设目标以及社会发展的相关要求进行创新,不断深化对客观世界的总体认识和了解。进一步发展医院档案事业的前提就是在档案管理工作中善于创新,只有这样,才能彰显医院档案事业的凝聚力及竞争力。 1.2创新是档案管理工作适应时展的需要 近年来,随着科学技术的迅速发展和经济国际化发展的趋势,信息在人们的生产生活中扮演着越来越重要的角色。档案部门的实质就是收集信息资料、保存信息并利用的过程。为了适应新时期的发展需求,档案部门面临着多方面的挑战,比如信息网络化、管理科技化、需求复杂化等等。因此,必须重视档案管理工作的创新性,否则,档案管理工作就会落后,跟不上时代变化的步伐,阻碍医院的整体性进步,从而失去为医院提供参考价值的作用,甚至会使医院在同行业中失去竞争的能力。 1.3创新是档案管理工作发展规律的内在要求 医院档案管理的科学规范化,是医院的健康稳定发展的前提和基础,不仅可以促使医院专业素养与学术水平的进步,还有助于医院业务管理水平的提升。创新是档案管理工作发展规律的内在要求,档案管理工作如果只进行简单的机械操作,缺乏对管理方式的创新,不仅会导致档案工作没有突破性进展,严重时还会造成档案工作止步不前,失去其应有的重要价值与意义,在很大程度上不利于医院的整体性发展。 1.4创新是提升档案管理人员专业素质的需要 档案管理人员是档案管理工作中的重要组成部分,在其中占据着主导性地位。因此,档案管理人员自身素质的高低,是影响工作速率和效果的主要因素。基于信息技术环境下的发展趋势,档案管理工作人员应该重视自身专业素养及职业道德的提升,要求档案管理人员要具有创新意识,在工作中积极思考,善于寻找简便、快捷的新途径,把创新理论与实践工作相结合,最终达到提升档案管理专业技术水平的目的。 2医院档案管理工作创新的举措 2.1管理理念创新 2.1.1树立档案管理的价值观。要掌握和了解档案管理的作用与价值。医院中医学科技档案具有很强的潜力,不仅可以为医院创造出较大的经济效益,还能为患者进行服务,保护人们的身体健康。因此,开发档案信息资源是档案管理工作的重要内容。 2.1.2树立档案管理的动态观。医院的档案管理工作具有特殊性,尤其是在信息化、科技化的时代,档案管理工作人员不能闭门造车,应该摒弃传统的工作方式,根据现阶段的时代需求和医院工作现状,具体问题具体分析,主动地做好档案管理工作,提高档案管理信息资源的利用率。 2.1.3树立档案管理的效率观。新时代下,医院之间的竞争愈演愈烈,这就要求档案管理人员树立效率观念,保证在医院工作需要时,能够及时提供档案信息,为医院发展顺应时展步伐作出积极贡献。 2.1.4树立档案管理的现代观。计算机、互联网等高新科技的普遍使用,为档案信息的处理提供了便捷性,所以,树立档案管理的现代观,提高档案管理工作水平,为档案管理的现代化发展打下坚实基础。 2.2管理手段创新 首先,在档案管理上要改变以往的纸质方式,强化电子档案的标准化管理,利用计算机等先进技术手段对档案工作进行实施,实现档案管理的一体化服务,使档案管理方式同步于现代技术的发展。其次,重视有利用价值的电子档案信息,并把相应的纸质档案转化为电子档案,把档案实体与档案信息进行分离,建立完善健全的网络化平台,使之更好地服务于各种用户。最后,使用计算机等工具建立不同种类的全文数据库及多媒体数据库,并设置管理权限,在确保档案信息安全的基础上,运用统一管理的方式,实现资源共享,通过档案信息资源的数字化、网络化,提升档案管理工作的科技化水平。 2.3服务方式创新 第一,必须改变以往的传统服务理念,坚持以档案的服务和管理并重为原则,科学合理地利用档案信息资源,同时还要努力开拓服务的领域,用更加科学健全的方法为医院的医务人员、患病人员以及人民大众服务。第二,转变服务方式,变被动为主动。树立积极主动服务的思想意识,创新服务方式,在最大程度上把档案信息的价值和作用体现出来,为建设出高水平、高标准的档案服务平台奠定基础,同时也为医院向前发展提供条件。 2.4健全和完善管理制度 2.4.1完善岗位管理标准规范和制度。清晰明了地展现各级领导及档案管理人员的确切岗位职责,监督档案工作人员认真严谨地工作。 2.4.2完善档案归档制度。根据相关法规制度和标准,把档案进行分类归档,比如档案内容、档案保存的时间权限等等。 2.4.3完善档案的保密制度。对于安全等级较高的档案,必须进行明确的标明,妥善存放,并定期进行检查,对因违反保密规定而造成不良影响者,要根据已有的法规标准追究其责任。 2.4.4完善档案鉴定、销毁制度。由于档案馆对档案的保管是有年限要求的,所以要依照相关制度标准和原则,定时清理和鉴定到期或者失去保存意义的档案。 2.4.5完善档案库房管理制度。严禁非工作人员进入档案库房的同时,还要重点防范火、水、尘土、有毒气体等对档案的侵蚀,时刻保持档案库房处于安全状态中。 2.5提高创新主体的综合素质 2.5.1培训是提升档案管理人员素质的直接途径。医院的相关部门要对档案管理人员定期地组织培训,并随时对其进行考核,制定完善健全的标准规范和奖罚制度,以此提高档案管理人员的积极性和思想意识,提升档案管理人员的自身素质和专业技术水平。 2.5.2档案管理人员的业务能力和业务素质对现代化的档案管理工作十分重要。自21世纪以来,我国进入到信息社会,对档案管理人员信息技术的掌握要求更高,尤其是计算机信息技术和网络信息技术,因此,加强对档案管理人员的信息组织教育势在必行。相关行业领导部门应该积极组织相关的培训,提高档案管理人员的信息能力,使他们能够运用计算机进行档案管理,促进档案管理工作向着更加智能、便捷、准确的方向发展。 3结束语 总而言之,医院要想不断地向前发展,除了具有专业的技术水平之外,还要在管理方法上摸索新的思维方式。医院档案管理工作创新是提升医院整体业务水平的必经之路,也是医院彰显凝聚力与竞争力的基石。 作者:郭冬玲 单位:哈尔滨市中医医院 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作研究 1医院人事档案管理的工作现状 1.1规章流程不完善 随着医院改革机制的逐步变化,专业技能人员运用的随意性有所增加。而人事档案管理以终身制为原则,档案的补充与更正并不及时,一定程度上限制了人才的流动。人事档案资料不完整,新录用单位进行人事审核、审批的过程中就会存在诸多困难。 1.2动态管理不全面 以往医院人事档案管理工作比较简单,收集资料方面缺乏一定的积极性和及时性,对动态性规律及相关人员的专业素质的认识有所缺乏,无法对医院相关人员的真实过程进行反应。 1.3人事档案管理措施不够先进 医院人事档案管理工作需要由专业人员进行处理,其政治性、专业性、机密性较强。部分医院有关的管理人员不具备相应的专业素质,加之硬件设备缺乏等因素的影响,使人事档案资料未能在第一时间内得以归档整理,所整理档案资料不完整。 2医院人事档案管理的工作重点 2.1加大基础建设的力度 各项工作实施过程中应当认真贯彻《档案法》及《档案法实施办法》,以多种形式对全体员工进行普法教育,强化档案管理工作人员的法制观念,使依法治档的档案管理工进得以实现。通过相关资料的下发等形式对档案法规进行宣传。同时对严格的奖惩制度进行建立,对违反《档案法》的行为现象进行处理,以警示医院全体员工。医院管理阶层全力支持档案管理部门各项工作的开展,使相关基础设施的建设及更新得到加强。 2.2人事档案管理动态化 人事档案需要对全体员工的个性特点进行反映,包括德、能、绩、勤等考核材料,同时反映出患者满意度、信誉度等诚信材料。在一定程度上,完善的审查考核制度能够决定档案内容的真实性,通过相关信息的提供对当事人的诚信材料进行核实鉴定。实际的管理工作中,真正能够反映员工个性特点的档案材料进行及时的归档,同时对收集的档案材料通过加工使其具体化和系统化,从而为健全档案材料储备等工作提供重要依据。对于惩处材料的鉴定结果应当使其有关证据准确科学化。在重大医疗事故发生时,需要相关机构及部门进行会商,鉴定事故结果、科学分析技术与现实条件,对结论的正确性进行严格检验。 2.3档案管理信息化水平的提升 人事制度改革及办公自动化的深化和推进使工作人员对档案管理信息系统的依赖性逐渐加强。因此医院需要构建计算机网络,实现人事档案的现代化管理。对人事信息管理网络系统进行建立,使档案管理工作效率有效提高,逐渐改善工作的服务质量,并强化对人事的管理。传统的人事档案管理工作中,档案信息等工作需要依靠手工来完成,而上千卷档案的统计工作量巨大,需要依靠人力和时间的支持。当前,计算机技术的应用使网络和办公自动化技术得以结合,其人工处理方式被替代,实现了人事信息资源的共享。对此,建立人事档案管理信息系统是医院管理的重要任务,通过信息系统的建立能够确保人事信息的及时性和真实性,为医院人才的培养提供了重要依据。 2.4拓宽档案管理工作的结构 当下档案管理工作的开展必须转变传统观念,以效益的提升作为工作开展的重心进行管理的落实,逐步强化医院工作的服务观念和价值观念,拓宽工作结构以便服务于医院的发展。档案工作人员逐步转变传统观念,重点落实医院人事工作需求的解决,主动积极地提供人事档案。医院人事档案管理工作必须重视服务发展与医院建设,对档案信息资源进行深度挖掘,使档案工作新结构得到拓宽。新时期医院档案工作的重点是活化人事档案的应用,发掘档案信息资源并综合整合和分析,总结各项工作的成果和经验。另外,重视人事档案中技术人物及中医理疗相关内容的加强,以多种形式的媒介宣传手段对经典医疗成果及代表进行宣传,以便提升医院服务的竞争力。 2.5档案管理水平的现代化 医院人力资源的影响因素来自医院内部,确保人事档案管理的有效性是制定科学的人才工作计划、顺应医改发展等各项工作开展的重要基础。基于队伍建设建立人事档案管理部门,综合分析人事档案管理及信息,增强自身管理与开发的能力,使档案工作的开展能够适应新时期的工作需求[6]。因此必须建立人事档案信息系统,通过各种形式和手段实现人事信息与公文数据的交换和储存,以便逐步扩展档案管理的内涵,确保医院在人员管理过程中能够显示医院管理的公正性及合理性,真正体现责任到岗、能力到岗,进一步优化医院人事档案管理工作,促进医院管理合理科学化作用的良好发挥。 3结语 人事档案管理是人事管理工作的重要部分,新时期医院管理管理工作的实施需要变革传统思想,增加档案工作的服务性与意识性,逐步完善档案管理工作的规章流程,使医院档案管理工作人员的专业素质、技能及现代化管理水平得到提升,进一步对档案信息资源进行挖掘,使医院卫生服务工作的发展趋势中人事档案工作的作用得到最大限度的发挥,进而促使医院经济效益及社会效益的不断提高。 作者:张颖 单位:山东淄博市市级机关医院 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作探讨 1医院人事档案管理工作中存在的问题 医院人事档案管理的重要性毋庸置疑,尤其是在新时期下,做好医院人事档案管理工作具有非常重要的意义。不过在现行的医院人事档案管理中仍存在着不少的问题,这些问题严重影响着医院人事档案管理的质量和作用。 1.1人事档案难以有效的凸显当前的状况 在医院人事档案管理中,由于缺乏对人事档案的重视,因此在实际的管理过程中,很容易忽略人事档案的作用。这也容易造成,很多人事档案管理的确是在发生作用,但这些作用往往只是反映历史问题,而难以客观真实地把握当前的状况。如对医院骨干的思想动态的管理,通过人事档案管理可以准确地查阅他们的历史活动轨迹,如何时入党、何时参加工作等固态的旧的信息,而关于他们的思想动态,在医院工作的心得体会、等新材料比较缺失。总体来讲,医院人事档案管理工作缺乏一定的时效性。 1.2人事档案管理现有信息的实用性不强 医院人事档案管理应该真实客观地反映和评价医院骨干成员的真实活动,对他们在岗位上所取得的成绩予以充分的肯定,对他们在岗位上所产生的失误或偏差予以客观的指出,以帮助他们进步。现行医院人事档案管理实用性不强,对于医院骨干成员的成绩分析不准确,对其成绩缺乏正确的宏观的描述,往往只注重成绩结果的取得,而忽略了这些成绩的实用性信息。人事档案管理中正确的运用这些信息,能够提升人事档案管理的水平,能够提升用人标准的准确性,同时也能够提升人才晋升机制的科学性。但现行医院人事档案管理活动,对信息内容缺乏有效地分析,难以发掘这些信息中隐藏的价值,总体而言,人事档案管理对现有信息的实用性不强。 1.3医院人事档案管理信息化程度较低 随着信息技术的发展与进步,医院人事档案管理工作也应该不断地与时俱进。引用或积极采用先进的信息化管理技术,不断提升医院人事档案管理的信息化水平。现行医院人事档案管理工作信息化水平较低,在实际的管理工作中,信息程度较低,信息技术水平低,一方面,使医院人事档案管理很难做到信息共享和互通有无,难以有效地查阅或浏览医院全部的人事档案管理工作,人事档案管理的信息分类也不健全。医院人事档案管理工作缺乏一定的规范性。 2新时期下做好医院人事档案管理工作的措施 针对现行医院人事档案管理工作中存在的缺陷,在新时期下应该从以下方面入手来做好医院人事档案管理工 2.1医院人事档案管理应运用动态化管理机制 医院的人事档案管理工作不是固定不变的,而应该是全面地动态化地反映医院员工的成长经历的流动性管理。因此在人事档案管理中,应该积极运用动态化的管理机制,不断提升管理的全面性和准确性。当某员工就职医院时,应尽可能的收集员工以前的资料,加强初始资料的审核,建立他的专属档案,随着该员工在医院的成长及发展,应该加强档案的更新检修力度,不断的更新材料,及时地收集该员工的成绩,及时地补充该员工的差错,全面真实地反映某员工的成长全貌。只有运用动态化的管理机制,才能真实有效地反映一个人的整体情况,也才能为医院的人才晋升、人才运用、人力资源配置提供服务。 2.2不断优化和提升档案管理人员的素质 在新时期下,医院人事档案管理工作面临着严峻的挑战,也存在良好的发展机遇。如何有效地抓住这种发展机遇,只有不断提升和与优化医院档案管理人员的专业素质,不断提升他们的专业技能。在日常的工作中,要加强医院人事档案管理人员的培训力度,运用新知识新方法来武装人事档案管理人员的头脑,使他们能够认清形势、顺应形势,不断地提升自我能力和水平,不断地运用新知识或新方法来提升医院人事档案管理的质量和效率。同时,还应该不断加强医院人事档案管理的交流活动,鼓励管理人员积极吸收先进的管理经验,"取人之之长,补己之短"。此外在管理过程中,还应该注重积极更新管理观念,运用先进的管理方法,最大化地提升医院人事档案管理的质量和效率。 2.3运用信息化技术来提升医院人事档案管理工作的水平 在新时期下,医院人事档案管理需要借助信息化技术才能有效地实现管理。这主要是因为在新时期下,医院员工的思想动态、专业成果等非常丰富,如果不运用信息化技术来提升人事档案管理的动态性和全面性,很难真实地反映医院员工的整体信息,也很难有效地提升医院人事档案管理工作的质量。因此在实际的管理过程中,应该努力建构人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索,不断扩大人事档案信息的内涵。积极运用新型的计算机软件,加强人事档案管理的信息保密工作,在做好信息共享的同时,也可以较好地保护个人信息。 3结语 医院人事档案管理是医院日常管理的重要内容,在新时期下,医院人事档案管理面临着严峻的挑战,只有不断地提升医院人事档案管理的水平,更新管理观念,实行动态化管理、信息化管理,并努力提升管理人员的专业素质,才能真正实现医院人事档案管理的质量和水平。 作者:王汉丹 单位:太和医院武当山分院 医院档案管理工作论文:新时期怎样做好医院人事档案管理工作 摘要:人事档案管理作为新时期医院管理的重要组成部分之一,是人才强院与科技兴院的关键环节。因此,文章以新时期医院档案管理工作的重要性为切入点,在对新时期医院档案管理工作弊端进行综合分析的基础上,提出针对性改善对策,以期调动全院工作人员的积极性,全面完成单位内各项工作任务。 关键词:新时期;医院;人事档案;管理 在经济体制与政治改革渐次深入的社会背景下,我国医药卫生体制改革得到进一步推进。人事档案管理作为医药卫生体制改革中医院行政管理工作不可或缺的组成部分,在促进医院可持续健康发展,实现人才战略目标方面发挥了不可替代的影响作用。但受各类主客观因素的影响,医院人事档案管理工作仍存在许多问题,严重降低了医院人事档案管理工作的质量与效率,其详细内容见下文论述。 1人事档案管理工作在医院行政管理中的重要性分析 医院人事档案管理是指医院在长期的医院人事管理活动过程中形成的,记录及反映医院内工作人员工作技能、德行表现、工作经历、学历背景及工作业绩等的原始记录。其重要性主要分为如下几方面:1、人事档案是医院人才开发的重要依据为全面掌握医院内各职工的发展情况,人力资源部门需对人事档案信息进行系统分析研究,通过对各类信息的综合对比,清楚了解各职工德能勤绩。同时,还可依照不同专业的需求,合理引进专业人才,促进各专业间的协调性。2、人事档案是医院制定薪酬的重要依据医院每年的工作薪酬会结合员工具体工作情况进行变动。通常薪酬制定需经三个环节,即:提出、修正、讨论,这其中多以每位职工的人事档案为主要参考(如:学历、职称、工作能力、工作经验、岗位风险等),以原有薪资为基础进行科学合理地改善。3、人事档案能够为医院提供用人依据及人才信息近年来,部分医院建立了多支学历结构、年龄及辅助人员相互配合的医疗团队,以期提高医院的整体医疗服务水平。医疗团队创建前首先要由人事部门对创建团队的人员作详细了解,主要包括职工知识水平、工作能力、个人素养、年龄、工作经验等;其次,进行人员选拔;最后,试用。在该过程中所需信息主要来源于人事档案。 2新时期医院人事档案管理存在的主要问题 1、现代化档案管理手段落后长时间以来,受计划经济体制的影响,部分医院人事档案管理仍停留于传统手工管理模式,即以文字材料为主要表现形式,将职工的信息、人事资料等装置于纸质档案袋内。随着时间的推移,档案受潮、虫蛀、霉变等情况严重,以致档案损坏、遗失,严重降低了档案的完整性与安全性。2、人事档案管理现存信息的实用性不佳医院人事档案管理要能够客观、公正及真实地反映和评价医院内各工作职工的真实活动,对每位职工在工作岗位上取得的成绩给予充分肯定,对每位职工在工作岗位上出现的失误给予客观指出,以促使其进步。现阶段部分医院人事档案管理实用性不强,主要体现在如下几方面:对医院内部分骨干人员的成绩分析存在偏差,对其成绩过分夸大,忽视与成绩来源相关的实用性信息。 3、人事档案管理缺乏主体条件 目前,多数医院普遍存在工作量大、工作繁杂、人员编制不足等问题,人事档案管理工作多由其它人事管理人员代管。因部分管理人员缺乏专业性的档案管理知识,责任得不到落实,很容易出现管理程序婚恋、档案内容失真及资料遗失等情况。3做好新时期档案管理工作的改进策略1、增强档案管理人员的责任意识第一,普及档案基本知识,提高工作人员对档案管理工作重要性的认识,创设档案管理工作氛围,以激发档案管理人员的工作热情;第二,加强医院领导层对档案管理工作重要性的认识,认真落实人事档案管理工作内容;第三,提高档案管理工作人员的档案管理意识,提升档案管理人员的综合素质,定期开展专业知识培训,采取“走出去,请进来”的方针,强化档案人事管理工作人员的学习培训,增强其工作能力。2、规范医院人事档案管理工作做好新时期医院人事档案管理规范工作,要从如下几方面为着眼点:第一,档案归档程序化;第二,档案材料整理规范化,分类鉴别整理所收集的档案信息;第三,档案管理现代化,合理配置标准化的档案管理设备;第四,完善人事档案管理制度,使人事档案管理进一步制度化、规范化、科学化、严格化。3、加大对人事档案管理设备的监管力度首先,医院可结合院内具体情况建立专门的档案存储库房,设置防火、防潮设施,定期对库房情况进行检查;其次,引进现代化技术管理设备,以延长档案的使用寿命,减轻人事档案管理工作人员的劳动强度,提高其工作质量与效率。4、重视医院档案管理人员的选拔与培养医院人事档案管理工作的基础为档案管理队伍建设,档案管理工作人员的综合素质高低能够对档案管理水平产生直接影响。因此,医院要在完善制度建设的基础上,重视档案管理人才的选拔与培养,使其具备扎实的专业基础及相应的管理服务理念,切实适应新形势下医院对档案管理工作人员的需求。 4结语 综上所述,医院人事档案管理工作是一个不断完善、不断发展、不断创新的过程,在开展档案管理工作过程中,要从提高人员素质、完善档案管理工作内容、提高档案管理现代化水平等方面,逐步探索出适合我国医药卫生改革体制下医院人事档案管理的新方法。 作者:李欣 单位:临沂市中医医院
医院档案管理工作思考篇1 1医院廉政档案建设存在的问题 笔者横向调研了18家省级医院,发现各医院对廉政档案理解和重视程度不一,在人员落实、管理形式、建档对象、管理内容方面存在差异,管理方式普遍比较传统,对档案的利用意识淡薄。笔者认为,医院目前廉政档案建设与当下形势的变化与发展存在一定差距[1],缺乏行业统一的规范管理制度和标准。 1.1医院层面重视不够 《关于加强公立医院党的建设工作的意见》出台后,各医院加强了纪检监察力量,但重业务、轻管理的意识仍然存在,千余名员工的医院基本仅配置2—3名纪检监察人员,有的仅1名,配比普遍不足。以浙江省肿瘤医院为例,医院作为拥有2500余名员工的三甲专科医院,数年来监察部门仅2名人员,他们忙于日常工作,很难开展动态性、系统性、长期性的廉政档案管理工作。 1.2管理层面认识不足 纪检监察人员组成上,多为医院其他职能或业务部门抽调或转岗来的,没有接受专门培训,缺乏档案管理经验,素养、水平高低不一;对廉政档案重要性及规范化管理缺乏认识,主动系统收集和整理信息偏少,管理停留在按上级要求填写表格、完成任务的被动存档上,存在真实性隐患甚至徇私枉法的风险。此外,一些干部对建立廉洁档案不理解,抱有抵触心理,存在隐瞒个人部分财产信息的风险;还有个别党员干部在重要事项填报上避重就轻,有的党员干部还会出现无心之失,等等[2]。 1.3系统性管理和应用不到位 廉政档案资源具有教育、警示、监督、考核依凭等功能。目前医院党员干部的廉政档案与普通的人事档案不同,不能做到“档随人走”。大部分医院不同程度存在有建档缺完善、有建档缺应用等情况。在档案利用上存在“两张皮”现象,干部廉洁鉴定结果与干部选拔任用、评先选优上挂钩不够。医院领导干部廉政档案的建立和管理多采用分块管理,但是在实际运行过程中,这一形式逐渐趋于僵化,使得这一廉政档案的建立制度与医院内部的实际运行的制度产生交叉冲突[3],路径不清晰,功能得不到有效发挥。 2医院廉政档案规范化建设的实践路径 针对工作现状和存在问题,医院档案工作人员要定期参与培训,认识廉政档案的重要性,实事求是、与时俱进保证廉政档案的可信度。浙江省肿瘤医院在实践中强化廉政档案规范化建设的要素结构,落实好专职专人对接、专门管理廉政档案,加强规范化建设。目前已增加了1名管理专业的硕士工作人员,从事廉政档案的日常管理工作。 2.1准确把握廉政档案建档对象 廉政建档用于防范廉洁风险,主体是与权力运行相关的岗位人员。根据风险等级,可划分为院级领导干部、中层干部、重点部门重要岗位人员、处方医师及一般工作人员五大类。按照监察体制改革将监督覆盖到所有公权力人员的要求,抓关键少数,浙江省肿瘤医院以“确权、确责、确岗”为导向,按权力清单、风险清单和责任清单,明晰建档的重点对象为:院级领导、中层干部、重点部门重要岗位人员。监察室协助上级主管部门负责院级领导的建档,同时具体负责医院中层干部、重点部门重要岗位人员的建档管理。 2.2清晰界定廉政档案内容框架 干部廉政档案管理工作主要包括的内容有整理廉政档案相关信息、收集医院领导干部廉政信息资源、记录领导干部的相关事迹等[4]。浙江省肿瘤医院廉政档案围绕“廉”的信息,突出党风廉政建设和反腐败功能,严格区分日常医院人事档案,在建档对象确定3类人员基础上,加上全体在院党员,明确落实廉政档案的基本内容框架。中层干部廉政档案内容包括个人基本情况、护照和出境、奖惩以及配偶、子女及其配偶从业情况等方面。院级领导在此基础上,增加六方面内容:子女婚姻和配偶、子女境外工作、生活情况,本人、配偶、共同生活的子女投资及国(境)外财产有关情况,配偶、子女及其配偶违法情况,个人收入情况,操办婚丧喜庆事宜情况,领导干部亲属从业及从事经营活动报告情况等。 2.3与时俱进,不断完善廉政建档范围 按照清廉医院建设要求,结合医院各领域经济运行环节运行实际,“要紧盯健康扶贫、医疗保险、药械购销、建设项目等重点领域,严肃查处收受回扣、‘红包’等腐败问题”[5]。浙江省肿瘤医院扩大了环节运行的建档范围,推动领导管理层人员及其他相关责任人进行廉政档案的建立工作,规定药械购销、建设项目实施前必须签订廉洁协议并归档;完善《九项准则》人手承诺制度;健全档案内容,做好档案正确分类入库等管理工作。 2.4严格执行廉政档案的管理制度 医院制订了《廉政档案管理规定》规范要求。一是客观真实建档。强化档案收集整理的内容真实、记录客观、凭证有效;强调对调查取证监督,核实重大事项,确保内容真实;在钉钉操作系统设置了修改留痕环节,启用重要信息变动自动告知功能,便于再次核对,并按要求抽查5%信息进行核查。近期开展了出国(境)护照和通行证专项核对等工作。二是依法依规管档。医院实行了廉政档案专人管理、借阅审批、签订保密协议等,遵照法理依据保护建档对象的隐私权,不公开或公示档案内容。三是加强动态管理。医院针对廉政档案动态性变化特性更新制度,如婚姻、护照等发生变化,要求30日内报告更新,确保档案的及时准确性。四是落实红线严肃惩处制度。对不真实或少报、漏报、随意填报等情况,查实后实行通报惩处,切实震慑防范。 2.5加强廉政文化资料的建设 强化廉政档案建设,要求对标对表建设“新时代全面展示中国特色社会主义制度优越性的重要窗口”新目标新定位,引领廉洁文化建设。这一点各家医院没有引起普遍重视。浙江省肿瘤医院在廉洁档案管理过程中,注重中华优秀传统廉洁文化历史资料、医疗行业中正面典型和反面教训案例的收集,纳入廉洁档案资料库、数据库集中管理。如,把清廉建设的先进事例、省级媒体报道过的106篇文字和视频资料进行汇编,丰富教育和警示资源,推动创造性转化、创新性发展。 3医院廉政档案应用的路径探索 新修订《档案法》强调要重视对档案的开发和利用,只有精准开发、系统开发、深度开发,才有可能让档案更好发挥价值作用。目前的档案工作还存在可提升的空间,未来需要加大档案开发力度,让档案全部“活”起来[6]。浙江省肿瘤医院在廉洁档案管理上努力变末端管理为清廉医院的源头治理,加强廉政档案的开发、利用和分类管理,为党风廉政建设专项治理和监督检查提供既往监督情况,落实全面管理。 3.1动态管理、及时介入 强化在廉政档案动态调整中发现廉洁风险点,避免利益冲突。医院目前实践应用在四个方面:个人兼职取酬是否存在取酬单位与医院有利益往来的情况;个人因私出国、长期往来于港澳及台湾是否存在应批未批、超频次情况;个人年收入与工资及投资所得是否一致、可否存在廉洁风险;配偶、子女从业及经商办企、投资是否存在职务回避和履职回避等情况。在实际应用中医院发现了4起涉及利益冲突问题,及时进行整改。 3.2实行开具证明必先查阅廉政档案核实制度 变“死档案”为“活材料”,核定职工廉洁从业“精准画像”,把廉政作为干部选拔、年度考核、业绩评定和在评优评先、表彰奖励方面的否决性条款和“绿色通行”依据。浙江省肿瘤医院监察室每年为干部选拔、评优评先、人员调动出具廉政报告和证明近400人次,应用广泛,有效避免了选人不准、用人失误和查用脱节现象,实现“建”的目的、“用”的价值。同时,为中层干部换届任前提醒谈话、廉政谈话和党纪政纪处理诫勉谈话、责任追究、案件查处等四种形态运用提供了方向。 3.3强化廉洁档案的教育作用 在廉政档案建设利用过程中,医院加强廉政文化资料的数字化载体建设,运用多媒体形式,多方位展示宣传廉政文化资料;利用院史馆的数字化建设,实现廉政档案文化长期展示,扩大廉政教育宣传;在节假日和重要节点,结合廉政档案文化资料积累,利用微信、钉钉做好警示提醒,长效推进廉洁文化润心廉心。 4医院廉政档案的数字化发展方向 信息时代,利用互联网信息技术建立医院干部廉政档案信息数据库,不仅可以大大提高干部廉政档案的利用率,还可以促使医院正确对待廉政档案管理工作[7],全方位做到清廉医院建设工作的与时俱进。 4.1建设基础信息查询平台,建立智慧廉政档案 浙江省肿瘤医院重视加快建设基础信息查询平台,通过数据抓取、信息比对、综合分析等手段,对重点监控药品、高值耗材使用可能出现的风险问题及时报警提醒,使档案管理更加具有及时性、信息性和预判性,提升清廉医院智治水平。通过档案相关数据的及时更新,有效防止建档对象掉档情况的发生,确保单位精准用人和廉正清洁作风建设的推进,方便上级主管部门对公立医院廉政档案管理工作进行实时监督。 4.2运用互联网思维,提升廉政档案科技反腐功能 重视在科技反腐能力建设上下功夫,目前医院监察部门及时升级了防统方软件,加强药品、耗材使用数据专门管理和使用制度化的流程审核。清廉医院建设涉及面较广,建议政府层面能加强顶层设计,结合公立医院实际出台统一的规范,健全行业特色的廉政档案管理制度,突破当前医院各自为政的局面,实现廉政档案数据类信息的共建共享。专题落实各公立医院间廉政档案信息平台、组织人事信息平台、工程信息建设平台、招标管理信息平台、医药购销领域平台等各特定信息之间的互联,给廉政档案装上“电子眼”,丰富廉政档案数据库,让廉政档案数据省域性共享活起来,为各公立医院纪检监察部门在各类别的采购、招标上的监督提供更为详尽和科学的参考依据,提高工作效能,助推全省清廉医院建设。 作者:朱真伟 徐娟娟 李鸽伶 单位:浙江省肿瘤医院 医院档案管理工作思考篇2 医院是提供公共医疗服务的重要场所,而在医疗诊治过程中需要对病人的情况进行有效的诊断和记录,因此,个人档案管理也成为档案管理工作中非常重要的一部分内容,但是传统的纸质档案管理办法难度相对较大,并且过程复杂,容易出现信息遗漏或遗失等现象,对于医院的现代化建设管理来说是非常不利的,而通过医院档案网络化管理建设则可以在很大程度上改善这一问题,真正地推动医院现代化的建设与发展。而且传统的档案在应用过程中查阅困难程度相对较高,且其保存需要占据很大的空间。而信息化网络技术在档案管理工作中的有效应用可以改变此类问题。但是要真正地使医院档案的网络化管理达到比较理想的水准,就要对医院档案管理的网络化模式构建进行有效的探讨和优化。接下来我们就来具体探讨了解一下。 一、医院档案网络化管理的必要性 随着当前科学技术的不断进步与发展,互联网信息技术在我们日常生活生产中的应用逐步增多,对当前的社会发展也产生很大的影响,而其中互联网信息技术在医院档案管理工作中的应用,使得医院档案管理的工作效率和工作质量有很大程度提升,因为在传统的医院档案管理工作中,纸质档案的管理会占据一定的存储空间,而且需要耗费大量的人力和物力来进行有效的管理,对于医院的成本控制来说是非常不利的,而通过医院档案网络化管理建设,则可以摆脱纸质化档案所带来的一系列问题。但是与此同时,医院的档案网络化管理也对网络基础设施和网络平台提出更高的要求,因此,需要加大网络基础设施的投入以及对于网络平台的维护和相关档案信息化管理人才的培养,真正地使医院的档案网络化管理能够得到有效的发展。 二、医院档案网络化管理中存在的问题 医院档案网络化管理已经成为当前医院现代化建设发展的必然趋势,但是在当前的医院档案网络化管理实现的过程中仍然存在着很多问题,基础设施建设投入不足、网络平台的安全维护有待完善、档案信息化管理人才匮乏等在很大程度上影响医院现代化建设的进程,接下来我们具体探讨了解一下。 1.基础设备设施投入不足 医院档案网络化管理过程中对于基础设备设施依赖性是相对较高的,因为网络化管理需要借助相应的系统网络以及电脑设备等,如果这些条件都不具备,那么医院档案网络管理是很难真正实现更好地提升医院档案管理工作的效率和质量的。但在当前医院的管理工作中不重视档案的网络化管理,因此,对于档案网络化管理所投入的资金也是比较有限的,无法为网络化档案管理提供相应的局部网络以及电子设备设施等,这使得档案网络化管理的进程举步维艰。更多的资金投入仍然主要在医疗领域,很多医疗器械的资金投入占了很大比例。 2.网络平台的安全维护有待完善 医院档案网络化管理实现的过程中对于网络平台也有较高的要求,只有网络平台能够长期维持稳定并有效地避免病毒侵染,才能真正地使其持续稳定地运行,更好地服务于医院的正常医疗诊治工作。而一旦网络平台的安全出现问题,那么病人的诊疗记录和相关信息都可能会遭到泄露,这对于维护病人的合法权益以及医院的正常工作开展来说是非常不利的。但是网络平台的安全维护也需要专业的人员和顶级的设备设施来进行,而当前医院档案网络化管理工作开展过程中,人才匮乏以及资金支持投入有限,因此,日常的安全维护工作也没有引起广泛重视。 3.档案信息化管理人才匮乏 档案信息化管理过程中,需要专业的人员对系统平台进行设计应用以及日常的维修,才能更好地保证医院档案网络化管理工作的有效实现,但是,当前医院内部的大多数人才都属于医学专业的,缺乏计算机专业的相关人才来更好地从事医院的档案网络化管理工作,使得网络化管理无法有效地得到人力资源的支撑来更好地保证其持续稳定的进行。而档案管理工作开展过程中需要相应的懂医学、管理学和信息技术的人才等。 三、医院档案网络化管理的构建思路 医院档案网络化管理的实现对于当前医院档案管理工作效率和工作质量的提升有很大的推动作用。但是,每个医院的具体情况存在很大的差异性,因此,在医院档案网络化管理的构建过程中也要注重构建思路,充分地考虑到医院的实际情况以医院的相应需求来更好地设计档案网络管理模式。 1.根据医院的实际情况制定合理的档案网络化管理策略 医院在信息化建设过程中,必须要充分考虑到医院的实际运行情况进行调整,才能更好地推动医院的现代化建设与发展,所以在当前医院的档案网络化管理模式的构建过程中,根据医院具体情况来进行网络化管理设计,当然也不能完全抛弃传统手工管理模式,因为一旦网络系统出现故障,整个医院诊疗工作也会陷入瘫痪,这对于医疗工作的正常开展是非常不利的,因此要尽可能地实现网络管理模式与手工管理模式的结合,特殊时期就可以利用手工管理模式来代替网络管理模式,更好地开展档案信息整理以及数据的传输。 2.明确医院的档案管理网络化需求 以医院档案网络化管理建设的需求为导向更好地构建医院档案文化管理模式是当前医院现代化科学建设的一种重要方式,因为需求表明了医院的发展方向以及在档案网络管理构建过程中的实际用途。从现实性的需求来说,医院档案网络化管理要更好地提升相应的信息处理效率和质量,因此要对档案信息进行有效整理,这样在信息查阅的时候,就可以减少很多麻烦。比如,在医院的档案管理网络化模式构建过程中,优化相应的搜索引擎就可以在很大程度上更快地提升调阅档案的速度,节省时间。但是医院的档案管理工作开展不仅仅服务于人民群众,很多时候也要为医院内部的科研工作开展提供有效的支撑,因此,患者病历信息也要通过档案管理网络来进行处理分析,从而更好地获取实际案例数据来辅助科研工作的有效开展。所以,在当前医院的档案管理网络化模式的构建过程中,要充分地了解医院的档案管理网络化需求,来更好地优化相应的建设,从而提升档案网络化管理的建设质量,使其能够真正地服务于医院的相关诊疗和科研工作。 四、医院档案管理网络化的优化途径 医院档案网络化模式的构建已经成为医院当前改革创新发展过程中的一部分重要内容,但是,要真正地使医院档案管理网络化建设质量得到有效保证,也要不断地寻求优化途径来更好地从多方面推动医院档案管理网络化的建设。下面我们就来具体探讨一下。 1.加大基础设施投入比例 在传统医院档案管理工作开展过程中,通常是借助人力来进行的,因此,相应的资金投入更多是用于人力资源。也有部分资金会用于档案存储和管理工作,但是,相较而言,投入是较少的。而医院档案管理网络化实现之后,很多档案信息都要通过网络来上传下载或打印复印,因此,对于基础设施要求是相对较高的。首先,用于医院档案网络化管理的电子设备设施必须大容量和系统的安全稳定性需要得到有效保障。其次,在医院档案网络化管理过程中需要实时地对信息进行稳定传输,所以,也要有相对稳定的局部网络更好地为信息传输提供保障。而相对优质的局部网络,电子设备的资金投入是相对较大的,因此,考虑到医院档案管理网络化建设过程中的发展需求,要根据实际情况来加大基础设备设施投入比例,基础设备设施质量得到有效保证,能更好地服务于医院档案管理工作。而且,随着当前科学技术的不断进步与发展,越来越多先进化的电子设备设施应用在医院档案管理工作过程中,来替换相对比较落后的设备设施,这都需要一定的资金投入,因此,要考虑到这一情况。如果因为省钱而使用落后的设备设施,那么未来医院的档案网络化管理工作会面临各式各样的问题,可能会得不偿失。但是,这并不意味着需要配置最高水平的设备设施,要充分考虑到医院的实际情况以及就诊人数等多种因素,选择性价比合适的设备设施。 2.加强对网络平台的日常安全维护 随着医院档案管理工作的信息化建设逐步得到有效推广,越来越多的病人就诊信息通过相应的网络平台系统来进行信息的传送和分析管理。虽然网络平台的容载量是相对较大的,但是长期的使用过程中,如果不能做好日常安全维护,可能会使网络平台遭受病毒等的入侵。因此,在医院档案管理网络化构建过程中,要加强对于网络平台的日常安全维护,避免因为日常的操作不规范等行为给网络平台的安全带来隐患,致使其遭受病毒而导致病人信息泄露以及系统瘫痪。但是系统平台的瘫痪随时可能发生,因此,也要做好万全的准备,有效地结合手工管理模式来更好地使医院能够在系统瘫痪等特殊情况下,能够正常运转来完成病人的诊疗,真正地使医院的建设发展能够更加适应当前社会。此外,网络环境也会对系统的正常运行产生影响,长期浏览不安全网站可能会使系统遭受病毒的感染,进而出现瘫痪的情况,因此,也要尽可能地加强医院内部的网络建设,通过良好网络环境的营造为医院档案网络化建设提供优质环境,避免出现系统瘫痪等情况。当然,也要尽可能地避免电磁干扰,真正地做好医院档案信息化系统的日常保护。 3.加强对于档案信息化管理人才的培养 在医院档案网络化管理的建设完成过程中,对于的人才要求是较高的,其不仅仅需要有效地掌握相应的信息技术来更好地完善系统平台及其安全维护工作。还需要对医院的档案管理工作有所了解,甚至需要具备一定的医学知识,才能更好地对相应的档案进行有效的划分,使档案网络化管理工作能够更加规范化、标准化。但是,当前医院内部的综合型人才是相对较少的,这在很大程度上影响医院档案网络化管理建设。因此,在档案信息化管理工作开展过程中,要加强对于人才的培养,而医院内部很多医生和护士都需要接触相应的网络平台来更好地进行信息的上传、下载或者数据处理分析,因此,在医院内部要广泛地开展相应的档案网络化技术应用教学,使基层的医生和护士都能够掌握相应的技术来更好地利用网络平台完成信息的录入和分析处理。然而,当前很多医院内部的医护人员是相对紧张的,很难为档案网络化管理建设提供相应的人才支持,这时候就可以通过人才引进或招聘来更好地吸收优质人才,使企业更好地服务于当前医院档案网络化管理工作。但是,要想吸引更多的优秀人才,需要不断地改善医护人员的社会保障体系,真正地使医护人员乃至医院所有的职工都能够更加积极主动地参与到日常的相关工作中来,提升医院的核心凝聚力,使医院现代化建设发展能够真正实现。此外,也可以通过先进带动后进的方式来更好地使档案网络化管理技术得到普遍应用,使员工都具备一定的信息素养来更好地完成档案整理工作。 五、小结 新时代背景下,医院档案信息网络化管理已经成为必然的发展趋势,但要真正使档案管理工作能够在网络信息的支撑下得到优化升级,要充分考虑到医院的自身情况。文中我们已经针对当前医院档案信息网络化工作进行了深入探究,了解到当前其中存在的问题,首先是因为对于档案信息网络化管理认识不足,导致其投资比例相对较少,无法保障相应的基础建设,其次是人力资源相对比较匮乏,缺乏档案网络化的专业人才。因此我们也针对性地提出应对策略和方法,通过增加资金投入以及人力资源支持,一定能够更好地为医院档案网络化建设工作的开展提供有力支撑,但在具体的档案网络化模式构建过程中,也要充分考虑医生、医院的实际情况,以医院的实际需求为导向更好地进行优化设计,真正地使档案网络化能够服务于医院当前的日常就诊和科研工作,推动医院不断实现工作质量的提升,使病患能够提升对医院的满意度,改善医患关系,推动社会和谐发展。 作者:钟铖 医院档案管理工作思考篇3 随着我国医疗水平的提升,医院档案管理工作也愈加繁复[1]。但在医院档案管理上,原有的常规管理措施存在不少问题。例如,因管理模式的落后,导致档案资料遗失;因管理效率低下,导致资料提取率不高,珍贵资源不能很好地被利用;因人员分工不明,出现责任推诿的现象,导致各个部门对档案管理工作的评价偏低[2]。从医院长远发展出发,为提升医院的管理水平和工作效率,引进精细化管理模式很有必要。精细化管理模式源于中大型企业,通俗来说,精细化管理就是通过对管理内容进行细分,将每一个事项都落实在责任人身上,从而达到事无巨细均有管理的目的[3]。在很长的一段时间内,医院档案管理都是简单地围绕整理、存放、借阅、归还的步骤进行管理。从档案保存的视角来看,粗糙的管理模式容易造成资料丢失、损伤,简陋的档案室容易引起纸质档案受潮、发霉,工作人员不合理的分类将为后期资料查找埋下隐患;从档案管理人员的视角来看,因缺少完善的管理体系,需要花大量的时间去整理资料、寻找资料、监督资料归还,工作量非常大,但管理效果差;从借阅者的视角来看,借阅档案资料需要经过多个人员的审批,从发起申请到收到资料,需要数天甚至10多天的时间,大大降低了工作效率,同时也降低了通过调取档案研究专业知识的积极性;从医院管理团队的视角来看,烦琐的审批流程、档案管理层出不穷的问题将占据他们大量的精力。因此,对医院档案进行精细化管理,对每一位医疗行业工作者而言,都是有利无弊的。目前,仅有少数的医院在尝试精细化管理模式,相关研究也很少。本文通过对精细化管理模式与常规管理措施的对比研究,以期为医疗行业采用精细化管理模式提供实践依据。 1资料和方法 1.1一般资料 从某医院2020年2月至2021年1月的档案中随机选取100份采用常规管理措施进行管理,从2021年2月至2022年1月的档案中随机选取100份采用精细化管理模式进行管理,并将它们分别命名为对照组和观察组。两组档案中均随机包含了人事档案、技术档案、病历档案、行政档案、会计档案等,两组档案的类型无明显差异,具有可比性。2020年2月至2021年1月,该医院档案管理人员共计44名,平均年龄为35.5岁,其中男性24名,女性20名;2021年2月至2022年1月,该医院档案管理人员共计43名,平均年龄为36.3岁,其中男性23名,女性20名。所有参与研究的档案管理人员均符合以下条件:①从事档案管理工作的时间超过3年;②在2020年2月至2022年1月两年间均正常在职工作,无超过5天以上的病假或产假。 1.2方法 对照组资料采用常规档案管理措施:档案管理人员根据自身的主观意识,将档案进行简单、粗糙的分类,然后将档案搬移至档案架上存放,当有人需要寻找档案时,再安排人员查找。观察组资料采用精细化管理模式,从完善档案管理制度、提高档案管理人员工作素养、推动档案管理数字化转型、明确档案管理岗位的人员职责、建立安全保护网等维度着力,制定契合精细化管理的方案。(1)创建并优化数据库。随着医院规模的不断扩大和新员工的不断增加,医院管理的文件数量也在不断增加。早期常用的粗放式管理模式与现阶段医院的发展模式并不完全一致。因此,医院应全面优化和调整档案信息管理,建立完整的电子数据库,实现精细化管理的目标。通过不断调整和优化数据库,归档内容更加统一,建立过程中必须考虑3个方面。第一,数据库的机密性。该文件包括从中学到工作阶段的所有个人书面信息,在建立、使用数据库以及数据存储时,要特别注意保护个人隐私。第二,数据库的准确性。文件除了记录个人基本信息外,还可以反映干部的科研水平和专业能力,是岗位竞争和职称晋升的重要依据。第三,数据库的效率。数据库具有模糊搜索功能,员工可以根据自己的实际需要查询相应的内容,提高查询效率。(2)完善档案管理制度。在新的医疗环境下,为了更好地满足医院发展需求,一定要构建具有高效率、长远性的档案管理制度。通过建立一套科学高效的管理制度,长期指导档案管理工作,将档案管理工作细致到每一个步骤,对各个部门、各个岗位的工作起到引导、约束的作用,促进管理者在工作中有理可依、有据可循,并通过不定期的考核,对工作人员进行监督。(3)提高档案管理人员的工作素养。医院档案具有种类多、来源杂、数量多等特点,对于管理人员来说,这既是体力活也是脑力活。精细化管理模式的落地,关键在于人,因此,工作人员素质的提高至关重要。对人员素养的提升,既有专业水平的提升,又有思想理念的提升。首先,要让档案管理工作人员意识到档案管理工作的重要性(这不只是一份简单的整理分类工作,而是医院长远发展的坚定基石),通过优秀案例分享,激发他们不断学习,提升档案管理的能力。其次,要开展各种提高专业技能的培训活动,包括分析以往工作中存在的问题、学习档案信息管理技术、建立工作奖惩制度、组织优秀工作人员外出参观学习、邀请档案管理专家现场指导等,增强档案管理人员的精细化管理认知。(4)推动档案管理数字化转型。随着时代的进步,纸质档案管理模式已经不能满足现代机构的档案管理需求。精细化管理模式加强信息化建设力度,推动档案管理向数字化转型,运用成熟的大数据信息技术,实现档案自动分类和批量化处理。在平台搭建前期,管理者将建立起共享数据,并给予院内工作人员不同层级的管理/查阅权限,方便查找档案资源及内部信息传递,在降低档案管理人员工作量的同时,提升档案提取的便捷性。数字化管理还可避免档案丢失、损坏等情况,各个部门、各个岗位的工作人员在查阅档案时,整个过程都被记录,进一步加强了档案的精细化管理。(5)明确档案管理岗位的人员职责。作为一个拥有40余名档案管理人员的医院,难免会因为某个工作人员的失误/不负责导致档案管理出现纰漏,明确每位档案管理人员的工作内容和工作责任很有必要。通过制定岗位职责表,明确每一个岗位的工作标准,每一项工作都落实到具体责任人身上,每一个细节都有评判依据。(6)建立安全保护网。医院档案牵涉医院、医生、患者等多个方面,在档案管理向数字化转型之后,档案信息的储存和共享的安全性需要得到保证。在精细化模式下,需要由专人来负责档案信息的安全。例如,在前期设置安全模式,并对安全设备进行定期的维护;在系统内设置档案借阅到期预警装置,提醒借阅者如期归还,如仍未如期归还,可通过电话通知、共享平台权限回收等方式提醒借阅者;还可以与信息工程企业合作,对重要档案使用加密技术、设置防火墙等,最大化保障档案的安全,充分实现档案的价值。 1.3观察指标 使用自制的档案管理表,记录两组档案的整理、存放、借阅、归还等情况,最后计算出两组档案管理的齐全率、丢失率、提取率、满意度。齐全率与提取率总数值为100%,数值越高表示管理效果越好。满意度总分为100分,超过90分表示满意,80~90分表示一般,低于80分表示不满意。满意度通过80分以上的人数之和除以总人数再乘以100%得到。 1.4统计分析 采用SPSS23.0统计软件对得到的数据进行分析处理,计数资料为n(档案数量每组分别为100份,评分人数每组分别为20人),采取χ2进行检验;计量资料用(x±s)表示,使用t检验,P<0.05证明差异具有统计学意义。 2结果 (1)观察组的齐全率、提取率均高于对照组,观察组的丢失率低于对照组(表1)。(2)医院各个部门(包含基层部门与管理部门)对档案管理的满意度评分,观察组高于对照组(表2)。 3结语 在中国医疗体制不断改革的今天,提升内部管理水平和医疗服务水平同等重要,这也是参与医院间良性竞争、促进行业积极进步的重要环节[4]。本文对总计200份档案分两组进行研究,从优秀企业档案管理中提炼管理方法,结合该医院的基本情况和长远需求,将精细化管理模式通过观察组实践与使用常规管理措施的对照组进行对比,经过长达两年的观察、统计、计算、总结,发现使用了精细化管理模式的观察组,档案齐全率为100%,档案丢失率为0,档案提取率为99%,各部门对档案管理工作满意度为95%,远优于对照组(档案齐全率为92%,档案丢失率为8%,档案提取率为81%,各部门对档案管理工作满意度为65%),由此可以说明,精细化管理模式通过完善档案管理制度、提高档案管理人员工作素养、推动档案管理数字化转型、明确档案管理岗位的人员职责、建立安全保护网等方法,能够有效避免档案丢失、损伤;减少因储存不当造成的档案受潮、发霉现象;在降低档案管理工作人员工作强度的同时,提升各部门人员借阅档案的便捷性和对档案管理工作的满意度。通过运用精细化管理模式,该医院的档案管理水平有了质的提升。从该医院发展来看,精细化管理模式在该医院档案管理中的运用,将大大提升该医院在城市中的竞争力;从医疗行业发展来看,随着精细化管理模式被各个医院引入,我国医疗行业将向前迈进一大步。综上所述,通过为期两年的研究对比,将精细化管理模式引入医院档案管理,效果明显,值得在各个医院落地使用。在不远的未来,大多数医院将通过应用精细化管理模式来提升档案管理工作效率,强化档案管理质量,减轻档案管理工作负担,推动医疗行业长远健康发展。 作者:崔文昕 单位:曲阜市人民医院 医院档案管理工作思考篇4 一、选题的背景与意义 1.选题背景 医院档案内容丰富,构成种类多样,真实记录了医院的历史沿革和医疗实践过程,是医院管理和发展的第一手资料,对医疗工作、医学科研、教学研究的发展具有重要价值,对外则具有展示医院形象、宣传医疗保健常识、为医院及公众提供维权证据等重要作用。自2009年起,国务院对医疗机构提出了一系列医疗改革的要求,从推动公立医院改革、改善医保政策、降低药品收入比例、加强综合监管政策、建设优质高效的医疗服务体系以及建设健康环境等多方面改善大众就医环境。在此背景下,医院档案工作更应顺应时代要求,积极挖掘、拓展医院档案的价值,为新时代的医院发展打下良好的根基。 2.选题意义 本课题研究具有理论与实践双重价值。(1)理论意义。在持续深化的新医改政策背景下,医院领导层面愈发重视将医院的持续发展与深化公立医院改革的要求相结合。医院档案工作是医院工作中最为基础的一部分,所以医院档案工作质量的提升及档案信息资源价值的多元化挖掘将成为医院可持续发展的助推剂。本文通过对新时期档案管理工作的深入解读,考察新时期背景下医院档案工作管理实践的发展变化,重新审视医院档案工作的地位及其价值,提出医院档案工作的改进建议,丰富新形势下关于医院档案工作的理论研究。(2)实践意义。本文以新医改政策为切入点,分析总结新医改的实施对医院档案工作产生的影响,以及改革后为医院档案工作带来的新变化,探索了新医改形势下的发展举措。从微观来看,对本医院的调研有利于医院档案工作的改进和档案服务效能的提升,有助于推动医院档案工作更好适应新时期的社会发展形势。从宏观角度来看,本课题的研究成果是基于对某一具体医院档案工作实践的考察,因而对其他地域同类型医院也具有适用性,可以为当前医院档案工作提供指向性、可操作性较强的措施和建议,促使医院档案工作事业得到一定发展。对医院档案工作具有一定的推动作用。因此,本文将具有一定的现实发展价值和理论价值。 二、研究现状 我国从2009年提出新医改政策后,新医改下医院档案工作便成为受关注的话题,关于新医改下档案工作发展问题的研究最早发表于2009年年底。在2013年有一个小幅度上升,呈现较为缓慢、逐渐上升的趋势,原因在于两方面:一是由政策的颁布到解读再到形成较好的实施方案需要一定的时间过程,在整体医疗环境没有较大变化的情况下,作为医院日常工作的档案工作,无法得到进一步的改变与发展。二是2013年国务院又利用医改政策对医疗机构提出新要求,其中《关于巩固完善基本药物制度和基层运行新机制的意见》指出,要落实财政对基层医疗卫生机构的专项补助经费,要明确基层医疗卫生机构基本功能,诊疗科目、床位数量、科室设置、人员配备、基础设置建设和设备配置要与其功能相适应,此建议针对医院财务档案、人事档案、设备档案等提出了更高的要求。此后,学者们开始逐步重视医院档案工作如何配合好新医改政策的研究领域。从2014年直至2018年,国内关于新医改下医院档案发展问题的研究逐步达到了一个高峰,2018年达到一个研究峰值。据笔者分析,其主要存在两方面原因:一是由于2009年至今,学者们对档案工作发展的探究已经积累了一定数量的研究成果;二是因为在2017年1月9日,国务院不仅又一次对医疗改革更新了要求,并颁布了《“十三五”深化医药卫生体制改革规划》,且仅在2017年,国家各个部门就颁布了39项有关医疗方面的意见、规划、方案等。这段时间的研究主要集中在对改善医院档案管理模式、大数据对档案管理的冲击及信息化对档案管理的变革等问题上。学术研究成果的中心逐步偏向实践研究,学者们对此问题的分析角度逐步向如何更好地适应大数据环境,开展医院档案信息化建设,以及提高医院档案管理能力方面发展。 三、研究的主要内容及研究方法 1.研究内容 关于新医改背景下医院档案管理现状的研究,以及关于新医改背景下医院档案改进方法的研究、关于大数据对医院档案管理影响的研究。 2.研究方法 实地调研法、文献研究法、案例分析法。 四、研究的重点难点及创新点 1.重点 通过调研较为具有代表性的本医院档案工作情况,增强科室实际工作与档案管理理论的联系,加强对医院档案工作实践的分析,发现医院档案工作中存在的实际问题,提出有效推动医院档案工作发展的改进策略。 2.难点 新医改政策涉及面较广,但目前专门针对医院档案工作的条目并不多,在符合国家医改政策对医院管理运营和构建社会健康体系的期望下,如何将医院档案工作对其辅助效果发挥到最大,不仅是理论层面的难题,也是实践层面的难题。 3.创新点 第一,研究视角上,以新医改作为背景,综合历年的医改政策进行探究,从而发掘政府及社会对医院档案工作的新诉求,同时重新审视并客观评价医院档案工作的地位,探讨如何为医院的可持续发展提供坚实基础,使其发挥更广泛的作用。第二,研究内容上,针对档案基础工作提出对策建议,同时结合新医改中提出的“全民健康”与医院公益性等新政策要求,立足于档案资源开发与利用,提出将提升居民健康意识融入档案服务意识中,使医院档案资源在提升居民健康素养、营造健康社会、健康环境,发挥其对社会公众价值的改进建议。 五、医院档案工作概述 1.医院档案工作的特点 (1)管理内容复杂多样、工作量大医院档案来自各项医院活动的记录,涉及方面十分广泛,包括病案、文书档案、科研教学档案、财务档案、设备档案、药剂处方、基建档案、人事档案、会议记录等十多个种类。从载体角度则包括纸质档案、声像档案、电子档案、胶片档案、实物档案等多种载体。门类繁杂,载体多,档案产生速度快导致了医院档案管理内容多样,工作复杂。例如,患者的病例、病案又是医院档案重要的组成部分。患者又进一步分为门诊患者、住院患者等,且大型综合医院日门诊量极高。住院患者其病案持续的时间长,内容多,每次化验、拍片结果,每日所用药物、生命体征记录,每次医生所下医嘱都会形成大量的病案存在医院的系统中。(2)专业性强医院档案种类繁多,每一类档案又都有各自的要求与规定,即各类档案专门的管理办法。就病案的建档到管理而言,不同专业的科室所遵循的规章制度不同,术语也不尽相同。致使在病历(案)书写方面,不同专业的科室之间也无法相互替代。近几年更新的《病历书写基本规范》对病历内容的客观、真实、完整性有了更加全面的书写要求,如病案首页的各项内容的填写位置都进行了标准的制定,而病历(案)管理更是要求必须符合《医疗机构病历管理规定》等有关法律法规。 2.医院档案工作的意义 记录医院发展历程,为医院管理提供依据,提高医院医疗水平,解决医疗纠纷,维护患者权益。 3.新时代档案管理体制改革内容 持续深化公立医院改革,推进卫生系统信息化建设,进一步促进用药结构合理化,以及深入实施改善医疗服务行动计划,进一步完善基本卫生公共服务项目,推行健康文明的生活方式。 六、医院档案工作存在的问题 1.档案管理工作人员的专业能力较低 由于医院档案管理工作人员的业务水平比较低,未能全面了解档案管理的相关知识,有的在工作态度方面还不够端正。在实际工作中缺乏培训机会,现有的管理水平未能跟上医院发展的脚步。医院在档案管理硬件设备方面未能及时更新,对档案管理工作造成了阻碍。 2.医院档案管理模式比较单一 医院要想把档案管理工作落实到位,有效提升档案信息的价值,就要采用多元化的档案管理模式,并且管理模式还要紧跟时展的脚步。目前,部分医院在档案管理模式上比较单一,或者缺乏完善的档案管理制度,未能根据医院发展的实际情况进行档案管理工作,由于档案管理工作缺乏科学性和合理性,缺乏统一的规范和管理,使档案资料出现了重复管理、无人管理、管理质量不高等多种情况。 3.档案管理存在安全隐患 随着信息技术的发展,医院对传统医疗体系的人事档案、科研档案、业务档案进行了电子化处理,提高了档案管理质量,但大部分医院并未制定完善的电子档案安全管理措施,缺乏必要的防护手段,容易出现电子档案泄密、丢失和恶意篡改等问题。档案为医院日常运营和管理工作的开展提供了权威依据,具有保密性,一旦档案泄露将会给患者和医院带来严重损失。 七、新时代医院档案管理的创新举措 1.完善网络基础设施建设 在大数据时代,网络的建设情况决定了医院档案管理的发展情况。医院只有对网络基础设施不断完善,才可以更好地对档案信息进行管理。在医院搭建网络平台时,还需要不断加大人力资源的投资,完善内部的网络设施,应用先进软件与系统替换掉老旧的设备设施,用现代化的方法对档案信息进行管理。在此基础上,为了更好地促进医院档案信息化建设发展,还需要重视利用大数据对医院各种资料进行档案规整,有效节约存储时间和空间,便于查找,提高工作效率。 2.加强人才队伍建设 第一,医院可以直接从高校选拔具有较好专业素养的人才,这不仅能满足档案管理的专业要求,也能够吸引具有创新精神且技能和知识兼备的复合型人才,高质量人才能够为医院档案管理添砖加瓦。第二,医院还需要多加重视对管理人员的培训工作,从而不断提升他们的业务水平和综合素质,在现有管理人员的基础上,还需要不断通过进修等方式,有效提高他们的专业技能,并让医院档案管理工作者更新已有的知识系统,更好地适应数字化档案管理方式。第三,要加强档案管理工作者的思想道德水平建设,培养敢于担当的责任心和爱岗敬业的职业精神,不断探索总结档案管理的实践方法,并创新医院档案管理工作的新路径。 3.以患者为中心主动提供服务 对于医院各个部门和科室来说,准确度高、时效性强的档案资料都是极具价值的信息资源,对于提升医疗效益和工作效率具有重要意义。这对档案管理的工作人员提出了更高要求,要对各科室各部门的情况进行具体了解,将档案管理的服务范围延伸至医院各个角落,为每个部门快速、便捷地提供全面的档案信息资源利用。档案管理工作人员要以患者为中心,深入各部门了解其档案使用需求,征求具体意见并作出相应调整。积极搜集整理医院的各种文档资料,抢救快要散失的档案,积极展开档案编写、整理等活动,做好医院院史、科研成果、人物荣誉等资料档案的编研、整理工作,全方位、多层次夯实医院档案信息的基础。 八、结论 在现代医学管理体系中,档案管理显得越来越重要,需要紧随大数据时代的步伐,利用新的科学技术对医疗档案管理进行改革,以满足患者的需要和更好地适应医院的发展。档案管理工作者需要在具体实践中直面互联网时代的挑战和机遇,利用好信息技术与网络平台,充分发挥档案管理的优势与作用,有效规避网络风险,促进医院长远发展。总之,医院要想得到长远稳定的发展,就要做好档案信息管理工作,因为高效的档案信息管理工作,可以有效推动医院各项工作的进行,医院管理层相关人员可以将档案作为调整医院经营决策的重要依据,因此医院档案信息管理人员要结合自身实际情况,引进先进的档案管理技术及档案管理设备,从多方面加强对医院档案信息规范化的管理,进一步提高医院档案信息资源的利用率。 作者:孙广欣
一、引言 信息技术的发展改变了人们的学习和生活方式,高校档案管理过程中,始终坚持跟随时展,在实践中不断创新。然而目前高校档案管理工作中仍然存在诸多不足之处,目前高校高度重视管理工作的创新发展。因此,创新发展已成为高校档案管理工作的必然发展趋势,探讨“5G时代”高校档案管理工作的发展趋势具有现实意义。 二、“5G时代”的发展演变 5G的全称:第五代移动电话行动通信标准、第五代移动通信技术,是在4G基础上的进一步演变,目前5G尚处于研究过程中,预计2020年正式推广应用。5G将在网络速度上具有大幅度提升,具有多种优势,其中涵盖了高速度、高效率、多领域等,5G时代即将到来。相比于传统的1/2/3/4G网络,不仅提高了速度,同时也实现了高覆盖以及安全性、灵活性,在测试过程中显示速度将高于4G网络十倍,能够带给用户更好地体验。5G时代的到来,全社会发展都迎来了新机遇,彻底革新了传统网络模式,新一轮的变革将会对整个社会都来了影响作用。5G的最新技术能够应用于多个领域,加快信息传播速度,以及人工智能技术等,将会实现智能化的生活。 三、当前高校档案管理工作存在的不足之处 (一)管理理念落后 档案管理工作是高校管理和教育的重要构成部分,同时也为其提供了强有力保障。随着现代信息技术的发展,许多高校在管理过程中不断引入现代化信息技术手段,想要革新传统的管理模式,在管理过程中,高校及档案管理工作者高度重视,一直在不断完善档案管理工作,想要实现与时俱进。然而在实际开展档案管理过程中,高校档案管理工作者的管理理念未得到有效革新,始终处于相对落后的状态。受到传统管理理念的影响,对档案管理工作缺乏正确认知,认为档案管理工作仅是一项单纯的资料管理,并未认识到档案管理工作对高校整体管理和发展的重要作用,将档案管理工作过于片面化,没有高度重视档案管理模式创新。档案管理工作者将更多的时间放在了档案的编目和检索工作中,缺少创新理念。 (二)工作手段落后 高校档案管理工作是一项较为复杂的工作,所涉及的内容较多,同时传统的管理模式也为管理者带来了较大的工作量。档案管理过程中,管理工作者需要进行档案分类、储存等多项工作,同时在调阅档案时还要花费一定的时间查找。许多高校在档案管理方面,仍然采用传统的纸质档案,档案中记录着大量的信息内容,需要对其进行分类划分和管理,需要保证信息的准确性和安全性,整个过程中需要耗费大量的人力、物力、时间,并且工作实效性无法得到有效提升。这样的工作模式下,档案管理工作不仅极其容易出现差错,同时容易出现档案丢失、遗漏等问题,不仅工作效率低,同时服务质量也相对较差。这样的管理现状,档案管理工作不仅无法充分发挥作用,也降低了高校整体管理质量。 (三)基础设施落后 由于各地区经济发展存在差异性,导致不同高校处于不同的经济发展水平。许多地方高校在档案管理工作基础设施建设过程中,由于经济水平相对较差,高校资金量不足,无法为基础设施建设提供足够的经费支持。然而许多现代化信息设备的价格较高,许多高校无力购置设备,这样一来,也就造成了目前许多高校档案管理仍然是人工管理,无法实现智能化、信息化、数字化管理模式,在很大程度上阻碍了高校档案管理工作的发展。与此同时,也有部分高校配置了较为完善的现代化设备,然而许多管理工作者综合素质较低,由于无法熟练运用现代化管理设备,仍然将高校购置的昂贵设备当作摆设,没有充分发挥其积极作用,导致高校档案管理工作发展止步不前,信息化建设落后。 四、“5G时代”高校档案管理工作的发展趋势 (一)实现管理理念创新 “5G时代”时代背景下,高校档案管理工作的进步和发展,需要具备新型管理理念,管理理念创新是发展的基础前提,同时也是“5G时代”的新要求。高校档案管理工作应始终跟随“5G时代”发展理念,将信息化、高效率作为档案管理工作的发展目标,从根本上摒弃传统落后的管理模式,根据时展需求,制定顺应时展的创新管理规划。高校档案管理工作者应不断革新自身思想理念,充分认识到档案管理工作在高校发展过程中的重要性,将更多的时间和精力放在创新管理上,将5G技术充分运用于档案管理工作中,重视档案管理工作的效率提升、信息化发展。 (二)实现服务模式创新 传统的档案管理手段是阻碍创新的主要因素,因此,想要实现服务模式创新,应运用新型管理手段。随着5G网络技术覆盖,档案管理将会逐渐走向数字化、信息化、人工智能化。随着高校每年的招生人数逐渐扩增,高校人数的逐年增加,档案信息资料也随之增加,传统的档案管理模式已无法适应新的发展形势。因此,在“5G时代”背景下,档案管理能够运用网络云进行档案资料储存和备份,不仅能够实现高储存量,同时能够进一步提升档案资料的利用率。为了适应“5G时代”,高校档案管理工作应顺应时展需求,进一步提高档案管理工作的服务水平,实现档案管理工作的服务模式创新。高校档案管理工作应从传统的被动服务,逐步向积极主动服务转化,达到高效、多元化的服务方式。运用5G网络,在档案信息资料检索查阅过程中,能够实现高速服务,5G网络相比传统网络形式,速度将能够达到1GBps,进一步推动了高校档案信息化管理进程。与此同时,需要高校加强与其他高校之间的联系,通过5G网络实现信息高速传播,实现信息资源共享。 (三)实现科学技术创新 高校档案管理工作想要实现高效率,档案管理的每个环节均需要运用先进信息技术作为支撑。随着5G网络的全覆盖和高速发展,首先,能够有更多先进的信息设备运用于高校档案管理工作中,高校档案管理部门应进一步加强数字化设备的基础设施配置,高校也应加强建设经费投入,实现档案室全数字化管理。其次,高校档案室可利用5G网络优势,开发多样化的档案管理软件,运用管理软件不仅能够实现科学化管理,同时能够弥补纸质档案的弊端,减少档案管理工作者的工作量。再次,构建高校档案检索系统,能够通过关键词等进行实时检索,提高档案管理及档案利用的效率。高校档案管理工作量随着人数增加逐渐增大,检索系统的运用能够实现及时快速检索内容,为高校档案服务带来了便利。 (四)实现人力资源创新 当前大部分高校档案管理工作,通常是由管理人员进行统一管理,然而管理人员的综合素质参差不齐,许多管理人员管理理念落后,并且对先进的数字化设备使用存在困难。因此,“5G时代”背景下,高校应加强对档案管理人员的信息技术培训,对于数字化设备的操作等内容进行系统化教学,保证每个档案管理人员能够熟练运用基础设施,强化管理人员综合素质,促进高校档案管理工作高效率。与此同时,可引进具备先进理念以及掌握多元化数字设备操作的管理人才,通过管理人才的引领,配合高校的激励机制,共同提高档案管理工作者的管理能力。高校档案管理人员的服务意识、团队意识同样在管理工作中发挥着重要作用,因此,应通过开展培训,以及在日常管理工作中培养管理人员的服务意识和合作精神,在“5G时代”中真正实现人力资源创新。 五、结语 综上所述,高校档案管理工作不仅涵盖了繁琐的工作内容,同时对管理人员也有着较高的要求。“5G时代”的到来,高校档案管理工作将迎来新的发展趋势,能够实现管理理念创新、实现服务模式创新、实现科学技术创新、实现人力资源创新。高校领导者也应对档案管理给予高度重视,充分发挥其促进高校整体发展的积极作用。 【作者简介】朱璐(1990-),男,学士,本科,初级,研究方向为档案管理、行政管理。 【参考文献】 [1]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济,2017(1):59-61. [2]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报,2013,29(6):147-152. [3]董佳.“互联网+”时代高校档案管理信息化管理存在的问题与对策[J].智库时代,2019(13):77+79. [4]周宁馨,马梦丹.信息化背景下高校档案管理工作的现状与对策探究[J].城建档案,2018(8):56-58.
1当前基层档案管理工作中存在的主要问题 1.1档案管理人员的意识不强,工作效率较低 工作人员对基层档案管理工作的认识意识不强,工作效率低,是基层档案管理工作开展过程中存在的问题之一。在工作实践中,由于档案管理人员自身的意识不强,这在很大程度上直接影响了工作效率,并已经成为一个非常明显的问题。 1.2没有配置专职的工作人员 多数基层单位的档案管理人员属于兼职人员,很少配备专职档案管理人员,尤其到乡(镇)、村级单位,多数档案管理人员都是身兼数职。因此,对于档案管理工作不能长期专职胜任,使得很多单位的档案管理工作不能深入开展。因此,在基层人社档案工作中,专业人才匮乏、管理人员思想认识不到位等问题都会成为档案工作发展的障碍。 1.3档案管理工作压力较大,人力资源方面有所不足 档案管理工作的压力较大,存在人力资源方面有所不足的问题,在很大程度上影响了档案管理工作的效率。如何结合档案管理工作的压力大,人力资源方面不足这一问题,是基层单位开展工作时应重视的问题。 1.4硬件设施不完善 合理的硬件设施对于档案保管来说至关重要。目前,乡(镇)人社中心根据辖区内人口、业务量等实际需求,统一采用钢制档案柜。但纸质档案的保管对温度、湿度、光照等外部环境都有严格要求,乡(镇)虫鼠居多,有时湿气大,会出现档案因受潮而导致的字迹模糊不清、不全等问题。 1.5档案管理较为混乱 档案管理不够规范。乡(镇)人社中心相对于城区来说,业务量和人口以及档案存储量都不如城区大,因此除了个人参保信息分村、分盒装订后,放入档案柜中保管外,其他类型的档案资料都是由个人保管,没有明确的分类和固定的保管地点,有时容易出现该归档而未归档的状况。查找档案资料信息化程度不高。人社中心目前查找档案以手工为主,计算机为辅。除了参保人员信息可用计算机查找档案编号后找到纸质档案外,其他档案资料并未编号纳入正式保管范围。 2解决基层档案管理工作问题的有效对策 2.1提高现代化的管理控制意识,强化档案管理工作的重要性 强化档案管理工作的重要性,通过融入现代化的管理控制的方式,完善日常工作的规章制度,严格要求工作人员按照规定进行管理工作,强化档案管理工作的重要性,营造良好的工作氛围,可以有效的提高基层档案管理工作效率。因此,结合实际工作的情况,融入现代化的管理控制意识,强化档案管理工作的重要性,在一定程度上可以促进档案管理工作的开展。 2.2提升档案管理队伍的素质,提高档案管理工作的效率 在基层单位的日常管理工作中,提升档案管理队伍的素质,提高档案管理工作的效率,也是解决其存在问题的有效对策之一。积极完善档案管理方案,及时的发现档案管理工作中存在的漏洞问题,对于促进基层档案管理工作的发展,具有极大的促进作用。因此,在进行基层档案管理工作的同时,应切实实施提升档案管理队伍的素质,提高档案管理工作的效率。 2.3加强信息化建设,完善档案管理工作的基础设施 在实践工作中,通过实施加强信息化建设,完善档案管理工作的基础设施对策的方式,强调基层档案管理工作开展的重要性,树立积极发展的理念,有利于强化基层档案管理工作人员的管理意识,进而逐渐的提高工作效率。同时,鼓励工作人员提出工作中遇到的问题,经过共同的研究,及时提出解决方案。因此,在基层单位的管理工作中,为了有效地促进档案管理工作的发展,应重视加强信息化建设,完善档案管理工作的基础设施这一发展对策。 3结语 在实际工作中,探究基层档案管理工作中存在问题,并积极寻求解决对策,有利于促进基层单位管理工作顺利的开展。结合基层档案管理工作开展的实际情况及其中存在的问题,落实完善解决的相关对策,可以借助信息化技术手段,提高基层档案管理工作的效率,为实现我国档案事业的发展奠定良好的基础。 作者简介:刘百玲,本科学历,助理馆员,研究方向:档案管理
基层党建工作由于涉及大量日常工作,通常相对繁杂,为了促进其更好地开展,一个关键内容就是借助于现代信息技术。对于基层党组织来说,需要了解信息化党建的意义以及方法,不断改进其科学化程度以及技术水平。特别是在党建档案等重要资料的管理方面,必须充分借鉴信息技术应用,使相关工作达到高效性、完备性。本文梳理了信息技术在档案管理上应用现状,分析了对其形成影响的因素,进而提出了改进建议[1]。 一、基层党建档案信息化管理的意义 在档案管理过程中进行信息化处理,目的是更好地为经济建设以及党务工作提供资料服务,该项工作不仅材料数量非常大,而且内容非常庞杂,在传统方式的工作中容易出现一些失误,不仅影响档案工作的新时期改革,而且会影响基层党务工作的其他环节。借助于信息化方法,一方面可以提高党建档案效率,更一方面可以充分为其他工作形成资料方面的支持。相比之下,以前的档案都是人工记录在纸张上的,不仅查找非常费时费力,而且经常造成党建档案资料彼此混淆,通过进行档案信息化管理,就可以充分地解决相关问题,例如在电脑以及网络上检索要查找的关键词,就能很快进行共享,增强党建档案的利用效率。另外,如果对于党建档案采取人工抄写等方法不仅保管的档案不容易保存,而且可能在抄写中出现讹误,影响所涉及档案资料需要确保的真实性以及完整性,通过信息技术方法就能有效解决这些问题[2]。 二、改进党建档案信息化管理的策略建议 (一)录入以及管理好电子文件。长期以来,基层党建部门采取抄写纸质档案的方法形成工作档案,在信息化条件下,需要基层党建部门在充分认识到其意义的基础上,着力从电子文件的扫描录入开始,切实做好相关材料的信息化管理。事实上随着信息技术的普及,电子文件在工作中所占的比重不断增加,各级党建工作所采取的形式也基本都是电子文件,这就要求档案管理的工作人员通过努力,让党建档案管理工作进入信息模式,将此前的基层党建档案转换成电子形式。 (二)切实提高工作人员的业务素质。在基层党建的档案管理过程中,工作人员的业务素质是其中的关键,在新时期改革推行以前,一些工作人员对于业务的积极性不高,工作态度相对懈怠,为了适应信息化条件下的工作要求,应该切实改善工作人员的业务素质,以此为基础提升基层党建档案管理方面的工作成绩。首先应该做好业务培训,培养熟练先进数据技术的专业人才,形成单位的人才储备;其次是结合日常工作做好业务能力方面的技术考核,从资料录入等基本环节做起,把好基层党建档案管理工作的质量关。再次是形成对于资料的保密意识。从单位管理者到每一个普通员工,应该保持基层党建档案管理涉及的各项机密,不能对于党员干部的个人信息随意评价,泄露工作机密。 (三)形成信息化制度以及资料安全标准。在对于档案资料进行信息化管理的工作过程中,需要特别重视信息安全问题。尤其是作为基层党建档案管理部门,需要妥善制定、严格遵守在党建档案信息化管理方面的各项安全标准,切实为信息安全提供保障。安全标准一方面需要包括档案内容载体方面的安全、内容方面的安全,另一方面还需要包括档案整理方式、相关管理系统以及档案网站防范、档案密级控制等诸多方面。基层党建档案部门需要承担诸如资料扫描录入、档案整理以及建设管理数据库、编纂检索目录等各项工作,如果网络环境遭遇安全威胁,就会严重影响档案工作。党建档案管理的条例内容涉及移交接收、资料分类以及立卷归档、查阅保管等各个方面,根据这些制度开展工作,可以充分保护单位档案信息安全。对于基层党建档案来说,在资料利用方面的制度包括查阅以及调卷等,按照当地有关部门开展工作的具体情况以及相关要求,针对党员以及干部有一系列差异化的档案查阅、调卷制度,确保在有效利用档案的同时,做到档案不失密、不泄露。在信息化条件下也应该按此办理,而且进一步做到完善、充实[3]。 (四)打造高水平的管理系统。由于很多存档的文件都是由相关部门进行联合发文,而且需要由其共同签署印章,对于档案管理部门来说,应该全方位、多元化地开展相关工作,打造优秀高效的档案管理系统,例如开办基层档案方面的网站,将其作为基层党建档案多元化处理的重要方法。另外借助于基层档案工作网站,也便于工作人员广泛搜集相关信息,更好地进行档案整理等方面工作,增强档案工作效率。结语综上所述,基层党建档案作为党建工作中非常关键的资料环节,如果对其管理不当,出现档案资料流失以及泄露等重要情况,就容易影响党建方面的全局工作,为了进一步打造科学的工作制度,需要引进先进的信息技术,一方面提高工作效率,另一方面解决此前档案资料保管的各种问题。这就需要加强对相关工作人员的培养,并且形成科学的机制,全面提改进基层党建档案管理工作的业务水平。本文有针对性地提出工作改进策略,促进基层党建部门更好地发展档案管理工作。 参考文献: [1]张莺.新时期基层党校档案信息化管理创新研究[J].开封教育学院学报,2017,37(8):216-217. 【作者简介】魏欣然,女,1992年2月出生,籍贯:湖南省永州市,学位:硕士,学历:研究生,专业:中国现当代文学,从事工作:档案管理、党建工作,单位:广州市城市规划自动中心。
血站业务档案主要是指采血、供血过程中产生的一系列数据资料,包括文字、音像、图像等,以及献血者的相关信息和设备信息。血站档案管理应当科学、全面地管理上述相关信息,为保护献血者、受血人和其他相关人员的合法权益提供支持,促进医疗事业和谐健康发展。优化血站业务档案管理,对于有效处理相关医疗问题,提高相关单位工作效率具有重要意义。因此,相关人员应注重血站业务档案的管理,分析血站档案在处理医疗问题中的积极作用,探索优化血站档案管理的具体策略,进一步发挥血站档案管理的积极作用,努力实现国家卫健委“十四五”发展规划。 一、“十四五”发展规划 “十四五”计划全称为《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年计划纲要》。第十四个五年计划是从2021~2025年开始和结束。2019年11月25日,中共中央政治局常委、国务院总理李克强主持召开国民经济和社会发展第十四个五年计划编制专题会议。李克强指出,“十四五”期间,外部环境可能更加复杂,不确定性和挑战性可能更多。中国正处于转变发展方式、优化经济结构、转变增长动力的关键时期。人们对更好的生活有更多的期望。我们必须坚持第一要务,突出保持合理经济区间、促进高质量发展的重要性,突出以人为本的发展理念。以改革创新解决发展问题为重点,实事求是,遵循规律,着眼长远,统筹兼顾,提出“十四五”发展目标、工作思路和重点任务,对社会寄予厚望,鼓励全国上下一心。“十四五”期间,血站档案工作要加强党对无偿献血的领导,加强对党员的教育和管理,充分发挥党员的先锋模范作用。要以人为本,加强采供血队伍建设,为献血者、用血者和采供血从业人员提供优质服务,为血站干部职工的成长成才提供全方位的帮助。要明确工作思路,提前部署准备工作,加强工作人员、工作设备和资金投入的保障。要结合本站工作实际,坚持创新发展,构建档案规范化管理体系,更加高效地服务于临床。树立全站一盘棋的思想,增强使命感、责任感和紧迫感,团结一致,艰苦奋斗,锐意进取,狠抓落实,为“十四五”计划开好头、迈好步。 二、血站档案管理的重要作用 血站是指采集、储存血液,向临床或者血液制品生产单位供应血液的医疗卫生机构。分为血站、单采血浆站和血库;血源是指向采供血机构提供血液的公民;血液是指用于生产血液制品的全血、成分血和原血浆。血站分为一般血站和特殊血站。一般血站包括血站、中心血站和中央血库。特殊血站包括脐带血造血干细胞库和卫计委根据医学发展需要批准设立的其他类型血库。因此血站档案管理是一个相互关联的系统。加强档案管理不仅可以保证血站的服务质量,而且可以促进医疗机构的健康发展。 1.提高血站的服务质量 血站的主要工作是提供必要的血液,以确保临床用血安全、及时、高效。只有档案信息完整、真实,才能找到相应的血液资源,提供准确的血液信息,因此,加强血站档案管理,可以满足人们对血液资源的需求,进一步提高血站的服务质量。 2.维护相关权益的基础 自从1998年实施《献血法》以来,自愿献血有了法律基础,国家也加强了对血站的管理。随着社会的进步和发展,人们的权利和法律自我保护意识也逐渐增强。由于近年来医疗纠纷案件的逐渐增多,无偿献血后人们更加关注自身权益的维护,使得血站档案信息的保存至关重要。 3.有助于无偿献血活动的推广 无偿献血包括献血者无偿献血和临床优先用血两个方面,以鼓励人们积极参与自愿献血活动,调动公众自愿献血的积极性,相对完善的无偿献血制度也保护了献血者和用血者的权益。 三、血站档案工作发展的重要性 血站档案工作发展建设已成为大势所趋,据统计,截至2017年底,我国数字档案资源已超过2000万GB。随着档案信息化建设的加快,档案资源的开发利用空间越来越大。对于血站来说,加快档案管理信息化建设既是自身发展的内在要求,也是适应整个档案管理发展的必然趋势。通过建设和完善血站档案管理信息系统,可以更高质量、更高效地收集、分类和存储血站各工作环节和用户的信息,从而提高血站档案资源的管理水平,为档案资源的后续开发利用打下良好的前提和基础。 四、血站档案管理中存在的问题 1.条块分割明显,缺乏硬件设施 血站档案管理往往被管理者忽视。档案主要以科室为基础,在工作中形成了各种档案资料。档案的信息交换、传递和归档都体现出明显的分段性,这使得档案管理存在很大的差距。同时,缺乏明确的制度设计和专门的管理人员。对于相应的硬件设施,设置文件柜也很简单,尤其是在文件存储方面。血站档案管理中经常出现丢失、损坏、混乱等现象,影响了血站档案管理工作的顺利开展。 2.信息管理缺乏一定的时效性 当今社会注重工作的及时性。只有解决了信息管理的时效性问题,才能真正推动信息管理进入正常的发展水平。但是,由于目前信息管理缺乏足够的规范化,信息管理的内容与解决实际问题所需要的信息之间可能存在一些偏差,其原因充分体现在以下几个方面:一是由于血站整体上不接受信息管理模式,使得负责信息管理的工作人员对自己的工作没有充分了解。二是员工消极的工作态度阻碍了工作进展,对信息管理的现代化产生了一定的影响。 3.与其他管理衔接程度较低 未来血站档案信息管理的主要发展方向,可以将档案管理与文件管理有机结合,使管理工作充分融合,全面提高血站档案管理水平。但是,由于我国大多数血站档案信息化建设水平较低,管理体制、人才、资金等方面存在诸多困难,血站档案管理难以与生产等其他管理工作衔接。 4.领导对血站档案管理信息化认识严重不足 档案管理信息化建设是时展的方向和需要,由于诸多因素的制约,我国大部分地区的血站仍采用传统的档案管理方式。许多领导没有认识到档案信息化对促进血站工作建设和发展的巨大作用;另一方面,一些采用现代信息技术进行日常管理的血站,由于信息化建设方法和标准不统一、不规范,容易出现档案不完整,安全有风险的问题,这并不能为采供血提供强有力的保障。 五、血站档案工作“十四五”发展规划 1.职责划分 明确职责,确保各部门能合理落实相关工作,避免因权责不清而影响血站业务档案管理的有效性,一般由质量负责人负责审批,审批内容主要包括文件及相关记录的复制和销毁。质量管理科应对相关文件的借阅和复印进行再次审核。档案管理人员接收、处理、归档相关业务资料,其他部门负责相关资料的收集、处理和传递,确保档案资料在各个环节的安全性和真实性。 2.建设综合信息平台 血站应结合自身实际工作需要,提出档案信息化建设和管理的总体目标:即通过综合信息平台,快速找到满足临床需要的安全优质血液为中心;“两个确保”,确保采供血情况记录准确,确保血液制品的质量管理;“五个信息化建设”,利用档案信息平台构建血液质量控制全过程管理、档案管理程序化控制、优质档案服务、档案管理数字化、促进档案价值利用;“五个工作要求”,血站档案信息管理要讲正气,杜绝虚假篡改;讲学习,强化素质;讲奉献,吃苦耐劳;讲团结,合作勤干;讲纪律,严格履行。构建血站档案信息化管理综合信息平台,按照“一中心+两确保+五建设+五要求”,明确血站档案信息化管理方向,描绘血站档案管理发展蓝图。 3.加快推进档案信息化管理技术和设备的应用 一方面,优化升级现有档案管理软硬件设施,为血站档案信息系统建设打下良好的基础。尤其是软件设施的优化,对血站档案信息化建设的质量起着非常重要的作用。血站要以卫生主管部门的工作思路和目标为核心出发点,在卫生主管部门的统一领导下,根据血站自身的工作流程和工作特点,对软件系统进行设计和优化。在软硬件设施的配置方面,可以通过市场招标的形式选择服务质量好、经验丰富的技术水平高的专业技术服务公司,为血站档案管理软硬件设施的优化升级提供更可靠的保障。另一方面,要加快建立数字化档案和无纸化办公管理机制,逐步将传统的手工管理模式转变为数字化、自动化、智能化的档案管理模式,提高血站档案管理的整体效率。 4.构建档案规范化管理体系 档案管理是一项系统工程。因此,档案部门应是血站档案管理的中心,其他部门应密切配合。在构建规范化档案管理体系时,也要充分考虑其可操作性。首先,作为血站的领导,要充分考虑足够重视这项工作,以确保这项工作能够真正发挥作用。其次,在规范化管理制度时,还需要结合血站的实际情况,避免盲目跟风,根据自身特点建立有针对性的标准化档案管理制度。最后,还要做好与相关部门的标准对接工作,具体可参照行业标准和国家标准,根据各部门实际工作制定适应对接的要求和规范,使体系更具说服力。 5.加强相关人才队伍建设 人才队伍建设是实现血站档案管理信息化的关键。在推进血站档案信息化建设的过程中,要加快人才队伍建设的步伐。一方面,血站档案管理部门要重视现有人才的培养。可派遣档案管理人员和相关业务人员参加当地、省级档案局或内地档案局的定期培训,不断提高档案管理水平。同时,要加强血站档案管理人员的计算机技能培训,鼓励他们主动学习信息化知识,提高信息技术水平,不断提高综合素质。督促有关人员定期考核学习,对考核优秀者给予一定奖励,调动其积极性。另一方面,血站要积极引进专门的网络和计算机人才,不断充实血站档案信息化人才队伍,进一步提高人才队伍的实际战斗力,为档案管理信息化建设提供可靠的人力资源保障。 六、血站档案工作“十四五”实施路径 1.更新载体,提高新闻覆盖面 信息时代的新闻传播需要新的媒介和手段。新时代血站业务的新闻传播可以从传统媒体和新媒体两个载体上进行。在传统媒体中,可以通过报纸、杂志等载体进行新闻传播。但是,传统媒体具有滞后性和低效性的特点,在很多场合已经不能满足信息时代新闻传播的要求。因此,我们必须更新载体,网站、微博、微信公众号这些媒体不仅具有传播速度快的特点,而且覆盖面广,有助于血站业务在信息社会抢占新闻传播的制高点,可以作为血站新闻传播的有效载体。 2.建立完善、科学的档案管理制度 根据《献血法》《血站管理办法》等相关法律法规文件,建立完善的血站业务档案管理制度。各部门应根据本部门工作的实际情况,制定合理、有针对性的业务档案管理标准,对档案的利用、销毁、装订等制定明确、具体的要求。相关人员应严格按照规章制度办事,确保各项工作落实到位,各项工作有效规范。建立考核机制,按照下发的制度和规范要求进行专项考核,督促相关工作进一步落实。 3.明确权责,加大领导力度 领导要做好血站档案的规范化管理,明确管理者的职责和分工,成立专门的领导小组,做好血站业务档案管理的规范化建设。根据不同的业务部门,明确权责划分、谁组建、谁安排、谁负责。各部门对本部门的档案进行收集整理、规范管理和移交,确保每一步都完善、科学、高效。应按照流程和标准确保归档和文件装订的质量。 4.适应新时代管理信息化的总要求 对于不同的单位,管理方法是不一样的。由于管理办法直接关系到各血站的具体情况,因此在制定管理办法时,必须根据血站的具体情况制定,使新的管理办法能够充分满足血站的需要。首先,在使用档案管理方法的过程中,要注意方法的及时更新,根据血站的发展实时调整,以及对档案管理人员的一系列约束,使他们能够认真完成管理工作。其次,血站管理决策者需要及时了解血站管理工作的最新动态,根据当前业务的发展情况使档案管理人员能够及时调整和更新管理方法。 七、结语 血站档案管理对血液相关医疗问题的处理有着深远的影响。因此,相关人员应继续研究和加强讨论,进一步分析血站业务档案管理的重要性,加强宣传,让更多的人关注血站业务档案管理。领导要加大投入,建设一支高素质的专业档案管理队伍。同时,还要制定完善、科学的档案管理制度,明确各项流程和相关要求。促进血站业务档案管理效率和质量的显著提高,为我国医疗事业的健康发展做出相应贡献,实现国家卫健委“十四五”规划提出的建设目标和要求。 参考文献: [1]程华晶.新时期血站档案管理的创新路径探析[J].卷宗,2019 [2]吴艳辉.加强血站档案管理工作信息化建设实践路径探寻[J].兰台内外,2021 [3]阎富斌.血站档案功能及其在血站档案管理中的运用探析[J].传媒论坛,2020 [4]秦小钦.新时期血站档案管理规范化提高策略研究[J].医学美学美容,2020 [5]李 鹏.分析血站业务档案管理工作中存在的问题和对策[J].办公室业务,2021 [6]徐杨荪.新媒体视域下血站思想政治教育路径研究[J].办公室业务,2021 [7]李凤莲.血站档案管理工作改革措施探究[J].兰台内外,2021 [8]庞淑丽.加强血站档案管理工作信息化建设初探[J].办公室业务,2021 作者:胡瑶 单位:临汾市中心血站
随着社会经济的发展,人们对于档案利用也愈加重视,这是因为档案信息本身的真实性较强,能够给国家机构以及社会组织提供依据。并且,无论是什么行业都会进行档案的形成,记录的内容也比较的广泛。在人们遇到问题的时候,可以通过档案的查阅来了解相关的问题,并找到问题解决的策略。档案管理工作主要通过管理档案帮助人们更好的获得比较有效的信息。 一、档案管理的重要性分析 档案中记录的相关信息比较的全面,无论是普通员工还是管理人员,都能够通过档案的查阅来很好的了解单位的经济效益情况以及管理情况。档案中会记录单位发展过程中的各种信息,相关工作人员以及管理人员可以通过查阅档案来规划单位未来的发展。随着社会和时代的进步,档案管理工作不但需要进行相关信息的记录,还需要将其作用发挥出来。管理人员和工作人员想要切实提高经济效益,帮助单位切实提高自身的市场竞争力,便必须利用档案管理来做好资源的战略规划以及整合方面的工作。开展档案管理工作,首先便具有考察依据方面的作用,档案是具有法律效应的,其记录的历史信息具有客观性和真实性,人们使用相关的档案信息时,其信服力也比较强[1]。进行档案管理能够在一定程度上避免出现篡改档案的情况,因为其记载的相关信息本身真实性较强、几乎每一个的单位或者地区都会进行档案室的建立,档案室中记载的相关信息也比较的广泛,无论遇到什么事情,管理人员都能在档案中找到问题解决的方法,所以,做好档案工作是非常重要的。 二、做好档案管理工作的相关策略分析 (一)必须认识到档案管理工作的重要性 很多企业管理人员对于档案管理相关的工作的认识还存在一些误区,所以,企业领导必须真正的认识到档案管理的重要性,进行档案管理理念的创新,不断的对档案管理工作开展进行研究,找到其中存在的问题,并采取措施解决问题。 (二)重视档案管理人员素质的提高 档案管理人员本身的综合素质会直接决定档案管理的实际水平,这便要求企业或者相关单位必须认识到档案管理人员素质提高的重要性[2]。首先,应该选拔那些素质比较高,并且水平比较高的人员来从事档案管理。其次,对于选拔的工作人员,应该对其进行专业培训,确保其能够掌握和档案管理有关的专业知识。在进行培训的时候,企业应该给这些人提供一个比较好的环境,让其更好的学习,切实提高管理人员本身的综合素质。在进行培训的时候,还可以组织一些活动,比如知识竞赛等,这些活动的开展能够对大家的合作精神进行培养,将其学习热情真正的激发出来,切实提高其综合素质,从而更好的开展档案管理的相关工作。 (三)完善管理的相关制度 在单位发展的过程中,必须根据实际情况和需要来进行档案管理观念以及方式的创新,进行完善管理制度的制定,确保其能够和单位的发展更加适应,切实提高管理工作的实际效率[3]。这便要求,通过档案管理制度来进行内容的创新。并且,还应该约束档案管理人员,将制度所具备的约束力很好的发挥出来,让档案管理工作开展的能够更加的规范。在管理制度中,还应该进行科学奖惩制度的制定,对于做的好的工作人员对其进行一定的奖励,对于做的不好的也应该进行惩罚,从而保证档案的准确性。 (四)进行相关硬件措施的配备 现在很多单位都对于档案管理不够重视,相关的硬件设施也不齐全,这会给档案管理工作的进行造成很大的影响。所以,应该加大档案管理方面的投入,进行相关硬件设施的配备[4]。首先,应该给档案管理部门足够空间,确保档案管理工作能够进行的更加顺利。其次,还应该给档案管理部门进行相关设施的配备,确保其能够进行的更加顺利。 (五)做好档案管理信息化建设 企业在进行档案管理的时候,将信息技术融入进去是非常重要的。信息技术的融入,能够落实电子档案管理的相关模式,能够在很大程度上避免人为因素导致的失误,切实提高管理工作的实际效率[5]。这便要求,企业必须认识到信息技术使用的重要性,档案管理工作需要跟上社会和时代的发展,逐步的用电子档案取代以往的纸质档案。提高档案管理信息化水平,需要从硬件建设和软件建设两个方面出发。就软件方面而言,企业需要重视管理人员信息化水平的加强,确保其能够掌握计算机相关的知识,并且能够比较熟练的使用计算机,就硬件方面而言,企业应该进行电子设施的制定,比如电脑刻录机、高速扫描仪以及容量比较大的计算机硬盘等一些硬件,这样不但能够减少纸质档案,将相关的资料存入到电脑中去,还能够给人们的查阅以及整理提供方便。 三、结语 档案本身便是国家机构、组织以及个人来进行相关信息和内容记录的载体,做好档案的管理和利用是非常重要的。无论是什么行业都会进行档案的形成,记录的内容也比较的广泛。在人们遇到问题的时候,可以通过档案的查阅来了解相关的问题,并找到问题解决的策略。所以,我们必须认识到档案管理工作开展的重要性,并做好相关的工作,切实提高档案管理的质量。 参考文献: [1]王星.企业档案管理工作的重要性分析[J].企业改革与管理,2018(08):23+84. [2]张欣.人事档案管理的重要性及优化分析[J].中国高新区,2018(09):225. [3]陈凤.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].管理观察,2018(02):79-80. [4]李宝全.档案管理工作的重要性分析[J].办公室业务,2016(07):88. [5]张超.分析档案管理工作的重要性[J].科技展望,2014(14):142. 作者简介:汤文娟,山东省济宁市嘉祥行政事务管理局。
医院档案管理工作思路:医院档案工作管理论文 一、新时期医院档案管理的现状特点 随着科技的进步与社会的发展,传统的手写档案已远远不能适应时代的需求,传统档案以纸质文书为主,而在计算机网络技术不断发展更新的现代社会,许多医院,尤其是一些集医疗、教学和科研为一体的综合性三级甲等医院,因为其病人数目较多,传统文档较难进行档案管理,因此电子文件逐渐地取代了以往的文字材料[1]。传统的文档管理工作一般为一年一次,按照工作流程进行文件归档立卷,而电子文件是由拟稿者直接在磁盘上撰写并修改,随时产生并可以随时更改,对计算机有很强的依赖性。此外,电子文件还可以通过计算机系统进行迅速、有效和多角度地排序,不再需要对其进行手工分类整理。 二、新时期医院档案管理存在的问题 1.对档案管理工作重视度不够 各级医院在管理中均为本院量身定做了一系列适合自己的、较为健全的医疗、人事、行政与后勤管理制度,而专门涉及其档案管理的制度却较少[2]。许多医院的档案管理办公室附设在行政办公室的综合档案室内,让普通档案个医疗文书档案摆置一起,没有进行有效的划分。同时,医院“重经营、轻档案”的意识还很强,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。 2.没有很好的利用电子档案管理 目前很多医院的档案管理还停留在人工手写和抄录的水平上。档案管理的工作繁琐复杂,采用人工抄录的方式,错误遗漏的现象时有发生。仅靠人的记忆查找翻阅档案,信息量太少。管理思想陈旧,没有吸纳新型的档案管理模式,因此,档案管理水平一直止步不前,没有新突破。 3.档案管理人员的素质有待于提高 当前我国医院档案管理专业人员在专业素质、理论水平及文化程度上均参差不齐,与当前飞速发展的社会需求相差甚远[3]。一些医院中从事档案工作的多数为兼职人员,年老者多于年轻者,人员流动多固定少,导致档案从业人员素质较低。其次,多数管理人员并未经过档案学或医学方面的系统培训和学习,缺乏以电子信息技术对档案进行管理的相关经验。 三、不断提升医院档案管理现代化,促进医院管理新发展 1.医院档案管理系统创新 (1)健全档案管理制度 建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,成立专门的档案管理科,将其从原来所附属的行政办公室中游离出来,并明确其职能,将医院各科各部门的不同的档案分门别类进行统一综合管理、统一考核,使档案管理与医疗同步发展,综合管理能充分发挥档案的整合效能。此外,领导的重视和支持是健全档案管理制度的关键。 (2)加强档案网络化管理 档案管理人员应深入临床一线或各职能部门调查了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求,提高对医院档案数据的敏感性,对科研管理和临床实践过程所形成的有参考价值的文件材料进行重点管理,不断地有针对性地为医疗、科研和教学工作提供信息。档案员需变被动为主动,充分认识到医院档案的价值所在,转变工作观念,以“上门服务”的方式对档案进行整理与收集。 (3)加强档案硬件系统建设 电子化的档案管理需要现代化的档案硬件设备,根据医院档案室建设标准,配置相应档案管理所需硬件,如计算机、装具、档案密集架、复印机等;同时还需要加强清洁卫生管理,注意防火,设置安全监控,以现代化装备更好的服务档案工作。 2.档案管理服务方式创新 (1)档案信息加工服务 档案工作者可以根据利用者的不同需求,以自身所具有的档案资源优势,快速进行档案信息加工,有目的、计划对档案进行整理、分类、组合,以网络信息技术为利用者提供便捷服务。 (2)档案咨询服务 档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”、“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务、提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。 (2)其他档案服务 此外,档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门也可在一定范围内采取有效的措施挖掘档案信息资源为全院各项工作主动提供信息服务。 四、结语 综上所述,新时期医院档案管理工作有其特有的特点,同时亦存在许多不足之处。医院档案管理需不断地制度化、规范化和科学化,领导人员需充分认识清医院档案管理工作的重要性,重视管理人员综合素质的培养,使医院档案室走向可持续发展的道路,充分发挥其职能,创造更多的经济效益与社会效益。 作者:王丹 单位:舟山市普济医院 医院档案管理工作思路:医院档案管理工作问题分析 1加强医院档案管理创新的意义 1.1为了更好地适应时代的发展要求,要对档案管理进行进一步地加强。在高速发展地现代科学技术背景下,随着新科研成果愈来愈快地转化成生产力,信息在发展中起到了愈来愈重要的作用。在经济高速发展的背景下,对医院档案工作方面提出了愈来愈高的要求,只有找到一条集信息化、个性化、多样化与网络化于一体的道路才能有效地完善医院的档案管理工作。 1.2加强医院档案管理工作创新是档案管理工作自身的要求。通过有效地收集、整理、分析与储存各种各样地信息资源,使今后各项工作有一个重要的依据作为参考,以上的工作就是档案管理工作。在高速发展的社会经济环境下,传统的档案管理工作在现代社会中没有提供出一个合适的档案,从而没有使档案的作用得到发挥,极大程度地浪费了信息资源。 2现行医院档案管理中出现的问题 在高速发展的现代信息背景下,在人们愈发关注档案在医院管理中意义和地位的同时,医院档案工作作为医院管理的重要元素却无法适应迅猛发展的科研、医疗与教学等工作,显著体现在以下几方面: 2.1没有一个较强的档案意识和一个较高的档案利用率。在传统观念长期的熏陶下,在很多医院,档案管理工作没有得到其负责人与管理人的高度关注,他们还一味地以经营医院为主要目标。这种薄弱的意识造成了档案资源的开发没有有效地开展起来,从而导致了很低的档案利用率,最终形一个落后的档案管理状况。 2.2不具备较强的网络与完善的制度。在大多数医院建立三级档案管理网络的背景下,但没有一个理想的运行效果,由于一些工作人员缺乏较强的档案意识,在档案丢失损坏时总出现不能及时归档的情况;缺乏一个完善的有关档案管理的制度来促进档案管理的发展;在社会高速发展的情况下,医院档案管理时刻变化着其内涵与外沿部分,档案范围已经由今天的胶片档案、声像档案、科研档案、计算机磁盘档案等取代了原有的照片档案、病历档案、人事档案以及文书档案。在档案管理内容的纳入方面,缺乏一个明确的标准,各个医院只是按照自己的想法对其进行管理,从而造成了许多需要纳入的档案没有及时被纳入。 2.3档案管理人员参差不齐的素质。在各个医院不重视档案管理的背景下,他们所选择的管理档案人员表现出不同的管理素质,在管理档案工作方面,大多数都不具备一个专业水准。大部分的医院在档案管理方面只是敷衍性地成立一个相关部门,甚至于采用一些临时的或者从其他部门抽调过来的人员去管理档案工作,缺乏专业档案管理知识的这类人员都缺乏对档案管理的重视。由于该部门有着较大的人员流动且没有认真地去对待档案资源地保管交接工作,造成了大量资料的丢失,从而增加了管理档案的难度。 3医院档案管理工作的改革思维 3.1首要任务通过进行制度建设,夯实医院档案管理的工作基础。建立健全档案管理制度表现出广泛的内容,其中涉及到档案的保管制度、有关收集与归档的制度、利用档案的制度、保管期限的制定与鉴定档案等制度方面,而且在医院岗位制与考核方案中加入了这些规则制度。医院档案表现出较为复杂的工作内容和拥有较多而分散的部门,有着很强的技术与专业性,并且表现出差异悬殊的机密程度与档案管理标准。故需要建立一套有利于医院发展的档案管理制度,随着工作的进行,进一步改善不完善的地方。建立和健全档案收集制度在其中发挥着尤为重要的作用。就医院整体方面来看,医院各临床科,包括行政及后勤等有关部门在工作上要有文件材料的记录。不仅这些,医院的各级的领导、科室的干部、医护人员对自己工作也要做出记录,作为医院的备案。档案在收集工作中会受到上述材料分散性形成的影响,这也就促使我们去着力建造一个体制完善的档案收集制,在加强医院成员积极配合有关部门建档这一意识的同时,也可以实现在登记和传递材料方面制度的完善,使管理灵活性增强,一旦出现个别档案的丢失,能做到及时的不救,保证了所建档案的完整性。不断完善三级管理网络的发展,打造垂直模式的管理制度。档案管理在网络制度上的健全,是为了满足当展的需求。要使档案在网络上的管理制度更为完善,组建一个专业、高效的团队是必不可少的。由院长担任带头组长,把科室的主任作为成员,针对不同科室每个科室要有一名档案员,这三个级别职位形成了所谓的“三级网络管理”,档案员主要负责的日常工作是收集、整理自己所在科室的工作材料,对以后的工作起到参考的作用。档案要保证其完善性、系统性,就要做到按时提交本科室档案材料,这将会为在日后的考核监督、责任落实提供参考依据。 3.2加强创新意识,增强服务观念。培养以“档案利用”作为工作出发点这一观念,消除档案管理在传统上的被动地位,做到在管理档案方面的主动积极性。对档案的管理在日常的工作中,不仅要完成档案资料在收集及整理方面的工作,也要做到接收到的档案做出科学的归类和系统的分析,这是为了在以后更为便捷的利用。以此同时,也要提高档案在医院间的共享性,积极主动为科研及医疗工作做出贡献。 3.3注重人员培养,使医院档案管理工作健康可持续发展。医院对档案的管理人员要求是,要勇于改变传统的工作方法,不要使工作仅仅停留在靠等、靠要这样被动的环境中,要是工作性质转变为开放性的、主动性的,使档案管理在信息资源方面起到更好的效果,医院在社会上所产生的效益是和档案工作的好坏联系在一起的,勇于创新、主动服务的理念要不断加强。把档案工作比作为一个机体,那么档案工作的管理人员就是机体的细胞,只有使这些工作人员具备时代的特性,才可为机体提供不竭的动力与激情。在档案管理方法上要不断学习,依据工作的性质及发展需求,做出合理且行之有效的计划,使得不同岗位都具备明确的学习目标。领导要有只是更新重要性的认知,通过参加学术上的交流,一些先进技术的学习来达到自身知识的积累。结合医院自身的发展需要,明确性做出技术创新及学术研究,做出档案管理工作者在管理水平及专业知识方面的提高。 作者:韦春丽 单位:中医医院 医院档案管理工作思路:新常态医院档案管理工作思路 摘要: 新的阶段,我国的经济社会发展取得一定的进步,而在档案管理工作中却存在着一些不尽如人意的地方。尤其是在医院档案管理工作上面临着一定的挑战。因此,本文主要针对当前新常态下医院档案管理工作中存在的问题,提出关于医院档案管理的新思路,从而促进医疗事业的健康发展。 关键词: 医院;档案管理;新思路 0引言 医院档案管理是医院管理工作中的一项重要内容,而在新时期的发展中医院档案的管理也存在着一定问题。所以,笔者针对于此,对如何促进医院档案管理工作水平的提升提出合理化的意见,以此为医院档案管理工作作出积极的贡献。 1医院档案管理的重要性分析 医院档案的管理作为医院管理中的重要部分,具有重要的作用。有助于推动医疗学术建设,提高医院整体管理水平,促进医疗卫生事业的健康发展。首先,医院领导能够通过医院档案对当前的医疗环境进行分析,从而制定相应的发展战略,以此有效促进医院竞争力的提升;其次,医疗档案中保存着许多有价值的资料信息,这能够在医院进行引进医疗设备与技术的过程中起到相应的参考作用;再次,对推广医疗科研成果方面,医学档案资料也发挥一定作用,而且在后续研究中也具有一定的作用;最后,在医学档案的收集与整理过程中,可以在医院决策过程中提供一定的依据,促进医院管理工作的发展[1]。 2新常态经济下医院档案管理工作的现状分析 2.1医院档案管理制度有待完善。 目前大部分医院的档案资料需要各职能部门的管理,尽管一些关于档案管理的规章制度已经建立起来,但是却缺乏相应的档案管理科学手段;另外,医院关于档案管理的相应制度没有得到积极完善,加之各职能部门不能清楚认识到管理自己部门档案的重要性;档案目录的标准没有得到统一,从而在收集和整理档案时仅靠自身经验与习惯来进行,从而造成医院档案管理工作的困境。 2.2缺乏信息化管理手段,现代化管理水平不高。 当前,医院档案管理存在着管理人员积极性不高,职业敏感度不够,管理较为分散的现状,不利于档案管理现代化水平的提升。传统档案的管理方式已不能适应当今医院的发展,医院档案室受规模与客观条件限制,造成档案的存储空间相对缺乏,医院中的档案信息有限,除此以外,各科室还要进行全年工作计划的统计,这会带来整理工作上的麻烦,不仅增加了管理人员的工作量,还影响到数据的准确性[2]。 2.3档案管理人员的专业管理水平与业务能力较低。 目前,一些医院的档案管理人员都是年龄较大的或兼职人员,个别医院档案管理员甚至是身兼数职,难以兼顾。这也说明了医院对档案管理工作的重视程度不够,缺乏对专职档案管理人员的培养,从而造成一些专业知识贫乏、管理方法陈旧的人员从事档案管理工作,影响到医院档案管理工作的整体质量。 3新常态经济下医院档案管理工作的新思路 3.1进一步加强医院档案管理制度建设。 医院档案管理工作的加强,首先应该促进医院档案管理制度的建设,为档案管理提供积极的制度保障。当前医院的档案管理工作与各职能科室、部门之间都有一定的联系,能够反映出医院的整体发展状况,针对医院的决策性问题以及树立品牌形象等方面提供有效依据。因此,重视医院档案管理工作,建立科学、规范的档案管理制度,对促进医学事业的发展具有积极意义。 3.2医院档案管理中引入互联网。 随着电子信息网络的飞速发展,互联网研究深入人们生活的方方面面。作为医院管理的一部分--档案管理如何与互联网有机地结合起来,摆在了从事医院档案管理工作人员的面前。例如:传统的纸质病历档案,在调取查阅时不但需要繁琐的工作,还要占用庞大的空间用以储存。要想摆脱目前困境,跟上时代潮流,就要勇于与互联网进行有机结合。首先,要建立医院档案的电子化信息库,将就医病人的信息录入信息库。其次,建立局域网络,达到各职能部门信息的共存共享。目前,医生想要调取某个病人的病历资料,需要亲自到病案室,经过管理人员查找,才能找到所需资料,步骤繁琐不说,还费时费力。如果实行了档案的信息化管理,只需轻点鼠标,所需资料信手拈来,从而大大节省了时间与储存空间,提高了工作效率。最后,利用云技术,通过大数据的分析,可以总结病理,为医生的诊断和治疗方案提供科学依据。另外,病人也可以登录客户端,只需注册即可调取个人所需病历资料,免去了病人及家属许多不必要的麻烦。 3.3积极提升档案管理人员的素质水平。 医院档案管理人员的素质水平直接影响着档案的管理工作。建设档案管理信息化不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。因此,建设素质较高的专业档案管理人员队伍势在必行。首先,应该加强对档案管理业务的学习,在掌握档案管理技能的基础上,不断努力探索档案管理的新方式;其次,医院应该积极认识到提升档案管理人员素质水平的重要性,加强对档案管理人员的培训工作;另外,还要促进档案管理人员加强计算机技术的学习。为了适应时展的需求,需要建立起现代化的信息档案管理模式,因此掌握一定的计算机技能是非常必要的。最后,还要努力提升管理人员的思想道德水平,提高管理者的道德素质,从而更好地提升医院档案管理工作的效率。 4结论 总之,作为一项复杂的、长期性的工作,医院档案管理工作水平的提升,需要相关人员合理转变观念,制定科学的改进措施。不断提升档案管理的现代化建设水平,加强相关档案管理制度的建设,在提升对档案管理重要性认识的基础上,适当引进科学的技术手段;另外,还要积极加强档案管理人员素质水平的提升,以此更好地为医疗事业的发展做出相应的贡献。 作者:王莹 单位:河南省郑州市中心医院档案室 医院档案管理工作思路:大数据对医院档案管理工作的影响 摘要:医院档案资料作为医院各项工作的原始记录,其内容设计涵盖了医院建设发展、医疗工作、科学研究等各个方面,能够为医院的发展提供非常重要的依据和参考。随着信息时代的到来,大数据逐渐应用到医院档案管理中,使得医院的档案管理工作发生了全新的变革。本文阐述了在信息时代大数据应用到医院档案管理工作中的必要性,分析了当前医院在大数据下档案管理工作存在的问题不足,并对如何合理运用大数据,提高医院档案管理水平进行了探讨,希望为广大医院档案管理工作者提高参考借鉴。 关键词:大数据;档案管理;影响 医院档案管理历来是医院管理工作的重要内容,对医院的发展和医疗科研工作开展具有重要作用,但是由于医院档案资料门类广、数量大、内容多,传统的档案管理方式难以对如此信息量庞大的档案进行合理有效的管理。随着计算机技术和信息技术的发展,大数据逐渐应用医院档案管理工作中,对医院档案管理工作带来了全新的变化。虽然大数据使得医院档案管理工作得到了快速发展,但是由于各种原因,在档案管理中仍然存在着诸多与信息时代形势特点不相符的问题和情况,需要引起有关部门重视,真正寻求到有效的方法进行整改提高,切实发挥好医院档案资料在医院各项工作中的作用。 一、信息时代下,大数据在医院档案管理工作中的应用是大势所趋 大数据是互联网技术和信息技术快速发展的产物,在信息时代的今天,信息量的剧增使大数据这种信息管理的先进理念和科学方法,越来越广泛的应用到各个行业中。与此同时,为了顺应信息时代的发展要求,大数据技术适时的应用到医院的档案管理工作中,更好的促进了医院档案管理水平,可以说是时代进步和医院发展的必然选择。一方面是大数据让档案信息存储更加安全高效。由于医院档案资料数量巨大,运用传统的档案存储管理方法进行存储管理,工作量大,耗费人力物力,而且容易导致档案资料遗失损坏,不利于档案资料的保管。而档案数据库的应用使用极大地提高了档案管理利用效率和存储质量,既有效避免了过去档案遗失损坏等问题的发生,又减轻了档案管理人员的负担和医院的经费支出。另一方面是大数据的应用提高了档案资料的使用效率。海量的档案资料,进行查阅时速度慢、效率低,而且不利于一些规律性的数据形成,严重影响的档案资料的作用发挥。采用大数据技术,对档案资料进行整理分类,极大提高了档案检索效率,而且大数据对档案资料的分析结果科学直观准确,对于医院医疗工作开展具有重要的参考作用,有利于医院的建设发展。 二、当前大数据下档案管理工作中存在的问题 (1)大数据的理念还没有形成。虽然大数据技术在医院档案管理工作中得到了广泛应用,但是还有部分医院的领导层和档案管理人员理念比较滞后,还停留在传统的档案管理思维中,对运用大数据加强档案管理的必然性和重要性没有认清,对相应的支持投入做的还不够,致使大数据技术在档案管理中的应用不够深化,没有最大限度的发挥大数据技术的作用。(2)档案管理的相应制度规范不健全。体制隶属方面,在我国多数医院的档案管理部门都隶属于院办,而各个科室又有各自的档案管理部门,并隶属于各业务科室,这种模式导致了档案管理工作缺少统一的领导,造成了档案管理的分散性。规章制度方面,现有的档案管理规范制度多事依据传统的档案管理模式建立的,而针对大数据特点的规章制度几乎没有,导致了在具体的管理工作开展过程中缺少规范和依据,使得管理容易出现混乱现象,影响了档案管理水平。(3)档案管理人员的业务素质有待于提高。信息技术发展日新月异,如果不能加强学习提高,与时俱进,势必会被时代所淘汰,难以适应岗位工作需要。大数据背景下,医院的档案管理以及完全不同于传统的管理方法,依托于计算机技术、信息网络技术等的创新技术方法层出不穷、发展迅猛,这种情况下进行档案管理必然需要有一批高素质、专业强的档案管理人员。当前,很多医院档案工作人业务员能力参差不齐,虽然工作经验丰富,但是对于计算机技术、信息网络技术等知之不多、了解不深,不能适应当前大数据时代下档案工作的各项需求,更何谈将大数据技术应用到档案管理中。 三、对合理应用大数据提升医院档案管理水平的探讨 (1)提高对医院档案管理工作中大数据应用的认识。大数据时代,医院的档案管理工作能够突破传统陈旧的管理方式,关键还是看医院领导层和档案管理人员能否提高对大数据的认识。因此,要转变传统观念,明确大数据背景下医院档案管理的趋势。领导层要提高重视,加大对相应硬件设施的投入,从医院发展大局确立档案管理大数据应用的发展规划,档案管理人员要树立创新发展的理念,认清大数据技术对于提高自身业务素质的作用。(2)建立和完善规章制度,确保大数据技术在医院档案管理中的合理应用。医院在做好大数据档案管理各方面建设之后,要根据实际情况建立完善相关的规范制度,保证大数据的合理运用。要建立档案管理的统一领导机制,将各部门、各科室的档案管理统一纳入医院档案管理的总体规划,建立配套的运行机制,保证档案的收集、整理、分类工作顺畅运行。要加强医院档案的信息资源整合,建立一个系统、稳定的档案数据库,避免先前分散性档案工作的局面,不断提高数据分析的能力,充分挖掘档案资料的潜在价值。(3)加大档案管理人员的业务素质培养。配套制度完善和基础设施到位后,重要的还是具有过硬业务素质的人才来具体开展实施。一方面,医院要引进一批高层次档案专业人才,以此来增强档案管理的信息化程度。另一方面,要对现有人员加大培训力度,重点加强对人员信息技术、计算机等相关知识的学习培训,提高人员应用大数据的能力。要把档案管理人才的培养放在与医疗人才同等的地位,让档案管理人员真正重视自己的岗位和工作,提高学习的动力和积极性。 四、结语 大数据时代,信息存储传播的方式都发生了改变,医院也要充分认清大数据技术对档案管理工作产生的深远影响,要紧跟信息技术的发展,不断创新基于大数据技术的档案管理模式,从硬件建设、制度配套、人才培养等方面下功夫,积极发挥大数据档案管理的价值,对档案信息进行更好的挖掘和利用,促进医院的发展。 作者:王艳峰 单位:邯郸市第一医院院办室 医院档案管理工作思路:医院档案对医院管理工作的重要意义 摘要:随着人们对医疗服务要求的不断提升,医院在发展过程中面临的挑战和要求也越来越多,尤其是决定着医院整体医疗和管理水平的档案管理工作。该文章首先针对医院档案管理的发展现状进行了分析,之后论述了当前医院档案在医院档案管理的价值及地位提升策略,证实了医院档案管理工作对其自身良好发展奠定了稳定的基础,注入了强大的动力,有着非常重要的意义和作用。 关键词:医院档案;医院管理;价值;地位 一、当前医院档案管理的发展现状分析 1.档案内容不够完善和系统。目前很多医院还没有正确认识到档案管理的重要性,所以忽略了对档案内容的完善性管理,而且管理人员在进行档案内容录入时没有针对不同进行相应的分类,这样会丢失一些档案内容,不少档案内容缺乏系统性,增加了查找的难度,也制约了医院信息查找工作的进一步落实。所以,医院档案内容的完整性与系统性直接关系到医院档案管理工作现状。2.档案建设工作缺乏独立性。大部分医院并没有针对档案信息创建独立的管理部门,使得档案建设工作开展中缺乏一定的独立性,这在一定程度上导致医院各类档案无法与其他档案明确划分。由于医院档案的数量众多且种类复杂,想要有效的根据档案内容顺利的开展医院内部相关工作更是难上加难,尤其是与经济效益有关的核算工作,将会影响医院内部的经济协调发展,所以,医院档案的创建问题直接引发了医院档案管理工作的问题。3.档案内容得不到及时的更新,效用得不到真正发挥。档案内容会随着医院的不断发展而有所变化的,所以,在实际开展档案管理工作时应及时的对档案进行更新。可是,很多医院往往忽略了对档案及时有效的更新,导致档案管理内容严重缺乏时效性,这样就可能增加医院管理人员的工作难度。另外,如果无法及时更新医院档案内容,就会降低医院档案内容的真实性,档案内容也无法体现出医院的真实经济状况,制约着医院管理人员的工作落实,严重的还会影响医院的未来长远发展,影响医院资源的配置优化,也会影响医院服务工作的质量提升。 二、医院档案在医院档案管理中的价值 1.实现了医院财务档案与资料的有效整理。档案所记载的都是医院重要的信息和资源,对档案进行有效建立能够实现相关档案的有效整理。通过档案管理人员完成对医院档案的整理,使得医院各项资料能够明确的标准日期和类别,而且依据档案内容的自身价值做好分类储存。通过档案管理人员档案管理工作的落实,能够实现医院档案信息安全性的提升,还能降低医院档案信息的非法篡改,在一定程度上缓解了医院管理工作的风险,提升了医院管理工作的总体安全性。为内部人员资料查看提供了方便。创建医院档案并进行有效的管理,能够为高层人员决策时提供可靠的依据,便捷的查看到医院各项医疗用品的采购、工程及技术合同和各项医疗票据的内容,进一步把医院的现状控制在一定范围内。医院管理人员及档案管理人员需要不断加强医院档案信息的掌握程度,这样才能有效提升医院管理质量,并且还能提升医院工作人员查找资料的效率,最终充分体现出了医院档案管理工作的自身作用。2.明确医院档案管理的期限。档案内容有效的存储和管理对于医院之后的发展有很关键的参考意义。就拿财务档案来讲,医院档案可以对年度财务情况进行整体统计,进而让医院财务报告可以按照其管理期限进行排列,一些财务报告起到了至关重要的作用,因此被长期管理起来,但是一些财务报告依然能够通过自身作用的高低程度进行仔细划分。如果能够充分发挥出医院会计档案资料的重要作用,那么医院财务管理档案则能够进一步确定下来。通过发挥医院档案资料在管理工作中的作用,能够提升医院内部经济发展的安全可靠性,还能实现医院资源的合理配置。 三、提升医院档案在医院档案管理中地位的途径 1.以增强档案管理人员技术专业性为基础。医院开展管理工作主要是通过管理专业人员实施,所以医院应加强对档案管理人员的考核与培训,为其创造学习与交流的机会,并根据考核结果创建相应的奖惩机制,这样能够提升其学习的主动性。只有不断提升医院档案管理人员的专业技术水平,才能充分发挥出会计档案的自身作用,才能确保医院档案在管理工作中的重要价值。2.成立独立的档案管理部门。为了确保医院发展过程中所形成的各项信息资料得到有效的保存和管理,确保档案的完整性和系统性,需要创建独立的档案管理部门负责档案的建设工作,同时指派专职人员,另外,一些工作人员需要加强档案管理工作的关注度,这样才能更加明确医院的收支状况。3.充分发挥先进信息技术的作用。科技的快速发展推动了我国各个行业的进步,在这种局势下医院开展档案管理工作时应该全面发挥先进信息技术的作用和优势,经过认真分析档案信息在医院档案管理工作中的作用不难发现,医院档案在管理工作起到了不可替代的作用。档案管理人员的操作水平需要进一步提升,充分发掘档案资料的自身作用,并且创建科学的档案管理单位,并引进先进的科学技术,这样就能够发挥出医院档案管理工作的最大功效,才能充分发挥档案资料的自身作用,才能稳固自身地位,才能给医院的未来发展奠定扎实的基础。另外,还要不断加大医院档案管理工作的宣传力度,才能让人们进一步了解医院档案管理工作,并推动医院档案管理工作的长远健康发展。 四、结语 总之,在市场经济快速发展的背景下医疗领域得到了非常广泛的发展,人们对医疗服务的要求也越来越高。为了保证医院各项工作能够有序的进行,需要加强档案管理。首先医院需要明确了解医院档案管理的实际发展情况,继而针对开展医院档案在档案管理中的价值及地位提升的途径进行探讨和研究。 作者:黄德清 单位:济宁市第一人民医院
伴随着全球信息革命的不断推动,网络技术的高速发展,医学档案信息化管理已经不可阻挡。在医院业务的开展和医学水平的提升过程中,医学档案起到了极为重要的作用。但是,目前医学档案管理工作很难适应现代化医疗发展的需求,也无法能够真正为科研与教学服务。传统的管理方式依旧落后于时代的发展,医学档案信息的内容是人类医学和病理发展与研究中的重要财富,是能够不断被学习与深度挖掘的宝贵资源,在利用档案的过程中,从最开始的封闭式使用走向开放化,让医院内部的档案可以更加灵活地面对大众,真正体现出医学档案的研究价值和利用效率,是每一位从事医院档案管理人员必须要解决的问题。医学档案管理工作,要求能够为医院的所有医护人员提供准确、及时、有效的档案信息资料,要能够对档案资料进行积极有效的主动保存,以归档好医学档案为基础,提升对档案资源的合理开发力度,最大程度上服务于个人、社会以及国家的经济建设。 一、提高江西医学档案利用质量的紧迫性 首先,档案的效果体现就是指以档案为基础对社会问题加以解决、促进经济发展,最终所获得的相关效益。在这个过程中,档案得到合理利用将会产生两个方面的效益,即经济效益和社会效益。档案利用所体现出来的社会效益,指的是档案得到合理利用之后所体现出来的学术成果、教育成果等等,一般无法用定量的方式来衡量这一效益。通过档案而获得的经济效益,指的是在基础性生产与建设过程中运用档案而能够节约资金、控制成本。社会与经济两大效益的存在,使得档案不仅能够被用于生产,也能够用于社会的发展。通过上述分析可以了解到,如果能够强化医学档案的利用效果,对医学的发展和社会的进步将会产生足够的影响与促进。所以,强化医学档案的利用效果与价值,具有极强的必要性和紧迫性。 二、以提高江西医学档案利用质量为目标的档案管理工作优化路径 1.完善基础设施建设。如果医院没有配备比较科学而现代的档案室和相关的设备,就无法提高档案的利用效率,而且最为基本的档案保存工作都无法得到保障。档案管理工作的中间环节有很多,最为基础的都是需要有一定的物质基础作为支撑。如果不能够很好地保障确定基础环节,就很难对档案进行合理利用,档案也无法发挥出有效的价值。所以,应对档案的基础建设进行合理完善,科学系统地实现有效的编辑与整理,运用信息化技术对档案资料进行数字化管理,提高检索的便捷度,构建包含编目、采购、信息检索等相关内容的整套系统。对检索工具和检索任务栏进行优化,把医学档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来,以适应高效的提取利用的需要。 2.拓展档案公共服务。医院档案能够以现有的医院资源为基础,进行主题展览,结合目前的各个学科进行分类,包括临床、预防以及营养与食品、医学检验和护理等,对每个学科进行统一的分配与归纳。在主题展览的过程中,可以就公众兴趣点极强的主题进行重点展示,比如公众所关心的“婴儿护理”、“食品健康”、“老年护理”等。并且,为了能够让公众获得更加直观的了解,可以通过多媒体的方式,制作音频、图片或者视频资料。同时,展览并不仅仅是在医院内部进行,还可以到社会上进行,比如社区服务站、大型商场等人流集中的地方。医疗档案管理部门不仅要服务于医院内部的广大职工,同时还需要创造更多的社会价值,与档案部门合作,就公众的需求和兴趣点进行不同层次与类型的推广。比如,对于少年儿童而言,可以编纂可读性强的儿童类图书,帮助儿童了解一定的医学常识。对于老年人,也可以编写通俗易懂的书籍,让老年人能够对健康的活动方式有一定的认知。 3.提高档案人员素质。在当今竞争激烈的环境下,人才竞争是最为优秀的部分。就医学档案信息而言,决定档案开发质量与水平的是工作人员的专业能力与综合素质。这就需要档案管理工作从业者能够充分提高自己的知识水平,通过自主学习提高自己的修养,对自身的知识结构进行优化,努力成为全能型人才。现代化医学档案管理工作,不但要求具备较强的专业化知识,同时还需要具备一定水平的现代化管理能力,尤其是在信息化技术方面的水平需要随着时代的变化而提高,相关从业者必须要能够做到与时俱进,能够不断提升自己的技能来满足岗位的需求,为医护人员和广大人民群众提供最为便捷、准确而又真实的档案材料。医院应该对档案人员的服务意识进行加强,树立为公众服务的理念,提高服务水平与能力,不仅要懂医学,同时还需要掌握现代化信息技术。医院要强化医学档案部门的人才队伍建设,有组织有计划地进行培训,并合理配备现代化工具设备,充分调动工作人员的积极性,这样才能够更好地体现出档案的价值所在。通过分析医学档案信息的具体内容与特点,明确档案信息开发与利用的绩效,逐步通过完善与丰富我国医学档案信息的有效管理,推动我国医学界医疗水平的与时俱进,实现我国医学的稳定发展。 参考文献 [1]路瑶.医学档案的信息化建设与开发利用[J].赤子(上中旬),2015(17):215. [2]孙丽娟.医学档案管理工作中存在的问题及完善措施[J].办公室业务,2015(9):54. [3]姜瑞博.试论增强档案利用效果的路径和手段[J].中国卫生产业,2014,11(36):95‐96. 作者:鲁昕 单位:朝阳市第二医院
医院人事档案管理工作思考:探讨医院人事档案管理工作 【关键词】人事档案;制度;管理 本文通过对永城市人民医院人事档案管理工作进行调查,发现我院人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、档案利用范围狭窄等一系列问题,要从根本上解决我院目前的人事档案管理问题,就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理体制等措施。 1 永城市人民医院人事档案管理中存在的主要问题 1.1 人事档案内容失真 真实性是人事档案的生命,而我院现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符,如时间方面,出生年月公历、农历填写随意,且没有说明;参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月,每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名,也不加以说明,这给材料的归档造成麻烦,尤其是一些比较常用的名字容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点,没有缺点,只有成绩,没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么写。人事档案部门也没有进行严格的审核把关,及时地发现问题,解决问题,致使人事档案不能如实反映本人的真实情况,给档案的利用带来困难。 1.2 人事档案材料不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有,一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因,有两方面:一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了,自己近年来也没有太大的变化,不填也罢。有的人在填写表格时能省则省,履历表中学习简历从高中或大学开始填,家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,他们就紧紧地放在自己身边,认为这样更安全,用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。我院分管人事档案工作的人员并非专职人员,往往是身兼数职,于是有时只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时归档,导致个人档案中材料内容不全,更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。 1.3 人事档案利用范围狭窄 人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我院人事工作的现状来看,我院人事档案的利用范围小,利用频率低,人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率,这是一个具有重大现实意义的问题。 2 改革我院人事档案管理的几点建议 2.1 提高档案管理人员素质 我院人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心,才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别材料的真伪,才能按照要求将材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。 2.2 完善人事档案管理制度 人员是基础,制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作,必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事,以免出现不必要的麻烦。我院应建立健全管理制度,使档案工作有规可循,有章可依。遵循《收集制度》,建立人事档案材料收集网络,明确收集的范围和要求,让制度使人事档案内容充实,更全面地反映一个人的情况;遵循《鉴别归档制度》,明确鉴别的内容和归档的要求,对材料进行有效的鉴别,及时存真去假、查漏补缺;遵循《保管保密制度》,采取切实有效的措施,减少人为因素的破坏,保障人事档案的安全,延长使用的寿命;遵循《查阅制度》,明确人事档案利用的方式和方法,以保证人事档案的安全性和真实性。重质量,抓管理,人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量,切切实实做好管理工作,让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。 2.3 采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势,它对人事档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高人事档案工作的效率和水平,以尽快实现人事档案信息化管理。目前,我院使用计算机辅助管理的档案越来越多,实现人事档案计算机辅助管理势在必行。 医院人事档案管理工作思考:加强医院政工工作 促进人事档案管理 【摘 要】加强医院政工工作,能够促进医院的和谐发展,探讨如何对医院政工工作进行科学的定位,把医院政工工作做好,努力改进医院政工工作中的不足,有利于促进人事档案管理,对医院的经营发展有着重要的意义。有鉴于此,本文主要是为加强医院政工工作促进人事档案管理提出新的途径。 【关键词】医院政工工作 建设管理 人事档案 伴随着我国医疗体制的不断改革,医院人事档案管理是医院政工工作中重要的组成部分。由于医院在职职工的数量不断增多,直接增加了医院人事档案管理的难度,为了做好医院人事档案管理工作,就要求加强医院政工工作,这样才能有利于医院政工工作同人事档案管理工作的和谐发展。 1.加强思想政治工作的宣传和教育 随着医院改革日益深化,医院的经营发展面临着很大的机遇和挑战,医院职工思想也会发生这样那样的变化,医院人事档案管理制度的落后,对医院政工工作的思想认识不够使得医院管理存在着问题。因此,医院领导在工作中要有政治意识,要认识到医院职工工作对医院的发展有着促进作用,做好医院政工工作,能够使医院职工端正思想意识,同时也是建立好人事档案制度的重要渠道。 对医院职工进行思想政治工作的宣传和教育,通过了解医院职工日常工作中遇到的问题,然后用热情的心去关心他们,进而在思想上保持一致性,只有将医院所有职工的思想统一起来,才能在工作中保持一致性,才能不断实现医院经营发展的目标。在日常的工作中对医院员工进行思想政治工作的宣传和教育,有利于增强医院职工工作中的凝聚力,对于员工的管理、建立和完善员工档案管理制度有着积极性作用。 2.加强管理,发挥医院政工工作职能,促进人事档案管理 具有团队意识,是医院政工干部具备的基本素质。我们知道一个人具有的能力是有限的,只有所有人团结在一起,才能体现出巨大的力量,只有医院员工在工作中团结协作,相互间给予一定的帮助和支持,才能克服实际工作中的问题。在大多数情况下,一些医院的政工干部都是医院的行政人员,行政人员要对医院员工的日常工作进行协调沟通,同时要对刚进入医院的职工办理入职手续,通过了解员工的个人情况,为员工建立档案,人事档案管理是一项非常复杂的工作,医院行政管理人员对医院员工的个人情况要进行保密处理,同时还要对员工档案进行存储保管,这是一项具有着政治性和机密性的工作。因此,医院行政管理人员在工作中要团结友爱,要善于和员工进行沟通,不断提高政工素质,在工作中要坚持以人为本的基本原则,提高医院的服务水平,发挥医院政工工作职能,为医院的发展出谋划策。 3.发挥医院政工工作优势,建立完善的医院人事档案制度 随着时代的发展进步,医院政工工作内容需要与时俱进,把政治思想认识融入到医院实际工作中,医院的变革和发展需要经历一个过程,在医院改革和发展的新形势下,发挥医院政工工作优势,能够鼓励员工在工作中树立自信心。医院政工工作内容包括对医院员工建立档案,然而,医院人事档案制度的建立和完善主要取决于医院政工工作的时效性,为了建立健全完善的档案管理制度,就要夯实档案管理的基础性工作,医院在聘用或者处理离职员工的时候一定要按照人事档案管理的相关规定办理入职或者离职手续,同时在建立人事档案的过程中要利用计算机管理软件,对员工个人信息进行储存,并且形成检索员工人事档案系统,以方便行政管理人员查阅和管理。 4.注重医院政工工作方法,提高人事档案管理人员自身素质 医院政工工作是一项非常细致的工作,要想使政工工作渗透到医院工作的各个环节中,不仅仅需要医院领导部门做好政工工作,同时医院行政管理部门也要把政工工作作为工作重点。医院领导应该和医院的行政管理部门对医院的在职员工进行工作考核,对医院员工日常工作业绩实行奖惩制度,对于优秀的员工给予表彰,从医院发展的实际出发,注重员工的思想道德培养。 加强医院人事档案管理,提高人事档案管理人员自身素质,提高医院人事档案管理水平,是做好医院政工工作的重点内容,医院人事档案管理人员要对自己的工作负责,要热爱自己的职业,在工作中要有务实的精神,在工作中要积极主动的学习人事档案管理的相关知识。医院人事档案管理人员在档案管理的过程中,如果发现有些员工在工作中表现突出,那么就可以向领导反映,给员工进行岗位调整,这样可以为医院培养更多实用性人才,同时也是激励员工努力工作的一种手段。医院可以定期的给人事档案管理人员提供培训的机会,培训的内容是对专业性的管理知识进行巩固,充分调动他们学习的积极性,让他们掌握医院政工工作的基本方法,进而提高人事档案管理人员的自身素质。 5.总结 医院的生存和发展,离不开医院全体员工的努力,在医院建设和发展过程中,不断的完善和加强政工工作的政治思想意识,对员工进行政治思想宣传,让员工在日常工作中能够坚持自己的政治立场,不断的学习新知识,明确自己的工作职责和目标,有利于促进医院的和谐发展。医院经营发展的优秀是坚持以人为本,使医院能够进行可持续发展,加强医院政工工作促进人事档案管理,就要在实际工作中把握好医院政工工作的基本内容和发展方向,同时,医院人事档案管理工作是一个系统工程,需要人事档案管理人员具备良好的心理素质,在工作中勇于挑战困难,为实现医院政工工作和谐发展,为促进人事档案管理作出贡献。 (作者单位:广东省湛江中心人民医院;广东 湛江 524037) 医院人事档案管理工作思考:浅谈如何加强医院人事档案管理工作 摘 要:人事档案作为人事管理的重要组成部分,是人事工作中不可或缺的一个依据。医院中的人事档案管理工作也同样发挥着巨大的作用,它不仅能够为人力资源管理工作提供服务,而且也能为医院专业技术人才队建设和发展起着推动作用。因此,对人事档案管理人员进行有关国家档案管理工作的法律法规的宣传教育就显得尤其重要,加强对档案管理人员的管理,提高其工作热情与思想觉悟,并使之认识到人事档案管理工作的重要性。要做好医院人事档案的管理工作,就应爱岗敬业,树立主人翕意识,认真做好本职工作。?只有这样才能提高人事档案管理工作的重要性和影响力,赢得领导和广大职工的重视、支持。 关键词:加强 医院 人事档案 管理 人事档案是人事管理工作不可缺少的重要依据,也是人事管理的重要组成部分。加强人事档案管理,发挥它的优势,为医院提供更加可靠的材料,就显得更为重要。医院人员复杂、工种繁多。身为人事档案管理者,如何充分开发和利用人力资源信息,通过人事档案深层次的开发与管理,提高人事档案使用价值,促进医院在各方面工作的综合发展,是一个永不过时的课题。 1 做好医院人事档案管理工作的重要性 一个医院人事档案工作的好坏,不仅会直接影响到组织人事等部门对医院领导干部提拔、任用和考核,也会影响到医院人员的职务晋升、工资调整、工作调动、人员退休等工作。一个医院人员人事档案收集是否齐全、完整,直接取决于医院人事档案的管理人员的责任心和工作态度,加强医院人事档案管理人员的培训和法规的宣传教育是不可缺少的一项重要工作,对提高人事档案管理人员的自身素质工作就显得格外重要。但是,只提高医院人事档案管理人员素质、工作态度、责任心等还是不能把医院人事档案管理工作做好的,还需要医院职工本人的全力配合,才能把个人的人事档案收集齐全,所需要的材料提供和补充完整,填写齐全。目前,有些人对医院人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为人事档案管理工作可有可无。还有一些人事档案管理工作人员,自身就对档案管理工作没有给予高度的重视,在工作中缺乏应有的职业道德,责任心不强等。医院领导对人事档案管理工作,也没有足够的重视。因些,要做好医院人事档案管理工作,对于人事档案管理者来说,这些工作是一个漫长的工作过程,不是一朝一夕能解决做好的工作,只有在工作实践中体会到它的重要作用,才能取得领导和广大职工理解,支持和重视,懂得医院人事档案管理工作的重要性。 2 做好医院人事档案管理工作,还应具备的必要条件 2.1 医院应配备责任心强、撑握档案专业知识的管理人员队伍 人事档案管理工作虽看似简单,但是,其实是一项专业性很强的管理工作。它要求人事档案人员既要有高度的责任感、事业心,又要掌握一定的档案管理的专业技术知识,特别是在科学技术现代化的今天,医院人事档案工作也应与实俱进,应招录一些大专院校的专业毕业生,来武装人事档案人员队伍,提高人员专业队伍的整体水平。 2.2 医院要不继加强对档案管理人员的自身素质和业务知识的学习 人事档案管理水平要得到提高,就得对档案管理人员专业知识进行培训,采取请进来,走出去的办法,不继提高档案管理人员的业务知识,业务能力及管理水平。从工作的实际出发,按照多层次、多种形式、不同岗位、不同层次地对人事档案管理人员进行培训。医院要经常对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规、政策的宣传教育,不断增强档案管理人员的保密意识和责任感,确保档案安全、可靠和无失密现象发生。 2.3 人事档案管理工作也应逐步实现信息化管理,提升管理水平 现代化计算机信息技术已经在各个领域中广泛得到运用,人事档案的管理工作也应利用先进的信息技术,使人事档案管理也逐步实现信息化管理,为人事档案管理和人力资源管理各项工作提供了极大的便利,大大地提高了工作效率,是医院人事档案管理工作中也是不可缺少的便利工具。实现人事档案的数字化、信息化管理也是现代化医院的新要求和努力发展方向,人事档案信息化管理的实现与否也直接关系到医院整体管理水平的提升。 2.4 人事档案管理工作要实行信息网络管理,是义不容辞的责任 人事档案记录着一个人的真实历史,每个人的经历都不是一个简单的时间堆积,而是一个复杂多变的过程,因此,人事档案具有信息量大、资源性强的特点。传统的记录方法不仅很难全面的记载这些档案信息,而且不便查阅,而利用电子计算机等现代科技手段进行记录,就可以有效的避免上述问题,人为做不到的,利用计算这一先进设备,难题就能迎刃而解,能有效提高人事档案管理工作的效率。 3 如何做好医院人事档案的管理工作 医院人事档案管理工作不是说说而已的工作,它需要长时间不懈的工作。虽然工作不复杂,也不需要高尖端的科学创新,归根结底,最关键的问题就在于医院人事档案的管理人员自身。 3.1 要时刻树立爱岗敬业,认真做好本职工作教育 树立档案管理人员要热爱档案工作,努力学习和钻研业务知识,不断提高业务水平。要争做档案管理工作的行家里手,珍爱自己的岗位,做到干一行、爱一行、钻一行,用出色的工作业绩,完成上级领导交办的各项工作。 3.2 要树立勤请示、勤汇报,增强领导对档案管理工作重视 医院领导对人事档案管理工作不够重视、还缺乏对档案管理工作的意识,这与档案管理人员有直接的关系,身为人事档案管理人员,自身都认为档案管理工作无关紧要,可有可无。只有档案管理者本人对自己的工作重视起来,在工作中找着存在的问题和隐患,经常向领导请求和汇报人事档案工作的重要,以引起领导的关注和支持,增强人事档案管理工作在领导心中的位置。 3.3 树立大局意识,当好医院各部门工作的助手 人事档案管理人员要树立大局意识和服务意识,紧紧围绕医院各部门工作,做好服务工作。只有及时、准确地为领导和相关部门、科室提供人事档案信息资源,才能赢得领导和广大职工的重视、支持,人事档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。 总之,要加强医院人事档案管理工作,不是只靠档案管理自身能完的,需要各方面相互支持配合,经过长时间不懈的努力工作和领导的的高度重视才能得已实现。 医院人事档案管理工作思考:探析新时期医院人事档案管理工作重点 摘要:本文提出了医院人事档案管理中的重点内容,并从人事档案管理的法制建设、动态管理、信息化建设、人员素质建设等方面进行了详细阐述,以期为医院人事档案管理提供帮助。 关键词:医院 人事档案 管理 重点 医院人事档案管理怎样适应社会发展要求,面对新的挑战,是当前人事档案管理人员需要考虑的重要问题。人事档案管理的最终目的是实现人事档案的充分利用,为医院的各项管理提供决策的依据和科学的信息。 一、加大法制建设以及基础建设的力度 大力宣传并认真贯彻《档案法》以及《档案法实施办法》,在医院中以各种形式进行普法教育,强化全体员工,尤其是档案人员和领导干部的法制观念,从而实现人事档案管理的依法治档。可以通过下发资料、医院院刊等形式进行档案法规的宣传,也可以组织部分职工参加相关的法制教育培训,与此同时,还要建立严格的奖惩制度,严肃处理有违《档案法》的行为现象,以达到教育、警示全医院员工的目的。 医院领导要全力支持档案管理部门的工作,加强档案管理相关基础设施的建设和更新。在医院建立起档案专用库房,同时配备铁质档案柜;在库房中还要配置灭火、去湿、降温等相关设备;定期检查库房的防盗、防蛀、防潮、防火等设备;分开设置档案员办公室、阅览室和档案库房;加大档案基础建设的资金投入,购置先进的计算机硬件及软件设备。 二、实行人事档案的动态管理 人事档案是对人的成长经历,如学历变动、工资增减、职称晋升、政治面貌、家庭和社会关系、职务变迁等方面的反映。在以前,人事档案管理主要是对实体档案资料的保管维护、简单整理,其工作内容非常单一,在材料收集上较为被动,也不够及时。人事档案管理没有遵循其动态性规律,从而让医院职工的技术水平在人事档案中得不到应有的体现,无法真实而全面地反映出医院职工的当前状态。 在人事档案管理中,必须要实行动态的管理模式。首先,新的人事档案内容必须是员工各阶段的真实状态的反映,不仅要体现其个人特色(如医德医风),还要体现其专业技术水平(如科研成果、技术专长)。其次,随着医院及个人的不断发展,人事档案中还要及时补充一些体现社会发展、个人特色的新内容。体现个人特色的新内容主要包括如病人满意度、为人信用度一类的诚信材料,或者是相关考核材料,如职业道德、政治思想水平的考核,专业技术水平的考核,工作态度的考核,工作业绩的考核等。第三,在人事档案中要及时增加能体现个人医疗技术水平的内容,如个人专业技术水平在国内外的影响力及地位、新技术使用情况等。第四,将个人的学历材料、奖惩材料、工资情况、职称材料等及时归档。只有这样,通过档案查阅,才能得到全面的、准确的当事人信息,才能实现人事档案真正的、全面的动态管理。 三、提升档案管理的信息化水平 在办公自动化、人事制度改革的不断深化和推进下,微观管理、宏观调控、人才预测、科学决策等工作对人事档案管理信息系统的依赖性将更强。所以医院必须要构建起计算机网络,尽早实现人事档案的现代化管理。建立人事信息管理网络系统,能有效提高其工作效率、改善服务质量,并能进一步加强人事管理。 在传统的人事档案管理中,档案信息的查找、摘抄、调阅、统计、分析等工作基本上全部依靠手工来完成,有时甚至会对上千卷的档案进行统计、排序,工作量巨大,在浪费人力和时间。目前,使用计算机技术进行档案信息管理,通过网络和办公自动化技术的结合,让人事信息的计算机处理方式代替了人工处理方式,并实现了人事信息的大容量数据存储、及远程交换,从而实现了信息资源的共享。由此看来,人事档案管理信息系统的建立是医院管理的必要工作,该信息系统的建立,可对基本的人事信息进行微机检索,也便于人事档案信息的扩充,保证人事信息的真实性、及时性,从而为医院的人才培养、干部聘用、职称晋升等提供公正合理的依据,真正实现知人善用、人尽其才。 四、全面提升档案员的素质 医院的人事档案管理的涉及面非常广泛,因此,档案工作者作为档案管理的直接执行者,不仅需要掌握专业档案知识,还需要具备一定的计算机、医学、人事管理等方面的知识。因此要搞好人事档案管理工作,就必须全面提升档案员的思想素质、文化素质以及业务素质。高素质的档案管理者是做好人事档案管理工作的基本保证,是推动人事档案管理的信息化、现代化发展的有效力量。另外,还要在档案人员中引入竞争机制,对档案人员实行竞聘上岗、择优录用,从而提拔真正有实力的档案管理人员晋升到管理岗位上来。与此同时,医院也应当在人才培养计划中纳入档案员的培养,对其工作业绩、晋升空间予以关注,让其得到与劳动付出成正比的回报。 医院人事档案管理工作思考:浅谈医院人事档案管理工作 摘 要:医院的人事档案管理工作直接关系到医院的事物管理,对医院管理效益的提高具有重要意义。文章就医院人事档案管理中存在的问题进行了较为详细的分析,在此基础上提出了提高医院人事档案管理的若干建议,以期为提高医院人事档案管理工作的效率起到一定的积极作用。 关键词:医院管理;人事档案管理;管理建议 我院是顺德唯一一所以精神医学为主的区属公立非营利性专科医院,三类事业单位。也是广东省高等医学院校教学医院各和佛山市基本医疗保险定点医院。除精神科外,设有老年、神经、药物依赖、心理卫生等重点专科。医院现有在职员工327人,其中卫生专业技术人员218人,正高职称6人,副高职称21人,中级职称51人,初级职称139人,工勤人员92人。随着医院建设和发展的需要,人员队伍将不断壮大,如何做好人事管理工作,及时对全院人员情况进行收集、汇总、主动地提供医疗、人事决策所需的各方面信息,对做好人事工作非常重要。根据工作实际,现就人事档案管理工作谈几点看法: 一、医院人事档案管理存在的问题 (一)资料信息收集不及时,档案资料不完整 在日常工作中医院每年都有晋升专业技术职务、调整工资以及干部任免等,这些材料都必须形成档案材料收集到个人档案中。因为医院往往没有配备专职人事档案工作人员,通常人事档案都是由办公室的人员兼任,往往是身兼数职,相对的对档案工作精力投入不足。于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时归档,导致档案资料不完整。 (二)对人事档案管理的意识不足,重视度不够 人事档案工作是一项默默无闻的工作,它不像其他工作那样容易引人注意,也不容易取得明显成绩。长期以来,相当一部分人员包括部分领导对人事档案工作的认识都是存在一些误区的,认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,而不是单位的主要工作,完全可以由人事部门或办公室人员兼任,因此忽视了人事档案管理工作,而导致人事档案工作长期的处于被动应付的状态。 (三)管理人员专业性不强,档案制作不规范 人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性极强的工作,如果没有一定的人力投入,就不可能保证档案管理的质量。因为医院的档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不太了解。部分人员虽然知道人事档案要分类进行保存,但由于专业性不强,在分类上把握不准,随意性很大,影响了分类的统一性。此外干部档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸,大于或小于16开规格的档案材料以及那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工,折叠、剪裁及裱糊。但在人事档案中时常有A4纸规格的材料归档,如专业技术人员聘用合同书、工作人员聘任审批表,及一些证明材料等,影响了整份人事档案的美观。 二、如何提高医院人事档案管理工作 (一)加强对人事档案的收集、归类、整理工作是做好人事档案管理的前提 人事档案的收集是人事档案工作的起点,是整个人事档案管理工作的重要环节。档案管理人员对人事档案的收集做到分类明确,排列有序,随收随放,定期检查,及时归档,增强时效性,减少时差性,以人为本,存旧补新,保证归档材料齐全完整。使档案能全面地反映出一个人的真实情况,真正起到档案的依据作用。 (二)加强学习,提高人事档案管理人员的业务水平是做好人事档案管理的基础 人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作,随着医院业务量和人力资源的不断发展,人事档案日益增多。要做好档案管理工作就要求档案管理者具有较强的专业知识和实际操作能力。让档案管理人员认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握新的知识和先进的管理技术,深入了解管理档案的重要性,增强责任心,不断提高管理水平和工作能力,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以适应医院建设和发展的需要。 (三)实现人事档案信息化管理是做好人事档案管理的有力保证 信息化是当今经济和社会发展的大趋势,实现人事档案现代化管理也是必然趋势。由于计算机存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据。将计算机技术应用到档案工作中,将极大地提高档案的检索速度,对数据查询又快又准,实现档案信息综合管理和利用。让人事档案纸质与数据格式并存,大大地提高档案的利用效率。对医院合理配置人员、开发人才资源,促进医院快速发展起着重要的作用。 总之,要做好人事档案管理工作,不仅需要人事档案工作者严谨、科学的工作精神,也需要医院领导、职能部门和广大职工的大力支持。使人事档案尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给人事决策部门,使其发挥最大化的利用效力,是广大人事档案管理人员的职责。 作者单位:佛山市顺德区伍仲纪念医院
医院文书档案管理工作思考:医院文书档案管理的有效措施分析 摘 要:有人将文书档案作为与科学技术档案相比较而言的各种档案的统称,这一概念主要在中国使用,有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。医院文书档案是医院在行政管理事务活动中产生的,对由医院通用文书转化而来的那一部分文书档案的习惯称谓。包括医院的命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性,使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。本文就医院文书档案管理的有效措施展开分析。 关键词:t院;文书档案;管理;有效措施 医院文书档案是医院管理工作的重要凭证。可能有些医院的领导不够重视该项工作,认为这种工作只是在收集和整理文书档案,毫无技术含量,但是当医院出现了大家都在推卸的责任问题时,为了公平起见,查文书档案的记录就是解决问题的关键所在。医院文书档案的有效管理可以避免医生少犯错误,推进医院的可持续发展。 1 医院文书档案管理中存在的问题 (一)医院文书档案的工作人员思想意识淡薄 对医院文书档案管理的思想意识普遍淡薄[1]。医院的领导坚定性不够强,有的员工缺乏对医院的高度忠诚,有的医院文书档案管理工作评头论足,有的工作人员在发现文书档案管理出现问题后不批驳、不亮剑、不报告,如此种种都是医院对文书档案整理不重视导致的。有些医院的领导认为文书档案只是一个整理工作,没有技术含量,于是不去理睬。由于文书档案意识浅薄,文书档案没有一个合理的储存室。文书档案管理虽然不是医院的优秀工作,但是链接各科室的一个纽带,这个纽带没有做好传递工作,医院的凝聚力就会大打折扣。甚至有些医生对档案管理工作呈现一种歧视的态度,世界上的任何工作都是光荣而伟大的,只要是工作就没有高低贵贱之分,医院文档管理工作人员的工作相当于一篇文章当中的中心句,具有承上启下的作用。这些都是医院对文书档案管理不重视的表现[2],需要从医院领导出发,改善这种态度。 (二)医院文书档案管理环境有待提高 在一些医院,文书档案管理受人冷落,于是就给这些文档找了一个藏在角落的房间,这些纸质文书档案,在潮湿的房间会变色,久而久之这些纸质的文书档 案会化为尘土,在医院急用时,出现的都是残缺不全的文档,严重影响了医院的工作。有些房间在夏天会有蚊虫,这些蚊虫会破坏文书档案的纸质,对于纸质文档,破坏了纸质,就相当于破坏了文书档案。医院的文书档案书放置的时间长后会发生霉变,医院的文书档案在潮湿的房间里放久了,书的纸张吸收了空气中的水份,然后长期氧化,这样的文书档案如果在以后的工作中使用,将会产生严重影响,因此,这是一问题需要高度重视。 2 医院文书档案管理的有效措施 (一)增强医院领导对文书档案管理的重视程度 一个医院的发展是在领导的带领下前进的,既然在上文中提到,文书档案管理在医院工作中发挥着不容小觑的作用,那么医院领导就要对文书档案管理工作加大重视力度。因为医院领导的重视会影响到医院的每一位工作人员对文书档案意识观念的转变,在医院进行宣传工作时,增加一分力量,减少在执行过程中的障碍。医院领导重视文书管理工作,就可以为存放文书档案选择适合的库房、以及配套设施。医院每个时期都会有高校毕业的实习生,医院也要做好这一部分的文书档案管理工作[3]。医院可以利用开会、广播的形式对《文书档案》、《国家档案法》等法规性、纲领性的文件的进行大力宣扬,文化对人具有潜移默化的影响,这样的话,医院的所有工作人员在无声无息当中增强了对文书档案管理的思想意识,同时也为工作人员科普了文书档案的专业性知识。提高医院工作人员文书档案意识,就可以避免文书档案的丢失,就可以为医院文书管理工作人员减轻负担,就可以营造一个温馨的工作环境。 (二)医院要建设良好的文书档案储存环境 文书储存要注意湿度和温度的调节,太湿容易氧化,太热容易滋生微生物,太冷容易结冰,这样都会损坏文书档案。为了更好的整理文书档案,就必须注意文书档案环境的清理工作,不管是存放文书档案的柜子,还是文书档案的房间,应该保持干净的位置必须干净,应该密封的文件必须密封,要做到万无一失。在文书档案管理时,工作人员要仔细查看,文书档案中是否有小洞、蚊虫、缝隙之类的问题。文书档案的纸质偏薄,容易受到水分等外界因素的侵蚀,为了避免这样的问题,医院文书档案的工作人员可以定期的将文书档案晒在太阳下,也可以给文书档案存储室通风,还可以利用对文书档案没有影响的杀虫剂进行杀虫,这样不仅可以蒸发水分,而且可以延长文书档案的寿命。在医院文书档案管理工作中,工作人员要严格遵守我们国家的档案保护法,治理好文书档案储存的房间的环境卫生。 3 结语 医院是一个救死扶伤的地方,不管是哪方面的工作,都不容马虎,医院的工作人员不能用患者的生命开玩笑。为了将医院的任何通知、命令传达到位、记录标准,这要引起医院领导对文书档案管理的高度重视,医院要积极建设文书档案管理的标准化,积极响应国家的号召,顺应时代的发展,使文书档案管理更上一层楼。在科学飞速发展的今天,医院文书档案管理可以采用先进的科学技术,进行文书档案管理,同时还要有创新意识,积累经验,从而达到医院管理文书档案的管理目标。 医院文书档案管理工作思考:浅析在医院文书档案管理现状和对策 [摘 要]如何更合理的开发医院档案信息资源,发挥库存档案资源的潜在作用,是当前档案管理工作人员的重要任务。文章主要针对当前医院文书档案管理的现状进行了分析,然后有针对性提出了若干改善对策和建议。 [关键词]医院档案;文书档案;管理档案人员 医院档案是医院的宝贵财富,内容涵盖实医疗文书档案(病历)、基建档案、文书档案、财务档案等,这些档案资料在医院发展建设中起着重要作用。如何更合理的开发档案信息资源,发挥库存档案资源的潜在作用,进一步加强医院管理,促进医院良性循环,现就我院档案管理工作中存在的问题及对策分析如下: 一、医院文书管理的现状 (一)管理机构不健全、档案管理较分散 医院主要的档案有医疗文书档案(病历)、基建档案、文书档案、财务档案等。病历档案、财务档案等由各职能部门对口管理,未纳入综合档案室统一管理。档案管理分散,资料重复保存,信息管理和档案管理严重脱节,造成档案的利用率低下,严重阻碍了档案管理工作的发展。医院档案管理的制度却较少,对纳入档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理模式和标准,也没有制定统一的立卷归档制度。 (二)档案意识不强,档案利用率偏低 档案的综合效益开发不够充分,由于对档案工作重视程度不够,大多数档案工作者不了解档案工作的内容、性质和任务,不了解。认为只要做好立卷、归档、鉴定、保管等工作,主观意识上认识不到位,造成医院档案信息资源开发不足,导致档案利用率不高。档案利用仅仅停留在查阅资料上,对档案信息深层次的开发利用不足,医院的档案服务能力有待加强。利用率有待进一步提高。 (三)档案管理人员素质普遍偏低 目前医院文书档案管理人员多是从行政、临床、护理转岗过来,而档案专业出身的人员较少,且存在部分人员老化、知识结构不合理、在实际工作中,许多档案管理人员处理工作时停留在经验上,思想观念,对档案收集内容敏感性不够、思想观念和管理水平相对滞后等问题。 (四)档案管理工作硬件设备投入不足 随着市场经济的发展以及人们对自身健康的关注增加,医院每日的就诊量急剧上升,档案管理需要收集的信息也急剧增多。由于医院管理只重医疗而轻档案的原因,档案管理的管理设备跟不上时展的需要,档案管理人员仅仅依靠手工完成档案的收集、检索这类繁琐的工作,这势必会造成档案管理工作量的急剧增加而降低档案管理工作的效率和质量,同时,繁琐的收集检索工作往往容易使档案管理人员忽视重要信息的收集处理。 二、医院档案管理对策 (一)加强组织领导,健全档案管理制度 我院把档案管理工作纳入了目标管理,由主要领导挂帅,分管领导亲自抓,档案管理人员具体抓,各科室密切配合,切实解决工作中出现的具体困难和问题,给档案工作提供人力、财力和物力保障。 同时建立健全了一整套档案管理制度,如《各类档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等,并纳入医院工作制度汇编中,同时将档案、资料实行了集中统一管理,按照档案业务规范要求整理,排列上架。做到从立卷归档到保管统计,从档案利用到鉴定销毁等每个环节都有据可依;使档案工作机构的设置更加明确,职责更加清晰 (二)增强档案管理意识,提高档案开发利用率 加强医院文书、专业、病案、基建、设备、财会、音像等各门类档案的开发与利用,建立起医院档案体系;同时,档案管理人员要积极主动运用各种检索工具和编研成果。在做好日常的档案资料、整理的同时,我院采取多种形式加强档案信息资源的开发和利用,更好地为医院各项工作服务。一是将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制了《大事记》、《工作制度汇编》、《荣誉册》等,在建院120周年之际,建成了院史馆,编印了《120年辉煌历程》画册,拍录了《为有源头活水来》专题片,通过实物和声像更加形象、生动地展示了我院120年来的改革发展历程,记录了百年老院的历史文化变迁;二是建立各类档案电子目录,将所有档案归档目录录入到计算机,实现了计算机检索目录。医院医疗信息数据库的建立为医学统计、数据检索、科研教学等方面提供更加快捷的第一手资料。 (三)提高档案管理人员的综合素质 医院档案管理人员应结合实际情况,采取灵活多样的学习、教育或培训形式,钻研新业务,学习新知识和新技术,全面掌握科学管理档案的综合技能;另外,应注重培养档案管理人员的创新意识,鼓励在实践中研究新方法,探索新思路,更好地为新时期医院各项工作提供服务。 (四)加大投入力度,完善档案管理基础建设 加强档案管理基础建设,不断增加硬件投入,改善设施条件,强化软件建设。一是加大硬件设施的投入。在医疗用房紧张的情况下,医院划出专用办公用房作为档案室,档案库房、办公室、阅览室实行三分开,库房面积满足需要。购置铁皮档案柜,安装防盗门窗,配有温湿度计、中央空调、消防灭火器材,档案卷盒使用无酸纸盒,“八防”措施落实到位;二是配备现代化管理设备。购置了专用电脑1台,光盘记录机1台、照像机1台、传真、复印、打印、扫描一体机1台,为我院档案的现代化管理创造良好条件;三是引进病案管理软件,建立强大数据库,购置电子病历管理系统,将病历的文本信息和图形图象信息以电子化管理替代传统的纸质病历,建立完整的健康电子档案,我院病历档案管理迈入信息化管理时代。 作者简介:刘会英(1986年),女,江西湖口人,江西省九江市第一人民医院办公室,馆员档案中级,大学本科学历,研究方向:档案管理 医院文书档案管理工作思考:浅谈医院文书档案管理的办公自动化 [摘 要]在医院档案管理进程中,文书档案一直扮演着重要角色,它记载着医院发展历程以及在对重大事项的领导决策、基本建设、研究开发等方面有一个客观反映。随着新时期发展,办公自动化的出现为医院文书档案带来了种种优势,如何合理利用办公自动化来管理医院文书档案,提高当前医院档案管理水平显得尤为重要。 [关键词]医院文书;档案管理;办公自动化 前言 与其他新生事物一样,先进的管理模式是实现现代化管理的重要手段,是巩固和完善社会主义市场经济体制下规章制度的必然。加强医院档案信息自动化建设,实现档案工作各个环节的计算机操作化,是提高档案系统整体功能适应时展的重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂工程。研究这方面的工作进展和科学决策,是十分必要的。如何正确审视、有效发挥信息自动化管理问题,需要深入细致的探究自动化系统相关的诸多方面的情况,分析所存在的问题,进而寻求和探索解决该问题的有效举措。 1.医院文书档案管理的办公自动化存在的问题 1.1文书档案管理不够规范 当前有很多医院都存在文书档案管理规范程度过低的问题,这些不规范之处通常体现在文件档号、卷宗分类、案卷名称不规范等,还有很多档案文件内缺少卷内目录,一些卷宗组卷不规范等也是常常发生的现象。 文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题之一,一般基层医院所采用的检索方式一般分为人工检索和电子检索两种类型,但人工检索的方法目前仍然被多数基层医院所选择,一些文书档案管理人员经过多年的工作实践自己已经研制出了很多检索工具,他们错误的认为检索工具运用得越多更能够提升档案管理质量,追求多而不求精。 1.2基础设施没有完善 目前不少医院已经开始对档案进入电子自动化管理状态,但基本仍处于初级阶段。 基础设施不完善主要表现在缺乏档案电子化建设需要的高性能软、硬件基础实施,这样就无法形成医院办公系统高级自动化运作,无法建立局域网内的数字档案接收站,在线接收数字文件信息工作也难以实现,形成医院档案管理的专门体系也会因此变得非常困难。 1.3档案管理人员的自身素质和管理水平并不是很高 医院档案信息自动化管理工作是一项较为复杂的系统工程,需要既有知识才能又有专业才能的技术人员来完成。但现实是档案管理人员的专业技术不到位,从编排信息到病毒防范等必须的专业知识普遍掌握不起来,甚至相当生疏。 2.提高医院文书档案管理办公自动化的措施 2.1逐步推动文书档案信息化管理 在医院推出总体规划条件下,坚持从实际出发制定符合要求的分期方案。重视所有档案管理的关键环节,确定它们的特殊性与安全性,由此构建完善的系统平台。除此之外,还要规范管理模式,达到实现内部自动化办公的要求。最后,需要注意的一点是文书档案数据的积累,而且要做到长期坚持这个过程。 2.2加强对管理人员的培养 做好医院档案管理工作,最为基础的就是管理人才队伍的建设。档案自动化管理需要具有计算机和档案专业的复合型人才,根据目前这类的专业人才严重匮乏的现状,急需培养一大批专业技术人员是一项相当重要的任务。 首先,医院应该有计划、有步骤地往有关学校输送这方面的人才,让他们在学校中去学习、去锻炼、去汲取知识营养;然后,医院需要引进这方面专业的管理人才,积极营造干事创业的平台,为医院档案管理部门增加活力,真正实现医院档案自动化管理。 总而言之,只有从实际出发,根据医院现有的资源并加以充分利用,明确阶段性的目标,从现在医院档案管理信息化的现状出发,逐步推进,最终实现文书档案信息化管理。 2.3领导要高度重视档案信息自动化管理 医院的领导要实质性认识和体察到,档案管理工作要适应时代的发展要求,否则,就要落伍,就要被动挨打,更谈不上实现资源共享的特性。假如使本来就极为有限的档案信息资源长期处于自我束缚的传统运行模式的被动性工作状态,必定会影响到全院整体工作的管理质量和效益。 无论从哪个角度分析,医院档案管理工作的最佳手段就是实行信息自动化管理。而且只有让领导高度重视档案信息自动化管理,才能全面开展档案信息自动化管理,并从根本上提高上档案信息自动化管理水平。 3.实施医院文书档案管理办公自动化的优点 实施医院文书档案管理办公自动化的优点如下:第一点,提高档案管理工作时效。办公自动化网络系统的应用提供了便捷操作的手段,对免除立卷归档、检索查找等基本档案服务可以减少繁难程度;第二点,实现档案信息资源共享。实施医院文书档案管理办公自动化,进一步规范了文件归档、利用流程及审批权限,既能够较好的为医院领导提供信息资源,又确保了信息的保密性;第三点,受外部的环境影响小,增强了文件保存的稳定性。 结语 办公自动化在医院文书档案管理中的应用有着十分明显的优势,为文书档案管理改革带来了前所未有的契机,不论是时间上还是物质上,它都能够极大地改善文书档案管理工作,提高工作效率,节省相关开支,提高资金的有效利用率。在文书档案管理中灵活地使用办公自动化系统,注重规范管理体制,统一相关流程和标准,就能充分地体现办公自动化的优越性,真正地提高文书档案管理的质量。医院档案管理部门应当抓住这一机遇,探寻文档一体化管理的有效措施,通过不断的技术创新,为文书档案管理开创新局面。 医院文书档案管理工作思考:关于医院文书档案管理工作的思考 [摘 要]文书档案是医院档案的重要组成部分,文书档案管理工作直接影响医院整体工作的服务质量和服务水平。因此,文书档案管理工作必须做好,认真分析医院文书档案的影响因素包括领导是决定因素,档案人员的素质是关键,软硬件环境至关重要,合理的激励机制是保证,以此采取相应措施就可以有效地做好医院文书档案管理工作。 [关键词]医院;文书档案;管理工作;思考 文书档案是医院档案重要组成部分,也是医院档案资源体系建设的重要构成部分,文书档案是保存医院历史发展真实轨迹的原始史料。文书档案工作做好了,医院整个发展历史可根据需要活生生地展示在人们的眼前,将重现历史发展的当时画面。没有文书档案的医院就是一所没有历史的医院。可见文书档案管理的好坏,对医院是否有其发展历史具有十分重要的作用,必须引起医院领导层的高度重视。采取有效措施改变医院目前文书档案管理存在的不足,提升管理水平。。 一、文书档案管理现状 医院文书档案管理大多归属党办(院办)领导,不少医院已经建有档案室,也有些医院只设有兼职档案人员工作岗位,主要负责文书档案的管理工作。据调查研究发现,医院档案除了文书档案外还有业务等档案,历来受到医院领导的重视。但是,要做好文书档案并不是一件容易的事情。据了解目前很多医院文书档案工作做得并不好。主要表现在,文书档案管理水平较低,利用计算机辅助档案管理程度不高,受条件限制,还达不到上级要求的规范化管理水平,文书档案的收集仍不齐全,不能满足医院对文书档案管理工作的真正要求。 二、文书档案管理工作分析 长期以来,医院文书档案基本上都是由办公室人员兼管,很少有专职档案人员。而且,文书档案工作相对办公室其他工作其重要性显得较弱,受重视程度相对不足,导致医院文书档案管理水平不高,表现在:文书档案管理经费不足,硬件条件较差,数字化水平较低,档案材料的收集不足,资源体系建设规模偏小等。这一现象必须得到有效遏抑,其可选择的有效途径为: (一)领导重视是决定性因素 虽然办公室是文书档案管理部门,由于公办室事务繁杂,中心工作往往不是档案工作,而为领导服务、接待、文案和我、医院内外部的协调工作。在这种情况下,只有领导重视文书档案工作,文书档案管理不论从经费、设备、人员、保管环境等资源才能有效调配,工作才有保障,才能出成绩。基于此,上级档案业务部门必须加大档案工作重要性的宣传工作,制订单位归档文件规范化管理方案等法规性文献,定期组织力量对各单位归档文件开展年度检查。对检查合格、良好或优秀的单位进行通报表扬,对检查不合格的单位也要进行通报批评并定期整改,营造良好文书档案归范化管理制度化的良好氛围,并引导单位领导重视文书档案工作的开展。 (二)档案人员的素质是关键 文书档案要真正做好,最关键的因素是人,是从事文书档案工作的专兼职档案人员。但是,如果档案人员的岗位素质差,从业能力弱,最终必然导致文书档案管理水平低下。随着科学技术的发展,利用计算机管理档案已经成为现实,从文书档案形成的原始文件的制作到形成正式归档文件,全部应用计算机完成,文书档案的载体也由单一的纸质档案变成现在的电子档案与纸质档案并存的状况,有的单位,还购置了档案管理软件,使文书档案的管理更加现代化,基于此,对档案人员的要求就相对更高,不仅要求档案人员懂得文书档案管理的知识,还要掌握现代化管理手段。如果档案人员不具备文书档案管理知识,也不懂策代化档案管理操作技术,是不可能做好文书档案工作的,可见档案人员的素质是做好文书档案工作的关键。为此,各单位要为档案工作人员创造条件在职进修,参加在岗继续教育学习和培训,其目的就是要熟练掌握归档文件的科学整理方法和熟练掌握现代化操作技能,能够按照上级档案业务部提出的归档文件归档整理规则,全面实现归档文件的规范化管理。 (三)配齐软硬件设备是条件 要顺利按照规范化要求做好医院文书档案工作,配备足够的软硬件设备是开展文书档案科学学管理工作的基本条件,按照上级档案业务部门提出的规范化档案管理要求,没有完备的软硬件工作环境是不可想象的。因此,为了将医院文书档案工作按照规范化要求做好,档案人员一定要争取单位领导和各方面的重视,配足文书档案所需要的软硬件设备条件,为做好文书档案工作奠定坚实的工作基础。 (四)制订科学的激励机制是保证 文书档案要真正做好,单位上制订出相关的制度很有必要,为了更好地激发档案人员的工作积极性,对工作做得好的能给予奖励,对工作责任心不强,工作不到位的档案人员也有一定的约束,最好的办法就是出台相应可行的激励机制才是做好文书档案工作的保证。 四、医院文书档案管理措施 要做好医院文书档案工作,必须采取有效措施,其一必须加大专职档案人员的培训力度,选择觉悟高,掌握现代管理技巧的专业技术人才,建设一支素质高,能力强的专兼职档案员工作队伍;其二、医院要加入对文书档案管理经费的投入,确保文书档案管理软硬件齐全;第三,要严格按照归档文件整理规则对文书档案进行规范化整理工作,特别是要严格按照省档案局等业务部门制定的归档文件规范化年度检查提出的标准执行。对照标准一项一项过关,凡是不符合要求的要立马整改。值得注意的是,不论是开始整理时,还是整理过程中,必须注意请有经验的专家前来指导文书档案的整理工作,也可以到文书档案规范化整理工作做得好的单位取经,借鉴兄弟单位成功的经验,帮助本单位做好文书档案的整理工作。在归档文件整理工作完毕时,及时根据自查情况向省档案局申报三级或以上省级档案规范化单位。 五、结语 医院文书档管理工作近几年来得到较迅速的发展,也取得了较好的成绩,虽然医院的文书档案管理是常规基础性工作,但是也是一项复杂的工作。不仅需要做好文书档案工作,更要立足档案做好全院包括医院临床一线科室、医技室和职各职能部门的服务工作。 医院文书档案管理工作思考:浅谈做好医院文书档案管理工作的要点 摘要:随着医药卫生体制改革的不断推进,为适应医院的发展,新形势下医院文书档案管理工作的要求越来越高。档案工作是一项服务性、业务性、技术性都很强的工作,档案人员要认真研究和探索医院文书档案工作的规律和特点,确保档案工作的规范性、标准性、保密性和服务性。文书档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分,是医院发展的真实记录,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要依据。本文就如何做好文书档案管理工作,提高文书档案管理水平,发挥医院文书档案价值,及时、准确、系统、完整地为医院提供档案信息,谈了一些经验性的体会和做法,并归纳了几个要点。 关键词:医院;文书档案;管理 医院文书档案是医疗单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的一部分公文档案,主要包括档案的收集整理、立卷归档、开发利用、销毁等一系列工作。文书档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分,是医院发展的真实记录,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要依据,因此具有十分重要的作用。 1材料的收集整理是做好医院文书档案工作的前提和基础 材料的收集整理是档案管理工作中的第一步,档案人员由于参与了文件形成和办文的全过程,掌握了文件的形成规律,加上了办公室的综合智能就更便于收集档案材料,保证档案材料的完整性。 在办理上级文件过程中,档案人员首先要做好收文登记工作,包括:签收登记、审核、批办、承办、催办和签注。然后要对文件的内容、要求、时间有一定的掌握。文件传阅时,要提示领导及时阅办,领导批示的文件要及时传阅,做好上情下达的落实工作,并催促办事部门及时做好文件的落实和文件的回收工作。 对于医院下发的各类文件,利用管理医院印章,把好档案收集的关口。我院的印章工作是由档案员专人负责,对需要用章的文书材料给予严格把关,留下档案材料。领导不签发,手续不齐全的不予用章。 2档案的立卷归档是做好医院文书档案管理的关键和保障 档案的立卷归档工作要按照《国家档案局8号令》、《归档文件整理概述》等档案管理标准,认真对照执行。 把握立卷归档的时效性和针对性。文件材料完成现行阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的则不能立卷或归档,否则将会给档案管理造成无序和混乱。要具体问题具体分析,注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。 保持立卷归档的关联性和完整性。在归档工作中要掌握重点,分清主次,把住卷宗的入口关, 使不该归档文件不致混入。同时又要注意防止应归档文件的散失。把具有内在联系、同一主题的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性。这样既能提高档案利用价值,又能使立卷归档后所形成的档案完整、清晰。直接划分文书档案保管的具体年限,分为永久、30 年、10 年,可以使到期档案得到更明确的鉴定时间, 把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定, 这样有利于保存齐全, 定期剔除无保存价值档案, 便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。 3档案的开发利用是做好医院文书档案管理的目的和归宿 医院文书档案要为领导决策和职能科室服务,为医院各项事业的发展服务。文书档案的服务性体现在围绕医院各项工作的开展积极做好档案的开发和利用工作。积极开发信息资源,是文书档案管理工作的目的和归宿。 医院在迅速发展和规范化管理过程中积累了大量的文件材料,包括:等级医院评审、资格准入、学科水平认定、专科建设以及基础工程建设评审等,这些文书档案具有行业特点又有巨大的利用价值,是一个医疗单位综合水平的体现,也是领导决策所用的精华信息。 随着医院医疗业务的不断拓展和基础设施的不断扩大,证件类文书档案的利用率不断上升,因此开发和利用证件类文书档案信息资源,充分发挥这些档案的作用,是新时期档案工作的一项重要内容。档案部门要积极配合,为医院各项工作的正常运作及时提供所需的有关证件,提供原始档案和凭证档案信息服务,解决争议性和历史遗留性问题。同时为确保这些重要档案文件的完整与安全,档案部门要建立严格的工作程序,明确职责,加强对借出的证件类档案的跟踪与管理,将复印件与借出的证件的收据等一起组成保管单位专门保存。 总之,档案工作是一项服务性、业务性、技术性都很强的工作,档案人员要认真研究和探索医院文书档案工作的规律和特点,确保档案工作的规范性、标准性、保密性和服务性,保证档案案卷完整化、保管利用价值最大化和检索利用便捷化。
毕业生人事档案管理工作探讨:毕业生人事档案管理工作研究论文 【摘要】文章指出了目前毕业生人事档案管理中存在的问题,并提了解决问题的思路和对策。 【关键词】毕业生;人事档案;管理 21世纪是一个更加开放的社会,知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面,本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策,提出自己的拙见。 一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题 毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在: (一)毕业生对人事档案的重视程度不够 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。 (二)档案管理不规范 档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。 (三)档案管理手段落后 目前档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。 二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策 从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手: (一)提高对毕业生人事档案工作重要性的认识 一是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。 二是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。 (二)加强对毕业生人事档案的科学规范化管理 一是要全面普查案卷,去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。 二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。 三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库,实行科学、规范的管理。 (三)创新档案管理模式,实现现代化管理。 增强创新意识,要在立卷制度上更新,在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中,但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多,比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用,帮助解决具体问题,将大大提高管理效率和管理水平。 综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。 毕业生人事档案管理工作探讨:探求毕业生人事档案管理现状及手段论文 【摘要】文章指出了目前毕业生人事档案管理中存在的问题,并提了解决问题的思路和对策。 【关键词】毕业生;人事档案;管理 21世纪是一个更加开放的社会,知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面,本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策,提出自己的拙见。 一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题 毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在: (一)毕业生对人事档案的重视程度不够 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。 (二)档案管理不规范 档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。 (三)档案管理手段落后 目前档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。 二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策 从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手: (一)提高对毕业生人事档案工作重要性的认识 一是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。 二是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。 (二)加强对毕业生人事档案的科学规范化管理 一是要全面普查案卷,去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。 二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。 三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库,实行科学、规范的管理。公务员之家 (三)创新档案管理模式,实现现代化管理。 增强创新意识,要在立卷制度上更新,在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中,但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多,比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用,帮助解决具体问题,将大大提高管理效率和管理水平。 综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。 毕业生人事档案管理工作探讨:毕业生人事档案管理工作论文 【摘要】文章指出了目前毕业生人事档案管理中存在的问题,并提了解决问题的思路和对策。 【关键词】毕业生;人事档案;管理 21世纪是一个更加开放的社会,知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面,本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策,提出自己的拙见。 一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题 毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在: (一)毕业生对人事档案的重视程度不够 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。 (二)档案管理不规范 档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。 (三)档案管理手段落后 目前档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。 二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策 从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手: (一)提高对毕业生人事档案工作重要性的认识 一是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。 二是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。 (二)加强对毕业生人事档案的科学规范化管理 一是要全面普查案卷,去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。 二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。 三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库,实行科学、规范的管理。 (三)创新档案管理模式,实现现代化管理。 增强创新意识,要在立卷制度上更新,在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中,但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多,比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用,帮助解决具体问题,将大大提高管理效率和管理水平。 综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。 毕业生人事档案管理工作探讨:浅析如何做好毕业生人事档案管理工作 毕业生人事档案是由学籍档案转变而来,是指大中专生毕业后,在其学籍档案中放入该生的报道证,然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构,这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体,它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此,管理好毕业生人事档案,对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。 1.毕业生档案管理工作存在的问题 1.1毕业生对人事档案不够重视 随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松,“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破,并且随着市场经济的发展,工作中心的转移,特别是组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案的作用不大了,加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生,更是忘记了自己的档案,抱着一种要不要档案无所谓的态度,却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用,也给组织人事部门的管理带来了混乱。 1.2档案管理手段相对落后 目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主,整档工序繁琐复杂,加之每年都有新材料增加,档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动,使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理,也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来,没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。 1.3档案管理工作不规范 管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和工作制度,在执行过程中也存在执行不严格的现象,没有把档案材料及时归档,导致了许多归档范围内的材料流失,破坏了人事档案的完整性;同时档案管理人员在管理上流于形式,只当档案“保管员”,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性。 1.4缺少专业的档案管理人员 长期以来,由于对毕业生人事档案的重要性认识不足,档案意识不强,没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用;对待档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”;管理人员不固定、不专业、不专职,一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识,仅仅是“看门保管”式管理。 2.做好毕业生人事档案管理工作的对策 2.1加强领导,完善制度,保证档案质量 (1)明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导,成立“毕业生人事档案工作领导小组”,并明确一名负责同志为组长,领导小组下设办公室,组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。 (2)健全制度。结合当地实际情况,建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查(借)阅、转递;管理人员责任和移交材料归档等制度,规范档案管理的利用;建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度,做到制度上墙,责任到人。 (3)评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动,及时表扬先进,并对不足的提出建议,认真整改。 2.2强化宣传,重视管理,明确档案作用 (1)端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际,充分利用传媒渠道,广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育,使各级领导认识到,一个不重视人事档案管理的部门和单位,一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导,就不可能更多地发现人才、更好地使用人才,更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。 (2)提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育,做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,在改革开放的今天,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。 2.3稳定队伍,提高素质,加大综合投入 (1)稳定档案员队伍。必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定:每管理1000份档案配备一员专职档案员,严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关;不轻易调动他们的工作岗位,保持相对稳定。 (2)加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流,探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识,以及新技术的学习和掌握。 (3)强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导,并且多请示汇报。同时做好咨询服务。 (4)落实必要经费。每年在单位的财务预算中,设定专项资金用于档案工作,确保档案工作按时顺利完成,并要解决库房,添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件,档案整理装订用具等设备。 2.4与时俱进,更新手段,创新管理机制 (1)分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。 (2)信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统,实施档案动态管理,利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应技术处理,将文字、图片甚至声像资料变成数据资料,使毕业生档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。 (3)内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。 (4)整理手段创新。改变部分材料的归档形式,改书本式档案为活页式档案,这样既可减轻装订档案的劳动强度,又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考,多动脑筋,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。 2.5梳通渠道,开发信息,建立人才储备库 (1)建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容,选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息,统一输入到计算机,并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式,建立专门的毕业生人事档案信息资源库,作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。 (2)梳通信息渠道。将人才储备库推向市场,形成地方的人才品牌,利用多种渠道向社会宣传这一品牌,向各用人单位推销储备人才,充分做到人尽其才。利用市场运作,使我市人才资源配置更为科学、合理。 2.6规范,提供服务,解除后顾之忧 (1)成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回,成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作,做到集中、统一和规范管理,在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。 (2)完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容,以增加其使用价值。 总之,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新,把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
1艺术档案信息资源开发的定义 艺术档案信息资源开发工作,指的是相关部门及工作人员通过运用技术手段,对馆藏档案进行研究、分类及归档,为艺术档案的使用者提供有用的信息,使其能够充分利用馆藏档案,发挥其应有的作用,促进艺术事业的发展[1]。在这个过程中,档案信息资源扮演着重要的角色,是艺术档案能够实现价值的重要媒介。一方面,档案信息资源开发工作是档案工作的中心任务,决定着艺术档案管理工作的质量;另一方面,档案信息资源开发工作能够促进艺术档案工作的进展。在进行档案信息资源开发工作时,要明确服务对象,对艺术档案具备一定程度的了解,在进行开发工作时,还要注意做好保密工作,对艺术档案进行有效的保护[2]。 2开发艺术档案信息资源的意义 2.1发挥艺术文化传承的载体作用 艺术档案的范围非常广泛,内容较为全面,如实反映了一段时期内各单位艺术创作和演变过程。艺术档案也涵盖了艺术队伍不同风格的形成过程和艺术发展的道路历程,是研究艺术文化的关键载体,而且对其他艺术工作研究也具有借鉴作用。艺术档案馆记录的文化艺术活动,真实地见证了中华文化的发展,折射出社会文明建设的历史,也加速了艺术文化的传播速度。艺术档案包括戏剧、舞蹈、歌曲音乐、书画等多种形式,是社会文化艺术发展和延续的重要载体[3]。此外艺术档案也可以通过完整的文献内容帮助大众,从宏观的角度对艺术家做出较为正确的评价。同时艺术档案的设置也影响了艺术学院和艺术研究机构的定位,营造了集中的文化氛围。由此可见艺术档案是艺术传承的重要载体,对人们研究艺术、感受艺术、鉴赏艺术等方面都有着至关重要的作用。例如,吉林省的特色民歌,由于当地居住着许多满族人,形成了极具包容性的满族文化,满族人民性格豪放,使得民歌以活泼的风格为主,在一定程度上代表着当地的特色。在众多的民歌中,较为著名的有《月牙五更》《小拜年》《阿里郎》等,并且在艺术档案中也有所收录,作为当地的艺术文化遗产,同时在吉林省城市艺术文化建设中发挥着重要的作用。基于以上分析,具有代表性的民歌可以通过演出活动,可以实现艺术信息资源的开发,通过该过程,实现艺术文化的传播,达到建设特色文化的目的。这些民歌不仅具有较强的艺术性,而且能够真实地反映出当地的文化特征,人们通过欣赏民歌,自然会了解到该类艺术信息。因此,建立特色民歌的艺术档案过程,即是开发艺术档案信息资源的过程,通过信息信息资源开发,使特色民歌的艺术档案得以长久留存,对文化建设工作形成促进作用,同时,对于新时期文化建设工作也具有较为实际的意义[4] 2.2发挥传播文化的桥梁作用 艺术档案可以作为文化传播的桥梁,使人们近距离接触艺术。随着时间的推移,年代久远的文化与艺术很难再次复兴,但只要保留了艺术档案,人们就可通过查阅艺术档案,发现该类艺术的价值,使该类艺术得到良好的发展。在艺术发展的进程中,艺术档案能够使各种不同类型的艺术之间形成影响,同时能够对艺术总结形成促进作用,对艺术的未来发展产生积极的影响。在艺术档案馆中,收集了许多中国艺术文化历史发展的资料,通过这些资料,艺术研究人员及学者可以清晰地了解到相应的文化艺术的发展历程。由于艺术档案上所具备的鲜明时代感,在进行艺术表现时,能够为人们还原真实的文化面貌,有效地对文化进行传播。例如,朝鲜族文化艺术在世界文化艺术领域内占据一席之地,在我国,对于朝鲜族民歌的演出活动档案,大部分收藏在丹东市朝鲜族文化艺术博物馆内,同时,艺术档案馆也参与了演出活动,在这种背景下,艺术文化就可以通过多种形式进行传播,从而使传播的效果得以增强。对演出活动的效果进行调查可以得知,将艺术档案作为传播文化桥梁,可以丰富当地朝鲜族民歌演出活动,促进艺术文化事业的发展,同时,艺术档案馆对这些演出活动的资料进行保存,也使艺术活动实现了历史记录。大秧歌是东北民间的一种艺术活动,该项活动将舞蹈、歌唱、戏剧结合在一起,具有较为久远的历史,在民间广为流传,近些年来,在全国各地的舞台上进行演出,得以广泛流传。这是艺术档案桥梁作用的结果,若要实现文化艺术的有效传播,就要以艺术档案作为桥梁,并在实际工作中,将其应用到开发艺术档案信息资源的工作中,为文化建设提供基础保障。 3开发艺术档案信息资源在文化建设事业中的应用途径 3.1加大艺术档案的收集力度,丰富和优化档案藏量 首先,相关工作人员要明确艺术档案信息资源的开发是建立在大量信息基础之上的,并且,要坚持围绕文化建设工作进行艺术档案的收集,在全社会范围内开展该项工作,在实际工作中,将各种形式的艺术档案进行结合,以实现档案内容的丰富性与全面性。另外,在档案的收藏结构上,要体现出科学性与合理性,促进文化建设工作的健康、稳定发展。其次,工作人员要进行广泛的走访调查工作,确保资料收集的完整性。所收集的内容可以是民间的艺术作品,也可以是历史文物资料,或是民间故事等。同时,要收集当地较有影响力的人物及事件,将其编写成相应的传记。最后,要着眼于能够体现出本地区文化的档案资料,尤其是对于一些具有民族性及史实性的资料,要给予重点关注;对于景观方面的资料,要做好以下两个方面的资料收集工作,一是自然遗迹方面的资料,二是人文景观方面的资料,以此来提升艺术档案资料的价值。此外,还要从社会调查工作入手,收集谱牒档案,由于该类型的艺术档案已有千年以上的历史,其档案材料是十分丰富的,具有较高的艺术价值。 3.2加强文化艺术档案信息交流与传播 首先,要明确艺术档案信息传播的关键性工作,即实现文化艺术档案信息资源的共享。要做好艺术档案的共享工作,需结合大数据技术与人工智能技术,开发艺术档案信息交流平台,通过该平台,可以实现三个方面的功能:一是艺术档案使用者可以查阅艺术档案信息,二是可以对信息进行共享,三是可以及时地发现问题,对艺术档案进行整理、维护,促进信息的规范化。其次,管理人员要采取多种传播方式与传播媒介进行艺术档案信息的交流与传播,在具体工作中,可根据文化单位的不同,采取相应的交流方式,对于同级的文化单位,要采取横向交流的方式,对于不同级别的文化单位,则采取纵向交流的方式。在交流过程中,可就艺术档案目录进行探讨,取长补短,提高自身信息资源开发的质量。最后,管理人员与工作人员要打破传统工作理念的束缚,充分利用互联网、广播、电视等媒体技术,推动艺术档案信息资源的传播,通过多种传播方式的互补,增强艺术档案信息的传播效果,实现艺术档案的有效利用。 3.3做好艺术档案的编研工作 在艺术档案的编研过程中,要做好以下四个方面的工作:第一,要对文化事业发展的中心与动向形成较为正确的认识,并与中心工作进行配合,确定编研工作的重点,采取主动的信息服务,代替被动的实体管理;第二,积极开展调查工作,对历史资料进行分析与借鉴,使艺术文化档案具有较强的系统性,为使用者提供优质的参考资料;第三,要保持与艺术档案的使用者的交流,不断地了解其查阅艺术档案的方式,作为开发艺术档案信息资源的参考,并在编研工作中,以此为依据及时调整工作的方向,为使用者提供实际的帮助;第四,要采取合适的推广方式,将编研成果进行普及,使之得以有效利用。可以将编研成果提供给单位领导,帮助其掌握系统、准确的艺术档案信息,同时,也可以将在整个社会范围内普及编研成果,提高艺术档案的社会效益,促进使用者了解艺术档案信息的编研过程,从而对艺术信息产生更加深入的了解,在查阅信息时能够得心应手,实现艺术档案的高效利用,促进文化建设的发展[5]。 3.4树立精品意识,积累高质量的文化艺术档案信息 首先,管理人员要深刻认识到社会需求是在不断扩大的这一事实,根据实际情况的变化调整档案的利用方案,在具体工作中,根据时代的需求,开发艺术档案信息资源,提高艺术档案信息的质量,使其能够被大众所接受,进而促进艺术档案的有效利用。在这个过程中,要注意保证信息资源的可靠性,即信息资源要体现出艺术档案的完整性及真实性,只有建立在此基础上的信息资源,才能够满足人们的使用需求。其次,要对艺术档案的使用者进行分类,一般情况下,艺术档案可应用于以下三个方面:一是可以用于学术研究方面,供相关领域内的专家、教授及学者进行研究,这一类人群具有专业的知识,并且能够投入大量的时间与精力对艺术材料进行查阅,并生产出艺术作品。二是可以用于工作查考方面,供专业人员及行政管理人员使用,这一类人群比较注重艺术档案的实用价值。三是可以用于凭证方面,这一方面的使用者主要以获取所需资料为目的。通过上述内容可以得知,档案工作人员只有在明确档案使用者利用档案信息动机的基础上,才能够为其提供相应的服务。最后,要以档案信息资源服务社会化为目标,通过便捷、有效的信息资源,良好的服务工作,打造精品艺术档案资源,增强档案利用工具的效果,为使用者提供高质量的文化艺术档案信息[6]。3.5加强自身建设,不断提高档案管理水平在该项工作中,一是要对自身档案的情况有一个清晰的了解,明确档案的数量、种类,以便为使用者提供更好的服务。这要求对工作人员进行相应的培训,提升工作人员的专业技能,打造高质量的人才队伍,并加强思想道德建设工作,树立为良好的服务意识。也可以通过使用一些激励措施,调动工作人员的积极性,对艺术档案信息资源的开发工作进行深入研究,寻找合适的方法,解决该项工作中遇到的问题。二是要做好超前性工作,对本单位艺术档案管理工作可能的发展方向进行预测,并对同类型的工作进行深入研究,以便于制订优质的工作方案,开发出具有实际使用价值的艺术档案信息资源。三是不断地学习现代化的档案管理知识,以适应新时期艺术档案管理工作的需求,尤其是要注重智能化技术的学习,运用智能化技术,提升艺术档案信息资源开发的效果,通过自身知识体系的更新,对艺术档案进行有效管理,与时俱进,促进艺术档案的有效利用。 4结束语 综上所述,开发艺术档案信息资源是一项较为重要的工作,是传承、发展民族精神、建设具有地方特色文化的重要举措,相关工作人员应当加强艺术档案信息开发工作的研究,实现艺术档案的价值。通过上述措施,希望能够为促进艺术档案信息资源开发工作的发展贡献一份力量,实现文化建设工作质量的提升。 参考文献 [1]李姗姗,梁钰唯.数字人文视域下电影档案资源的建构与开发[J].档案学研究,2021(2):68-74. [2]贾聪聪.我国综合档案馆档案文化创意产品开发策略研究[D].武汉:武汉大学,2018. [3]朱建邦,希茜,闫格.城市公共艺术治理中的传统再现:论档案文化资源对城市公共艺术建设的介入[J].北京档案,2017(11):11-14. [4]路璐.面向数字创意产业需求的档案信息资源开发模式研究[D].哈尔滨:黑龙江大学,2022. [5]高芮.视觉传播语境下数字档案信息传播研究[D].南昌:南昌大学,2021.[6]陈艳红,陈晶晶.数字人文视域下档案馆红色档案资源开发的时代价值与路径选择[J].档案学研究,2022(3):68-75. 作者:王丹波 单位:吉林师范大学
城建档案编研工作思考:谈如何创新城建档案编研工作 在当今的信息时代,人们对城建档案信息的需求量大,覆盖面广,针对性强,并且要求信息集中,传播便捷,有更强的适用性。因此,城建档案编研工作和编研产品已成为实现人们对档案信息资源需求的重要手段。但目前城建档案编研工作现状远远满足不了用户的要求。一些单位和部门对城建档案编研工作的重要性,在思想上缺乏认识,认为可有可无,没有长远规划,缺少资金投入;在开发研究深度上留于表面,不重视理论研究,编研成果形式单一,含金量少;在组织管理上不到位,有的没有编研机构,或者有机构也没有投入技术骨干参加等等。如何突破现状,适应新形势的发展,实现城建档案编研工作的创新是当务之急。 一、思想观念求创新 创造的前提是思想观念的更新,思想观点的不断吐故纳新、推陈出新,是一切事物发展变化的动力,城建档案编研工作的创新,首先是要实现服务观念和工作思路的同步转变。目前,应树立“四个意识”和处理好“三个关系”。 树立四个意识:一是产业意识。档案工作属于新兴信息产业的一部分,要充分认识档案资源,特别是和科技档案信息资源在信息产业中的地位和重要作用,提高产业意识。城建档案新资源开发就是一种信息产业,应详细分割、提高层次,挖掘城档信息资源为城市规划、建设、管理服务,最大限度地发挥信息的社会效益和经济效益;二是服务意识。编研工作不是停留档案的凭证和依据层面上,而是以用户需求为宗旨。全方位、大信息量的经过编研的成果在更高层次上进行服务。因此,要从十六大提出的全面建设小康社会宏伟目标这一全局出发,及时进入市场需求调研,分析把握用户需求,牢牢抓住重点,增强编研工作的主动性;三是精品意识。有特色才有形象,有精品才有影响。城建档案工作要进一步提高社会地位和影响,需要城建档案编研成果具有较高水平的文化产品。要把“编”和“研”相结合,使编研成果“现状”与“实践”融合在一起,提高成果质量;四是经济意识。城建档案编研工作在注重实效的同时,要更注重市场需求,以市场为导向,找准服务对象,使编研开发有针对性、目的性,形成以编研促利用,以利用检验编研的良性循环。 处理好三个关系:一是专业化与社会化的关系。长期以来,城市建设档案编研工作囿于和科技档案的特征,多建设施工专业技术人员进行,服务范畴较窄,虽取得一定成效,但影响面不大,城档不为社会所知。要摆脱为少数城建专业服务的局面,将城档信息资源融入信息社会,扩大服务范围,让更多人了解城档,利用城档,最大限度地发挥其社会价值。要走专业化和社会化结合的路子,既要有适合专业人员利用的成果,也要有将专业性、创造性、可读性结合的成果;二是城建档案与“大城建”概念的关系。要摆脱城建档案是单份文件、单个建设工程项目的概念束缚。要从城建档案历史价值和现实价值寻觅城市的历史变迁、建设发展轨迹、建筑风格的形式等等,以大城建、大市政的眼光和思维角度把零散的建筑工程串接起来,构成一条城市发展的线索,这也为城建档案编研工作开拓了广泛领域。那看似孤立的一段段防汛墙、一幢幢旧屋新宅、一条条马路、一座座桥梁,只要赋予“大城建”这一概念和主线,就能形成一部最真实、生动的城市发展史解读本;三是后台与前台的关系。/!/编研工作是一项潜心励志、埋头苦干的工作,一直以默默无闻而著称。但时代在发展,档案工作所处的环境、条件、技术需求等都在发生重大变化。档案信息资源要融入信息社会、档案管理工作机制要适应市场经济、档案利用服务要最大化满足需求,就需要档案工作者从后台走向前台,传统的默默无闻精神要弘扬,服务的理念和方式要转变。要加大宣传力度,推出特色产品,服务从被动变为主动。编研工作也以不在是划地为牢,编研资源要整合、编研力量要联动、编研内容要贴近市场、编研成果要宣传推广,编研工作与档案工作要从默默无闻到默默有闻、有声有色,让全社会都了解档案工作、熟悉档案工作、热爱档案工作、支持档案工作。 二、内容形式求创新 现在,不少城建档案馆的编研内容仅限于大事记、工作或馆藏指南、效益汇编、资料汇编等等。深入的城建档案编研工作很少,远远不能满足城市建设和经济发展的需求。马克思讲“需求是一切动力中最大的动力”。编研工作要紧紧抓住用户需求,从编研内容的选择到编研成果形式,都需要有一个改变和创新。根据城市档案“是城市规划、建设及其管理工作真实记录”的特性,在编研选题上要做到三点:其一,围绕经济发展和城市建设。这应始终是编研选题的重点。如我市在新一轮经济发展和城市建设中,结合实际,深入开展了专题资料汇编工作,为规划、建设、环保和管理部门以及有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料。其二,体现专业特点和地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴,反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等,对现代设计业、建造业具有极高的借鉴参考价值。城建档案的编研要充分利用这些资源,打造体现专业特点和地方特色的产品。其三,突出服务重点和馆藏优势。常言道“有为才有位”。档案工作的“有为”要靠服务来创造,档案工作的“有位”也要靠服务来提升。选择编研内容要明确服务对象,为领导决策服务,为经济发展服务,为城市建设服务,为社会各界服务。应研究不同利用者的不同需求,有针对性地选择主题。同时,尽可能地凸现人无我有的馆藏优势,逐步探索一套将城建档案内建筑文化、历史文化、科技文化相结合,将城建档案内地域、名人、名宅、历史事件、活动足迹相贯穿,将馆藏档案与收集征集来的资料相融合的编研方法,走出一条具有地域特色、馆藏特色、专业特色编新研路子。 在编研成果形式上,因进入信息时代,纸质档案“一统天下”正逐步被纸质档案、声橡档案、电子档案等多种载体并存的局面所替代。因此,传统的编研形式也必须进行转换和创新。一是利用航拍、摄影、摄录像等现代化的装备和技术记录城市的发展,并将其制成专题片、画册、明信片等,这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应 快节奏的社会,为处于“读图时代”的广大群众所接受;二是利用计算机网络、多媒体技术,将馆藏内容、城建信息、编研成果等制成网页,向社会提供信息资源,扩大服务领域;三是在保持传统的出版书刊编研形式基础上,进一步拓宽思路,尝试以邮票、纪念品的形式形成编研成果。随着现代信息技术的发展,又为编研工作提供了新契机和提出了新要求,网络编研工作已被列入日程,编研成果形式注定要向多载体、全方位、深层次的方向转变。三、组织管理求创新 加强对编研工作的组织管理是加大编研服务力度的保证。目前,受档案部门内部管理体制、机构设置及重视程度等不同因素的影响,城建编研工作组织不健全,管理力度不够,编研成果不理想。笔者认为,编研工作是城建档案工作这一系统中不可或缺的组成部分,为利用者提供的是一种“再创性”知识产品,有着原始档案所不能替代的信息集中、系统、深入等优势。因此,有必要加强对编研工作的组织管理,做到机构到位、人员到位、工作到位。首先,要把编研工作纳入到本单位业务建设规划中,纳入业务建设的日常管理。对编研工作既要有短期计划、单项任务计划,更要考虑涉及长远规划,这也有助于编研项目系统性、编研成果系列化。其次,要建立专门机构,加大人员投入,实现组织保障。编研人员的水平,直接关系到编研成果的质量。编研工作能否深入开展并不断提高,说到底,取决于编研人员能否胜任工作和信息资源是否丰富。因此,应把专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上。第三,要建立横向联系,借助外界力量,实现联动发展。多年来,城建档案编研工作基本处于各自为政,依据自身的编研力量和馆藏资源进行开发编研。虽有成效,但局限性也是明显的,难上一个更高的水平。要想有新的突破,可以在馆内编研力量相对薄弱的情况下,借助院校和社会力量,走协作开发或联合编研的路子,从而深入挖掘城建档案的内在价值,提高编研成果的科技含量。第四,要精心策划和组织,大力营造良好的氛围。加强对编研成果的社会宣传,适时组织成果会,利用报刊、媒体等,对编研成果广泛宣传,避免编研成果“躲在深闺人不知”的现象,从而促进全社会的档案意识和档案界的社会意识。 四、基础建设求创新 开发档案信息资源,全方位的提供利用服务是城市档案工作永恒的主题。编研工作作为提供利用的有效途径,也是一项长期和根本性的工作,必须从可持续发展的战略角度出发,抓好四个方面的基础建设:第一,机制建设。建立城建档案信息需求和利用效果反馈机制,通过对城建档案利用的类别、频率、效益等统计分析,研究潜在的利用需求,预计市场所需的内容和趋势,抓住重点、热点,编研适销对路的产品,从而加强城建档案资源开发及编研选题的针对性、目的性、时效性,充分发挥馆藏资源优势及信息服务功能。第二,资源建设。即大力加强城建档案的接受征集工作,丰富馆藏。因为,丰富的馆藏是提供利用的不解源泉,也是开展编研工作最重要的物质基础。城建档案工作最大的竞争优势依赖于城建档案。而要保持城建档案工作的生机和活力,在于最大限度地开发利用这些档案提供服务。采取多渠道、多方式努力丰富馆藏至关重要。第三,系统建设。要加强信息化、网络化的系统建设,充分利用计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术及电子通讯等现代技术进行城建档案的编研,加快编研速度和成果的多样化,使档案编研信息电子化,从而有利于利用、传播和反馈。进而使档案编研信息更趋社会化、更具时代感。第四,人才建设。创新并建立专家型编研人才队伍。还要注重培养和储备能适应网络时代的编研人才。可采取选派人员进修、委托培训和在职深造等方法培养高层次的人才。也可以用优厚的待遇直接引进高层次人才。同时,做好在职人员的培训和继续教育工作,提高全员的整体业务水平,为新型人才的脱颖而出创造条件。除此之外,编研岗位上的研究人员应相对固定。这有利于熟悉馆藏、积累知识、深入研究,打造编研精品。 总之,城建档案的编研是一项实践性很强的工作。要以馆藏档案资料为基础,以市场需求为导向,以创新发展为动力,以利用服务为目的,努力开拓工作思路,不断深化和推进编研工作的开展,并以此促进城建档案工作水平的提高和扩大城建档案工作的社会影响。 城建档案编研工作思考:城建档案编研工作探究 一、丰富编研类型,提高编研质量 (一)目前,多数城建档案编研成果都是诸如汇编、文集、简介、目录等一些形式单一,浅层次的资料罗列加简单点评式的类型,分析研究性较差,综合性不强,不能给人们提供直接的建议或方案,档案馆应努力改变这种状况,在汇编型、编写型的基础上,多开展一些编纂型、声像型、展览型的开发工作,利用城建档案馆现有馆藏,按照城市建设发展的需要和社会需求,把庞杂、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工,并对信息作深入研究、分析、提炼、概括,编辑出内容上更具科学性,形式上更具灵活性,操作上更具经济性的贴近社会需要的档案编研成果。 (二)城建档案编研成果的质量,不仅是一个档案部门业务水平的真实反映,而且也是衡量城建档案编研工作是否成熟的一个重要标准,提高档案编研工作质量要注意做好如下四点: 1.领导思想要重视:档案馆领导思想上是否对档案编研工作重视,给予编研工作多少关心和支持是档案编研工作能否顺利开展,编研质量能否稳步提高的一个重要因素。机构制度要健全:成立专门的档案编研机构,制定相关的工作制度,是编研日常工作顺利开展的保障。人员要落实:编研人员力量是否足够,素质高低,直接关系到编研成果的质量,因此,应把一些专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上,促进编研工作的提高和有所创新。设施要配齐:开展档案编研工作的一些硬件设施如:照相、摄相、录音、复印、打印、扫描、电脑及网络工程等设备,是编研工作有效开展的物质保障。资金要保障:编研成果是一项文化产品,有投入才有产出,要获得一项高质量的编研成果,必要的资金投入是编研工作的血液和润滑剂。 2.选题要精准、新颖。选题的精炼、准确和新颖是档案编研成果质量高低的关键。编研的最终目的是编研成果得到最大限度的利用,利用率的高低是衡量编研成果质量优劣的标准。为此,编研人员必须走出馆门、走向社会,深入城市建设第一线,加强调查研究,了解城市建设的重点和动态,正确分析和预测在一个时期内城市建设对城建档案信息的需求情况,确定编研工作的方向,在此基础上选定一个精炼准确且新颖的编研主题开展工作,就使得编研出来的成果,具有较强的现实指导性、针对性,更贴近社会需求。选材要广采博取,做到准确真实。对符合编研选题内容的尽量多收取,以便在定题时有比较、有选择的余地;准确是指选材切题,要选择最能阐明编研主题内容的档案资料,运用辩证观点,既考虑到内容上的针对性、典型性,也考虑到技术性、先进性,从而做到择优编录;真实是城建档案编研成果的灵魂,在编研实践中要始终以实事求是的工作态度去鉴别,核实档案信息的真实性,确保城建档案编研成果的质量,使得编研成果有实用价值,值得信赖。编研成果要有专业特点,突出地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴,反映着不同时期的施工技术,基础结构,建筑风格等,对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值,编研工作要充分利用这些资源,打造有专业特点的产品;对“原汁原味”的地方特色档案信息,我们要经过认真的筛选,整理和加工,去伪存真,取其精华,弃其糟粕,编研出适应经济发展和社会发展需求的特色产品。 3.不断丰富馆藏,善于借鉴和联合编研,保证编研成果的高质量。编研工作首先依托的是自身的馆藏信息,丰富的馆藏是高质量编研工作的物质基础。城建档案编研工作最大的竞争优势和资源优势依赖于城建档案,要保持城建档案编研工作的生机和活力,就要采取多渠道、多方式努力丰富馆藏。做好编研工作还要做到不局限于本地区、本部门、本领域,要开拓视野,善于借鉴别的国家和地区、其他部门、其他学科领域的已有编研成果,洋为中用,彼为己用,增大编研成果的信息量和含金量。在必要的情况下,还可以联合其他部门或其他城建档案编研机构开展编研工作,以克服信息单一、力量薄弱、信息渠道不畅的缺点,有利于互相交流、学习、编研出信息含量大、质量高的编研成果,又可节约资金和时间,提高编研效能。 4.要注重编研人才的储备和培养。人是生产力中最革命的因素,要提高编研成果的质量,最重要的是选择好编研人员。城建档案编研工作作为信息和价值具体表现形式,已成为城建档案馆的重要部门和信息中枢,因此,在档案部门,最好吸纳一些有责任感、有事业心、热爱本职、精通专业技术知识、熟悉馆藏、文字功底好、肯钻研、综合素质高的业务干部从事城建档案编研工作,才能有效地保障编研工作的高质量。对现有人员,要营造良好的学习氛围,创造“尊重知识,尊重人才”的良好环境,尽可能地提供接受再教育的机会,调动他们刻苦学习、钻研业务的积极性,边干边学,以干促学,全面提高自身综合素质,适应新时期对城建档案编研工作者的要求。 二、转变观点,提高编研成果的利用 当前,许多优秀城建档案编研成果开发出来后,由于思想观点的制约和缺乏必要的宣传,致使它们仍“藏在深闺无人识”,影响不大,利用不高,没有取得相适应的社会效益和经济效益,因此,要提高编研成果的利用率。 (一)要解放思想,转变观念。转变过去那种“好女不愁嫁,好酒不怕巷子深”的传统思想,树立“好酒不怕有人识,酒好也要靠宣传”的超前意识,以思想观念的转变,促进编研成果利用工作的开展。编研成果的质量是成果利用工作的前提,而成果利用工作的提升,又促进了编研工作质量的提高,两者相辅相成,互相促进。因此,我们要转变观念,主动向利用者宣传、主动向领导介绍,主动服务,促进编研成果利用。 (二)要不断加大宣传力度。为使编研成果创造出最大的社会效益和经济效益,首先得提高利用率,我们必须注重利用各种宣传媒介加入对编研成果的宣传力度。如:在电视台、电台、报刊、杂志上以新闻报道形式、专题采访形式或知识专栏形式给予宣传报道,在专业城建档案刊物、业务宣传栏里进行宣传,也可以通过网站在网络上向社会公众宣传,还可以向领导,业务联系部门及工作人员赠送资料,直接宣传。总之,宣传方式可以多种多样,不拘一格,但要做到有组织、有计划、有目的地宣传,才能获得较好的宣传效果,直接提高编研成果的知名度,使编研成果成为一个品牌,达到提高利用率的目的。 (三)要创新利用形式。随着科学技术和信息技术的飞速发展,人们获取信息的渠道越来越多,为此,我们要立足现有技术和设备,不断更新编研成果的利用形式,促进编研成果利用率的提高;如:利用图片展方式、电视专题片方式、声音解说方式、文字、声音、影像三维动画方式、网站浏览方式、短信阅读方式,邮票、明信片方式等多种形式对编研成果进行传播和利用。总之,城建档案的编研是一项研究性和实践性都很强的系统工程,要以库藏档案资料为基础,以市场需求为导向,以利用服务为目的,不断提高编研成果质量,提升编研成果的利用率,努力推进深化编研工作的开展,便城建档案发挥更大的经济效益和社会效益。 作者:彭春华单位:梅州市城市建设档案馆 城建档案编研工作思考:城建档案编研工作走向分析 摘要:随着城市建设的快速发展,城建档案编研工作也显现出其越来越重要的社会地位,城市建设的面貌要通过城建档案编研成果来更好的体现,同时城建档案编研工作作为城建档案业务建设的重要组成部分,其工作的重要性、艰巨性和研究性已毋庸置疑,随着城建信息资源的需求日益扩大化、繁琐化,城建档案管理与编研一体化已经成为一种必然的趋势。 关键词:城建档案、编研、编研成果 城建档案编研工作是以城建档案馆藏为对象,以满足城市建设和社会利用档案的需求为目的,在研究城建档案内容的基础上,按照一定的题目,对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价,是为城建档案事业和社会服务的一项重要工作。通过编研,把城建档案有价值的信息集中、系统地展现在利用者面前,为利用者提供快捷方便的服务。它是使城建档案管理“深化”,档案资料“活化”,主动有效提供档案信息服务的一个重要手段,是城建档案管理工作向高层次方向发展的一个重要标志。面对日益变化的城市面貌,我们有责任将这些变化记录下来。 一、城建档案编研工作现状 城建档案信息资源的不断增加和社会对档案利用的日益频繁,促进了城建档案编研工作的发展,近年来,尽管编研业务有所发展,但从目前情况看还远远不能满足社会发展的需要,主要表现在: (一)重视“编”而忽视“研” 城建档案编研工作目前的瓶颈处于“研究性”编研很少的阶段,大多数只是进行一个初步的编写等工作,所谓“编”充其量也只是档案资料的机械“汇总”,这是在没有深入研究情况下的无奈之举,而真正意义上对于城建档案信息资源利用起着重大作用的则是具有创造性的编研成果。 (二)编研成果没能产生一定的社会效益和经济效益 以往,城建档案的信息编研资料大多都是为了应付各类检查、评估或作为内部参考资料,真正能走上社会,产生社会效益和经济效益的并不多。虽然近年来城建档案工作编研工作已经日益呈现重要性,但由于各种因素的制约,编研成果并不乐观。 (三)选题狭窄陈旧、形式单一 如今,海量的城建档案信息资源所要承载的信息成果需要通过不同的形式被展现出来,特别是城建档案编研工作需要借助更多的摄影、声像等技术的应用,这主要集中体现在一些画册、专题片上。而现实的情况是,城建档案编研工作选题陈旧、形式比较单一,所以,在城建档案编研工作中要通过深入细致的研究、分析、综合与归纳,找出具有指导性和借鉴意义的结论,并通过不同形式将其充分展现出来。如南宁市城建档案馆创办的《南宁城建档案》季刊、《南宁水城建设》《南宁百年图证》等;本溪市城建档案馆的《本溪市城乡建设年鉴》;近年,由杭州市城管办与杭州电视台综合频道联合制作的40集电视系列片《小巷故事》,生动有趣地叙说了杭州街巷的历史沿革、典故和民间传闻,向世人再现了古老杭州街巷里弄的历史文化内涵。杭州市城建档案馆的《近代杭州图集》《杭州古旧地图集》《杭州金字招牌·中华老字号风采》等。 城建档案编研工作几点体会 城建档案编研工作是较高层次、较高效能的档案利用方式;是促进基础业务建设,扩大城建档案机构社会影响、提高社会地位的强力推手;也是保存城建档案完整和加强城建档案传播的最佳途径。在新时期环境下以及各种因素的转变中,我们必须把城建档案编研工作提到一个重要地位,多渠道、多方法完善和创新城建档案编研之路。 领导重视是做好编研工作的重要保证 在过去相当长的一段时间内,大多数城建档案馆的编研室并没有过多的实质性工作,只是简单的资料收集与管理,随着资料的日益增多,我们发现无论是城建档案理论的研究还是工作的实践,都必须从实际出发,所做的各项工作都应及时总结,长期积累,进行分析、梳理、归纳,写出具有专业特点的编研成果,用来指导工作。所以前提是只有引起领导的足够重视,才能加大资金的投入、指定专业人才负责编研工作,从而把编研工作纳入到馆业务建设规划中,对编研工作做到年初有计划,中间有检查,年底出成果,保证编研成果保质保量。 (二)编研意识创新化 城建档案编研成果创新的前提是编研意识的创新,思想观念的不断改变,是一切事物发展的动力。编研意识创新化主要包含三个方面,一是产业意识。档案属于新兴信息产业的一部分,要提高产业一是,最大限度发挥信息的社会效益和经济效益。二是服务意识。编研工作需要以用户需求为宗旨,通过编研成果在更高层次上进行服务。三是经济意识。要重视市场需求,以市场为导向,找准服务对象,使编研开发具有针对性、目的性,形成以编研促利用,以利用检验编研的良性循环。 (三)编研成果精品化 编研成果的优劣,很大程度取决于作品内容的可观性、可读性、可藏性。城建档案编研内容虽立足于档案,但编研成果本身往往也成为重要档案史料,在内容的选择上理应做到深、值、广。所以在编研选题上首先做到围绕经济发展和城市建设,使编研工作进口时代主题,紧跟城市化进程。其次要体现专业特点和地方特色。如不同时期的施工技术、建筑风格等。突出服务重点和馆藏优势。尽可能显示馆藏优势,逐步走出一条有地域特色、馆藏特色、专业特色的编研新路子。现阶段已经有部分城建档案馆着手开展编研创新性、精品化研究成果。 (四)编研人才复合化 城建档案学科跨度大,涉及面广,专业性强,特别注重实用性和各种载体的运用。因此,编研工作者不仅需要了解建筑方面的知识、计算机知识,还要有深厚的文字功底和编排能力等本领,在基础扎实之外还需要不定期开展针对性、系统性的内部和外部培训。 重视人才培养、以提高城建档案编研队伍的整体水平。首先,要提高城建档案编研队伍的基本素质。如树立正确的政治方向,树立正确的人生观、价值观;其次,要创造良好的学习氛围,进行深化、有针对性、计划性的培训,如可以在单位内部设立“职工阅览室”,编研人员及职工可以在阅览室阅览与工作相关及相应的专业技术类书籍,也可以制订相应的借阅制度,以满足职工的需求。还可以针对全馆大部分职工的需求,统一业余时间,诚邀有资质的老师,统一进行学习等;最后,城建档案编研人员要掌握一定的现代化信息管理技术,与时俱进,努力掌握计算机、通讯、网络等现代化技术,并运用到实际工作中去。 总之,城建档案编研工作是一项实践性很强、对文字功底及对资料整合能力要求较高的工作,需要以丰富多样的馆藏资料为基础,深入挖掘更深层次编研工作的开展,努力开拓工作思路,不断促进整个城建档案工作水平的提高和扩大城建档案工作的社会影响。 城建档案编研工作思考:浅谈城建档案编研工作的发展途径 [关键词]城镇档案;编研;信息处理 城建档案编研工作是根据城市建设发展的需要,将馆藏城建档案内容,经过分析、加工、编辑成便于直接利用的城建档案资料文献,是开发城建档案信息资源服务于城市建设的有效途径。如何开发好城建档案信息,充分发挥档案信息的自身价值,是当前摆在编研工作上的新课题,愈加显得十分重要。笔者根据几年来业务实践的体会,在此提出粗浅认识,供大家磋商。 一、围绕经济建设,开发城建档案信息资源,是编研工作的根本任务 要编出有利用价值、高质量的编研成果,必须时刻注意经济建设的发展,随时掌握城市建设的动态,把编研工作自觉地融入经济建设大潮中,只有紧紧围绕城市建设中心任务,投身于城市建设的各个领域之中,发现问题,有的放矢地收集建设资料,才以创造出社会真正需要的编研成果。 只有围绕经济建设这个中心,变“被动”为“主动”,抓住城市建设的重心,方能编出更及时、更全面、更准确的编研成果。为领导决策提供依据,更好地为城市建设服务。 二、丰富馆藏,广泛收集建设资料,是做好编研工作的基础 编研工作是以馆藏档案为主要对象,根据市场需求对馆藏进行筛选、加工、浓缩精华,具有概括性强、覆盖面广的特点。所以要加大收集力度、大力地丰富馆藏。另一方面,由于受进馆范围的局限,有很多相关的城建档案资料未能进馆,显然单靠馆藏资料是满足不了编研工作的需要,因此,要突破进馆范围,拓宽收集渠道,去索取有价值的城市建设有关资料,例如:我馆根据市场需求,采取对报纸进行剪裁,参加有关建设方面的会议及到建设单位收集有关城建材料,进行整理、加工汇编成《建设信息》与《城建档案简讯》两刊物发往全国各地及有关领导和单位,这种编研成果,即具有城建档案的真实性,又具有综合性,在实际工作中很受利用者的欢迎。 三、具备高素质的人才,是做好编研工作的可靠保证 编研工作是一项政治性、研究性较强的工作,是为当今社会物质文明和精神文明建设服务的工作,选编什么?怎样取材?都必须坚持党的方针、政策、坚持正确的政治方向,所以编研人员要具备较高的政治素质。 编研工作又是一项研究性工作,要求编研人员要熟悉有关法律、法规方面的知识,具有较高的思想境界和自身素质与业务素质。有一定的档案专业知识和相关科学知识,更要有认真的科学态度,从而提高编研成果质量,才能更好地发挥编研工作为社会各方面服务的作用。 编研工作是一项脑力劳动与体力劳动相结合的繁杂工作,所以编研人员要勇于吃苦,不怕困难。如在收集素材中要做到腿勤、嘴勤、手勤,肯付出辛苦。在繁杂的资料整理过程中,要舍得付出时间和精力,还要有不为名、不为利的思想和甘为人梯、默默无闻、无私奉献的爱岗敬业精神。只有这样,才能使编研工作向深层次发展。 四、实现信息处理现代化,是编研工作发展方向 当今社会已进入信息时代,编研工作要适应社会发展的需要,必须采用先进设备,运用新技术、新材料,应用计算机管理系统,对档案信息进行加工、存贮,产生磁盘、光盘等编研成果,实现信息处理现代化,才能高效能的、多种服务方式的为社会各界人士提供全方位、多层次的信息服务,实现档案信息资源共享,达到编研工作的最终目的。开发档案住处资源是城建档案馆发展的目的城建档案工作的最终目的,就是开发档案信息资源为城市建设和社会发展服务。只有认真搞好城建档案信息资源的开发利用工作,真正满足城市建设和社会发展的需要,才能实现城建档案事业的可持续发展。因此,我们要改变过去那种只注重收集保管,而忽视开发利用的封闭式管理方法,要变被动服务为主动服务,还应引进市场营销理论,参与市场竞争,实现资源共享,充分发挥城建档案的作用。 为加强城建档案信息资源的开发工作,应搞好城市建设信息中心的建设,形成馆、处和中心三体合一的管理模式。并依靠社会的力量,利用政府的行政职能,大力发展、吸收建设系统的行政管理部门和规划、勘察、设计、建安、建材等企事业单位以及交通、电讯等有关单位加入建设系统信息网,收集和传播城市建设信息。实现以市政府和建设主管部门为服务重点,以建设系统和相关单位信息网员为服务战线,以全社会为总服务面的点、线、面立体服务体系。同时利用建设信息中心全国联网的优势,与各城市的建设信息中心建立合作关系,加强横向网络联系。 我们还要针对城市建设和社会发展的需求,进行深度开发。要在调查研究的基础上,了解利用者需求的前提下,根据馆藏档案内容,选择有针对性的专题,选取档案材料,并进行考证、加工,编纂成档案汇编、专题介绍等编研成果,供利用者参考、借鉴,为城市建设等各项工作提供服务。同时要注重城建档案信息的实效性和时效性,努力提高城建档案信息的实效性和时效性,努力提高城建档案住处的实用价值,为城市的可持续发展服务,也将促进城建档案事业的可持续发展。作为城建档案工作者,必须随着整个信息社会由提供信息为重点,向着选择信息为重点转化。把城建档案的利用工作,从一般的提供利用,向着主动开发档案信息资源转移,并重点放在“开发”两字上。即把档案中储存的大量信息,采用积极主动的办法,有针对性的、有目的的选择出来。通过分析、综合,提炼出结论性、规律性的数据和论据,也就是信息选择的再加工,为各项建设的决策提供最直接、最真实、最可靠的依据。要做到这一步,首先是要加强城建档案的集中统一管理,保证城建档案的完整性、系统性、准确性,才能有丰富的信息资源进行开发加工,根据社会需要,主动提供服务。作为城建档案工作者,还要具有敏锐的嗅觉,勤快的手脚和艰苦创业精神。不仅要把已经收集、整理、保管的档案,通过二次加工,由“死”资料变成“活”信息,还要及时掌握、收集城乡建设各方面的动态、新科技信息等等,预测政治、经济、生产建设、科研等多方面对城建档案的需求,不失时机地提供各界利用,力争超前服务。使城建档案馆不仅是全市、全地区城建档案储存中心,开发利用中心,而且是当代城乡建设的信息中心。使全社会各部门各级领导,都体会到城建档案的重要地位和作用。 综上所述,笔者认为城建档案编研工作在市场经济形势下,只有紧跟城市建设的步伐,勇于探索,积极进取,才能使编研工作迈向新台阶。(编辑/刘佳)
一、信息化环境下文书档案管理的改革目标 1.档案信息存储实现数字化 档案类型复杂,包含单位人事档案、财务档案、设备采购与使用档案等,包括检测数据、图像档案等多种类型。随着信息技术的迅速发展,信息产生更大价值已经成为信息管理改革的重要方向。单位的信息数量庞杂,看似无序无关的信息之中,隐藏着重要指标与相关内容。如果能够运用信息技术对档案进行深入的开发与利用,必然会使档案信息管理工作的价值更加突显。在档案信息管理中,传统的管理模式已经落后于时代,未来更注重的是高效化的工作模式运行,档案信息管理属于流程化、标准化的工作模式,采取信息化的手段来构建高效化的工作运行模式,满足当下社会发展的基本需求,保障档案信息管理的质量。因此,信息化时代下,应该将上述提及的数据信息、图像信息,以及音频、视频类的信息等档案内容全部都转变为数字化的信息数据,缩小信息存储的空间,减少信息存储工作所需人力,并使信息存储更安全可靠,保存的时限更长。 2.档案信息利用实现自动化 档案信息利用较为频繁,例如人事档案、财务档案等,总是被不定时地调阅查询。如果没有信息技术与平台的协助,会花费更多的时间,效率较低。信息化时代下,上述提及的各项工作都需要存储于档案之中,都应该借助信息技术来实现自动化。例如,在进行档案管理的过程中,无论是纸质文档还是电子文档,都可以通过扫描上传到系统中,建立数据档案,以此确保档案信息存储的质量。在日常的操作中,管理人员对于众多档案信息的处理,内容较为复杂,且经常会遇到信息不全、存储不当等问题,这些问题导致了档案管理工作的质量下降。在信息档案的管理中,可以自动进行档案内容的保存,对于档案内容的更新,可以直接在系统上完成,系统自动将更新的内容进行保存,以避免出现信息丢失的情况。档案信息实现自动化,可以大大节省档案信息的调阅时间,可以不受档案备份数量的限制,也可以使档案的调阅不受地点的限制,档案信息也可以在各类设备之间自动传送与使用,促进了无纸化管理目标的实现。 3.档案信息价值挖掘效益化 档案的类型繁多,形成了大数据库。信息化背景下,大数据技术被应用于档案信息管理之中,应该充分发挥大数据技术的优势,挖掘出档案信息中的潜在价值,通过海量信息数据分析,提取出单位发展与改革的重要依据,从而使档案信息的潜在价值产生更大的经济效益与社会效益。数据信息对于单位、企业的发展而言十分重要,在当下的运营发展中,每日所产生的数据量非常庞大,这些数据内容中分为重要数据和无用数据,在管理的过程中,需要有效筛选出对应的数据信息,建立专业的数据库,这样才能够将数据本身的价值发挥到最大化。在开展各项工作、活动、项目时,可以直接通过数据分析的形式,掌握目前的实际情况,然后制订对应的方案,以此来保障工作开展的顺利性。因此,必须要将档案信息价值挖掘效益化作为档案管理的改革目标之一。 4.档案管理功能不断完善 档案管理功能主要包括采集、移交接收、归档、存储、借阅、使用以及编研等。档案管理工作借助于信息化手段来实现,需要依赖于档案平台的功能,也依赖于单位整个档案工作的规范化管理。单位要想通过信息技术与平台实现档案管理的数字化、自动化,就必须将传统档案管理功能都涵盖于信息档案管理平台之中,并且随着社会与单位自身对档案管理工作要求的不断提升,档案管理功能也应该与时俱进,不断完善。完善的档案管理功能应该贯穿于档案的全部生命周期,既要保证单位内部对档案的使用,也要确保对外能够便捷地查阅与使用。在信息技术高速发展的今天,档案管理始终处于持续完善阶段,始终致力于更全面、高效、实用功能的实现。 二、文书档案信息化管理的积极作用 1.全面提高单位档案管理能力 信息化技术的发展与在档案管理中的应用,为单位档案管理信息化创建提供了支持。在实践中,通过信息化创建,可以进一步扩大档案管理规模。同时,传统档案管理模式已经难以适应信息化时代对档案管理工作的基本需求。因此,单位档案管理信息化建设符合当前档案行业发展的必然需求。在进行档案管理的过程中,首先这对目前单位管理工作的基本需求,建立完善的工作管理程序,要求管理人员按照工作标准完成各类档案的归类存档,使得档案管理工作变得更加标准化。且在档案存储的过程中,通过数据分析的功能,对档案内容的重要信息数据进行统计和分析,准确掌握当下的发展情况,大大提高了档案管理工作的质量,增强了档案管理工作的价值所在。 2.全面提高档案管理部门竞争力 档案管理部门在单位发展中能否产生价值,并具有更高的竞争力,关键在于其是否能够提供优质且先进的服务。长期以来,档案人员以传统管理模式开展具体的工作,使得其服务质量难以适应单位的发展需求。但是,单位档案信息化管理可以进一步提高单位档案管理水平,通过充分发挥单位档案信息化系统的先进服务作用,进一步提高单位对档案管理部门的认可度,这对于提高档案管理部门的竞争力大有裨益。例如,在日常的管理工作开展中,档案内容记录了单位发展以来的重要信息内容,可以通过档案内容的归纳整理,了解单位发展的基本情况,分析其中所存在的问题,以此作为单位工作发展改革的参考依据,这样可以使得单位未来的发展变得更加良好,各项工作的开展变得更加谨慎。 3.全面提高档案管理人员的专业素养 档案信息化管理对档案管理人员的专业水平提出了更高要求,集中体现在对专业技术素养和信息技术素养的掌握方面。在信息化时代,档案管理人员应掌握先进的网络信息技术,熟悉具体的网络操作功能,如此才能在实践工作中充分发挥自身的专业素养,才能保证单位档案信息化管理水平。因此,单位档案信息化管理可以促进档案管理人员专业素养的全面提高。 三、信息化环境下文书档案管理的优化原则 信息化时代档案管理流程优化要求坚持择优分类与循序渐进并重,技术应用与资源整合协调,重点突出与典型统一等原则。现代信息技术种类繁多,文书档案整合信息技术包括网络服务技术、档案信息数字化技术、信息安全技术。信息化背景下各类档案馆通过信息技术应用将保存档案信息类聚,有利于加强档案馆机构的联系,从利用者角度优化档案信息。以社会档案信息需求为导向,按照统一标准建设档案馆,互利共赢的档案信息整合共享促进档案馆立档整合共享。随着社会信息化进程深入,档案部门意识到信息化建设的重要性,我国多个省级综合利用档案馆建立网站,可以连接到某些地方省级综合档案馆,虽然存在提供信息内容不够丰富等问题,但有关部门长期规划档案网站建设,水平正在逐步不断提高。 四、信息化时代下文书档案管理的优化措施 1.树立档案管理信息化观念 信息化时代下,档案管理工作必须要树立信息化观念。管理人员要充分意识到信息化时代的来临不仅意味着档案信息管理手段、方法要实现信息化,还要将先进的管理理念与现代信息技术相结合,再造档案信息管理流程,转变档案信息收集与输送通道,升级档案管理信息机制,整合单位内部档案信息资源,在提升单位工作效率、效益的同时,提升单位的核心竞争力,促使档案管理为单位的经营与发展提供服务与助力。 2.档案管理信息化助力单位发展 档案信息化管理是单位经营管理的重要工作之一,它借助信息技术手段与平台,促进单位人力、物力与财力的有效运用,从而促进单位经营目标的实现,使单位在适合的成本投入下获得最佳的经济效益。因此,单位在档案管理信息化改革方面,不应该将思路与路径简单地局限于档案存储介质的改变,以及档案信息利用方式的转变,而是基于信息化时代里信息技术深刻变革工作方式的视角,从信息发展、信息利用、信息价值的角度来分析档案管理的目标与方向。档案的信息化管理工作必须使档案管理工作产生新的生产力,以适应医疗服务系统的信息化改革步伐。符合信息化社会对档案管理工作的预期,能够对企业信息资源的共享、管理效率的提升以及管理成本的降低产生积极的作用。 3.档案管理与信息技术融合创新 档案管理信息化并非简单地使用信息技术与平台实现档案管理的相关功能。在信息化观念的引导下,单位应该秉承创新发展的理念,融合档案管理与信息技术,将信息管理系统与单位传统管理模式进行碰撞,使信息技术理念与单位经营思维产生交织,使管理人员的信息技术素养发展引领管理理念发展,促进档案管理体系的升级,对单位原有的治理结构变革产生积极的影响,使档案信息化管理成为单位管理创新的窗口,促使单位的管理部门重新审视单位管理文化、理念、制度以及组织结构的设定。因此,档案管理与信息技术的融合创新的重要价值不仅体现在对档案管理工作现状的改变,还体现在对单位经营发展的整体带动。 4.组建档案信息利用专业团队 信息利用是指从信息中提取出有价值的内容后,从科学研究的角度进行使用,档案管理人员应该秉承更主动、更积极的态度去开发利用档案信息,以档案信息数据分析、开发与利用为基石,将档案信息的被动应用转变为主动开发,使海量数据不仅存储于硬盘、云盘之中,还能创造出更大的价值。在信息化时代,档案管理生命周期的各个环节被赋予了不同的内涵,意味着档案管理工作的源头可靠全面,档案整理过程规范有序,档案鉴定高效准确,档案保管安全严谨,档案编目与检索快捷高效,档案统计、档案的编研以及利用服务能够产生综合效益。因此,档案生命周期需要各个环节都被纳入信息管理系统之中,使功能实现优化,并可以不断进行调整升级。 5.优化档案管理信息系统 档案管理信息系统主要由业务应用系统和后台配置系统两部分组成。其中业务应用系统应该涵盖档案接收、档案管理、档案利用、档案处置四项功能。信息化改革目标要求管理系统在档案接收功能模式下,实现档案编目、入库归档等多项工作的自动化。档案管理功能模块需要实现档案交接、在线阅读、档案盘点等工作的高效化目标。档案利用模块要保证检索利用、借阅等相关信息的留存备用。档案处置模块则要保证档案鉴定、审批、销毁等工作的规范化。后台配置系统,需要提供档案审批、借阅、鉴定等多个模板,提供档案的自动性保护,还应该保证档案分类、编号以及维护等功能可以得到实现。只有实现了上述提及的各项功能,档案管理才能实现信息化改革目标。 6.创建档案管理动态升级机制 档案信息管理系统的实现要基于信息技术来完成,就必然会伴随着信息技术而不断升级调整。因此,单位的档案管理系统需要留下可以动态升级的配置。信息管理系统的动态升级是围绕单位的战略目标发展以及业务流程优化开展的,整个过程是设计、选型、构建、检验与应用的循环动态过程,是管理者在前瞻性管理思想的指导下建立起来的数字化、动态化管理体系。 7.构建档案管理网络体系 档案管理网络体系以信息技术网络为载体、平台、工具,实现只要有网络的地方就能实现档案管理功能。网络体系的构建需要打通档案管理环路中的痛点,保证所有档案信息都以数字化形式呈现,使管理流程实现自动化,各项功能得到不断完善。档案管理工作实现自动化就必须要保证档案信息收集、调阅、使用的各个环节实现档案信息畅通传送与无缝对接。因此,构建档案业务流程优化与重组势在必行。档案管理的信息化发展方向决定单位应该构建全面的信息网络管理系统,需要将原本处于相对分裂状态下的各个业务环节有机地整合起来,构建起科学化、规范化、标准化的管理体系。档案管理工作中最棘手、最重要的就是信息的存储,以医疗档案为例,从门诊就医到检查取药,从住院治疗到手术等环节,都必须充分体现以病人为中心的管理理念,使档案管理模式变得更加人性化,使档案信息的获取与使用流程更加趋于合理化。这样既可以为患者提供满意的医疗服务,也可以使单位花费极小的资源成本获得较大的收益。由此可见,业务流程优化与重组,不仅可以使信息网络遍及单位的各个部门,还可以促使单位业务得到优化,促进档案管理网络体系的构建。 五、结语 新时代下信息技术快速发展,直接推动行业改革发展,信息数字化是指导文书档案管理主要指标。信息化时代文书档案管理优化要经历漫长不断发展的过程,需要国家对信息化建设工作重视,需要档案行政管理部门等相关方认识档案管理优化的必要性和迫切性。文书档案管理要坚持统筹规划原则,加强文书档案工作信息化技术应用,促进档案管理现代化发展。 参 考文献 1.姜英花.档案信息化提高档案管理能力.中国信息界,2021(3). 2.李雯娟.档案管理的信息化发展趋势.办公自动化,2021(18). 3.陈少婷.档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展.山西档案,2019(2). 4.陈丽.信息化环境下文书档案管理流程的优化思考.黑龙江档案,2022(1).5.黄楚宜.地质系统文书档案规范化管理工作探讨.城建档案,2020(9). 作者:黄敏静 单位:佛山市中医院
一、档案信息资源开发利用的必要性 档案信息资源开发利用的重要的意义体现于以下两个方面:一是档案信息资源开发利用对经济建设的推动作用。档案真实有效的反映了经济工作的各种数据和规律,对档案的深度开发研究,促进经济效益的提高,为经济建设健康科学发展提供依据。二是开发利用档案资源,促进全社会工作效率的提升。社会的发展和政府的决策离不开档案信息资源,档案详细反映社会各个领域全部活动,档案信息在各领域都发挥着重要的作用。这对推广经验技术、生产状况的总结以及发展计划的制定都起着促进推动作用。 二、档案信息资源开发利用的现状和存在的问题 1、档案信息意识重视不够。随着科学技术的不断更新发展,信息化浪潮冲击着社会的方方面面。从我国档案信息管理现状来看,有的地方还没意识到先进科学技术对档案事业发展起到质变的作用,时代要求档案信息服务水平要满足人们对信息的不同需求。不能还停留在过去落后的传统思想指导下,用老办法来管理档案。归纳体现在很多方面:档案管理人员在实际工作中,仍抱着陈旧的思想观念,缺少开拓创新精神,利用现代信息技术意识比较淡薄,体现在管理观念与现代化技术应用不协调等方方面面。 2、档案信息馆藏结构单一,质量不高没有特色。档案馆藏工作遇到的最主要的问题就是馆藏资料与实际需要脱勾,大量有指导意义的如科技档案、专业档案没有完整留存,档案结构也不合理,收集档案时没有从深度广度和应用的范围考虑,没有从应用者和社会的实际需求出发。馆藏资料的利用方式和服务效率低下,既不利于方便查找,也不利于档案馆藏的保存。 3、服务手段相对滞后。近年来,在电子信息化、网络化技术日趋成熟的今天,档案部门也相应的购置了大量的机器设备,各级部门还建立网站和数据库。但是,由于部门利益和落后思想观念的影响,不能把各种资源有机整合,服务的方式方法比较单一,各自为政,使现有的资源没有发挥效用。档案的信息化和网络化还有一个较长的过程。 三、加快档案信息资源的开发利用 1、转变思想加强服务意识 过去档案部门是等着查阅资料的单位来查找,随着改革的深入,过去等靠被动思想已不适应新时展要求,要把服务意识树立起来,为人民群众、为经济建设服好务,为政府科学决策,从历史的角度,发挥档案的借鉴指导作用。要深入贯彻学习服务理念、把信息作为一种资源来利用,最大限度发挥共享效益,以需求为导向,建立定位准确,易操作搜索的档案信息体系。 2、丰富馆藏,加快数字档案馆建设 注重收集有特色重质量的大量的馆藏,是档案棺能保持持续科学发展的根本,借助现代电子数据库技术,利用丰富的馆藏资源,建立起跨行业、跨部门、规范化多层次的档案数据库群,利用网络信息平台实现资源共享,让应用者在不受空间、不受时间、不受数量的限制,及时准确地从网上档案数据库中找到详实的资料。优化馆藏结构,满足社会发展的不同需要。通过对利用工作的反馈和分析,找到信息利用的结点,及时收集、汇总相关资料,了解社会的实际需求,把有效信息准确、迅速、全面地传输给社会。 3、创新服务方式和载体 档案馆要改变过去运营模式,建成群众喜欢接受的方式,营造出多元化的档案信息管理模式,利用现代声光电技术,利用广播、电视、报纸、专题展出等多媒体技术,利用通信技术和手机APP等方式,把档案以生动的形式展现给人民群众,使人们乐于去档案馆查阅资料,寓教于乐。同时要转变服务方式,实现自助查询、网络查询、来电来信查询等多种渠道的查询方式,体验方便快捷的服务。 作者:陈柏峰 单位:黑河市价格监测中心
城建档案数字化建设研究:建设数字城市与城建档案数字化的思考 摘要:本文从建设数字城市对城建档案服务需求的变化,描述了在数字城市建设中城建档案工作如何适应数字城市建设的需求,探讨数字城市建设于城建档案数字化发展的模式及方向。 关键词:数字城市 档案 数字化 随着信息技术的迅猛发展,使我们加速了进入数字时代,数字城市建设的实施将使城建档案事业的生存和发展发生了巨大变化。“数字城市”数字化图书馆工程的启动,已使我们真切地感受到数字时代强烈脉搏。作为城建档案部门,如何应对数字时代的挑战,使档案管理跟上时代的步伐,已是城建档案馆和城建档案工作者,不得不面对的问题,加快城建档案数字化建设已势在必行。 一、“数字城市”的概念。 “数字城市”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Intcrnct网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,优秀是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。 二、“数字城市”与城建档案的数字化。 透视数字城市的定义,其涉及的有关城市规划、建设、管理等方面的信息是城建档案接收的范围。也就是说,城建档案应该成为数字城市重要的数据源。为适应数字城市的需要,城建档案应加快数字化建设,在“数字城市”工程启动时,数字化的城建档案将与建设系统的规划、市政、园林、房地产等部门的专业信息构建城建信息系统,成为数字城市的有机组成部分。 数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆,其信息资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息,因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字化,并将数字化的档案信息上网提供利用,数字档案馆是一个数字系统,它把产生于不同部门以各种载体存在有关城市建设活动中形成的信息资源以数字化的形式储存,以网络化的方式相连接集中管理,并为城市建设活动服务,它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、贮存、利用、咨询、交流和服务中心,城建档案数字化,简单说来,就是利用计算机技术对档案文字、内容、图形、音像等进行数字化整理的过程。它包括两个方面,一方面是对收集档案进行主题词等标引项的录入,实现计算机检索,即机读目录;另一方面是对馆藏档案内容分门别类进行全文输入,实现磁盘存储,即机读档案。 城建档案工作,是建设“数字城市”的基础工作。城建档案作为城市规划、建设、和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理的各个部门,内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘查、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形成有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等。因此城建档案应该是“数字城市”中海量数据采集的源泉和基地,应当成为数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。“数字城市”所需的信息数据大部分不是原始的档案资料,而是经过编辑加工并且数字化处理的数据信息。城建档案工作也就应当作为以“数字城市”为目标的信息化建设工程的一项重要的基础工作。 城市是人类活动的中心,也是一个国家一个地区的经济文化政治中心,城市化是人类文明发展的必然趋势,实现城市信息化是一个城市经济社会发展综合实力和文明程度的重要标志,是中国融入全球化浪潮的首要和必要条件。"城市数字化”充分利用数字化及其相关的技术和手段,对城市基础设施建设、社会经济发展等各方面进行全方位的信息化处理和利用。城建档案是城市规划、建设、管理的知识结晶,城建档案馆是城市高速发展的产物,也是城市建设最大的信息服务基地。电子文件是现代数字化城市建设的必然产物,是我们城市建设档案的新生代。被人们熟悉的传统载体的档案文件将被数码世界所产生的新载体所取代,这将证明“数字城市”建设与城建档案数字化工作有着密不可分的关系。 三、“数字城市”与城建档案发展方向。 城市作为区域中心必将成为数字地球的焦点,城建档案馆作为接收保管城建档案提供信息资源为城市建设服务的基地。未来的数字城建档案馆无论在学科理论还是管理模式方面都是空白,但先期启动的数字图书馆工程或许可以给我们有益的启示,数字图书馆是以统一的标准和规范为基础,以数字化的各种信息为的底层,以电子商务为管理模式,以宽带高速网络为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递、保护、利用等全过程。档案馆与图书馆相比,同样是海量信息的保管基地,面向社会提供咨询利用服务,在制定学科理论和建立管理模式方面有一定的借鉴意义。但城建档案毕竟是城市规划、建设、管理过程中形成的原始记录,具有凭证作用和密级等其他档案属性,档案数字化要求最大限度地保护档案的原貌,网上管理强调确保档案安全,注意使用权限保护。另外,城建档案与城市三产三业紧密相连,具有现实性、动态性强,内容精度要求高,档案成套性的特点。在表现形式上,涉及各种工程文字资料、图表、设计图纸、地籍图、管线图、照片、录像资料等。因此我们在建立数字档案馆发展数字档案的时候,要考虑城建档案的特点和数字城市的要求,适应“数字城市”建设需要,城建档案工作必须拓宽思路,提高素质,不断适应现代社会信息化飞速发展的需要。在提高城建档案现代化管理水平的基础上,努力向“数字档案馆”建设迈进。实现这一宏伟目标,必须认真做好以下工作: 1.以城建档案馆为基础开展建设信息化工作,做好本城市的基础地理信息、数字化建设工作,抓紧大规模的数字化信息资源建设,“城市数字化”为我们描绘了一个体系完善、功能健全、组织有序的数字信息体系蓝图,而城市数字化是一项复杂工程,不可能一蹴而就,不是靠简单的大规模基础设施建设和技术产品的堆积就能实现的,数字化信息资源不足,以及信息资源配置不当,同样会使耗费巨资建设的网络造成浪费。如有些城市的城建档案馆虽然已进了先进的GIS系统,但目前仍基本上停留在城建档案资料的目录管理上,著录的档案内容信息基本上以检索利用为主,还不能进行内容信息自动分析研究、数据采集,还不能实现城建档案资料的信息化管理。有些馆已开始进行一些数字化和网络化工作,但目前还未与“数字城市”建设工程真正联系起来。关键是缺乏信息开发的专业人员、网络技术人员、数字化处理人员。现有的工作人员大多数有实际工作能力,缺乏理论水平。特别是县级城建档案馆的工作人员水平低,缺乏数字城市建设管理知识,整体素质不能适应社会信息化飞速发展的需要。 2.扩大城建档案接收、收集范围,特别要有目标地、有重点的收集与“数字城市”建设有关的档案资料。注意分析研究城市规划、建设和管理工作者利用需求以及“数字城市”建设工程数据采集的内容需要,有重点的收集与“数字城市”建设工程有关的档案资料,如建设用地管理、建设工程规划管理、房地产拆迁管理等方面的档案;工程勘测档案注重城市地图、数字化地形图、城市建设工程测量图、地下管线图等。工程建设档案主要有建设项目前期形成的文件、图表、施工文件、竣工文件以及照片、录像等,对这些档案资料要进行定性分析研究。 3.为适应数字城市带来的信息化时代的新技术要求,城建档案馆必须紧跟城市建设工作步伐,及时开发馆藏信息资源,深层次地编辑各种基础数据,紧扣“数字城市”这一主题,围绕城市建设做文章,积极培养和引进复合型专业人才,就一定能够建成数字城建档案馆。 4.城建档案馆应积极制订数字化档案信息规划,分阶段对馆藏各种载体档案与信息进行数字化技术转换,积极争取把档案馆建设成本地区的城市信息中心和数据中心。数字化城建档案馆需要具有与现代化接轨能力的管理人员,人类社会进入网络信息数字化的时代,数字化改变了信息处理模式,档案馆的数字化已成为社会发展的必然趋势。城建档案管理人员应掌握现代管理技术,建立与现代化接轨的城建档案管理体系,以适应数字信息时代的发展。力争建成功能最全、管理科学、服务高效的现代数字化城建档案馆。 城建档案数字化建设研究:关于城建档案数字化建设的几点思考 随着计算机网络技术的广泛应用,城建档案管理面临着一次大的革新,即档案的数字化建设。档案数字化进程的发展、数字城建档案馆的建设已成了各地建档案馆的工作重心。相对于传统纸质档案而言,其具有信息存储量大、节省贮存空间,提高了工作效率、节约查询时间等特点。在现代社会, 随着社会信息化进程的加快,城建档案数字化建设的有一定的紧迫性,城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源,其重要性正日益凸显出来。 面对网络时代城市建设迫切需要远程、公开、快捷的城建档案信息,面对馆藏日益增多的案卷,传统的城建档案保存方式已明显难以适应迅速发展的新趋势。以往一直采用的柜架式纸张保存和目录式管理,不仅占用了大量库房空间,管理成本高,而且易黄、易蛀,保管时易损坏;同时,城建档案数据库中分类信息复杂,靠手工查询速度慢。由于城建纸质档案量大,查阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求,信息技术的日新月异也给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切,都使城建档案数字化建设提上了议事日程。 2000年12月,国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》,把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中,同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布:十五期间,我国将加快数字化档案馆的建设。由此,城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。 城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中,以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就,而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究,只有在有了清楚认识的基础上,才能规划好城建档案管理的数字化之路,为今后的城建档案数字化建设打好基础。 1.确定城建档案数字化指导思想与原则 城建档案数字化指导思想是:以需求为导向,以利用为目的,充分利用计算机软硬件功能,最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力,保护馆藏城建档案原件完好,保证数字化城建档案真实准确,更好地发挥城建档案信息资源的作用。 城建档案数字化原则是:遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。 2.城建档案数字化建设的步骤 城建档案数字化建设需要投入,特别是建设初期软硬件配置投入较大,建成后也要保持一定的运行成本。因此,要按照成本效益最大化理论,细化城建档案数字化建设的步骤,同时优化城建档案数字化的各种资源配置,根据不同的情况,进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配,构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。 2.1建立城建档案数据库 第一步,输入文件级目录。在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现原文件信息数字化。 2.2加强电子文件的收集和积累工作 电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合,是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失,保证电子文件是可存取、可利用和可理解的,必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累,不仅保证电子文件的真实性,还维护了它的系统性、完整性,同时,也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏,从而保护电子文件的安全,为电子文件的归档打下基础。 电子文件的收集积累范围,应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件,要按规定进行登记、签署,对于更改处,要填写更改单,按更改审批手续进行,并存有备份件,防止出现差错。 2.3城建档案数字化与上网利用同步 城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程,城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。 数字化城建档案分开放与不开放两种,开放城建档案即上互联网,建立城建档案资料网站,实施资源共享,在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。 3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量 城建档案数字化的建设过程重在管理,贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化,任何一个逻辑错误,都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案,将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业,上一道工序一定要为下一道工序负责,各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明,建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库,通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设,实现全程管理、适时控制,才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。 4.着力提高数字化城建档案的系统整体水平 城建档案数字化建设的着眼点应是整个系统,部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。因此,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。 城建档案管理数字化建设是一项长期的工程,需要从理论上解决的问题很多,需要在实践中探索的问题也不少,我们必须首先从整体上着眼,从宏观上把握,在具体的工作中,力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展,从而为建立一套完备的数字化城建档案管理系统奠定坚实的基础。 城建档案数字化建设研究:数字化城建档案系统建设的探索 摘要:二十一世纪是信息时代,是知识经济时代,其社会发展速度超越了以往任何一个年代。伴随着经济的飞速发展,城市建设正如火如荼地在进行,而城建档案系统也由传统性向现代性逐渐转型,作为我国改革开放窗口城市的深圳,正通过利用现代互联网络、信息技术平台将传统城建档案资料实现信息化、数字化,从而探索数字化城建档案馆建设的蓝图构想,强调数字化整合,集成化管理的科学运行模式。 关键词:数字化;城建档案;整合管理;深圳 一、前言 数字化城建档案馆,是现代城建发展过程中产生的新事物,它以传统型城建档案馆为基础。经历风雨二十载,其历程经过了从无到有、从小到大、从传统型管理到现代化智能服务,我国城建档案系统获得全面而又长足的发展进步,无论是实践经验的积累,还是理论成果的创新,无论是工作人员的合理配置,还是先进科技的成功应用,无论是馆藏建设投资力度,还是新技术开发研究,实事求是地说,其取得的成绩令人振奋,摆在眼前的成就让人有目共睹。然而,在以信息技术为主导的新世纪里,社会结构在稍瞬即逝间便会发生翻天覆地的变化,随着社会的发展,市场经济体制的建立和完善,必将推进城乡一体化,同时社会信息化普及率的不断提高,逐渐使得公众法律意识和信息权意识觉醒,城建档案工作在日益社会化的过程中,也给我们城建档案系统带来了机遇,同时也带来了挑战。在“十二五”期间,城建档案系统要有新气象、新变化,以崭新的面孔来诠释数字化城建档案馆以新的内涵,以崭新的课题研究来打破长久以来形成的观念滞后、定位含糊、思想封闭等落后观念。正如列宁所说“没有革命的思想,就没有革命的行动”,“思想是行动的先导”,只有怀着始终创新的精神,走可持续化发展道路,我国城建档案系统才可能迈出数字化探索的“万里长征第一步”。 二、提出问题 数字化城建档案系统,随着时代潮流的进步与发展,使传统型城建档案系统发生了深刻变化。通过将计算机数字引入城建档案系统,利用“0”和“1”代码使传统纸质文档资料实现电子化、数字化、信息化。 在信息科技高速发展的今天,传统城建档案系统由于存储占用空间大、信息共享度低,不能有效满足人们群众日益增长的信息化需求,一定程度上成为制约城建档案系统发展的瓶颈,而在苦苦探寻中数字化城建档案系统由于以数字符号为代表、存储占用空间小、单位成本低且共享利用程度高等优点而备受青睐。城建档案馆是记录城市变化,反应城市建设过程中城市整体规划和管理的历史活动载体,它正从政务活动的后台走向公众所了解的公共管理的前台,逐渐让公众所知晓和了解。信息科技促使电子政务的广泛开展,在一定程度上对数字化城建档案起到了推动作用,数字化城建档案具有巨大存储量、查阅快捷方便以及满足数字化管理等诸多优点和功能,是现代城建档案管理必不可少的工具,在改革开放的今天,深圳城建档案存储资料的容量和速度都甚过以往,这就要求城建档案管理必须借助新形式、新方式、新手段来强化城建档案管理,以尽可能少的成本、更便捷的方式来提供更满意的服务。 三、深圳市城建档案系统的建设现状与存在问题 回顾历史,展望未来,深圳市城建档案系统正朝着“以创新求发展,以发展促服务”的工作思路和策略正大步向前迈进。对深圳市城建档案馆的历史考察研究,我国可以沿着历史轨迹将时间追溯到上个世纪七十年代末,自1979年3月经国务院批准设立深圳市经济特区起,同年11月便建立起深圳市档案馆,负责全市档案工作。上世纪八十年代,成立深圳市城建档案馆,具体负责城市建设档案工作;经过十多年的发展与创新,在九十年代末,成功晋升为“国家一级城建档案馆”。 (一)、深圳市城建档案系统建设现状 1.工作成果丰硕。在具体城建档案工作中,所有职员均表现出积极的姿态,发挥出“敢想敢干、勇于拼搏”的奋斗精神,每位同志只问付出、不求回报的甘于牺牲、任劳任怨的奉献精神和团队协作、顾全大局的精神,成为深圳城建档案系统工作取得一次次胜利的关键所在,特别是2011年在深圳市举办的世界大学生运动会,对全市档案工作者都是一次史无前例的考验,随着“大动会”的成功举办,我馆收获颇多,无论是物质成果,还是精神成果乃至制度成果,都为今后档案工作提供了很好的借鉴与参考[1]。 2.馆库建设突出。改革开放以来,深圳市城建档案馆库建设速度呈直线上升趋势,截止2011年年底,全市共完成1.5亿的基建投资额,土建工程已全部完工封顶,这为今后城建档案馆库投入使用奠定了坚实基础。同时,各区结合本区实际制订出科学合理的馆库建设方案,使长期困扰各区档案工作发展的瓶颈难题得以解决。 3.业务操作科学。近年来深圳市档案工作建设以科学化、规范化、制度化为原则导向,确保深圳市档案事业沿着健身、有序、可持续化方向发展。进入“十二五”时期以来,深圳市档案事业进行了有计划、分步骤调整,实现稳中求进的战略目标,先后出台和实施了《深圳市档案事业发展“十二五”规划》、《深圳市档案中介机构管理办法》,通过上述努力使得目前深圳市档案工作规范化水平明显提升,规划化程度、科学化水平更上新台阶。 4.信息化稳步推进。自2000年实施数字化档案建设以来,目前深圳市档案目录中心已初步形成,市档案馆汇集了市辖六区档案馆二00七年以前全部馆藏目录共928829条,其相关信息开通网上查询功能。但值得指出的是,此种查询仅限于平台内部查询,而不支持互联网络查询,在一定程度上离我们所理解的支持全网查询还存在着一定距离,这或许也是今后需要加以改善的着力点。 (二)、深圳市城建档案系统建设过程中存在的问题 1.管理意识淡薄。深圳市城建档案系统在相关档案文件整理入库过程中,经常存在着文档资料入库难、资料收集不齐全等现象,个别辖区仍然停留在“一部橱子、一张桌子、一人管理”的境况状态之下,由于工作环境缺乏竞争而导致管理意识淡薄,在全面推进数字化发展的今天,一些辖区由于大量的城建档案接收、检索、归类和入库工作很难得以保障,给数字化城建档案系统建设带来的相当程度的瓶颈[2]。 2.执法力量薄弱。依据全国统计数字显示,按照我国城建档案工作管理办法规定,凡竣工建筑单位的档案资料要及时上缴当地档案部门存档,但在具体实践过程中,由于受到主客观条件的制约,档案的收缴、催缴以及与相关建筑管理部门的联合执法行动,在一定程度上或多或少地受到人员、机制以及财政资金上的约束,导致城建档案执法力量薄弱,这已成为近些看来制约城建档案事业发展的瓶颈因素。 3.制度建设滞后。深圳市城建档案工作在制度建设方面表现滞后,具体体现在对已竣工建筑单位档案材料未按规定时间上缴,长久以来形成的欠缴现象突出,在具体实践中其制度层面并没有强有力的约束机制加以制约,导致相当建筑单位在思想认识上并未引起高度重视,也并没有因为欠缴档案而受到具体处罚,未履责风险小。在改革开放事业蒸蒸日上的今天,此种作为是不利于数字化档案事业可持续化发展,在今后一个相当长的时期,有关部门必须注重加强制度建设,加强因未履责而应承担的相应法律责任,做到有法可依、有法必依,共同推动档案事情向前发展。 4.人才储备缺位。任何一个行业(专业领域)的提升与发展都离不开与之相配套的专业性技术人才的智力支持与保障,以城建档案系统为代表的数字化管理也同样如此。城建档案事业的发展与壮大需要与之相适应(协调)的内外部环境、政策法规、科学技术等诸多环节的专业性技术与实践性人才的脑力支持与推动。我国城建档案系统在远景规划上却出现了严重的人才培养与储备缺位与不足,具体表现为:高端人才供应不足、中低端人才缺乏相应保障的尴尬被动局面。 四、深圳市城建档案系统建立数字化城建档案馆的构想 随着深圳“城市档案数字化工程”的启动,作为城建档案信息中心的数字化城建档案馆,承担起大容量的信息查询与管理功能。但与电子商务、电子政务等专业性平台相比,目前深圳数字化城建档案系统在发展水平和社会化服务功能上还存在着诸多不足。但由于数字化城建档案平台其本身表现出的显著优点,已成为信息时代推动社会前进、推进档案事业向前发展的必然趋势和方向而备受青睐。 (一)、概念界定:数字化城建档案 数字化城建档案,又称信息化城建档案,是伴随计算机信息技术而产生的一种现代档案管理与服务的技术平台,通常以传统档案资源为对象通过利用数字化技术来深入开发和研究,最终被人们广泛接受和应用,同时不断提高城建档案收集、归类、管理、决策的效率和水平,进而提高城建档案馆的社会和经济效益的过程。具体到现实中的城建档案馆,数字化档案就要实现档案管理诸多环节的自动化,管理形式的网络化,辅助决策的智能化以及信息使用的数字化[3]。 (二)、深圳市数字化城建档案建设内容 1.数字化城建档案馆以传统城建档案馆为基础而建立。 众所周知,虚拟与真实互为矛盾,但又彼此相连。数字化城建档案馆,是一种概念和数字,我们将其视为“虚”;而传统城建档案馆,是一种真实存在的东西,我们视其为“实”,这便构成了“虚实结合”,“虚”来源于“实”,而“实”又离不开“虚”,在此基础上数字化城建档案馆的构想便得以出炉。数字化城建档案馆发展的好坏、信息资料是否齐全,在一定程度上取决于传统城建档案馆资料是否齐全,而数字化城建档案馆只是在网络虚拟空间对现实中的传统城建档案馆的真实反映。 2.数字化城建档案馆强调多种信息技术的综合应用。 伴随计算机信息技术的发展,数字化城建档案馆需要综合应用数字化、网络化、信息化等技术手段实现城建档案资料的跨平台查询与服务,在提高检索精度,减少等待时间的同时,强调的是处理速度的快速提升。而处理速度的快速提升则依靠的是基础设施的大量投入,它不仅仅局限于库房建设,根据建设需要,数字化档案馆需要投入大容量的分布式数据库、大规模并发用户的访问处理器,另需要配置大型高速路由器、交换机以及终端处理设备。 3.数字化城建档案馆收录的信息资料来源广泛。 数字化城建档案馆收录的信息资料形式多样,内容丰富,除传统馆藏城建档案信息外,还包括未归档的相关城市规划、管理、服务各类电子文档资料以及实物材料。信息资料的广泛来源,为充实数字化城建档案资料奠定了坚实基础。 (三)、深圳市数字化城建档案建设关键技术 依据目前国际上权威信息技术的发展态势,结合深圳市数字化城建档案馆实际开发需求,作者认为数字化城建档案馆平台的结构应由多个程序组成,最底层为基础层(即操作系统),其上分别为中间层(即数据库服务器、WEB服务器),高级层(即档案管理应用平台)。值得关注的是应用支撑平台,它是所有底层平台的优秀技术,在其支持下能够实现数据的档案管理、查询、监控、分析及信息等功能。 五、结语 综上所述,深圳市通过利用信息技术平台,开发出数字化城建档案馆,逐步实现信息技术服务模式的转变,变“被动”为“主动”,为社会、为民众提供更为方便、快捷的服务,赢得了良好的社会声誉,同时也为各级政府和相关职能部门的决策提供参考和依据,其中所发挥出的作用令人难以估量。当然,我们应该清醒认识到数字化城建档案馆的建设是一项复杂的系统工程,不可能一蹴而就,这要求我们在实践中必须长期而细致地不断加以发展和完善,在研究开发和实践应用中量力而行、循序渐进,用信息化、数字化、智能化思想统揽全局,从而使深圳市数字化城建档案馆实现历史性跨越式发展的良好局面。 城建档案数字化建设研究:城建档案数字化建设发展的思考 摘要:随着城市规模的不断扩大,功能的不断完善,城市系统越来越复杂,城市管理精细化要求越来越高,档案数字化是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。以数字化的方式存储,以网络化的格式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个结构有序的档案数据库,及时提供利用,实现资源共享。 关键词:城建档案;数字化;发展;思考 “十二五”期间,档案数字化建设已经被提到了议事日程,如何最大化实现城建档案的价值,快速提供城建档案信息,是我们思考的问题。 城建档案数字化发展的重要性 城建档案数字化发展是时展的需要,随着城市的不断扩张 ,城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式,而必须创新城建档案管理方法,提高管理时效性。目前,各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在,以纸质档案居多。随着城市建设发展,各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增,使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境,在城建档案的借查阅上,速度慢,效率低。纸质档案在查阅时易损坏,特别是年代久远的纸质档案,纸张易发黄变碎,若发生火灾或水灾等,档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整,在深度和广度上有一定的局限,档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行,不能实现远程查阅,资源无法共享,这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。 城建档案数字化建设,能有效地使纸质档案转化为数字档案信息,存储于服务器上,可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏;其次,能改善档案的利用方式,可实现异地查阅,利用者在特定的条件下,可以随时查看自己需要的档案文件,是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。 城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题 (一)面对当前的形势,城建档案管理任务重,人员少,工作标准要求高。 档案管理人员年龄结构老化,具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作,现有职工老龄化程度高。在接受新事物上,头脑反应慢,知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员,因没有系统地学习过城建档案工作管理知识,或半路出家,对城建档案工作不熟悉,随着科学技术发展,计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域,原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了,这些情况严重影响了城建档案事业的发展。 (二)城建档案数字化发展趋势认识不明确。 建设领域中,有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足,对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位,对城建档案数字化不重视,在城建档案数字化设备配置上,资金投入不足,存在着重建设,轻档案的思想还比较严重,只注重工程施工技术,施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够,没有建立一套规范的管理机制,来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套,不完整,对档案数字化转换,在一定程度上受到了影响和制约。 三、城建档案数字化发展 (一)城建档案数字化建设需政府支持,领导重视,把好城建档案接收关。 城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础,开展城建档案的接收和征集工作,丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类,改善馆藏结构,进一步加大对重点工程,城市基础设施,城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入,积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置,为城建档案数字化发展打下坚实基础。 (二)大力提升城建档案管理人员水平。 档案人员必须不断丰富自己的各种知识,加强全面学习,既要有建设方面的知识,又要有档案管理方面的知识,采取多种渠道,参加各类培训,既懂业务又能熟练掌握现代化信息技术的城建档案干部队伍。同时,要创新服务方式,积极做好相关服务,充分发挥城建档案服务职能。 综上所述,城建档案工作起步晚,但发展速度非常快,城建档案的数字化建设,是可持续发展的战略性资源,是城建工作提升城市品位的重要保证,城建档案工作数字化在城市建设中发挥着重要的作用,有着极其重要的基础性地位,并将随着城市建设发展进一步得到加强;使数字化建设稳步发展,为城市建设管理和发展做出更大的贡献。 城建档案数字化建设研究:探讨城建档案管理的数字化建设 摘要:随着科技的发展,数字化信息技术极大的影响和促进了档案管理工作,另一种意义上来看,档案管理也不断为数字化信息技术提出新的要求与革新方向。为了更好地实现信息管理和服务功能,满足城市建设发展的需要,我们必须加快城市建设档案管理数字化、数字化建设的步伐,促进城市建设档案现代化的早日实现。本文结合笔者多年的档案管理经验,对城市建设档案管理数字化建设中存在的突出问题进行了分析,并提出了建议,以期为相关人员提供借鉴。 关键词:城市建设;档案管理;数字化 1.档案管理数字化概述 所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动,传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变,这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中,以此来提高档案管理的工作效率和质量。 传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成, 这不仅费时而且费力,工作效率也相对较低,而通过应用数字化信息技术之后,借助计算机这一平台作为档案管理的基础,管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索,这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案,从而能够节省大量的时间,工作效率自然会获得显著提高, 档案管理也变得更加快捷。 此外,与传统的资质档案相比,电子 文档基本上都是一些数据,这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中,从而并不会占用较大的空间,管理起来也十分方便, 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现,应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多,并且工作速度和效率也要高很多,由此可见,电子信息技术值得大范围推广使用。 2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题 2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中,档案多数以电子文档的形式存在,从起草、修改到印发都在计算机上进行,具有便于修改、便于复制特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题:电子文档能否作为档案,是否具有法律凭证作用等,便成为档案工作的新课题,是决定电子文档能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。 2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性,软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案数字化建设的步伐。同时,在日常档案管理中只有根据其来源,才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊,缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值,相关法律条例的制定迫在眉睫。 2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中,城市建设档案管理部门是主体、是基础。 2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理,又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一,普通操作型人才居多,系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。 2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进,由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别,陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异,容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理,无论这种抗拒心理以什么样的方式出现,都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。 3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议 3.1建立和完善档案数据库,保证档案的真实性可靠性。首先,通过法规约束电子文件格式种类,如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式,方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式,通过降低电子文件格式种类繁复性,增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次,通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制,以保证电子文件的真实性和可靠性,包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次,提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后,分离数字信息的语义表示与格式表示,形成不依赖于特定的通用信息存在形式,不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况,如以 XML 作为标识规范的方法,等等。 3.2 建立档案管理标准,逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则,对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作,要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准,除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外,还有电子文件管理专用的标准和规范,为档案管理数字化提供法律依据。 3.3加强人才队伍建设,储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才,为他们提供施展才华的舞台,使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才,要加强培养力度,不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要,变被动坐等为主动出击,积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才,创造良好的留人环境,为档案管理工作输送新鲜“血液”。 3.4加快城市建设档案信息网络化建设 自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来,各地城市建设档案网站不断兴建和完善,社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料,从而解决了许多实际问题,城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前,应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设,逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台,积极开展城市建设档案信息网上查询服务,全面提高城市建设档案利用的效率和质量,最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。 3.5积极开展宣传教育,转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动,增强大家转变传统观念的自觉性和积极性,强化创新教育,引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫,协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作,确保数字化建设的顺利进行。 3.6要加强组织领导,增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组,积极推动城市建设档案管理数字化建设,落实责任,明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新,不断凝聚各部门合力,进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力,集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题,确保圆满完成任务。 4.结语: 在高科技、信息技术迅猛发展的今天,城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势,是一项长期、全面而具体的工作,需要所有档案人员的积极参与与配合。
客户关系论文:档案服务的客户关系论文 一、客户关系理论及其在档案服务工作中应用的重要意义 客户关系管理作为企业运营管理的重要组成部分,其目的主要在于改善企业和客户间的关系,着眼于解决方案的基本策略,把市场营销的科学管理理念利用信息技术集成在软件上,并通过先进的现代信息技术,在企业和顾客之间构建一种具有数字化特征的实时性、交互性的交流管理系统。客户关系管理的一个典型特征就是以客户为中心,对收集到的客户数据进行分析,从中掌握每一位客户的需求,然后据此对自身机构以及业务流程中的薄弱区域或者存在的问题进行改进,以满足客户的需求,让客户满意[3]。将客户关系管理应用到档案工作中,能够确保档案服务工作的各个过程和阶段均是服务于对档案的提供利用,也就是用户,能够最大程度上发挥出档案信息的价值。前文已经提到,当前我国档案服务工作中,由于档案工作机构墨守成规,未能真正了解到用户的多样化需求,当前工作依然停留在简单的档案资料借阅上,导致整个档案服务工作处于被动状态,而这也是当前档案工作机构未能够受到全社会重视及认可的一个最大原因。引入客户关系管理理论能够促使档案服务工作,立足于用户的需求,对用户及市场进行细分,在此基础上提供切合用户需求的信息服务,唯有如此才可以实现档案工作机构与用户的良好互动,才能够实现档案的价值。 二、客户关系管理理论在档案服务工作中的应用策略 1.分析客户关系管理的环境因素。档案机构应当综合考虑客户、竞争对手以及本档案管理部门的情况,寻找出本档案管理部门和其他部门之间的不同之处,重点要分析自身存在哪些优缺点,寻找出亟须改进的薄弱环节以及能够利用的优点。也可以采用对客户分级的方式,更加准确地寻找出客户的需求,了解到每一位客户的现在以及未来价值。在掌握当前客户及潜在客户的需求与期望的基础之上,合理预测出每一位客户未来的需求。借助客户的满意度评价,对本机构中的服务内容、服务方式以及服务过程等作出全面、细化的服务工作,以便能够确定业务服务质量,提升服务优异程度,与此同时也可以寻找出增加服务优异程度空间,并采取切实可行的措施,以不断激发出档案管理部门员工对于满足客户需求方面所具有的责任心以及灵活性。 2.建立用户档案数据库。数据库数据的录入一般应涵盖用户联系方式和客户需求,其中前者应包括顾客编号、名称以及所在地区、联系地址、联系电话等,后者则应包括顾客在机构利用档案的次数、利用的档案类型、查找档案的时间间隔,除此之外,建议将用户的经济状况、档案需求的动机以及其他特殊服务也罗列到其中。在这些需求的基础之上,采取市场客户分析以及客户关系管理分析等,全面评价基准以及自身服务能力,寻找出每一位客户的特点和要求,探索出有效的、可行的业务模式,清楚地寻找出客户的真正需求点,并反思自身能够为客户提供什么服务,是否具备该服务实现的技术、人员、资金条件等。通过这种方式,能够帮助档案机构重新评估自身的优秀竞争力,更加明确地寻找到自身的业务资源,尽可能探索出更多的服务内容、服务方式以及服务目标。 3.确定客户关系管理策略,推广档案服务。我们所说的客户关系管理策略主要包括策略模式、营运过程模式以及收益结构模式等三大部分,其主要目的在于创造客户、维持客户并且培育客户。档案机构在制定客户关系管理策略的过程中,必须能够对客户需求表现出有力的收集能力,并具备较高的对客户服务能力以及和业务相关部门的合作能力。客户关系理论中的一个最大化策略就是终身价值策略,要求档案机构能够具备客户关系的维持能力,具备主动销售、相关交叉销售和降低销售成本等多种能力,以便能够对档案服务的相关内容、服务方式、服务流程做出专业化的宣传推广,根据实际情况也可以选择专业的行销机构来从事这项活动。 4.前台和后台业务的整合。通过信息技术和多种渠道来收集用户资料、用户消费偏好及其交易历史记录等,并将其全部储存到顾客资料库中,在此基础上把不同部门或者各个分公司的顾客资料库全部整合到统一的顾客资料库内,以确保客户资料的完整性。构建用户交互平台。所谓用户交互平台是指档案服务工作中利用用户知识来提供的个性化服务,主要目的在于增加机构服务能力,为客户提供更加周到的服务,主要包括电话服务中心以及呼叫中心、个性化服务等几个内容,这是确保用户满意的一种有效的立体化服务体系。也可以在网站上进行在线交流,现阶段国内经常使用嵌入聊天软件,辅之以网站留言板以及电子邮件来实现,典型的例子如“档案界”网站所使用的在线客服,实际上就是类似技术的应用,能够很好地满足用户对于服务的反馈需求,并且可以给出及时的反馈,对于档案馆尽可能全面地收集用户反馈意见具有重要帮助作用。 5.用户升级。小用户升级大用户,短期用户逐步升级为长期用户,普通用户逐步升级忠诚用户。档案服务工作根本目的在于解决各种相关的档案业务问题,对于一些小用户来说,可以利用档案服务中让他们初步认识到档案服务的重要性,使得其对档案工作机构提出更高的档案利用的要求,在此基础上能够发展成为大用户。对于一些短期用户来说,主要在于提高其对档案工作的满意度,以便能够在互相信任的基础上,遇到相关问题就会主动前来寻求帮助和服务;对于普通用户而言,一旦他们享受周到、高效的服务后,也就很容易成为档案工作机构的忠诚用户。客户关系管理策略的应用过程中,促使档案管理部门立足于客户需求,不断强化服务职能,创新丰富和优化馆藏的途径,依托现代科学技术手段拓展新的服务模式,以便能够尽可能地吸引和方便客户,从而达到档案资源最大化利用的服务目的,为用户提供更加优质的服务,提高用户满意度。新时期随着客户关系管理理念在档案服务工作中的应用,有助于改善现阶段档案信息市场存在的缺陷以及市场需求不足等问题,促进我国档案事业的持续健康发展。 作者:胡道安张福洲单位:宿迁学院 客户关系论文:互联网环境下客户关系论文 1.基于互联网环境下中小企业CRM水平的提高 CRM是中小企业比较重要的内部无形资产,想要进一步完善与提升CRM的业务流程,并满足现代的互联网社会与知识经济的发展需求,就必须选用先进的互联网模式,因而进一步提高中小企业CRM的水平是很有必要的。 1.1帮助中小企业快速响应市场发展的需求变化中小企业的规模和大企业相比之下,其在技术上显得更落后,竞争与抗险能力也比较差,要提供同大企业相同质量的产品和服务存在较大的困难。只有增强与客户交流,了解和满足客户对产品服务的需求,开发、抓牢客户,通过开发更多的客户来提高企业的盈利额。企业应以客户为中心,使用先进的互联网技术,根据客户的实际需要对产品进行调整改变,而互联网的作用就是能够及时了解客户的需求变化,企业也从中及时满足市场的要求[3]。 1.2有利于提高客户对中小企业的忠诚度互联网不但可以及时与客户进行沟通和交流,也可以借助互联网平台上创意十足的文字与图像以及视频等信息,针对客户的需求量身定制,建立行之有效的客户维系策略。借此可以快速开发潜在客户、寻找新客户,大大提高了客户的忠诚度与满意度是最重要的作用,一旦客户对企业的满意度与忠诚度得到显著的提高,可帮助企业留住更多的客户资源,并形成长期合作的关系,进而有利于中小企业关系的管理[4]。 1.3促进中小企业参与到国际性的竞争中随着互联网技术的快速发展,中小企业的市场环境也有巨大的变化,但是,我国高科技互联网的发展平台,对于一些经济能力比较薄弱、生产技术比较落后、缺乏专业技术人才的中小企业来说,快速取得客户资源与了解市场需求以及迅速地做出解决对策等已不再是企业的难题。而且在发展迅猛的互联网支持下,有助于中小企业提升在广阔的国际经济市场中的决策和运营能力,同时提高中小企业的国际竞争力。 1.4全面运用互联网技术有利于推进中小企业的发展随着当前客户经济的时代降临,在以客户为中心是中小企业在经济时展的重心,互联网沟通技术的有效利用既可以及时了解客户的需求,有助于客户的忠诚度与满意度的提升,建立更科学的CRM,采用更高效的CRM策略,还可以改善中小企业的操作流程,扩大互联网技术的应用,加快实现电子商务的运营方式[5]。这也有助于企业建立独一无二的企业文化和创新的管理模式,提高企业的竞争力,避免在竞争被淘汰。 2.基于互联网环境对中小企业CRM的影响原因分析 面对现代互联网的发展情况和小企业的具体发展与需求的状况,让定性研究结合定量研究,使其研究结果为中小企业存在产品与价格感知及服务与关系感知四个维度的CRM模型,这四个维度的CRM模型在客户价值作用存在相互影响、互相制约的关系。 2.1产品感知影响原因产品的价值是客户和企业之间建立良好关系的基础,企业为客户所提供的产品以及服务一般都需要得到客户的好评。企业提高再好的价格感知与服务感知以及关系感知,若本企业的产品得不到客户优质的产品感知,那么它们都是没有效果的。产品质量的好坏、产品功能的强弱以及产品的设计等原因都能影响客户对企业的产品感知[6]。 2.2价格感知影响原因价格的感知是客户对价值评价比较重要的四大维度之一,它也是客户评估企业的产品价格的方式。价格是影响客户购买产生的重要原因之一,尤其是对一些收入不高的客户来说,价格是最优先考虑的因素[7]。对于影响价格感知的主要原因可分为两大类:首先是产品的价格,它的影响因素有两个:产品的定价和产品的性价比;第二是竞争的价值,它的影响因素有两个:价格和产品的优惠。 2.3服务感知影响原因服务的感知是客户评价企业的服务产品的重要维度之一。随着人们生活质量的提高,对服务质量的要求也越来越高,服务感知作为影响客户购买产品的重要因素之一。对于服务质量的了解和服务价值理念的认识成为客户的共识,我国的人们已经在跟进时代的发展,人们一旦有了购买服务的意愿,那么潜在的客户就越来越多。企业只有提供优质的服务产品以及个性服务,才能吸引并留住客户[8]。所以,优质的服务质量与个性服务是对服务感知产生影响的两个重要因素。 2.4关系感知影响原因随着我国经济的发展,CRM理论以及应用也在不断的扩大与发展,关系感知不仅是衡量客户价值标准的重要维度之一,对企业也是有着重要的价值。换一种方法来讲,企业的产品与价格、服务以及企业和客户良好关系都是衡量客户价值的标准。企业可以通过提供优良的产品与服务等来建立并维持良好的企客关系,从而提升客户的价值。 3.结束语 综上,在当前互联网的大环境下,中小企业必须充分的了解与熟悉互联网环境所带来的的冲击和收益,并在互联网的环境下科学合理的处理好客户关系,通过CRM加强对客户关系的管理,并不断找出在发展中的可利用点及相关影响因素,从而让中小企业在其发展的进程中不断的扩大与客户之间的联系,和客户保持长久性与持续性的联系,加大企业的信誉度与提高客户的满意度等,从而不断的促进中小企业的良性发展。 作者:孙冬平单位:贵州冰轮制冷工程有限公司 客户关系论文:连锁酒店客户关系论文 一、如家经济型连锁酒店导入客户关系管理研究 1.如家酒店的客户定位分析企业要想获得成功,都必须明确符合自身发展的定位,包括需要进入的市场、提供的产品、提供的服务以及所要追求的价值理念等。对市场进行正确的定位,首先就要明确经营目标,如家酒店最成功之处就在于其坚持经济型酒店的运作,在大多选择中高端顾客市场的酒店中,如家定位了中低端市场,主要是中小型企业的群体以及一些游客。这是因为如家酒店一直认为流动人群才是酒店的财源所在,取决于国家旅游局统计出的商务活动以及休闲游客的数据参考[3]。其次,近些年中小型企业不断取得发展,这也让如家酒店看到了越来越广阔的发展市场,在大量的中小型企业中,顾客由于受到企业预算的限制,在酒店居住价位上更会偏好一些更经济的酒店,但必须保证酒店内设施卫生服务做到位。此外,如家酒店还看到了中国休闲市场以及自助游等方面庞大的顾客群体。对客户进行定位,必须准确了解顾客信息。首先要了解顾客的优秀需求,如家酒店属于经济型连锁酒店,但是在产品形态上从国外引入,摆脱了国内出现的很多恶性竞争思维,注重顾客心理真正关心所呈现的共性,并不是差异性,这样才能满足顾客的优秀需求。在对客户市场定位的调查中发现,顾客更关心的是酒店的卫生情况,包括床,因此如家酒店提高了对客房卫生的要求,保证让顾客只花二星级酒店居住的钱,拥有三星级酒店享用的棉织品以及四星级酒店才能提供的床。其次,要以顾客的需求作为服务的目标,在如家酒店中,酒店人员会精心为顾客提供书籍阅读以及宽带上网等服务,充实各个企业商务人士工作以外的生活。为了更精准地服务到定位市场,如家酒店在选址上非常谨慎,城市中通常选择离地铁、公车站等较近的地区,交通位置便利有利于顾客出行,同时也更接近客源。 2.如家酒店传递客户价值如家酒店在接触客户的工作中显得匠心独运,例如它有全国统一的预定中心,也有国际的服务网站,这些都归入酒店的客户关系管理系统当中,就是为了让潜在顾客无论身处何地,都能随时随地方便地了解到如家连锁酒店的情况和信息。此外,如家酒店还充分利用了网络的优势进行服务,比如开通免费预订电话等措施,一旦有顾客预订服务,酒店的联网系统就会自动完成更新,如果服务已被完全提供,那么系统也会自动为顾客提供最近一家的服务选择,这样可以很好地预防客源流入其他竞争对手中的局面,避免了客源流失的问题。此外,如家酒店实现了顾客的价值。首先,顾客定位在中小企业客户,为其所提供的优质且廉价的服务就很好地满足了这类顾客的需求。其次,如家酒店也控制好了运营成本,在购地选择上通常都会租赁营业用房,再对其进行装修后据为己有,这样的运作有利于降低经营成本[4]。最后,如家酒店为顾客保证了高标准高质量的服务,对于酒店服务业,服务质量是最被顾客所看重的,大多酒店企业的经营宁可控制数量,也不会选择降低质量。如家酒店在自己的直营店以及特许合资店中,都严于律己,同时还要求合作伙伴具有同样的经营理念,并在总部的统一管理下进行,增加投资提高服务标准,保持所有酒店标准的一致性。 3.如家酒店保持顾客价值如家酒店建立了一套完整的顾客反馈机制,非常关注顾客对酒店服务的满意程度,定期对其满意度进行采集分析,对服务不足的地方逐一进行完善。此外,还竭尽所能地搜集顾客的反馈意见和建议,通过整理分析,提供令顾客满意的合理化策略。其次,如家酒店对自身员工的培训上的严格和统一也是酒店优质服务得以持续的保证,酒店有齐全完善的培训和考核制度,酒店员工接人待物都具备了较高的水平[5]。最后是大力发展加盟店,酒店的初期改造由加盟店自行负责,而总部为加盟店提供品牌以及统一的标准、客源和计划,在建造、安装以及员工的培训上也给予一定的战略支持,这样才能保证所有如家酒店的水平达到均衡的高度。 4.如家酒店客户关系维持如家酒店采用积分制以及会员制的方式保留顾客,同时全国覆盖了多个网点,在质量和数量上都得到了保证。网站的建设包括了互动社区、论坛以及一些公开的评论,不会被删帖。附加服务上还配备了会员俱乐部网站,酒店的会员通过积分享有汽车租赁、机票预订等全方位服务[6]。如家酒店还以“出行生活”为优秀为顾客制定了一些列的配套服务,例如天气预报以及各地区地图等,设定出顾客在某城市的最佳出行路线、购物美食路线等。酒店会员之间还可以进行互动,设置会员积分级别,顾客可以积分兑换日用品或书刊,甚至酒店入住权利和时间,参与一些抽奖活动等,这一系列的措施都有利于如家酒店维持客户关系,招揽顾客。 5.如家酒店优秀的营销方式“如家”,顾名思义,就是让到来的顾客感受到家的温暖,如家酒店从命名开始,就让顾客轻而易举地产生品牌联想。另外,为顾客传递的顾客价值,推出的“书适如家”等服务,以及对细节的追求,酒店卫生间的牙刷、毛巾等清洁工具必须保证不同颜色等,便于顾客区分,不易混淆,这些都是站在顾客的立场考虑,很容易得到顾客的认可和褒奖,如家酒店的情感营销方式获得了很好的管理客户关系的效果[7]。如家酒店网络管理的成熟度使其门店得到了迅速的扩张,尽管酒店企业存在投资大、回报慢、风险高的特点,很难实现利润的快速增长,在1997年出现的第一家经济型酒店锦江之星就是一个很好的例子。与锦江之星相比,如家酒店的扩张非常迅速,很快实现后来居上的态势,这主要还是得益于如家酒店对酒店行业多种经营方式的科学合理运用[8]。如家酒店的外表装饰非常具有统一性和风格感,装扮的方法独具一格,不但醒目,容易被顾客发现并关注,而且暖色系的格调也让顾客充分感受到家的温暖,更容易吸引顾客到此居住。 二、结束语 综上所述,如家酒店为顾客提供了一个温馨的家,也为员工提供了一个和谐的工作环境,同时为工作伙伴搭建了互惠互利的经营平台。在如今的全球信息化时代,顾客需求变化迅速,传统的酒店企业经营已无法满足顾客日益增长的需求及信息的提供,要想成功经营酒店,就必须以全心全意满足顾客需求为目标,通过多种与顾客互动渠道,了解顾客需求,建立并完善酒店管理网络。要努力钻研经济型连锁酒店导入顾客关系管理的理论研究,灵活运用在酒店实践管理中,保持原有顾客,不断挖掘潜在顾客,从而获取更多的客源,并与顾客建立长久的联系,提高顾客对酒店服务的满意度和忠诚度,只有这样才能最大化地实现顾客价值,才能建立强大的酒店品牌,才能扩大酒店规模。 作者:宋梦婷单位:洛阳师范学院商学院 客户关系论文:企业管理客户关系论文 一、完善企业客户关系管理体系 1.决策体系以及客户信息收集体系。在进行完善企业客户关系管理体系过程中,首先需要在总公司设立客户关系管理委员会。企业高层管理应该亲力亲为,制定出整个企业的客户关系管理的指导政策,认真落实整个企业的客户关系管理工作。其次,通过总公司管委会的规定,要在整个企业以及相关部门建立起统一的客户信息数据库。必须要通过“以客户为中心”的指导思想,打破传统的“以产品为中心”来进行信息集成。从企业管理层到基层员工都要重视市场以及客户的需求,通过各个渠道来收集客户信息,并且把这些客户信息录入到统一的客户信息数据库。 2.通过客户信息分析系统来了解客户。企业可以通过智能商业数据分析系统,针对所收集到的客户信息进行数据分析,并且按照相应的分类进行整理,认真的分析出客户的交易行为,并且重点分析客户对企业的综合服务的评价,这样才能更好的了解客户,从而才能更好地发展更多新客户以及优质客户。 3.了解客户需求提高客户满意度。企业进行客户关系管理工作中的一个重点在于,分析客户对企业产品需求以及服务需求,更好地为客户提供或者开发出能适应其需求的优质产品与服务。尤其是对于综合贡献度高或者潜在价值的客户,要更好地对其偏好和需求进行分析,然后结合自身企业的能力针对性的选择、组合以及开发出更多的产品或者企业相关服务,从而才能更好地提高客户满意度。 4.通过产品售后反馈提高客户忠诚度。企业产品销售之后,要及时地通过市场销售人员以及市场主管综合性地针对产品售后进行分析,对于针对客户所开发出的产品的售后反馈信息尤为重要。通过客户的反馈与交往,可以为产品的改进提供非常有价值的参考,同时也可以提高客户对产品的满意度,从而有效地提高客户对企业产品的依赖性以及忠诚度。 二、通过企业客户关系管理占得市场先机 1.建立统一客户档案。企业与客户在进行交流过程中,需要较为深入地了解客户的各项信息,只有了解了客户,才能真正的懂得客户的需求以及分析客户的消费行为。尤其是对于企业能够带来巨大利润的“大客户”,要特别地进行了解,要为每一个与企业有交流的客户建立起相应的档案,以便企业今后对客户的识别。当前的一些档案管理系统虽然已经发展了许多年,但是还依然存在一些问题,比如:同样为山西煤矿,可能在建立客户档案时录入的是山西煤业,第二次在进行信息录入时录入的是山西煤矿,第三次信息录入时录入的是山西煤产品总公司。虽然是同一个客户,但是在系统中会被识别为三个不同的客户。如果无法解决这个问题,就不能把客户关系管理进行深层次应用。因此在进行客户档案建立时,企业应该把客户的基础性信息进行详细录入,通过客户代码、姓名、地址、电话等信息的识别,来分析客户。而且要把每一次客户与企业之间的交流内容进行记录,以便在今后企业可以更好为其提供服务。因此,企业应该通过企业客户信息系统以及客户往来的信息进行整合与转化,形成一个统一的客户信息档案,这样才能更好地识别与分析客户,才能提供更好地服务。 2.通过需求与价值进行客户分析。我国许多企业虽然已经建立了一定的客户关系管理体系,但是在进行具体服务时还在采用无差别策略。对于所有的客户都以平等地对待与分析,没有针对不同客户提供有区别的服务。从本质上来说这是一个可行的方案,但是从长远来分析就会容易造成一部分优质客户的流失。经过大量的研究表现,不同的客户对于企业的服务都会有不同的要求,当然给予企业所带来的利益也有所不同。因此,企业应该结合不同客户的需求以及利益价值进行分类,在这些不同的客户中寻找出最有价值或者最有利益潜力的客户,并且为其提供他们最为需要的企业产品或者服务,通过这样的一种资源配置,除了可以提高企业产品与服务之外,还可以稳固地抓住客户,并与其保持长远的合作关系。 3.通过客户意见征求来保持与客户的关系。企业与客户之间要保持好良好地沟通,才能不断地了解到客户对于企业的要求。而且客户的需求经常性的在产生变化,我们只有通过与客户之间保持长期的关系,才能真正意义上地了解到客户不断变化的需求。因此,企业不仅要针对客户进行以往需求的了解,而且还需要通过分析客户需求来预测其未来的需求。只有这样才能更好地在当前竞争激烈的市场经济中占的一席之地。要实现这个目标,我们只能通过与客户交流以及征求客户意见的过程中来实现。 4.分析客户的特殊需求推行定制服务。企业可以结合自身实际情况,针对不同的客户设计出不同的产品以及服务模式。从而才能更好地满足客户的需求,从根本上实现一对一的市场营销理念,把和企业有交易的客户转化为企业的忠实客户,促进企业的持续稳定发展。企业可以针对客户的特殊需求进行了解,尽可能做到留住每一位客户,并且针对最大需求的服务提供新产品以及新业务的计划,从而才能获得更多的客户,为企业的未来发展打下坚实的基础。 三、结语 随着市场经济以及企业的发展,我们坚信,企业客户关系管理也会越来越完善,企业只有通过与其它发展战略相结合,制定出更有利于企业发展的战略。企业应该坚持客户关系管理“以客户为中心”的理念为指导,从而才能更好地应对不断变化的客户需求,长期保持与客户之间的关系,让企业得到持续稳定地发展。 作者:葛淑芳刘香格单位:燕山大学经管学院秦皇岛职业技术学院 客户关系论文:国际快递企业客户关系论文 1没有对客户需求进行较好的分析和服务 现代国际快递企业更加重视为客户提供个性化的服务,针对不同客户的需求提供更加具有针对性的服务,这对于更好的进行客户关系管理和优化客户关系有着重要作用。然而应当看到,当前很多国际快递企业并不重视为用户提供个性化的服务,没有对客户需求进行详尽、科学的分析,这也就在一定程度上降低了其优秀竞争力。当前国际快递企业所面临的市场竞争程度逐渐增大,对于我国国际快递企业而言,在我国加入WTO之后,也就破除了一些国际快递企业的垄断地位,在市场竞争的环境下,对于国际快递企业的服务质量提出了更高的要求。如果没有较好的分析客户需求并且提供相应服务,是很难获得长远、稳定发展的。 2国际快递企业客户关系优化措施 2.1提高对于客户关系管理的重视首先,对于国际快递企业而言,应当提高对于客户关系和客户关系管理的重视,正确认识到客户关系管理对于促进国际快递企业发展的作用。特别是在当前国际快递企业市场竞争日趋激烈的情况下,重视客户关系管理也是国际快递企业经营管理改革的重要趋势。对于我国的一些国际快递企业来说,应当转变观念,树立起较好的客户服务意识,从为客户提供更加优质服务的角度,建立客户管理体系[3]。成立由专人组成的客户关系管理团队和部门,开展相应的客户关系管理工作,及时进行客户回访并且邀请客户进行服务评价,形成完善的问题反馈机制,即使解决客户反映的问题。 2.2建立完善的各个部门之间协调沟通协调机制建立完善的协调沟通机制主要是指在国际快递企业的客户关系管理中,作为客户关系管理部门,应当承担起协调沟通各个部门的责任,从优化客户关系的角度建立相应的协调沟通机制。例如对于客户的投诉,从投诉受理到相应的处理,应当即使同其他部门进行协调沟通,为了使得其他部门能够更好的配合客户关系管理工作,在协调沟通机制中也应当纳入企业的高层管理部门。制定相应的协调沟通制度,明确各个部门的责任,如业务部门、管理部门、快递信息管部门等,以此提高客户关系管理工作的效率,为客户树立起更好的企业形象。 2.3积极进行客户需求分析并且提供相应服务为了给客户提供更好的服务,应当积极进行客户需求分析,通过这种科学的客户学校分析机制了解当前客户市场的需求,并且提供相应的服务,并且应当对于客户需求进行细化,为客户提供更具个性化的快递服务。在分析客户需求中,灵活使用各种方法,如市场调研、文件调查、客户回访的方式,建立相应的客户需求分析标准,明确一系列的指标,对于客户需求进行数据量化,以提高客户需求分析结构的可靠性和真实性。将客户需求分析结构进行分类,结合企业的自身情况积极开发相应的服务,以满足不同类型客户的需求。通过为客户提供更加细化的服务,对于提高服务质量和优化客户关系有着重要作用。 3结论 客户关系优化和客户关系管理是国际快递企业经营管理中的中重要组成部分,特别是在现代国际快递企业中,优化客户关系也成为提高企业优秀竞争力的重要途径之一。在当前的客户关系管理中还存在着一些较为突出的问题,例如对于客户关系管理的不重视、缺乏较好的协调沟通机制、没有对客户需求进行较好的分析并且提供相应服务等。因而对于国际快递企业而言,在优化客户关系中,应当针对这些问题积极进行改正,提高自身服务质量,这对于促进企业的长远、稳定发展有着重要作用。 作者:徐超单位:东华大学 客户关系论文:企业档案馆绩效评估客户关系论文 1将CRM引入档案馆绩效评估的可行性 企业档案馆作为企业的业务支持机构,其服务对象、工作中心、管理重点和理念与客户关系管理的构成要素及以客户为中心的理念有相通之处。客户关系管理由“客户”、“关系”和“管理”三要素构成。首先,就“客户”而言,企业档案馆的服务对象也可如客户关系管理中对客户的划分方法,将用户分为潜在用户与现有用户。与企业的客户关系管理类似,档案馆服务也必须清楚地认识到目前所拥有的用户群中,哪些可能带来更多的用户,哪些用户因无法得到满意的服务而流失。在厘清用户群后,档案馆便可据此制定绩效评估指标,进而采取对应的管理手段,以达到最好的管理效果。 其次,“关系”即专门针对企业和客户之间的联系,包括企业行为对客户产生的影响以及客户对企业的满意度和信任度。关系在客户关系管理中扮演着优秀角色,客户关系管理中的关系在档案馆业务中指档案馆与用户间相互产生的影响。如果一家企业档案馆可以使用户对其有较高的满意度,无疑会触发更多的服务需求,而一旦档案馆成功地与某些用户群体建立良好关系,这些用户将转变为老用户,同时他们还将引入更多的用户群,反之亦然。档案馆与用户的关系是双向的,二者对彼此的态度同等重要。但需注意的是,从客户关系角度出发进行绩效评估时,针对的是档案馆和现有用户的关系,与潜在用户的关系一般不列入评估范围。 最后,“管理”主要指对资源的控制和分配,以实现最优的资源配置和最佳的团队工作效率。在客户关系管理中,管理的对象是客户与企业之间的关系,以便最大程度地实现企业既定目标。企业档案馆服务可将最大程度地满足用户对档案的信息需求作为自身服务目标,从这一目标出发构建相应的评估标准。需要注意的是,关系维护的重要性甚于关系的建立和发展,因为重新建立和发展新用户所需成本要高于维系一个老用户的成本。因此,企业档案馆在客户关系管理中处理“管理”这一要素,所扮演的角色应该是积极而非消极的,尤其是在媒体形式多样化、网络信息日趋丰富的今天,如果档案馆不能主动建立、发展和维护用户关系,其他便捷、高效、生动的媒体形式和海量的信息来源必将使档案馆用户流失。 2基于CRM的企业档案馆绩效评估方法和标准 对企业档案馆进行绩效评估,一般从评估方法选择和评估指标制定两方面入手。在评估方法的选择上,大致包括投入产出法、数据包络分析法、标杆分析法、平衡计分卡、模糊综合评价法、模糊聚类分析等等。基于客户关系管理进行企业档案馆绩效评估时,方法的制定或选择应以用户需求为出发点,不但要评估成本效益等,还需重点对服务质量也即满足用户需求程度进行评估。因此,在众多评估方法中,选择效益评估型的方法,如系统评估法、CIPP评估法为最佳。在绩效评估指标的构建上,可从以下衡量标准着手:第一,是否构建有统一的以用户为中心的数据库。随着时代的发展,数字信息对用户的吸引力逐步加大,档案馆不应再坐等用户上门,而应主动通过多种渠道获得企业数据。数据大致可分为以下几类:(1)用户的基本信息,如姓名、年龄、联系方式,如果是法人性质的,还需有法人名称、规模、联系人、法人代表等;(2)用户使用档案馆服务的情况调查数据、宣传活动记录、档案馆工作人员所提意见、建议性数据等;(3)用户的反馈数据,如利用记录和投诉数据,请求提供咨询及其他服务的数据,以及客户建议等。用户数据是档案馆提供服务的重要资产之一,也是客户管理的基础。 具体可体现在是否有数据捕捉措施,如与用户的联系方式上,是否有电子邮件、电话、传真、传统邮件、网络等,是否将档案馆与用户交互事件进行整合,是否存有用户数据,是否对用户数据进行分类。第二,是否对搜集到的数据进行挖掘。数据挖掘可使企业档案馆服务更具目的性和智能性,可以帮助档案馆工作人员找出现有的用户以及潜在用户,辅助管理人员有的放矢地策划和实施可以影响用户的行为,也可帮助档案馆更准确地定位服务活动,提高服务响应率,并能追踪到用户行为的变化。第三,企业档案馆业务流程是否体现出以用户为中心。基于客户关系管理的企业档案馆绩效评估,必须构建一套以用户为中心的运作体系。因此,评估指标中应体现出对利用对象的评估,制定读者服务、信息咨询、利用者调查等方面的指标,使绩效评估更准确、更有针对性。 总之,应用客户关系管理进行企业档案馆绩效评估,可从其构成要素出发,在以用户为中心的基础上,借助信息技术,将最大程度地满足用户需求作为制定绩效评估策略的出发点,同时根据所制定的评估标准对业务流程进行重构,对规章制度进行更新,形成内外评估、第三方独立评估相结合的多元化评估格局,以保证评估的质量和评估公正性。 作者:陈惠霞单位:盾安控股集团有限公司 客户关系论文:银行客户关系论文 1数据挖掘技术在银行客户关系管理中的应用 在银行客户关系管理中,数据挖掘技术应用广泛于金融市场分析和预测、客户分类、信用评估方面等。首先需要收集和处理大量信息数据,银行在处理业务的过程中存储了大量的客户数据,数据挖掘通过对这些数据的分析和处理,找出数据和数据信息之间的关联,发现金融市场的变化趋势,然后利用挖掘出来的规则进行合理地分析预测。进而发现潜在客户及现有客户,以及客户的投资习惯和兴趣等,针对不同客户进行合理的市场营销活动[2]。数据挖掘在银行客户关系管理中的应用主要有以下几个方面:(1)客户群体分类分析。银行要与客户建立持久的关系,就要了解每一个客户,目前,一对一个性化服务正在受到银行业的重视。利用数据挖掘技术可以通过对对大量的客户数据分析处理,实现对客户的分类划分,对不同的客户提供有针对性的产品和服务。(2)交叉销售。银行对客户进行交叉销售,即为客户提供新的产品和服务,不断完善银行和客户之间的关系。对不同类别的客户,运用数据挖掘技术帮助银行分析出合理的服务匹配。(3)客户的获得和保持分析。银行需要不断维持老客户和获得新客户,才能实现业务扩充和规模的发展壮大,数据挖掘能够发现潜在的客户群体,为市场营销活动的推广提供帮助和支持。(4)客户盈利能力分析和预测。每个客户的价值是不同的。数据挖掘技术可以对客户盈利能力进行分析和预测,为银行制定合适的市场营销策略提供帮助。(5)客户背景分析。通过对客户背景信息的分析,数据挖掘能够从大量的客户数据资料中提取出许多对银行有用的信息,有助于银行对客户的了解和分析,从而更好的制定客户服务策略。(6)客户满意度分析。通过客户对银行产品和服务的满意程度的分析,可以进一步完善企业的客户业务策略和流程,从而提高客户的忠诚度。数据挖掘技术可以通过对客户反馈信息的分析处理,得到客户的满意度信息。(7)信贷风险评估。数据挖掘可以对异常的信用卡使用情况进行分析处理,确定极端客户的消费行为。根据信用卡历史数据的分析,对信贷风险客户的特征和背景进行分析,发现导致贷款风险的因素,降低信贷风险的发生。 2银行客户关系管理系统的架构 银行客户关系管理系统的建立,可以为业务部门提供一个统一面对客户分析的平台。其次,可以为银行制定市场营销策略提供数据支持,使营销能够有针对性地进行,降低了银行成本,从整体上提高了银行的经济效益[3]。系统的结构设计按照功能划分为六个层面:(1)基础数据层。银行各级业务部门积累的大量的客户基础数据,它是银行客户关系管理系统获取数据的来源,涉及的数据量大、范围广。(2)数据提取层。数据提取层是对来源于基础数据库的基础数据进行初步加工处理,得到有价值的数据。数据提取层面临的主要问题包括:有些数据可能被输错,有些数据可能已经过时,有些数据可能有冗余,甚至有的数据根本就是错误数据。因此需要根据对数据进行清理、转换,对数据进行重新组织和加工。(3)数据仓库层。数据经过提取层加工、清理后,需要存放在数据仓库中,形成只读数据库,以直接面向数据分析、数据挖掘。(4)信息提取层。信息提取层则是在数据提取层的基础上,运用数据分析工具,从数据中提取出对决策有用的信息。数据挖掘是信息提取的有力工具,将发现的知识和规则提供给银行,作为银行制定各种营销策略、管理政策和各种咨询服务的依据。(5)信息展示层。信息展示层为银行展示数据处理分析后的结果。(6)营销活动层。在银行客户关系管理系统中运用数据挖掘分析和提取的有关客户知识、投资趋势的信息和规则,如果想在整个银行内得到有效的应用,还需要将这些信息和知识作为制定营销策略和决策的参考依据,提高同客户交流的有效性和针对性。 3结束语 数据挖掘具有强大的数据信息分析和处理能力,为企业活动提供决策参考依据和技术支持。我国银行业要在激烈的同业竞争环境中立于不败之地,必须将数据挖掘技术运用于客户数据分析平台。通过建立基于数据挖掘技术的客户关系管理系统,使银行对自身的经营情况,有一定的了解,迅速准确地发现银行的赢利客户和具有潜在赢利能力的客户,分析客户的消费习惯,帮助银行开发出适应消费者需要的新产品,为争取客户提供有利的保障。 作者:杜丽英赵秀菊单位:吉林建筑大学计算机科学与工程学院长春市137中学 客户关系论文:石油钻具行业客户关系论文 1石油钻具行业的客户类型和特点 石油钻具行业与其他行业相比,其客户类型主要有油田直供客户和中间客户两种,这两种客户分别具有自身的特点,对其石油钻具行业的发展建设具有极大的推动作用。笔者结合多年工作经验,对这两种类型及其特点做了简单介绍:第一,油田直接供给客户。油公司或钻井使用客户采购石油产品主要用来石油或天然气的钻采,因此,油田直接供给客户不仅关注产品的质量、价格和实际运输状况,对产品设计能否满足生产需求以及售后服务等密切关注。第二,中间客户。中间客户是石油钻具行业进行外贸业务时联系的中间商,油公司或钻井使用方关注的重点不同,中间客户更加注重交货能力、服务能力以及品牌形象和提供的技术支持等因素。 2石油钻具企业客户关系营销模型的建立 2.1石油钻具行业客户关系营销策略石油钻具行业客户营销关系主要分为三个层次:第一,以价格手段为依据获得客户的满意度,这是客户关系营销中的最低层次;第二,以社会手段建立的客户关系为依据获得客户的满意度;第三,通过企业提高自身服务水平的产品质量,在解决客户发展问题的同时获得客户的满意度。关系营销策略的主要目的是给客户传递相关的发展信息,在改变客户对企业认知的同时,还能增强传递信息的真实性,如果企业在关系营销中投入了大量不可撤回的资源,而客户并不认同企业的投入,这种模式就很难满足石油钻具行业的发展。 2.2石油钻具行业客户关系营销模型石油钻具行业应该注重营销策略传递信息真实度的控制。企业应集合自身发展特色制定相关营销策略:石油钻具市场的关系营销决定因素有:人际关系变量、企业环境变量以及组织管理变量三种类型,其中人际关系变量主要包括销售人员的特性、情感化关系以及人员之间的沟通;企业环境变量主要包括品牌和企业能力两方面内容;组织关系变量主要包括企业和客户和价值观念、客户的导向以及客户关系投资。客户关系营销策略中人际关系变量主要包括提高服务质量、创建情感化关系以及客户信息系统的建立;客户营销关系中企业环境变量主要包括品牌营销、全面质量管理、内部营销以及提高服务质量等;组织关系变量主要包括客户为导向的企业文化和组织机构、客户信息系统以及提高服务质量。石油钻具企业客户关系营销策略影响模型如下图1所示。关系营销策略的事实与推动关系质量决定因素的改变有直接关系,企业在向客户传递真实信息的过程中,发现可以改善目标关系的客户并与之建立合作关系,在提高客户忠诚度的同时,为企业的发展建设提供保障。只有通过关系营销策略改善客户对企业的看法,无论实际发展过程中客户的实际收益状况如何,在保证综合成本不变的情况下,能够获得更大的效用。在提高客户满意度、信任度和改善客户关系的前提下,实现未来发展过程中企业和客户的共同发展。 3结束语 综上所述,客户关系营销策略在石油钻具行业的发展建设中发挥着至关重要的作用。石油钻具行业建设者应该在明确客户关系营销在石油钻具行业中的作用的前提下,了解石油钻具行业的客户类型和特点,并以此为依据建立健全有效的客户关系模型,为石油钻具行业的发展建设提供动力保障。 作者:刘永清单位:江汉石油钻头股份有限公司 客户关系论文:孕产妇客户关系论文 1运用 1.1客户关系管理系统客户关系管理系统是优秀模块系统,主要由两个部分组成:中心端和科室端。其中的客户关系管理中心端还是一种计算机应用程序,它利用计算机通信技术,凭借该技术来协助医院在医患之间建立起快速的信息反应通道,从而打破医院的物理边界,大小客户的投诉心理顾虑,挖掘出客户的潜在医疗需求。它的主要任务是客户档案管理、客户分级管理、投诉管理、表扬管理、预约挂号、短信服务和数据导入。客户关系管理科室端同样是一种计算机应用程序,它将协助门诊或住院医师同客户关系管理中心端进行信息反馈,完成对院外客户的跟踪随访、健康咨询和投诉处理工作。其主要任务就是跟踪随访、健康咨询和投诉管理。 1.2短信平台应用程序短信平台应用程序主要运用的是手机短信服务技术,这种服务技术为医院搭建起了一个服务和管理的信息平台,从而实现自动服务,节省人力。 1.3电话呼叫中心系统电话呼叫中心系统是由传统的以计算机技术和电话集成技术为优秀的呼叫中心发展而来的,在这个基础上,结合多媒体技术和因特网技术发展而来的。电话呼叫中心系统集中了电话语音、计算机网络、数据库等相关技术,是以这些技术的综合利用建立起来的一种综合化的信息服务平台,重要由自动语音应答系统、信息管理系统等组成。 1.4HIS综合集成应用系统HIS综合集成应用系统主要提供孕产妇门诊信息导入接口,可以将HIS中的相关信息导入到系统中,进而实现信息共享。 2效果 我科从2013年5月至2014年5月1年时间,电话回访有32530条,短信服务信息、预约服务信息共45231余条。系统自动从HIS系统导入当日在门诊就诊的孕产妇信息,并计算该孕产妇属于孕早期、中期、晚期、预产期、产褥期,并制定回访方案。回访方案按照孕早期、孕中期、孕晚期、预产期、产褥期5个时段为一个回访循环,一个循环结束,回访方案就自行终止。回访方案按照不同的孕期,通过电话回访的方式按照不同的时段能统计出各类数据,如表1所示。 从而能了解分析其医院门诊孕产妇保健相关情况,并进行相关数据的分析,对医院决策有指导性意义。在回访的同时,如对方有建议、投诉、表扬,工作人员可及时记录。孕产妇有相应的预约需求,系统提供马上预约服务,所有要求都可以在回访同时进行记录。在院外与孕产妇进行一对一的孕期保健宣教,同时及时、方便、准确、快捷的为孕产妇提供服务。 综上所述,通过对孕产妇客户关系管理系统开发的研究和在实际医疗工作中的应用分析,可对HCRM系统有个具体的认识,对其在提高医院服务有具体的参考数据。在日后的工作中,将发挥具体的指导作用。 作者:吴英弘单位:湘潭市妇幼保健院 客户关系论文:医院客户关系论文 1当前医院信息化遇到的主要问题 1.1多应用系统及其支撑环境管理维护问题日益突出传统的医院客户关系管理系统是建立在简单的二层体系架构的基础上发展起来的。由于二层体系架构要求支撑环境之间必须是相互独立的,即数据库服务器、数据存储器、用户客户端这3者之间必须是相互独立的。简单来讲,在具有相互独立的数据库服务器、数据存储器、用户客户端独立的基础上,就能够完成多应用系统的建设工作。医院随着信息化的建设按照应用的要求购置并部署了几十甚至上百个这样的环境,在我们走访用户时发现,现在一个典型的三甲医院在运行的PC级服务器超过一百个的不在少数,在线的应用也有上百个。随着系统应用模块的不断增加,硬件系统、软件系统和系统的基本应用软件维护工作难度越来越大,对于具有较小规模的系统设计过程中,不需要考虑所使用的电源、网络基本配置等方面的内容,这些情况都加大了系统的工作量。 1.2应用系统业务压力增加,系统性能问题严重随着社会经济的快速发展,实体医院所就诊的患者越来越多,针对这种情况,医院本身服务业务也必须快速发展,医院的日门诊就这患者数量、年出院人数、年收入等指标,都随着经济的发展呈现快速发展状体。这样,对于医院客户关系管理信息系统来讲,优秀服务业务模块所承担的压力也越来约到。在收集资料期间,通过对医院的走访和询问,不难发现,大部门医院的优秀模块大部分都出现了就诊性能下降严重的情况,尤其是在就诊患者的高峰期,例如:挂号、收费等优秀模块的性能都明显下降,导致业务的运转出现下滑现象。 2系统设计 以下主要从门急诊部、住院部、药品管理、药品与财务、医院管理和知识发现这5个方面入手,对医院的基本活动进行分析。 2.1门急诊部医院的门、急诊部门是医院组织结构中的重要组成部门,主要功能是向医院客户关系管理系统提供患者的基本信息和临床诊治信息,一方面为医院的管理部门提供服务,另一方面为医院的药局等辅助部门提供管理信息数据。 2.2住院部住院部也是医院的重要组成部门。该部门的主要功能是为医院客户关系管理系统提供临床数据信息,建立基本数据库。住院部作为医院客户关系管理的数据库,主要职责包括以下4个方面,分别为:(1)为医院的医生和护士提供数据信息服务。实现医生和护士医疗文书的计算机处理,规范医疗行为,减少差错事故。(2)为医院的经济管理提供数据信息服务。使住院病人费用实现自动划价,做到在院的病人按人按日进行费用统计,方便医院进行成本核算。(3)为计算机网络管理提供数据信息服务。能够利用计算机网络体现系统的性能,实现住院病人信息共享,强化环节质控。(4)为就诊患者提供服务。 2.3药品管理概括来讲,药品管理系统的目标包括:药品的进、出、存管理。其目标是做好药品的品种、数量、金额管理,以及药品库存的控制以达到减少库存资金占用、保障供应、堵塞药品流通中各种漏洞的目的。为其它系统提供药品信息。药品使用的统计分析,为合理用药和高层管理服务。 2.4药品与财务药品库存管理主要工作是对物流进行管理,药品财务数据都是来自药库的出入库业务。药库管理子系统可以自动将业务过程中生成的入出库单数据传递给药品的财务管理程序作为凭证。财务管理程序也可以根据药品库存管理产生的调价盈亏处理相应的科目。药品财务管理程序还可以对应付款进行管理。 2.5医院管理和知识发现在医院信息系统中,对临床医学数据进行数据挖掘,以及对高层管理提供决策支持是信息系统的发展方向。在目前重视成本并且竞争压力巨大的环境下,医院需要及时有效的信息来降低成本并参与竞争。医院人力资源管理、医疗护理质量、药物利用研究、医院投入产出分析和医院医患关系分析等有关内容,都是医院的管理者非常关注的。 作者:黄国强单位:福建医科大学附属第一医院 客户关系论文:汽车企业客户关系论文 一、汽车企业客户关系管理的必要性和重要性 1.是汽车行业营销环境变化的必然需求。汽车企业实行客户关系管理的必要性主要是由行业客观营销环境决定的,而汽车行业客观营销环境的变化主要体现在以下几方面:第一,管理理念不断更新。企业管理理念是企业发展的优秀导向,而管理思想的发展也经历了漫长的过程,传统以产品为中心的企业管理理念已不适应现代企业高强度竞争的需要,转变为以客户为中心的企业管理理念。尤其是当前国内很多大型汽车制造企业都是中外合资企业或与外国企业有着不同程度的商业合作关系,因此,在管理理念上受西方先进思想的影响较深,以客户为中心的管理理念也在这种情况下应运而生。第二,汽车客户差异化需求增大。当前,我国经济发展迅速,人们的生活水平不断提高,汽车也变得越来越普遍。汽车企业的发展更是在近几年“风起云涌”,因此消费者的选择也变得多样化,而且不同消费者需求差异较大,在这种情况下汽车企业要想留住客户并发展客户就要提高客户的满意度和忠诚度,这就要求汽车企业全面掌握客户信息、了解客户需求,而客户关系管理理念的产生正是基于这种需求。第三,市场竞争不断加剧。汽车行业经过百年发展,各大企业在汽车产品质量方面相差不大,竞争的主战场开始由产品竞争转移到服务竞争、品牌竞争和客户竞争。尤其是客户竞争在我国加入WTO后逐渐加大,国内汽车市场很大一部分客户涌入进入国内市场的外国品牌,这造成了严重的国内汽车市场客户分流现象,导致汽车市场竞争迅速加剧。这种情况下,留住客户成了国内汽车企业面临的首要难题,实行客户关系管理就成为这种局面下汽车企业的必然之选。 2.为汽车企业创造更大的经济效益。汽车企业实行客户关系管理的重要意义主要体现在这种管理理念在很大程度上直接或间接地为企业创造更大的经济效益,改善残酷的竞争局面,具体表现在以下几点:第一,客户关系管理可以有效降低汽车企业的经营成本。相关调查结果显示,在汽车行业中普遍存在这样一个现象:大多数汽车企业80%的利益从20%的客户中获得,而这20%的客户大多是老客户,这说明维持稳定的客户群是汽车企业保持稳定经济收益的必然选择,而开发新客户需要的成本约等于维持老客户成本的7倍左右。因此,管理好客户关系尤其是维持稳定的客户关系群对降低汽车企业的经营成本意义重大。第二,客户关系管理可以有效扩大销售。汽车企业进行客户关系管理,通过管理软件,对每个客户的基本信息和个人需求进行系统综合的分析,可以高效提高销售的准确率和成功率,大大降低了销售的盲目性,而且这也是客户的满意度提高,进一步带动销售,是客户关系的管理发展呈现良性循环。第三,客户关系管理可以有效提高汽车企业对市场变化的敏感度。在如今这个信息化的时代,海量的信息要求企业具有差强的信息筛选能力、信息感应能力和信息反应能力,建立客户关系管理系统,可以帮助汽车企业在统计客户信息和总结客户需求倾向的同时更好地感应到市场变化,并及时对市场信息的反馈做出反应,从而保证汽车企业更好地顺应市场变化,提高应变能力。 二、汽车企业客户关系管理现状及存在的问题 1.客户关系管理配套体系不完善。虽然事实证明实行客户关系管理对汽车企业的经营发展有着重要意义,但是目前仍然有很大一部分汽车企业缺乏以客户为中心的理念,他们往往更重视产品的特色功能和促销手段。这种错误的观念导致汽车企业普遍缺乏与客户关系管理相对应的符合企业战略发展目标的配套管理体系。有的企业虽然设立了客户关系管理部门来专门进行客户关系管理,但是单一部门管理往往对整体组织机构的把握不精准,难以实现分目标与总目标的协调一致,甚至客户关系管理与企业的其他部门不能有效衔接,导致客户关系的管理与企业的经营状况不匹配。因此,客户关系管理工作部门单一,相关配套体系不完善导致客户关系管理有效性差,对企业经营发展的推动作用不明显。 2.缺乏必要的技术支持。当前,我国汽车企业客户关系管理的应用尚处于初步发展阶段,u亲俄法必要的技术支持,导致很多企业客户关系管理存在很大的盲目性,尤其是分类管理的概念没有受到足够的重视,当前的技术设备仅针对客户档案管理,缺乏对客户信息进行分类、整理和分析的技术。另外,有的企业虽然建立了专门的客户关系管理部门,但是客户信息的分布却十分分散,在汽车企业的总部、各地零售商甚至维修服务点都呈现无规律的分布。然而,汽车企业各部门的缺乏有效的沟通交流且缺乏整合各地客户信息的必要技术支持,导致客户信息的分布相互隔离,客户关系的管理难以在统一的信息基础上进行。 3.汽车企业缺乏与客户之间的良性互动。在汽车行业中,各大汽车企业普遍将注意力更多的放在促销手段和特色功能上,各企业不断推出新产品,并通过各种广告展示新产品的特色功能,然后通过各种折扣、分期付款等促销手段进行新产品的销售。但是,这并不能有效拉动新产品的销售,造成这种现象的原因主要是企业与客户之间没有进行有效互动。一般来说,多数客户在不了解某汽车企业的情况下不会盲目购买该企业的新产品,而且海量的广告更会让消费者感到自己在无制的、被操纵的、麻木的市场上上当受骗,尤其是多样的优惠套餐更会让消费者反感,理性的消费者在这种情况下就会提高警惕,甚至敬而远之。这种情况下,就要求企业要与消费者之间进行良性互动,打消消费者的顾虑,建立与消费者之间的信赖,把更多的精力放在改善服务和打造品牌上。 三、汽车企业客户关系管理对策分析 1.强化“以客户为中心”的管理理念。思想决定行动,确立“以客户为中心”的观念在实施客户关系管理管理中尤为重要。汽车企业的最高决策层首先要有“以客户为中心”的理念,才能让员工在工作中贯彻实施。对员工进行培训,灌输“客户第一”的思想。员工应充分了解并掌握客户关系管理的理念,并明确客户关系管理战略为企业和个人带来的利益,使企业上下做到真正意义上的“以客户为中心”的经营模式的转变。另外,汽车企业为强化“以客户为中心”的管理理念应定期对员工进行相关理念的培训。 2.完善技术基础设施建设。由于汽车企业的客户关系管理在我国处于起步阶段,技术支持对客户关系管理的发展具有重要的推动作用,因此,汽车企业与加大在技术基础设施上的资金投入,建立健全客户关系管理有关的呼叫中心系统、数据库系统、商业智能系统等,通过完善的技术设施带动企业信息化管理的发展,进而推动客户关系管理的实施。比如,通过对呼叫中心系统中储存的客户信息进行数据挖掘,从而发现潜在客户群,然后通过商业职能系统推出满足客户需求的销售模式,在扩大汽车企业客户群的同时提高客户的忠诚度。 3.重视组织再造和业务流程重组。进行组织再造和业务流程重组是汽车企业实施客户关系管理中的重要环节。通过组织再造,整合内部资源,建立起以客户为导向的职能完备、运行高效的组织机构;同时以挖掘和满足客户需求为基点,来实现业务流程的重构,加强基于客户互动关系的营销和产品销售、服务工作,统一客户联系渠道,针对客户的需求及时推出创新的产品和服务。根据MIT的研究,IT技术的应用对企业信息化的影响可分为局部应用、集成化应用、业务流程重构、业务网络重构和业务范围重新定义5个层次。汽车企业实施客户关系管理系统的最终目标,就是要借助于对客户关系的管理,来实现对企业组织结构、业务流程、企业与客户关系的重新设计,从而实现业务和工作方式的创新。 4.落实关系营销的销售模式。转变销售模式也是汽车企业进行客户关系管理的重要内容,传统促销式的销售手段满足不了当前客户的需求,企业与客户之间缺乏必要的沟通,导致客户对企业的信任度不高,销售就很难进行。而进行客户关系管理的主要目的就是通过对客户信息和客户需求进行分析,创新营销手段,进而提高企业的销售额。对汽车制造企业而言,客户群主要分为两大类,即各地经销商和最终用户。因此进行客户关系管理就要从这两类客户群入手,一方面维持好与各地经销商正常良好的商业合作关系,保持稳定的销售额,另一方面要投入更多的精力建立与最终客户之间的良性互动,使客户更好的信任企业,进而保持稳定的客企关系,这就是汽车企业新兴的关系销售模式。另外,企业销售部门在进行关系营销时要注意提高对企业潜在客户的敏感度,并发展与客户的良好关系提高客户对企业的忠诚度,进而促进销售,这表明关系营销模式不是孤立存在的,要与人员推销等进行结合才能发挥最大的作用。 5.完善客户关系管理子系统的建设。客户关系管理的实施流程和发挥作用不是靠一个单一系统完成的,而是由多个子系统分工合作,密切配合来完成的,当前,完善客户关系管理子系统的建设成为我国各大汽车企业实现客户关系管理必须重视的问题。客户关系管理子系统主要有以下几种:第一,业务操作管理子系统。该系统的主要功能是优化基本上无活动,提高商务活动的自动化水平,具体过程包括市场营销、销售实现、客户服务与支持三个流程,其在客户关系管理中的主要作用是首先与客户关系管理的数据库系统进行对接,然后通过营销自动化系统完成对数据库中客户的自动化销售,减少了销售的大量中间环节和人力投入,提高了关系营销的速度。第二,客户合作管理子系统。该系统主要实现客户接触点的完整管理、客户信息的获取、传递、共享和利用,以及客户渠道的管理。具体涉及到企业不同职能部门的管理信息体系、联络中心、移动设备、Web渠道的集成、处理等方面,因此,该子系统主要包括业务信息系统、联络中心管理和Web集成管理3个方面。第三,信息技术管理子系统。由于客户关系管理的各功能模块和相关系统运行都必须由先进的设备、技术和软件来保障,因此信息技术管理也成为客户关系管理应用系统的组成部分。该子系统主要包括中间软件和工具管理、系统集成管理、电子商务技术和标准管理等内容。 四、结语 总之,汽车行业的发展已到了如火如荼的时代,企业之间的竞争日益加剧,只有不断更新理念、创新营销手段、提高产品质量才能提高汽车企业的竞争力。而客户关系管理在汽车行业中的应用正得到广大汽车企业的推崇。然而,虽然客户关系管理具有重要的现实意义,但是由于客户关系管理在我国汽车行业中的应用尚处于起步阶段,应用过程中存在各种问题,因此,只有不断改善这些问题,完善客户关系管理子系统建设才能使客户关系管理系统更好的发挥作用。 作者:张文奇单位:上海大众 客户关系论文:基于职业教育下客户关系论文 一、旧模式教学带来的弊端 1.教学理念与定位。过去,从事《客户关系管理》课程教学时,总希望学生学得越多越好,知识越丰富,将来进入社会就越有用武之地。因此,上课从来都是按课本的内容和顺序讲,先介绍概念、客户关系业务流程、客户关系管理战略制定、管理系统分析,再通过课后练习巩固知识。理论课时量很大,只要与客户关系管理有关的内容,都要去分析研究,生怕学生弄不明白,老师辛苦不说,学生根本无法消化,导致的结果就是考试死命背书,考完什么都不知道,全还给老师了。为了追求学生就业的“适销对路”,忽视了教风、学风建设和教学质量的提高,使人文教育失去了生长的土壤,学生的人文素质培养也失去了依托。在教学定位上,主要模仿和复制普通本科院校的纯学术文化模式,所用课本都是本科院校教材。作为大专层次的学生,要学好《客户关系管理》这门课,必须精通计算机、电子商务等课程,这对于文科专业的学生来说是一件非常困难的事。 2.文化建设与职业教育关联不够。高职院校是以就业为导向,以行业、企业和社会区域为依托,注重“理论够用、实践为重”,以培养全面发展的现代职业人为根本目标。然而,当今高职院校的文化建设与高科技、职业性缺乏关联,导致校园文化与企业文化脱节,学术气氛与实践缺乏融合。因此,作为高职院校文化教育应具有职业与伦理兼顾,技术与人文携手,学术氛围与企业气氛相融的特点。纯学术主义的政治伦理性文化和浮躁的纯功利性企业文化,都是偏离了高职院校的目标定位的,因此,高职院校应坚持“有所为,有所不为”的原则,适合自己的才是最好的。 3.理论太强,忽视实践。学生在学完该课程以后,能马上从事客户关系管理的人很少。其原因是课程教学是模拟的,客户是摆在那里让我们选择的,想要什么样的客户我们都有,对这些客户分析也比较简单,他们不会拒绝,不与我们讨价还价,他们就是我们任意摆弄的棋子。理论很丰满,现实很骨感,残酷的事实告诉我们,没有现成的客户,没有任意供我们玩弄的棋子,只有现实的需求、竞争的市场、人才的较量。 二、新型教学模式分析 作为市场营销专业的一门优秀课程,《客户关系管理》的教学改革对市场营销专业有着举足轻重的作用。首先,对课程进行教学设计,把现代职业教育理念落实到课程教学设计,“学中做,做中学”,在完成课程教学任务的过程中,转变了观念,提高了学生的动手能力。采用职业化教学模式,《客户关系管理》课程内容编排思路主要是按照工作导向、任务驱动、学生主体进行的。在学习过程中,我们要求学生掌握客户信息搜集与需求分析的要求与方法;熟悉客户关系维护的要求与技巧;掌握客户服务的内涵与要求;掌握客户满意度测量的技巧与方法;能进行售前、售中和售后的客户服务。学生完成一个完整的客户管理工作,要有工作导向,合理安排工作任务、融合相应的职业技能、必要的知识和职业素养。课程教学将依托一个背景企业,将它所做的实战性客户管理工作贯穿教学始终。 1.工作导向。工作导向就是从产品或服务的生产环节调查入手进行的工作分析活动。《客户关系管理》课程中,工作导向就是如何组织该课程的学习思路,我们把这一思路分为四个环节,具体安排有四项任务:组成团队;要选择产品与依托的公司;对市场进行可行性研究;选择客户。在这样的工作导向下,每个团队都要考虑如何联系客户;如何发展客户;如何保持客户;以及如何解决客户问题等,实现任务驱动。 2.任务驱动。任务驱动是一种建立在理论基础上的教学法,它将以传授知识为主的传统教学理念,转变为以解决问题、完成任务为主的多维互动式的教学理念;将再现式教学转变为探究式学习,使学生处于积极的学习状态,每一位学生都能根据自己对当前问题的理解,运用共有的知识和自己特有的经验提出方案、解决问题。具体安排有三大类任务:客户类别鉴定;对客户进行过程服务;客户信用分析与评估。 3.以学生为主体。在教学活动中教师要把学生放在主体的位置,教师要为学生服务。从实际出发,按着学生认知规律组织教学,让学生在学习实践中体验进步和成功的快乐。具体安排有四项任务。①客户抱怨原因分析。团队根据客户在售前、售中和售后服务中可能出现的抱怨进行分析,找出抱怨的原因,最终给予解决。在学习中,以学生日常生活中购物为线索,团队成员扮演不同角色,分析客户抱怨的原因,有利于学生提高解决问题的能力。②客户投诉方式解析。当遇到客户对本企业的产品或服务不满意时,客户会投诉或上门告状,在这种情况下,团队如何解决?在学习的过程中,我们一般采用在课堂扮演角色,站在消费者的角度合理解决问题,避免冲突。③客户满意调查。每隔一段时间,团队做一次客户满意调查分析,交一份客户满意调查分析报告。通过一学期学习,学生对客户管理有了不同程度的认识,对客户关系的处理有了自己的模式,能够处理不同的问题,学生解决问题的能力也大幅度提高,对课程学习有了一定的兴趣。 三、新型教学模式分析与设想 《客户关系管理》课程按照新型的教学模式,既满足了课程教学的目标,又实现了知识理论与实践一体化的教学,提高了学生自学能力、与人交流的能力、与人合作的能力、解决问题的能力以及创新等能力。 1.工作导向形成,团队意识增强。在学习中,有了工作导向,就有了学习目标,就知道该如何学习,学习什么。团队形成,使学生觉得自己不是孤军奋战,有了学习的氛围,因此特别强调团队意识。一个小组就是一个团队,一个团队有一个企业。一项工作一个人是无法完成的,每个人都要做得最好,团队才能更好。每门课都有自己的工作导向《客户关系管理》的工作导向就是以团队为优秀,寻找客户,管理客户。学生刚刚涉及该项课程时,会询问:我的客户在哪,怎么找客户。有了问题,我们就要解决,那么任务驱动就给了我们解决问题的方法。 2.任务驱动形成,用所掌握的理论知识解决实际问题。在任务设置中,一定要循序渐进,一步一个脚印。如教学中,一开始就要求学生寻找客户,学生不知如何去做。因此我们在开始设置任务时,要求学生从身边同学、亲戚、朋友做起,找到以后,要先去拜访了解,然后进行资料分析,同时要运用营销策略,如关系营销、一对一营销、数据库营销,充分了解客户。 3.学生为主体,提升学生能力培养。工作的开展,任务的完成,都离不开学生的努力。学生在学习中会不断遇到问题,不断解决问题,如此循环,解决问题的能力就可以不断提高。同时,在课堂上,团队同学通过扮演各种角色,增加了学习的趣味性,也考核学生的分析、反应能力。经过多次训练,学生在分析问题、解决问题的同时专业知识能力也在不断提升。在实际教学中,会遇到各种问题。如教学时间问题,有些问题在课堂上是无法完成的,还有教学场地问题,教学经费问题以及学生是否感兴趣等。因此,笔者认为,在今后的教学中,如果能有这样的环境,教学效果一定能够提高。①时间安排:上课时间以一个上午或一个下午进行教学活动,有利于任务的展开和完成。②教学场地:不能仅仅局限于教室,可以到超市、企业或者自由市场,让学生与客户零距离接触,了解客户更多的需求,提高学生与人交际的能力。③教学经费:从教育经费或科研经费拨出一笔资金,用于日常教学。④教学奖励:学生以学为主,认真学习是应该的,但如果给予一定奖励,学生的学习兴趣会更加高涨,这样的学习氛围会更好。 国务院印发的加快发展现代职业教育的决定指出,激发职业教育办学活力。充分发挥市场机制作用,引导社会各界特别是行业企业积极支持和投身职业教育,完善现代学校制度。作为职业教育院校,我们应走在时代的前列,做好职业教育这项至关重要的工作。在国务院颁布的职业教育的目标下,我们要不断更新教学方法,走校企合作办学之路,以适应现代职业教育的要求,满足学生走入社会的各项需要,提高学生各方面能力,以适应社会不断发展的步伐。在职业教育过程中,采用以工作为导向,任务驱动,学生为主体的教学模式,需要不断修改和提炼,以适应社会不断变化的需要,教学效果才能不断提高。 作者:侯玉凤单位:南京化工职业技术学院 客户关系论文:网格差异化服务的客户关系论文 一、工作平台前移 由于社区、乡村居民客户数量比较多,涉及面广的特点,在营业厅配置人性化便民设施设置,建立便民服务台,发放“善小服务联系卡”,公司12支彩虹服务队定期开展上门服务、便民服务等。同时为为该类客户提供小区10分钟自助交费圈服务、40分钟抢修圈服务。结合特殊弱势客户的特点,将服务定位在“善小”帮扶服务,为弱势群体客户开通“爱心通道”,在营业窗口建立“善小”服务台,建立特殊客户档案及“善小”服务档案,并由专人进行全过程跟踪服务。采取主动服务与上门服务、定期服务和定向服务相结合的方式,及时受理,优先考虑,优先安排。让客户用上“爱心电”,真正体现出“你用电,我用心”的服务理念。 二、确保取得实效 桓台县供电公司成立网格差异化服务管理领导小组和工作小组,逐步形成分级管理、条块结合、职责明晰的工作网络,确保网格差异化服务落实到位。细化服务资源管理加强服务软硬件建设通过对客户类别进行细分,供电公司应合理利用现有的服务资源,应加大对服务软硬件建设,确保服务工作顺利开展。强化服务软件建设,全面实施“三面三点”服务法,为客户提供“来到就办、办得最快、办得满意”的贴心、便捷、高效的供电服务,以电相连,用心沟通,从而进一步延伸优质服务品牌形象。在供电营业厅配置智能自助查询机、自助售电终端、业务办理流程动画演示台,以及设立引导台、互联网查询区、自助服务区、VIP客户服务区以及客户填单区等,满足客户自助服务以及咨询查询服务需求。依托微信服务平台,与客户间构建了“家庭式”“互动化”的用电服务新渠道,实现了足不出户,轻松交费。合理使用GIS系统,配置应急发电车、带电检修车,对客户报修诉求做到快速响应,快速处理,全面提高故障报修服务工作效率。 严格人员奖惩管理提高员工服务责任意识公司将开展差异化供电服务工作纳入年度绩效考核,各部门负责人是差异化供电服务第一责任人。建立差异化服务绩效考评体系,奖优惩劣,提高窗口服务人员的工作积极性,促进管理的良性循环,确保各项指标达到了最佳值。营业窗口实行实时服务监控,全面有效地对客户服务工作进行动态监控。按照绩效考核管理办法进行考核,确保绩效考评落实到位。 采取每月督导与季度检查相结合的方式,差异化供电服务工作小组对窗口服务班组及供电所差异化供电服务工作的开展情况进行抽检通报,及时督促有关问题的整改落实,确保了服务工作目标、组织保障、思想认识、工作措施和检查考核的“五个到位”。完善企业文化建设增强员工向心力和凝聚力桓台县供电公司以“打造软实力、提升凝聚力”为目标,宣传和弘扬统一的企业文化,认真领会其深刻内涵,把统一的企业文化融入公司改革发展稳定的全过程,渗透到服务管理的各个环节。积极引导公司全体员工参与企业文化建设,集思广益,群策群力,以“彩虹月刊”电子杂志为载体,广开渠道,充分汲取基层优质服务工作亮点,着力打造网上服务交流平台,实现全员共同探讨优质服务工作新模式,提高了员工主人翁服务意识。 通过全员广泛的文化实践活动,不断创造文化新品牌,不断打造实践新载体,不断营造良好营销服务内外部环境。学考结合提升技能全力打造电力服务铁军公司定期组织窗口服务人员进行业务学习,重点对服务人员进行服务理念、沟通技巧、服务风险预警分析及资料管理几个方面教培。同时,定期组织优质服务技能知识调考,以考促学,全面提高员工服务意识,进一步增强了员工服务感和敏感度,提升员工的服务主动性,由过去的“要我服务”的消极被动服务逐步转变为“我要服务”的积极主动服务。 加强对公司彩虹党员服务队管理,制定规范完整的日常服务管理规定、工作流程以及抢修工作标准。彩虹服务队坚持“始于客户需求,终于客户满意”的服务目标;以“用小办法解决大问题、用小措施推动大管理、用小作为体现大奉献、用小建议展示大胸怀”为工作理念,努力提升“抢修服务的供电保障能力;便民服务的爱心帮扶能力;应急服务的快速响应能力”三种能力,全力打造成为一支“素质高、业务强、作风正”的电力服务铁军。通过创新开展网格差异化供电服务,桓台县供电公司年售电量平均增长率为10.06%,用电客户数平均增长率为7.89%,故障报修平均到达现场时间降低到12.25min,客户满意率及十项承诺兑现率实现双百。桓台县供电公司积极开展网格差异化服务,逐步做到在规范中完善服务,塑造品牌形象;在细节中提升服务,改进客户价值;在“善小”中彰显服务,承担社会责任,实现了企业、客户、社会效益的多赢。 作者:聂巾帼于国栋单位:国网山东桓台县供电公司 客户关系论文:工程机械设备集团客户关系论文 1客户满意度 CRM是提高客户满意度的有效手段。实践表明,客户满意度增加20%,每个销售人员的销售额增加51%,销售和服务的成本降低21%,销售周期减少了1/3,利润增加15%。客户满意度提高5%,企业利润将加倍,2/3的客户离开其供应商是因为客户关怀不够。在竞争越来越激烈、以客户为导向的市场环境里,公司应该追求客户满意度的提升。客户满意指标体系会随着市场及客户的变化而变化,今天客户不在意的因素,有可能成为客户明天关注的“焦点问题”。所以企业应该对客户的期望和要求做连续跟踪研究,从而了解客户期望和要求的变化趋势,并对客户满意指标体系做出及时的调整和采取相应的应对措施。 2CMC集团客户管理现状及其问题 2.1CMC集团简介 CMC集团是一家从事工程机械设备销售维修的企业,位于东南亚某国,主要销售山推集团、、福田汽车等公司的工程机械设备,目前具有员工60多人,2012年销售额达到两千多万美元。 2.2CMC集团经商环境分析 2.2.1政治经济大环境目前企业所在国位于东盟经济区,与我国为传统友好国家,中国政府提供给该国大量的无息或低息贷款来帮助该国的基础设施建设。虽然目前政治稳定,经济得到了快速的发展,但是由于多年的内战,该国基础设施落后,缺水缺电,交通道路桥梁等各个方面急需建设。 2.2.2竞争对手目前CMC集团面临的竞争对手主要分为两类:一类是非中国品牌机械设备厂商的商,其中不乏国际知名工程机械品牌如CAT,COMATSU,HITACHI,VOLVO,HYUNDAI等;另一类是中国的品牌商,例如三一重工、柳工、徐工等。外国品牌凭借过硬的质量和良好的国际口碑占据了所在国旧机械设备市场的大部分份额,而其商对于新设备的销售由于价格昂贵,所在国市场较小等多方面原因的影响并不愿意加大投资。因此,CMC集团目前在新设备方面与其竞争不激烈,主要的竞争对象集中于国内其他品牌。 2.3CMC集团客户管理分析 2.3.1CMC集团客户定位由于中国为所在国提供优质的贷款,贷款主要用于该国的基础设施建设例如修路、造桥、平地、建水电站等。中国和当地的一些大型建筑集团利用其公关能力拿到相关项目,CMC集团可以对其销售设备,基本都是以大客户购买为主。 2.3.2CMC集团客户管理现状CMC集团在其所在国为规模中等的工程机械设备销售公司,其客户过程管理是依靠营销代表走访客户或凭借公司老总与客户的私人关系,了解客户的需求信息。没有使用专业的CRM软件。 2.3.3CMC集团客户管理存在问题总体上有三个方面。(1)CMC集团发展过快,公司内部管理落后。CMC成立于2011年,公司很年轻,管理层中中国籍管理人员对其所在国的商业环境存在“水土不服”的问题,缺乏本地化的管理经验。(2)理念的执行问题。管理层提出了“以客户为中心”的口号,但是在普通员工中执行不得力。(3)技术问题:缺乏信息技术的支持,导致销售流程和客户服务效率低下,企业员工信息技术水平低下。 3总结及建议 (1)CMC集团应该提高集团内部管理质量,首先在集团内部充分利用信息技术的优势,降低内部客户管理成本。(2)准确把握工程机械行业的整体信息,采购专门的分析软件,或者与相关公司合作,准确定位未来大客户,做好当前客户的信息采集方面工作。(3)机械采购前期考察较重要,客户要考察,在客户接待方面需要公司管理层的强力支持。(4)减少客户信息跟踪时间,提高营销的过程管理效率,对营销代表做完整监控。(5)全面进行量化统计分析,做好全面准确的基于业务流程的动态记录,建设科学的信息传送系统。 作者:丁春雪刘瑶单位:九江学院外国语学院 客户关系论文:烟草公司客户关系论文 1公司改善客户关系管理设计 1.1设计的原则 1.1.1客户就是上帝的服务理念第一,客户对于企业来说是非常关键的资源,这是涉及企业客户关系时必须考虑到的关键因素。企业应把零售商当作市场第一客户来保护,坚持客户是上帝的原则,就要在平时的工作中把客户的需求和利益实实在在地当作工作的第一重心。日常工作中员工必须时刻保持与客户的有效沟通,有针对性地为客户提供有效的服务,使顾客满意。 1.1.2注重诚信诚信是一个公司或者是企业的立基之本,是一个公司经久不衰最好的屏障。公司员工以及领导若都能坚守诚信的原则,并将其落实到工作生活中的每一个细节中去,与顾客进行诚信的交流与沟通,与卖家买家进行诚信的合作经营,做到互利共赢,能与广大消费者、广告商建立诚实守信的平台机制,那么不论是对于大众消费者还是对于与企业相关的各行各业而言,都是非常互利的一件事情,也是一件能给企业树立良好市场形象的事情。所以,在针对尤其关键和重要的客户关系时,必须坚守诚信这一原则。 1.2有关消费者的调研内容 对消费者的调研工作主要应包括以下几项内容。 1.2.1行业情形对于开展消费者调研工作来说,预先了解行业的基本情况,是公司在开始调研之前必须做好的功课。对于经销商的管理,经营网点的安排与分布,都需要进行实地的考察和对以往信息的收集与分析,以此来找出行业里面的前辈的漏洞和缺陷,并根据当前消费者的需求、消费者数量以及烟草的销量等指标来综合分析行业的情况,为后面的工作打下基础。 1.2.2消费动机消费者为什么会消费香烟?消费哪种类型的香烟?什么时候消费?这一系列问题都是公司应该予以着重考虑和分析的内容。在当今多元化的社会条件下,人的个性千差万别,从而导致消费者对于某一物品的需求和偏好有很大的差异,这就要求烟草公司深入群众去进行市场调查,并且这种调查不是一劳永逸的,而是要定期地开展进行针对不同人群的问卷调查。关注消费者消费香烟的动机以及消费能力等要素,掌握普通人群中烟草消费的习惯。 1.2.3产品属性偏好购买并吸食香烟是消费者的个人喜好,然而对于现在香烟市场上品牌多样化的局面,如何能占据一席之地甚至是主导地位,则完全由消费者及其偏好来决定。具体来说,烟草制品产品属性的研究主要针对消费者对于卷烟的口味、包装、质量、名称和价格等各项指标的敏感度,并以此作为基础来研究消费者的购买动机、购买偏好和消费习惯等。 1.3内部员工关系管理 1.3.1客户满意度内部管理为了达到客户关系管理的最佳效果,内部员工的管理也是客户关系管理工作中非常重要的一个环节。首先,必须在公司上下树立公司内部员工即是客户的理念,做到人人都互相为彼此而服务。其次,尽量让员工感受到公司上下并没有明显的级别之分。上级领导在日常工作中应对下属给予必要的关注,在工作上给予指导,在生活上给予关心,这样既能激发员工的工作热情,也可以给大家创造一个良好的工作环境。与此同时,不同工序的员工之间应该互相配合、加强合作,为提高公司的整体生产效率而服务。 1.3.2客户满意度外部管理第一,要在公司上下树立这样一个理念:公司所有的客户都是我们的重要资源,没有大小之分。我们应该把注意力和有限的精力都放在客户对于我们的产品的满意度上面,至于客户是否是公司的大客户,这一点并不十分重要。第二,就满意度管理本身而言,它应该是一项公司在事前就应予以处理好的工作,而并非事后弥补的任务。所以,公司应当防患于未然,早点做好客户满意度管理的工作准备。所以,公司应定期进行满意度的统计和调查,及时有效地获取客户满意度的信息以及变化情况,以便及时作出决策来改善出现的问题。 2设计实施保障体系 2.1思想的统一不论是企业的方针政策还是企业的传统文化,都需要得到真正的贯彻和落实,才能起到应有的效果,给企业的发展真正带来利益和推动力。对于烟草公司而言同样如此,既然客户关系管理如此重要和关键,那么企业应当将该思想渗透到公司的每一个角落,让员工彻彻底底地理解和明白这一要素对于企业成败的重要性。进一步而言,就是要把客户关系管理的指导思想贯彻在企业文化之中,并且企业领导应当首先带头将政策付诸实践,这样下属员工才会有动力很好地贯彻实施公司的理念以及政策,客户关系管理才不会是一句空话。 2.2提高从业人员的素质提高员工素质、培养一批训练有素的高水平员工最便捷的方式便是建立员工培训体系,通过常规的培训使得员工在面对顾客时能展现公司良好的素质和形象,能及时妥当地处理客户提出的各种要求,能满足顾客对于产品了解的需求,形成能让顾客满意的,让公司产品销售有所提升的良好的循环体系,最终可以让公司扩大产品的销路,提高公司的影响力。 3结语 最后,在对于常德烟草公司一系列问题进行了解、探查、分析之后,得出下列结论。(1)通过以上分析,总结归纳出本烟草公司主要存在的以下问题:客户数据库与客户价值评价体系没有建立;客户与公司间的沟通机制不完善;客服人员责任心不强。造成这些问题的原因主要是缺乏客户关系管理的理念,缺乏有效的了解客户信息的机制等。(2)同时还需要对消费者调研工作和员工内部关系管理进行规范。调研工作主要有以下内容:市场总体情况、消费者偏好和购买动机、消费者对于卷烟品牌的熟知度以及忠诚度。内部员工关系管理则分为以客户为导向的内部满意管理和外部满意度管理两大部分。(3)公司制度保障体系的设计则从加强思想认识、提高从业人员素质、技术支持等几个方面展开论述。其中技术支持包括现代化通信工具的支持和信息管理系统的支持两个方面的内容。 作者:陈彦冰单位:昆明理工大学管理与经济学院 客户关系论文:供电营销中客户关系论文 1CRM在供电营销中的重要作用 从根本上来讲,CRM在供电营销中的作用就是提高企业在市场中的竞争力,提高供电营销企业的经济利润,使企业在市场中能够占有一席之地,稳定发展[3]。 1.1资源整合企业要想获得发展,那么必须有足够的客户资源,企业在开发新客户的同时要注意对老客户的保持,不能出现开发到一个新客户却丢了一个老客户甚至两个客户的情况,这样会使企业在市场的竞争力不进反退[4]。因此,现在我国的电力企业都在建立CRM系统,通过CRM系统,电力企业工作人员可以使用信息管理技术对自己的管理进行管理,可以将企业的客户资源同其他资源进行整合,这样使企业在资源管理上更加系统化,有助于电力企业发展。 1.2提高电力企业竞争力竞争力是企业在市场竞争中胜出的关键,对于电力企业来说要想提高企业的竞争力那么就要做好CRM。有了CRM系统,就可以在企业内部将客户的需求进行共享,让企业内部的每个部门,每个人都了解客户的需求,所有人围着客户的需求进行服务,使客户满意,让客户了解到我们的真心。同时使用先进技术对改变供电营销业务流程,使供电营销变得更加简化,完善供电服务,让供电变得更加优质和周到,进而获取新客户。作为供电企业要明白一点,客户的数量及口碑直接想象企业的竞争力。如果电力企业能够处理好同客户的关系,那么将会提高企业的竞争力以及利润,使企业的发展更加快速[5]。 2CRM在电力营销中的应用 2.1通过网络同客户进行交流随着我国用电量的增加,电力市场中的竞争越来越激烈,争夺客户成了电力企业在竞争过程中的重点工作。为了争夺客户电力企业都费劲脑汁寻找合理措施,其中被多数电力企业运用同时也取得了较好效果的方式就是及时的同客户进行交流,CRM系统的作用在这时候就得到了发挥[6]。电力公司可以通过传真、电话、短信、网络以及现场的方式将自己的意见发给电公司,电力工作的工作人员在对客户的意见进行整合后在将意见按照分类传道CRM系统中。企业负责和客户进行沟通的部门,在同客户进行交流前,可以多次阅读系统中客户所提出的意见,然后在针对意见和客户进行交流,这样不但可以更好地了解客户需求,同时也可以更具每个客户的不同需求为客户量身打造让客户满意的服务和产品,也提高了工作效率。当我们满足了客户所提出的需求时进客户必定会对企业充分信心,这对推动企业发展有着不可估量的作用。 2.2全员营销优质服务随着科技的发展各种新能源的出现对传统的电力产品起到了一定的冲击,但这种冲击并不十分明显,电力企业中的员工在思想上要有所改变,要将工作重心转移到电力营销上,否则电力企业的发展是比会走下坡路。为了使电力企业能够健康发展,电力企业中的工作员工一定要以电力营销为己任,树立客户至上的服务理念,为公司的每一个客户提供最优质的服务,树立良好的企业形象。 2.3细致分类服务电力公司的客户众多,不同的客户对于电力的需求也会有所不同,在客户关系分组中,对于一些公司的大客户(VIP客户)要尤为重视,电力公司需要为了VIP客户建立专门的数据库,为这些VIP客户提供专门服务。电力公司要为这些VIP客户开设特定的服务小组,这些服务小组,要对VIP客户的用电线路进行定期检查,尽自己最大能力提高VIP客户的满意程度。除此之外,电力企业也要为VIP客户免费提供用电模式分析,让VIP客户能够避开用电高峰期,避免应用电而影响客户的正常生产。电力企业在做好VIP客户的关系管理外也要做好中小型客户的关系管理,由于技术庞大而且人口多,供电公司不能对其进行一对一的服务,通常都已自主服务为主,甚至有一步分用户拖欠电费或违章用电,对于这部分客户用电公司也要对对其细致的服务,必要时,供电公司可以采用合法手段对着这些拖欠电费以及违章用电的客户进行用电约束。 2.4多措并举提升品质电力企业的服务要从多方面展开,例如:首问负责制、延伸服务制等制度来提高自的服务。所谓首位负责制值得就是电力公司第一个接到客户咨询的工作人员要对客户负起责任,如果客户咨询的问题自己不了解那么也要将客户引荐到能够解决客户问题的部分,不能让客户失望而归。延伸服务制指的是当客户对维修人员提出对一些用电设备进行安装、维修等服务时相关工作人员微笑地为客户排忧解难。在收费问题上一定要严格按照收费标准进行收费不得额外加收费用。 3结束语 随着全球经济一体化脚步的加快,我国电力体制上的改革也逐渐趋于完善。电力市场的开放使得电力市场的竞争越发激烈,在激烈的市场竞争中,用户关系管理在供电营销中的作用越来越明显,电力公司需要依据客户所提的需求和意见,不断完善自己的服务,只有这样电力公司能够在激烈的市场竞争中获取更多的客户,才能确保电力公司在激烈的市场竞争中持续发展。 作者:樊艳平朱旭斌单位:内蒙古乌拉特前旗供电局
期刊收录:维普收录(中) 国家图书馆馆藏 上海图书馆馆藏
一、试论大数据背景下档案管理的变化 大数据时代带来了丰富的数据资源,使得数据资源变得更加庞大,面对如此庞大的数据资源,必须要有一套为行之有效的数据管理体系来对这些数据进行统一管理,并进行统一调取,保证数据档案的流动秩序,避免出现数据混乱等现象。在新时代的档案管理模式上,基于数据的越来越庞大的背景,档案管理模式也出现了一些新的变化。 (一)档案数据资源体系发生改变 现在的很多档案馆的普遍特征就是馆藏资源非常丰富,这也从另一个侧面体现出了档案管理数据资源的庞大。但是同时,档案馆的馆藏资源的丰富程度同时也能反映出来档案馆的价值所在。基于大数据背景之下,一些档案馆纷纷启动了一系列新的数据搜集渠道,使得档案馆的数据资源来源渠道更加广泛,数据资源的来源方式更加多样化,数据资源的来往更加密集,同时数据资源的搜集管理体系也有相应的变化。 (二)档案安全保障体系发生改变 数据化的时代背后并不全是数据化所带来的便利,各种信息泄露所导致的安全隐患使得数据资源的管理安全被越来越重视。档案管理的一个重要的工作内容就是保证所存储的档案的安全问题。档案馆存储的档案有很多种类别,比如生产管理类档案、经营管理类档案、行政管理类档案、党群工作类档案、财务档案、电子档案、声像档案等等,种类多样,名目繁杂。并且在这些类别的档案中,有一些档案的安全系数要求特别的高,比如一些国家党政工作档案等需要严格保密,谨防数据泄露,这对档案管理的安全保障体系提出了较高的要求。同时由于现代化的进程加快,信息化程度提高,数据安全不仅仅面临的是来自内部的数据管理等方面的安全保障问题,还要面临来自外部的信息盗取等一些档案管理安全威胁。对此,一些档案管理部门就档案的安全系数、档案的类别以及档案的安全管理特点来进行有针对性的安全保障体系的建设,并且根据现代化的信息技术发展特点进行一系列与时俱进的档案管理安全保障体系的优化改进。 (三)档案行政管理体系发生改变 由于档案管理的种类繁多,因此,不可能所有的档案都归在一个体系中进行管理。同时由于传统的档案管理手段、技术等都没有现代化的技术支持,因此,导致传统的档案管理会有一些衔接不及时、出现断层、或者区域之间联系不紧密等问题出现。在现代化的信息技术环境下,利用现代信息技术实现全国区域内的联网,同时打破了档案管理的区域隔阂,全国各地的数据档案都可以借助现代化技术进行统一管理、统筹规划调用,为档案管理秩序化、效率化的提升提供了稳稳的保障。 二、对大数据背景下档案管理提出的几点建议 (一)建立完善的档案保密安全体系 档案管理安全问题一直以来是我国的数据管理的问题中的重点,由于现代化的发展模式的影响,数据成为一些现代技术或者国家的发展情况以及一些机密文件要事等的代表,一旦对数据安全失去控制或者数据遭到破坏,造成的后果将会不堪设想。国家为了数据档案的管理安全有很多的方法,比如对一些泄露我国的军事机密或者国家机密的人员等进行严惩,依法制裁损害我国的数据档案管理安全的人员,还制定了一系列的档案关系安全的管理条例、法律法规等。这些都是很有效地档案管理安全的措施,在具体的档案管理安全体系健全完善中,更应该注重到具体的档案的安全保密性的管理,严防死守各种安全隐患,谨防一些外来人员的接触,并同时还要关注到档案馆的网络安全体系的健全与完善,谨防网络安全体系遭到破坏,导致档案数据被泄露或者被破坏。 (二)加大服务内容的创新力度,对档案利用服务体系加以完善 虽然说档案管理的一个重要工作就是档案的保密工作,但是在现代化的政府工作模式下,信息公开已经逐渐成为人民的愿望,并且有政府的一系列信息公开安全条例来作为政策支持。因此,在现代化的档案管理工作体系中,不仅仅需要档案安全管理工作的健全完善,还要依据时代的发展要求来满足人民信息公开愿望,逐渐健全完善档案的利用服务体系。在档案的利用服务体系健全与完善的过程中,档案管理当不仅仅要负责档案的信息公开内容的甄选与公开方式、公开途径等的组织规划,还要在保证公平公正公开的前提下保证档案管理的安全问题,不能因为信息公开就忽视了档案管理的安全问题。 [参考文献] [1]蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北工业大学学报(社会科学版),2016,36(01):104-107. [2]钱小英.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].信息技术与信息化,2014(10):117-119. 作者:张海鹏 刘一辰 侯俊合 单位:潍坊护理职业学院
信息资源管理论文:智能图书馆信息资源管理论文 1构建智能图书馆信息资源管理系统的必要性 传统图书馆信息资源管理系统中未对图书馆员的工作行为进行详细管理,并且对纸质图书、期刊等方面的信息只是简单地转化成电子文件进行信息存储。现代化、智能化图书馆要求信息资源管理系统对整个图书馆实行智能化管理,包括馆内的人与物。通过更为科学的管理、更为合理的数据存储和调用分析,真正实现图书馆信息资源管理系统的智能化。物联网技术所具备的在线监测、指挥调度、统计决策等功能可以很好地满足图书馆这方面的需求。 2系统构建要解决的关键技术 智能图书馆信息资源管理系统的构建需要解决3个方面的关键技术,即信息采集、信息传输和信息处理。物联网技术在这3方面的优点突出,现给出物联网技术下感知层技术的信息采集、数据通信技术的信息传输和高性能计算技术的信息处理. 2.1基于物联网感知层技术的信息采集 智能图书馆信息资源管理系统可以通过物联网感知层技术实现新设备、新系统或新流程随时随地的感知、测量、捕获和传递信息功能。管理系统可以根据所捕获和追踪到的信息,如文献资料、数据资源、图书馆运行状态、用户需求等进行快速的综合分析与决策。传统图书馆信息资源管理系统所采用的IC卡和条形码数据采集技术仍可作为图书馆的一项信息采集技术,但目前所出现的射频识别、传感器网络等新一代信息感知技术将逐步取代原有技术。射频识别通过在图书、纸质期刊上粘贴可以发送无线电讯号的传感器,进一步缩短了图书、期刊信息的录入时间,极大地提高了图书馆运行效率。 2.2基于物联网数据通信技术的信息传输 智能图书馆信息资源管理系统的信息传输效率尤为关键,它通过目前最为高速且高带宽的通信网络工具,使得用户端电子设备与图书馆信息资源进行结合,实现数据信息的收集、储存,进而实现了图书信息的多方位交互和共享。传统图书馆信息资源管理系统的信息传输主要是在图书馆局域网基础上通过公用电话网、X.25、信息高速公路网等公用互联网平台来实现图书馆馆域的信息交换。目前,信息通信技术得到了飞速发展,由平行、独立的信息传输技术发展到了信息融合,比如移动通信技术与IP网络技术的融合;电信、电视、计算机、卫星通信等通讯网络的融合。这些通讯技术的融合促使了新一代通讯技术的出现,即M2M技术。该技术可以实现人与人、人与机器、机器与机器之间的实时信息通讯。 2.3基于物联网高性能计算技术的信息处理 目前,高性能计算、普适计算、云计算已成为21世纪计算机运算研究与发展的重点之一,这种计算将作为一种公共设施,以服务租赁的方式向企业、团体及用户提供多方位、多角度的服务。高性能计算技术的支撑包括多种计算与通信技术、操作系统技术、软件技术、信息处理技术等。高性能计算、普适计算及云计算组成了物联网的运行计算环境。高性能计算技术的设计理念摆脱了传统自建信息系统计算的常用模式,势必将取代传统技术成为智能图书馆信息处理的优秀环节之一。比如,数据挖掘技术通过特定的算法可以在海量信息数据中提取出满足用户要求的数据,并对数据进行分析,有助于物联网的分析和决策功能;人工神经网络技术可以对系统获取的信息根据特定规则进行信息推理,进而判断用户的真实意图,为物联网提供重要的信息。 3系统模型的构建 物联网技术是以需求为主要导向,以应用为最终目的的新兴技术。物联网技术在图书馆领域的应用是以数字化图书馆、智能化图书馆建筑等发展并日趋成熟的图书馆现有结构体系为基础,以物联网的优秀技术渗透在图书馆各项工作当中,并根据用户的需求导向,实现图书馆各项管理和服务功能。基于物联网技术的智能图书馆信息资源体系结构包括4个层次:信息感知层、信息接入和传输层、信息智能处理层和系统服务应用层。这4个层次主要由末端感知网络、融合化网络通信基础设施与普适化应用服务体系技术支撑。这些技术主要包括传感器、识别技术、普适计算、M2M通信技术、云计算技术、知识发现与搜索引擎技术、关系网络管理技术、数据和信号处理技术、安全和隐私技术等。 3.1信息感知层 信息感知层主要包括RFID、传感器网络、遥感遥测、IC卡和条形码等相关技术。通过这些技术获取图书入库出库信息、图书馆工作人员工作内容信息、图书馆运行分析信息、图书馆用户个性服务信息等。比如:在新书入库时,通过在新书上粘贴包含本书具体信息的无线传感器,即可不用通过信息扫描直接进入库藏。在用户借阅时,根据用户本身所携带的无线传感器(借书卡),即可辨知借阅本书的具体用户。 3.2信息接入和传输层 信息接入和传输层主要包括M2M通讯网络、局域网、互联网、无线通讯网络等。该层主要获取由信息感知层提供的所有信息,并实时传输至信息智能处理层进行数据信息的分析和处理。比如:信息感知层获取了一本新书入库信息后,自动连接相关网络,将该图书信息包括书名、书号、出版时间、页数、作者等相关信息通过传输层自动传输给智能处理层。信息接入和传输层是信息感知层与信息智能处理层的桥梁和信息传递通道。 3.3信息智能处理层 信息智能处理层主要包括高性能计算、普适计算、云计算、智能技术、知识发现、微电子、高性能通讯技术等。该层主要是对由信息接入和传输层发送过来的所有信息进行信息分析和处理,得出最终决策,并将该决策传输至系统服务应用层。比如该层同时收到如下信息:①最新购置的《简爱》图书存在质量问题,需要换货;②某用户发出借阅《简爱》一书请求;③《简爱》已入库30本。该信息智能处理层通过人工神经网络根据信息发出用户权限权重,综合分析这3条信息,得出最终决策,即无法满足图书借阅人的需求,并报送至系统服务应用层。 3.4系统服务应用层 系统服务应用层主要包括图书查询、图书借阅、图书定制、个性化服务、期刊查询、专利查询、各领域专家查询等功能界面。该层主要建立系统与用户的交流沟通,将用户需求通过信息接入与传输层传输至信息智能处理层,同时将信息智能处理层所做出的决策实时反馈给用户。比如针对3.3中实例,智能处理层将所做出的“无法满足借阅人的需求”信息发送至系统服务应用层后,该层则向用户做出反馈:“尊敬的用户,图书馆暂时无法借阅《简爱》一书,请谅解”。 4系统服务模式的创新 4.1读者信息的方便获取和修改 智能图书馆信息资源管理系统通过用户所持有的借书卡(无线电讯发射终端),自动获取进入图书馆的读者基本信息,包括读者姓名、年龄、班级、学号、曾借阅图书信息等。在用户提出修改用户信息时,系统根据用户所提修改内容,自动对用户信息进行修改和保存,并告知用户保存成功。智能图书馆信息资源管理系统通过RFID、传感器网络极大地提高了读者信息获取和修改的效率。 4.2图书的快捷管理和精确定位查找 智能图书馆信息资源管理系统通过管理员在图书上粘贴的无线电讯发射终端来录入图书信息,通过每层书架上无线电讯发射终端来精确定位图书所存放的位置,方便用户查找。比如:《简爱》一书进货后,将该书基本信息刻录至无线电讯发射终端,并将该终端粘贴至图书上。在该书进入书库时,信息即时被录入至图书馆信息资源管理系统中,当该图书被放置在第二层第17排书架时,其具体位置信息被传输至图书馆信息资源管理系统中,用户查找本书时,即可实时提供。 4.3信息资源的实时检索和查询 信息资源的实时检索和查询主要用于图书馆管理人员和读者对图书、期刊等信息的实时掌握。在读者发出图书、期刊、专利等信息查询请求后,智能图书馆信息资源管理系统根据无线电讯发射终端实时确定图书具体存放位置,并将该位置即时提供至用户终端,极大地方便了读者。同时,图书管理人员可通过管理系统实时查看信息资源存储情况、是否饱和、是否缺货、具体需求量、最近借阅情况等,对图书馆的基本情况有所了解。 4.4馆藏信息的智能和推送 馆藏信息的智能和推送主要是建立图书馆与用户之间的实时联系。智能图书馆信息资源管理系统具有信息推送和功能。系统通过信息推送平台,可将新入图书、用户定制图书到货通知、图书过期通知等信息推送至用户接收终端,如用户手机、微信、QQ上,以便读者更为深入地了解图书馆相关情况,同时为用户个性化定制提供帮助。 5结语 随着物联网技术的不断推广,其优势日益明显,它的信息动态可见性可测性、高分辨率的信息捕捉功能极大地提高了图书馆信息资源管理的能力和水平。同时,该技术的应用极大地方便了读者对图书馆信息资源管理系统所有功能的使用,进一步拉近了图书馆与读者之间的距离,为图书馆信息服务向更高层次迈进打下了坚实基础。 作者:吴志玮 单位:南京政治学院图书馆 信息资源管理论文:网络环境下图书馆信息资源管理论文 一、网络环境下信息资源的特点 (1)随着网络的发展,信息资源内容越来越丰富,种类繁多,涉及多种学科,同时承载这些资源的载体多种多样,有文本、图形图像、声音、动画等. (2)网络的出现一方面对信息提供了场所,使得信息的流通不受时间空间的制约,极大地促进了人类信息资源的共享,另一方面又给人们带来了困惑,信息的自由性和任意性,使得目前社会上存在大量的虚假信息,作为图书馆在对信息资源管理时应该完善质量监控机制,确保信息资源的质量. (3)随着网络覆盖范围的不断扩大以及网络技术的发展,存在于网络上的信息资源以飞快的速度传播并迅速增长,网上信息资源正以每年50%的速度递增,人类社会真正进入了“信息大爆炸”的时代. 二、网络环境对图书馆信息资源管理的挑战 计算机技术、通信技术和网络技术的高速发展给图书馆的信息资源管理带来极大的有利影响,但同时也带来了巨大的挑战. 1对图书馆信息资源组织的挑战 图书馆传统的信息组织大多数是以人工方式进行,组织方法只适用于文本信息,且组织方式具有较高的专业化、规范化.随着网络的出现,提供了大量的非文本信息,这就需要改变原有的信息组织,实现自动化,改革传统的信息组织方式.另外,在网络环境下,信息用户呈现多样化、复杂化,大多数信息用户未经图书馆专门训练,缺乏计算机数据处理知识和必要的检索信息的技能,传统高度专业、规范的信息组织方式已经不能满足人们的需要,这就要求信息组织透明化、易用化. 2对用户信息需求分析的挑战 信息用户是图书馆存在的主体,离开了信息用户,图书馆就失去了存在的意义,信息的价值也无法实现.随着网络介入人类生活,信息用户的信息需求也发生了重大的变化.首先,随着信息经济的深入,各种信息之间的知识内容相互融合、交叉,再加上交叉学科、边缘学科的不断涌现,使信息用户不仅仅需要概括性的信息,而是需要大量、指向性很强的信息,增加对细小信息的需求.另外信息用户也呈现多元化趋势,信息需求向多样化发展.其次,随着生活节奏的不断加快,人们对信息的需求日益迫切,希望在最短的时间查找所有相关的信息,同时又确保查准率.这就要求图书馆建成大量的数据库和光盘库,将相关信息有效集合,以便读者信息检索.最后,信息用户从被动接受信息服务转向主动利用信息,信息需求心理发生变化. 3对图书馆信息资源服务的挑战 目前,网络环境下图书馆信息资源服务虽然已经有了很大的发展,比如可以同WWW服务、FTP服务、BBS服务、E-mail服务等.但在信息资源类型繁多、数量庞大的背景下,这些服务模式还是不能满足用户要求快速、准确获取信息的要求,这就要求图书馆进一步完善信息服务. 三、网络环境下图书馆信息资源管理的功能拓展 基于网络的图书馆信息资源管理的基本目的是减轻经费缺乏对图书馆造成的压力,通过实现网内成员馆的资源共享来改善图书馆服务.围绕这一基本目的,其主要功能应从以下六方面拓展. (1)管理功能在规划和建设初期,网络管理功能可能不会受到足够重视.随着市场上网络向纵深发展,管理功能的重要性日益突出.因为管理不善,网络无法维持下去,面临“夭折”的危险局面.管理功能包括控制和评价网络正常运作的一系列活动,如经费预算、结算、网络成员馆协作、科学决策、网上反应速度和资源管理等.图书馆网络同其他网络一样面对市场经济的冲击,只有不断发挥它的价值才有生命力.国家各级政府可以在建网初期投入经费支持,只有见到较好的效益,具有一定规模的信息和用户,加上科学管理,网络为社会作出贡献,才能再获得经费的支持,形成良性循环,保持网络正常运作. (2)共享功能共同建立网上成员馆的书目数据库,用户可方便地查询网内所有书目资源.如美国俄亥俄学院协会成立了OCLC(当时为俄亥俄学院图书馆中心,现改名为国际电脑图书馆中心).OCLC从当初的俄亥俄州的49个成员图书馆网络发展到今天覆盖全球的国际性网络组织,这是全世界最大的书目网,其数据库也是人类历史上规模空前的联机联合书目数据库.我省的图书馆由于经费的限制,不可能与OCLC连接,是否能建立地区性书目网组织,使本省图书馆的书目数据库资源达到共享,是值得探索的. (3)馆际互借功能一个图书馆的资源有限,不可能满足其读者对信息的需求.通过网络与成员之间可以互通有无.各馆通过网络预约功能、公告栏、电子函件、实现实时的馆际互借.网络使长期的信息壁垒土崩瓦解,实现真正意义上的资源共享. (4)合作采购与编目功能合作采购能节省经费,避免不必要的重复采购.各自需要确定采购的范围、品种.在一个图书馆网中采取集中式共享编目,用户在各自终端或局域网上连通网络中心实现联机编目. (5)联机检索与通信功能能够通过图书馆网查询各种数据库信息,可以从题名、作者、主题、关键词等途径检索.在INTERNET网上用全球图文超文本查询工具(WWW),菜单工具(GOPHER),WAIS等工具开展网络信息检索等服务.电子信息可从网上联机检索到网上传输一气呵成.采用邮政、电话、网络通信手段把传统的图书馆网联系起来,组成现代化的图书馆网.现代通信技术加上计算机网形成了远程通信网络,能够实现图书馆网间电子邮件、远程查询、远程登录和信息传输等服务. (6)教育功能图书馆网可以与教育网互连,利用多媒体通信技术可以实现教育功能,开展继续教育、教育培训、计算机辅助教育、新闻时事、思想意识形态教育等活动.网络绝不是一种冷冰冰、硬邦邦的“硬件”,它还有着复杂的“软”内涵.图书馆的网络化是把区域、跨区域和跨国的图书馆自动化系统,通过通讯线路连接,形成图书馆的广域网.这种广域网是开放性的,除了各子系统之间可以互访外,还可以同其他的网络互联.通过网络,图书馆之间不再是信息孤岛或信息群岛,通过网络图书馆还可以与其他的信息行业融为一体,真正达到互连共建,资源共享的目的.目前,我国公共图书馆网络化建设尚处在酝酿阶段,各馆自动化系统发展到一定阶段,有一定规模的机读目录数据库,有一部分自动化图书馆已与INTERNET相联接.但始终没能摆脱“自给自足”式的小农经营方式,使图书馆一直追求的资源共享和提供广泛的社会化信息的目标难以彻底真正地实现.其问题的关键就是网络化的匮乏.而当今图书馆经费不足,信息量剧增,用户对信息的需求日益增加,单个图书馆已很难应付这种局面,图书馆之间建立某种联系和共享书目数据、文献资料、技术和硬件等资源,利用社会化通信技术完成预定的合作任务是图书馆事业的一种高度组织形式.网络化应成为图书馆自动化进一步发展的突破口与关键,也应该成为图书馆界人士所追寻的目标. 四、总结 随着“数字图书馆”、“电子图书馆”、“虚拟图书馆”、“没有墙的图书馆”这些概念和实体的形成,图书馆对信息资源的划分已不可拘泥于以印刷型与非书资料通称,而应以电子信息和非电子信息两大类来划分.在社会日趋走向信息化的环境中,对信息的处理和开发逐步深入,从以揭示一次文献为主的书目电子化走向文献原文的电子化,图书馆自动化正从文献的业务管理走向文献开发的信息资源管理.电子化、网络化已成为图书馆自动化发展的主流方向.图书馆信息资源的开发与管理,网络的建设与功能的拓展日显重要.因此,加强信息资源管理,优化网络对图书馆信息资源管理是一项具有战略意义的工作. 作者:徐茹倩 章洪 单位:金华职业技术学院 浙江金融职业学院 信息资源管理论文:企业信息资源管理论文 摘要信息资源管理能为企业营销提供有针对性的信息资源支持,并成为企业电子商务活动成功运行的重要手段。 本文论述了企业电子商务活动中信息资源管理的管理目标、管理层次、管理模式和管理内容等问题。 关键词电子商务信息资源管理企业营销 电子商务改变了企业的竞争方式、竞争基础和竞争形象,使企业的营销业务拓展到全球。企业为了在激烈的市场竞争中求生存、求发展而进行的关于竞争对手、竞争环境、竞争策略的竞争情报活动,在一定程度上是企业信息资源管理能力和水平的较量。企业信息化带动了电子商务的发展,促使企业通过信息资源管理来实现电子商务活动中的信息资源优化利用,并追求企业的最大效益。信息资源管理在企业营销中具重要作用,成为企业运行电子商务中快速反应、正确决策、增强竞争力的重要保障。 1企业电子商务活动中信息资源管理的目标 电子商务采用信息技术手段将贸易活动中商务文件、货币甚至商品的流动,通过Internet以网络信息的形式进行传输,为人类创造了一个广阔的商务空间。网络信息流动不受时空限制的优势,使任何一个企业的商务活动范围都可以扩展到全世界,极大地提高了商品的营销率。电子商务以其显著的信息优势为企业奠定了激烈竞争中的生存之源和立足之本。电子商务的信息优势主要是指企业获取信息和处理信息的能力,即提高企业宣传商品、分析目标市场、决策支持及新产品开发等方面的信息能力。这些信息优势主要取决于企业信息资源管理目标。信息资源管理目标不仅制约着企业的市场竞争力,而且也决定了电子商务信息优势的发挥与创造。 企业电子商务活动中的信息资源管理目标主要是:a•借助安全的信息网络,保证与电子商务相关的信息进入企业的营销活动中;b•根据电子商务活动的需要采用相应的信息技术和信息设备;c•树立信息资源是战略性资源的观念,设置信息资源管理者的合理地位;d•建立并实施一系列有关收集、加工、传递营销信息及产生决策信息的科学方法;e•接受政府有关电子商务法律、法规的指导,保障企业电子商务活动的安全运营;f•寻求社会提供技术与商务等方面的支持,降低电子商务活动中来自信息网络、信息设备、交易人员及不法分子的威胁;g•为所有企业职员提供信息素质教育、培训的机会,使他们具备从事电子商务活动的信息意识、信息能力和信息道德。 综上所述,信息资源管理的基本目标是借助信息技术、信息政策、信息人才等条件,实现企业电子商务数据的完整性、可靠性,并消除商务信息安全隐患、减少商务信息冗余,增强企业处理动态和静态条件下的内外部信息能力以提高企业的营销效益。 2企业电子商务活动中信息管理的层次 电子商务是通过Internet进行的多项商务信息活动,包括网络广告、网络交易、网络支付、网络服务、网络信息交流等。Internet以其特有的开放性和交互性,不仅为企业提供了图文并茂的电子商务交易手段,而且实现了企业在网上同任意地区的任何客户直接进行咨询、洽谈、订购和签约,并在金融信息化的基础之上实现完整的电子商务活动。这种信息活动必须实施科学的信息资源管理,才能保证企业电子商务的安全正常运行。企业电子商务活动中的信息资源管理是由营销信息管理、信息系统管理和商务信息活动管理三者组成的统一体。 a•营销信息管理是指对企业电子商务活动中各类信息进行收集、加工、组织、传递,形成各种商务信息和决策信息,并实现企业电子商务活动既定目标的管理层次,是企业电子商务信息资源管理的优秀内容。 b•信息系统管理是指对涉及企业电子商务活动的信息系统要素(信息网络、信息系统、信息技术等)进行合理地计划、集成、控制,保证实现营销信息的充分开发、有效利用,满足企业内外部对各类营销信息需求的管理层次,是企业电子商务信息资源管理的基础内容。 c•商务信息活动管理是指对企业电子商务活动中的各类环境要素(人员、政策法规、营销策略等)进行综合性规划、协调、指导,以保证企业电子商务的正常运营,最终实现企业电子商务战略目标的管理层次,是企业电子商务信息资源管理的保障内容。 企业电子商务活动中明确信息资源管理的层次,将有助于制定和落实电子商务的信息安全措施、普及应用信息技术、加强网络信息交流、改善企业营销信息利用率、提高电子商务的经营决策,为企业电子商务活动提供良好的信息安全环境,创立电子商务的信息优势和竞争优势。 3企业电子商务活动中信息资源管理的模式 企业电子商务活动的成功与否,在很大程度上取决于信息资源管理的水平和质量。要保证信息资源在电子商务活动中战略性资源的地位必须要制定科学的管理机制,否则,将导致信息冗余、信息污染、信息隐患等问题。因此,企业电子商务活动中的信息资源管理应是集技术管理、经济管理、人文管理于一体的高层次、战略型的综合管理模式。 3•1技术管理模式技术管理模式是保证信息技术在企业电子商务活动中有效应用的管理手段。管理的重点内容是采用信息网络和多种信息系统来保证各类营销信息的获取、存储、加工、传递,并产生有效的决策信息;采用防火墙、信息加密技术等措施,增强营销信息的保密性和安全性。 3•2经济管理模式经济管理模式是保证企业电子商务活动通过信息资源管理创造经济新增长点的管理手段。管理的重点内容是合理配置信息资源,评估信息网络、信息系统的经济效益,分析信息成本,确定信息商品价格,预测信息资源的经济效益,预测企业电子商务的发展方向,研究竞争对手,了解商贸政策等。 c•人文管理模式。人文管理模式是完善电子商务的信息安全环境,保证企业电子商务正常运营的管理手段。管理的重点内容是:企业员工的信息素质教育、企业信息人才的配备、规划电子商务的信息战略、制定信息政策保证信息资源(营销信息、信息人才、信息技术、信息设备等)发挥最大效益、利用信息法律解决电子商务中的信息安全隐患等。 随着电子商务的发展,企业的生产、管理都将紧密围绕营销信息来组织实施。企业采用信息资源综合管理模式,有利于企业决策者在安全的信息环境中加快信息的传递、提高信息的利用率,保证战略管理的实施;控制信息环境、促进信息利用与信息输出同步发展,有效地进行信息战略控制;筛选、分析信息,支持竞争战略的制定。 4企业电子商务活动中信息资源管理的内容电子商务为企业提供了一条崭新的营销途径,它不仅为企业创造了全球性的贸易环境,而且促进了企业营销向异地化和多元化方向发展 实施企业电子商务活动中的信息资源管理,营造完善的企业电子商务信息环境,将直接促进企业电子商务活动的健康发展。 4•1创立Interanet和Extranet通过Interanet实时连通企业内部单位,加强企业内部各单位的联系,提高管理工作的效率和信息反馈的速度;借助Extranet宣传企业产品和服务、树立企业形象、沟通与外界的商贸联系,并阻挡非授权用户使用或窃取企业重要信息,保证电子商务的安全运行。 4•2建设信息系统如事物处理系统、知识工作系统、办公自动化系统、管理信息系统、决策支持系统和高层主管支持系统等。企业依靠信息系统,实现对决策、控制、操作、分析问题和创造新产品及其服务所需信息的收集、加工和反馈,以保证企业在电子商务中通过信息系统获取最大效益。 4•3普及信息技术采用计算机集成制造技术,提高企业的产品开发、生产、销售、管理和决策等业务环节的自动化程度;采用信息通信技术手段,加工处理宏观信息、产品流通信息和价格信息,提高企业管理水平和市场快速反应能力;采用安全的加密技术、数字签名、电子安全交易认证、防火墙、虚拟专用网等信息技术,确保电子商务的安全运行。 4•4开发信息资源主要包括企业内、外部信息,如政策法规信息、市场行情信息、客户信息、行业信息等。企业要依靠信息网络和信息系统加工和传递企业内部信息,以合理配置企业各种资源,杜绝浪费、节约资金、减少消耗、降低生产成本。企业需借助信息技术手段,建立高速大容量的外部信息采集、加工和传输系统,制订合理的产品价格,缩短产品设计、生产、流通周期,调整生产任务和产品结构,开发新产品,以适应市场需求的变化。对企业采集的各种信息应及时进行存储、加工、分析、预测,以提高企业管理者的决策水平,提高企业的竞争能力。 4•5设置首席信息经理(CIO)CIO是企业电子商务活动中实施信息资源管理计划的规划者和指导者。CIO主管企业的信息中心,负责企业营销信息的收集、加工、处理和传递,建设和维护企业电子商务活动中的信息网络、信息系统,保证信息渠道的顺利畅通,为企业电子商务活动中各参与者提供全面的信息服务。 4•6增强信息人力资源管理为保证电子商务的运营,企业需培育和引进一批高素质的数据处理人才、信息技术人才和信息管理人才,以帮助企业决策者筛选、分析信息,支持竞争战略的制定。同时应对企业员工开展信息素质教育,培养企业员工具备开发和利用信息资源的意识和能力,掌握必要的信息处理手段,树立良好的信息道德,并最终形成企业信息文化氛围,提高企业的创新能力。 4•7规划信息战略企业的信息战略要关注企业信息文化的建设,努力营造重视信息资源及信息资源共享的文化氛围;明确企业电子商务活动中产生的信息是企业的公有财产,除因道德、法律和商业机密等特殊原因的限制,企业范围内信息资源的使用应是自由和方便的;制定企业部门和员工的信息责任,监督和保证企业部门和员工在信息的处理、使用和传播过程中必须与国家、企业的政策法规和道德规范相一致。 4•8颁布信息政策法规信息政策法规是指保证企业在网络环境下正常运作,促进企业电子商务发展的一系列指导性文件、条例、法令等。信息政策法规是企业实施、控制和协调电子商务的重要因素,对企业的电子商务活动提供具有导向性和约束性的行动准则。企业采用信息政策法规调动和约束各方行为,协调电子商务各参与方的利益,确保电子商务的顺利进行。 信息资源管理论文:关于人事档案以人为本信息资源管理论文 摘要:《世界人权宣言》就曾确认:人人有权享有通过任何媒体寻求、接受、传递消息和思想的自由。随着社会的进步、经济的发展,现代社会民主法治不断完善,公民民主权利意识不断增强,知情权作为一项独立权利也在不断地发展演变,其外延在不断扩大,“知情权既有公法权利的属性,也有民事权利的属性,特别是对个人信息的知情权,是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分。” 一、汤国基档案事件 汤国基,知名青年作家,在海内外发表作品三百多万字,1983年毕业于湖南益阳师范专科学校。在那个急需人才的年代,汤国基并没有顺利地找到工作,而是多次被拒绝。20多年来,汤国基一直以自由撰稿为生,没有正式的工作单位。2002年12月3日下午,汤国基突然接到了由宁乡县教育局安排挂靠的单位——东湖塘初级中学的电话,要他“赶快回宁乡办理精神残疾手续,以应付再就业政策的检查”。这是他第一次听到有人以组织的名义认定他是“一个精神病人”。2003年6月,一位正直人士向他住所的信箱里投进了三份复印件:处分决定、毕业鉴定和精神病司法医学鉴定书。 此时,汤国基才最终明白自己20多年来找不到工作、谈不到对象、处处碰壁的原因。那就是他曾经得罪过的班主任,在他的档案里明明白白地写到:“该生平时很少参加政治活动,经常不请假旷课,胸襟狭窄,多疑善嫉,经常扬言报复杀人——有时精神有反常现象。有严重的神经官能症,不宜担任教学工作”等评语。而此前,汤国基对此却一无所知。 汤国基档案事件揭示了传统人事档案制度真实记录功能的部分丧失,表明了现行人事档案制度存在着严重的信息不对称问题。这种制度剥夺了公民对人事档案的知情权,违背了现代管理“以人为本”的原则,造成了现有人事档案制度社会公信力的不足。因此,我国人事档案制度应该进行合理地改革,人事档案信息应该适当地公开,从而使人事档案能够更好地为现代社会服务。 二、人事档案信息公开的依据 1、理论依据 知情权是指公民、法人及其他组织,知悉、获取官方或非官方信息的自由和权利。这一概念是由美国新闻编辑肯特?库柏在1945年首次提出的。二战后,美国联邦最高法院通过判例确认了此项权利。在许多国际法中,知情权都是公民的一项基本人权,是基于人的自然本性和社会本性的需要而产生的社会权利,是先于法定权利而存在的社会道德与习惯权利。《世界人权宣言》就曾确认:人人有权享有通过任何媒体寻求、接受、传递消息和思想的自由。随着社会的进步、经济的发展,现代社会民主法治不断完善,公民民主权利意识不断增强,知情权作为一项独立权利也在不断地发展演变,其外延在不断扩大,“知情权既有公法权利的属性,也有民事权利的属性,特别是对个人信息的知情权,是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分。” 2、法律依据 我国宪法中虽然没有对公民知情权的明确规定,但不等于说我国公民就没有知情权。我国宪法第二条第一款规定:“国家的一切权利属于人民”,这条规定确立了人民主权的原则,肯定了人民是国家权力的所有者。通过“权利推定”可以肯定,我国公民享有知情权。所以说,知情权在我国宪法中不是没有规定,而是被作为一种隐含权利体现在宪法中。因此我国公民对自己的档案信息享有一定的知情权,可以将人事档案信息向本人有条件地开放。 3、国际经验 在美国,所有任职或离职的雇员都可以在正常工作日。出于合理的要求,申请查阅本人的人事档案(鉴定、考核、录用等材料除外),档案保管部门必须为查阅者提供免费的影印件。如果档案保管部门拒绝雇员查阅档案的合理要求,雇员可以向法庭或者有关部门申请法律援助。如果雇员对人事档案的部分内容产生质疑,可以向主管部门提出,如判定确实有错误,可将其剔除或由本人提交一份澄清事实的备忘录,放人人事档案中。非本单位的其他利用者,在证实确实需要查阅雇员档案时,也可向法院申请,经审核批准后以被授权人的身份查阅人事档案。 4、现实需求 随着改革开放的深入与市场经济的发展、公共领域的扩大与市民社会的成形,原有人事档案制度已无法适应时代转型的要求,成为阻碍人才合理流动的壁垒。2005年7月,陈潭博士主持的人事档案制度研究课题组的抽样调查显示,只有19%的受访者看到过自己的档案,而有83%的受访者认为自己应该有看到自己档案的权利。有45%的受访者认为现行的人事档案制度亟需改革,而有84%的受访者认为我国现行的人事档案制度作用不大,可有可无。公民的呼吁和无视应该引起档案界的高度重视。 此外,“汤国基档案事件”只是被媒体报道出来的一个事件,而在现实生活中也许还有许许多多与他有着相似遭遇的人们。正如汤国基在其申诉书中写的:“我希望我20多年的遭遇,也能促使党和政府痛下决心,果断地废除人事档案的填写由一两个人暗箱操作,自己的档案自己不能看的罪恶制度,建立起公正,公开,便于监督,可以申诉的新的档案制度,以保障每一个公民对于自己的档案的知情权,从而杜绝重演一句错误的评定毁掉一个人的一生的悲剧。” 三、人事档案信息公开的对策 人事档案信息公开是一项全新的工作,也是一项长期、复杂的系统性工程,它涉及组织部门、人事部门、档案部门等多个部门,需要全社会的共同努力才能完成。 1、树立“以人为本”的理念 人事档案工作人员应该与时俱进、解放思想,树立“以人为本”的理念,在人事档案管理过程中,始终把尊重人、关心人、爱护人、开发人作为工作的出发点;要具备对国家和人民高度负责的事业心和责任感,熟练掌握人事档案管理知识,采取多种方式,积极开展人事档案信息公开咨询服务,回答人们提出的相关问题,通过信息公开咨询服务,接受人民的监督。 组织、人事、劳动、档案等部门应全力营造公民对自己人事档案知情权的舆论氛围,对群众进行积极的宣传教育,提高他们的档案意识和民主法制意识,提升他们参与管理以及维护自身合法权益的能力,激发他们利用档案的热情;应打破公民对人事档案的神秘感和陌生感,使公民认识到只要履行一定的手续就可以了解本人人事档案的内容,并利用人事档案来解决一些实际问题。 2、完善相关的法律法规 我国现行的人事档案法律法规中,关于档案公开利用的条款大多是在上个世纪制定实施的。限于当时的政治、经济体制和人们的档案意识,这些条款在保障公民的知情权等方面考虑不多。例如1991年中组部的《干部档案工作条例》第三十一条就明确规定:“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这一规定与我国市场经济体制发展的需要和现代社会的发展趋势是相悖的。 所以,有关部门应该修改和完善现有的档案法律法规,明确规定公民对自己的人事档案享有知情权,可以合法地查阅自己的人事档案,同时保护好个人隐私权;应该根据新形势下人才频繁流动的现实,重新制订收集范围、保密期限、秘密等级等方面的规范;应该建立违法责任追究制,对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人,追究其相应的法律责任;通过设立举报箱、向社会公布监督电话、成立监督检查小组等方式保护公民的知情权,实现对人事档案信息公开的监督。 3、转变人事档案管理模式 在社会主义市场经济条件下,我国应该改革旧的人事档案管理模式,建立新的人事档案管理模式。应该对人事档案进行社会化管理,将人事档案的收集、整理、保管、提供利用等工作交给拟建或已有的社会中介机构——人事事务所、人才交流中心、公民文件中心等等,让公共权力机构、公共事业单位与公共雇员“袖手旁观”,从而实现社会的“人事”和公共管理功能。 我国应该借鉴外国人事档案管理工作的有益经验,探索有中国特色的社会化、开放式的管理模式;应该规范人事档案工作、严肃人事档案内容,杜绝因人事档案产生的种种失范现象,充分保障公民的合法权益。在法律允许的范围内,最大限度地开放、开发人事档案信息资源,为社会各方面提供利用服务。打破城乡、区域、部门、行业、身份及所有制的限制,推动人力资源由“单位所有”变为“社会所有”,满足人才流动过程中对人事档案的需要。 综上所述,公民对本人的人事档案享有知情权,人事档案信息应该有条件地公开。这样不仅有利于增强公民的档案意识,方便公民利用档案,还有利于加强对人事档案工作的监督,使人事档案工作能更好地为社会服务。 信息资源管理论文:虚拟企业信息资源管理论文 1.虚拟企业内涵 虚拟企业是指两个以上独立的实体,为迅速向市场提供产品和服务#在一定时间内通过互联网结成的动态联盟。美国的耐克(Nike)、康柏(Compag)等公司是虚拟化运作的典型代表。 下面将众多研究者关于虚拟企业的几种典型的定义列举如下: 定义一:(虚拟企业)是指建立在信任基础上,连接消费者、制造商和供应商的任何一种新的、广泛的组织间的形式。 定义二:虚拟企业是相互独立的企业、供应商、消费者,甚至是竞争对手之间建立的临时网络,它通过信息技术相互连接,以实现技术共享、费用分摊或进入对方市场。 定义三:虚拟组织是为了迎合明确的市场机遇或预期的市场机遇而产生的由各种企业形成的企业集团,其中人员和工作过程都来自于这些企业单位,他们彼此紧密联系,相互影响,为共同的利益而奋斗。 定义四:虚拟企业是以通信网络为基础而存在的一种临时网络,目的是实现技能和资源的共享、成本的分摊和利益的分享,来积极地回应产品或服务的市场机遇,以实现更高的经营目标。 定义五:虚拟企业是一种临时或持久的,地理位置上分散的,来自不同企业或实体的个人、群体和组织组成的集合,依靠电子网络技术的连接来完成生产。 定义六:虚拟企业在物质意义上是不存在的,它仅在电子网络中以伙伴关系的形式存在,其具有模糊的商业组织形式,仅为抓住市场机遇而存在。 从上面的定义可以看出,对虚拟企业认识主要分歧在于认识的角度和侧重点是不一致的。例如:定义一、二、三强调虚拟企业的形式特征,从组织的角度来定义虚拟企业。而定义四到六则侧重虚拟企业的技术特点。虽然我们很难从这些定义中得出虚拟企业是什么的准确回答,但由此我们可以分析出构成虚拟企业的基本特征,以便我们清楚地界定虚拟企业的本质内涵。 2.虚拟企业特点 虚拟企业与传统企业相比较,具有以下几个特点:(1)运作方式合作化,通过与其他企业合作形成强大、完整的功能,以任务和目标为中心,一旦目标实现、任务完成,则自行解散。(2)组织结构扁平化、信息化和柔性化,因为虚拟企业是根据某种市场机会构建的跨越组织内外边界的企业网络,所以它变传统的刚性直线式组织为柔性扁平式组织,变静态结构为动态结构,使企业联盟对于市场信息的反馈更为灵敏。(3)以彼此的合作和信任为基础,虚拟企业变传统企业间的输赢关系为双赢或多赢关系,其成员企业之间联系的纽带是共同的利益以及作为保障其利益目标实现的措施:协议和合约。虚拟企业的灵魂是合作,而合作的基础是信任。 3.虚拟企业原理,运作过程 BauerandKoszegi(2001)认为,虚拟企业是伴随着信息技术的广泛应用,一些在法律上独立的公司形成的暂时性的、松散的网络。它可以通过结合各个公司的优秀能力面对一些特殊的商业机遇,使价值增值过程最优化。 由于虚拟企业运作方式的动态性和灵活性,导致其各成员企业追求短期利益,能获得比独立运作时更大的利益是它们参与虚拟企业的主要原因,这就使得利益分配问题显得尤为重要,利益分配的不合理是导致虚拟企业中途解体的重要风险因素之一。在制定利益分配方案时需要遵守以下原则:一是双赢原则,即保证参与方获取利益时不以其他参与方利益损失为前提;二是风险匹配原则,做到收益共享,风险共担;三是投资匹配原则,即收益分配应与虚拟企业建立之初和运作过程中各成员企业付出的投入相匹配;四是满意度决策原则,即利益分配方案由众多成员企业群体决策,不断改变满意度,寻求最佳方案;五是科学分配原则,即以科学的合作利益分配理论为基础,而不是完全凭主观判断。 现实中,众多虚拟企业的成功运作表明其合作关系至少是相对稳定的。往往将这种稳定性归之于共同远景、相互信任这些概念之上。但是在经济学视野中,合作双方是否有诚意或有多大的诚意不是一个人性问题,而是一个成本问题。那种缺乏个人理性基础的合作关系或者说相互信任在经济学的分析中无法将稳定持续下去。换句话说,虚拟企业松散而稳定的合作关系背后必定存在着基于利益得失比较的机制。虽然普若斯(1998)认为,虚拟企业的组成和运作并不简单,虚拟企业的一些优势也带来了最为明显的合作上的困难,但本文在合作经济学最新进展的基础上,认为稳定的虚拟企业合作关系恰恰建立在区别于一般实体组织的特点之上。 虚拟企业的伙伴关系在本质上是利益关系。按照普若斯(1998)的看法,合作带来的利益主要有:共享基础设施和研究开发;为顾客提供一个独立公司无法做到的服务,从而抓住一些市场机遇;通过并行工程缩短“观念———现金”的时间;满足个性化的需求和实现规模经济的统一。实现这些利益的一个基本条件是选择到合适的合作伙伴。伙伴的选择一定要基于利益的标准,合作利益的大小自然会影响合作的稳定性。 任何一个企业如想参与到虚拟企业合作网络中,它要走的第一步是定义自身专长的功能,并成为较为单一的优秀性单元组织。在参与到合作网络中后,结合其他的企业功能,共同为满足消费者个性化的需求服务。因此,虚拟企业合作时,专业知识和优秀能力的相互利用会产生出更大的价值,这说明虚拟企业是更深入分工层次上更广泛合作的产物。这种分工是企业能力上的分工,这就决定了每个参与的个体企业的努力程度对合作组织的总体绩效影响非常大,个体间的依赖性更强。 虚拟企业是以机会为基础的动态联盟,与一般企业采用的组织结构不同,建立虚拟企业是为了抓住经营机会,目标达到后虚拟企业就应被解散,这样才能发挥虚拟企业的速度优势。对于虚拟企业中每个合作伙伴来说,由于其不能单独给消费者提供任何有价值的东西,所以,与外部的合作在组织的整个生命周期内都是必不可少的。这是合作的长期性,但对于某个具体的合作伙伴来说,合作关系又是暂时的,是以市场机会为存在基础的。当机会消失后,伙伴关系就会解散,下一次机会来临时,以往的合作伙伴能否再聚在一起,却是不确定的,这是合作关系的暂时性。 实践中的虚拟企业是在企业能力层次上的分工,一般有明文契约确定关系和指导行动。然而,在这个急剧变化、高度分工的社会中,由于人类固有的有限理性,个人乃至单个组织所掌握的信息相对于社会总体的信息量总是越来越少,契约总是不完全的,事后执行过程中出现的问题与事前契约所规定的内容往往难以对应。由于缺少标准,来自第三方的判断就不能合乎真相,造成了第三方执行的困难。同理,由于信息的缺乏,加上空间的距离,合作者之间的相互监督也不可能充分,而虚拟企业本身没有产权关系做纽带,自然也就没有一个委托人作为监督人出现。因此,从总体上来看,虚拟企业协议的执行只能是依靠利益的自我力量。 虚拟企业兴起的背景之一就是信息技术在企业组织中的广泛应用。ChristianScholzc(2000)认为,信息技术的应用是虚拟企业的三个特征之一,应用信息技术使虚拟企业合作的视野可以放大到全球。由于技术的约束,传统的合作组织大部分都是面对面的合作,而伙伴的选择面比较窄,沟通也是面对面的,因此,在虚拟企业的合作中,享受了较宽的选择面之后,如何进行沟通就是一个新的课题。 从表面上看,由于广泛采用信息技术能降低企业间的协调成本,虚拟企业的合作伙伴数量会有一定程度的增加,但实证的研究却发现情况相反。事实上,科学技术的发展使虚拟企业间的合作更多表现为隐含契约,监督总是不足,第三方执行也有其固有的困难。因此,BalosandBrynjolfsson(1997)指出,虚拟企业合作激励的重要性随信息技术的广泛应用而上升。这样,将合作伙伴数量控制在一定范围内,可以提高合作伙伴事后的讨价还价能力,从而对各方有一个更强的激励。这就决定了观察到的虚拟企业合作伙伴数量总有一定的范围。 第二章:信息资源的过程管理 1.信息资源基本概念 信息资源是国家创新体系中最活跃的要素之一,成为关键的战略资源和社会经济的决定因素,获取信息成为个人和组织的基本生存方式。国家信息化工作领导小组先后在2004年、2005年两次会议上审议并原则通过了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(即“34号”文件)和《国家信息化发展战略(2006-2020)》,信息资源的开发和利用在我国被提到前所未有的战略高度。信息资源的获取则是信息资源的开发和利用过程中的重要环节。 2.信息资源的研究对象 信息资源是指在国民经济和社会发展中,人们在各个领域、各个层次产生和使用的信息的总和。它既包括各类经济社会活动的信息,也包括与各经济社会活动相关的信息。信息资源超越了传统沿用的文献、情报、知识、数据等概念。从信息内容的表达方式看,信息资源具有文字、数值、声音、图像、视频等多种存在形式。从信息表达的内容看,信息资源既包括经济信息、科技信息、教育信息、文化信息等社会人文信息,也包括空间地理信息、气象信息、动植物物种信息以及人类遗传信息等自然信息。 3.信息资源管理过程 无论是人、生态系统,还是技术和企业,在各自的生命周期内,都要经历从出生到成熟再到衰败的不同过程。信息同样有着产生、发展和消亡的过程。信息从它产生之日起就自然而然地进入了一个循环,经过收集、复制、访问、迁移、删除等多个步骤,最终完成了一个生命周期,周而复始。数据刚生成时,处于生命周期的早期,这个阶段的数据被频繁使用,需要昂贵的存储技术和方式来保护数据。如RAID磁盘、复制、定时拷贝、多级备份等等。随着数据“年龄”的增长,访问频率逐步降低。这时候,应该将这类数据从昂贵的磁盘迁移到较为便宜的存储设备上,不必再进行磁盘卷以及保留几份数据快照等。最后,当数据“老化”到不再被访问时,就要考虑将其删除或迁移,采用最便宜、最安全的存储方式,方便需要时的调用。这就是信息所经历的整个生命周期。 信息只有在不断的流动过程中才能实现其最大价值。为了让信息更好地有序地流动,就要对它进行必要的管理,于是信息生命周期管理(InformationLifecycleManagement,ILM)这一概念就应运而生了。信息生命周期管理不是一个新的存储解决方案,也不是某个硬件或软件产品,而是评估和管理信息的存储方式,是一种信息管理模型,贯穿信息整个生命对其进行管理,从创建和使用到归档和处理。ILM理念的推出基于数据的使用频率,以及数据所产生的价值。 Legato公司将信息生命周期划分为7个阶段,包括了数据从产生直至灭亡的全部过程。具体为:业务需求、采集/组织、保护/恢复、复制/镜像、共享、迁移/归档、删除。 由于是一个“周期”的管理,因此,在这个周期的每个环节都要有相应的产品来满足需求,包括系统咨询、信息采集、数据保护、迁移、归档等等产品。在一定的时期,用户可能只会应用到其中的某个或某几个环节,但是,把整个信息系统作为一个整体来管理是一个必然的趋势。 ILM的优秀是理解信息在其不同生命阶段中的不同价值,以适当的方式存储适当的数据,从而帮助信息中心从战略高度来管理信息。从管理设备的角度出发,CIO(ChiefInformationOfficer,信息总监)会不切实际地期望不断降低存储费用,同时要求高性能。随着数据量的不断增加,可用的磁盘容量不断减少,企业不得不无计划、被动地增加存储,导致系统环境越来越复杂,难以管理。从管理信息的角度出发,企业会根据信息生命周期的特点,将其存储在与自身价值相符、并与拥有者所需要的交流方式和服务方式相符的不同层次的架构里,通过有计划、主动地增加存储,不断降低复杂性并增加整个存储系统的可用容量。 ILM通过存储、保护、管理、集成四个组成部分实现信息管理费用与业务需求之间的平衡,从而达到降低信息中心的风险和费用的目的。因此,ILM使信息中心实现了“适当的信息,在适当的时间,以适当的费用,存储在适当的设备上”。 第三章:对虚拟企业信息资源管理过程分布研究 1.虚拟企业信息需求 •全方位。不同行业的虚拟企业业立足自身特点,对信息的需求因为网络而无限扩展,涵盖了虚拟企业的方方面面,从生产销售到员工客户,大到决策信息,小到产品零件信息,特定需求信息的不全面将使人们做出错误的判断,对信息资源的全面和广泛拥有是首要的需求。 •特定性。虚拟企业对信息的需求目的明确,特定的信息资源用于特定的虚拟企业运作,或用于革新,或用于生产,针对性直接影响到信息是否能给虚拟企业创造更大的经济价值。 •时效性。商场如战场,虚拟企业对信息讲求新颖,不同时期不同运作阶段需要不同的信息,过时的信息会误导虚拟企业的操作,同时经济上要以最低成本、最快效率获取最具价值的信息。 2.信息资源的采集 在我们建立和谐社会的今天,提倡用户信息获取自由具有现实的、时代的意义,对公众信息获取自由的保障就是从知识、信息的角度,对建立民主、和谐社会的保障。改革开放以来,用户信息获取自由受到普遍关注,“开放”、“平等”等理念不断渗透到信息工作的各个方面;信息服务机构虽然不可能绝对地满足用户的一切信息资源需求,但也在尽力最大限度地满足用户的信息需求。一些国际组织也纷纷发表声明,支持读者有获取信息的自由和权利,2002年国际图联连续发表《格达斯哥宣言》和《IFLA因特网声明》,声称“国际图联宣布不受限制地获取、传递信息是人类的基本权利”。公众通过各种有效途径依法、公开、公平地获取信息资源,是我国宪法赋予公民的一项基本权利,是公众知情权(RighttoKnow)的体现。也就是说,任何社会成员,不管其自身条件如何,在需要或适当的时候都有权获取其所需要的信息。 但是,用户获取信息自由的权利是相对的,要受到法律的制约和保障。用户在享受信息获取自由的同时,不能侵犯他人的知识产权,有责任保护现有的信息以供他人方便使用,也要遵守法律所规定的自由范围。要使用户信息获取自由得到真正的保护,必须要有相关的法律作保障,对信息获取自由权的内涵和外延加以清晰的界定,防止概念的泛化和抽象化。 3.信息资源的转换和传递 4.信息资源的组织 虚拟企业是一个完整的系统,它的有效运行是构建在各成员企业基础之上的,各成员企业是这个完整系统中相互独立的子系统。而虚拟企业各子系统都是在信息集成环境下,通过子系统内部和(或)子系统之间的协调与合作,共同完成企业各种活动的。因此信息的畅通与及时成为必不可少的条件。虚拟企业信息管理系统的基本思想是通过各成员企业之间的交互,使整个虚拟企业范围的信息得到正确有效利用。基于此,本文提出了虚拟企业信息管理的三层体系结构,即:信息管理层、数据转化层和网络处理层,如图2所示。 (1)信息管理层。信息管理层是这个三层体系中的最底层,也是最基本、最重要的一层,它的主要任务是收集与虚拟企业相关的信息,包括虚拟企业内部各成员企业的信息,如成员企业的技术能力,资源状况等;也包括虚拟企业外部环境的信息,如虚拟企业竞争对手的状况等。同时把所收集到的信息发送给数据转化层,它主要由优秀层的企业来完成。 (2)数据处理层。数据处理层是此三层体系的中间层,它的主要任务是把信息管理层发送过来的信息进行抽象、整理,用数字或符号等系统内通用的语言来表达信息,同时把信息进行分类,如分为市场信息、技术信息、资源信息、产品信息等,同时把信息发送到网络处理层,数据转化层是连接信息管理层和网络处理层的桥梁。 (3)网络处理层。网络处理层是此体系中的最高层。它的主要任务是接收来自数据转化层的信息,并把信息于网络上。虚拟企业各成员企业可通过登录网络处理层找到自己所需的信息。 5.虚拟企业信息资源的利用 一个高效的虚拟企业信息系统必须解决以下问题。 (1)成员企业间的相互协作。虚拟企业业务逻辑大都是基于部分约束或全局约束的多边协商决策过程。 (2)动态性。如虚拟企业的工作流是经常变化甚至是不可预测的,合作伙伴也有可能中途变更。 (3)整个组织应具有一定自组织、自适应能力,是一个柔性化的系统。虚拟企业随着市场机遇的变化,能自动选择相应的成员组成虚拟企业,每个企业能根据自己分担的任务,自动选择相应的功能参与虚拟企业集成。 (4)各成员企业的独立性和自主性。各成员企业地位平等,可以自主决策,脱离联盟后也可以独立运行。 (5)各成员企业间的信息交互性。各成员企业间的信息能正确及时流动,同时语义要一致。 (6)原有信息系统遗留问题。各成员企业原有的信息系统是企业的宝贵财产,应采取有效手段将其融入新的信息系统。 摘要:虚拟企业(又称动态联盟)这种新型的企业组织形式,正以其独特的优势在全球范围内蔓延开来。它是在网络基础上通过信息、资源等的共享,来迅速抓住市场机遇、缩短产品周期、降低成本、快速占领市场、最终实现“win-win”的一种经营模式。因此,一个高效的信息管理系统是其成功运作的前提。目前,这方面比较典型的相关研究有北美的NIIIP计划,欧共体的ESPRIT等,但这些研究都是针对于某一特定领域(尤其是制造业)进行的,而具有普遍适用性的虚拟企业信息管理系统的研究还不多见。 为此,本文首先介绍了虚拟企业的产生及其发展,接着阐述了虚拟企业的内涵﹑虚拟企业特点和虚拟企业原理,运作过程,其次研究了信息资源基本概念﹑息资源的研究对象和信息资源管理过程,最后分析了虚拟企业信息需求﹑信息资源的采集﹑信息资源的转换和传递﹑信息资源的组织﹑虚拟企业信息资源的利用。因此本文具有深刻的理论意义和广泛的实际应用。 关键字:虚拟企业;信息资源;信息资源管理过程 信息资源管理论文:网络信息资源管理论文 摘要:本文在介绍网络信息资源含义和特点的基础上,从多层次对网络信息资源进行阐述. 关键词:信息资源管理网络信息资源 随着计算机技术和现代通讯技术的发展人类已经步入以数字化和网络化为特征的知识经济时代,为了保持我国的国际竞争能力,特别是提高我国的创新能力,我们政府特此制定了由“知识成产系统,技术生产系统,知识传播系统和只是应用系统”4个良性循环的子系统所形成的国家创新体系中的知识传播系统,已经被纳入国家创新体系当中。经过100多年的发展,信息管理的过程已经经历了传统管理时期,技术管理时期,信息资源管理时期,现在正逐渐向“网络信息资源管理”阶段演进。这种演进和发展对信息管理工作模式和服务模式势必造成巨大的变化,产生新的社会需求,而网络信息资源管理正式这种新需求下的产物。 1.网络信息资源含义 在探讨网络信息资源的含义之前,我们首先应明确对信息资源(IR)概念的理解。目前关于信息资源的含义有很多中不同的解释,但归纳起来主要有两种:一是侠义的理解,认为信息资源就是指文献资源或者数据资源,或者各种媒介和形式的信息的集合,包括文字,声像,印刷品,电子信息,数据库等,。这都是限于信息本的身。而是广义的理解,认为信息资源是信息活动中各种要素的总称,这既包含恶劣信息本身,也包含了信息相关的人员,设备,技术和资金等各种资源。 随着互联网发展进程的加快,信息资源网络化成为一大潮流,与传统的细细资源相比,网络信息资源在数量,结构,分布和传播的范围,载体形态,内涵传递手段,等方面都显示出新的特点。这些新的特点赋予了网络信息资源新的内涵。作为知识经济时代的产物,网络信息资源也称虚拟信息资源,它是以数字化形式记录的,以多媒体形式表达的,存储在网络计算机磁介质,光介质以及各类通讯介质上的。并通过计算机网络通讯方式进行传递信息内容的集合。简言之,网络信息资源就是通过计算机网络可以利用的各种信息资源的总和。目前网络信息资源以因特网信息资源为主,同时也包括其他没有;连入因特网的信息资源。 2.网络信息资源的特点 2.1存储数字化 信息资源由纸张上的文字变为磁性介质上的电磁信号或者光介质上的光信息,是信息的存储和传递,查询更加方便,而且所存储的信息密度高,容量大,可以无损耗地被重复使用。以数字化形式存在地信息,既可以在计算机内高速处理,又可以通过信息网络进行远距离传送 2.2表现形式多样化 传统信息资源主要是以文字活数字形式表现出来的信息。而网络信息资源则可以是文本,图像,音频,视频,软件,数据库等多种形式存在的,涉及领域从经济,科研,教育,艺术,到具体的行业和个体,包含的文献类型从电子报刊,电子工具书,商业信息,新闻报道,书目数据库,文献信息索引到统计数据,图表,电子地图等 2.3以网络为传播媒介 传统的信息存储载体为纸张,磁带,磁盘,而在网络时代,信息的存在是以网络为载体,以虚拟化的姿势状态展示的,人们得到的是网络上的信息,而不必过问信息是存储在磁盘上还是磁带上的。体系那了网络资源的社会性和共享性。 2.4数量巨大,增长迅速 CNNIC一年两次的《中国互联网络发展状况统计报告》,全面反映和分析了中国互联网络发展状况,以其权威性著称。从本次报告中可以看出,截至到2002年12月31日,我国上网计算机数量为2083万台;CN下注册的域名数量达到17.9万个;网站数量达到了37.1万个;国际出口带宽总量为9380M。 2.5传播方式的动态性 网络环境下,信息的传递和反馈快速灵敏,具有动态性和实时性等特点。信息在网络种的流动性非常迅速,电子流取代恶劣纸张和邮政的物流,加上无线电和卫星通讯技术的充分运用,上传到网上的任何信息资源,都只需要短短的数秒钟就能传递到世界各地的没一个角落。 2.6信息源复杂 网络共享性与开放性使得人人都可以在互联网上所取和存放信息,由于没有质量控制和管理机制,这些信息没有经过严格编辑和整理,良莠不齐,各种不良和无用的信息大量充斥在网络上,形成了一个纷繁复杂的信息世界,给用户选择,利用网络信息带来了障碍。 3网络信息资源管理的内容优秀是数据库建设 在网络信息资源管理活动中,数据库技术具有非常广泛的应用领域,它是实现资源共享,节省开支,提供系统的反映能力,工作质量和服务水平的重要手段和技术保证。世界提供的大型数据库有万余个,总记录数几十亿,这些数据库通过发达的网络向机关,团体,学校,公司以及个人提供各类科技信息,金融信息,商业信息,文化信息等。从目前的状况堪,我国可供服务的信息资源显的比较匮乏,我国现在有可读的信息资源还是很少,占世界数据库总量和总记录数的百分之几。 虽然与发达国家相比,我国的数据库建设还不太令人满意,但是我国的网络信息资源的开发建设工作也有相当的成就。如:国家科委西南信息中心,重庆维普资讯公司出版的“中文科技期刊数据库”,万方数据集团公司推出的“万方数据库”等,特别是中国学术期刊电子杂志社开发的“中国学术期刊光盘数据库”等更是将我国的网络信息资源开发与建设工作推向了一个新的阶段 4网络信息资源管理的理论优秀是“三维结构论” 20世纪90年代初,卢泰宏教授提出,IRM是三种基本信息管理模式的集约化。即信息资源的技术管理,信息资源的技术管理,信息资源的经济管理和信息资源的人文管理,它们分别对应不同的背景,即信息技术,信息经济和信息文化,三个的集成构成IRM的三维构架。 从技术角度来看,人们除了利用信息科学的原理研究解决大系统的稳定性,网络结构的有序性和高速率传输中的各种问题外,主要是用情报学的理论方法研究高速信息网络特点的信息系统,信息媒介和利用方式。即对应于网络技术的技术管理模式,其研究内容是新的网络信息系统,新的信息媒介和网络信息环境中的信息资源分布,采集,组织,存储,检索,传播与服务。 从经济学的角度来看,高速信息网络是一个巨大的社会经济系统,这个系统将计算机,通讯网,信息资源网,信息生产者(提供者),信息消费者(用户)融为一个有机的整体。从根本上改变了人类信息生产,分配,流通和利用模式。引起整个信息产业革命,以高速信息网络为基础的信息活动具有与经济活动相同的特征,过程和媒介。存在着供求关系,投入产出关系和费用效益等方面的问题。需要用经济学的理论,原理,,原则和方法研究网上的各种复杂的经济关系。有必要按照经济规律,遵循经济规律,运用经济杠杆,对网络信息活动进行经济管理,使网络信息资源的实现最优配置,获得最大限度的利用,发挥最佳效益。对应于网络信息资源的经济管理模式,其研究方向是网络修年西服务业引发的经济问题,研究内容是internet产业结构与管理,网络环境中的资源的合理配置,网络市场的运行与管理等。 从人文角度来看,人们试图通过政策,法规,伦理道德的相互协调,将行政手段,法制手段,和精神文明的力量结合起来,实现高速信息网络资源的规范化和有序化管理,形成有机体系和健康的网络文化,以保证高速信息网络有序运行。这些手段的综合运用改变了自20世纪60年代以来的形成的单依靠技术的单一模式,解决了许多技术手段无力解决的问题,有助于客服网络迅速膨胀和无序扩张引发的种种弊端,创造和谐,均衡,有序的信息环境,并使技术发挥更大的效能,因此对应于信息网络文化的人文管理模式,其方向使网络环境中的信息政策和信息法律等,在网络信息资源的管理实践中,这三大模式相辅相成,有机地结合在一起。 网络信息资源在我们地社会发展中将日益占据主导地位,网络信息资源的管理水平将直接影响到它的合理利用,只有对网络信息资源进行有效的管理,才能使网络信息环境变为有序的信息空间,实现信息资源效用的最大优化。 信息资源管理论文:电子政务信息资源管理论文 摘要:论述了2008年全国“两会”推行的“大部制”改革,以及由此所带来的我国电子政务发展的重大契机和新的要求;阐述了信息资源“整合”已成为未来世界电子政务建设的主要特点和亮点之一;提出了促进我国电子政务信息资源整合的措施与建议。 关键词:“大部制”改革电子政务信息资源整合 一、“大部制”改革 2008年全国“两会”期间,以“大部制”为优秀的政府行政管理体制改革引起全社会的广泛关注。上届“两会”的机构改革目标是精简机构,公务员削减50%,而本次会议的“大部制”合并重点在于调整功能——按照服务型政府的要求,整合现有部门职能,减少交叉,为政府信息的整合和政务信息公开提供了组织准备。 这次“大部制”改革涉及业务重组,机构调整和制度建立,明确了责、权、利的相对统一。大部建制使电子政务建设面临重大挑战,对于合并重组部门来说,不仅要求其在人事和业务方面进行整合,还需要在数据资源和网络系统方面进行整合与改造。例如,新的工业和信息化部、交通运输部、人力资源和社会保障部、住房和城乡建设部需要解决好上述问题,而其他保留的部委也在电子政务建设中被赋予新的内涵。一些关系到农业、环保、安全、教育、财政、税务、水利、国土、气象等部门对电子政务建设的投入会有更大提高,各省、市、县从城市到农村电子政务发展也会更加深入,全面提速。 这一“大部制”改革所带来的重大变化,一方面有力地推动了信息化建设,另一方面在很大意义上也将引发电子政务建设应用在政务公开、信息整合、应用协同三个方面取得新进展。在此之前,我国政府的部门设置过多,每个部门之间的职能划分过细,导致出现部门职能交叉和重叠的问题;而解决这一问题并不是简单意义上的“大部制”改革和整合,其根本在于实现政府职能的转变。因此,电子政务设计的原则也需要随其部委整合而进行相应调整,解决好电子政务如何适应大部制需求的问题,这是我国电子政务建设和应用发展面临的又一重大契机。虽然渐进的行政体制改革刚刚起步,还有很多不到位的地方,但毕竟已显现出其发展方向,而电子政务在建设服务型政府中具有义不容辞的责任和重要作用。 二、电子政务信息资源整合 ⒈相关概念概述 ⑴电子政务及其发展阶段 电子政务,又称电子政府,是指政府机构应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术加以集成,在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组,为社会公众提供优质服务。电子政务决不仅仅是一个新的概念,而是将政府管理与服务建立在现代信息与网络技术基础之上的一种全新的政府范式,它对政府转变职能、传递政令、反腐倡廉、节约开支、沟通上下、信息集散等都具有重要的意义。 电子政务是一个渐进的发展过程。联合国经济和社会事务部2002年的电子政务报告《BenchmarkingE-government:AGlobalPerspective》中,将电子政务的发展划分为5个阶段,由低到高分别是:起步阶段、提高阶段、交互阶段、事务处理阶段和网络化阶段(详见图1)。 概括来说,目前发达国家基本处于事务处理阶段甚至是事务处理阶段向网络化阶段过渡的进程中,发展中国家基本处于交互阶段和交互阶段向事务处理阶段过渡的进程中,而少数不发达国家尚处在起步阶段和提高阶段。 ⑵信息资源整合 信息资源是指人类社会信息活动中积累起来的,以信息为优秀的各类信息活动要素(信息技术、设备、设施、信息生产者等)的集合。电子政务信息资源是指公共管理部门在履行政务活动中所形成的以数字代码形式传播的各种有用信息的集合。 一般意义上的“整合”被理解为通过一定的原则、方法和规范,将分散而拥有内在联系的内容,整理为一个有机整体的过程或结果。整合的结果是形成规模更大的事物的集合,此时的整体效益、效率大于单个事物单独发挥的效益、效率,且大于单个事物简单拼合发挥的效益、效率。整合的目的在于求得“整体效益”,此整体并非各要素各模块的机械堆积,而是其有机统一集成的整体,其内涵充分验证了部分之和大于整体的系统论观点。简而言之,整合后发挥的是整体效率,体现的是整体效益。 信息资源整合是指将某一范围内的,原本离散的、多元的、异构的、分布的信息资源通过逻辑的或物理的方式组织为一个整体,使之有利于管理、利用和服务。换言之,即把分散的资源集中起来,把无序的资源变为有序,使之方便用户查找信息,方便信息服务于用户。 ⒉整合将是未来世界电子政务建设的主要特点和亮点之一 从世界电子政务建设的推进历程来看,目前已进入非常关键的时期。自20世纪90年代美国最先倡导“电子政府”以来,许多国家和地区都在不断建立健全电子政务和推进电子政务体系建设,出台了电子政务战略规划,确立了电子政务管理体制,设立了电子政务专项资金,搭建了电子政务基础设施,开通了政府门户网站,规范了电子政务建设标准,颁布了电子政务立法,等等。经过10余年的努力,虽然很多国家和地区已经可以借助互联网等渠道提供部分公共服务,但总体来说离决策者的预期和公众的需求还有不小的差距。电子政务要想取得,既需要促进信息技术的广泛应用,也需要深化政府内部的改革,包括体制和文化等多方面的改革。而就目前的现状来看,政府内部的改革还远远落后于信息技术的应用,妨碍了电子政务建设效果的充分发挥,致使政府的管理和服务水平无法实现真正的提升和飞跃。因此,各国和地区政府能否充分认识到政府改革的紧迫性并尽快确定和实施相应的战略思路,对于未来电子政务建设的走向和成效,以及能否引领世界电子政务发展潮流,是至关重要的。中国的大部制改革已迈出了政府改革的重要一步。 联合国经济和社会事务部在其报告中这样描绘电子政务的理想境界:资源实现无缝整合,基于信息技术的高度智能化使得政府趋于零成本运作,为每个用户提供个性化服务,并且对用户需求进行即时响应。“无缝”系指政府职能和服务实现超越行政和部门界限的完全整合;整合是一种以统一而有效的方式跨越组织和信息系统从而转移和应用信息的能力。整合的意义在于削减成本,创造整体效应。各国和地区电子政务建设的经验表明,信息技术只是实现政府职能转变的一种手段,最终的成功还要取决于对政府业务流程设计、运作和维护的持续改进,其中尤为重要的是,强调部门之间的合作,通过开发企业架构,共享基础设施、共享数据和安全标准,实现跨部门无缝整合。 我国前一时期的电子政务建设主要集中在前台服务上,特别在完善门户网站功能、借助多种渠道提供服务等方面比较有成效。然而,这只是真正体现“以公众为中心”理念的第一步。在机构整合、文化变革等方面的工作基本还没有展开,后台建设还不充分,离“无缝”的目标还很远,直接影响到电子政务建设的整体效果,导致用户满意度不高。当然,后台整合难度更大、耗时更长,难免遇到来自各方各面的阻力和压力,但是电子政务要成功,后台整合势在必行。 电子政务领先国家新加坡提出“整合的政府”,即建设能够跨越组织界限,协同向公众提供信息,充分理解用户需求并智能化地向公众提供服务的政府。在服务的前台,公众获得的是综合服务,即公众可以通过统一的渠道和界面获得公共服务;在服务的后台,服务的提供能够跨越部门界限,协同办公。图2较好地诠释了“整合的政府”所蕴含的电子政务建设重点的变化和调整。 ⒊大部制改革加速我国电子政务信息资源整合 我国电子政务走的是一条“有条件的先上,在实践中摸索前进”的螺旋式发展道路,经过长时间的早期建设,形成了大量模式不统一的电子政务系统。一方面,这些独立的、异构的、封闭的系统彼此之间难以实现互联互通,是一个个名副其实的“信息孤岛”;另一方面,在信息资源方面,尽管积累的业务数据总量可观,但由于这些数据分别由相互孤立的应用系统生产和管理,其服务范围局限于个别应用或部门内部,各个数据库之间存在数据重叠。如此不但带来了大量的数据重复采集,而且存在着大量的数据不兼容现象。因此,网上互联互通的最大难题首先是组织困难。我国大部分的电子政务应用系统都是在本部门、本地区内部,按照行政机构的组织和要求实施的。跨地域、跨部门、面向政务的应用系统往往因其部门条块分割管理上的弊端而难以组织和实现。 在2006年5月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《2006—2020年国家信息化发展战略》中,把政务信息资源的整合列为电子政务建设的首要战略行动。文件在“推行电子政务”一节中指出,“加强社会管理,整合资源,形成全面覆盖、高效灵敏的社会管理信息网络,增强社会综合治理能力”。政务信息资源整合将在未来若干年内持续成为电子政务的战略重点和建设热点,其中信息资源的整合是一件从认识、技术实现到操作实施都具有相当难度的事情。如今,随着“大部制”改革的实施,从政府部门职能这一根本问题上对机构组织进行整合,打破部门间的信息障碍,将极大地促进信息资源共享和利用,实现信息的整合。 三、整合措施与建议 “大部制”改革迈出了以科学发展创建服务型政府的必由之路,必将促使电子政务建设大幅提速。为了有效应对“大部制”改革的需求,电子政务建设的关键是用不变的系统适应外部部门的整合,让电子政务系统成为一个共享的平台——不管外部怎么整合,系统以不变应万变。其具体的整合措施与建议如下: ⒈搭建电子政务建设与服务框架 搭建灵活的、互操作的电子政务建设和服务框架,确保跨部门服务的统一、无缝。这里所说的建设和服务框架涉及技术、数据、系统、服务等诸多方面,当前很多国家积极推进的事务架构(EnterpriseArchitecture,EA)建设就是一项很有意义、值得推广的重要举措,如美国、日本、加拿大、韩国、新加坡、澳大利亚等国都先后将EA理论引入电子政务建设中。 ⒉建设统一的应用系统和平台 目前每个部门都有自己的现行系统,政府应提供统一的基础设施、统一的组织架构、统一的标准和政策,逐步实现整合。 ⒊继续加强政府网站资源整合力度 政府网站是政府与社会沟通的重要窗口,资源整合是政府网站提供“一站式”、“一窗式”便民服务的关键。要有效推进服务型政府建设,确保各级政府通过网站提供良好的服务,就必须加强网站后台信息资源、业务系统资源和服务资源的整合。信息化部门要加强协调,注意调动业务部门的积极性,发挥业务部门的主导作用,推动部门信息资源和服务资源等整合和共享,把网站真正建成各级政府或部门的门户,让公众真正感到获取网站信息的方便、快捷、实用。同时,还要注意国外政府网站建设出现的新动态,如英国为了更加方便公众,近两年来已出现加快各类政府网站整合,减少政府网站数量的新趋势。对此,我们要从技术、管理和体制等不同侧面,加强对推进政府网站整合的形式、途径和方法的总结和研究。 ⒋加强政府的统一组织领导 考虑到我国政治、经济和社会的特点,同时借鉴国外发达国家或地区在电子政务建设上的成功经验,我国的电子政务建设应由政府统一组织领导。 ⒌制订相关标准 电子政务必须采用标准化,使其易于扩充和整合。当前应用标准的缺失是妨碍互联互通的重要原因之一。为了确保电子政务网络的无缝连接及电子政务的互操作性和有序性,应在我国标准化主管部门的领导和组织下积极开展电子政务标准化研究,并尽快制定有关标准。 ⒍建立和完善相关法律和法规体系 我国电子政务的法律和法规体系要尽可能地与国际相关法律和惯例接轨;同时应通过各种方式加强法制教育,提高公民的法律意识。 ⒎实现互联网产业化运作 美国信息产业兴旺发达的最重要的原因就是以市场为杠杆进行驱动。互联网的产业化是加快我国信息基础设施建设、提高电子政务工作效率、减少政府开支的必由之路。此外,产业化还可提高信息技术产品的质量,降低了成本。 信息资源管理论文:实践教学信息资源管理论文 1目前课程教学上面临的问题 信息资源管理课程包含理论、技术和应用的三维内容体系,要求学生对这三个环节都要有初步的认识,在此基础上,建立和自己的特点相结合的知识结构体系,因此,如何正确地实施这三个环节的内容,对学生后续的课程学习都有较大影响。但就笔者这几年的调研及与其他同事的交流,进行了一定的总结,信息资源管理课程的教学现状不容乐观,主要存在以下问题: 1.1教师与学生对课程的认识有所偏颇 许多学生在拿到教材后,会有这样有一个错误的观点:信息资源管理是一门纯理论的课程。甚至少部分的教师也认为这是一门信管专业的导论课,重实践,轻理论,对于技术即应用方面的知识也是以理论的形式进行介绍。由此,导致学生在上完本课程后,对信管专业的专业知识体系依然一知半解,达不到开设本门课程的目的。 1.2教学形式单一,学生缺乏兴趣 抛开课堂内容的精彩与否,仅从教学形式考虑,传统的板书与PPT结合已经无法吸引学生的目光,教师广播式的教学方式也略显枯燥,如何调动学生的课堂学习兴趣,对教学效果能起到事半功倍的效果。 1.3实践形式单一,与社会脱轨 信息资源管理本身是一门实践性较强的课程,需要学生在实践中巩固所学知识。所谓实践教学,一般指根据专业培养目标的要求,有计划地组织学生以获取感性知识,进行基本技能训练,培养实践能力为基本目的的各种教学形式的统称,通常包括生产劳动、实验、实习、课程论文设计、毕业论文设计、参观、调查和其它社会实践等。而目前的教学现状是,实践形式以课堂实验为主,实践主题也是依据教材,重复多次不能及时更新,实验内容的更新跟不上信息知识的更新,导致学生在学校建立的知识结构与社会脱轨严重。 1.4案例库陈旧,最新知识缺乏匹配案例案例教学法 是一种以案例为基础的教学法,案例本质上是提出一种教育的两难情境,没有特定的解决之道,而教师于教学中扮演着设计者和激励者的角色,鼓励学生积极参与讨论,案例教学可以大大缩短课堂与实际的距离。案例教学在不仅在信息资源管理教学上,在专业的其他课程教学中都得到了广泛应用。而要真正发挥案例教学的优势,除了教师的课堂组织之外,所选择的案例非常重要。目前各个版本的信息资源管理教材所带的案例都是20世纪90年代总结起来的一些经典案例,但和当前信息的更新速度已经无法匹配,并且对于一些新出现的知识点则没有配套的案例,需要教师多与实际相联系,及时更新本门课程的教学案例库。 2构建多样化的实践教学平台 针对课程教学目前的现状,根据笔者这几年在信息资源管理课上的教学探索和实践。 2.1承前启后的课前十分钟 一般教师与学生都能在上课前十分钟进入教室,进行相关的上课准备。教师可利用这十分钟,与学生进行非正式的课外知识交流,交流的内容主要包括:a.针对上一次课所给出的作业或者实践题目,交流出现的问题或者得到的收获;b.与学生交流就上课形式进行商讨,及时了解学生对于课程的真实想法;c.交代一下本次的课堂内容,如有分组等环节,可让学生在此期间就完成此环节。简短的十分钟,在以聊天为形式的交流中,一则可增进师生感情,也能为上课做足课前准备,增强教学效果 2.2形式多样的课堂教学 传统的板书与简单的PPT已经无法有效提高学生的上课情绪,在一些新的知识点的引入讲解时,教师可以选择播放一些隐含知识点的视频,并能以步步引导的方式引导学生自己得出相关的知识点,并畅谈自己的观后感。通过笔者的实践证明,以这种方式引入相同的知识点比传统的方式效果提升一倍(通过一定的测试获得)。在使用案例法教学的同时,教师可以以提前布置的方式让学生也参与到部分教学中,例如,进行相同内容的PPT制作比赛,或者让学生以老师的进行短时间的课堂讲授,这种身份互换的形式,能增强学生对讲授内容的印象,同时也能体会教师的不易,以积极的态度投入到课堂中去。 2.3有针对性的课堂实践 对不同特点的知识应该选择不同的课堂实践方式,正确的课堂实践能让课堂气氛活跃,提高学生对课程的兴趣。例如,在讲解知识与信息的关系的时候,目前流行的有“发展的关系”与“包含的关系”这两种观点,至于哪种观点正确,可以让学生以辩论赛的形式进行讨论,由教师来进行主持。而对技术及知识应用等内容,例如讲到信息系统的内容时,可以组织学生使用典型的管理信息系统,并书写相应的使用报告,报告内容框架则由教师指定好,保证学生能有目的地去使用系统,而不仅仅由兴趣主宰。 2.4与课程特点紧密结合的课后作业 在信息高速发展的今天,对于课后作业的布置,教师不应该还停留在名词及特点的抄写上,交给学生的更多的应该是一些开放性的作业,可以是分组进行的报告,或者是个人完成的信息检索,充分把握专业与课程特点,让学生在完成作业的同时,也能进行自己的思考。 2.5与社会接轨的社会实践 目前,本门课程的实践形式多为课堂或者学校实践,与社会接轨的课程实践非常少。在这一方面,教师可以利用学校这个平台联系社会上的企业,让学生能够进行实地考察或者深入实际进行课程实习,真正实现与社会的无缝接轨,也能让学生了解目前社会上信息相关行业对本专业的知识需求是什么,帮助学生更好地建立自己的学习计划,并间接地为后续的专业课程学习打下基础。 3结束语 通过笔者在实际的课程教学中,逐步构建立体化实践教学平台供学生学习,取得了预期的教学效果,取得了预期的教学效果。多样化的教学手段激发了学生的学习兴趣,开放式的课后作业提高了学生的自学能力,有针对性的课堂实践培养了学生独立思考、独立研究的能力,也加强了师生的课堂互动,社会实践拓宽了学生的知识面,巩固了学生对基础知识和基础理论的理解与掌握。但是“信息资源管理”的课程中还有许多值得研究和探讨的地方,有待于在今后的教学实践中进一步充实与完善。 作者:江秀萍 单位:西安财经学院管理学院 信息资源管理论文:多校区图书馆信息资源管理论文 一、多校区图书馆信息资源管理建设目标 多校区图书馆应为一体化运作机制,一个适应跨校园信息环境、满足跨校区教学和科研对文献信息资源需求的动态平衡,同时还要适应多校区和扩招形势的要求的综合图书馆。以资源保障整体化发展思路为指导,以校园网络为依托,采取“整体规划,合理分布,协调发展,共同保障”的建设方针,力求建成一个具有文献资源管理和协调机制,能发挥校区馆之间文献信息资源的综合优势,具有完善馆际资源存取和传递体系。确立现代化信息服务手段的创新机制的内外互连的信息网络系统,实现全校范围内的书刊文献资料“通借通还”的服务机制,并提供全天候的网络信息检索服务,有效地提高校内外用户的文献信息资源的可获知能力和可获得能力。开展多校区图书馆局域网络环境建设,实现统一的图书馆自动化管理系统进行多校区管理,将馆藏书目数据库、国内外大型文献数据库上网,有计划地开展各种特色专题数据库、馆藏文献数字化、虚拟图书馆等建设。不仅要立足本校,建立全校范围内的文献信息资源保障体系,实现全校范围的文献信息资源共享,而且还要走出校门,面向社会,放眼世界,将其融入到区域性、系统性、全国性、全球性的文献资源信息系统中,以实现更大范围的文献信息资源共享。 二、多校区图书馆信息资源整合中遵循的基本原则 (一)统一管理 第一,文献信息资源统一管理。形为多个图书馆,实为一个综合图书馆统一管理。各个校区的图书馆不再为独立的图书馆,打破各校区图书馆独立建设文献信息资源的封闭式机制。文献资源布局应根据各校区院系专业设置特点及读者对文献需求特点,来调整馆藏文献信息资源,更好的满足读者对信息文献的需求。文献建设统一管理整体考虑,保障文献信息的完整性、连续性、系统性,减少了文献信息资源的重复建设投入,减少浪费。第二,图书馆工作人员统一管理。图书馆工作人员是读者和信息资源之间的桥梁、纽带,其自身素质的提高有益于信息资源利用的进行。各校区图书馆工作人员统一管理、培训,加强读者至上的观念,使图书馆的服务规范、制度、方式、理念有统一标准。第三,读者用户统一管理。“一切为了读者,一切从读者出发”是图书馆工作的服务宗旨。多馆制模式下,图书馆在空间上的不统一使得文献的流通变得更具复杂性。但保证“读者至上”原则,为方便读者,多校区图书馆使用统一的流通规则。读者可以使用一证通用,凭一张借阅证件就可以在任一校区图书馆借阅文献资料,实现通阅通借通还制度。加强OPAC功能,在网上开展预约借书和续借服务,提供异馆代借文献递送服务,实现读者无需奔波就能借阅到任何校区图书馆的馆藏文献。 (二)信息资源优化 多校区存在着院系专业学科设置、学生结构及重点建设学科等的不同,导致读者对文献信息资源需求也有所不同,所以要求各校区图书馆对文献信息资源按读者需求进行优化调整,保障重点学科及读者对文献信息资源的需求。 (三)各校区图书馆增强协调合作 每个校区图书馆文献信息资源有限,要到达文献信息资源共享,提供读者对文献信息资源利用率,就要做好各校区图书馆之间的协调工作。依托现代网络资源,更便利文献信息资源的传递、调配。只有协调工作做好,才能构建结构合理、比例适宜、配置恰当的全校图书馆文献信息资源保障体系,也才能够最大限度地满足多校区读者多层次、多元化文献信息资源的需求。 三、多校区图书馆信息资源整合的具体措施 (一)建立健全文献信息资源利用保障体系 多校区图书馆对文献信息资源建设不再以完整性和系统系做标准,不再建立“小而全”的独立多校区图书馆,而是把整个学校图书馆视为一个整体图书馆来考虑建立文献信息资源,甚至可以多校联合建立文献信息资源。建立多校区图书馆文献信息资源应该针对多校区院系学科学生等情况,结合校区图书馆实际情况来构建。校区图书馆馆藏文献信息资源应该是要统一规划,统筹安排,目标管理,使全馆文献信息资源得到合理分布,体现整体发展,特色收藏,保证专业文献资源满足教学科研的需要。在文献信息资源保障方面,应坚持以本校应用型为主,强调适用性原则进行文献信息资源建设,根据服务的读者,结合本校重点学科的建设和发展的需要,建立有主有从能体现高校特色的藏书结构体系。具体来说,保证本校的国家、省重点学科文献收藏的系统性和完整性,中文资料的收藏力求完备,外文资料的收藏达到研究级。加大各种非印刷型文献载体的收藏量,不断丰富本馆的文献信息资源,努力提高教学和科研文献需求的保障率,建立和完善文献信息保障体系,最大限度地满足全校师生教学、科研的需求。高等学校的院系(所)资料室是全校文献保障体系的组成部分,将其纳入全校文献信息资源建设中,打破图书馆、各院系资料室分散封闭的格局,统一编目建库、统一管理文献资源,对院系资料室进行全面的协调、规划、重新布局,合理划分图书馆与院系资料室的权限,接受学校图书馆的指导与协调,应面向全校开放,提供文献信息服务,实行资源共享。 (二)建立多元化的信息整合和共享机制 多校区图书馆格局,存在着校区空间分割,文献信息资源分散,造成利用不便,而数字化信息资源依托校园网络环境因其不受时间与空间限制的特点,成为弥补这个不足的最为有效的办法。数字化电子信息资源以有形和无形两种形式为主,类似光盘、录像带、磁盘等媒体为介质的被我们称之为有形资源,而存储于网络信息环境或计算机设备中的电子信息资源,则被视为无形资源。电子信息资源应以读者用户需求为导向,建立专业、高效的专题数据库。对电子信息资源进行组织与管理,主要是针对图书馆文献资源,对现有的纸质文献资源应尽量实现数字化,并对数字化信息资源进行分类、编目,构建完善标准化数据库。方便读者的使用,各校区的图书馆使用统一的自动化管理系统,实现馆藏书目的标准化和规范化,构建高质量的馆藏书目数据库,为多校区读者提供快捷高效的检索系统。电子资源应尽快上网,在校园网上进行共享,并在书目检索、摘要检索的基础上努力实现全文检索,以满足多校区广大读者的文献资源需求,实现开放高效的数字化信息服务。高校图书馆其信息资源存在着资源有限性,在信息化背景下,高校图书馆可以通过加强馆际之间的交流与协作,将校外信息资源作为自身必要的有益补充,还可以采取构建图书馆联盟等形式,使得高校之间、高校与社会之间通过分工与合作的方法,实现图书馆文献信息资源的共建共享。这种形式不但可以使现有的信息资源得到充分利用,还可以使每个图书馆的文献信息资源建设得到优化,为文献信息资源的加工、整理以及进行深层次开发搭建一个技术平台,为读者用户最大范围的使用和利用各类文献资源开辟了一个快速方便的通道。 (三)构建高效完善的文献信息资源网络 网络环境下的信息资源保障是以图书馆自动化管理系统的高度集成化和网络化为前提的。因此,以发展网络技术为重点,以多校区的校园网为依托,充分利用网络电子资源开展文献信息服务的网络管理系统,确保多校区图书馆文献信息资源服务工作的高效运作。基于网络的Web技术可以在世界范围内提供各种信息的采集和综合、信息的分析和处理、信息的交互和共享,多校区图书馆信息网络管理系统可以采用基于Web的Internet的技术支持来建设内部信息网络,然后通过网关与外部的Internet相连,这样不仅可以与外界保持兼容,同时也能获得良好的网络技术支持。 (四)提高图书馆工作人员综合素质 图书馆是信息资源的载体,图书馆工作人员是图书馆信息资源的建造者和使用的管理者,随着网络技术化水平的不断提高,对于图书馆工作人员的能力水平和专业技能也提出更高的要求。图书馆工作人员不仅要具备基础图书管理知识,同时也应该不断提高计算机应用水平和外语水平。因此,全面加强人才基础建设,为图书馆工作人员提供再教育和培训的机会,强化相关专业技能的系统化培训,不断推进素质教育,强化现代化信息发展的新观念,积极引进和研发新技术和新方法,为图书馆健康发展提供全面支持。图书馆工作人员必须适应信息时代要求的职业道德观念,有创新意识,有良好的职业道德和法制观念,用心构筑起信息资源与读者之间的桥梁。 四、结语 总之,高校多校区办学模式是中国高校扩大办学规模、提高办学效率的产物,要适应当前高校多校区办学的形势,多校区办馆我们只有不断总结经验,不断探索多校区管理体制和运行机制的有效模式,不断地优化整合现有的文献信息资源,提高服务水平,才能不断满足广大读者日益旺盛的阅读需要,研究需要,创新需要,才能充分发挥图书馆在现代高等教育中应有的作用。 作者:张贝 黎玫 单位:云南大学图书 信息资源管理论文:企业高效信息资源管理论文 1构建高效信息资源管理的作用和意义 1.1构建高效信息资源管理有利于实现企业信息化 企业信息化建设的优秀和关键是构建高效信息资源管理。我国要实现以信息化带动工业化战略,促进社会经济跨越式发展就必须加快发展企业信息化。企业信息化的实质就是以信息技术为支撑,通过及时准确的利用信息资源,现实企业决策科学化,发展常态化。由于全球经济联系日益紧密、社会主义经济制度的不断发展和完善以及现代科学技术的迅速发展,企业面临的生存和发展的环境发生了巨大的变化,因此,企业信息化建设也要随着时代的变迁而不断变化,要实现企业信息化是构建高效信息资源管理的必由之路。要实现企业信息化不仅要加强信息科学技术有效利用,而更重要的是重视信息资源管理的构建。通过构建合理高效的资源管理系统,合理收集、分析、使用信息资源,使信息资源达到优化配置,从而提高企业竞争力。 1.2构建高效信息资源管理有利于提高企业经济效益 企业生产经营的最终目的是实现经济利益最大化,而企业要达到这个目的,就要广泛收集和充分利用信息。在现代社会,企业之间的竞争是包括价格、质量、人才、技术和信息资源等各个方面的全方位的竞争,信息资源的竞争在这几个方面竞争中作用更加突出。抢先占有信息的一方,就会在市场竞争中占据主动权,也就能够获得最大的经济效益。企业的信息管理人员通过收集有关部门、竞争对手和市场的信息,利用这些信息分析宏观经济政策的变化、竞争对手的策略、顾客的消费趋势,辅助决策者作出正确决策,有利于降低企业经营风险。其次,企业通过与外部环境的信息交流,可以提高企业适应外部环境能力,从而促进企业健康发展,不断提高企业经济效益。 2构建高效信息资源管理的困境 随着我国市场经济体制的建立和信息技术的快速发展,企业信息资源管理工作取得了一定发展,但由于各种因素的影响,企业信息管理还处在分散落后的状态,管理部门分立、沟通不畅、协调不力,造成企业信息资源的闲置和不足共存的局面,导致企业信息资源的管理水平很低,还远远不能满足企业自身发展的要求,也不能适应经济全球一体化的要求。 2.1信息意识落后,影响企业信息资源的有效利用 企业信息资源是企业生存和发展不可或缺的重要资源,也是企业提高自身竞争力的重要法宝。目前,虽然企业经营者日益重视信息资源管理工作,信息资源管理工作的状态也逐步向积极主动转变,全体企业员工也逐渐树立起信息观念,但企业经营者仍然缺乏全面正确信息意识,这主要表现在企业做重大决策时还是习惯于凭主观感受和经验,仍然没有树立正确决策的理念,即信息充分性是影响到决策的正确性关键因素。另一方面,部分企业经营者认为企业的生存和发展主要是靠制度、技术、资金、人才等要素,信息资源的影响不是太大,从而对信息管理工作缺乏长远规划,由此导致企业不能充分利用信息资源,在信息不充分的情况下决策,造成企业损失。如果企业的管理者信息资源管理意识淡泊,信息的部门化和管理科学化的观念便不会得到重视。 2.2技术人员和资金缺乏,信息资源管理缺乏保障 信息技术是高新技术,企业信息资源管理需要高素质人才和先进的信息技术装备。首先,企业信息的管理人员要求“一专多能”,即他们不仅要掌握专门的信息科学技术知识,还应懂得企业生产、管理和经营等方面的业务知识。但是由于历史和现实原因,我国许多企业缺乏的专门的信息管理人员,即使有信息管理人员,由于其缺乏必要的知识储备,综合业务水平不高,不能适应企业信息管理新要求。其次,由于资金缺乏,企业不能装备现代化的信息技术设备,致使最先进的信息技术不能在企业里广泛应用,从而信息资源配置不合理,信息管理工作开展缓慢。 2.3信息管理机构设置不合理,信息资源整合性较差 首先,企业信息管理机构不完善。企业内部一般都没有成立专门的信息管理机构,同时也缺乏专门的信息管理人员。其次,企业内部各部门设置不合理。各个部门对信息技术应用程度不同,造成信息各个部门正常流动受阻,致使各个部门形成信息孤岛,造成信息资源整合性较差。企业信息资源整合性差一方面会造成信息资源使用成本增加,从而使企业成本整体成本上升;另一方面,由于信息流动不畅,会导致信息资源配置不合理,使企业运作不能充分利用信息,造成信息资源浪费。 2.4信息数据环境层次低,造成信息资源优化性较差企业信息内容多、数量大,而企业却没有采用先进的信息技术来充分利用这些信息资源。虽然有的企业通过建立数据库管理系统,加强对信息资源的运用,但是由于信息数据环境层次低,企业各部门往往分别建立各自的数据库,造成相同的数据信息在不同部门的数据库存在。这既造成数据信息数量剧增,又由于管理困难,使信息资源得不到有效利用。对于企业内大量的非结构化的内容,企业多零散得存放在文档库,图片库中,没有对这些内容进行科学分类管理,这就是这些信息资源不能有效检索,造成信息资源配置失效。企业的这种低层次数据环境,不利于支持信息管理机构很好的发挥职能。 2.5信息处理的方式落后,造成信息资源利用性较差企业要获得及时、准确、有用的信息,就必须利用科学的信息处理方式对企业信息资源进行处理,提高信息资源的利用效率。面对海量的信息资源,企业只有对信息资源进行去伪存真、去粗存精、由表及里及由此及彼的加工处理,找出信息资源内在规律和和使用价值,才能为企业决策提供信息支持,而要做到正确处理信息,需要用先进的信息处理方式。但是,目前我国企业信息处理的方式还相当落后,与企业对信息的需求相差很远,更与信息化的时代要求相差很远。 2.6信息资源交流的平台缺乏,造成信息互动性较差随着世界经济联系日益紧密,企业需要建立一个开放的内外交流的平台,以便加强政府、投资方、合作伙伴、客户和竞争对手等各方联系。为了有效利用信息资源,虽然许多企业加强了硬件建设投资,配置了必要的信息管理设施,但是不同行业的不同企业在进行信息资源管理系统的建设时,没有采用统一的信息系统建设标准,这就造成不同企业不能与其他信息主体进行信息交流,从而造成信息互动性较差,不利于整个社会的信息共享管理,使企业整个外部信息环境得不到优化。 3构建高效信息资源管理的策略 3.1树立信息意识,提高企业对信息管理认识水平 发达国家的企业家们认为:控制信息就是控制企业的命运,失去信息就失去一切。这种意识说明了信息对一个企业发展的重要作用。企业要是做出正确的决策就必须有准确的判断,而企业要有准确的判断就必须掌握充分的信息。企业应该重点培养各类人员的信息意识,使企业员工充分认识到构建高效信息资源管理是推进企业不断发展壮大的必备条件,要树立起正确的信息意识,即企业的财富是企业合理经营和充分利用信息的共同结果,合理充分利用信息,能为企业正确决策提供信息支持,不断提高企业经济效益,从而提高企业的竞争力,促进企业的不断发展壮大。 3.2加大培养人才力度,提高企业信息资源管理人员的水平 企业的竞争最终还是人才的竞争,企业要建立信息管理系统,就必须要有一支高素质的信息管理人才对队伍。企业要加强对信息资源管理人才的引进和培养力度,任用具有专业的信息技术,又懂企业经营管理的复合型人才。一方面,要不断引进的信息管理人才。在知识经济时代,人才是第一生产力,是企业创新能力关键。企业要想在竞争中立于不败之地,就必须不断引进高素质的信息资源管理人员,以不断充实企业的智力资源;另一方面,要多途径培养人才。在不断引进高素质的信息管理人员的同时,要在自己企业内部培养和造就高素质的信息管理人员。企业要根据自身的实际,加强对现有信息人员培训,通过采取多种途径提高企业信息资源管理人员的素质。 3.3建立健全企业信息资源管理机构,提高信息资源的整合性 随着信息技术的不断发展,必然要求企业对现行的管理体制和管理模式进行改革,从而适应企业信息化的需要。①要对企业的管理机构进行优化调整,应按信息化的要求,从提高效率的角度,对企业的机构设置进行调整,使企业的各职能机构都能围绕提高企业经济利益的中心运转。②依照企业信息化管理的要求,推行首席信息官制(CIO)。首席信息官职位,既具有相当于副总经理的地位,而作为专业人才,也掌握了信息技术和信息管理方面的基本知识和技能,是具备技术和业务过程两方面的知识复合型人才,常常是将组织的技术和业务紧密结合在一起的最佳人选。通过企业信息资源管理机构的设置,有利于解决信息资源分散和企业各部门在信息资源开发利用工作中各自为政的问题,消除“信息孤岛”,提高信息共享程度和利用率,发挥信息的最大效益。 3.4建立企业管理信息系统,提高信息资源的优化性 企业提高信息综合利用能力的关键是建立管理信息系统,也是企业构建高效信息资源管理体系的基本要求。企业建立高效的信息管理系统,可以提高获取企业信息资源能力,增强企业的信息处理能力,优化信息资源在企业各个部门的共享水平,提高企业信息综合利用能力和信息化水平,从而有效提高企业的市场竞争力。 3.5利用信息技术手段整合信息资源,提高信息资源利用效率 企业要想提高资源利用效率,就要充分利用互联网的信息资源。只有充分掌握网上信息资源,企业才能充分掌握信息资源,从而为科学决策提供信息支持,把握市场竞争主动权。未来生产和生活方式的优秀是网络,因此,加大网络信息资源开发的深度和广度,是提高企业信息资源开发利用的有效途径。网络信息资源的特点是数量大,种类多,通过对网上各种各样的非正式信息、半正式信息和正式信息的整合、利用汇集整合利用,从而提高企业利用信息的广度和深度。 3.6建立企业信息管理的标准平台,提高信息资源的互动性 要建立企业信息管理的标准化平台,以切实加强不同企业间信息资源的相互交流,提高信息资源的互动性。信息资源管理标准化建设是建立统一的系统管理系统的基本要求,一方面有利于企业构建高效的信息资源管理系统,降低获得企业信息资源的成本,提高企业信息资源的利用效率;另一方面,还有利于加强企业与外部环境的信息交流,信息资源在相互交流中,提高使用效率。信息资源管理标准化的主要包括技术、设施、管理、术语等各个方面的标准化。信息资源标准化的关键是信息技术的标准化,也是建立企业信息管理标准平台的优秀。信息资源管理标准化建设有利于促进社会经济的健康发展,特别是为在信息社会的条件下为企业信息管理创造良好的平台,有利于提高信息资源的互动性。 作者:李作红 单位:广东轻工职业技术学院图书馆 信息资源管理论文:移动互联网信息资源管理论文 1我国移动互联网信息资源管理现状 1.1信息资源建设现状 1.1.1信息来源 信息主要来源于提供商和个人用户。这里提供商又分为服务提供商,以及内容提供商。服务提供商即通常是指在移动网内运营增值业务的社会合作单位。它们为终端用户提供一系列信息服务,如娱乐、游戏、短信、彩信、WAP、彩铃、铃声下载、定位等。内容提供商通常是指为电信运营商提供内容服务的社会合作单位。信息内容来源一般有两类:一类是本单位自行开发制作的,另一类是依法或依约定从某些版权拥有者获得授权或邻接权,比如音乐歌曲影视作品等。而个人用户由于移动互联网交互式服务以及用户参与水平较低,目前来自个人用户的信息相对于Web2.0互联网网站来说少得太多。 1.1.2信息资源类型 按照资源属性进行划分,移动互联网信息资源包括时事新闻、公共信息、商业信息、交互信息和个人信息。时事新闻即指通过报纸、期刊、广播电台、电视台等媒体报道的单纯事实消息。时事新闻重在描述事件发生的事实,时间性和空间性很强。公共信息是指大家都能自由获得的信息,比如12580和12114等声讯平台提供的各种信息。商业信息是指比如移动商城、手机证券等移动电子商务所提供的关于商业方面的信息。交互信息就是常见的手机QQ、微博以及短信等相互交流沟通的信息。个人信息则是包括个人身份信息、注册信息、电子邮箱、个人账户信息、位置信息等隶属于信息用户个人的一切信息。按照信息种类进行划分的话,移动互联网的信息资源可以包括文字、图片、音频、视频信息等。由于终端设备的特殊性和显示屏的局限,目前移动互联网上传播的信息种类还是以文字为主,图片、音频和视频信息占据越来越多的比重,但是与互联网相比,这些类型的信息由于需要较高的设备性能作为支持,在当前移动互联网环境下,数量和比例都相对较少。 1.2信息资源开发与利用现状 1.2.1增值信息服务 随着3G信息时代到来,传统的通话服务进一步减少,移动网游、移动动漫、移动电子商务、移动视频等一系列移动互联网增值信息产品逐渐融入百姓生活,移动增值业务的市场需求将日益旺盛,其商业模式将更加多样化,并为移动互联网带来更多的盈利模式。 (1)一般增值信息服务。一般的增值信息服务有手机网游、移动动漫、移动商务等。手机网游的优点就是让用户可以随时随地进行互动交流,但在网络条件、平台建设、付费渠道、盈利模式的创新等方面还存在不少弊端。同样,目前我国手机动漫也存在内容稀缺、产品质量偏低、产品稀少、主题单一等问题;移动电子商务是近年来移动互联网增值信息服务中发展最为迅速的一项,把WEB、WAP和SMS三者结合起来,既能继续使用2G时代原有资源,又能把现有资源延伸。但目前的手机支付业务大多体现的是“便民”性,而对于用户来说,“利民”性可能具有更大的吸引力,这是移动电子商务的服务提供商当前所面临的主要挑战。 (2)农业信息增值服务。面向农村的信息增值服务在各大运营商的服务版图上也越来越占据重要的分量。比如,中国移动与农业部在三农信息服务、农机调度信息服务、农商对接平台等项目开展了重点合作。其中,“12316三农信息服务”由农业部门提供农业专家咨询服务、由中国移动提供信息服务平台和呼叫中心,通过语音热线、短信咨询等方式为全国农民提供市场行情、农业技术等专家咨询服务。比如在广西已有近两千名专家通过12316“三农”服务热线为农民提供信息服务。 (3)移动金融信息服务。移动金融信息服务有望实现用户、ARPU双增长,根据中国互联网络信息中心统计,2010年网络炒股用户规模为7088万人,同比增长24.8%,而随着国内3G用户的高速增长以及智能手机的普及,移动金融信息服务将保持高速增长。 (4)位置信息服务。互联网地图和GPS手机整合点之一就是LBS(基于位置的服务)。位置服务是指在电子地图平台的支持下,通过通信网络获取移动终端用户的位置信息(经纬度坐标),从而为用户提供相应位置服务的一种新型业务。众多通信运营商、地图厂商、软件开发商加入了LBS的行列。LBS是一个位置服务协作平台系统,目的是为了实现具备可以随时、随地、为任何人、任何事提供的各种移动信息服务,如个人位置信息搜索、推荐服务和个性化地图构造等;任何人通过平台可以方便、多向互动地为虚拟组织中的其他人提供的各种移动信息服务。其中终端用户的功能包括:基于位置的信息查询、位置感知的信息查询、系统消息推送、黄页查询、群组协作、传统通信、用户管理等。由于位置信息服务在我国的发展时间尚短,因此目前各方面都不成熟。 (5)面向教育的增值信息服务。面向教育领域的信息服务有移动数字化校园信息服务等,如手机一卡通之类,将校园卡和手机绑定,便可以通过手机的网络服务进行电费网费的缴纳等活动。教育领域的信息服务还有移动图书馆信息服务,移动图书信息服务是依托目前比较成熟的无线移动网络、国际互联网以及多媒体技术,使人们不受时间、地点和空间的限制,通过使用各种移动设备(如手机、掌上电脑、笔记本电脑等)来方便灵活地进行图书信息的查询、浏览与获取的一种新兴的图书馆信息服务,是数字图书馆电子信息服务的延伸与补充。 1.2.2信息资源利用效率和效果 按照工信部的统计,截止2013年8月,我国移动电话的用户数达到11.96亿,而移动互联网用户规模达8.28亿。移动互联网用户规模继续保持快速增长的原因在于,电信运营商切实推进3G网络建设和推广,调整手机上网资费,引入明星终端,极大刺激了市场需求和用户购买及消费意愿;另一方面,手机应用商业模式成功整合大量个人开发者和团队,使得基于不同操作系统平台的手机应用数量大幅提升,极大丰富了用户个性化需求,提升用户黏性和体验度。从用户的认知角度分析,目前用户对移动互联网工具类应用的认知较高,其次是娱乐类应用。清科研究中心分析认为,移动互联网应用的用户认知将延续互联网应用用户认知的过程,由此预计未来移动互联网商务类应用具有一定的发展空间。移动互联网用户具有移动性、个性化等特点,是移动互联网发展的机遇所在。任何一个手机号码背后代表的都是一个用户,用户的行为和消费习惯都可以通过手机这个终端“暴露”出来。但是实际上,许多用户是在自动开通GPRS情况下被动上网,他们中的大多数人并没有形成用手机上网的习惯,不是真正意义上的手机网民。而且由于手机键盘小,输入存在障碍,很多用户不愿意使用手机上网。 1.3信息人才现状 高层次的人力资源可以促使移动互联网快速发展。现在的信息社会由于具有知识密集和技术密集的特点,因此需要方方面面的人才共同努力才能谋求发展。对于移动互联网来说,当前信息人才的现状是:传统的固网运营人才比重偏高,新兴的3G、NGN、IPTV等方面的运营人才稀缺;网络型和技术型人才比重偏高,业务型和经营型人才比重偏低;执行型人才比重偏高,战略型与规划型人才比重偏低;专家型人才比重偏高,复合型人才比重偏低。而四类短缺的人才正是我国移动互联网实施战略转型所必须具备的,因此信息人员的这些现状不容乐观。 1.4信息技术现状 移动互联网的主要信息技术除了基本的通讯技术、网络传输技术等之外,还有以下几种新技术需要特别引起关注。①Web2.0技术:Web2.0已成为实际意义上的标准互联网运用模式。以博客、内容聚合、百科全书、社会网络和对等网络为代表的Web2.0应用已被用户广泛接受和使用。伴随手机智能化水平的提高,该类技术应用在移动互联网领域得到了迅速发展。②云计算:云计算的出现使得人们可以通过互联网获得各种服务,并且能够实现按需支付的需求。云计算的优秀思想,是将大量用网络连接的计算资源统一管理和调度,构成一个计算资源池向用户按需服务。Web2.0提供了云计算的接入模式,也为云计算培养了用户习惯。随着云计算平台的建立,运营商移动互联网应用开发和运营成本会大大的降低。移动互联网的技术发展日新月异,很多技术不断推陈出新创造了新的生命力,运营商需对这些技术进行分析和研究,从而在移动互联网产业链上找到合适的定位才能创造出比互联网时代更多的价值。 1.5信息安全与保障现状 移动互联网来自于移动通信技术和互联网技术,可谓是取之于传统技术,而超脱于传统技术。但是不可避免地,移动互联网也继承了传统技术的安全漏洞。此外,移动互联网由于本身的特点,也产生了许多不同的安全问题。移动互联网不同于传统移动通信的最主要的特点是:扁平网络、丰富业务和智能终端。不同于全部由运营商管理的单一业务通信网,移动互联网承载的业务多种多样,部分业务还可以由第三方的终端用户直接运营。特别是移动互联网引入了众多手机银行、移动办公、移动定位和视频监控等移动数据业务,虽然丰富了手机应用,但也带来更多安全隐患。移动互联网服务过程中会发生大量的用户信息(如位置信息、消费信息、通信信息、计费信息、支付信息等)交换,如果缺乏有效管控机制,将导致大量的用户信息滥用,使用户隐私保护面临巨大的挑战,甚至会出现不法分子利用用户信息进行违法活动。同时,随着移动互联网的发展,垃圾信息的传播空间将大大增加,垃圾信息的管理难度也会不断增大。 2我国移动互联网信息资源管理存在问题 移动互联网在给人们带来快捷的信息,高速发展的时候,同时又带来了一些负面影响。移动互联网发展中所存在的问题,也是移动互联网在发展中所遇到的挑战。 2.1移动信息服务市场欠缺规范 服务市场欠缺规范表现在两个方面:①很多移动服务现在还处在开创阶段。业务种类从短信、彩信、手机上网、无线音讯互动服务到彩铃、手机游戏、手机电视、移动支付、移动即时通讯、移动电邮、位置服务、二维码等,种类越来越多,内容越来越丰富。同时进入的SP企业数量得到了快速增加,截至2011年底,全国增值电信业务经营者数量为21291家。随着进入门槛降低,经营企业良莠不齐的情况非常明显。很多企业为了快速发展业务,追求短期效益,采取很多违规的行为,严重损害了用户权益。②具体表现在服务收费标准不明确,存在消费陷阱。 2.2用户信任问题 有些移动运营商只在乎自己是否盈利,而忽略了用户的需求,使得用户的需求不能得到满足,从而流失了一部分用户。另外移动运营商还存在欺骗顾客的现象,使得顾客在制定了信息服务后却得不到相应的服务,这就使用户对其的信任大大下降,妨碍了移动互联网健康快速的发展。 2.3信息安全问题 移动互联网定位于一个开放的信息承载网络,其安全性越来越受到人们的重视和质疑。首先,智能手机所占比例越来越大,移动终端在向平板电脑、上网本、电子书等便携式终端扩展已成为必然趋势,因而使移动互联网安全面临更大挑战。其表现为智能终端病毒及木马病毒大幅增加,从而导致个人信息泄露或出现对电子商务的安全威胁。其次,来自传统互联网的恶意代码、僵尸网络、垃圾信息等问题,以及来自新业务模式的移动电子商务中诈骗、隐私泄露等问题将越发严重。由于移动互联网用户基数大,节点自组织能力强,同时涉及大量的私密信息和位置信息,因此有可能引发大规模的攻击和信息发掘,包括拒绝服务攻击及其对于特定群组的敏感信息搜集等。此外与固定互联网相比,移动互联网的恶意信息传播方式多样化,具有即时性、群组的精确性等特点。 2.4信息资源质量问题 “信息爆炸”现象严重,移动互联网上真正有价值的信息常常被大量无用信息所淹没,因而不得不耗费大量的时间和精力在信息“洪水”中搜寻有用的信息,搜索过程难免造成大量信息流失,从而造成信息的极大浪费。另外,大量的不良信息充斥着移动互联网,如果等其发展到一定阶段再治理,难度更大,代价也更高。 2.5移动通讯行业监管问题 目前,我国对移动互联网的监管还比较薄弱。我国监管机构缺乏法律的充分授权,由于立法相对滞后,监管部门运用经济、技术、法律等手段综合管理的机制尚未形成。其次,技术上防范难度也比较大,移动互联网违规发送内容和频次的多变性、隐蔽性以及跨地域的传播使得调查取证困难。另外,移动互联网的监管涉及范围广泛,涉及技术、经济、公民权利、社会价值的判定等诸多领域,需要公安、工商、新闻、文化、电信等在内的多个管理部门和企业在各自职责范围内通力合作,采取积极的措施进行综合性治理。 3移动互联网信息资源管理对策建议 对于移动互联网在发展中所遇到的问题,要制定出一些对策来改善这些问题,使移动互联网的发展能够顺利进行。信息服务的规范有待进一步加强。①应该加强政府监管。这就需要,不断完善法律法规,通过市场准入对经营者提出服务质量的基本要求和承诺;服务质量通告,定期通报违规信息服务企业信息;通过年检手段,清理不规范的经营企业;开展各项专项治理活动,提高电信服务质量;还要着手建立和完善业务评测机制、信誉机制以及退出机制。②基础运营商在提高改善电信服务质量中应承当相应责任。基础运营商给信息服务经营者提供了业务接入网络平台,如果信息服务经营者内容上有问题,从法律责任上讲应该由经营者自己承担,但实际上这些消费者都是基础运营商的客户,基础运营商应承担相应的连带责任,因此对信息服务经营者的监管是基础运营商无法推卸的义务,基础运营商应从制度、手段两个方面入手,完善自身的管理制度和审核流程,理顺信息服务经营者准入及退出机制,严抓信息服务经营者服务质量问题,这将有助于规范移动信息服务经营者的经营行为。③还有加强行业自律、信息服务经营者也应自身提高服务质量。④充分利用全社会的力量加强对移动信息服务企业的监督作用,尤其要利用媒体的力量对电信服务质量进行监督。 关于用户信任的问题,运营商当务之急要做的不是追求自己去开发和推广单个产品,而是应该致力于搭建好智能的平台和通道,认真分析用户需求。移动互联网是一种生活方式,也是一种产业模式,只有建立在以用户为中心、准确把握用户需求、不断为用户服务的基础上才能有更大的发展。而对待移动互联网安全问题要在移动互联网健康发展的前提下,可采取如下措施:①加强法律监管体系建设。吸取国外一些发达国家法制体系建设经验,结合我国实际情况,扬长避短,建设适合我国的一套法律体系。②加强移动互联网安全技术标准制定。结合我国密码管理办法规定和已有密码算法,制定相关安全标准,并相应地引入移动互联网安全机制,同时引入网络域安全机制。③加强对移动终端的管理。④加大对安全服务领域的投入。在推进移动互联网和全业务运营过程中,运营企业需进一步加大网络信息安全建设的投入力度,提升通信信息品质和安全性,提升客户体验。⑤对网络内容进行精细化管理。在监控机构方面,我国应进一步明确网络管理方面的职责分工,逐步实行网络和内容分开管理,并设立专门的监管部门来对互联网内容进行管理。⑥建立完善的安全汇报处理机制,其中至少包括汇报环节、审查环节和管制环节。 作者:邵艳丽 邵冰洁 单位:安徽大学管理学院 信息资源管理论文:图书信息资源管理论文 一、图书信息资源管理工作过程中存在的主要问题 指引库建设问题。指引库能够进一步开发和利用网络上的信息资源,其作为用户同信息部门进行连接的平台,能够为读者完成信息获取提供一定的导航作用,在很大程度上扩大图书机构的虚拟馆藏。但是目前,一部分图书机构在指引库的建设方面相当不成熟,与之连接的信息点和网站过少,只能给读者或者用户提供极为有限的信息源,限制了图书信息资源管理工作的良好开展。 二、图书信息资源管理工作水平提升的有效路径 针对图书信息资源管理工作现阶段所存在的主要问题,加强网络环境下的图书信息资源管理工作,其全新工作思路应该着重于以下几个方面: (一)进一步加强书目信息网络规划 加强书目信息资源的网络规划,图书机构首先就应平衡虚拟馆藏和现实馆藏之间的关系,既要注重于全新网络环境下的信息管理工作,也不能影响传统图书服务的系统性和完整性。在此基础上,图书机构还应该依托发达的现代信息技术和计算机技术,建立较为完善的书目信息网络,通过该书目信息网络的“联机合作编目”以及“网络公共查询”等功能加强对书目信息的保障,使用户能够随时随地查询到自己需要的信息,进一步加强图书管理服务职能。 (二)促进数字化信息资源体系建设 促进图书数字化信息资源体系管理,一方面要建立对社会发展和经济进步具有重要作用的特色数字信息资源以及各种类型的数据库资源,统一各种数据库资源的标准,使其网络化、电子化、信息化,更好促进数据库系统的发展和完善,促进其对各种有价值信息的收集、加工和整理工作,保证图书信息资源系统的稳定运行。另一方面,图书机构还要在保证现实馆藏完整性不受影响的前提下加强虚拟馆藏建设力度,积极对各种网络信息资源进行开发利用。加强虚拟馆藏建设,最常用的方式是购买可以通过镜像或在线方式加以利用的有价值网络信息资源和各种数据库资源。通过建立数据库资源以及加强虚拟馆藏等手段完善图书数字化信息资源体系建设和管理,就可以很大程度上延伸图书机构的网络终端,使其具备更加丰富的信息资源体系。 (三)完善图书信息传递体系建设 完善图书信息传递体系建设,是对网络形势下图书信息资源管理工作的进一步优化。信息传递体系有助于在信息资源共建、共知的基础上进一步实现信息资源的共享,使用户能够拥有更加广阔的信息来源。完善图书信息传递体系建设,其工作重点有以下两个方面:1.促进馆际互借物流体系发展,由于图书机构尚未也不会实现藏书完全数字化,所以通过馆际互借的方式实现实体文献的共享仍是加强图书信息资源管理工作的可行方式。2.加强电子文献资源传递工作,现今电子文献已成为信息资源传递共享的重要载体,而且我国的CASHL、NSTL、CALIS等都建立了运行良好、效益显著的电子文献传递系统,为图书电子文献资源的传递也提供了一定得借鉴思路。通过对馆际互借、电子信息传递等工作的加强和完善,图书机构可以进一步加快自身信息传递体系建设,对于其信息资源管理工作的发展也是极为有利的。 三、结束语 图书信息资源是人类社会最宝贵的文化结晶。随着我国社会与国民经济信息化进程的加快,在数字图书馆理论及实践不断发展完善的过程中,为进一步满足社会生产生活对于信息资源的需求,图书机构还应从促进图书信息资源体系建设、进一步加强书目信息网络规划、完善图书信息传递体系建设等几方面着手,解决图书信息资源管理工作现存的几个主要问题,这样才能更好促进图书信息资源管理工作的开展,使其更加熟练地运用各种现代化技术提供更为全面的信息服务。 作者:秦涛 单位:国家新闻出版广电总局无线局五〇一台 信息资源管理论文:公共信息资源管理论文 一、公共信息资源管理视角下的知识产权法的现状 知识产权法的最终目的虽然是平衡公共利益与私人利益,最终达到维护公共利益的目标,但是这只是一种理想的状态。知识产权人希望知识产权法能够维护自己的利益,而大众又希望知识产权法能够使人们获得更多的公共信息,这种矛盾在随着信息社会的不断发展而不断加剧,知识产权法的天秤也逐渐向私人利益倾斜。 1.知识产权法的权力客体不断扩张 知识产权法在最开始的权力客体只是以专利法、商标法、著作法为主,但是随着社会经济的不断发展,知识产权法的权力客体也不断的扩张。比如商标法最开始保护的是具体货物的商标,但是到了现在服务商标、地理标志、证明标志等都被划分到了商标法的保护范围之内;最初的著作权法保护的是文学艺术作品,到了现在其保护范围已经扩展到了各种设计图、模型作品和相关的图形作品等等与文学艺术作品无关的作品。除此之外,随着生物技术、教育的不断发展,一些以前不被专利法所保护的医疗方法、教育方法等等也逐渐被纳入到专利法的保护范围之内。 2.知识产权法在权利归属的发展 在知识产权法建立之初,其主要目的就是鼓励人们进行创新,所以在知识产权就直接归属于创造者。比如在1791年法国专利法的前言中写道:任何想法或发明只要是对社会有利的,那么这个想法或发明的所有权就应当属于创造者,如果所有权不属于创造者就是违反了人权。法国和德国甚至一度坚持作品是作者的私人财产。但随着社会经济的不断发展、知识产品的商业化运作不断完善、知识产品的商业价值越来越高,知识产权的归属也渐渐由创造者转向投资者或创造者的雇主。比如在1897年的奥匈帝国的专利法中规定:专利权可以归属发明人,如果在合同或其章程中有特殊规定的,则按照合同或章程中的规定进行划分归属。随后类似的法规慢慢普及到其他国家,我国《专利法》中也规定,雇员在受雇进行研究、发明的时候,除合同中有明确规定所属人是雇员外,研究和发明成果都属于雇主所有。我国《著作法》中第16条第2款中规定:职务作品的经济权利属于作者的雇佣单位所有,作者只能从雇主或投资者那里获取报酬。 3.知识产权法在权利内容上的发展 随着科技、经济的不断发展,知识产权法在权力内容上也不断的扩充着。对商标权、著作权的保护方式从板块保护模式发展到网络保护模式,因为知识产权的客体在某些方面具有一定的共性,比如一幅画可以涉及到著作权、商标权、专利权,那么在这种侵权发生权利人全不相同的情况的时候,就需要知识产权法秉承诚实信用、保护在先权利、禁止滥用权力的原则进行协调和处理。所以这幅图画的作者有权利禁止他人使用这幅图画作为商标,如果作者同样使用这个图画为商标的时候,可以制止他人在类似产品上使用这个商标或与这幅图画类似的商标。可见,随着社会经济的不断发展,简单用一个模块来对知识产权进行保护已经不足以应对所面对的问题,网络模块保护势在必行。 4.知识产权法的保护期限的延长 知识产权法在私人利益上的倾斜的主要表现之一就是在知识产权法的保护期限的不断延长上,我们可以从美国的著作权法上窥得一斑。在1790年的著作法中规定,对著作权的保护期限是14年,在这基础上可以再延续14年。在1909年中著作法规定在之前基础上可以再续一次。1976年,著作法规定将保护期限延长到作者终身以及其死后50年,法人团体的保护期为75年。到了1998年则将这一保护期延长到作者死后70年,对法人团体的作品的保护期更是延长到了95年,这种期限在很多时候已经超过了作品的使用寿命。 二、知识产权法对公共信息资源管理的影响 知识产权的不断扩张是符合科技发展和信息发展需求的,如果不维护知识产权人的利益的话,长此以往将打消人们对创作的热情,但是知识产权法过于偏向私人利益,就不利于大众获取信息,更影响了人们对信息的获取与使用,最终后果依然是阻碍新信息的创造。 1.知识产权法扩张使公共信息资源空间被压缩 信息资源是由公共信息资源和私人信息资源组成的,当私人信息资源比例扩大的时候,公共信息资源就会相应的减少,知识产权法内容的不断扩张使更多的信息成为了私人信息资源,这就使公共信息资源比例在不断的减少。知识产权保护的客体的增加使公共信息资源管理所拥有的客体减少。一般一个新的作品会首先出现在公共信息资源中,被大家所认知。在知识产权还没有将它划分为保护的客体的时候,是属于公共信息资源范畴,但随着知识产权对新客体保护的速度越来越块,使很多新型信息刚刚露出端倪就被知识产权笼到保护之下,使公共信息资源客体几乎无法增加。不断延长的保护期使公共信息资源所拥有的内容增加缓慢。当一个信息的保护期结束的时候,这个信息便自动归入公共信息资源范围,但是随着知识产权所保护的客体越来越多,保护期限越拉越长,使公共信息资源无法得到及时的补充,而且信息具有很强的时效性,每延长一年,信息所具有的的价值就会减少一部分,有时候信息即使已经归入公共信息资源却已经没有其应有的价值。 2.阻碍创新信息的创造 在信息社会的当今有一个非常有名的悖论:如果不对知识产权人进行保护,那么人们就不会积极的创造出新的信息,但是对信息保护过多,就使人们无法很好的利用各种信息,这样又阻碍了新信息的创造。首先,过于严厉的知识产权法会阻碍人们自由使用信息。当今知识产权法在很多方面对各种信息进行了保护,使人们无法正常的使用这些信息,很多的学者和研究者都对此非常头疼,现在的文化界和科学界都无不生活在“知识产权“的高压网下,随便抬手便会触碰到这道高压网,限制了很多人的创作和研究,不利于社会科学文化的发展。美国的录音协会利用知识产权法曾成功的阻碍了某著名大学计算机系的两个研究者的论文的发表,而这个论文主要内容则是分析了录音协会用于保护数字音乐商业销售的一种数字水印技术的缺陷,录音协还要求这两个学者不能将这个发现告诉别人,因为其他人可能会利用这个缺陷来逃避购买数字音乐。这个行为保护了录音协会的暂时的利益,但延长了解决这个缺陷的时间,阻碍了数字水印技术的更新换代。其次,过于严厉的知识产权法影响了知识创新。任何创新是基于大量已有知识的累积上的一种质变,如果没有大量的前辈的积累,就没有现在新的创新,知识产权法对这些已有的知识保护越完善,人们获取这些知识就越困难,创作的成本和周期就越长,那么新知识出现的频率就越低,而且当这种成本和周期超出创作人所能承受程度的时候,这些创作人甚至会放弃对新知识的研究,导致创新的夭折。另一方面,当这些创作人经过各种困难创出成品的时候,会因为大量的成本使这些创作人更加维护自身利益,为后人的创作设置了新的障碍,这样便形成了一种恶性循环,严重阻碍了社会经济的发展。 3.不利于信息的传播 知识产权法使知识产权人有权保护自己的利益,如果知识产权法过于保护私人利益,在这种保护达到一定程度的时候,会形成一种知识垄断,这种被法律所保护的垄断会被有心人所利用,从大众手中谋取高额的利润。同时现在的知识产权法自然赋予知识产权人一定的保护期限,而有的知识产权人并不需要这种保护,希望自己的知识能够汇入公共信息资源,得到广泛的传播,但现在的知识产权法并没有这方面的具体法律条文,使这些本来可以进入公共信息资源的信息被迫限制了传播。 三、结语 随着工业文明的发展,知识产权法逐渐产生并完善,而信息的本质是一种公共资源,不论是公共信息资源管理还是知识产权法的最终目标都是保护公共利益,然而随着信息化的不断发展,知识产权法逐渐向私人利益转移。知识产权法对信息的保护使公共信息资源被不断压缩,新信息被完全掌握在少数人手中,形成一种信息垄断,这些人利用这种垄断获取高额的利润,很大程度上损害了公共的利益。同时知识产权法使信息的公共性难以发挥其应有的价值,阻碍了人们获取信息和研究信息,更阻碍了新信息和新发明的创造。然而从另一方面来说,保护知识产权人的利益有利于他们创造更多的信息,所以知识产权法如何平衡私人利益与公共利益将成为其主要发展方向。 作者:林珂东 单位:大庆广播电视大学 信息资源管理论文:个人网络信息资源管理论文 1概述 1.1个人网络信息资源的类型 个人网络信息资源的类型研究是建立在个人网络信息资源概念的范畴上。个人网络信息资源的类型因信息技术的发展种类而衍生出不同的标准,不同的划分标准便产生不同的分类方法。按照媒体存在形式分类可分为文本资源、图片资源、视音频资源、flash媒体资源。按照网络应用分类可分为个人BBS、个人博客微博、个人数字图书馆、个人电邮等。按照内容类型分类可分为专业知识、公共知识、兴趣内容、娱乐新闻资讯等。 1.2个人网络信息资源的特征 在网络环境里,个人网络信源不仅有网络信息资源的繁杂化、网络化、传播范围广,用户多、信息源的多样性等一般特征外,还具有独树一帜的特征。如下:依据个人习惯,组织形式多样。随着年龄的增长,每个人都有自己独特的思维及组织习惯,将个人网络资源组织在博客、QQ空间还是网盘等,都是个人通过分析软件的特点优势及结合自己的习惯来进行组织处理,形式灵活多样。信息内容因人而异,兴趣使然。Internet上的信息资源的内容包罗万象,覆盖了不同领域的信息资源,每个人根据个人所需和兴趣来选择使自己满意的网络信息内容。存储数字化方便快捷,具有预见性。网络信息搜索、传播和反馈快速灵敏,实时性较强,网络上的信息资源只需几秒钟便可传播世界各地。对于一些暂时对自己无用但今后可能对自己有用的信息可提前进行保存,以便于之后所需时查找方便快捷,具有一定的预见性。个人信息交流方式多样。个人微博、博客、论坛、QQ群等都是个人知识交流的大舞台,形式多样,便于知识积累。 2个人网络信息资源管理的现状 在个人网络信息资源的管理重要性方面,44.76%的人都认为网络信息资源管理特别重要,认为个人网络资源管理完全不重要的人只占0.9%,可见很多人都比较重视网络信息资源的管理。在平时多久整理一次自己电脑上的资料的现状,发现占最大多数的人是不确定自己多长时间整理一次电脑上的资料,这说明现在的很人都没有养成定期整理自己资料的习惯。在对平时有哪些途径来获取网络信息资源的调查中发现搜索引擎、各大门户网站、微博博客是个人获取网络信息资源的主要途径,其他还有各大论文、行业网站也是一种选择。在常用的搜索引擎的调查中发现78.1%的人都使用百度,搜索引擎的使用过于单一,对百度的依赖性较大。我们应该根据不同的搜索引擎种类来选择合适的自己需要的搜索引擎,比如:进行中文搜索,我们可以用迄今为止最大的中文百度搜索引擎,但是要是进行英文检索,我们就要选择全球规模最大的谷歌搜素引擎。当个人在网络上遇到有用信息时,据调查大家使用的记录方式多种多样,虽然绝大多数人都有存储信息的习惯,但信息存储的方式杂乱、简单,对新型信息管理软件的使用不够熟练。大家要积极使用新型的信息管理工具来来对个个的信息资源加工。还有的人对网络信息只是浏览不做记录,这是缺乏资源存储的归类和获取意识。在对自己电脑上的本地硬盘的存储内容有82.86%的个人都会做好明确的分类,但仍有17.14%的人没有分类。这说明很大部分人的最基本的网络信息管理存在问题。 3个人网络信息资源管理的误区 随着互联网的快速发展,网络学习已经成为大家学习的主要形式,但随之在资源管理上的众多问题也显现出来。首先,网络信息资源管理意识不足,相关教育欠缺。在调查中发现一部分人的资源管理意识薄弱,他们认为网络信息资源管理不怎么重要,还有很大一部分是因为相关教育的欠缺,一定要加强相关领域的教育,在21世纪互联网如此高速发展的今天必须高度重视网络信息资源的管理,才能更好的利用资源。其次,资源存储混乱无分类,管理能力需提高。很多学生的网络信息资源的存储途径很多,有网盘、个人主页、移动硬盘、U盘、博客等等,但是"存了就忘了"或者"找不到存在哪里了"的现象频繁发生,这很大一部分是管理能力的欠缺,需要提高网络信息资源管理能力。再次,网络信息资源管理工具单一,先进观念需及时更新。网络资源的管理工具随着时展层出不穷,最大可能的利用最先进的技术实现最方便的管理。在调查中发现有72.38%人所使用的管理工具都是本地硬盘,移动硬盘,U盘等,而对网盘,个人数字图书馆,网摘等都使用的特别少,甚至有的大学生没有听说过,这是一种资源的极大浪费。最后,知识的甄别能力比较弱,需提高甄别能力。对于海量的网络信息资源,的辨别能力较差,难以辨别出不同知识的价值和对自己的价值。还有就是网络资源具有开放性和共享性,任何人都可以在网络上发表观点看法,所以信息资源的质量良莠不齐,要提高辨别能力。 4个人网络信息资源管理的建议 个人主体是大学生。学校是大学生学习、生活和交流的主要场所,学校要营造个人网络信息资源管理的氛围与环境,才能引导大学生提高个人网络信息资源管理的意识,促进大学生进行个人网络信息资源管理实践。学校可以通过开设如何进行网络信息资源管理的相关课程,开设大型讲座;为学生建立大学生个人网络信息资源管理平台以帮助学生有效的进行个人网络信息资源管理,以培养学生的管理能力。大多数学生并不知道如何系统地管理个人网络信息资源,有学生或许刚刚拥有自己的笔记本,在没有接受过指导的情况下,在个人网络信息资源管理方面有较多困惑,教师便是最佳人选为学生答疑解惑。教师是学校教育工作的主要实施者,也是学校知识管理和创新的主体,教师应向学生介绍个人网络信息资源管理的内容,推荐适合大学生使用的的个人网络信息资源管理的工具和方法,并对实施过程中遇到的问题和困难给予及时的帮助。个人是学习过程的主体,互联网的高速发展,使得从个人由被动地接收信息向主动地创造信息的方向转变。首先大学生个人必须尽快转变信息资源管理观念,树立个人网络信息资源管理意识,形成个人网络信息资源管理的习惯。其次必须学会用多种途径来获取知识,会选择合适的知识管理工具来存储所获取的知识,将知识进行分类,和同伴经常交流共享知识,并自觉定期更新备份整理自己的知识。 5结束语 基于个人的网络信息资源管理是一个长期的信息资源获取、整合、利用、共享的过程,个人在学习生活的过程中要注意通过多种途径进行网络信息资源的有效合理整合。个人网络信息资源管理能力已成为个人在高速信息社会生存的基本能力之一。要做好信息资源管理,就必须提升个人的知识管理技能,不断接触各种个人网络资源管理工具以便分析选择最方便有效及适合自己的管理工具,不断更新个人网络信息资源,随着网络技术的快速发展也实时更新自身观念看法以适应时代潮流。不仅需要自身的不断努力,而且还需要向专家、教师乃至社会层面多方面的支持和指导。 作者:郑宏莉 单位:淮阴师范学院传媒学院 信息资源管理论文:数字化档案信息资源管理论文 一、目前数字化档案信息资源管理存在的问题 (一)在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题 随着数字化档案的快速发展,数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大,其数量已经达到甚至超过了纸质档案,为了对两种档案加以区别,并发挥最大的管理效益,需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看,双轨制管理的推行存在一定的阻力,双轨制没有真正得到落实和实行,没有取得预期的效果。 (二)由于互联网的发展,数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁 由于互联网技术的发展,为了发挥数字化档案信息资源的作用,可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享,提高其利用率,但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段,使得网络黑客可以侵入档案管理系统,窃取机密的数字化档案信息资源,所以,对于数字化档案信息资源面临的安全威胁,必须着力解决。 二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析 考虑到当前数字化档案信息资源的重要性,我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题,使数字化档案信息资源管理取得预期目的,实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大,在解决数字化档案信息资源管理问题时,一定要考虑到其实际运行情况,做到优化管理措施,创新管理手段,有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策,主要应采取以下几种措施: (一)在档案管理工作中,必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视 在档案管理中,数字化档案信息资源的重要性日益突出,我们必须对其重要性引起足够的重视,主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式,从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出,只有观念上重视了,才能保证管理工作得到很好的开展。所以,必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度,从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。 (二)有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题 对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理,逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢,推进效果不理想的问题,我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度,并创新档案管理手段,实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理,保证档案双轨制管理有效推进。 (三)对关键的数字化档案信息资源实行加密处理,保证数字档案的安全性 在目前的数字化档案信息资源中,为了预防关键档案信息泄密,要采取信息加密措施,并升级数字化档案信息资源管理系统,从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取,我们要完善并加强硬件网络设施,同时采取先进的数学算法和加密手段,保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明,这种加密手段是行之有效的。 三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析 上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题,以及解决数字化档案信息资源管理存在问题,从中可以看出,数字化档案信息资源的重要性日益突出,必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益,满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明,要想提高数字化档案信息资源管理的效益,就应该从以下几个方面入手: (一)将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起,纳入到统一的标准化管理体系中来 实践证明,在档案管理中,要想提高管理效益,就要建立统一的标准化管理体系,实行统一管理,发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言,要和纸质档案一起,建立统一的标准化管理体系,完善档案管理双轨制。 (二)建立并完善数字化档案信息资源管理数据库,保证数字化档案信息资源管理的有效开展 由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大,涉及种类多数据庞杂,为了实现有效管理,建立数据库是未来发展的趋势。所以,要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库,有效开展数字化档案信息的管理工作。 (三)统一数字化档案信息资源存储格式,便于数字化档案信息资源的实际使用 为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率,节省存储空间,便于用户实际调用,我们应该统一数字化档案信息资源存储格式,保证在数据库中以同一种格式出现,便于存储和利用。 (四)加强数字化档案信息资源的安全管理建设,保证信息安全 数字化档案信息资源中包含一些机密的信息,所以我们必须加强安全管理建设,要提高安全管理登记,保证关键数字化档案信息的安全,保证这些机密信息不发生泄漏。 (五)培养数字化档案信息资源管理专项人才,不断提高管理人员素质 对于数字化档案信息资源管理而言,要想提高管理效益,就要从管理人员的工作方法和人员素质入手,不断的培养专项管理人才,提高并加强管理人员技能好素质。 作者:宋丹 单位:湛江师范学院 信息资源管理论文:数字档案馆信息资源管理论文 一、数字档案馆信息资源建设模式构建 1.宏观管理模式 (1)集中管理模式。数字档案馆档案信息资源建设的集中式管理式档案工作域信息资源建设发展方面具有关键作用。一是通过集中管理模式能够使得数字档案馆的信息资源建设具有一定的计划性使档案馆档案信息资源成为一种资源整体捉进其合理利用与开发二是数字档案馆通过集中式管理模式能够对其信息资源建设进行有效控制监督档案馆各级信息资源建设的具体行为规范工作流程保证数字档案馆信息资源的可持续发展。但是集中式管理模式在一定程度上使得档案信息资源建设缺乏一定的创新性。 (2)分散管理模式。数字档案馆档案信息资源的分散管理模式具有较强的灵活性和适用性。通过分散管理模式能够调动不同地区数字档案馆信息资源建设的积极性充分发挥自身优势加强档案信息资源建设工作。同时数字档案馆采用分散管理模式为信息资源建设提供了个性化发展的渠道提高了档案信息资源建设工作中的创新工作效力但是分散管理模式同样有着信息资源分散、信息系统不兼容、共享交换不方便的问题。 2.微观管理模式 (1)内外结合模式。数字档案馆信息资源建设的内外结合模式指的是数字档案馆根据其自身信息资源不足的现实情况积极寻找其他外部信息资源与其共同完成信息资源建设的一种模式。内外结合管理模式的优秀是数字档案馆通过整合内部与外部的信息资源共同完成档案信息资源建设工作。数字档案馆信息资源建设采用内外结合的管理模式不但能够克服集中管理与分散管理的弊端还能够取两者长处使档案信息资源的建设具有较强的适应性。一是通过充分利用数字档案馆现有的信息资源使其人力资源、物品资源能够得到良好利用提高档案馆信息资源建设的质量;二是利用内外结合的管理模式河以借鉴外部信息资源建设的信息技术、专业人才等,弥补数字档案馆在信息资源建设过程中的不足加强档案馆工作人员业务培训加快信息资源建设步伐。 (2)专项建设模式。数字档案馆信息资源建设的专项建设模式指的是将其建设力量集中在某一个具体领域方面,由此集中力量解决数字档案馆信息资源建设过程中遇到的棘手问题尽可能找到问题的突破口。因此专项建设模式更适用于数字档案馆信息建设的最初时期或者用于专业性较强的数字档案馆信息资源建设中。 二、数字档案馆档案信息资源建设管理流程 数字档案馆档案信息资源建设是一项长期持续的工作包括总体分析、制订计划和一些具体业务共同构成。为了能够有效控制管理数字档案馆信息资源建设工作必须对其进行建设规划役计建设流程。第一阶段数字档案馆信息资源建设的前期准备阶段包括建设总体分析和建设整体规划两个方面。该阶段主要是对数字档案馆信息资源建设的环境、条件等进行系统分析提出可行性研究报告为数字档案馆的信息资源建设进行整体规划同时进一步细化具体业务的建设计划。第二阶段数字档案馆信息资源建设的具体业务的实施管理包括信息需求分析、获取数字信息资源、信息鉴定、信息组织、信息存储、信息开发和信息维护更新等环节。该阶段数字档案馆信息资源建设的最终目的是控制整个过程保证其信息资源的建设目标能够实现。第三阶段数字档案馆信息资源建设的总体评估和验证阶段包括数字档案馆建设绩效评估和信息反馈两个方面,该阶段工作的最终目的是对其信息资源建设的实现流程、开发利用程度进行有效评估脸证数字档案馆信息资源建设工作是否已经达到最初目标总结建设过程中的经验与问题将信息资源建设过程中遇到的问题进行反馈。 三、数字档案馆信息资源建设的策略构建 1.深入开发档案信息资源 第一加强科学合理的成本投入。科学合理的成本投入是保证数字档案馆档案信息资源正常开放与利用的前提。档案馆信息资源的建设与应用是需要一定的人力、物力和资金的投入加果没有合理的成本投入数字档案馆信息资源建设与开发就会受到各种阻碍,难以提高信息资源产品的品质和档次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根据数字档案馆的实际建设情况而定。因此数字档案馆信息资源的建设与开发要保证有一定的成本投入同时避免资源浪费的问题出现。第二朋确信息产品特点。信息产品的特点与特色是数字档案馆信息资源建设过程中的取胜关键。档案信息产品在社会中具有较强的特性例如原始性、不可复制性等由此数字档案馆信息资源的建设与开发工作更应该抓住这一特点朋确档案信息产品的特色提高档案信息产品的品质与价值。第三实施联合开发。数字档案馆信息资源建设与开发工作是一个整体过程对于档案信息产品的标准规范、专业人员的配备与使用等方面都提出了较高要求。但是大部分数字档案馆都无法满足以上这些要求需要经过多方机构的整体协调加强档案馆之间、档案部门与其他机构之间的联系实施联合开发建设,以此提高数字档案馆信息资源建设的步伐。 2.不断更新档案信息资源 随着档案信息产生和冗余信息价值的消失以及信息技术和生产设备的不断提高数字档案馆信息资源建设仍然需要持续更新主要包括以下三个方面片是添加新的档案信息主要是及时将最新的信息资源加入到数字档案馆信息资源建设开发工作中这也是档案信息资源的重新建设不断添加档案信息资源,能够提高数字档案馆信息资源开发的适应性和可用性。二是及时清除已经失去利用价值的档案信息由于数字档案馆信息资源建设占用的存储空间有限不能够满足随时增加新的信息资源因此需要及时清除已经失去价值的档案信息。而且这些老化无效的档案信息如果不能够及时清除不但会影响数字档案馆信息资源建设的运行速度还阻碍了用户使用系统查找信息资源的行为。但是清除失去价值的档案信息需要经过严格的审查和鉴定并对其进行详细记录。三是数字档案馆信息资源管理系统的更新是随着信息技术的发展而不断进行的肖数字档案馆原始的信息系统无法满足实际工作需求时,就需要对信息资源管理系统进行一次更新本质上是将原始信息资源系统进行转换。 3.科学合理的存储信息资源 档案信息的合理存储是数字档案馆信息资源建设函待解决的问题,由于要充分考虑到档案信息存储与提取的便捷性和安全性,以及档案信息长期有效存储的问题,在数字档案馆信息资源建设过程中要重点规划信息存储问题通过有效的信息技术手段和保障措施加强档案信息的存储效率。首先要制订完善合理的信息资源存储方案在数字档案馆信息资源存储建设中其信息技术手段包括分布式管理、数据挖掘、模糊识别、信息检索等由于信息技术的发展是持续的,因此,不可能建设一种完全合理的信息资源存储方案。但是数字档案馆应该充分考虑其建设环境和条件积极寻找科学合理的信息资源存储方案,以最大限度满足数字档案馆的现实需求这也是其信息资源建设过程中必须要综合考虑的问题。其次要遵循数字档案信息存储的标准和规范。数字化建设提出以来信息领域对于数字信息标准的研究方面也取得了一定进展。因此数字档案馆信息资源建设在对信息存储进行合理规划时要充分考虑到数字档案信息的存储标准和规范为后期档案信息资源的共享与交流提供有力的支持和保障。最后数字档案馆档案信息存储要选择适当的存储载体。载体是存储档案信息的实体。数字档案信息与传统档案材料相同其存储、保存、提取都与载体密不可分。数字档案信息存储的品质与性能是影响档案信息安全应用的关键因素油此数字档案馆在信息资源建设过程中对于档案信息的存储要采用性能稳定、安全可靠的信息载体。 四、总结 综上所述,数字档案馆档案信息资源建设工作是一个整体工程涉及信息技术、人力资源、流程管理、资金支持等多个方面。目前,数字档案馆的档案信息资源建设虽然已经取得了初步成就但是在后续发展的过程中仍然存在很多突出性问题包括标准规范的制订、技术手段的利用、管理流程的规划等本文基于这些问题之上对数字档案馆信息资源建设进行了深入探讨期望能够对我国数字档案馆档案信息资源建设提供一些理论参考依据。 作者:刘铁英 单位:河北大学 信息资源管理论文:档案信息资源管理论文 1、档案信息资源的开发和利用 档案信息作为一种资源在当今社会具有广泛的来源。随着计算机网络技术、数字技术、多媒体技术的广泛应用,电子档案应运而生。档案信息资源的来源日趋多样化,信息服务多元化。其来源有传统的纸质档案、文本文档、图片资料、影音资料,以及在网站上注册会员、求职等所填写的个人信息等。那么如何对这些大量的信息资源进行开发、管理和利用,就是我们今天必须要面对的问题。我们必须采用专业的计算机技术如:B/S多层应用技术,JOA、J2EE等网络技术对档案信息的应用系统进行开发和维护,以确保信息资源的安全。采用数据挖掘、文字识别技术、建立档案管理信息平台以提高档案的利用效率,充分发挥档案的使用价值。 2、档案信息资源管理中面对的问题 并不是所有的档案信息都可以成为资源,只有其积蓄到一定程度蕴含着极大的使用价值和开发价值的时候才能构成资源。从这个意义上说,我们在档案信息管理中必须面对许多管理上、客观上、技术上存在的许多困难和问题。首先必须正确处理好几个层面的关系。一是正确处理信息化进城中的速度与效果的关系。档案信息化是以信息技术的广泛应用为基础,以信息网络手段,人才为依托,档案信息资源建设为优秀,档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。二是正确处理档案实体管理与档案信息资源管理的关系,二者既有区别又有联系。三是正确处理人文管理与技术管理的关系,应以技术管理为手段,以人文管理为优秀。其次要确保档案信息的安全,并尽量避免其价值的减少和消失。要明确档案信息资源不足与档案信息资源过剩并存。这是由于档案信息价值的相对性与绝对性所决定的。同时由于21世纪是个知识信息高度共享的时代,电子档案已经普及。在电子档案的采集、整理、归档利用中不可避免的存在泄露。加上一些涉及国家机密,行政单位、企业的一些保密性材料,对这些档案安全的要求更高。因此,档案信息共享与信息安全并存。此外,由于信息来源的广泛性与信息需求的多元化,使得现在的档案信息开发和维护技术明显不够。信息技术带来的档案安全问题凸显。要想完美无缺的对档案信息资源进行管理必须面对这些问题。 3、实现档案信息资源化管理的途径 加快推进档案信息化建设。2002年国家档案局了《全国档案信息化建设实施纲要》,至此全国的档案信息化建设全面推进。档案信息化建设对档案事业的发展有十分重要的意义。档案信息化建设是指作用信息技术提高档案工作的现代化水平,对档案管理的新情况、新原则与新理论重新思考,确定网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务水平。其基本任务包括:档案信息的数字化、档案网站建设和数字档案馆建设。重点做到健全档案管理信息库数量,加快电子文档的归档与管理工作,提高档案管理人员的专业技能和政治修养,培养高素质的复合型人才。做好档案信息化的规划和组织管理工作,建立档案信息化的保障体系。做好档案信息资源的风险管理。 由于网络技术的普遍应用,信息共享与信息安全的矛盾一直存在。同时,对档案信息安全的研究也由来已久。对信息资源的风险管理分为四个阶段。避免风险阶段,评估风险阶段,缓解风险阶段和分散风险阶段。凡事要做到提前预防,未雨绸缪。其主要措施有积极引进新技术,指定相关法律法规,培养复合型人才。当风险来临以后,必须由专业人员进行风险评估,评估的目的是为了能够更加有计划更有科学的去解决风险带来的后果,以达到缓解风险甚至是分散风险的目的。与时俱进的推进档案法制化建设。自从《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》颁布以来,我国的档案管理工作走向了法制化道路,各地的档案工作基本可以做到有法可依,有章可循。 经过几十年得逐步完善,我国的档案法制建设逐步规范化、制度化和法制化。但是我们都明白没有一成不变的事物。随着档案管理环境的不断变化,与之相关的档案法制建设也要与时俱进。2014年保密法条例的正式实施也使得档案信息作为一种重要的资源安全性有了进一步的保障。加强档案的法制化建设是加快档案事业改革,实现职能转变的重要途径。纵观我国现阶段情况。可以从以下三个方面予以加强。一是继续加强立法工作,提高立法质量,完善法律法规。二是加强档案行政执法工作,提高执法水平,增大行政执法监督检查力度,确保法律法规的严格实施。第三,积极做好档案管理的普法工作,对在职人员开展继续教育,确保法人人做到知法、守法、用法。总之,做好档案信息资源管理工作不是一件容易的事情,任重道远,需要我们用改革的眼光,紧跟时代步伐确保档案管理工作顺利进行。 作者:牛重阳 单位:中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所技术基础部 信息资源管理论文:中学档案信息资源管理论文 一、中学档案信息资源管理现代化开发与利用的措施 (一)转变落后的中学档案信息资源开发利用观念 1.树立正确的档案资源观念。学校应当明确认识到档案信息资源的管理对学校发展的重要意义,进一步发挥档案在中学档案信息资源开发利用过程中的作用,从而使档案资源能够得到合理的配置和流动。学校领导应当高度重视对档案资源的管理工作,将档案资源的管理纳入到学校的日常建设中来,并且要成立专门的机构,不断优化档案管理的外在环境,从而更好地实现对档案的管理。2.树立科学的档案资源开发的观念。学校的档案资源管理部门应当摒弃落后的思想观念,确立开放的、科学的观念,最大程度地对档案资源进行开发利用,从而适应学校未来的各种发展需求。 (二)构建适合中学档案信息资源开发利用的管理模式 1.完善中学档案信息资源开发与利用的相关制度。完善对档案信息资源的管理就是要求学校必须制定出方便灵活、科学合理的档案管理制度,其不仅是档案资源开发利用的基础,而且也是促进档案工作逐步走向科学化、规范化的重要保证。例如,学校可以参照相关的档案管理制度,制定一些《档案资源管理》、《档案人员的工作职责》等相关规章制度。此外,学校应当将档案工作纳入到责任考核中去,鼓励档案人员积极地对档案资源进行管理,从而使档案管理工作能够全面、有效地展开。 2.健全档案资源开发利用的保障体制。健全档案开发的保障机制就是必须要要获得学校领导和财政的支持,在学校财政支持的基础上,不断加强对档案资源的开发利用,从而保证档案开发工作能够持续稳定的发展。另外,学校还可以充分利用人才优势,引进相关的档案管理人才,从而为档案资源管理工作提供人才保障。 (三)健全中学档案信息资源管理现代化开发与利用的途径 1.进一步规范中学档案信息资源的收集。现阶段,我国中学档案信息管理系统的规范化相对滞后,并且应用软件也比较杂乱,这就在很大程度上阻碍了档案信息管理系统水平的提高。其实档案规范本身就是一项系统的工程,所以在对中学档案信息进行收集时,应当按照统一的标准,科学合理地对档案信息进行收集整理,从而实现档案管理的规范化和标准化。其主要表现在以下几个方面:一是要明确学校不同部门以及工作人员的责任;明确不同时期档案管理工作的重点;明确档案收集的具体方式。二是要制定出相关档案材料的收集标准,用科学合理的方法对档案进行管理,从而收集整理出系统科学的档案。此外,档案工作人员还应当妥善处理好档案的“接收”和“移送”,做到接收时有清册,移送时有手续。 2.重视档案资源开发利用的有效性。学校的档案工作人员应当根据相关的管理规定,及时对档案进行归类整理,完善建档工作,强化档案的管理意识,能够在日常档案的管理中发现档案所蕴含的对学校的教学有用的信息,从而进一步地实现档案信息资源的有效性。 (四)加强学习,最大限度地开发档案中的信息资源 首先,可以以现代的检索方法来转变传统的档案检索方式,同时也可以依据微机检索的方式为主干,对档案信息网络进行区域化管理,并且做到有步骤、有计划地进行联网,从而实现档案信息资源利用方式的转变。其次,就是要进一步提高研究室开发储藏档案的能力,通过向社会提供一些经过精心研究和整理的有用信息,这样就减少了查阅的时间,从而也提高了档案室的工作效率。 (五)不断强化中学档案信息教育,逐步构建档案信息网络 在对档案信息教育的过程中要注重对档案主体意识的培养,通过对档案有关制度的宣传,不断提升档案工作者的档案信息保密意识、转换意识以及传播意识。除此之外,还应当运用现代的先进设备和技术,武装档案信息网络,不断提高档案信息的保密性,从而构建起一个科学完整的档案信息网络管理平台。 二、结语 在对中学档案信息资源进行开发利用的同时,既要转变落后的档案信息开发观念,又要熟悉和完善相关的档案资料,并且还应当建立健全档案信息资源开发与利用的有效机制,从而提高档案信息资源的利用效率。 作者:周海岩 单位:赤峰市翁牛特旗乌丹一中 信息资源管理论文:知识经济时代信息资源管理论文 一、现阶段网络信息资源管理的优秀 在当前网络时代的发展阶段,数据库建设是网络信息资源管理的手段。数据库是依照某种数据模型组织起来并存放二级存储器中的数据集合。这种数据集合具有一个最重要的特点,以尽可能优质的方式为某个特定组织和人提供信息服务,其数据结构独立于使用它的应用程序,对数据的增、删、改和检索由统一软件进行管理和控制。从发展的历史看,数据库是数据管理的高级阶段,它是由文件管理系统发展起来的。在网络信息资源管理的过程中,大多数信息管理者都通过借鉴文件管理系统中的管理机制进行网络信息资源管理。人们通过对大量的网络信息运用一系列的管理手段对其进行高效的管理,然后建成一个个庞大的数据库对其进行资源的整合,许多的信息资源通过整合之后成为能够为人们所利用的知识资源,服务于人们各项的信息需求。 二、影响我国网络信息资源管理效率的因素 随着网络技术的快速发展和移动终端的普及,越来越多的网络服务应运而生,网络中的信息已爆发式的增长速度充斥在整个网络空间,一些无用的信息频繁映入人们的眼帘,而一些有价值的信息由于严重的信息过载问题很难被人们所利用。在扩大对传统数据库建设的过程中应该看到,信息的爆发式增长,大量信息的无序化使得对信息资源的管理工作难度更大。笔者认为当前影响我国网络信息资源效率的因素有三点: 1.信息无序化和碎片化引发的信息过载问题 网络的自由化使得人们在使用网络的过程中随心所欲地各种信息,很多信息并没有太多实际的含义并以零散碎片的方式充斥在整个网络空间中,大量无用的冗余信息严重干扰了信息管理者对有用信息的准确选择,这些信息的急剧扩展容易造成网络的无序化,造成信息泛滥,引发严重的信息过载问题。 2.信息管理者的信息素养 要实现对信息资源的有效整合,就要懂得如何去获取信息、评价信息和有效利用所需的信息,体现在管理者的信息素养水平上。网络平台的众多,使得众多的网络信息资源管理者的信息素养水平参差不齐,在对信息的组织和加工过程中产生不一样的结果。在现实中一些优质的网络平台脱颖而出,主要是基于较好地解决网络信息资源的有效整合和管理,有效开发和利用的问题。 3.检索技术不够智能 目前我国大部分网络平台采用的检索技术都采用基于关键词匹配的方式,由于许多无用信息的干扰,以及信息智能标签属性的缺失,使得这种检索方法存在查全率和查准率较低,检索的质量也不高等一些列问题,特别是在未来的知识经济时代下,利用关键词匹配很难满足人们对知识的需求。 三、知识经济时代下的网络信息资源管理的发展建议 1.知识经济时代下网络信息资源管理的重要意义 近年来,政府和社会各界一直致力于实现我国经济发展方式的转变,其中最重要的一点就是要依靠科技进步,劳动者素质提高,管理创新转变实现经济的增长。因此,实现经济的增长则越来越依赖于相关领域知识含量的增长。知识经济时代的到来,使得传统意义上的网络信息资源的管理已经不满足于知识增长的需要,这就要求网络信息资源的管理者要具备知识管理的视野,实现信息资源向知识资源转化。要想在知识经济时代取得一席之地,要将信息技术和创新式的管理方法有机结合,将信息资源和知识资源变成创造经济价值的源泉。知识管理除管理信息资源外,更重要的是将知识管理和人的管理融为一体,注重开发人的智力。以电商企业为例,经营者在做决策的过程中要充分考虑到各个方面的信息资讯,而对这些大量资讯的整理工作就是信息资源管理过程。实际上经营者这时最需要的往往不是这些经过整理的信息资源,而是通过这些信息资源形成能够决定其正确决策的合理依据,这一过程就是有信息资源向知识资源的转化过程。针对企业内部各个部门的不同信息需求,实现知识资源的个性化推送和信息资源的即时共享,使企业内的所有成员获得精确的信息。并且要注重培养企业所有成员的信息素养水平,实现信息资源和知识的补充完善。同时,运用信息技术及时对信息进行处理,使跨部门的知识分享和合作成为工作的一环,形成团队合力,这样才能使企业运转模式快速地适应市场需求的变化。 2.发展建议 (1)调整信息组织机构,培养信息管理者的信息素养。首先要调整传统的信息组织机构,加强对信息资源和信息管理工作的重视。提高网络信息资源管理者的行业地位,培养信息管理者的信息素养,建立一个知识型的信息人才体系,实现“信息———信息资源———知识资源”的转化。 (2)应用智能的信息处理技术。网络信息组织是信息资源管理活动的优秀环节,通过智能标签的功能实现网络信息的初始序化,通过智能技术对网络平台中的信息进行分类和标引。这样大大方便了信息管理人员获取有价值信息的工作。 (3)加强信息政策和信息法律建设。一方面要制定科学有效的信息政策,提高我国的信息化水平。特别是我国的信息基础设施建设,要加大对计算机网络建设和大型网络数据库建设的投入;另一方面要完善信息法律法规建设,着重强调网络中的知识产权和网络信息安全保护,通过信息法律规范网络活动,控制信息垃圾的泛滥,疏通信息渠道、促进信息资源开发利用。 作者:李志文 单位:黑龙江大学研究生学院
知识管理论文:知识管理与人力资源管理论文 1知识管理与人力资源管理 1.1知识管理概念 知识管理是以知识为优秀要素的管理,借助计算机技术、通信技术和网络技术使企业的每一员工能够从企业外部,尤其是内部获取、创新、传播,并通过知识共享达到提高员工专业素质和操作技能,进而推动企业的创新能力和价值创造能力,从而获得优秀竞争优势的过程。知识管理作为一种新兴的管理模式,是信息化、知识化浪潮的产物。知识管理的实质是对企业员工掌握的隐性知识,诸如工作经验、操作技巧等,以及企业的规章制度、工作流程等显性知识的管理,以达到知识共享并实现知识资源向财富增长的转化,促进企业的不断成熟和壮大。它要求把信息、活动、人和通信技术有机结合形成系统,达到知识的收集、整理、共享,实现组织全员的知识、能力和素质的提高,进而提高组织的优秀竞争力。 1.2人力资源管理的概念 人力资源管理是指企业为充分调动每一位员工的最大工作潜能,发挥其优势,对自己拥有的人力资源通过有效培训、开发、组合并支付相应的薪酬,以达到人力资本为提高企业优秀竞争力和实现经济发展目标积极开展工作的管理工作。计算机计技术、网络与通信技术的发展和融合,为人力资源管理的变革提供了技术平台。这一变革呈现出的发展趋势表现为人力资源管理与知识管理应实现有效融合,通过人力资源达到最大限度的发挥知识管理的作用。企业的每位员工都是知识的载体,他们既是知识的传播者,又是知识的接受者,员工的工作能力和对企业的贡献度是建立在积累、发展知识以及与企业内部其他员工间共享知识的基础之上。企业在开展人力资源管理时,结合自身的特点将知识管理纳入其中,通过激励机制加快知识,特别是隐性知识在员工之间传播与共享,鼓励知识创新,达到知识创造财富的目的。 2人力资源管理与知识管理的内在联系 2.1人力资源管理是知识管理的优秀 知识管理的对象是以人为载体的知识,人力资源管理的对象是具有知识的人,因此人力资源管理和知识管理存在着内在联系,联系的纽带就是人,因此人力资源管理成了企业开展知识管理不可或缺的部分。有效的人力资源管理有助于知识管理实现企业员工掌握的占据知识绝大部分的隐性知识转化为显性知识,借助知识管理平台实现组织内部的广泛传播、共享。在企业内部,显性知识只是知识冰山的一角,大部分知识是储存在员工头脑中的隐性知识,如经验、技巧、技能。就隐性知识来讲,它们一般是很难用语言和文字准确地将其描述出来的,拥有者把其看作是提升自身竞争力的本钱,而不愿意传授给其他员工,而它们又难于被其他员工获得,也不易被编码传播。知识管理借助人力资源管理的作用达到员工愿意将其隐性知识交流与分享。一方面,企业通过开展培训、学习等方式使员工不断获取更多的新的显性知识,为员工创造出更多的隐性知识提供动力;另一方面,积极搭建知识管理平台、开展经验交流、组织技能比武等,多管齐下使企业员工愿意将他们所掌握的隐性知识在企业内部实现共享。为达到隐性知识充分共享的目的,人的因素是知识传播和分享的关键因素。企业员工不仅是隐性知识的创造者和载体,也是隐性知识传播的载体。为达到利用人力资源实现知识共享的目标,知识管理应为人力资源管理在人力资源开发、使用、绩效考核、激励机制等方面提供帮助。 2.2知识管理对人力资源管理具有推动作用 知识管理是一种以知识资源为基础,起点是知识资源的共享和配置,优秀是知识资源的开发和利用,目的是通过合理配置人力资源达到提高企业竞争力。知识管理作为现代化的管理模式以其独特的方式推动着人力资源的管理的提升,主要体现在:首先,知识管理把企业员工拥有的知识,特别是隐性知识视为企业发展的根本和优秀竞争力,突出以人为本的知识理念,强调企业发展与员工个人价值的结合和知识的共享和绩效评价;其次,知识管理使人力资源管理的外延和内涵都发生改变,人力资源管理已上升至战略人力资源管理的层次,即人力资源管理不仅保证企业的各项日常事务能正常进行,而且更加注重人力资源管理参与或主导企业战略的决策,使企业赢得竞争优势;再次,知识管理使企业将知识型员工的管理作为人力资源管理的重心并采取柔性化的管理方式。 2.3知识管理和人力资源管理目标相同———提升企业优秀竞争力 企业优秀竞争力的形成和不断的提升,知识管理和人力资源管理起着相辅相成的配合作用。人力资源是知识的创造者、传播者、共享者、使用者和管理者;知识资源是企业员工个人能力、职业技能、职业素养的源泉。企业知识管理的实施是一项全员参与的系统工程,需要各部门协调配合,特别需要人力资源部门全方位、全进程的参与和积极配合。知识管理的实施只有在人力资源管理部门为其提供有助于知识搜集、整理、传播、共享、创新、交流的企业文化和培训条件,才能使每一位员工对企业形成认同感和责任感,为企业提升优秀竞争力凝集成一股知识能量。 3实现企业知识管理和人力资源管理整合的措施 知识管理和人力资源管理整合的目的在于通过激励、培训、交流等人力资源管理手段,在企业内部形成一种相互学习、协同发展和知识共享的企业文化,创建一种共享隐性知识的工作模式和机制。做好知识管理与人力资源管理的整合工作需重点从以下几个方面入手: 3.1建立知识创造与共享的企业文化 企业文化是一种生产力,是一种融入企业集体的思维方式、价值观念和行为习惯,优秀为企业的价值观。在知识经济背景下,企业文化的优秀内容就是尊重人才、尊重知识,只有在企业中得到尊重的人,才会将自己拥有知识,特别是隐性知识愿意与其他员工共享。企业要建立知识创新与共享的价值观的工作环境,激励机制,使每位员工对知识创新有新的需求,鼓励知识共享和利用。 3.2实行柔性绩效考核,提升知识管理水平 员工愿意将长期积累的知识在组织内实现共享,以提高企业的全体员工的工作技能,进而提升企业的竞争力,他们对企业发展的贡献很难给予评价,而是取决于员工的对企业的归属感和责任感。因此,员工的绩效考核应采取全员评估综合考量,让每位员工参与,更为准确的对员工的绩效进行的评估。为员工营造人性化的工作环境,主要通过情感交流来保障员工的工作效率、增强他们的归属感,使得老员工忠于组织并且不断为企业创造价值,同时吸引新的人才加入企业并实现连续性成长,源源不断的为企业提供后备力量,完善企业的知识管理体系。 3.3引入员工终身化职业教育的理念,丰富知识管理内容 企业对员工进行在职培训,提升员工的职业能力应成为人力资源管理的一项重要的内容。在知识不断更新、新技术不断提升的当今,无论是从知识的创新速度还是知识对企业发展的贡献程度来讲,需要每位员工要有不断更新知识,提升职业技能的压力和责任。企业要有计划的加强对员工知识和技能培训,或鼓励大家自觉学习专业,只有这样才能适应企业发展要求。因此,在知识经济时代,在人力资本被争夺的竞争中,培训或学习将成为员工终身的需要。正如美国一公司的人力资源管理总监所说“:不久以前还认为学习是员工工作之外的事情,现在我对员工说,接受培训是你们的工作职责,学习是你们的工作组成部分。” 3.4构建于知识管理系统为平台的人力资源管理 计算机技术、网络技术和信息技术是实现知识管理技术保障,是企业充分挖掘员工知识、操作技能与技巧以及智慧,提高企业优秀竞争力的有效途径。推动知识管理活动最直接和最基本的途径就是构建企业知识管理系统,进而实现企业开展人力资源管理,充分调动员工为企业发展贡献知识、创造知识、利用知识提供活动平台。企业知识管理系统优秀是知识库(KB)的建设,企业知识库对搜集、鉴别和整理内部各种知识,完成知识有序化和促进隐性知识向显性知识的转化,实现知识在企业内部员工之间的交流与共享,进而促使企业更好的发挥资源潜能,提高创新能力和对市场的应变能力,并进而形成企业的优秀竞争力发挥着极其重要作用。 作者:陈冬梅 邓维青 单位:贵州茅台酒厂集团昌黎葡萄酒业有限责任公司 河北科技师范学院 知识管理论文:技术视野下图书馆知识管理论文 1.知识存储技术 知识存储主要依赖于知识库技术。知识库是利用计箅机技术、通信技术及数字内容所构建的各种超大规模、可扩展的、可互操作的知识集合体,以达到推广知识、促进知识发展与交流的目的。图书馆的知识库可以包含图书馆范围内所有的外化的文档和其他知识,从知识类型角度分析,知识库管理可以分为三类,即基于受控的分类知识库管理、开放的互动知识库管理和业务(项目)知识库管理。 2.知识的组织和描述技术 知识组织是指对知识客体进行的诸如搜集、整理、加工、整序、揭示、控制、提供等一系列组织化过程及其方法,它包括主观知识(隐性知识)的组织和客观知识(显性知识)的组织两方面。通过这些实体间的相互关联,支持相互发现与检索利用。知识组织技术可以分为手工和自动化技术,自动化技术(通过计算机自动完成)包含自动分类、聚类、自动标引、概念聚类和语义索引等,还包括基于本体的知识组织,不但表示语义信息,而且支持推理。 3.交流、合作与学习技术 图书馆范围内的合作表现为三个方面:一是项目的合作,二是部门内部的合作,三是部门之间的合作。图书馆的交流主要表现为公共交流和私人交流,如图书馆员间的交流、图书馆员与专家的交流,图书馆'员与领导的交流等。不同的合作与交流方式具有不同的工作流,需要有不同的交流工具支持。 4.使用与创造技术 图书馆组织知识的使用方式包括检索、搜索和浏览。知识检索是综合应用信息管理科学、人工智能、认知科学及语言学等多学科的先进理论与技术,它基于知识和知识组织,融合了知识处理和多媒体信息处理等多种方法与技术。正是由于图书馆知识管理系统根据图书馆领域的知识对图书馆集体知识和个人知识进行了有效的组织,使得基于元知识的检索、概念检索、等级检索等成为可能,大大方便了图书馆员对知识的利用。知识管理系统必须表现出对知识的良好发现功能和检索功能,以真正支持知识使用、交流和共享。 5.相关支持技术 相关支持技术包括工作流技术、知识流技术和访问控制技术等,主要对图书馆知识管理系统中的相关流程和访问权限等进行控制。知识流程是指组织的优秀资源一知识在组织内各个知识驻点之间为创造价值而形成的一系列积累、共享、交流的过程。知识流程中显性的一部分是通过信息流程的方式表现出来的,而知识流程中隐性的一部分更多地表现为组织结构、组织制度、沟通方式等。知识驻点是知识价值的增值环节,在图书馆环境中,这些知识驻点就是图书馆业务流程中的每一个子流程。知识流技术是支持知识流程的相应技术方法,这些技术可以通过角色、授权、权限分配、公文流转等技术指定图书馆范围的相关资源的主体、客体和关系,从而保证特定的知识为特定的业务流程或特定的图书馆员所利用。知识流程的设计与重组包括知识的基础编码与标准化机制、知识的分类与模块化机制、外部知识内化机制、知识重用与授权机制、知识地图与知识搜索机制以及用知识流程统一业务流程与管理机制。从两个角度划分图书馆领域的角色,即按部门或者按业务划分,知识管理系统实现时包括系统管理的角色和系统使用的角色。 作者:韩春花 单位:牡丹江师范学院 知识管理论文:信息管理系统与知识管理论文 一、信息与知识的界限 在对知识管理进行深刻研究的过程中,必须对信息与知识的界限进行了解,并清除知道两者的界限,才能对知识管理系统与信息管理系统的关系有更全面的了解。早期研究阶段,有关学者提出知识是“经过加工的信息”,从而提出知识是信息的一部分;后来,有关研究人员从“知识经济”的角度出发,提出信息是知识的一部分,包含在知识中;现代有关研究指出,两者之间存在一定相似性和差异性。因此,信息与知识的界限又如下三种情况: 1.1知识是信息的一部分 在信息经济学的相关研究中,有较多的人都赞成“知识是信息的一部分”这个观点,他们将信息的范围无限扩大,因此,信息包含的内容非常多。一般的信息是指信息产业经常使用的知识,例如:电子产品中的芯片、电气设备中的集成电路、办公使用的计算机和电信中的光导纤维等。而比较新颖的信息指的是新能源、环境保护、生物工程、海洋、航天、艺术、文化等。在实践过程中,相关研究人员一般不会将知识和信息分开进行研究。 1.2信息是知识的一部分 在相关研究中,信息是知识的一部分这个观点,是由经济合作与开发组织中相关专家提出的。在知识是经济的基础的相关书籍中,对知识和信息有了初步的定义,并对后期研究产生了深远的意义。在经济合作与开发组织对信息和知识进行的相关研究中,用“是什么”和“为什么”将两者区分开,例如:牛顿创立的力学定律,是根据“为什么”开始的,应确定为知识范畴,而苹果从树上掉下是牛顿产生疑问的信息,应该包含在知识的内容中,由此将信息看作是知识的一部分。 1.3划清信息与知识的界限 在第三种观点中,对知识和信息的概念、范畴等进行了明确的划分,一般情况下,两者有着明显的差异。在日常生活中,信息是指采集、整理、转换、传送、存储和利用等,通过不同的信息可以知道更多其它事物,并不断探索和创新;而知识是根据人们的应用需求,对信息进行一定的加工,以不同的逻辑思维和非逻辑思维,将不同的信息串联起来,从而对事物的形态、特点等有全新的认识,是不断探索和创新的重要基础。由此可见,第三种观点中,信息有着非常重要的地位,是知识不断创新的重要保障,只有通过对不同的信息进行组合、运用,才能获得更新的知识,以体现信息的知识化。在人们的日常生活中,将不同的知识记录下来,可以形成知识信息,但是对信息和知识进行明确的区分却比较难。一般情况下,将比较明显的数字、数量和相关描述性的文字看做是信息,而对事物进行总的概述、体现事物本身特征的信息称作是知识。例如:在商场进行物品的购买时,所提出的价格、型号、颜色等就是属于信息范畴,而这个产品的名称就是知识范围。有关研究人员还提出一种比较简单的区分方式,可以用数字进行描述的内容就是信息,不能用相关数据代替的则是知识。在人们不断生产的过程中,通过实践操作和生活形成的经验,在长期的应用和融汇中,可以延伸到其它领域,从而产生新的含义和作用,是新知识产生的重要途径。一般情况下,知识具有分层表达的特点,在不同的载体中,知识存在的形态各不一样。一般人的大脑是产生知识的第一层载体,在人的大脑中可以存在很多知识,具有隐含的特征,在需要用到的时候可以自动产生;在第二层载体中,知识可以被文字、图片和语言等描述出来,使知识更加具体、形象,因此,具有一定的显性特征;在第三层载体中,使用磁带、录音机、计算机等将文字、图片和语言等记录下来、储存下来,可以使相关知识得到转移、交换和共享,从而使知识得到充分利用。根据上述内容可知,知识和信息的主要不同之处是,知识可以不断创新,但信息不可以,在人们的日常生活和工作中,可以不断创新的事物都可以看作是知识。 二、信息系统和知识系统 2.1信息系统 随着信息技术的不断推广和应用,通过计算机技术和通信技术,根据相关要求将信息进行加工和管理,则产生了信息系统,是信息技术水平不断提升的重要体现。一般情况下,可以对信息进行收集、整理、处理、传输的系统,都也可以称作是信息系统,具有比较广泛的意义。从实践应用方面来看,信息系统是信息技术的升级,为了更好的满足社会发展需求、提高企业的管理效应,将通讯、计算机、网络、信息处理和数据库处理等多种技术结合到一起,对企业发展进行有效管理的系统。因此,信息系统是由多个结构组成,具有处理相关信息、输入相关信息、储存相关信息和传播相关信息的功能。其中,输入相关信息是指对与企业有关的各种数据进行收集、获取,同时按照要求的格式将其输入到相应的系统中;处理相关信息是指通过统计、计算等对上述数据进行转换,让信息以另一种形式存在;储存相关信息是指对信息进行加工后,以企业要求的相关形式进行保存,便于在使用时可以快速查找和提取;传播相关信息是指将上述数据加工后的结果,通过信息的形式传输出去。在实践过程中,信息系统必须及时进行反馈,通过不断进行信息的输出,根据信息的应用程度对信息的准确性和可靠性进行验证,以不断调整整个信息系统,使输出的效果变得更好。在企业的长期发展和运营中,不同部分之间的管理存在一定差异,因此,根据性质、层次等方面存在的不同,信息系统可以根据实际需求进行设计,以满足企业发展的实际要求,促进企业管理水平不断提升。现展中,企业比较常用的信息系统主要有如下几个类型: 2.1.1办公自动化系统 在企业的正常运营中,办公自动化系统是为数据处理工作人员专门涉及的额,例如:办公室的文职人员、市场部的数据分析人员和档案管理部门的工作人员等。一般情况下,办公自动化系统又叫做OAS,可以有效进行文字处理、日志填写、电子文档制作等,是现代企业办公的必备工具。目前,办公自动化系统正在不断完善和升级中,在视频会议、电子邮件等方面,不受时间和空间的限制,大大节约了工作时间。随着经济不断发展,为了更好的满足企业发展,办公自动化系统与高科技信息技术的不断结合,正使办公自动化系统向着智能化方向发展。 2.1.2知识工作系统 一般知识工作系统简称为KWS,在企业的知识层工作人员中使用较多,在日常应用中,可以大大提高知识工作人员研究和开发新技术、不断创新知识的工作效率,从而将新知识和新技术应用到企业生产和发展的实践中。目前,比较常用的额知识工作系统是CAD,即计算机辅助设计图形系统,使设计工作人员的工作量大大减少,在降低企业成本的同时,节约了大量设计时间。与此同时,KWS还具有进行知识交流和共享的功能,如通过网络视频和远程对话的形式,进行同一个问题的研讨,并对图片进行编辑、储存相关数据等。因此,在企业的长期运营中,知识工作系统主要是用于对比较新颖的构思和非结构化的数据进行处理,以提高企业的市场竞争力。 2.1.3决策支持系统 与其它系统相比,决策支持系统的灵活性和适应性更强,根据企业发展中提出的相关问题,给以针对性的指导和帮助,已解决当前急需解决的问题。例如:财务部分的结算方式、人力资源管理的调配方式等。与此同时,决策支持系统通过使用相应的模型,可以更全面、有效的进行数据信息处理和分析,通过相关工作人员的指定操作模式,完成相应的功能,是企业长远发展中经济效益不断增长的可靠保障。 2.1.4事物处理系统 在企业运行中,事物处理系统一般是操作层工作人员使用的基本管理系统,对企业日常事物产生的数据进行记录,通过常规操作对象数据进行处理,以满足企业发展的实际需求。例如:产品的储存需要打印仓库存货单、产品的销售需要及时记录数量、新人入职时需要填写相关电子信息、工资结算时需要核算业务量等。一般情况下,在企业的正常运行中,使用事物处理的信息系统,都有一定明确的思路和程序,通过不同的结构组成系统的相关功能,在进行信息记录、统计等操作以后,系统可以进行及时保存,最后经济相关处理后将信息输出。随着经济不断发展,事务处理系统(TPS)在企业长期发展和日常事物管理中得到了广泛应用,是企业长远发展的重要保障。 2.1.5高层主管支持系统 现展中,高层主管支持系统是随着信息技术的不断发展而产生的,可以帮助企业高层更好的进行管理、获取相关信息,从而完成企业运营和发展战略方面的决策,以保证企业的正常运转。在实践过程中,高层主管支持系统主要是通过预警和提供机遇信息,为企业高层进行决策时给以有力支持,通过不同形式的模型,对企业内部和外部存在的重要决策信息进行全面的分析,以促进企业长远发展。 2.1.6管理信息系统 在企业的管理层工作人员中,比较常用的系统是管理信息系统,通过联机、报告等方式获得当前的和历史的管理信息,以TPS为信息处理基础,通过整理、归纳和计算等形成相应的表格、图形等。在实践过程中,管理层的工作人员根据自己的需求来选取有针对性的数据,如每个月的统计报表、结算单等,可以大大提高工作效率。一般情况下,管理系统信息系统的使用,具有一定的预先顺序和组成结构,是一种比较固定的系统。 2.2知识系统 在企业管理中,知识系统是对于企业有关的知识和技能进行搜集、整理等,不管这些知识是否存在于企业的文件中、管理人员的发展规划中,都会将这些知识配置到公司的各个结构中,以为企业调整发展战略、提高市场竞争力提供有力支持。因此,企业进行知识管理的目的主要是为了在企业制定发展战略时,有最合适的知识给以支持,以缩短策略制定的时间,为企业不断发展争取更多有利机会。随着经济不断发展,各企业发展对知识管理的重视程度越来越高,以做好长远发展的规划,确保未来发展顺利进行。一般情况下,知识系统是指对一定知识进行创造、收集、整理、传递和利用等的过程,以对新知识进行有效、系统的管理。在早期的知识活动中,知识存在的形式是隐含的,大多数只在人的大脑中,因此,无法进行有效的捕获,从而不能构成完整的系统。由此可见,不管在什么形式的组织中,知识都会存在,并在不断创新中,即使没有完整的额知识系统,但知识仍然在你不断变化和充足着。在相关研究中,知识系统主要被划分为Create(个人的创造性活动)、Clarify(使知识明晰化)、Classify(对知识进行归类整理)、Communicate(知识的交流)、Comprehend(理解知识)和Create(知识的再创造)六个部分,在结合相应的技术工具、企业文化和方法后,可以在企业不断发展中发挥不同的功能。 2.2.1Create-个人的创造性活动 在企业的实际运行中,为了完成某个活动和业务,企业的员工用自己的能力创造出的一些新思维、新想法等的方法和技能,被称之为个人的创造性活动。这些活动中的知识是以单独、分散的形式,存在于任何一种情况下,或者是隐藏在人的大脑中,也可以通过图片、录像等形式被保存下来,因此,单独存在的知识所潜藏的能量是巨大的。在企业不断发展中,员工个人的创造性活动,与企业的长远发展有着密切联系,是企业知识系统形成的重要基础保障。为了更好的进行企业管理,必须在实践过程中,激励员工不断创新,为他们提供更广阔的发展空间,通过将这些新奇的想法、新思维和新知识储存的方式,确保企业制定战略计划的可行性。一般情况下,企业员工的个人创造性活动是通过现代技术工具,以特定的格式进行记录和保存的,以便于更好的利用。随着高科技信息技术的不断发展,电子邮件、计算机辅助设计、电子商务和超文本链接等,已成为最常用的技术工具,是知识系统不断进行知识整理、加工和处理等的重要基础。 2.2.2Clarify-使知识明晰化 在企业不断发展中,为了更好的进行知识管理,必须对知识中隐含的信息进行整理,让他们清晰化,才能使他们得到充分利用。一般情况下,组织中的信息是由硬数据和软信息两部分组成,其中,硬数据是指图表、文字和相关数字等,软信息是指专业知识、个人爱好、操作技能等。在进行知识系统得到构造时,必须在不断创建硬数据的时候,将其中的软知识进行分化和转换。目前,使用较多的技术是被称作“Trapper”的技术,是比较先进的元数据抽取程序,具有学习和思考等能力,可以对知识中存在的信息进行专业的推理和分析,也可以在个人或者团队中进行应用,从而使隐含的信息变得更好清晰,为企业制定发展战略提供有力支持。 2.2.3Classify-对知识进行归类整理 为了更好的进行知识的查询,在企业管理中,要按照一定的要求对知识进行分类整理,以提高不同知识检索的效率。随着各种技术的不断运用,知识整理和分类的工具越来越多,其中,超媒体链接技术在企业的知识系统中得到了广泛应用,可以有效的处理较复杂、较大型和内容比较丰富的知识。与此同时,XML系统中的导航功能、查询功能、知识库等,也是进行知识整理和归类的重要工具,具有非常灵活的特点,大大节约知识查询的时间。 2.2.4Communicate-知识的交流 在企业正常运行中,不同部门之间、企业和员工之间、团队个成员之间都需要进行知识的交流和沟通,才能真正实现知识管理和共享。一般情况下,信息交换常用的方法有传真、电话、会议和信件等,随着信息技术和网络技术的不断发展,知识交流的方式越来越多的转变为视频会议、自动文档存储、共享白板等,大大提高企业员工的工作效率。 2.2.5Comprehend-理解知识 在对知识进行理解的过程中,不同人之间会产生共鸣,进而认同相关知识。因此,在知识系统的构成中,不断交流各种知识,并不断加深理解,对一定的知识产生认同感,是影响知识系统构成的重要因素,也是实现知识共享的重要保障。目前,使用最多的共享工具是超文本链接,在不同的组织团体之间,知识可以通过不同的形式存在,即使是不参与相关活动的人,也可以对其进行学习,并表达不同的观点和看法。随着企业发展的长远需求,基于Web文档的XML,成为了最新型的知识管理工具,可以让链接点保持最新状态,从而实现网络环境下企业员工的知识交流和认同。 2.2.6Create-知识的再创造 通过上述几个阶段对知识进行的收集、整理和认同等,不同的知识都会得到创新,并且,每个人都可以根据自己的需求获取自己所需的、有价值的知识,以完成知识的再创造,最终实现新知识的共享。因此,在企业不断发展过程中,要不断探索和创新知识管理方法,研发新的知识管理工具,以促进企业市场竞争力不断提高。 三、知识管理系统与信息管理系统关系辨析 3.1知识管理系统与信息管理系统的异同 3.1.1两者之间存在的相同点 首先,知识管理系统与信息管理系统都是在信息技术的基础上形成的。其中,信息系统的构成技术主要包括软件、计算机硬件、网络通信和数据存储等,知识系统的构成技术与信息系统一样,因此,两者的运行和实践应用都需要依靠信息技术,随着信息技术的不断发展而发展。在知识管理中,数据流、知识仓库和群件等技术,是属于较新型的技术发展,在信息系统中也可以应用,因此,在技术手段上,知识管理系统与信息管理系统没有很大差异。然后,知识管理系统与信息管理系统都是在运用网络的基础上运行的。在企业发展中,知识系统想要对知识进行收集、整理、认同等,必须通过网络才能在不同部门、不同团队和企业员工之间进行交流,最终实现知识的共享、传播和再创造等,使新知识得到最终的共享。而信息系统也是由单机操作向着信息全球化共享发展的,在网络的依托下,才能使信息的传播更加广泛,从而实现信息资源共享。其次,知识管理系统与信息管理系统的形成过程是基本相同的,都是由收集、储存、存储、传播和共享几个部分组成,通过相应的处理后完成不同的功能。最后,知识管理系统与信息管理系统都能在企业不断发展中产生相应的价值。在企业正常运行中,知识管理系统与信息管理系统,可以为企业提供更多有价值的信息,并形成不同的知识,从而为企业制定长远发展计划和发展战略提供可靠依据,是企业生产不断创新的重要源泉,对增强企业市场竞争力、提升企业经济效益发挥着重要作用。 3.1.2两者之间存在的不同点 首先,知识管理系统与信息管理系统收集、处理和传播的对象不一样。一般情况下,信息系统收集、处理和传播的对象是与某种事物有关的信息,可以有效的反映事物的本质特征,为企业发展提供所需的信息。知识系统收集、处理和传播的对象是通过人的大脑来产生的隐含知识,可以是经验、思想和观点等,是新知识产生的基础。然后,对处理对象进行加工的程度不一样。综上所述内容可知,信息系统进行加工是通过计算、统计和汇总等进行的表面处理,而知识系统是通过分析、整理和合成等对知识进行深层的处理,因此,知识系统进行的处理要比信息系统进行的加工深度大很多。其次,知识管理系统与信息管理系统形成的产品形态不一样。信息系统一般是通过文档、报告和总结性数据等对信息进行展示,而DSS和ESS等新型信息系统,具有分析和预测信息数据的工能。知识系统可以通过文档、声音和图形等形态展示知识,也可以同超链接形式进行知识的输出,从而发挥不同的作用。接着,知识管理系统与信息管理系统产品的价值取向不一样。在企业不断发展中,信息系统所提供的信息必须有一定的新颖性、及时性和准确性等,才能使信息产品获得更多人的注意,从而产生较高的价值。知识系统的产品一般具有一定科学性、合理性和创新性等,对知识产生的背景非常看重,从而为新知识产生提供有力支持。最后,知识管理系统与信息管理系统的度量标准不一样。信息系统是通过企业的软件、计算机硬件和网络等进行度量,知识系统是一个不可度量的东西,没有非常形象的度量标准。因此,在企业发展中,知识管理系统与信息管理系统发挥着不同的功能,是企业管理水平不断提升的重要保障。 3.2知识管理系统与信息管理系统的内在联系 在相关研究分析中,不同研究工作人员对知识管理系统与信息管理系统的内在联系有着不一样的看法和观点。部分研究工作人员认为知识系统和信息系统是完全独立的新型系统;部分研究工作人员认为知识系统是信息系统的延伸和拓展。随着经济不断发展,更多的研究工作人员偏向于后一种看法和观点,他们认为知识系统和一般的信息系统不一样,但与信息系统有着不可分割的内在联系。例如:知识系统对信息系统中各种功能的延伸。上述内容中提到,信息系统是对信息进行加工的过程,而知识系统是对信息和知识进行更深层的加工,因此,知识系统的知识收集、整理和加工,离不开信息的收集、整理和共享。在信息收集、整理和合成等基础上,知识系统才能进行进一步的知识理解和认同,最终创作新知识,实现新知识的共享。因此,知识管理系统与信息管理系统有着紧密的内在联系。 四、结束语 综上所述,知识管理系统与信息管理系统之间既有不同之处,也有着不可分割的内在联系,在企业不断发展中,需要正确运用和处理两者的关系,才能更好的提高企业的市场竞争力,从而为企业长远发展提供可靠保障。 作者:罗琛 单位:湖北武汉市理工大学 知识管理论文:知识管理下企业战略管理论文 1知识管理主导的企业界定 虽然对当前出现了有关知识管理的相关研究,但是对于其中知识管理主导的企业的分析较少,并没有比较完善、全面、系统的探究,及时出现过一些关于知识管理主导的企业研究,其内容与分析也较少或者较为浅显,并没有形成系统化的概念,故此,有必要对知识管理主导的企业进行有效界定。20世纪70年代末期,瑞思就有过关于认知性企业的理论,该理论指出要通过自身的不断学习和努力获取知识从而实现企业的较好发展,但是由于当时人们对其重视不够,忽视了知识经济对企业而言的重要作用。直到21世纪初期,才相继出现了“知识企业、知识组织、知识公司”等相关的概念,也越来越受到人们的重视和关注。1986年,瑞典学者卡尔•爱立克•斯维比第一次提出了有关“知识企业”的概念,他认为“知识企业的经营运行主要依赖于知识的积累,管理以及员工应用知识并创新的能力。”这些也引发了行业对知识管理主导的企业的相关探讨,卡尔也因此被誉为“知识管理之父”。随后Thmas在《智力资本——组织的新财富》中也详细的阐述了关于“知识公司”的定义。他提出“只是公司需要挖掘有价值的细节,并进行实证性模拟,从知识角度出发来发现新的业务。”2002年,汪治经过一系列的数据分析研究,指出“知识企业是知识对企业的成长发展的贡献率超过一半的企业”。知识管理主导的企业是指将知识当做企业战略管理的重要组成部分,通过对知识的学习和掌握,发挥知识在企业管理中的主导作用,从而来匹配企业生产发展的各项要素,最终推进企业整体的发展。例如,金融行业的许多企业、咨询企业、高新技术企业和具有较完备研发设施且致力于产品研发和创新的生产制造业企业等。知识管理主导的企业是以知识的不断积累、积极创新、商品生产作为企业重要经营发展目标,为了企业的生存和更好发展,有必要从战略的角度深化企业知识管理主导地位,实现企业对知识的发展需求。 2知识管理主导的企业形成动因 由上文可知,当前有关知识管理主导的企业的理论研究并不完善和全面,但大体上都可以归结成:“企业对知识的管理和应用体现在企业把所拥有的有形资产和资源进行有效组合、加工,从而用来提供服务,而这个企业对有形资产和资源的应用又取决于知识和知识的转换能力。换句话说,企业对其有形资产的组织和应用是一个知识的函数,企业所提供产品或服务的质和量取决于知识变量。从这个意义出发,若是拥有相同水平资源和资产的不同企业对知识变量作出不一样的输入,即企业间对知识的积累、应用和创新的水准不一样,则知识管理水平较高的一方得到的知识变量相对较大,用相同的成本而言,他所获得的收益就远要大于管理水平弱的一方。”因此,随着社会的进步和信息时代的到来,知识管理主导的企业越来越多的受到人们的欢迎和推崇。随着信息时代的到来,知识经济取得了较大的发展,各类企业商家都愈加的推进向知识管理主导的企业转型,知识对于企业的生存和发展的重要性也愈加的受到人们的重视和关注。众多企业的整体营销策略以及运营管理方法都更加的以知识为优秀开展,从而企业获得更大的发展空间和机会,赚取更大的商业利润和财富利益。在日趋激烈的商业竞争中,企业要想获得较好的生存和发展,要想在竞争中立于不败之地,最为优秀的动力就是进行知识管理。虽然企业相互之间的竞争日趋白热化,相应的企业对知识的需求也要求的更加全面、复杂。故此,企业就更加需要创新、发掘和利用知识,经营模式越来越呈现出知识管理化的趋势,最终达到企业内部构建和外部环境发展的和谐统一。 3知识管理主导的企业战略模式实质的分析 经典的企业战略管理已经很难跟上时代的节奏,在现代化的企业管理中,知识管理主导的企业战略管理系统模式具有重要的优秀地位。对于企业而言,最为重要的挑战是进行知识的不断积累、全面创新和充分利用,这就要求企业应该通过先进的管理理念、完善的组织架构,系统的职责分配才能最大限度的推进知识管理主导的企业发展,战略模式主要从以下三个方面来进行重构和调整。 3.1组织结构 经典的企业组织结构模式一般会非常固执化的实行统一指挥的理念,围绕该理念构建一条适用自身企业的职权等级链条,即每位员工必须也只能接受一个上级领导的领导和指挥,这样一来,就会形成非常严谨和条理化的管理体系,但是同时也会增加管理的领导层级,扩大从底层来到高层的距离,由于上层领导没办法真实的接触到底层的消息,因而,有必要制定各类详细的规则办法,方便具体管理和具体作业。 3.2管理职能 外部环境和内部因素的不断发展辩护,也就带来了为保证企业战略目标实现二进行的企业组织内部结构的更新换代。在企业整体组织结构上,知识管理主导就要求企业员工高效率的获取知识信息、共享知识成果,从而拥有强大的自我学习应对能力来适应内部和外部环境条件的各种改变。知识管理主导的企业要得以生存和健康发展,就更加应当肩负起随时随机彻底变革组织结构的责任和职能。 3.3管理理念 相比于经典的企业管理组织模式,管理权力大都由上级进行控制和把握,一方面高度集权的管理模式能保障企业经营和发展的稳定性;另一方面,也降低了企业对知识的创新。知识和信息在层层传递的过程中,由于管理者为了私利而采取隐瞒等手段,使得最终的信息和知识变的模糊,甚至失真,但是恰恰这些最能展现企业员工的价值观以及经营理念,有利于企业的生存和发展。 作者:黄麟 单位:成都师范学院 知识管理论文:高职印花技术隐性知识管理论文 一、课程传统授课情况概述 传统《印花技术及实训》课程首先注重对学生“知识目标”的传授,比如印花的定义、印花的方法和原理等等,而忽略了对学生“能力目标”的培养;其次是仅以老师讲课的水平来评价课程效果,学生动手动脑的机会相对较小;再次,虽然很多新的教学方法及教学手段都引进了高职校园,但真正执行起来仍然是换汤不换药,遵循着老的一套方法;最后,也是最重要的一点,对于建立学生“自我学习,终生学习”的现代学习观没有很好地在课程学习过程中体现出来。 二、“工作过程系统化”的课程体系 高职院校学生的职业优秀能力的欠缺是其被社会认可的一大障碍之一。“工作过程系统化”的课程体系,主要培养学生的综合能力,通过其职业性、开放性及实践性原则帮助高职院校学生轻松迈入社会。 (一)课程设置依据 通过走访企业、行业和召开专业建设指导委员会确定专业建设目标是培养具有染整产品加工工艺设计、实施、调整,印染新产品开发、印染产品质量控制、染整测配色、纺织品贸易及染料助剂检测的高素质技能型人才。基于工作过程系统化课程体系开发理念,根据实践专家职业成长过程,由最初的一线操作工,经过几年职业生涯,职位升迁为企业高级管理人员,能力发展规律序化所经历的行动领域,由实践专家描述在升迁阶段所需知识,形成学习领域课程。本专业实践专家通过头脑风暴法,共分析、罗列出代表性工作任务30个,继而归纳、提炼出典型工作任务4个。根据职业成长规律和学习认知规律将企业实践专家提炼出来的4个典型工作任务转变为9门专业优秀课程。其中,行动领域典型工作任务“染整工艺实施”转变为含“印花技术及实训”在内的四门课程。由此可见:行动领域典型工作任务“染整工艺实施”是本学习领域课程设置的依据。 (二)课程设计 1.课程设计理念 本课程是以职业活动导向来设计的,是工作过程系统化、情境化的学习领域课程,按照过程分模块对课程内容进行序化,强调对隐性知识,也就是过程性知识的获取。 2.课程设计思路 本课程的设计思路是通过企业调研确定工作岗位;通过工作岗分析描述典型工作任务;根据典型工作任务要求确定课程学习目标;根据学习目标去进行学习情境设计、教学模式和教学方案设计、课程评价体系设计等。 三、基于隐性知识管理的项目化课程组织与安排 戴士弘教授认为,知识和能力之间是绝对不能等同起来的,而且它们之间存在一条很深的沟,填平这道沟只有一个根本性办法,那就是“实训”。隐性知识在某种意义上相当于在实训中“知道如何做”的知识。本课程教学内容的确定与组织的基本思路是:通过企业调研,分析本课程企业工作岗位及其工作内容,选取、序化教学内容,设计学习情境;并在每个学习情境设计相应的学习任务和工作项目;通过理实一体化工作项目的实施完成学习目标,实现工作即学习的理念。 (一)教学内容选取 本课程根据调研结果,确定了教学内容,总课时54学时,针对学生对前导课程的学习基础,由简单到复杂依次学习印花基础知识、直接印花技术、综合印花技术及印花技术提升等四个模块的知识。能力培养按先简单后复杂的原则,前一个单元获得的技能为后一个单元技能搭建了必要的阶梯,后一个单元又在前一个单元的基础上进行技能训练的提升。 (二)教学内容的实施 本课程打破传统的学科性课程体系,按企业岗位能力要求和印花产品的生产过程序化、组织学习内容,设计学习任务与工作项目,实现学习内容与职业岗位工作任务的一致。课程实施项目化教学,要求以企业真实的工作环境为背景,因此,要以工厂订单样品为来样,分析来样的面料、质量要求、助剂的选用,启发学生进行印花工艺设计,一般先发放任务书,让学生利用课外时间查阅资料,对所要做的产品有一定的认识,再由老师讲解方法,并且师范给学生看,并指出操作注意事项,然后学生学做,老师指导,通过教、学、做完成任务,教师将专业理论、工作对象、工具、工作方法、工作要求等工作过程融入教学全过程。课堂教学以模块四(印花技术提升)中的项目2(印花工艺的制定)为例,在课程开始前,成立兴趣小组,教师和小组长一起备课,上课前教师发放工作任务书,学生在接到老师布置的工作项目任务单后,小组成员在工作页引导文引导下,通过老师的讲授指导,查阅教材、专业书刊、专业网络等资料,获取完成工作项目的相关知识和信息,并填写工作页相关栏目,为下一步控制工作计划做好准备;学生根据印花来样以及工作项目任务单要求,独自完成工艺设计、仪器设备选用、操作步骤设计等,完成工作计划的制定,并填写工作页相关栏目;小组成员通过小组讨论,最终确定工作实施计划,并填写工作页相关栏目;小组成员在实训室进行工作计划的实施,完成工作任务或产品,并填写工作页相关栏目;小组成员对工作结果(任务数据或工作产品)进行分析,发现问题,查找原因,最终确定调整后工艺,并填写工作页相关栏目,完成项目报告;小组成员以PPT形式,汇报工作情况,展示工作成果,并进行自我评价;老师和其他小组成员根据该小组的工作情况和工作成果的质量给予评价,各小组均展示,评价后,老师就本工作项目作最后的点评和总结,完成本学习情境的教学。 (三)教学模式、方法和手段 1.教学模式 本课程采用以典型产品或任务为载体,采用“任务驱动项目导向”法教学。本课程在每个学习情境中设计一个或几个典型学习任务,每个学习任务设计对应的工作项目,通过“理实一体化”工作项目的实施完成学习任务。在实施工作项目时,首先随机将学生分成工作小组,每组3-4人,并在老师设计的项目工作页的引导下,按“任务驱动,项目导向”的“六步法”进行工作,即从资讯、计划、决策、实施、检查和评估完成整个教学过程。 2.教学方法 本课程总体上采用的是项目化“六步法”教学,但在每一步具体实施过程中,由于学习内容和形式的不同,又分别运用案例引导、阅读探究、小组讨论、团队合作、角色模拟、理实一体、学做合一等多种教学方法。 3.教学手段 (1)多媒体教学课件的应用 借助于多媒体教学课件辅助教学,将静态的变为动态的,平面的变为立体的,抽象的变为具体的,微观的变为直观的,帮助学生理解和掌握。 (2)专业机房的应用 本专业机房配有先进的电脑分色制版软件,可实现图案的扫描输入,图案的分色、图案的修改、图案的排版、黑白稿的打印输出等功能,完成电脑分色制感光底稿的目的,为本课程印花制版的现代化教学提供了极大的便利。 (3)现代化先进仪器、设备的应用 本专业实训室配有多种先进的印花产品加工设备和印花产品质量检测设备,为本课程印花产品工艺实施和印花产品质量检测的现代化教学提供了极大的便利。 (4)现代网络的应用 本课程网站、学校数字化学习中心和国内有关专业网站为学生学习提供了便利。 (四)课程考评方法 《印花技术及实训》这门课程的考核采用校内考核与社会化职业技能鉴定相结合的考核方式。鉴于本课程除了有相关理论外,还涉及实训,采用教、学、做一体的教学方法,在考核评价中,不能拘泥于常规实训报告、实训总结等对显性知识的考核方式,在这里,从隐性知识管理的角度,教师还应该加入更多新的考核方法,比如反思札记、实训叙事、逸事记录等分析学生的隐性知识对于他们理解和解决问题的影响,本课程的总评成绩包括两部分内容:校内考核和职业技能鉴定,其中,校内考核重在过程考核,占总评成绩的50%,包括学习态度(20%)、实训报告(15%)、实训叙事(15%)、反思札记(20%)、期末成绩(30%)等;社会化考核以学生通过印花制版工职业技能鉴定为依据,技能鉴定成绩占总评成绩的50%. 四、课程改革初见成效 (一)重点突出课程目标中的能力目标 在高职院校中,我们应该首先注重“知识的应用”,并不是知识体系。职业教育的课程目标就是要培养学生具有解决实际问题的综合能力。在课程标准的制定过程中,重点突出课程目标中的能力目标,即学生通过学习“会××,能××”的目标。 (二)课程效果的评价以学生为主体 教师在教学过程中从直观实例出发,按照初学者的认知规律,引导学生兴趣,会站在初学者的立场上对待学生。初学者对于知识的积累应该是从具体到抽象,从定性到定量,从感性到理性逐步深化。教师在课堂上努力实现真正的互动,这种互动不是简单地让学生起立答题,而是给学生真正的任务,让学生在完成任务的过程中锻炼能力、总结经验,从而形成和自己经验相关的隐性知识。 (三)对教师的专业发展具有促进作用 基于隐性知识管理的项目化课程教学改革促进了教师的专业发展。所谓教无定法,只要学生有兴趣,能主动参与,在能力上有提高,使用各种模式都是可以的,不限制唯一的教学模式。教师的隐性知识可以通过内化和外化的形式被学生感知。学生在潜移默化中获得教师的隐性知识,在良性隐性知识的影响下形成适合自己的思维方式和价值观;同时,教师也在与学生的交往中,产生新的教育模式,从而促使自己更新已有的知识结构和经验,不断改进自己的教学方式,提高自己的教学水平。 (四)使学生增强了培养“自我学习能力”的信心 通过精心设计的项目教学,为学生自主获取隐性知识创造条件,使学生的优秀职业能力得到形成和培养。高职学生毕业后入行快,上岗竞争优势明显,但是基本功欠缺,随着技术的不断更新,需要在工作岗位上自我学习时,就有可能不如别人。在课程改革过程中,制定合理的激励体制,不但注重显性知识,更加注重高职学生隐性知识的获取,充分调动学生的自主学习积极性,在实践中培养学生的自我学习能力。使高职学生的知识不但“好用”,而且“经用”。这样才能不断进步,才能在自己的行业领域中永远走在前面。 五、《印花技术及实训》课程需要继续改进的方面 (一)进一步加强专业“双师型”师资队伍的建设 基于隐性知识管理的项目化课程教学更加注重对隐性知识的传递,职业教育对教师在实践方面具有很高的要求。“双师型”是职业教育对教师的基本要求。进一步加强“双师型”师资队伍建设重点在如何使教师的隐性知识显性化以及怎样达到隐性知识共享的最大化。可以尝试组织教师参加国内外培训、下企业挂职锻炼、组织本校(或本专业)的教学经验介绍或者组织教师教学竞赛等方式来实现教师隐性知识的有效共享。在这一方面,也需要学院建立一定的激励保障措施,来推进这项工作的顺利进行。 (二)让高职学生更加坚定“终身学习,学以致用”的科学学习观 通过有效地隐性知识显性化途径,极大地调动了学生的学习积极性,在《印花技术及实训》这门课程中,学生掌握了很多常用的印花方法,比如平网印花、圆网印花等,但随着时代的发展,新的印花方法也在不断地出现,比如转移印花、数码印花等,我们要让高职学生在自己动手参与实践解决实际问题的过程中,找到适合自己的学习方法,这样的学习方法以后可以用在工作、生活的各个方面,因为是学生自己通过实践总结出来的最适合自己的学习方法,从而,更加坚定学生终身学习的信念,促进高职学生的可持续发展。 作者:曾春梅 贾高鹏 单位:盐城工业职业技术学院 盐城工学院 知识管理论文:图书馆资源与知识管理论文 一、图书馆资源 资源是指社会生活、生产中可供使用的物资或者是能源,主要包括土地、水、矿物等自然物,且具有一定规模。或者说,资源就是指自然界和人类社会中一切可以用以创造物资财富和精神财富的具有一定数量规模的客观存在物。图书馆学理论界对于图书馆的要素认识,经历了一个由少到多,由笼统到具体的发展过程。1927年图书馆学家杜定友先生提出了图书馆的设立要有三大要素。到1957年,刘国钧先生将图书馆的要素定义扩展到五个,即读者、图书、领导和干部、工作方法、建筑和设备。进入信息社会后,现代图书馆还有第六要素,就是图书馆服务。图书馆的资源是社会用以提供图书馆服务的物品的总称。图书馆资源无疑必须被包含在图书馆要素中,但并非所有图书馆要素都是图书馆资源。在图书馆六大要素中,图书馆服务是图书馆活动的目的,而读者是服务的对象,是使用图书馆资源与服务的客体。本文研究的是图书馆如何通过建立或改变自己的服务政策,来实现信息资源的充分开发。综上所述,在图书馆六要素中,只有“图书馆文献信息资源”“图书馆员工”“图书馆建筑设备”属于图书馆资源,“图书馆服务”“读者”不属于图书馆资源,以下是对图书馆资源在图书馆活动中的作用做一下简要的概括。 1.图书馆文献信息资源。 图书馆活动的基础就是文献信息资源。图书馆业务工作的全过程就是围绕文献信息资源展开。具体的流程就是收集、处理、保存和利用这些文献信息资源。进入21世纪,随着信息技术的进步,图书馆文献信息资源的类型也在逐步的增加。具体的类型有:纸质书刊资料、书信手稿等非正式出版物、磁盘光盘出版物、馆藏书目数据、自有数字化文献数据库纸质书刊资料等。另外,部分因特网上可访问的数字资源图书馆通过下载、转载、链接,使这些资源变得有序,也就变成了图书馆文献信息资源。 2.图书馆人力资源。 在近现代图书馆发展史上,图书馆工作人员早年的活动重点是通过对书刊的收集、处理、保存,来实现馆藏文献的有序化。进入信息时代后,图书馆的工作重点倾向于服务,也就是说,转向依托图书馆资源的服务。图书馆员工有三类:(1)图书馆管理人员。这类人员一般是具有图书馆业务知识和管理知识的高级人才。他们虽然不直接从事图书馆的业务活动,但是能够决定图书馆的发展方向,制定图书馆的发展战略,合理地分配资源,提高图书馆服务质量与效率。(2)图书馆专业人员。这类人员一般受过正规图书馆学专业教育,他们对图书馆的使命和优秀价值有透彻的理解,能够通过专门的业务活动,使图书馆所收藏的知识和信息形成信息服务的能力,他们的业务能力直接决定了图书馆服务的优劣。(3)图书馆辅助人员。现代化的图书馆是一个需要大量资金和设备支撑的大系统。图书馆除了需要专业的人员外,还需要专门的管理设备、资金、计算机的人员。除此之外,还需要清洁、保安等勤杂人员。以上所述人员,构成了图书馆员工的重要资源。 3.图书馆建筑与设备资源。 所谓的图书馆建筑,就是为图书馆服务所提供的固定的场所。图书馆建筑是为了体现图书馆存在的重要标志,所以它的地理位置通常在交通便捷的中心城区。现代图书馆建筑可分为以下几部分:提供读者书刊外借、阅览和咨询的场所,提供收藏保存文献信息的存储场所,提供读者娱乐休闲的服务场所,提供图书馆计算机系统管理和水电设备管理的技术设备运行场所等等。图书馆建筑的建造花费巨大,而其本身就是图书馆的极为重要的资源。图书馆的设备资源包括:计算机、网络设备以及相关的设备,图书防盗设备,文献数字化加工与复制设备,自助借还设备,书架、阅览桌椅、办公家具设备等其他设备。这些设备大多数直接用于图书馆的读者服务,是图书馆活动中不可缺少的服务资源。 二、信息资源建设的原则 个体图书馆信息资源建设应遵循以下原则: 1.实用性的原则。 也就是说有目的有针对性的从图书馆实际出发,选择、收集、组织和管理信息资源,最大限度地符合办馆宗旨并满足用户的需求。 2.系统性的原则。 也就是说保持内容的完整和学科之间的内在联系,形成内容连贯、比例恰当的完整体系。 3.分工协调的原则。 也就是说各图书馆之间,从大局出发,科学布局、资源共享、互相协作,建立有特色的专业图书馆,并形成各具专长的图书馆群。 4.发展与剔除的原则。 也就是说图书馆对馆藏信息资源的剔旧与更新。只有这样信息资源体系才能合理,才能适应用户的需求。 5.经济性的原则。 也就是说合理的利用有限的经费,并使之发挥最大的效益,“为读者找好书,为好书找读者”。 6.思想性的原则。 也就是说选择文献应该考虑其所带有的编著者、出版者和发行者特定的世界观、人生观、道德观等等,使图书馆不但适应社会需求,而且还代表社会的发展变化。在网络信息环境下,我们不但仍应遵循上述原则,同时还应顺应网络化、数字化、知识化的新要求,遵循下列要求:共享性的原则。资源共享是网络环境下信息服务的主要特征,只有实现资源共享才能满足用户的需求,体现出“大众公平地获取知识信息”的理念。也是信息时代图书馆生存发展的决定性因素之一。特色性的原则。也就是说在激烈的市场竞争中为了赢得更多的用户和市场,个体图书馆建设应遵循有特色、有重点、专门化的信息资源体系。合法性的原则。也就是说遵循知识产权等法律规定。我们要做到:从正规渠道选购正版的信息资源,拒绝盗版的信息资源;合理使用馆藏信息资源;注意虚拟馆藏建设的合法性,主要是馆藏数字化中的法律许可问题。 三、网络环境中的信息资源建设途径 1.网络环境下馆藏资源载体呈现多元化 但是传统的印刷型文献信息建设仍居中心位置,不能忽视;印刷型文献的采集要根据本地区的特点和本馆的性质与用户的需求,审定文献信息资源建设的方向,集中有限的经费用于重要的印刷文献的购置,突出专业化和特色资源。 2.首先购置如清华大学的中国期刊全文数据库等权威性数据库的许可权。 这些是做好传统图书馆与数字图书馆衔接的重要工作,并加强商业化数据库的采集与入藏,和对大学商业化光盘文献、数字型文献的采集和入藏。 3.图书馆要实现共建共享的重要工作任务是做好特色馆藏转化为数字化资源的工作。 只有对原有文献数字化才能变传统的被动服务为主动服务。实施这一工作要依本馆拥有的优势和本馆用户需求,把握原则性、前瞻性、效益性,先易后难地分步实施;要坚持高起点、标准化,尽可能选择与国际互联网接轨的技术,以便联网,实现共建共享。 4.网络环境下,网络信息已成为最大的信息资源载体。 目前,全世界约有40多亿公共页面以及6500多亿深层网络页面,用220多种语言写成,为广大用户使用。面对网络信息的动态性、极易破坏性和大量的信息垃圾,使得整理加工工作十分迫切。因此,应选择可信度高、系统性与稳定性好、符合本馆信息资源建设要求的有价值的网站作固定信息源。 四、信息资源的共知共建共享 对信息资源的共同了解和认识、共同看法和建设以及共同利用,就是信息资源的共建共享。它们是一个相互联系、不可分割的整体。 1.时展的必然性。 如今的世界处在一个经济全球化、信息网络化的时代,在这样一个时代里,每个文献信息机构,从产生的那天起就已经处在世界图书馆体系中,还要与世界出版体系和学术交流体系发生联系,并进行协助、融合,才能够促进本土的信息资源的开发与国际标准接轨,推动本地的信息资源共治共建共享的发展和实现。 2.图书情报工作发展的必然趋势。 随着信息化、数字化、网络化时代的到来,每个人都希望能够在一定的范围内最大限度地利用信息资源。以“用户至上、读者第一”为宗旨的图书馆,只有通过协调信息资源在时效、区域、部门、数量上的分布,才能使信息资源的布局更加合理,从而最大限度地发挥信息资源的作用,并满足用户的需求。信息资源共享因此而产生。 3.实践发展的必然结果。 在信息时代,建立一个又大又全的图书馆是不切实际的。只有走协调发展、分工协作的共知、共建、共享的道路才是有前途的。从国际图书情报领域看,人们已经走过了一条从馆际互借和藏书分工协调到书目控制,再到馆际合作组织的建立与发展的道路,即信息资源共知共建共享经历了一个渐进的发展过程。随着计算机技术和通讯技术的发展,一些图书馆协作体开始利用联机技术继续编目资源共享的尝试,书目利用共同体由此产生。多年后实践证明:以图书馆联盟为代表的馆际合作组织是图书馆之间高效率、低成本地实现资源共知共建共享的有效组织形式,而资源共享的理念又是这些馆际合作组织建立的最初动因和思想指导。 五、结语 综上所述,图书馆是一个社会服务机构,图书馆服务以图书馆资源为支撑,如图书馆的文献资源、数字信息资源、空间资源、设备资源、人力资源、智力资源等。信息资源建设是图书馆的基础工作。在网络环境下,不管图书馆发生了多么大的变化,图书馆的信息资源建设的重要性都不会改变,而且会因其内涵的丰富变得更为重要。 作者:朱凤娟 单位:牡丹江师范学院审计处 知识管理论文:高校辅导员知识管理论文 1知识管理的内涵与方法 知识是主体对主客观事物属性与关系的反映,是结构化了的经验、价值和相关信息的融合。一般而言,可以将知识根据其属性分为显性知识和隐性知识。显性知识(TacitKnowl-edge)主要指利用文字、图片、声音、影像等载体进行记录的数据、信息,易于学习和传播,是客观知识。而隐性知识(ExplicitKnowledge)则根植于个人的经验和头脑之中,是高度个性化、难以格式化的,被认为是主观知识,包括了技术诀窍、分析能力、经验和阅历、价值观念、创意思维等等。在当今的知识经济社会中,知识已越来越成为财富、资产等的重要获取来源,组织和个人的最重要任务就是对知识的获取和管理。正是基于这样的时代背景,知识管理(KnowledgeManagement)这一概念应运而生。在国内外长期的理论研究和企业实践中,可以从狭义与广义两个维度对知识管理加以解释。狭义的知识管理主要指对知识本身的管理,包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用的管理。而广义的知识管理则包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理,涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理。由于隐性知识的自身特点,较难交流和被他人学习,因此对于隐性知识进行发掘、交流、共享和创新,促进隐性知识的显性化也就成为了知识管理的重点和难点。实现知识管理,国内外学者有不同的认识,其主要方法集中在五个方面。其一是明确知识管理的目的与框架。即明确要在组织中实施知识管理,全力树立组织成员的知识交流意识,激发他们的创新、学习意识,并探索建立一套完备的考核制度和评估体系。其二是构建支持知识管理的团队组织。即要设立组织的知识主管(CKO),按照不同知识领域组建跨部门的知识团队,定期进行横向交流,分享最新知识,获取和创新观点,提高组织的知识更新活力。其三是建立组织的知识库。即把企业现有的知识资源分门别类,给予提炼和升华,形成组织的知识库,并同时建立知识库更新制度、资源共享制度等。其四是运用支撑知识管理的信息技术。即大力在组织内部推行互联网技术、云端存储技术等,以此建立知识管理、共享、传递的信息网络,提高知识管理的便捷性。最后是营造一种知识共享文化氛围。即在组织内部倡导成员的开放式交流、互动式学习,尤其对于知识密集型组织要推动成员进行相互间的知识共享,并把这种开放、互动、共享的精神上升为企业的优秀理念和经营文化。 2知识管理是高校辅导员队伍建设的新要求 加强和改进大学生思想政治教育工作水平,提升人才培养质量,需要高水准的辅导员工作队伍。以知识管理理论促进高校辅导员队伍建设,能够有效弥补当前高校学生教育管理领域中专业队伍配置不足量、结构单一、连续性不强、发展出口狭小等问题,有利于提高辅导员的专业化水平,意义重大,主要体现在以下四个方面。 2.1知识管理是提升辅导员队伍自身知识水平的有效路径 辅导员是高校学生思想政治教育的主要组织者、实施者和指导者,这对于辅导员的自身知识结构、知识水平都提出了很高的要求。在纵向上,包括思想政治教育、心理健康、职业规划、就业指导、创业指导、班级建设、学生党建等各领域的专业知识;在横向上涉及管理学、心理学、教育学、组织行为学等诸多学科,都要求深入了解,能够掌握。在辅导员队伍建设中实施知识管理,可以促进辅导员组成知识分享的网络结构,集合不同专业背景、不同任职领域、不同工作年限、不同发展方向的辅导员,有效进行知识共享,激发知识学习、创新的强大动力,不断完成自身知识结构,提升知识水平。实施知识管理,还可以促进优秀辅导员将积累的丰富工作经验进行数据化编码,将这些以工作经验、判断力、创意、价值观念等为主的隐性知识转化为显性知识,供其他辅导员学习、应用,实现知识资源共享。同时,实施知识管理符合当今时代知识爆炸式增长的客观要求,能够促进辅导员根据时代变迁,不断吸收最新的知识资源,将自身打造成为与时俱进的开放性系统,从而加速自身知识更新换代周期,提高工作的针对性、有效性和科学性。 2.2知识管理是促进辅导员队伍实现专业化发展的坚强保障 辅导员专业化是指以提高思想政治教育成效为目标,以教育专业性、科学性为要求,以角色的稳定性和长期性为特征,使辅导员作为教师队伍的组成部分,逐步走向专门职业和特定专业的发展过程。这种辅导员成长为具有一定理论背景的职业化专家的过程,伴随着辅导员不断强化自身知识学习和积淀的过程。因此,在辅导员队伍中大力实施知识管理,可以通过知识的识别、获取、开发、使用、存储和交流,促进辅导员针对某一领域,结成研究型团队,进行深入探讨,从而产生科学化的理论成果,构建系统的工作理论架构,克服以往辅导员工作经验化、浅表化的弊端。同时,实施知识管理,还可以通过构建辅导员相互联系的知识网络体系,促进辅导员持续进行专业学习,增强工作的连续性和稳定性,推动辅导员在理论学习和实际工作中实现事实知识(know—what)、原理知识(know—why)、技能知识(know—how)和人力知识(know—who)的有效融合。从而从事务型、管制型的工作模式中脱离出来,把时间和精力集中到提高学生思想政治教育的科学性上,实现自身职业发展的专业化和专家化。 2.3知识管理是增强辅导员队伍适应高标准人才培养能力的必然要求 知识的载体是人。知识管理是基于人的发展,体现着以人为本的优秀思想。而高等学校的首要职能就是人才培养,尤其是高素质人才的孕育。从知识论上讲,人才培养就是科学文化知识传递并内化为学生能力的过程。因此,知识管理与高等学校人才培养之间具有重要的联系。当前,随着时代的发展,激烈的竞争环境对于高校人才培养提出了更高的要求。同时,新时期的大学生思想独立、个性张扬、价值取向多元、对知识的获取能力也更强,频率也更快,这为高校人才培养提出了新的机遇和挑战。在这样的大背景下,高校辅导员队伍实施知识管理,能够促进辅导员在工作中实现知识的开放和可持续循环,提高辅导员的知识获取能力、知识转换能力、知识应用能力和知识创造能力,构建一条闭合回路的“知识链”。然后,以“知识链”为源动力,在对各类知识理论充分学习吸收的基础上,有效优化辅导员工作的管理模式,拓展工作的内涵和路径,更好地适应现代教育趋势。最终,以此助力高校人才培养过程中所碰到的新情况、新问题,全面提升高校人才培养的质量和水平。 2.4知识管理是克服辅导员队伍职业倦怠感的有效方式 职业倦怠是指工作者长期处于巨大工作压力和角色冲突下所表现出的一种极端心理反应。高校辅导员从事学生工作,负责学生教育、管理与服务,在各种工作压力和角色冲突下,面临较大的心理压力,容易产生职业倦怠。其表现主要体现为工作情绪衰竭,热情和动力不足;对待作为教育对象的学生去个性化,心态冷漠;工作的满意度和成就感降低等三个方面。在辅导员队伍中实施知识管理,可以有效将辅导员从“事务管理者”转变为“知识工作者”,提升辅导员工作的科学性、效率性,有效减少工作中的无用功环节,从而降低辅导员工作的压力感。并可通过连续无间断的创新,降低其自身的疲劳感,有效缓解辅导员的职业倦怠。同时,通过实施知识管理,还可以促进辅导员走上专业化、专家化的发展路径,打造具有一定纵深的职业发展通道,提高其工作成果的价值度,强化辅导员工作的成就感,降低其职业倦怠情绪。 3基于知识管理的辅导员队伍建设路径 以知识管理为导引建设高素质的辅导员队伍,必须在遵循高等教育发展目标和规律的前提下,积极应用知识管理的相关理论、技术和方法,创造有利于知识传播、分享、创新的体制和氛围,挖掘辅导员自身知识潜能,增值工作中的智力资本因素,以此更好地为服务高校人才培养大局而贡献力量。 3.1建立辅导员知识管理的相关机构和技术基础 在辅导员队伍中实施知识管理,首先要建立有利于知识资本高效运行的系统架构,引导辅导员实现从简单事务型工作人员向知识集约型工作人员的转变和突破。为此,一是要在建立辅导员知识管理领导机构。在学校层面,可以由校学生工作部门牵头,设立专门岗位,承担知识管理专员(CKO)的职能,协调全校辅导员知识管理工作的开展。在学院层面,可以设立兼职知识管理负责人,和学校对接,从而形成学校、学院一体化的知识管理组织运行体系。二是要打造知识管理的相关技术支持基础。利用互联网技术建立辅导员共同参与的网络知识分享体系。积极利用最新的云端传输技术,实现辅导员工作知识的实时快速存储和共享。充分开发和升级现行学生事务管理信息系统,在传统功能的基础上,借力高校图书馆的网络资源库,建立涉及心理学、社会学、教育学、传播学等相关辅导员工作知识的专题数据库。有一定条件的高校,还可以利用网络技术,建立不同学校之间的校际辅导员知识分享平台,定期上传资料,促进工作交流和知识共享。 3.2建立辅导员工作高效访问和共享的知识库 所谓辅导员工作“知识库”,是指基于知识管理的理论,将辅导员工作过程中积累的知识经验等进行及时梳理而组建的知识空间,以此来减少未来工作过程中的学习曲线,提高工作效率。建立辅导员工作知识库,可以有效促进辅导员队伍的知识结构和层次更新换代,提高辅导员工作的时代性和科学性。为此,一是要整合辅导员工作知识资源,将辅导员工作过程中理论层面的显性知识和经验层面的隐性知识加以归纳分类,进行集中整合。并且建立的工作知识库要有智能筛选和查找功能,方便辅导员进行检索学习。学校要给予一定的经费支持,保证知识库建立的技术支持和物质基础。二是要积极整合境外数据资源。在有效收集国内辅导员工作知识的基础上,指派专人定期查阅欧美、日本、台湾、香港等国家和地区的学生教育、心理健康、事务管理等方面的最近研究成果,加以翻译、摘要,导入知识库中,供辅导员学习、分享、交流。三是要建立辅导员知识库和手机的同步功能,探索知识库信息的自动订阅、集中推送、工作圈分享等功能。尤其是要在国家和地区层面建立跨区域、跨行业背景、跨办学层次之间高校的辅导员工作“知识库联盟”,实现资源的有效共享,拓展辅导员工作知识库的外部空间。这里需要指出的是,在建立辅导员知识库,进行知识分享的同时,必须要高度重视保护知识库的个人“知识产权”,从而保护辅导员积累、创新理论知识体系的积极性。 3.3促进辅导员积极开展隐性知识分享 进行有效的知识共享是实现知识管理的前提。对于组织来说,显性知识显然不可能形成持续的竞争优势,组织的优秀能力建立在隐性知识基础之上,所以知识管理的优秀内涵是发掘组织成员头脑中的隐性知识。然而辅导员工作的隐性知识往往表现为个人技巧、魅力和经验等,根植于辅导员的价值观念和行为经验之中,不易被编码和识别,更不易被有效表达和学习。因此,实施高校辅导员队伍知识管理,更多地要聚焦于隐性知识的有效学习和共享。为此,一是要积极搭建辅导员工作队伍之间的有效对话机制,打造辅导员沙龙、辅导员工作坊、辅导员论坛、辅导员师徒结对等平台,通过相互交流、主题研讨、情景模拟、案例分析等方式促进辅导员队伍之间的经验分享。二是要组建带有一定科研项目性质的“知识联盟”或“实践社区”(CommunityofPractices),由若干不同学科背景的辅导员共同参与,在就某一特定问题进行探索研讨的过程中,实现隐性知识的横向传播和代际传播。三是创新形式,设立辅导员“公开课”。按照教师实施公开课的要求,组织部分优秀辅导员开展班会公开课、学生谈心谈话公开课等,邀请其他辅导员旁听学习,有条件的高校可以进行现场视频录像,后期加入专家点评环节后上传上网,打造辅导员公开课的网络分享平台。 3.4营造辅导员队伍中知识分享的浓郁氛围 高校辅导员工作队伍实施知识管理的最终目标在于将组织转型升级为学习型组织,从而构建起具有自身特色的知识传播、创新和分享体系。而实现这种转型升级的前提在于建立一种倡导知识分享的浓郁氛围和组织文化。为此,一是要塑造有利于隐性知识共享的物理环境。学校和学院要突破原有辅导员办公室的传统物理架构,创建开放性的办公环境,减少独立办公室和传统“格子间”的办公格局,以此促进辅导员相互之间的开放研讨、深度会谈、经验观察等。二是要强化辅导员的专题培训。实施辅导员知识管理“培训菜单”制度,设立相应的必修课程、选修课程,要求辅导员必须在规定时间内完成一定学分数量的课程学习,通过培训引导辅导员从“被动式学习”向“主动式学习”转变,营造良好的自主学习氛围。三是要正确处理好知识分享机制推行过程中的“命令带动式”、“利益诱导式”、“个人推动式”三者之间的关系。初期以命令带动式为主,当成果出现后,要逐步转向利益诱导式,最终演变为个人推动式。这样的演变过程,也正是学习型组织的建立过程,在此基础上,不断促进辅导员恰当的自我定位、改善心智模式、建立团队共同愿景,从而营造一种开放、互动、向上的组织知识共享与创新的文化氛围。 3.5建设辅导员知识管理的绩效评价体系 所谓辅导员知识管理的绩效评价就是对于辅导员在实施知识管理过程中所产生的绩效进行考核与评价的过程。按照横向维度可以分为个人绩效、团队绩效和组织绩效三个方面,按照纵向维度可以分为知识管理结果、知识管理过程两个方面。为此,一是要加强辅导员队伍实施知识管理的过程化监控,在项目开始前要进行现状诊断,项目实施过程中要进行实时跟踪,项目实施完成后要进行及时评估,并提出相应的改进意见,从而形成“诊断—跟踪—评估—改进—优化”一体式的知识管理循环体系,做到结果考核与过程考核的相结合。二是要注重不同层次辅导员知识管理的评价。既要评估个人做的效果如何,又要评估所在团队做的效果如何。在评估结束后,要进行及时奖励,通过物质奖励和精神奖励相结合的方式,鼓励更多辅导员参与到知识管理的过程中来。三是要注重定性评价与定量评价的有效结合。由于知识管理概念的抽象化,因此在考核评价过程中难度较大,必须首先建立一套适应于本学校和本学院的定量考核机制,从、参与知识共享活动数量、科研团队运行情况等方面进行积分排序;同时,又要对工作团队在实施知识管理过程中的整体精神面貌和实际效果加以定性化评判,以此树立范例与典型,为其他辅导员和团队确立可以借鉴、学习的目标。 作者:宁德强 单位:南京理工大学电子工程与光电技术学院 知识管理论文:教师教学方法知识管理论文 一、教师为何实施教学方法的知识管理 (一)传统教学方法的定位局限及困境 分析传统教学理论对教学方法的理论规定,“教学方法是指向特定课程与教学目标、受特定课程内容所制约、为师生所共同遵循的教与学的操作规范和步骤等”。从中可以解读出教学方法的基本内涵:其一,具有浓烈的目标导向性,即符合于既定的教学单元、课时目标的要求以及讲授固定知识点的需要;其二,具有强烈的规范性,即要求教师、学生必须共同遵守、遵循这些方法、步骤以及策略。反思这种教学方法的理论规定,其自身存在着过度的预设性、机械的程序性和僵硬的固定性等诸多内在局限,而消解与隔离了教学的生成性逻辑。传统教学理论之所以会面临这些理论的局限以及不足,其根本原因在于,这种教学方法试图“建立一个基于演绎或归纳之上的完美的逻辑系统;但事实上,它是建立在残缺的或虚假的基础之上的,……遵从机械论的和决定论的模式来考察世界的学说只是一种虚假的合法性”。这种虚假的合理性势必引发以下问题:一方面,从教师的角度,在这种教学方法面前,教师完全受制于这种外在的、预设的和固定化的教学方法,其教学角色自然成为教科书知识以及教学方法的机械程序的忠实执行者与搬运工,这势必将教师的反思精神、批判意识等从自身剥离,而最终丧失了教学的智慧性与创造力;另一方面,从学生的角度,这种教学方法忽视了学生彼此的差异性与多样性。美国课程学者BernardRicca曾明确反对这种在教师熟知学生学习情况与状态之前便提前选择了目标、评价以及课程,从中不难看出学生的缺席以及不在场。 (二)超越传统教学方法的内在局限———教师实施教学方法的知识管理 产生上述困境的根本原因在于,传统的教学理论在寻求一种关于课堂教学的普遍性知识的同时,却带有根深蒂固的简单性思维,忽视或遗忘了教学实践本身固有的复杂性。这种复杂性表现为教学实践中学生、教师、学科知识和课堂情境之间的互动,进而产生教学实践中无穷的丰富性、动态性以及开放性,由此也引发了传统教学理论不得不面临一个悖论———“复杂情境不是被有效控制了,而是被有效逃避了”。也就是说,“试图以僵硬模型适应管理和操作的需要,来描述一个复杂系统,就像试图用一个不能弯折的木板覆盖一个球:我们连必须的合格目标都完全不能达到”。于是,消解传统教学理论中教学方法的简单性思维与教学实践所内在的复杂性便构成了鲜明的冲突,呼吁着教师对教学方法和教学策略等明确预设、正在执行或所潜移默化的个体性、缄默性等形态的教学知识进行知识管理。在知识管理的过程中,教师通过将其不断地显性化、明晰化以及编码化,并分别从学生的角度、教学情境的角度、教师自身的角度以及学科知识的角度将其创造性地生成、自组织性地转化。这期间,教师将各种教学方法、教学策略看作了一种待开发、亟待管理以及不断动态转化的知识资源;教师由传统的教学方法的机械执行者、实施者渐渐转化为反思的实践者以及自觉的管理者,学生也会成为主动影响教师教学方法改变、转化的参与者与行动者。也就是说,教师实施教学方法的知识管理并非单纯将教学方法进行简单叠加或随机转变,而是将学生、教学情境、学科知识以及教师的反思能够真正融合在一起,并共同构成了教学方法产生、实施的关键因素。整个进程实现了教学方法的弹性化、情境性、适切性、生成性以及复杂性,教学实践的复杂性和生成性也由此得以恢复与实现。 二、教师如何实施教学方法的知识管理 依据知识管理的一般模型,教师实施教学方法的知识管理至少涉及对教学方法的表征、编码、转化以及分享四个环节。这四个环节之间彼此联系、相互递进又不断更新、循环反复。其具体过程如下: (一)教学方法的表征 在这一环节,教师要实现对教学方法的自觉省察,其表征的途径至少包括:一是教学故事的叙述。教师通过对教育教学故事和课堂情境的具体描述,从而对所使用的教学方法进行全面反思;二是教学案例的整理。教师通过对教学故事或事件为素材的教学案例的整理,来对其中的教学方法进行分析和探讨,由此实现将教学方法的隐性状态转化为显性自觉的形式;三是教学生活的分析。教师通过对自身专业成长生活史的回顾与反思,以及发觉教学方法在教师的专业成长过程中的作用以及地位,由此实现对教学方法的反思,并逐步深度地清晰化。 (二)教学方法的编码 在这一环节,教师要对所觉知的各种教学方法进一步分类、编码,实现对其理解、反思的条理化与清晰化。编码的分类可依据教学的宏观、微观层面,教学方法可以区分为:问题教学法、发现教学法、探究教学法、范例教学法、讲授法、讲读法、谈话法、演示法、练习法、讨论法和阅读指导法等。依据教学环节,教学方法可以区分为:备课、导入、授课、提问、答疑、处理突发性事件以及课后辅导等方法。确定了教学方法的分类标准之后,教师便将教学设计中所预设的教学方法、教学策略进行分门别类地编码,为下一步实施课堂教学场域中对教学方法的转化提供明确、充分的准备。 (三)教学方法的转化 在这一环节,教师要对所预设的教学方法进行创造性的转化、动态性的生成,以此消减乃至消除由于教学展开前的教学方法的预设而诱发的简单性趋向。在此过程中,教师需要秉持的是:一方面为反思性思维,即对预设教学方法的使用在行动中不断反思、权衡利弊;另一方面为开放性思维,即对教学方法的使用保持“悬置”,对教学的展开保持一种动态、开放的思维,等待教学实践的延绵与持续。教师实施对教学方法的转化可以依据以下维度:一是学生的维度。教师要依据学生在课堂中的身体参与、言语提问以及神态表情等反馈维度。二是学科知识的维度。教师要依据课堂情景中的学科知识与学生的生活史、学习体验相联系的情况以及师生对学科知识探讨的进度、程度等;三是教学方法的维度。正如费耶阿本德(PaulK.Feyerabend)曾指出的:“每一种方法都既有其一定的作用,又有一定的局限性。”教师有必要考虑课堂中对预定的教学方法的自身长处、局限以及实践中的实施状况等。四是课堂情境的维度。课堂情境中“,没有一种经验情景能够永远把它的这种最后特征保持不变,因为构成这个情境的互相关系就是一些交互作用的状态,而他们本身也是变化不定的”。教师依据课堂情境中的突发性事件、随机影响以及各种关系变量的角度,审查教学方法的使用境况以及由此确定是否进行更改的必要。最终,依据上述四个维度,教师“对实践情景进行反复讨论权衡,以对情景获得‘一致性解释’,最终做出切当的、一致性的行为决定并执行所做出的决定”,并最终实现对预设的教学方法加以适应性调整与转换,对教学方法做出弹性化、生成性的设计与改变。整个过程体现出所经过知识管理的教学方法是基于学生、学科、课堂共同交汇融合而自组织生成的教学方法。 (四)教学方法的分享 在这一环节,教师要整理何时、何地、何种理由进行了教学方法的转化与调试的记录,或教学方法转化发生的情境或缘由,亦或是基于学生、学科知识以及课堂情景等之间的何种关系考虑而进行的教学方法的转化等。通过这一环节,一方面将上述教学方法知识管理的过程形成各式各样的交流场,实现了教师彼此之间通过相互交流个人实现转化教学方法,以此使知识由个人的经验扩散到学校组织的层面;另一方面,教师个体自身在反思与创新过程中,通过教学方法的分享,了解到不同教师的知识管理,可以此获得相关教学隐性知识,从而帮助自我反思。 三、教师何以实现教学方法的知识管理 教师实施教学方法的知识管理体现出教师扎根于自身课堂教学场域,自下而上地从事学生研究、教学反思、课程审议以及课堂领导等的行动研究。教师实现教学方法的知识管理至少涉及以下条件: (一)提升教师课程意识,增强教师对教学方法的敏感性 长期以来,由于深受计划经济体制与课程统一管理方式等因素的钳制,我国教师始终处于“忠实执行者”的教学身份与角色,教学目标、教学内容过多局限于考点的掌握与背诵,这也直接导致教师普遍信奉固定性、统一化的传授法、讲解法为教学中最常用且行之有效的教学方法,同时认为毫无必要对其反思或加以质疑,久而久之导致了教师严重缺乏必要的课程意识以及相关于课程开发、领导与生成的知识和能力。而教师实施教学方法的知识管理则势必呼吁提升教师自身课程意识的必要与必须,从而教师才得以从整个课程系统、课程过程的视角,一种系统性、整体性、开放性和生成性的自觉意识审视教学方法的使用与转化。此外,课程意识的提升也意味着教师逐步摆脱作为固定、静态和机械的教学方法执行者的角色,而是要在课堂实践中基于课程运作的整体视域动态,主动以及参与式地反思、建构以及领导规划教学方法。 (二)构建大学与中小学合作体系,实现教师知识管理的专业养成 教师进行教学方法的知识管理既是一项依托自身课堂教学场域的实践活动,同时更是一项理论参与的专业活动。这便要求教师不仅应清楚自身所掌握教学方法的样态、种类及其功能所指,还需明确其产生的背景、自身的优缺点以及适用范围,同时还需要理解教学方法知识管理的意义,以及如何将教学方法进行表征,如何将教学方法按照理论逻辑或实践逻辑进行分类、编码和如何对所设计、预设的教学方法在课堂教学中进行转化和生成等。诸如此类的问题,单凭教师自发的实践经验可能缺乏理论支撑,而最终导致低效重复或机械形式等问题。因此,有必要构建大学与中、小学的合作体系,增强中小学教师与教育学研究者的交流、合作。在此过程中,教育研究者与教师一起合作、扎根课堂,向中小学校提供知识管理的相关咨询和建议,帮助教师完成自身教学知识的更新、管理以及重塑。而且,两者间的合作有必要建立在寻求相互对话、理解的基础上,进一步寻求两者间的共识与视域的融合。 (三)构建学校知识管理体系,配套教师教学方法知识管理的制度条件 学校知识管理体系的构建为教师个人层面开展教学方法的知识管理提供了重要的制度保障与条件供给。这一知识管理体系促进了教师个人层面与学校层面知识管理的相互互动与彼此促进,最终实现教师与学校的共同提升与发展。具体来说,学校知识管理体系的构建至少需要注意以上几个方面:一是变革学校知识管理的组织结构。有必要构建扁平式的学校知识管理和组织结构,最大限度地将学校知识管理、组织的决策权向学校管理、组织结构的下层移动,以此提供给教师充分的参与权、决定权,从而改变阻碍知识共享、交流的组织结构。二是建立知识管理的奖励机制。有必要构建学校知识管理的奖励机制,促进教师教学方法的知识管理,从而推动学校整体的知识共享与创新。三是创建有利于知识管理的学校文化。构建旨在崇尚知识管理、知识创新以及知识分享的学校文化,打破教师思想封闭、合作意识淡薄的思维模式,由此实现教师通过相互交流、合作与分享,不断将个人教学方法的知识管理转变成为学校层面相互分享的知识资源。 作者:李舒波 单位:毕节学院教育科学学院 知识管理论文:数字档案馆知识管理论文 一、数字档案馆知识管理的内涵 档案记载了大量的信息和知识,是一种重要的信息和智力资源,具有信息和知识双重属性。当档案馆形态发展到数字档案馆这一高级阶段,数字档案馆不再是单纯拥有或存取档案信息的场所,而是组织档案信息交流的中心,是知识经济时代社会的知识信息中心和重要的知识宝库。那么数字档案馆的知识管理,就是为了适应这种发展,通过把对数字档案资源的单一的信息管理,转变为对包含在数字档案馆里的信息、知识等各种要素进行综合管理,尤其注重对数字档案知识和人力资源的管理,最终实现档案知识信息功能与效益的最大化。简单来说,数字档案馆的知识管理就是更加注重隐性知识的开发、人力资源的发掘和数字档案利用服务的深化,为实现知识的共享和转化提供新的途径。 二、数字档案馆知识管理的意义 首先,知识经济时代要求档案管理必须与时俱进,扩大知识的传播与共享成为数字档案馆的最新职能。面对机遇与挑战,档案馆只有实施知识管理才能促进其新的发展。数字档案馆的知识管理,是在开放式的网络环境下,借助于网络和高科技设备等手段,档案馆开展知识资源的获取、整合和开发利用等服务。它将一改传统的档案工作结构,突破简单的信息管理和信息利用模式,转向知识管理和知识服务。其次,数字档案馆实质上是一种开放环境下面向用户的网络化数字资源体系,在这个体系里面既有整合的知识,又有参与知识整合的管理者,还有参与整个运作的知识管理模式,它一改简单通过资源管理向用户提供零散、浅层次的一次信息,转向为用户提供有序的、深层次的系统知识服务,这就构成了一种新的知识型实体,而知识管理就是根源于这种体系并被创造出来促进其本身发展的一种最佳模式,这早已在其它多种知识型组织中实践过。再次,传统的数字档案馆建设已初显成效、循序渐进,但是又很难达到另一个新的高度,服务要深化、资源要共享的设想还是遥不可及。因此,在数字档案馆建设中,迫切需要添加一种新的理念、新的元素,而知识管理作为一种全新的管理理念与模式,它的注入,将突破原先数字档案馆建设中固有的思维,给数字档案馆建设以重要启示,带动数字档案馆的建设上到一个新的水平,实现其生存发展的又一次飞跃。 三、数字档案馆知识管理的策略 1.加强对数字档案馆知识管理的认知 知识经济的快速发展强烈要求档案馆服务层次的提升,真正发挥数字档案馆知识信息中心和知识宝库的强大作用。面对这种机遇与挑战,如何才能使知识更为有效地发挥作用,以满足人们对知识更迫切、更复杂的需要成为档案部门的首要任务,而数字档案馆只有积极实施知识管理的运作模式,通过对包括档案信息在内的所有知识资源进行整合并提供利用才能达到预期效果。档案部门在其必要性和紧迫性上必须统一思想、加强认知、达成共识。 2.创新数字档案馆知识管理的工作机制 数字档案馆的建设,不仅意味着传统意义上的完善,而且是对现有档案管理体制、服务体系的全面优化和深层次改革,建立与之相适应的工作机制才能有效实施数字档案馆的知识管理。数字档案馆的知识管理应强调知识资源管理、知识服务中人文因素的研究和运用,而不是仅仅强调技术。围绕知识管理目标确定工作机制:一是确保档案管理人员能管理好档案知识;二是通过对知识的整合利用,增强对用户需求的快速反应能力;三是开发新的知识产品,以满足更深层次的知识服务,真正实现更大范围的知识共享。 3.获取和转化数字档案馆的隐性知识 知识经济时代,隐性知识是最关键、最具有竞争力的资源,是数字档案馆能否成功实施知识管理的前提条件之一,数字档案馆应更加注重对隐性知识的收集、加工、提炼与服务。隐性知识主要是指档案人员头脑中所包含的直觉、知识、阅历、情感等(如一些重要的传统工艺、技术诀窍、专业知识和丰富经验等),因此知识管理强调对隐性知识的管理,实际是注重对数字档案馆中人的有效管理,鼓励其头脑中隐性知识的转化与创新。数字档案馆的建设要求档案人员能综合运用各种资源,发挥其主观能动性,突破传统束缚,更新陈旧观念,探索新的信息规律,以新的视角开发档案信息资源,使其隐性知识得到更好地发挥、交流和增值并转化。所以数字档案馆承担着及时将隐性知识获取出来并共享,转化为社会记忆,缩短隐性知识显性化周期的任务。 4.深化数字档案馆的知识服务 档案馆历来把“为利用者服务”作为最高宗旨,但落实到行动上往往只是满足于提供表面的“你查我找”等浅层次服务。进入知识经济时代,这是远远不够的,数字档案馆的发展需要更加强劲的动力支持和更为有力的保障,尤其在数字档案馆中引入并推行知识管理后,只有把知识服务当作数字档案馆的首要目标和最高标准来追求,才能满足用户日益多样化的知识需求。数字档案馆的知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式,是传统的“档案利用服务”的高级形式,服务的高知识含量是其优于传统档案馆的主要特征,因为知识服务“是在运用馆藏档案信息的同时,大量吸收并运用馆外各种非档案信息和档案人员头脑中的隐性知识”。从一定意义上看,数字档案馆的知识管理是通过整合馆藏档案信息等显性知识,综合档案人员的隐性知识,依靠隐性知识与显性知识的互动,发挥数字档案馆强大的知识库作用,为利用者提供更为有效、更广泛的深层次的知识服务,从而充分实现数字档案信息资源价值。同时,数字档案馆在综合利用显性档案信息与隐性知识的过程中,要注重以用户的知识需求为导向,对档案信息资源进行深层组织,揭示并挖掘档案信息资源的潜在价值,形成知识产品,提供知识与价值服务。 5.构建“以人为本”的数字档案馆文化 人力资源是知识经济中最重要的资源,而智力资源又是人力资源管理中的焦点。数字档案馆注重对人的管理,关注人获取和整合档案的能力,对人的管理是数字档案馆知识管理的优秀。只有充分调动档案人员智力资源的发挥,才能真正提升数字档案馆的知识管理水平和知识服务能力。首先,要重视档案馆员的作用。因为档案馆员是把档案资源与利用需求对接起来的桥梁与纽带,只有通过档案馆员的积极努力和对高知识含量信息产品的组织创造,才能满足利用者的档案信息需求,真正实现信息共享。因此,要积极为档案馆员提供有利于实现自我提高的良好环境,支持个性发展,促使其潜能和信心被最大限度地发挥出来,实现自我价值与社会价值的统一。同时,知识管理以知识共享为目标,通过知识的应用来创新更多的知识,创造更多的效益,数字档案馆应创造一种知识学习、交流与共享的氛围,鼓励每一位档案人员能充分发挥潜能,乐意分享创造性的想法,勇于提出新的建议,通过相互间不断地交流学习、吸收改进,激发档案集体的活力,最终达到群体知识结构的优化,从而增强数字档案馆的整体知识管理水平,提高团队知识服务能力。 作者:周玉香 智通海 单位:盐城工学院档案馆 知识管理论文:企业文化创新及知识管理论文 1.新经济时代企业文化创新及知识管理的内涵分析 1.1新经济时代企业文化创新的基本特征 在新经济时代,人是最为活跃的生产力,对于企业发展具有重要意义,人不再只是经济创造的主体,而被创新性赋予了多重时代内涵与特征。首先是以人为本优秀价值观的树立。以员工为最基本视角,协调企业经营管理中的各项问题,真正成为企业发展的内在源动力。其次是通过文化创新来提升员工的素质,实现对企业价值观的认同感与归属感,在这个过程中主要是通过相关措施的实施提升员工的工作积极性。第三点是文化自觉性的培养,只有企业管理者拥有了文化自觉性,才能指新经济时代的企业文化创新及知识管理高莹(国网宜昌供电公司,湖北宜昌443000)导企业发展,成为真正优秀的企业家。最后则是要体现文化主导性,提升企业文化创新的地位,转变为企业发展中的主导性因素,大力培育发展企业文化。 1.2新经济时代企业知识管理的内涵 对于企业发展而言,知识是企业技术人员与管理人员在实际工作中培养起来的经验与总结,不仅是他们思想、价值观等的集中体现,更是企业发展过程中不可多得的宝贵财富。新经济时代,基本的要求与素质是对知识的尊重与崇尚。现代信息技术的发展给企业发展带来了严峻的挑战,企业只有不断学习新知识、新技术,提升自身的科技知识含量,才能实现市场的进一步开拓与企业内部的改革完善,抓住发展机遇,锐意迎接挑战。对于企业职工来说,要树立终身学习的理念,通过自身职业素质的提升为企业做出更大的贡献。而企业也要致力于构建一个全新的完善的学习型组织。知识管理的具体内涵是指通过文化氛围的创设与知识教育,转变员工传统的行为方式与思维模式,优化企业内部环境,在企业内部建立起创新以及知识共享性的氛围,在此基础上通过全体成员的协作与集体智慧的发挥,最终增强企业的市场竞争力,实现企业利润增加这一终极目标。 2.当前企业文化构建与知识管理中存在的问题分析 2.1企业当前的发展战略存在不足 对于企业发展而言,一定要贴合企业的实际发展情况来制定发展战略,因为无论企业的规模如何,具有指导意义的发展战略都是非常必要的。当前,我国企业在市场发展的过程中,战略定位方面就存在较大的问题。战略定位应该包括市场与行业两大方面,但是传统的企业发展战略制定模式较为单一,通常都针对企业的市场发展与扩张,甚至会出现盲目扩张的情况。部分经营管理者对发展战略制定没有一个准确的认识,片面化的或盲目的认识都会阻碍企业的长远发展。当前企业发展战略中存在的另一个问题就是战略的实际指导性意义不足,导致在实施时形同虚设,不仅不能达到发展指导的作用,反而会在一定程度上威胁到领导层的权威,也影响员工的工作情绪。 2.2管理者队伍本身建设存在问题 关于企业内部的文化体系建设与知识管理的工作开展,领导人与管理者队伍的建设以及思想觉悟在某种程度上具有决定性作用。在当前的企业发展中,有些中小规模的企业由于经营业务简单、管理职能单一以及整体规模小等因素,导致管理者在创建企业文化体系时没能形成一个整体性的规划。一旦企业的业务得到大规模的扩展,企业文化就呈现出与之相背离的局面。其中一方面就是员工思想的调动以及员工归属感的建设。综上,为了更好地促进企业的长远发展,企业的管理者队伍一定要加强文化方面的建设,奠定坚实的组织与管理基础。 3.企业文化创新及知识管理的落实对策与建议 3.1转变企业战略发展模式,推动企业创新改革 对于企业发展而言,良好的战略方针是指路明灯。在新经济时代,企业战略模式的转变主要从以下三方面入手:一是在全企业领导及职工心中树立起学习型的战略理念。新经济时代背景下,市场要求企业更加注重知识的更新与累积,并在知识化管理的过程中,通过落实相关教育理念与措施,力图创建一个积极向上的学习型组织。二是国际视野战略理念的树立。随着经济全球化进程的加快,世界范围内的技术、资源、劳动力的分工协作已经达到了一个新的高度,为了适应市场发展趋势,企业也应该做出相应的战略调整,即国际性战略理念的树立。对于企业而言,要注重国际市场的开拓以及精通外语的员工的培训工作,在实时掌握市场动态信息的前提下,为企业跨国发展奠定坚实的组织基础。三是团队型的战略理念的渗透,对于企业而言,不只是一个组织,更是一个具有强战斗力的团队,而企业的发展也必须建立在内部团结一致的基础之上。 3.2加强员工培训,实行人才激励式管理 知识管理理念强调的是每一个员工都能基于自身的智慧、能力、技术等为企业发展贡献一份力量。就我国当前的企业普遍状况来看,无论是领导层干部,还是基层员工,都存在着文化素养以及专业技术亟待提升的问题,这一问题在某种程度上已经成为企业发展的主要限制性因素。为了更好地促进企业发展,塑造全新企业文化,创建知识管理体系,就需要鼓励、提倡并为员工的学习创设环境。除此之外,还需要在企业内部建立起完善的人才激励管理模式。首先要加强人才管理,体现对知识、对人才、对技术的重视,把人才提升到决定企业发展成败的重要战略地位上。其次要通过相关激励措施的实施来进行管理,如实行人才奖励制度,并创新分配制度等。 3.3创新性企业文化塑造的途径 企业文化的创新要适应时展的需求,也要与企业的实际情况相结合。当前企业文化建设中存在的主要问题是新经济时代对企业文化塑造的要求与我国的传统文化相背离,存在较大的分歧,严重阻碍了企业创新文化的建设,因此,我国企业的文化改革与创新应该是一个创新、整合、提升的过程。企业领导及员工的观念转变是工作的重点,主要可以从以下几点入手来解决观念问题,首先是增强员工的主人翁意识,以企业发展为目的,发挥主观能动性与积极性。其次是明确树立企业的发展目标,在目标的指引下完成工作任务。最后是在企业内部形成良性竞争的氛围,只有基于这样的机制,企业才能够在激烈的市场竞争中处于不败之地。 4.结语 新经济时代的到来,变革了我国的政治经济现状,也引发了企业经营管理模式的改革浪潮,使我国的传统企业面临着全新的市场挑战。我国的市场企业经过三十多年的发展已经日趋成熟与完善,但是要想继续为我国社会主义现代化建设做贡献,必须要适应时展的潮流。企业在进行文化创新以及知识管理时,一定要结合本企业的实际情况,探索切合实际的可行的发展道路。 作者:高莹 单位:国网宜昌供电公司 知识管理论文:高校范式档案知识管理论文 1档案知识管理范式的内涵 范式从本质上讲是一种理论体系,它的概念和理论最初是由美国科学哲学家托马斯•库恩(ThomasSamuelKu-hn)1962年在《科学革命的结构》中系统阐述的,它指的是一个共同体成员所共享的信仰、价值、技术等的集合。档案知识管理范式是在批判继承原有的档案史料管理范式、档案实体管理范式、档案信息管理范式的基础上发展而成的一种主流管理范式,是一种社会化了的“范型意识”,与以往的管理范式不同,它以知识服务为优秀和最终目的,千方百计地为用户寻求“答案”,满足档案用户多层次、多方式的需求;以整合档案显性知识,挖掘隐性知识,并使之显性化为管理对象,注重档案知识价值的发挥和服务功能的实现;它既重视档案工作者的智力成果,强调保护档案知识权益和分配,又重视成果形成过程的管理和创新,在重塑档案管理思维和文化显化,推动档案自身专业生命和专业发展方面具有重要的指导意义。 2档案知识管理范式对高校档案工作的启示 高校档案是高校历史的积淀和文化的基石,是高校重要的知识资源,具有原生性和唯一性。高校档案管理本身就是对学校历史知识的记录和当前知识的管理,既包括档案的收集、整理、编目、鉴定、统计等显性知识的管理工作,也包涵对档案资源隐性知识的挖掘、加工和开发利用工作。档案知识管理范式的知识优秀向度、“人本”向度、技术的传承创新以及文化显化向度,对高校档案管理工作具有深刻的启迪和指导作用。高校档案管理工作唯有树立知识管理理念,融会贯通显性与隐性知识,挖掘隐藏在显性知识背后的隐性知识,使隐性知识显性化,显性知识集成化,知识创新常态化,推进知识“螺旋式”纵深发展,扩大知识共享,重用知识型人才,创建学习复合型档案团队,高校档案事业才会蓬勃发展。 3高校档案管理的现状 档案知识管理范式是伴随着社会生产力发展而出现的一种管理范式,它代表了当前档案管理发展的必然趋势,为高校档案管理工作指明了前进的方向。但由于社会和高校自身因素的影响,当前高校档案管理中存在一些急需改进的地方。 3.1档案管理重传统,轻创新 当前,我国高校档案以传统经验管理为主,创新理念比较淡薄。学校领导对档案工作不重视,师生员工的档案意识也较薄弱,档案工作一直处于边缘化的地位。档案人员管理观念滞后,片面侧重于档案的收集、整理、鉴定、统计等传统的“保管”工作,忽略了档案的开发利用,档案管理呈现封闭半封闭状态,不利于新知识的吸取和新技术的引进,高校档案发展进程比较缓慢。 3.2档案服务重形式,轻人本 在档案的服务利用方面,档案人员缺乏主动服务意识,消极被动地等人上门查档,借阅手续复杂,手工查档效率低下,无法满足档案用户快速阅档的需求;档案的利用囿于纸质案卷,电子文件数量较少,无法满足档案用户多元化和个性化的需求;服务对象局限于校内单位和师生员工,社会服务项目较少,档案开发利用的深度和广度不足,不利于档案资源共享和社会价值的实现。 3.3档案队伍重使用,轻培养 档案队伍的素质是档案管理工作能否顺利开展的关键因素。目前,我国高校档案人员整体素质偏低,理论水平有待提升。档案人员外出调研学习,参加业务和理论知识培训的机会较少,对档案最前沿的发展动态和档案发展方向了解不多,档案队伍创新能力较弱,急需补充创新能力强、学历层次高,理论知识丰富的档案人才,以及能够熟练运用现代化技术手段从事网络数据库、资源共享平台建设的高技术人才。 4高校档案知识管理范式的研究与实践 档案知识管理范式是一个动态的发展过程,与社会变迁息息相关,并随着生产力的发展而调适变化。它“既是一种实践活动,又是一个理论学派”,指引人们在档案管理实践中逐步揭示和确认档案领域潜在价值信念和行为准则,并通过档案学者和档案管理主体之间的互动,探求档案发展的内在规律和必然联系,塑造档案共同体的主体意识,增强档案理论整合度,提高档案管理的现实功能和服务利用功能,确保档案事业健康和谐发展。 4.1摒弃滞后的管理理念,树立知识管理理念 高校档案管理应摒弃“重管轻用”的传统管理理念,树立知识管理理念,不仅注重丰富馆藏资源,积累显性知识,而且重视挖掘潜藏的隐性知识,实现隐性知识显性化,显性知识集成化,知识服务优秀化。野中郁次郎精辟地指出,正是由于暗默知识和形式知识之间的相互转换,或者形象地说形成了一种“知识螺旋”运动,新的知识被源源不断地创造出来,企业才会获得持续不断的创新理念和实践智慧。高校档案要赢得发展的空间,就必须注重知识创新,激发档案人员所蕴藏的暗默知识,重视由暗默知识所引发的知识创造,鼓励个体亲身体验、切身领悟和共享知识活动,通过档案编研、课题研讨、项目合作、会议交流等形式交流工作经验,分享个体技术诀窍,提升团队理论水平,增强创新实践能力,科学整合显性与隐性知识,开发档案知识产品,高校档案工作才会持续健康发展,档案知识服务的最终目的也才能实现。 4.2继承优秀服务传统,创新现代服务机制 我国著名的档案学家吴宝康教授说过:“档案必须利用,通过利用来充分发挥其作用,为社会服务,并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密地联系起来,实现档案的自身价值。”高校档案是高校最宝贵的资源,只有通过服务利用,实现资源共享,才能发挥它的价值。在知识管理范式“人本”向度的指引下,高校档案人员要转变观念,树立“以档案用户为中心”的服务理念,在传承手工服务方式的基础上,拓展服务利用方式,提供电话、传真、邮寄、网络、预约等多项服务,满足档案用户多形式的利用需求;丰富档案服务内容,增加电子查档、信息审核、出国材料翻译,网上案卷浏览、复印、利用等服务内容;建立网络交流平台,实现档案人员与用户直接的互动交流,及时收集案卷利用反馈信息,调整完善档案服务机制,为档案用户提供多元化和个性化的服务;扩大档案服务范围,秉承“走出去,请进来”的原则,开展与校内单位、校外企业、国内外兄弟院校之间的交流合作,学习最先进的服务理念,把握最前沿的档案发展动态,借鉴现代档案开发利用方式,提升整体服务水平,把档案推向社会,发挥档案的社会价值。 4.3注重技术传承创新,创建学习创新型团队 知识经济社会,知识和人才的重要性进一步凸显,创新成为时代的主旋律。高校档案工作要获得长远发展,就必须尊重知识和人才,重用人才,建立人才激励机制,为人才创造施展才华的舞台和空间,激发人才的创造力,吸引人才参与档案管理工作,并学习前瞻的管理理念,培养团队和创新意识,注重知识、经验、技术、智慧的传递分享,加快技术创新。注重团队计算机技术、网络技术、数据库操作技术、信息技术等现代化技术的培训学习,以提升档案队伍的整体技术水平,创建业务精、技术高、能力强的学习创新型团队,确保高校档案事业蒸蒸日上。 5结束语 档案知识管理范式作为知识管理时代背景下催生的新范式,同其他管理范式一样是社会变迁的结果,是一种社会化了的“范型意识”,是共同体价值信念和价值信仰的体现,但它又不同于以往的管理范式,它以知识服务为优秀和目的,体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念,反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势,为高校档案管理工作指明了科学的发展方向。高校档案工作者唯有牢固树立知识管理思想,创新档案服务机制,加快档案开发利用,提高技术水平,创建一专多能的学习创新型团队,高校档案工作才会在信息时挥应有的作用。 作者:张爱新 牛庆玮 万启存 单位:中国石油大学华东档案馆 知识管理论文:高校学习型图书馆知识管理论文 一、建设以知识管理理念为基础的学习型图书馆的策略 (一)转变观念,实施知识管理 要想建设以知识管理为基础的学习型图书馆,需要转变传统的思想观念,提高对知识管理和学习型图书馆的认识。需要提高对学习型组织、学习型图书馆的认识。要改变以往的管理模式,对图书馆中的文献资源信息进行知识管理,要建立流程管理方法科学的知识库,数据库中的知识信息要与当前的发展的环境相适应,要确保不同种类的知识能够相互转化,促进知识有效流通,要发挥出知识管理积累、转化、共享与保护等基本职能。同时要在图书馆内部适当开展与学习型组织、学习型图书馆理论相关的专题学习活动,让图书馆员了解到学习型图书馆的真正含义与特征,使其认识到建设学习型图书馆的重要性,逐步探索与掌握建设学习型图书馆的有效方法。积极引导广大图书管理者把以文献为本的理念转变到以知识为本的高度上,要注重对知识、信息的开发和利用;从以往的收藏、借阅图书,转变到信息资源与知识库的建设,重视图书馆在建设研究型高校中的作用;从传统的服务与封闭式管理;转变到现代化服务与开放式管理;注重对新知识、新观念与新技能的吸纳与掌握。 (二)依托信息技术,构建数字图书馆 现代化的信息技术为高校图书馆实现知识管理提供了强有力的支持,在学习型图书馆的建设中要重视对数字数信息技术的应用。在知识数据库的建设中运用数字化、多媒体网络等技术,能够极大提高知识的编码、传输、储存以及扩散的速度,降低成本。注重网络技术的应用,实现图书信息描述、管理与服务的网络一体化,通过对元数据的大力应用与普及,加强对网络资源的组织研究,形成科学化、规范化的数据库系统。数字图书馆是知识管理的终极目标,因此,要依托现代化的科学技术,构建数字图书馆,使数字图书馆更好发挥出提供知识的增值服务。 (三)推行学习交流机制,提高管理人员素质 高校学习型图书馆是一个知识型的组织,具有较强的学习能力。在图书馆建设与管理中,图书管理人员承担着巨大的责任,知识管理与服务对他们提出了更高的要求。因此,高校建设学习型图书馆,需要在相关管理部门与服务团队中推行学习交流机制。一方面,促进图书馆的内部知识文化交流与合作;另一方面,能够促进一些隐性知识的显性化与共享利用,提升学习型图书馆知识价值量与价值。另外,由于人员在图书馆的知识管理中扮演着重要角色,想要建立起现代化的学习型图书馆,需要拥有一流的管理人才。因此,图书馆的管理人员要具备较高的知识、信息素养,成为一个独立的学习者与知识的创造者。高校在建设学习型图书馆的同时,要注重对管理人员培养,加强管理人员终身学习与岗位培训的力度,提高他们的管理、知识获取和知识创新的能力。 二、结束语 高校图书馆是是知识的管理者,同时也是知识管理的对象,因此,要重视运用知识管理的理念加强对学习型图书馆的建设。高校图书馆需要在知识管理的基础上,构建出学习型组织,提高知识管理的作用,通过知识库的建立与知识转移实现图书馆信息知识的共享。重视现代化信息技术的应用,运用知识管理的理念指导学习型图书馆的建立,加强知识创新与知识服务体系的建立,实现知识信息的有效共享,提升图书管理人员的能力,促进与图书馆的可持续发展。 作者:张亚丽 单位:宝鸡职业技术学院 知识管理论文:资源规划视域下的知识管理论文 一、知识管理平台的简述 知识管理平台主要指知识工作人员利用计算机网络等有关信息技术和组织内的工作人员,完成制度管理和团队运作及经验交流。而知识管理的改革主要是充分分享组织文化,从而系统的转移和分享知识,企业运用信息技术可以更为便捷、快速利用知识,实现知识的流通和分享,进而实现知识管理的主要目的。健全的知识管理一定要具有知识管理系统的支持,也就是企业想要具有健全的知识管理体系功能,就一定要运用信息科学技术。可是,制定知识管理的平台仅仅是提供知识分享和知识积累的工具,主要的目的就是实现知识文化的分享,然后形成一个有效学习的组织,从而提高企业的经营绩效。制定知识管理平台就要消耗企业许多资源,对于怎样创建知识管理平台,曾经有人提出很多要注意的问题,包含的内容如下。怎样加强系统的可用性,比如怎样加强工作人员利用系统推动组织学习的氛围。怎样整合信息技术和工具或是网络技术的知识管理。怎样实现工程流程和产品之间的持续创新。怎样成功的改变企业文化。因此企业创建一项导入系统,就意味着引入一项制度,而企业投入的有关资源,除去有形的硬装置之外,还包含人力、组织的合理调整及流程的变化等有关无形资源。另外,促进知识管理还要凝聚共识,创造一个分享和学习及信任的先进企业文化,只有这样才能够实现知识管理的理想目标。 二、企业资源规划和知识管理平台的相关性 导入企业的资源规划和创建知识管理平台相对企业来讲,全是信息科学技术战略的利用,直接影响着企业的改革,在一定程度上提升企业的经济效益。而知识管理系统必须利用以信息的整合系统和数据库作为关键选择,将信息科学技术显示在知识管理方面。当前许多企业已经开始导入企业资源规划(ERP)和供应链管理(SCM)及客户关系管理(CRM)等有关系统,企业在知识管理过程中,应该综合考虑信息系统的规划。因此在创建知识管理的平台前必须了解资源规划和知识管理平台在导入条件方面存在的而差异。现阶段,企业资源规划依然是经过信息可U型额基数的整合和有效的管理信息完成成本的控制,将提升产能、减小成本、高效能作为取向。同时知识管理主要是透过知识完成分享和学习,推动流程的创新和改进。企业导入资源规划(ERP)的主要目的就是持续提升企业的竞争力,然而运用知识管理体系把企业知识输入到资源规划(ERP)系统中,并充分结合企业自身已有的优秀能力,能够持续坚强企业的优秀能力,提高企业的竞争能力。知识管理主要是用来适应企业变革的一项战略,积极完成知识管理的企业可以有效的应对所有变革,长期展现雄厚的实力。由于知识管理可以在一定程度上帮助企业尽快适应外在的环境和新的经营形态。只有创新知识和灵活运用知识的企业才能够在企业变革过程中取得成功,才可以在知识时期利于不败之地。成功的知识管理和企业资源规划全离不开变革,而企业资源规划必须配合企业的流程再造,知识管理可以为组织促进变革。因此创建知识管理平台对于企业的资源规划有着深远影响。创建知识管理平台提高企业的资源规划系统的工作效率,从而提高企业的总体经营绩效是一个必然的趋势。如果企业在创建知识管理平台过程中,对组织工作人员和营运流程及信息科学技术投入大量的资源,那么企业的资源规划就会变现的更为合理。另外企业在创建知识管理平台过程中,要组织和主管一定要大力支持知识管理的实施,可以制定相对标准的奖励体制充分激励工作人员分享知识。而在运营的流程方面,一定要对知识管理的导入完成变革,而信息科学技术的运用也要把不同的系统完成整合,降低重复作业,从而呈现更多的信息,只有这样才能够在一定程度上提升企业的资源规划系统有关表现力。资源规划(ERP)系统作为企业信息的优秀枢纽,ERP系统的工作效率和企业的竞争力有着密切的关系。然而资源规划(ERP)在硬件和软件的导入全代表一项流程的创新,各个流程在管理知识方面或是内隐、或是外显,可是全可以直接影响ERP的再造程度和绩效,从而严重影响企业的经营绩效。 三、结束语 综上所述,把知识利用在企业的运行系统之中,同时利用知识管理的漩涡形式的提高,可以在一定程度上推动企业的智能增长,企业资源规划(ERP)系统可以实现企业运营的主要目标,在一定程度上提高企业的总体竞争力。 作者:廉晶晶 单位:山西大同大学商学院 知识管理论文:新时期图书馆知识管理论文 一、知识管理同图书馆管理活动的密切联系 图书馆知识管理,通过运用知识管理的理论、方法来合理配置、使用图书馆中的各种人、财、物、知识信息等资源,充分地满足用户对知识信息不断变化的需求,以此提升图书馆各项职能、服务和作用。它同以往的图书馆管理活动有着一定的区别:①图书馆的知识管理不像以往的图书馆管理那样以传统的管理学为基础,而是建立在知识管理理论之上。②图书馆管理多是一般的事务性管理,着重对已编码对信息进行管理和与维护;而图书馆知识管理则是围绕着人力资本管理这一优秀,坚持以知识的服务、创新为直接目标,不断推动知识信息的传递和共享。③以往的图书馆管理以人员、文献材料、设备、经费、馆舍、技术方法等图书馆资产为管理对象,偏重于物质领域;而图书馆知识管理则是对馆藏知识信息资源、人力资源、技术物资资源和图书馆文化等资源要素的管理和维护,更偏重于知识信息层面。一定程度而言,知识管理需要图书馆建立一定的机制、方式和途径来共享其所具有的各种知识信息,包括显性知识和隐性信息。这需要不断提升图书馆的管理、创新能力,并充分利用所掌握的知识资源来预测市场环境的发展、变化,以便能够对用户的需求作出快速、准确、适合的反应,从而服务用户和市场。当然这需要创造性地挖掘和利用员工的聪明才智,以及社会新知识、市场新信息;也需要强化对信息的收集、存储、管理与传递;更需要把握好各种知识信息间的关联、交互与转换。当然,这不是要否定、抛弃此前的管理理论或方式,因为知识管理理论与当代信息处理技术并不排斥传统的经验管理,而是努力于把具有专业技能的“人”,整合、转化为图书馆的重要生产力,通过专业化的社会服务,大力提升图书馆的服务水平,最大限度地发挥图书馆社会效能,进而实现知识成果的人人共享。 二、图书馆的知识管理所面临的挑战 近年来,随着《国家“十一五”时期文化发展规划纲要》的颁布实施,图书馆的改革在国家的大力支持和推动下取得了显著的成绩。图书馆管理主体相对独立,图书馆网点布局下延,信息资源共享日益扩大、服务规范逐渐统一、服务质量和社会效益不断提升,基层图书馆的生存和发展持续受到高度重视。数字图书馆也从无到有、从小到大,并呈现出飞越式发展,人们对图书馆传统的借阅方式和知识信息传播体验,在短短几年中发生了天翻地覆的改变。然而,在知识经济高速发展的大背景下,图书馆的知识管理仍存在诸多困境。 1.旧的政策和体制依然制约着图书馆的发展 从而导致图书馆发展中地区间、单位间、级别上、服务上的不平衡,新的管理体制和运行机制得不到及时建立健全;由于小团体利益的膨胀,一些图书馆不同程度地偏离了公益目标,加之官僚作风的存在,无论是管理还是服务都缺乏创新和活力;有的图书馆管理体制改革不彻底,虽有法人之名,却无法人之实;而运行成本过高、责任机制欠缺、产权关系不清晰、制度供给不均衡,则导致了发展资源不足、图书馆运营艰难。 2.数字资源的迅速增长,已成为图书馆信息资源的重要组成部分 不少图书馆的数字资源购置费已经超过纸本资源的购置费,网络信息服务作为图书馆信息服务的新亮点,以其高效、便捷、新颖等特征得到了广大用户的青睐和好评。但是,数字资源和纸本资源之间、传统文献和网络服务之间又相互隔离、缺乏关联。由于集成型数据库中全文期刊的收录存在一定的滞后性和不确定性,而数据库商又捆绑销售电子期刊与纸本期刊,使得图书馆的资源整合和服务一体化进程受阻,数字资源建设的持续性发展前景堪忧。 3.随着数字图书馆的发展和新业务的不断出现 虽然各种独立的信息管理系统日益增多,但是却越来越无法集成全部的业务功能,各类信息和管理功能之间缺乏良好的融合、对接,系统操作相对复杂,一些信息服务获取相对困难,使得信息孤岛现象日益严重。由于系统开放性和接口设计中的问题偏差,不仅存在重复登录、使用不便的问题,给用户的使用带来了极大困惑,增加了图书馆的管理难度,大大影响到后续的资源和服务整合。 4.云计算在图书馆管理中给图书馆使用和选择信息服务的内容、工具和平台提供最大方便 也面临诸如优先访问权风险、管理权限风险、数据处所风险、数据隔离风险、数据恢复风险、调查支持风险、长期发展风险等7大风险,“审计、账单、备份、数据、接口、法律、位置、安全、服务、标准”10项权利义务成为云计算用户必须面对的基本问题。 三、图书馆知识管理的价值体系 什么样的图书馆价值观念,就决定了什么样的图书馆管理行为模式和任务目标,这是图书馆知识管理的基本出发点。对于图书馆管理价值的认识,学界主要有两种观点:第一种观点,基于图书馆与图书馆管理这两个不同的概念认为,图书馆的价值就在于它储存、传播情报知识,满足了人们对文献信息的各种需求,以及发挥出的社会教育作用。只有实现了图书馆价值,图书馆管理的价值才能最终得到体现,即:图书馆管理者在遵循图书馆工作客观规律的基础上,通过充分利用其已有的资源设备,有效地改造、发展图书馆,从而达到既定的管理目标。另一种观点则认为作为客观的图书馆管理活动,以其功能和效用满足用户的现实需求才是图书馆管理的价值所在。图书馆管理活动既要在外部协调与整个社会的各种联系,不断摆正图书馆在整个社会中的位置,拓展其活动的最佳空间;又要在内部不断协调各方面的关系,确保人尽其才、物尽其用、财尽其利,从而优化整体的功能。一定程度上说,这两种观点都强调:服务是图书馆的根本,也是图书馆的优秀价值,更是图书馆的永恒主题。当前,知识信息服务面临着信息技术、知识经济和不断变化的教育与学习环境带来的严峻挑战。以提供文字信息为主的信息内容、信息源浏览和查询、基于标准和单一知识的信息产品、基于刚性标准化劳务或事物性服务的信息服务模式已经过时,信息服务已经向知识服务转变。而服务方向的转变必然影响到图书馆管理的价值定位和管理者的价值观念。因此,有必要重新审视书馆管理的价值体系。 1.在初步建立图书馆知识管理系统基础上,图书馆应当努力实现其与用户、社会的知识交流与共享 这需要图书馆拥有一个广泛的知识网络和有效的知识管理系统,这就构成了知识管理理论下图书馆管理的基本价值要求所在。 2.图书馆要实现知识管理,关键还在于高素质的人才———知识工作者。 图书馆虽然可以依靠个别员工建立知识管理系统,但是不可能仅仅依靠这几个人就能开展全面的知识管理和知识服务。它客观上要求图书馆要加强人力资本管理,提高全体员工(包括馆长和职员)的素质与能力。而知识工作者的培养往往与图书馆组织结构、组织学习、图书馆文化紧密相关,需要建立知识型团队组织和学习型图书馆,营造创新型图书馆文化。这样,培育知识工作者就必然成为知识管理理论下图书馆管理的中级价值要求。 3.近现代以来,图书馆一直在社会生活中扮演着重要的角色。 特别是1852年英国建立了世界上第一个依法建立、公费支持、免费使用、一视同仁的曼彻斯特图书馆之后,图书馆就一直以自由、平等、公共、公开、公益、共享的价值理念,服务于社会公众。而在我国,十八届三中全会更是指出“:构建现代公共文化服务体系,建立公共文化服务体系建设协调机制,统筹服务设施网络建设,促进基本公共文化服务标准化、均等化。建立群众评价和反馈机制,推动文化惠民项目与群众文化需求有效对接。”可以说,图书馆实施知识管理的最终价值追求就是要努力提升知识服务能力,从而更好地满足用户需求,为用户提供价值更高、针对性更强的知识服务。可见,“建立知识管理系统”是知识管理的前提和基础,“培育知识工作者”是知识管理的支柱,“服务用户需求”则是知识管理的最终目标,三者之间相互统一、相互支撑、密不可分、共同构成了图书馆知识管理的价值体系。 四、对图书馆知识管理实现途径的探讨 通过对图书馆知识管理价值体系的分析,对于图书馆管理实践而言,“知识管理”理念在图书馆活动中的应用,也应当紧紧围绕“服务用户需求”这一根本任务,不断建立知识管理系统,着力培育知识工作者,切实提升知识服务能力,真正实现图书馆管理模式创新。 1.市场经济下,政府作为公共产品的保证者,其在图书馆事业中,应当着力做好图书馆事业的发展政策制定和长远规划工作 要建立健全提供图书馆发展的资金保障机制,同时强化监管,确保图书馆在公益化的轨道上健康发展。要强化责任意识、降低创新成本、激发创新活力、健全监管机制,认真做搞好配套制度的改革工作,切实将图书馆建设同信息基础设施建设和社会经济建设相结合,不断增强政府职能部门的宏观管理能力、综合管理能力,真正强化图书馆的中心协调能力,从而以图书馆业务工作为纽带,以计算机技术为手段,不断加强各级、各系统、各类型图书馆之间的沟通与协作,努力形成一个高效、便民的图书馆服务网络。 2.以知识信息数据库为基础 着力建设一个以信息检索、知识出版与供给、知识获取与共享、知识通信与合作、学习与自学、知识服务与维护为主要功能的图书馆知识管理服务系统。通过充分发挥知识杠杆作用,依托信息库开发、知识信息管理系统的开发,进一步增强信息检索、信息和信息过滤,不断拓展通信、电信会议、web内容管理等基本功能,实现个人、团体、组织与内部诸层次的知识传递与创造,强化信息合作与交流,从而为用户提供结构化、专业化和个性化的信息参考咨询等服务。 3.加强知识工作者的培养力度,着力打造一支知识型的图书馆管理团队。 图书馆的知识管理工作是旨在增加人、文化与社会的知识存量和提高这些知识应用的创造性系统化行为。图书馆要保证领先和竞争优势,就必须重视知识工作者的培育,维持、组织、开发和利用其才能。一方面,以人本管理为基础,正确树立能本理念,通过有效的方法途径,将员工的能力最大限度地发挥出来,从而实现人的价值最大化。通过“因才施用”,将那些真正有能力的员工放在重要的工作岗位上,从而充分发挥其潜能,调动其工作的积极性、创造性。另一方面,通过加强专业教育、完善职业培训体系,帮助员工规划职业生涯,促使其跟上职业发展步伐,掌握图书馆管理新知识、新技能,着力打造一支以知识创造、传播、应用为基本出发点的,融信息资源建设、知识共享与服务、技术支持与开发、高层管理为一体的知识型图书馆管理团队,继而实现在内部网和互联网协作平台下的知识共享。 4.图书馆要培育知识工作者、实施知识管理 就需要从组织文化着手,建立一种知识创新、共享、学习、以人为本的图书馆文化。一要确立一个图书馆管理的共同目标,依此可以评估、判定图书馆所创造、提供的知识信息服务的质量。二要建立鼓励员工参与知识交流和共享的制度规章,培养员工知识创新的自主性。三要建立知识共享的基础和措施,特别是内联网和图书馆管理系统。四是大力开展图书馆间的合作、图书馆与社会的合作,如项目研究合作、服务推广合作、用户教育合作、信息交流合作等。五要实行人性化管理,服务读者,最大限度地满足用户的需求,使图书馆信息资源通过用户真正为社会作贡献。 5.以知识服务为主要任务,着力提升图书馆知识信息的供给保障水平。 坚持把信息用户、信息资源、信息技术等要素紧密结合起来,通过连续收集诸如用户人群、阅读倾向、各群体数量比例、知识信息使用频率和方式、对服务的需求层次和满足程度等参数,以科学、深入、系统、细致的评测分析,客观准确地确定用户知识需求,从而有针对性地开展多种形式的知识服务。同时,树立以用户为中心的设计理念,立足用户需求,围绕资源、服务、管理三大要素,合理设计图书馆的知识管理系统。通过文献信息服务系统、自动化流通系统、图书管理系统PDA外采、笔记本外采、学术资源门户管理系统,以及数字资源、电子资源管理系统和一站式的知识发现与服务系统等管理平台,不断满足用户对数字资源管理、资源整合的需求。 6.加大知识服务市场的开拓力度 通过在线采购、联机编目、付费阅览、在线销售等方式,不断推进知识产品的开发与营销、ISP/ICP/ASP服务、在线参考咨询服务、网络信息整合、商业情报服务、远程教育等形式的知识信息增值服务。同时,努力拓展为政府和科研机构提供科技创新决策支持服务,实现“以创新求发展,以服务促发展。” 五、结束语 当前,知识经济条件下,图书馆管理面临这一系列新的挑战。这需要突破以往传统的观念束缚,在知识管理观念下,明确图书馆管理价值体系,运用一些新的管理途径和手段,发展新的管理方式方法,以便在新的环境下更好地指导图书馆工作,真正使图书馆事业得到不断的发展和壮大。 作者:梁莉 单位:西安体育学院图书馆 知识管理论文:创新工程数据知识管理论文 1工作瓶颈新挑战———数据需求和数据沉寂的矛盾 工程技术可以说就是以数据说话的领域。不仅科研工作需要与数据打交道,就是日常勘探生产、工程监督管理、制定决策参考、进行技术创新、做好技术支持和技术服务等工作都离不开数据的支撑,数据是最有说服力的工具。作为石油行业的科研院所,实施走出去战略后,不再是闭门造车式运转,需要更多地密切联系油田实际,以提高企业整体效益为工作目标,解决更多的具体技术难题,优化、完善和改进作业与生产的工艺及流程。这样在工作中需要掌握和了解更多最新数据和历史数据。特别是在油气勘探生产领域,更是数据需求大户,每天的科研生产、工程监督管理、总部支持、技术支持和服务工作都离不开数据的支撑。虽然工作上在某些方面实现了科研院所与油田的联动,但数据支撑方面正日益暴露出短板缺口,工作中面临所需大量数据、资料难以按需获取、按时获取的难题。例如,对某区块通过进行优选钻头选型、筛选钻井速度提速集成模式、预防钻井故障技术措施分析、优选地质导向方式、数据反演等手段来改进本区块的钻井工程设计和施工作业,达到安全、优质、增效的目的,就需收集、调研、分析本区块大量的有关钻井设计、钻井井史、综合录井、电缆(随钻)测井、生产测试等方面的大量数据和资料。而这么多数据资料不可能都在一个部门、更不可能从一个人手里获得。同样,对于工程监督管理,要使油企内各级监督管理机构和监督人员间加强联系、人员和现场间加强支持与沟通、及时传达信息、共享技术和经验,达到实现全程化跟踪监督、为勘探生产提效增值的目标,也急需大量的工程数据支撑。目前,国内油企跨区域、跨部门获取现场数据资料的途径还相当老套,要么是因工作项目关系名正言顺地索要,要么就要靠领导、同学朋友等熟人关系提供,同行和个人手里拥有的数据资源量毕竟有限,通过这些途径获取的数据资料信息还远远不能满足工作所需。而国外油公司和跨国石油技术服务公司已形成并采用数据信息与知识的闭环管理模式,这种创新的数据利用模式,强化对原始数据的集成整理、深度分析和加工利用,并提升至知识管理层次,已成为国外油公司增值管理服务不可或缺的有效工具。国内油企绝不是缺少数据资料,油气勘探生产每年投入那么多,录取采集那么多数据资料,只是许多数据一经完成上交任务,就发生了数据沉寂。一边是数据需求的增加,一边是数据沉寂依旧。这就是不少人在工作中面临的尴尬局面和瓶颈性新挑战———数据需求和数据沉寂的矛盾。 2数据沉寂原因分析 通过对目前工作中获取数据的途径进行分析,发生数据沉寂不外乎以下主要原因。 2.1体制原因 由于历史的原因,大油气公司下面的各油气田一般采用分块式管理架构,各油气田形成各自独立的管理体系,相互之间实质业务往来很少,各自产生的业务数据实行封闭性管理和使用,业务数据在各油气田间横向开放和流动共享是根本不可能的。而且国内油企大都存在关联交易,担心影响各自效益,油公司和服务公司难以共享数据,甚至油企总部都不能直接共享数据。 2.2机制原因 在勘探生产过程中采集录取的大量数据,连同服务商对其所作的解释、分析、评价等成果资料与原始设计一块都视作技术档案资料,会定期归档进入技术档案库。而数据当作档案与资料一块归档入库后,因各油气田档案馆的开放程度、开放范围、服务时间、服务水平和网络化服务功能参差不齐,特别是为了维护企业档案的安全和出于商业保密的考虑,下载、浏览的利用用户不仅要受到身份证明、使用权限和领导签字审批的制约,而且利用的范围也受到一定的限制,因此蕴含着丰富数据和资料的馆藏档案,被人为的限制性数据沉寂。 2.3企业文化原因 长期以来只注重外视性企业文化建设,弱化内视性企业文化建设,很容易形成企业内部竞争性文化土壤,从而缺少共享性工作理念和行为方式。这使得实际工作中好的安全经验不愿分享,出现事故能瞒则瞒,事故教训难以共享,优选的方案、参数和低成本、高质量的工程数据不愿内部公开,难以形成共享。 2.4管理模式 现在的数据管理还是属于分散式平行管理模式,缺少总部级的数据集成管理中心和集成管理渠道,还未形成一体化数据垂直管理体系。即使是总部领导所需要和关心的数据,也仍停留在靠层层汇报、再统计整理的原始模式上,难免出现因数据偏差而失真。数据管理还远未实现完全自动化、实时化、集成化、共享化。 2.5工作方式 目前许多工作还停留在单独工作模式上,协同式工作环境还未建立,数据流动也以单向流动居多,要达到协同式工作,数据共享是必然选择。移动办公、家庭式网络办公的信息安全管理架构还未建立。 2.6保密理念和方式 保密理念仍保持原有思维惯性,还停留在局部保密的格局上,未上升到整个油企层面的全局保密工作方式,就不可避免会造成内部组织之间的相互保密,数据就难以冲破内部组织之间的樊笼而达到共享。保密方式还是采取人为控制的封闭式保密,而非采用开放式的技术手段来保密。 3从数据沉寂到数据共享的桥梁———知识管理 一般意义上讲,数据是对客观事物记录下来的一组特殊的、对象化的、可以鉴别的符号,这些符号不仅可以是数字,而且还可包括字符、文字、图形等。准确和特定的数据经过处理仍然是数据,但数据经过人们正确地运用知识对其作出解释、被赋予相关性和目的性后就成为有用的信息。可见知识与数据存在千丝万缕的联系。知识可以看作是以数据为基础而对其进行加工分析得出的有用信息,对知识进行管理就是采用一定的管理工具和技术手段来获取、共享和利用有价值的信息为实时决策服务。知识管理的一个显著价值特征是其共享性。这种知识管理并不是停留在制度建设层面,而是要引入到工作流程中并提升至企业文化层面,通过文化层面的知识管理体系建设可以提升知识管理水平,使知识共享变成员工具体的自觉行动,形成整个油企的知识共享文化、团队文化和学习文化,从而帮助员工弱化传统独占观念,有利于加强协作和学习。全面实施知识管理后,就可彻底打破数据沉寂,在实现知识共享的同时架起数据共享的桥梁。 4实施知识管理战略的必要性和重要意义 知识是个人成功的力量,知识管理则是企业成功的力量源泉。作为全球化经营的跨国油企,要确保能挖掘企业优势、保持技术领先能力、增加国际话语权,必须加强优秀竞争力建设,提升创新能力,加快创新速度,而建立学习型企业是增强优秀竞争力的关键,特别是只有实施知识管理,才有助于知识获取、知识积累、知识转化和知识创新。全面实施知识管理有助于构建学习型组织、孕育知识共享的企业文化,可通过企业网络图书馆、网络大学、知识库、最佳作业案例库、知识互动和远程培训平台的建设,减少重复建设投入,创新人才培养模式,克服员工流动性大的弊端,有利于企业快速培养人才,可以深入挖掘潜藏在人们头脑中的隐性知识,通过显性知识的积累和提炼,能多快好省(节约时间、避免错误、降低成本)地寻求解决问题的最佳方案,从而提高企业整体效率和效益,在增值的同时,还增强竞争力和创新能力。壳牌石油公司多年前就已实现全球一体化的数据和知识管理,怎样利用其全球一体化的数据和知识来进行协同工作,是壳牌新员工入司教育中的重要一环,因保密分级都已后台完成,对员工的分级管理通过智能卡进行,员工可凭各自的多功能智能卡一站式登录内部网络,而且数据和知识对服务商也是开放的,并采用同样的智能卡管理模式。世界知名的其他跨国油企管理经验也表明,通过数据共享和知识管理,提高数据交叉利用程度,有助于实现整个油企降低成本、发挥价值、提高效益的整体经营目标。国外很多企业早在20世纪就已开始实施知识管理工程,目前国外大企业可以说是已普遍实行知识管理,有的跨国企业还构建了多语种知识管理环境,知识管理已变成非常重要的日常工作,已融入工作流程中,并取得显著的经济效益。据报道BP公司在实施的当年就节约3000万美元,雪佛龙在利用知识管理后每年能降低成本20亿美元。作为油企服务商斯伦贝谢早在1999年就开始进行知识管理的先导性试验,通过全球性应用在风险勘探、NDS钻井方面创效巨大。国内油企在知识管理方面可谓还未起步,与国外大油企相比相差10多年,这也是单桶油气当量勘探生产成本比国外油企的成本高的重要原因之一。 5创新两大基石———数据管理和知识管理 采用一体化管理,寻求一体化解决方案是国际名企的通行做法。油企局部的一体化管理成功经验应该当做宝贵财富全企推广,数据管理和知识管理作为企业创新的动力来源,更应采用一体化管理模式,寻求总部级的一体化解决方案,这样才有推动力,方可夯实创新的基石。采取一体化解决方案的数据管理和知识管理,可避免重复性建设,便于建立知识管理的标准体系,加快知识管理的推进速度。实行数据管理和知识管理一体化的过程,也是油企资源重新优化、配置、激活、高效利用的过程。作为数据管理和知识管理的龙头角色由油企总部级的研究院担任比较合适,因这类总部级的研究院通常承担着作为总部的战略决策参谋部、重大高新技术研发中心、技术支持与技术服务中心、科技人才培养中心等“一部三中心”职能;既有基础设施好、硬件先进的资源优势,又有主要学科门类相对齐全、人力资源丰富的人才优势,更重要的是能达到系统开发、日常维护、深度挖掘创新利用的三统一。通过创新数据管理和知识管理两大基石,有助于拓展和夯实“一部三中心”功能,增强整个油企的创新、创效综合能力,为油企增值管理服务提供不可或缺的有效工具和集成工作平台。 6结论和建议 在国外油企已普遍进行知识资本经营的时代,知识管理已成油企可持续发展的重要因素。要提高油企优秀竞争力,就必须有所创新,这种创新不只是技术的创新、更应是管理的创新,创新也不能限于局部,而应是整个油企的创新能力的提升。只有通过知识管理才能为油企奠定创新的环境,同时为油企提供创新的源动力。要把知识管理作为油企优秀能力建设的抓手,建议先期解决以下几点: 1)解放思想,打破数据壁垒。 要打破数据封闭,就要从树立档案开放意识开始,增加档案工作的透明度,油企档案馆要摆脱封闭保守的工作模式,必须加强档案利用宣传工作,打破坚守门户的观念,摈弃传统的管理模式和方法,把档案管理工作纳入知识管理的一体化管理渠道,实行全部档案网络化管理和开发利用。 2)实行数据剥离,统一数据结构,充实完善各类数据库。 原始数据管理要从档案管理中剥离出来,实行数据管理与档案管理分开运行,便于分类、分级管理,制定统一的数据结构和数据汇交制度,建立各类数据库,通过数据汇交,实时充实完善各类数据库,为数据管理奠定基础。 3)保密关口前移,变人保为技保。 数据保密应该取消对内保密制度,由对油企内保密变为对油企外保密,保密方式应由人保方式(即采取纸质化的人为控制的封闭式保密方式)提升为技保方式(即采用开放式的技术手段来保密),通过采用身份识别智能卡在网络终端“一站式”登录来进入信息管理网络,再通过网络申请、后台审核、网络票证和时间授权、网络备案来确保安全、高效,可消除繁琐的纸质手续弊端,真正实现“对事不对人”。由局部的对内保密变为整体的对外保密,从而实现数据共享,便于知识管理的实施。 4)做好顶层设计,采取一体化垂直管理模式 落实好数据集成管理中心、知识集成管理中心的建设,应用一体化技术解决方案,分类建立各种知识库、最佳作业案例库和闭环远程监控支撑系统,全面全力强行推进知识管理工程。 作者:汪光太 高魁旭 赵星 王丽华 单位:中国石油勘探与生产工程监督中心
城建档案信息化管理研究:探讨城建档案的信息化管理 摘要: 信息化使城建档案的管理面临了很大的挑战,加强建设信息网络,提供优良的网络化服务,推进城建档案的信息化建设。本文分析了城建档案信息化建设的必然性,提出了相应的措施来建设城建档案的信息化。 关键词:城建档案;信息化管理;网络化服务 1、城建档案信息化的必然性 城建档案的工作,是上个世纪八十年代在改革大潮当中所兴起的事业,短短十几年的时间从无到有,从小到大已经形成了全国规模的体系,改变了过去建设事故屡屡发生问题的状态,让城建档案资料能够妥善得到保管,而且在城市建设当中起到了很重要的作用,城建档案管理工作正在走向科学管理的道路。在上个世纪九十年代末城建档案的管理工作开始迈向现代化以及信息化的管理。不如二十一世纪后,城建档案管理的数字化和信息化成为了城建档案建设的重要目标,人们的讨论也很激烈,通过积极的探索以及不断实践,逐渐认识到城建档案管理工作数字化以及信息化的建设是很复杂的工程,而且需要一步步实现。当前,城建档案管理改进工作方式,改善管理模式,引入信息技术成为了一种必然,那么如何来指导城建档案工作的信息化建设,是管理部门应该重点思考的。为了顺应时代的发展,发挥档案管理工作在城市管理工作当中的重要性。城建档案管理工作是国家档案事业的重点内容,作为城市规划、城市建设以及城市管理工作当中的信息资源的支持的保障,应该把现代信息技术与档案管理的方法结合到一起,启动信息化建设工程。 城建档案能够真实记录城市规划、城市建设以及城市管理工作,有丰富的信息资源,这些资源涉及到城市规划、城市建设以及城市管理中的各个部门,主要形式有文字、图标、磁盘以及录音、录像等等。城市管理工作具有多样性和综合性的特点,做好城建档案管理的工作能够有效促进城市的建设,促使档案管理工作要能够开发档案信息的资源,从而为城市文化建设来服务,通过档案的资源来反映城市的面貌,扩大城市的知名度,增强城市市民的使命感。档案管理的工作要以城市为中心,开拓新的服务领域,收集各种技术以及管理方面的资料来编写不同的参考资料;要选择、分析以及汇总信息资源,提供各种档案管理的工作,扩大服务的范围以及服务的对象,提高城市文化建设的形象。城建档案的信息化能够有效发挥城建档案的价值,传统的档案的载体是录音和录像等等形式,这些档案的维护成本很高,而且查阅起来不够方便,不能够适应现代社会的发展,随着计算机技术和网络技术的快速发展,产生了各种电子文件,很多档案资料都以数字化的形式保存在电子文件当中,然而如何进行保管以及有效利用也是一个很值得探究的问题。录音以及录像等物质容易受到自然环境的影响,影响使用的寿命,所以,把录音以及录像所保存的资料通过计算机转化为电子文件,延长使用寿命是一种必然趋势。新的管理模式采用高科技手段对城建档案进行收集和整理,整合档案信息,优化信息资源,实现档案管理工作的规范化、标准化,合理配置档案资源,方便了网上的传输,为社会提供了全新的交流城建档案信息的方式,让城建档案工作更好的为城市的现代化建设服务。 2、加强城建档案管理信息化建设的建议 社会的进步要求城建档案管理工作要能够进行变革,如果不跟进信息化建设的步伐,城建档案管理工作就会错失发展的机会,所以,城建档案部门要与时俱进,开拓创新。 加强城建档案部门的硬件建设,当前我国城建档案部门的硬件很落后,严重阻碍了我国城建档案管理工作的信息化建设。基础设施的建设是城建档案信息化建设的重要内容,是城建档案信息资源开发和利用的基础。所以,首先要把档案馆的改建工作做好,必须要有一个安全保管的场所来有效保护重要的档案资料。要配备好相应的设施,实施档案管理环境工程等等。加强城建档案管理部门的软件建设,提升城建档案管理的信息化水平。要以各级档案部门的内部局域网以及联结各机关的外部网建设作为基础,加强城建档案管理现代化软件基础设施的建设。要提高信息化的水平,因为城建档案记录的是城市规划、城市建设以及城市管理工作的历史内容,有很强的专业性,所以所应用的软件的信息处理技术就必须能够兼容各种形式的文档,甚至是多媒体文件预览的功能。还要以人才建设为支撑来强化城建档案管理的保障。应加强对现有档案工作者信息化意识的培养,提高档案人员处理信息的能力,熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段,对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。要制定切实可行的培养计划,鼓励专、兼职档案人员通过在职培训,学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等,提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力,以适应档案信息化的发展。 数字化档案馆的建设工作在开发以及应用过程当中应该坚持统筹规划、循序渐进以及安全保密等原则,保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展,促进国民经济以及社会的发展。 城建档案信息化管理研究:关于城建档案信息化管理方案研究 摘要:伴随着我国经济的不断发展,城市化的进程也逐渐加快,在城市建设中城建档案扮演着不可替代的角色,现已经发展成为了城市建设和发展的优秀资源,其重要性不可忽视。而所谓的城建档案信息化管理也就是说以系统论、信息论以及控制论为理论指导前提,借助于现代信息技术来逐步实现城市建设档案管理的信息化、现代化以及科学化。信息化可以说现在是城市建设档案管理现代化的一个重要现实目标。本文探讨的主要话题是城建档案信息化管理方案研究。 关键词:城建档案;信息化;管理;方案 1 城建档案信息化管理方案 1.1 加快和加强城建档案管理的数字化建设 数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物,同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式,在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年,数字城建档案管这一概念正式被提出,先后一些列的标准规范也相继出台。因而,各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作,同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手: 第一,城建档案馆应该实事求是,坚持从实际的经济能力和需要出发,结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径,将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式,实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点:首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案,制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案;其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理,也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度,争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决,借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息,完善利用服务。 第二,城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GIS电脑软件,建立数据库,从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来,这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是,根据GIS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息,而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图,有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责,包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。 1.2 进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作 换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力,进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导,对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行,加以落实的信息化予以一定的监督,从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外,工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化,确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作,向组织城建档案信息化建设的总体目标进军,完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。 1.3 加快和加强城建档案信息的网络化建设 伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布,各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态,为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料,因而帮助他们解决了不少实际难题,而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段,为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设,还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中,力求和电子政务建设同步,加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用,促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高,从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点:第一,要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入,促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步,实现一体化,进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展;第二,不断建设和完善城建档案信息网,熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态,迅速将经过整合后的信息在网上予以,实现资源的共享,从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进;第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验,将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来,尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展,从而促进自身的进步。 2 总结 总的来说,为了促进信息管理服务功能的早日实现,响应城市建设发展的现实需求,应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度,以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。 城建档案信息化管理研究:城建档案信息化管理的对策 摘要:城市建设档案是一座城市在规划、建设和管理过程中形成的各种信息资源的汇集。目前我国城市建设快速发展,档案信息化管理在城市建设管理之中发挥着不可替代的作用,因此,加快档案信息化建设与改革步伐显得十分紧迫。本文分析了城建档案信息化管理的必要性及信息化管理中存在的问题,最后详细阐述了加强城建档案信息化管理的对策。 关键词:城建档案;信息化;管理;重视程度;保密管理 一、城建档案信息化管理的必要性 (一)使工作效率得到提升 信息化的城建档案向建立城建档案和查阅城建档案的人都提供了方便,在面对众多纸质城建档案时,由于管理城建档案的人员任务非常繁重,致使他们在工作中容易出现差错,但运用计算机扫描便能快速使城建档案实现信息化,同时还能轻松处理完城建档案资料,如此一来,不仅使工作效率得到了提升,同时也使存储空间得到了节省。 (二)使城建档案管理工作得到改善 实现信息化的城建档案管理,能让城建档案管理部门由封闭性管理转为开放性管理,让城建档案管理方式可以从城建档案的保管和利用转变成城建档案的信息化服务、管理和采集,进而使城建档案资源能实现科学配置,从而为经济的发展提供更高效的服务。 (三)方便检查查询 对传统检索方式加以利用,城建档案管理者可从目录中找出城建档案,并按照记录到库房里进行查找,但这样做非常浪费人力。在实现城建档案的信息化管理之后,能使即时查询得以实现,管理者可选择最佳的查询方式,将所需城建档案从城建档案库里面检索出来。 (四)支撑科研活动 在对新项目和新技术进行开发时,须要以科技城建档案作为参考依据。科技城建档案作为城建档案重要构成成分,它的利用效率将会对科研活动产生至关重要的影响,只有对其予以充分利用,才能确保科研工作高效完成。支持管理和决策。信息化的城建档案管理能确保城建档案信息的可靠性和完整性,不仅能让员工通过计算机查阅相关城建档案资料,进而使他们的工作效率得到提升,同时还能综合分析城建档案信息,从而为领导决策提供文献支撑。[1] 二、城建档案信息化管理面临的主要问题 (一)重视程度不够 城建档案信息化工作的顺利开展需要一定的基础设备和网络通讯设施,而作为城市建设事业单位的档案部门,财政预算是其主要经费来源,信息化建设资金非常有限,根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。同时,由于城建档案工作受重视程度不高,人力、物力、政策支持也有限,鲜有专项投入。因此,投入不足成为制约城建档案信息化建设的重要问题。 (二)前期准备不足 要想实现城建档案信息化,必须做好前期工作,但目前城建档案信息化前期工作还存在准备不足之处,主要体现为: 一是城建档案资料不齐全、不准确、质量不高。城建档案工作是涉及多种学科、专业技术性较强的工作,需要档案编制人员具备相应的专业技术能力。目前,城建档案中多数工程档案是由施工单位进行编制,由于施工单位重视的是施工技术与质量,对于竣工档案的编制,多数是临时指派一些未经过专业培训的人员来做,使得报送的档案标准不统一、整理不规范,最终导致进馆档案质量较低。 二是电子文件收集不齐全、不及时。目前,大多数城建档案部门都偏重于文本文件的收集,而对电子文件、图像文件、声音文件等则不够重视,对于电子文件的归档时间也没有明确规定。 (三)技术水平滞后 随着科学技术的进步,计算机及网络技术在城建管理中广泛运用,城建管理手段不断进步。但目前我国运用OA 办公系统管理档案的城市仍然较少,基本还采用手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。城建档案管理水平的滞后,必将影响城建管理水平的提高,影响业务技术的发展。 (四)人员素质偏低 城建档案工作人员中档案专业出身的较少,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏。在城市规划建设过程中,对档案管理人员的素质提高和继续教育也没有纳入人员培训计划,导致许多城建档案工作人员的思想观念、管理水平跟不上信息时代的脚步,缺乏创新和活力,影响着整个城建档案信息化的进程。 三、加强城建档案信息化管理的对策 (一)信息化管理意识的提升 由于城建档案管理的信息化意识薄弱,因而要通过各种形式,让组织管理人员对城建档案的信息化管理予以重视,使他们能加大对法规和法律的宣传力度,使他们能增强对城建档案的管理意识,让其明白城建档案文件的归档和累积都是他们应该完成的工作,通过对城建档案进行信息化建设可以打破城建档案管理中的许多局限,从而更好地为社会提供服务。 (二)建设城建档案信息资源 通过各种信息技术使城建档案数字化得以实现,使文档管理能实现网络一体化。在网络的协助下,使城建档案资源数字化得以完成,作为城建档案的管理人员须对文件的归档和鉴定予以监督,避免出现归档不及时、不规范和不完善的情况。作为一项长期工作,城建档案信息资源的建设是城建档案信息化建设最为基础和信息化水平加以衡量的标志,同时也是信息化城建档案建设成败至关重要的一环。因而一定要建立统一标准,打破各自为政局面,使资源共享得以实现,让使用者能够更方便的获取城建档案信息资源,并获取优秀内容。由于城建档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源,利用和开发信息资源就是使案资源能更有效地为社会提供服务。 (三)加大对城建档案信息化建设的资金投入 目前城建档案管理资金主要靠政府财政投入,这就要求我们城建档案管理者要利用各种渠道,多向主管上级领导做汇报,争取领导的支持,特别是争取资金方面的投入,积极推进信息化基础设施建设。在选用计算机设备时应根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备,购买设备和平台软件时要选择主流技术和主流产品。要选择先进、成熟、适用的技术,避免片面追求最新、最高级的技术而带来的资金浪费。要进一步提高城建档案管理软件的技术水平。通过考察鉴定,选择符合城建档案管理规范标准,经实际使用证明技术成熟、水平较高,适用大、中、小不同城市规模的管理软件在全省推广,避免低水平重复开发造成资金和时间的浪费,为保证城建档案信息交换、实现资源共享创造条件。 (四)实施城建档案的分级管理以及保密管理 按管理权限,以解决好使用权和管理权为突破口,坚持谁管理谁负责,逐层逐级建立城建档案局域网,通过局域网之间的相互连接,实行城建档案的网络化管理,从而保证项目业主根据不同的工作需要,随时设立所需要档案资料,提高信息利用的效率。 加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性,最大限度地发挥档案馆的社会功能。建设业主单位只能阅读无法更改,从而进一步减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏,并有效减少弃档、死档和无档现象。 不断完善城建档案信息化管理的保密制度,传统的城建档案纸质管理便于档案管理人员做好档案的查阅、登记、转移工作,信息化管理之后,保密工作重要性将突显出来,必须在制度上加以约束,确保电子文件和信息查询系统只能在被授权的情况下使用,这在国际上也是通行的做法。 (五)不断的提高档案工作人员的知识水平 档案管理信息化是一个系统性工程,需要一个可行的目标,良好的运行机制,有效的组织和协调。需要掌握国内外、省内外信息化建设的现状、问题。需要了解电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用等工作。需要一大批懂得现代化管理的基本知识、熟练的操作微机,了解网络知识,灵活的使用档案管理软件,能后胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作性人才。我们需要通过高等院校培养高层次档案信息化管理人才、通过继续教育的形式,培训当前在岗档案管理人员,普及信息化管理知识,通过岗位培训,使得档案信息化管理知识成为入门必读。使得我们档案管理人员的信息化水平得到极大的提高。 城建档案信息化管理研究:城建档案电子信息化管理研究 【摘要】本文从城建档案管理中存在的问题分析入手,并详细阐述了城建档案电子信息化管理对策,旨在其能推动当代城建部门档案管理模式的进一步创新与发展。 【关键词】城建;信息化;电子管理 随着现代化科学技术的不断发展,档案电子信息化管理模式逐渐引起了人们的关注,因而在此背景下当代城建部门在发展的过程中应注重将其落实到实践管理中,完善档案信息管理形式,凸显信息时代档案管理优势,提升电子档案信息安全。以下就是对城建电子信息化管理的详细阐述,望其能为当代城建部门的健康稳定发展提供有利的文字参考,并带动其在发展过程中能培养更多专业化档案管理人员。 一、城建档案管理中存在的问题 就当前的现状来看,城建档案管理中存在的问题主要体现在以下几个方面:第一,城建档案管理建设重视度不足,即领导阶层在实施管理工作的过程中未意识到档案管理的重要性,继而导致城建档案管理在实施的过程中逐渐凸显出投入不足及制度不完善等问题,最终影响到了档案管理工作的服务水平;第二,管理水平较为落后也是城建档案管理中凸显出的主要问题,而此问题发生的原因主要归咎于技术层面的落后,从而致使信息查询及归纳等环节受到一定限制,无法有效发挥其功效。 二、城建档案电子信息化管理对策 (一)建设信息查询系统。在城建档案电子信息化管理中建设信息查询系统是非常必要的,对于此,首先要求城建部门在发展的过程中应通过信息整合的方式总结出档案管理中存在的问题,继而在此基础上构建相应的操作平台,并确保操作平台能与资料库形成一定联系,继而便于用户在对信息查询系统进行操控的过程中可及时获取自身所需信息。其次,由于信息查询系统的构建对城建部门软件开发水平提出了更高的要求,因而在此背景下为了提升软件开发质量,要求城建部门应注重与专业软件开发公司间的合作,同时依据本单位档案电子信息化管理现状引进相应的成熟软件,最终满足档案信息查询需求。此外,在信息查询系统建设的基础上保障系统信息的动态更新也是非常必要的,为此,应提高对其的重视度。 (二)提升管理人员综合素质。管理人员综合素质在一定程度上决定着城建档案电子信息化管理工作的实施成效,因而在此背景下各单位在发展的过程中应注重对专业化人才的培养,且应以高薪招聘的方式引进个人素质高且责任心强的管理人员,继而为电子信息化管理工作的开展提供有利的基础条件。此外,定期安排管理人员参加专业化的培训项目也是非常必要的,有助于管理人员在培训过程中掌握到现代科技知识及电子技术,并将其应用于实践工作环节中,提升整体档案电子信息化管理水平。另外,由于档案电子信息化管理工作的实施对管理人员知识掌握水平提出了更高的要求,为此,管理人员在原有知识的基础上应注重及时更新自身对相关知识的学习,达到良好的档案信息管理状态。 (三)构建网络管理体系。构建网络管理体系是城建档案电子信息化管理工作实施的有效途径之一,对于此,要求城建单位在发展过程中应结合管理权限,并基于逐层逐级的基础上构建城建档案局域网,继而由此缓解城建管理权划分中存在的问题。此外,在档案局域网构建的基础上应确保局域网间的有效连接,继而形成网络化管理模式,最终保障档案信息管理工作的有序开展。同时,网络化管理体系的构建亦有助于用户透过网络平台随时查阅自身所需的档案资料,为此,城建单位在发展的过程中应提高对网络管理体系的重视程度,且将其纳入到创新计划中,提升档案信息的整体利用效率。另外,在网络管理体系构建的基础上倡导市馆、县馆、部门档案室三级联网目标的实现也是至关重要的,有利于档案信息价值的发挥,因而应将其落实到实践管理中。 三、结论 综上可知,部分城建单位在档案信息管理过程中仍然存在着技术水平较低等问题,因而在此背景下,要求城建部门在实施档案信息管理工作的过程中,应注重对网络等现代化科学技术的引入,且从构建网络管理体系、提升管理人员综合素质、建设信息查询系统等途径入手,营造一个良好的档案信息管理环境,提升档案信息的整体利用效率,推动城建部门管理工作朝着更为健康稳定的方向发展。 城建档案信息化管理研究:城建档案信息化管理的几点建议 摘要:城建档案是城市规划、建设和管理中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的真实纪录,是城市建设和发展的重要依据和宝贵财富。其主要集中在公用基础设施、民用建筑、市政、人防等工程上,档案形式多样,有文字、数据、图片、视频等。进入新世纪以来新形势新任务下对城建档案管理工作赋予了新的历史使命和要求,这使得加快城建档案管理信息化建设工作必须摆在更加突出的位置。基于此,本文主要从城建档案信息化建设应具备的几大优秀要素入手,对如何提高城建档案信息化管理进行详细的分析,旨在提高城建档案信息化管理水平。 关键词:城建档案;信息化管理;建议 引言 当前这个信息化的时代,信息化技术成为知识经济时代最为宝贵的资源,而信息化的发展程度已经成为衡量一个地区或者国家社会发展程度与经济发展水平的关键指标。城建档案指的是在城市管理、规划以及建设活动进程中所产生的对社会、国家具有重要保存意义的声像、图标、图纸以及文字等各类载体的文件资料。进行城建档案信息化管理,采用信息化技术推动城建档案社会化、规范化以及系统化的发展,其对于进一步加强城市建设管理具有十分重要的现实意义。 一、城建档案信息化管理的内涵 与传统城建档案的实体管理模式不同,城建档案管理信息化主要以系统论、信息论和控制论为理论指导,充分运用信息技术对原有管理模式进行机制创新和流程再造,实现城建档案管理现代化。为此,城建档案信息化建设主要包括五个方面的内容:基础设施建设、信息资源建设、标准规范建设、资金人才投入、信息开发利用。这五个方面中,基础设施建设是基础,信息资源建设是优秀,标准规范建设和资金人才投入是保障,信息开发利用是目的。 二、城建档案信息化建设应具备的几大优秀要素 (一)、城建档案信息化建设中的基础设备 基础设备不仅是城建档案信息化建设的物质基础,更是城建档案信息资源开发与利用的重要平台,因此,要想做好城建档案信息化建设,首先应做好基础设施的构建。 (二)、城建档案信息化建设中的应用系统 应用系统关系到城建档案信息化建设的速度与质量。它不仅仅是城建档案信息进行采集、处理、加工、管理、传递的重要应用软件,更是信息资源开发与利用的重要技术保障。因此,可以说应用系统集中体现了城建档案信息化建设的效益。 (三)、城建档案信息化建设中的标准规范 随着网络信息技术的不断延伸与扩展,在构建档案管理信息化建设的同时,也要切实保证档案信息资源的真实性与可靠性。因此,构建与遵循档案信息化建设的标准与规范,也早已成为档案信息化建设的重要基础。 (四)、城建档案信息化建设中的人才队伍 档案信息化人才作为城建档案信息化建设的直接执行者,其个人素质、专业技能水平的高低,直接影响到档案信息化建设成功与否。因此,可以说档案信息化人才是档案信息化建设的关键。各级档案部门在构建档案信息化建设中,应该高度重视档案信息化人才队伍的建设,从而为档案信息化管理提供更好的服务。 三、城建档案信息化管理的措施与建议 (一)注重城建档案电子文件的收集 在信息化技术的不断推动下,城建档案电子文件正在持续增加。由于城建档案本身具有极强的专业性质,这就对城建档案电子文件的收集、归档提出了较高的要求。所以,必须要建立健全城建档案电子文件的收集、归档体系,进一步规范城建档案电子文件的收集、归档时间、范畴、方法以及标准等各个方面,从而有效提升城建档案电子文件的归档效率。在必要情况下,可以尝试把城建档案电子文件的收集、归档与员工的绩效进行挂钩。城建档案机构还应当适当增加相应的人力、物力,加快档案电子化归档的速度,为城建档案信息化管理奠定扎实的基础。除此之外,因为城建档案本身的特殊性质,针对信息资源数据库的建设应当选择GIS 软件,通过构建GIS 数据库,便于城建数据资料的检索、管理以及查询,同时能够便于数据资料的进一步加工与提取。信息资料数据库中存储的信息主体应当包含城建资料与城建档案的二次信息与详细内容,同时还应当与建设项目空间位置信息整合成为一个具有连续性的空间数据库,城市基本比例尺地形图应当作为背景数据库。详细的数据种类应当囊括地名、环保资料、城市园林绿化、地下综合管线、市政共用设备、城市勘测、城市建筑以及城市规划等信息资源。 (二)、建立健全城建档案保密体系 城建档案传统的纸质管理模式,能够方便档案管理人员进行相应的收集、登记、查询、保存以及转移,而城建档案在实施信息化管理以后,因为互联网本身所具有的高风险,保密工作就变得越来越重要。我们可以参考发达国家在城建档案保密工作的做法,比如美国的城建档案只是针对本人或者其所授权的人进行开放,并不会对所有的公众进行开放,在某些州中,未经城建档案主体授权而看其档案属于违法行为,并且对执法部门也不例外。这就需要城建档案部门建立健全相应的保密体系,通过制度进行有效地制约,保障城建档案信息查询系统与电子文件只有在获得授权的情况下才能够进行使用。 (三)、注重城建工程档案信息管理系统的维护与更新 城建工程档案信息化建设是一个动态的过程,每年每月甚至每天都有大量工程档案信息会补充进来,这些数据的变化要反映到信息管理系统中,就要求管理人员注重系统的维护与更新。工程档案资料的维护与更新要遵循《建设工程文件归类整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求,统一数据格式和标准,实现文件、图纸档案编目与检索自动化,电子文档、影像资料全存储与检索自动化。及时地对城建工程档案信息管理系统维护与更新,可以使档案更好地服务用户,提升城建工程档案信息管理水平。 (四)、突破重点,做好信息化建设的关键环节 当前建档案管理信息化建设要重点突破:第一是抓好硬件基础设施的建设。利用现有资源构建城建档案的信息资源中心,为城建档案的信息化管理提供扎实的硬件保障。第二是做好全省统一的城建档案数据库的建设。严格按照法规和标准,积极打造开放式的分布式数据库群。首要的是构建好各类专业数据,依据城建功能建立各专题资源库,包括规划方案数据库、地下管线数据库、污水垃圾治理专库等等。在此基础上,进一步建设和完善综合数据库。第三是做好应用系统的建设。这个系统应包括城建档案工程指导系统、档案接收系统、档案数据处理系统、工程跟踪系统等等。在应用系统建设中,要加强对档案信息资源的使用、维护和安全性的设计要求,确保打造一个全面、有用、高效、安全的城建档案管理信息系统。 结束语 总而言之,随着我国城镇化建设步伐的加快,城市基础设施、住宅及公共设施建筑、工业建筑等大量城建工程如雨后春笋般地涌现。如何做好这些城建工程档案资料的管理,使其发挥档案的功能和价值,更好地服务城市建设,显得尤为重要和必要。如果仍采用传统的档案管理模式,其新增的巨量数据资料处理、保存难度大,很难适应如今飞速发展的信息化社会要求。改革传统城建工程档案管理模式,大力推行电子化、数字化、信息化新型档案载体势在必行。
档案管理系统论文:图书档案管理系统论文 1.用户研究 将用户、终端、网络、模态联系在一起,需要贴近复杂的环境,贴近异构终端、异构网络环境,尤其是能够符合三网融合环境的需要,而在这种环境下,用户首先通过终端,经过各种异构网络接入三网,再统一链接到图书档案管理系统,用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9];学术界一直研发新一代信息网络,国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13];同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份,通过交换路由标识表示终端的位置信息,通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识,服务标识表示业务的各种服务,该技术对流媒体、话音、数据等给予支持,该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17];基于此进行研究。 1.1用户、终端、网络的研究 为了研究用户模型,首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统,用户接入到图书档案管理系统,必须使用终端,通过网络接入。在这个过程中,终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征,①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网,可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网,随着时代和科技的发展也可能使用其他网络,其网络方面的特征呈现异构化、多样化;②终端类型和型号都很多,其功能、用途等明显不同,造成构造的不同和复杂化;终端和网络的异构化、复杂化、多样化,造成了其效果差异化很大,主要体现在:①显示效果方面;②音效效果方面;③网络方面;④计算复杂度方面;⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看,需要注意以下几点:①终端不同,其显示屏幕的大小不同,从这个角度来说,手机和电视的差距是最为显著的之一,笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中,显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关,另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同,其显示所使用的分辨率不同,体现为显示时的效果明显不同,如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等,而且部分终端的分辨率是固定不变的,无法进行调节。③文件的格式不同,其显示效果可能不同,例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等,不同的格式记录相同的视频信息,其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低,其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的,同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响,对于不同的用户是不同的,其高度影响高度依赖视觉的用户,但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看,需要注意以下几点:①终端硬件不同,其发声所用的效果不同,即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同,例如一台笔记本电脑,如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好,同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别,不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同,但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件,其效果可能不同,首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级,分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形;其次,不同的音频文件格式不同,其音效的效果也可能不同,常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说,音效效果是可以调节的,但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响,对于不同的用户是不同的,其高度影响高度依赖听觉的用户,但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看,①目前大部分的电视网依然是单向的,也就是说存在单向和双向的问题,虽然随着时代的发展和技术的进步,单向和双向的问题最终会被解决,但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同,例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式,其一是通过以点播为基础的短信息服务,需要利用短信服务的平台来传输信息,由于其平台经常是第三方提供的,因而实时性往往较差;第二种方式则是通过GPRS网络,这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高,但可以实现实时。从计算复杂度方面来看,终端之间的差异很大,以电视网的机顶盒和电视机来说,即使运行一个非常简单的动画也会非常困难,而相同的困扰在计算机上往往不存在,换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行,但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说,不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看,如果可用空间的大小无法支持对应的操作,则后续的操作无法进行,同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小,不同的用户可能会有不同的定义,部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求;还有一部分人对最小可用空间没有要求,但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。 1.2用户行为研究 用户的行为,①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为,其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同,用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源,也可能是对图书档案管理系统的管理,如计费等;既包括其行为的种类、参数,同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约,既要受到其身份影响,又受到其兴趣和目的影响,但最终通过行为表现出来,可以通过用户的行为获得用户的信息,并做出调整,以便更精确地认识和了解用户。 1.3用户偏好研究 用户偏好,指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择,是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论,是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中,其可以作为个性化服务推荐的基础,主要包括以下几个方面的内容,①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息,此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息,在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端,同时对于不同终端参数设置有不同的偏好;②用户偏好的信息资源内容方面的信息,包括学科、方向、难度等,这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等,并随着用户的发展而改变;③其他偏好,主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等;④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。 2用户模型研究 2.1用户基本信息模型 根据对用户、终端、网络的研究,建立用户基本信息模型,包括三类信息,分别是用户信息、终端信息和网络信息(详见图1)。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别,其中①用户ID、密码是不可以省略的,其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息,同时用户ID对于整个系统来说是唯一的,也就是说所有用户的ID是没有重复的,是“独一无二”的;②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份,以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息,但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的;③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等,其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份,通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息,可以初步确定终端的信息;②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数,显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置,而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得,可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得;③终端信息中终端ID是不可以缺省的,但终端参数是可以缺省的,在缺省的状态下,系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围,再根据参数范围进行其他的判断,同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供,因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等,其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注;②常见位置,是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置;③网络ID,用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型,需要注意的有:①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的,但是其是一个整体,可以通过数据库表示出来,其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数,每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型,可以通过一个数据表体现,也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。 2.2用户行为模型 用户行为模型,主要用于记录用户的行为、状态等信息,其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成,其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因,同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息,同时也可以完善用户偏好模型;②用户行为参数用于说明用户行为的细节,是用户行为有机的补充;③状态参数,用于表明经过用户的行为之后用户的变化。 2.3用户偏好模型 用户偏好模型是用户服务推荐的基础,其主要包括3个方向,其一是对所获取资源的模态倾向性,是与终端相关的,其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围;其二则是对信息资源内容的倾向性,主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等;其三则是用户通常所在的位置区域,可以用于以就近原则对其提供服务。 3关键技术分析 3.1用户模型应用研究 从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型,用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网,可以利用一体化标识网络技术连接到系统,通过终端ID确定终端的身份(终端信息模型),通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息(网络信息模型),通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户(用户信息模型),如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息(用户偏好模型),用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型,根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用,本文认为:①对于信息资源的检索和使用,既涉及到用户对信息资源模态的偏好,又要涉及到用户对信息资源内容的偏好,同时还涉及到用户所使用的终端;在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性,获得支持的模态的信息,获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息,再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好,再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况,需要形成对应的策略,该策略既要符合用户的意愿,又要符合运营商等商家的利益,同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中,可以设置相应的阈值来划分对应的范围,根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况,当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动,如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合,是一个有机的整体,在使用的时候相互辅助;同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体,其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的,其作用是唯一地标识一个用户,以便与其他用户区别。 3.2用户模型的初始化与完善 本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得:①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息;③利用公众的大众化特征获得,其实质是首先获得用户基础信息模型,然后再从用户基础信息模型获取数据,以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理,去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充,是一个不断学习和修正的动态反馈过程,通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度,进而提高服务的质量,可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型,再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上,本文认为①用户行为模型可以作为执行单元,学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库,执行单元格局知识库中的知识执行任务,再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为,通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度;模型工作的时候,计算序列相似度来判断行为和状态的变化。 4结束语 本文首先从目前国内对用户的研究出发,分析用户,然后研究用户模型,既包括用户基本信息模型,又包括用户行为模型和用户偏好模型,最后对一些关键问题进行了分析,但本文没有研究海量数据量环境下信息资源的检索方法,在以后的研究中将逐步完善。 作者:李春杰 王晓明 张龙昌 单位:渤海大学信息科学与技术学院 档案管理系统论文:建设单位档案管理系统论文 摘要:建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展,利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆(室)网络化的条件已经成熟,但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题,勾画出建设单位档案网络化建设的架构,并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。 关键词:建设单位档案管理网络化 前言: 建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案,这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。 随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等,还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚,经验不足,管理水平也不高,但建设建设单位档案馆(室)网络化的条件已经成熟。 一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备 1.网络硬件的发展。90年代以来,我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看,90年已有许多单位开始使用计算机制图,到2000年以后许多单位已普遍使用计算机,并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为建设单位档案馆(室)网络化建设提供了前所未有的条件。 2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆(室)均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆(室)的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 二、建设单位档案馆(室)网络化建设中存在的问题 1.由于历史的原因,建设单位档案馆(室)自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆(室)根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循国际标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。 2.虽然经过多年的努力,建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。 3.在档案馆现代化建设中,人是最关键的因素,网络化的实现和管理都离不开人,各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设,对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化网络化技术,成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,馆(室)内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以,人员整体素质需要提高。 三、建设单位档案馆(室)网络化建设的构想 1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构,从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设,制定一系列有实际约束力的规范和标准,特别应该制定出网络化发展各阶段的规划,既有近期又有远期的目标,以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导,统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。 2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家,共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范,并根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等,这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。 3.开发馆藏资源,加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。要加强网络建设,必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短,充分利用馆藏档案信息资源的优势,建立有自己特色的数据库,改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造,增加数据库容量,提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。 4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展,迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员,为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员,加强对在职人员的继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平,使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案馆网络化工作。 信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪,面对信息技术的挑战,建设单位档案馆必须真正实现网络化,大力进行网络资源建设,并与互连网接轨,全面实现资源共享,为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务,使档案馆的服务走向全方位现代化。 档案管理系统论文:企业人事档案管理系统论文 [内容摘要] 21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争,一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源,人力资源管理(HumanResourceManagement,HRM)也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。 对于企业来讲,员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息,而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如:企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此,企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理,而且会间接的影响到企业整体管理。 随着社会的发展,科技的进步,计算机的应用在社会各领域中都得到了普及,越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学和便捷;认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。 管理信息系统,MIS(ManagementInformationSystem),是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递,并有序地存储,以用于管理和决策,是企业增效的信息系统。它能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工,能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分,更具有合理性、科学性;从而为社会创造出更多的价值,为企业的发展创造出更多的机会。另外,管理信息系统可以使企业的管理更加科学化、合理化、制度化、规范化;为企业的管理水平跨上新台阶;为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。 人事档案管理系统就是典型管理信息系统,通过人事档案管理系统对人事档案进行管理具有人工管理所无法比拟的优点——例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。一个设计完善,运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来,从而提高企业人事档案管理的工作效率,协助企业更好的完成人事档案管理工作;而且,企业整体管理的信息化建设是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件,企业人事档案管理的信息化又是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。因此,利用计算机对企业人事档案进行管理是必然趋势,人事档案管理系统是企业管理工作中不可缺少的。所以在毕业设计中,我选择开发人事档案管理系统。 在前面曾提到人事档案管理系统是典型的管理信息系统。这就要求它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。所以,对于人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者而言要求建立起数据一致性及完整性强、数据安全性好的数据库。对于后者而言则要求具备应用程序功能全,易使用等,运行稳定等特点。因此,我选用的开发软件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。 四、本人开发人事档案管理系统的详细说明。 我所设计开发的这款人事档案管理系统,它的开发平台是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0软件,是典型的管理信息系统软件——MIS(ManagementInformationSystem)。其功能包括:系统管理、档案管理、档案查询、档案统计、档案输出、花名册;为了使程序显得更具有专业风格,我还在其中加入了一个关于系统的功能表单,以介绍此系统的相关信息,如系统版本、开发日期等。 我在撰写本片论文和开发这款人事档案管理软件的过程中,为了使所写的论文更具有说服力;所开发软件的功能尽可能完善且更加接近于一个真正的人事档案管理系统,使其可以充分体现出人事档案管理工作的各个方面。我参考了1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过的《中华人民共和国档案法》修正案、劳动部和国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案管理工作制度》、《人事档案管理工作制度》、《某国有大中型企业人事档案借阅查询的规定》、《数据库技术及开发教程(修订版)》、《管理信息系统概论》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版数据库编程实战训练》、《计算机软件技术基础》、《电脑报2003年合订本》、《电脑报2004年合订本》、《电脑报2004年合订本》等一系列相关的书籍和文献资料。 档案管理系统论文:高校学生档案管理系统的研发与构建 摘 要 随着信息社会的到来和电子政务在我国的普及,传统的学生档案管理模式既不能满足档案管理人员的管理需求,也不能满足学生查阅自己档案信息的要求。为了解决这些问题,开发了学生档案信息管理系统,该系统在西建大得到了良好的应用,减少了档案人员的工作量,提高了档案部门的工作效率,对学校的发展起到了很大的促进作用。 关键词 学生档案 管理系统 信息化 高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分,是学生在校期间学习、生活及参加各种社会活动的原始记录,是学生就业、升学、出国进修、职位晋升的重要依据。目前,大多高校的学生档案管理仍局限于手工管理,随着高校的不断扩招,学生档案呈现出数量大、种类多、质量要求高、流动速度快、存放时间短、就业方式多样化、投寄单位多等新特点,迫使我们必须加快学生档案信息化建设的步伐。“学生档案管理系统(2009k01-49)”这一研究项目是经陕西省科技厅立项,由西安建筑科技大学学生处和综合档案室共同承担的一个纵向基金项目,该项目研究的主要目的是适应信息时代要求,设计并开发出一套适合于网络环境下的高校学生档案信息管理系统,从根本上改变学生档案的传统管理模式,实现档案资源数字化,做到方便管理、服务学生、以人为本 。 一、学生档案管理系统功能需求 根据高校学生档案管理特点和实际工作需要,在充分调研和分析用户需求的基础上,按照结构化设计思想,该学生档案信息管理系统的功能主要有以下几点: (一)学生档案信息录入功能。 学生档案信息除了学生的基本信息(姓名、学号、性别、出生日期、身份证号、政治面貌等)之外,还包括学生在校期间的入学、学籍变动、鉴定、实习、毕业、学位、奖励、处分、体检、出国、工作等其他信息。学生的基本信息在学生刚入校时由学生填写,并上报给院系一级的老师(如年级辅导员、班级班主任等)进行审核,审核通过后上报给档案部门,由档案管理人员进行建档管理。对于学生在校期间的其他纸质档案,比如学生的高考录取通知书、获奖证书、毕业证、学位证等,利用扫描仪进行电子化处理后再上传到系统中。 (二)学生档案信息查询功能。 借助于校园网,一方面,实现高校学生处、档案室、各院系的管理系统的接口衔接,全面掌握学生重要信息的产生、变动、审核及更新,以保证学生档案材料的准确无误,另一方面,实现学生突破地域时间限制,通过多种方式(学期,年级,班级,学号,姓名等)查询自己需要的学生档案。 (三)学生档案信息修改功能。 档案管理人员可以随时随地对学生档案材料进行修改、删除操作,实现了学生档案信息的动态管理。通过对用户权限的设置,学生等使用者只能查看自己的档案材料,无权修改和删除相关材料及文件。 (四)学生档案辅助功能。 添加学生账户时,提供批量处理功能,进一步减轻管理人员工作量,提高工作效率;凡涉及到学生档案信息的增加、删除、修改等敏感操作的,系统都自动进行日志记录,从档案信息的真实性、安全性方面提供保障;系统为档案管理人员提供信息公告编写与的功能,档案管理人员可以借此宣传学生类档案成果、相关的活动、讲座信息,进一步推动学生档案建设的法制化和规范化。 二、学生档案管理系统的实现 该学生档案信息管理系统以西安建筑科技大学现有的校园网为基础,采用与操作系统无关的java语言和成熟的面向对象技术,基于主流的关系型数据库mysql和高效的web开发框架struts,按照mvc模式进行系统开发。系统主要包括档案信息管理、用户管理、日志管理、基础数据管理、角色管理、安全管理等模块,各功能模块之间的关系如图1所示。其中,档案信息管理模块主要实现学生档案信息的录入、修改及查询等功能。用户管理模块主要是对使用本系统的学生、学院秘书和档案管理人员等用户信息的注册及用户权限的设置,比如,学生用户只能上传自己的基本信息到所在院系,只能查看自己的档案信息,不能随意修改删除,而档案管理人员拥有院系、专业、班级的维护权利;添加、编辑和删除学生与院系审核人员的权利;查看学生档案信息材料、操作日志以及学生转专业、休学、退学等学籍信息的权限。日志管理主要针对有该权 的用户查阅系统运行日志,保证档案数据的准确性。基础数据管理是对学校院系、专业、班级等信息的维护,具体操作上是先批量复制上一年学校的院系、专业等基础数据,再根据本年学校的招生计划进行微调整。安全管理主要是为了防止档案材料被恶意修改,对扫描后的档案材料进行加水印处理,确保安全。本系统具有界面友好、简单实用、功能独特、支持灵活的excel导入、导出、pdf下载、打印等特点,系统自投入使用后,减轻了学生档案管理人员的重复性劳动,使学生档案管理工作更加科学、精确和便捷,从而大大提高了工作效率。 三、学生档案管理系统的意义 1、提高了高校学生档案的管理效率。档案管理人员从具体的收集、整理、装订、保存等工作中解脱出来,既减轻了工作量,又提高了工作效率。 2、实现了学生档案信息资源共享并减轻其管理成本。一方面,学校各职能部门、学生本人、用人单位等使用者可以突破时间、地域限制,查询浏览学生信息,实现学生档案信息资源共享。另一方面,学生档案信息管理系统将学生在校期间的各项资料电子化,从档案库房、档案用具方面大大降低了学生档案的管理成本 。 3、有利于开发知名校友档案资源,加强学子和母校的联络。学生档案信息管理系统涵盖了学生在校期间学习、参加的活动等各方面记录,将知名校友的学生电子档案制作成影集,在学校校庆等重大活动中进行陈列展览,将会促使这些知名校友对母校产生更深厚感情,进而投资学校的建设,对学校的发展起到巨大的促进作用 。 四、总结 学生是一所大学的主体,应用现代化管理技术来科学、规范地管理学生档案,是高校档案管理的必然趋势和有效手段。本文分析了学生档案信息管理系统的功能需求,并利用计算机技术、网络技术实现了该系统,经过一年多的试运行,目前运行稳定,使用效果良好,深得档案管理人员好评。西安建筑科技大学档案管理人员应站在新的更高的平台上,提出更好更人性化更适合于我校学生档案管理的科学管理方案,使我校学生档案管理水平在陕西省高校名列前茅,并将学生档案信息管理系统推广到全国高校中,以期获得更好的经济效益。 (作者单位:吴晓茹,张新宏,西安建筑科技大学档案室;文小琼,西安建筑科技大学学生处) 档案管理系统论文:我台图书档案管理系统的设计和编程 我台图书档案管理系统的设计和编程 一、前言 几十年来我台技术部门积累大量的专业书籍、技术资料和图纸档案、标准规范和各种专业中外文期刊等。为了使图书档案更好地服务于技术论文联盟//部门,逐步对图书档案工作实施计算机管理,编制了符合实际的图书档案管理软件。该图书管理系统,是利用visual basic作为前端的应用开发工具,access作为后台的数据库,系统界面简洁美观,实用维护简单、权限管理完善、安全性高等特点。实现了图书的采购、借阅信息管理,图书库存信息的查询、各种书籍借阅信息浏览等功能。 二、系统分析和设计 系统总体设计主要包括应用背景、项目目标、解决方案设计、模块功能分析四个方面。 1.应用背景 此管理系统使得管理人员可以及时了解和控制库存图书档案的准确情况和数据。包括了对图书、档案入库信息的登记和图书出借信息的登记,并可查询。 2.项目目标 建立这个系统的目标就是实现对新书的入库、借阅以及还书信息等的计算机化管理,使得繁杂的库存信息能够被完整、高效的存取和查询。 3.解决方案设计 根据前面分析的应用背景和项目目标进行设计,其系统总体方案设计流程如图一所示。 4.系统模块功能分析 该系统根据图书入库、借阅、查询、管理的需要,依据系统总体方案设计流程图所示,本系统所要设计的主要窗体模块有五大功能模块,分别是: 4.1图书入库信息管理模块,用于管理图书相关信息;包括新到图书的登记入库。 4.2图书借还管理模块,用于管理读者借书和还书的操作; 4.3环境设置模块,用于设置用户的操作界面; 4.4数据管理模块,用于处理数据库的备份和恢复。 4.5图书查询模块,用于图书的库存、借阅等信息的查询。 在本系统中由于没有打印机设备供试验,所以预先把报表打印改成报表预览。 在系统主界面的设计中,包括在mdi窗体中允许显示多个窗体,主窗体为这些子窗体提供工作空间,并设置下拉菜单可以对各功能模块进行调用,实现对图书档案管理的各种操作,如包括图书信息管理、添加图书信息、借阅、归还的登记和查询等信息管理的功能。主窗体界面样式如图二所示。 三、数据库设计 根据系统的工作原理与工作流程,数据库设计主要有以下几个步骤: 1.选择数据库 根据系统的分析和设计需求,我选用access2000数据库来进行数据库的逻辑设计。 2.创建数据库 首先,启动数据库管理器,建立一个新的数据库,在该数据库下建立数据表,输入记录。并建立各个表之间的联系,其5个数据表分别是:图书信息记录表( books) 、本台部门和员工基本信息记录表(user) 、图书类别信息记录表(class)、图书借阅信息记录表(jy) 、 借阅历史信息记录表 (jyls) 。5个数据表的逻辑结构分别根据系统的需要而设计。如图书信息记录表的结构如表 1 如示。以图书信息记录表(books)为例,可以看出这张表有8个字段,每个字段的名称分别是:图书编号(数值型),图书名称,图书类别,作者,出版社,是否出借(均为字符型),出版日期,登记日期(日期型),价格等相关信息。 四、程序设计和调试 在上面的各项工作完成之后,依次逐步实现各个功能模块的界面,对其主窗体和各个子窗体进行属性的修改,接着添加菜单项,然后编写所有代码。在编写代码过程中,单独调试每个窗体,最后将主控制调度程序和功能模块程序联结起来调试,完成整个系统。 以下简单例举主窗体的设计过程: 1.主界面设计 主界面即登录成功后所显示的界面,主程序的设计步骤如下: 步骤一、新建工程文件,将工程文件保存为book.dpq,源程序存盘为main.pas,修改其caption属性为“图书档案管理系统1.0”,name属性值该为mainform。 步骤二、添加菜单项,实现启动画面, 向mainform中加入下拉菜单tmainmenu控件对象,双击该控件对象,在“操作”菜单项下,分别设置菜单条“新书入库”、 “读者信息管理”、“借书”、“还书”、“信息查询”、“系统登录”、“退出”。在“管理”菜单项下,分别设置菜单条“读者类型管理”。双击菜单项“操作”中的菜单条“退出”,创建onclick事件,是系统具备退出功能。 主窗体界面的设置如上图二所示。图书入库信息模块包括3个子菜单、图书入库登记、入库明细管理、图书入库查询功能。图书借阅信息模块也包括3个子菜单、图书借阅登记、出库明细管理、图书借阅查询功能。部分子菜单窗体如下所示:添加图书信息窗体,如图四所示;借书信息窗体,如图五所示;添加还书信息窗体 如图七所示;查询借书信息窗体,如图八所示。 1.1步骤三设置属性 1.1.1主窗体的属性如表一所示 1.1.2主窗体的菜单项如表二所示。 1.2步骤四编写代码 五、系统安全性问题 为了防止非法用户对本系统的操作,本系统设计了一个登录界面, 用来让合法用户的进入。在数据库方面设计了一个表,用来实现用户和密码的数据源,来实现多用户的进入和操作。考虑到本系统的规模和其它方面的因素, 在数据库方面本系统设置有相应的权限。 六、结束语 本系统包括了基本的图书档案信息管理,在实际使用中,满足图书档案信息的日常管理的需要,提高了工作效率。不过还有待于扩充和提高,建立网络平台,开发更多的功能。使之更科学更合理。 档案管理系统论文:高校网络档案管理系统设计 【摘要】 在当前网络环境下,随着我国高校的扩招,高校办学规模不断扩大,高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下,经过大量的调查研究、实际考察,初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析,查出现有系统存在的不足,提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统;其次是网络环境下高校档案管理系统的设计,功能设计和模块设计;最后通过测试,检验系统设计的合理性和实际运行的效果。 【关键词】 网络环境;高校档案管理系统;网络管理 在当前网络环境下,随着我国高校的扩招,高校办学规模不断扩大,高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下,经过大量的调查研究、实际考察,初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。 一、当前我国高校档案管理系统的现状 我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化,在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步,但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的,并没有与现有档案管理系统相结合,这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来,很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统,相比网络环境下其他信息系统建设,档案管理系统还存在很大不足,其主要表现在以下几个方面:1.管理范围窄:多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别,对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理,归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高:高校档案管理系统大多使用C/S模式应用系统,需要安装专用客户端应用软件,对于软件硬件环境要求比较多,在很大程度上依赖操作系统版本,一旦用户计算机出现软件硬件故障,就极有可能需要重新安装操作系统,这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外,有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题,这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。 二、网络环境下高校档案管理系统的设计 在具体设计中,主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先,将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次,对每一个功能模块采用面向对象设计的方法,以数据为中心进行程序设计。 (一)功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中,一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立,应用软件与计算机硬件相对独立,以便于系统扩充和档案信息资源共享,也便于系统移植。通过分析,我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块:系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。 (二)数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后,需要将各种存放数据类型进行分析分类,各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构,这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中,既要遵循数据库设计原则,又要考虑数据库需要的数据处理平台,还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据,在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源,所以安全性问题尤为重要。 三、网络环境下高校档案管理系统的实现 在系统进入实践测试阶段,高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构,这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统,其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储,例如图像数据的压缩处理与存储,各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说,特点:第一,要符合高校档案管理的流程,信息输入输出要求的多样性,用户界面清晰。第二,用户要采用分级管理的模式,设置访问权限,来保证数据库的安全。第三,档案信息数据查询要有多样性,因为数据分类的多样性,要求系统的输入输出具有灵活性,这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。 四、结语 在当前网络形势下,采用高效档案管理系统对档案信息进行管理,一方面可以进一步提高工作效率,另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询,有利于发现档案信息中有价值的信息,有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。 作者:姚树静 单位:山东广播电视大学 档案管理系统论文:高校学生档案管理系统作用 摘要: 目前各高校学生各类数据存放较为分散,数据共享不充足,使用起来不方便,利用率也不不高,所以采用一套系统采集学生信息、提供查询、统计、修改等功能很重要。结合高校学生档案管理工作的实际,在现代信息化的大环境基础上,对学生档案管理系统进行分析,阐述学生管理系统学高校大学生档案管理工作的促进作用。 关键词: 现代化;学生;档案管理系统;现状;高校;档案管理 在高等教育不断发展中,学生档案作为高校日常管理中的一部分。也是人事档案对高校提出的新要求,学生档案是学生在学校期间的一个重要资料之一。它完全能反应学生在校期间各方面情况,同时也是大学生今后就业的关键材料。高校档案管理工作是日常管理工作的优秀部分也是关系到学校声誉和学生前途的大事。作为本科院校,我校领导高度重视,要求要认真贯彻《档案法》,落实各项规章制度,保证每一份学生档案都能真实反映学生在校期间的情况,为社会及用人单位提供一份可靠的保障。目前高等学校的学生管理工作的情况不乐观,存在很多需要解决的问题,我们还在采用人工统计和管理档案。在当前信息时代的环境下,用计算机学生档案管理系统对学生档案信息进行管理,比手工管理档案具有不可取代的优势。例如:查询检索、信息录入、信息可靠性高、能存储的信息量大、保密性好、保存时间长、需要成本低、节省空间等。这些优点对高校管理学生档案工作都非常重要。 一、当前高校档案管理工作情况 1、有完善的法律制度 关于档案管理虽然有很多法律制度和法规,但是对于高校学生档案管理工作没有比较针对的法律法规。因此在高校学生档案管理工作中没有统一标准,各个学校的管理体制又不一样。目前管理形式多种多样,有些学校为了方便使用分别把档案存放在学生所在的各个学院;有的为了集中统一管理把档案集中放到学校档案室进行保存管理;有些把档案放到招生就业处进行进行管理;有的把档案放到学工处管理;还有部分学校将学生档案与干部的人事档案放在一起归人事处管理等。这些都能看出来学生档案管理没有一个专门独立的机构进行管理都是归属在某个部门中,这样的管理不规范导致学生档案错乱。 2、档案内容不完整,缺乏严谨性 高校学生档案记录了学生在学校期间的各种情况,是学生在校表现的有力依据。但是对于学生档案中的相关表格的填写不严谨,例如学生成绩表格填写存在学生成绩丢失被修改等问题,在填表时重要的日期及格式不能严格按照填写,漏填以及填写错误。在归档时没有及时发现错误,导致错误信息存入档案,造成档案权威性降低,这个也是人工制作管理档案的弊端。 3、工作人员档案管理意识浅薄 因为长期高校档案管理工作不受重视,管理档案方面工作人员没有地位。档案管理工作没有一个健全的队伍,没有配备专职学生档案管理工作人员,都是兼职管理学生档案。没有统一培训和学习,提高档案管理工作人员的专业素质,也缺乏采用现代信息化管理档案的知识,导致很多人凭着自己的想法在整理档案,使得档案的归档十分不明确。还有部分工作人员对档案工作的认识不够,缺乏责任心,。这些种种问题导致档案管理工作不能健康发展。 4、档案管理方法方式跟不上现代技术 这些年随着教育事业的不断发展,高校也不断扩招,导致学生档案管理工作的难度大大增加了。目前高校的档案管理工作还是采用传统人工手工操作,没有一套规范完整的管理软件,这样很难应对目前学生档案的管理工作。在一定程度上影响了学生档案管理工作的规范化和现代化。 二、加强高校学生档案现代化管理工作 1、学生档案管理系统功能主要有学生档案管理系统的主要用处是对学校学生信息进行管理。该系统的设计要考虑到合理性、可实用性、规范性、方便性等功能,该系统对学生的日常信息有录入、修改、查询、添加、删除等功能。学生管理系统可以对学生在校期间发成的所有情况进行登记管理更新,能保证每个学生在校期间档案的完整性和一致性。学生管理系统主要包括了学生各类信息查询、教务信息查询维护等其主要功能包括1、有关在校学生学籍异动信息输入,包括学生基本信息、异动情况等;2、学生信息的查询和修改,包括姓名、专业、家庭联系方式等;3、学院管理信息的输入、查询、修改等;4、学生课程设置和修改;5、学生获奖和违纪情况的输入、查询及修改等。 2、加快建设档案管理人员的队伍,强化档案管理人员意识配齐专职档案管理人员,要求具备一定的计算机知识,并加强对他们的培训指导工作,让他们指导档案管理的重要性,创造条件给他们去学习,以提高业务水平。这样能更加好的运用学生管理系统对高校学生档案进行管理,有了这支队伍以后面临更加多的学生也能把档案管理的井然有序,是学生在校期间档案信息完整统一严谨。 总而言之,随着高科技信息发展,高校不断扩招,学生人数增加。对高校学生档案管理工作要求更加高,那么学生档案管理系统对高校学生档案管理是起到促进作用的,档案存档电子化对于学生档案管理工作来说是必然的发展趋势。用学生管理系统管理档案不但能都很大程度上节约人力资源也能提高学生档案资源的利用率,方便了各单位查询存取阅览。通过互联网还能破除档案的区域化限制,方便社会各个部门和用人单位提取和查看档案,也为学生就业提供快捷方便的依据材料。所以加快用现代化高科技方式管理高校学生档案工作,这对于学校学生档案管理工作有着重要的推动作用。 作者:秦方凌 单位:广西科技师范学院 档案管理系统论文:档案管理系统现代化管理应用 【摘要】 本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述,详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点,通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处,使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统,充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。 【关键词】 档案管理系统;BS系统;CS系统;现代化管理 目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础,BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本,即浏览器版本,提供给项目部的档案人员,进行录入档案数据、上传电子原文,系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员,进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。 一、BS系统体系 (一)BS系统简介。 当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上,BS系统采用三层分布式,它是以BS应用系统结构为基础,缩小了整个系统的维护量,为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程,客户机可以直接调用服务器的应用逻辑,然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数,提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中,整个系统由三部分组成:应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑,接收客户机方应用程序的请求,然后通过转化为数据再与数据库服务器交互,将结果传达到客户机方的应用程序中。 (二)BS系统在企业档案管理中的重要作用。 项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据,项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏,对比其他项目档案著录项,规范录入本项目档案。同时,相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言,效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点,它最多可执行20条目录同时批量编辑,对于录入相同著录项或改写相同著录项,这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提,通过查询界面,利用录入框中的相应条件,即可查询到相应文件,如果不知道文件字号,可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果,方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录,需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能,简化了档案管理工作流程。 二、CS系统体系 (一)CS系统简介。 CS模式体系的结构分为两层:一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端,大大降低了系统的通信开销,充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中,客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力,大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器,从而使客户端的响应速度快,便于操作。 (二)CS系统在企业档案管理中的重要作用。 CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后,在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报,实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能,免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限,从而通过网络检查档案数据录入是否规范,指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间,从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面,在系统中填写年报数据后,利用数据上传功能,即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收,无需报送纸质报表,极大地提高了工作效率、简化的工作流程。 三、BS系统与CS系统的比较 企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统,他们各有优点和缺点,同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上,BS系统由于只有一次投入成本,之后的投入只在服务器端的特点,它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上,BS系统相比于CS系统略显不足,因为BS系统的前台效率不高,表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说,CS系统适用于业务量较大且复杂的企业,因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业,因为BS系统能简化网络模式,减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS,BS主要用于录入,CS用于管理管理。 四、结束语 综上所述,档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率,促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑,是档案现代化管理模式的必然发展趋势。 作者:金鑫 单位:中铁大桥工程局集团第二工程有限公司 档案管理系统论文:现代化档案管理系统应用 【摘要】 本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述,详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点,通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处,使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统,充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。 【关键词】 档案管理系统;BS系统;CS系统;现代化管理 目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础,BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本,即浏览器版本,提供给项目部的档案人员,进行录入档案数据、上传电子原文,系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员,进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。 一、BS系统体系 (一)BS系统简介。 当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上,BS系统采用三层分布式,它是以BS应用系统结构为基础,缩小了整个系统的维护量,为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程,客户机可以直接调用服务器的应用逻辑,然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数,提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中,整个系统由三部分组成:应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑,接收客户机方应用程序的请求,然后通过转化为数据再与数据库服务器交互,将结果传达到客户机方的应用程序中。 (二)BS系统在企业档案管理中的重要作用。 项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据,项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏,对比其他项目档案著录项,规范录入本项目档案。同时,相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言,效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点,它最多可执行20条目录同时批量编辑,对于录入相同著录项或改写相同著录项,这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提,通过查询界面,利用录入框中的相应条件,即可查询到相应文件,如果不知道文件字号,可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果,方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录,需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能,简化了档案管理工作流程。 二、CS系统体系 (一)CS系统简介。 CS模式体系的结构分为两层:一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端,大大降低了系统的通信开销,充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中,客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力,大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器,从而使客户端的响应速度快,便于操作。 (二)CS系统在企业档案管理中的重要作用。 CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后,在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报,实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能,免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限,从而通过网络检查档案数据录入是否规范,指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间,从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面,在系统中填写年报数据后,利用数据上传功能,即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收,无需报送纸质报表,极大地提高了工作效率、简化的工作流程。 三、BS系统与CS系统的比较 企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统,他们各有优点和缺点,同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上,BS系统由于只有一次投入成本,之后的投入只在服务器端的特点,它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上,BS系统相比于CS系统略显不足,因为BS系统的前台效率不高,表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说,CS系统适用于业务量较大且复杂的企业,因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业,因为BS系统能简化网络模式,减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS,BS主要用于录入,CS用于管理管理。 四、结束语 综上所述,档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率,促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑,是档案现代化管理模式的必然发展趋势。 作者:金鑫 单位:中铁大桥工程局集团第二工程有限公司 档案管理系统论文:高校试卷档案管理系统设计研究 1高校试卷档案管理现状 1.1试卷数量大,重视程度不够 随着我国高等教育的普及,办学规模逐步扩大,试卷档案与日俱增,高校对教学档案管理工作也日益重视。但是部分高校因为人员、资金等问题,并没有对试卷档案进行有效的管理。教育部门要评估时,临时抱佛脚,组织人力进行整理归档。对试卷档案保存不够重视,造成很多教学档案缺失。 1.2管理流程复杂,归档整理不及时 试卷管理包含教务管理部门、任课教师、审题人员等实体,各实体之间关系复杂,试卷管理过程繁琐。目前没有规范的试卷档案管理流程,出现试卷管理过程混乱,试卷出题、批阅不规范,试卷附件资料回收不全,回收的试卷不能及时归档等问题。 1.3档案存放混乱,后期管理困难 试卷档案特点是数量巨大、类别复杂及周期性强。许多高校都有专门的档案室,但没有规范的分类和存放规则,试卷档案存放混乱,查询、复核比较困难。 2试卷档案管理工作分析 试卷管理工作是教学管理中一项重要的常规工作。试卷管理工作中有教务管理人员、任课教师、审题人员、印刷人员、监考人员、回收审核人员、入档人员、日常管理人员参与。其中教务管理人员制定试卷模板,任课教师组织出题,审核人员对试题进行审核,审核完毕交由印刷人员印刷。正式考试时,监考教师填写考场记录并提交试卷,由教务人员负责回收,并组织任课教师批阅试卷,回收批阅后的试卷、成绩单及其考试附件材料。审核人员最终审核无误组织入档。 3试卷档案管理系统需求分析 3.1系统性能分析 (1)实用性。试卷档案管理系统开发以管理流程为依据,利用计算机强大的处理能力和高校优越的校园网环境进行开发。(2)可靠性。系统以php+mysql作为开发环境,运行在Linux服务器环境下,因Linux开源免费及其与Php+Mysql良好兼容性特点,系统开发投入少,安全稳定。(3)准确性和及时性。试卷档案数量巨大,使用计算机进行系统化存储、处理,保证了数据的准确性、及时性。 3.2系统任务分析 试卷档案管理系统需完成以下任务:①试题的在线提交、在线审核;②对教师提交的试卷进行管理;③考试安排;④试卷批阅通知;⑤批阅试卷及其试卷附件材料的提交审核;⑥试卷编号入档;⑦对试卷的统计、查询等操作;⑧数据的导入导出及报表打印;⑨数据库设计。 3.3系统用户分析 系统用户分权限管理,不同的用户分配不同的权限,相同权限的用户定义成同一角色,系统管理员对用户的权限和角色进行定义、修改和删除等操作。分为系统管理员、试卷审核员、任课教师、教务管理人员、档案管理人员、数据库管理员等。不同角色用户登录,具有相应的系统操作权限。 4系统设计 4.1总体设计 系统总体设计包含系统的硬件和软件设计,硬件主要是系统运行的网络和服务器环境。软件主要是操作系统环境和软件运行环境。高校档案管理系统运行在校园网上,使用的服务器是IBM,操作系统使用Linux系统,开发环境使用Php+Mysql环境,系统开发过程中要充分考虑系统和数据的安全性。 4.2系统功能设计 系统功能模块有:任课教师信息管理、试卷回收审核管理、用户信息管理、试卷档案信息管理、试卷档案操作管理、考试安排管理、数据导入导出管理、报表管理、数据库管理、系统管理等。 5系统实现 5.1总体实现思路 系统开发使用php语言与mysql数据库,网页制作过程使用html、css层叠样式、Javascript等技术。实现过程充分考虑到系统的开发成本以及系统的安全性、实用性、先进性、可靠性等目标。开发过程中尽量做到代码优化以提高代码的执行效率。在满足第三范式的基础上,对数据表进行优化,保证数据完整性,操作更加方便,查询的执行效率更高。 5.2实现流程 5.3系统相关模块设计与实现 5.3.1权限管理模块设计 试卷档案管理系统模块采用用户组模式。用户组设置主要是两方面:一方面是用户组成员,同一用户可以分配到不同的用户组;另一方面是功能列表,可以设置用户组的访问权限,不同的用户组,所看到的功能列表也不同,这样可以使用户的权限更加细化,提高系统的安全性。 5.3.2系统功能菜单设计 系统的功能菜单根据当前登录的用户信息(通过SESSION),在数据库中查找对应的权限。 5.3.3试卷档案入库管理 教师批改完试卷,网上填报成绩并递交纸质版成绩单后,由教务管理人员(档案入库员)审核试卷和教学文档是否齐全,在系统中做出标志。确认无误后,点击试卷入库。系统会自动根据事先设置好的专业、年级、考试形式、存放档案室的位置生成试卷档案编号。 6结语 基于B/S模式的高校试卷档案管理系统,经过严格测试,在试卷档案管理工作中应用效果良好,基本解决了学校试卷档案管理规范化、系统化、网络化等问题,节省了大量的人力物力。 作者:樊伟宏 刘文 孙士鹤 李亚琼 单位:新疆农业大学科学技术学院 新疆工程学院电气工程系 档案管理系统论文:人事档案管理系统设计与实现 一、人事档案管理概述 人事档案管理指的是在企事业单位中,建立的以职工姓名、年龄、学历、工作年限等基本信息为主的文件材料为主的管理工作。由于人事档案具有真实性、动态性、全面反映人事属性等特点,使得人事档案管理工作成为企事业单位管理体系的一个重要组成。因此,人事档案管理工作作为一项复杂性、系统性工作,为保障企事业单位人力资源建设与发展,应建立和完善人事档案管理体系。面对,当前人事档案管理工作中工作质量与效率低下,保密性差等问题,人事档案管理体系的建立可有效的方便人事档案信息查找,促进了档案管理成本的降低、有效的提升了人事档案管理工作质量和效率。 二、人事档案管理系统分析 人事档案管理系统主要从系统可行性分析、系统需求分析和系统结构分析三方面分析,具体为: 1.在系统可行性分析方面 主要从经济可行性和技术可行性两方面进行分析。其中,系统经济可行性分析主要考虑系统在编程过程中开发队伍经费、软件的后期维护费用等;系统技术可行性分析主要针对人事档案基本信息管理中,对数据添加、删除、修改、统计、查询等基本操作,以及利用对象的连接于嵌入(OLE)技术等。 2.在系统需求分析方面 人事档案管理系统需求分析主要针对人与人之间的通信,对专业业务的理解、环境的不断变化三个问题。解决这三个问题,一方面需要加强需求系统分析员与用户间的合作,另一方面则需要一定的专业工具和技术支持。专业工具通常指的是具有直观、合理的图表,其不但可以方便系统与用户间的交流,而且有助于为系统分析理清思路。系统需求主要从系统性能需求、系统主要功能需求和运行需求三方面进行分析。其中系统性能需求主要指的是系统的实用性、安全可靠性、易维护性、可扩充性和标准化、良好容错性以及易操作性;系统主要功能需求指的是系统对档案信息资料的添加、删除、修改、备份功能,系统的设置功能,系统的帮助功能,系统对档案接收、借阅和变动内容功能等;运行需求指的是软硬件接口运行需求。 3.在系统结构分析方面 主要包括系统用例图描述和用户操作流程分析两方面。其中,系统用例图描述中规定“管理员”可以对任何模块进行操作,而“用户”仅能够对与自己信息相关的数据资料进行查询;用户操作流程分为“管理员”用户操作流程和“客户”用户操作流程,“管理员”用户可对信息查询、档案操作、数据处理、系统设置等模块进行打印、查询、修改操作,“客户”用户仅可以对与自己单位相关的人事档案信息模块进行操作。 三、人事档案管理系统的设计 1.设计原则。 为提高人事档案管理系统的易操作、易维护和易扩展性,其设计过程中应坚持以下几方面原则,主要有:(1)在人事档案管理系统中,子系统在划分过程中应相对独立,促进系统操作简便性和可维护性;(2)尽量降低体系中各子系统间相互依赖关系,实现子系统间接口的简便化,进而提升子系统的功能性;(3)为提高子系统的工作效率,在子系统结果划分过程中,应尽量使结果对数据冗余影响小。此外,在人事档案管理系统设计中,还应坚持系统的扩展性原则、系统的高性能价格比以及系统的先进性原则。 2.设计策略。 为保证在系统规模日趋增大情况下,人事档案管理系统能够有效的满足客户需求,其设计过程中可通过以下几点策略实现,具体有:(1)分层设计法,将系统按照一定层次分解后,对每个层次各自职责及各层次间相互关系进行定义和明确,这样就将复杂系统简单化和层次化处理;(2)应用框架法,为提高人事档案管理系统结构的一致性和可靠性,通过选用应用框架,使得系统的扩展性和维护性更加清晰;(3)业务层技术模型法,针对人事档案管理系统可靠性、对事务处理的保障能力以及可伸缩性等需求,通常选用业务层技术模型法;(4)分布式架构法,针对部系统需要使用到集群结构,在系统每个处理节点上部署所有对象,并通过本地调用方式,促进系统运行速度的提高。 3.系统总体设计与特点。 结合人事档案管理系统实际特点,设计分为登陆部分设计和后台管理部分设计两方面。其中,登陆部分设计主要为了对用户身份进行验证,当用户身份验证模式登入后,若用户输入信息与数据库信息不相符,则人事档案管理系统就会自动提示信息,从而确保系统的安全性、保密性和可靠性;而后台管理部分主要是对企事业单位相关工作人员的个人信息进行管理。 四、展望 当前,科学技术水平日趋提高,计算机网络信息化技术应用于各行业领域之中,并且发挥着愈来愈重要的作用。通过利用计算机技术,实现对人事档案管理系统的设计,不但有利于企事业单位正规化、科学化管理体系的建立,而且对于人事档案管理工作的保密性、可靠性、简便性等方面具有积极作用。相信在不久的未来,随着计算机网络信息技术的更加完善,人事档案管理系统设计将不断优化,并且完全取代传统的手工式人事档案管理。人事档案管理系统建立和完善,将有效的提升企事业单位管理体系水平,同时为其他相关管理系统的建立提供宝贵的技术支持和实践经验。 作者:李爱爱 单位:文水县人事局 档案管理系统论文:测绘成果档案管理系统分析 1测绘成果资料管理信息系统的目标 1.1提高数据分析整理的速度 结合贵州省的实际测绘成果资料管理体系的情况,采用地理信息信息系统技术,将测绘资料及产品目录与测绘综合信息采编、网站维护管理、测绘信息管理、资料档案管理、成果分析结合为一体。针对“贵州省测绘档案管理信息系统”,将基础测绘成果及产品的信息在网上,专门建立贵州省测绘网站,尽力自己的信息窗口,结合全省的基础类测绘项目的信息,加强贵州测绘队伍建设,在今后发展过程中逐渐形成专业的信息管理空间,将测绘队伍、政策法规、科技活动等有效的结合起来,同时结合网络的强大功能,宣传测绘工作,宣传相关法律。 1.2建立数据采编与管理体系 针对各类数据的特点,建立数据组织存储方案。针对贵州省的测绘资料档案管理部门的具体业务,实现对各种测绘资料的科学性管理,资料数据从查询、登记、到最后的提交。整个过程要求自动化。利用空间可视化的形式信息,要求互联网能够通过空间查询手段实现对资料的查询、统计、整理。在统一的,集成的构架下进行采编管理操作,各类数据的不同特点技术支持下,通过对功能框架的不同具体实现来表现,提供多种来源,多种形式的各类数据的输入功能,同时在管理过程中要变换数据的导入,兼顾其他系统与本系统的交换,提供自主导入功能。在数据录入、图形录入、资料录入过程中完善管理体系,及时更新操作,每个数据并不是在每个环节都直接与目录数据进行交互,而是作为工作数据单独保存在档案管理数据库中。 2如何加强测绘成果档案管理信息系统管理 2.1加强档案管理系统的操作功能 按照管理的档案类型进行纵向划分,对地图档案管理,成果管理,航测档案管理等进行系统化操作管理。其次可以按照档案管理工作流程进行横向划分,包括对档案资料的接受、档案归档管理,对分发、借用、检查、查询的过程要进行系统化分析,有针对性的加强管理力度。 2.2建立测绘成果资料档案数据库 测绘成果资料对你感数据库是一个包括空间数据和属性数据的大型关系型数据库,空间数据库和属性数据库在一定意义上隶属于不同的数据体系,以逻辑思维的角度是统一的,数据库是用来存放各种测绘成果资料的档案信息,是整个系统高效运转的优秀,也是各个部门系统的出发点和目标。要积极建成局域网环境信息管理平台,实现测绘安全,进行高效管理和系统化分析,为成果档案的信息化工作打下坚实的基础。 编辑系统是整个数据库建立过程中的重要工作,在系统建立完成后,要及时采用自身维护手段和更新方式,建立一套功能灵活,体系完善,方法多样的录入编辑系统,对档案的录入、编辑、删除等功能进行统一化管理。除了编辑系统,同时更重要的是浏览系统,在网络的影响下,C/S结构是当前测绘资料查询和统计的重要工具,包括对图表进行查询,统计,两大方法。编辑系统和浏览系统在整个数据库建立过程中有着至关重要的作用。 2.4建立分发管理子系统 为了满足当前档案有效管理,对档案的外接、阅读体系要有严格的规范,制定一套严格地管理体系,将信息查询、外接情况、统计分析、图单打印等工作有合理的规划,保证每个子系统的协调高效运转。同时建立管理子系统也势在必行。为了保证整个管理系统运行,必须保障对每个管理子系统的正常运行,建立相关安全保护措施,维护系统用户的升级,对角色创建,信息管理等方面进行有效管理。 2.5完善现有馆藏测绘档案管理体系 在进行测绘档案管理进程中要注意对档案进行系统化分类,注意完善编码体系,从技术上和流程上加强对档案管理的力度。同时在管理过程中要注意为管理人员提供管理平台,提高档案管理的安全性的同时提高工作效率。相关技术人员要努力掌握嵌入式微操作系统的能力,针对测绘档案管理的特殊性和复杂性,对光盘库进行深层次的制定和封装,整理形成读取、刻录、归档等一系列操作规范和流程。使用户通过最简便的操作实现对后台大量光盘的精确控制。 3如何维护系统安全 要想对测绘成果档案管理信息进行有效的管理,必须保护系统的安全性,档案信息的完整性是系统保护问题之一,要保证数据信息之间的结构不受破坏,争取保证整个不同副本的同一个数据基本一致。 3.1规范操作程序 信息系统在运行过程中难免会出现各种故障。操作程序存在问题,对信息系统的并发控制不当,系统硬件出错等,信息系统在在工作过程中会约到很多突发性事件,所以在操作过程中要注意维护系统安全,如果不慎出现错误,要及时采取措施尽快恢复原样。登录档案信息系统要对子系统进行规范性操作,首先检查用户收入的用户名及密码是否正确,如果输入过程中出现错误,则不能正常进入系统,页面会显示登陆人员的身份已受到限制。在进入系统之前要检查登陆者的身份是否合理,保证身份合理的情况下,要进行审核,保证资料的保密性,同时要规范操作者的操作能力,不同的人员只有对自己相应的项目进行修改或录入,对其他人的栏目无权修改,在登录过程重要保证职责分明,各司其职。 3.2及时对信息进行备份 数据库备份是日常维护工作的重要组成部分,要求在工作过程中对备份机制进行定期备份,利用数据采编管理系统进行备份,充分利用Or-acle本身完整的机制。由于内网的数据不能直接更新,所以在系统设计中要采用数据过度的方式,将内外数据库架构导出成XML文件,在将XML文件通过数据采编导入外网数据库,该功能设计实际上也是一种备份和恢复功能,可以将XML文件存放于其他机器中,在出现故障时要利用XML文件数据及时恢复。 4结束语 地理信息系统在实际运用过程中有着重要的作用,具有信息采集、管理、分析和输出等多种地理信息能力,具有空间性和动态性。可以快速、准确、综合的对复杂的地理环境进行分析和探究,具有重要的实际意义。测绘资料档案积累了大量珍贵的测绘成果资料和档案资料,测绘成果资料档案信息是一个可以被多个用户同步访问大型数据库系统,不仅可以像传统的数据管理系统那样管理数据和文字信息,同时可以管理空间信息,为空间处理体系提供各种分析方法,对不同的空间信息进行综合性分析,提供有助于地理信息的查询、管理、统计分析等功能,适应测绘成果资料档案信息化的需要。 作者:吴霞 单位:贵州测绘资料档案馆 档案管理系统论文:学生档案管理系统设计 1业务分析 业务管理层内容包括两个模块,其一是服务过程管理模块,其二是档案信息管理模块。前者的功能是档案馆的管理人员的流程管理,内容有用户审核、用户缴费、用户调档、信息录入/修改、信息校对、打印信息、通知用户取件、用户取件登记等流程。后者的功能是管理高校学生的所有档案信息,它组成了档案馆永久档案的一部分。档案信息系统的数据主要源于纸质的学生档案以及从教务处获取的数据库文件,的得到这些数据之后,管理人员导入这些数据、数字化处理和加工学生档案,如此来满足用户不同情况的信息检索、信息查询或者是信息打印等需要。 应用基础层次的内容包括三个方面,其一是权限管理模块,其二是日志服务模块,其三是信息统计模块。权限管理的功能是保证不同级别的用户拥有不同程度的操作权限。日志服务模块的功能是追踪用户在系统内的所有操作行为与记录。信息统计模块的功能是对客户需求、档案馆管理人员工作量、服务质量与数量以及费用收取等信息进行统计,作为档案馆其他工作的参考内容。 2系统的总体设计 本章首先针对特定的设计目标和需求目标,总体设计了档案信息管理系统,同时分为功能相异的字模块,具体描述了其中关键模块的功能,剖析了系统中的关键业务流程,最终得出档案信息管理系统的总体框架,同时定义了系统各个子模块的功能以及数据库模式。然后重点分析如何设计和实现贵州商业高等专科学校学生档案信息管理系统服务流程管理模块。在体系结构方面,使用的架构是MVC,在实现业务管理层方面,利用的模式是传统的C/S,有效达到学生档案信息管理系统的功能。 以下介绍的是模块的开发框架。档案服务工作步骤包含申清、审核、缴费、调档、录入/修改、校对、打印、通知取件、取件、后台。流程的目标是为了档案馆的社会公共服务功能特别是档案服务、档案交流而设定。涉及服务工作流程的角色依照任务和空间的不同,服务流程划分为客户、超级管理员、借贷专员、录入专员和打印专员。系统的用户管理模块是门户模块,用户登陆用户管理模块之后才可以访问档案信息管理系统。 3系统详细设计 学生档案信息管理系统就是为了解决这种事件的前后排序关系,以满足客户需求。初步设计的系统构架包括4个部分,分别是最底层的windows操作系统,中间层的服务器和数据库,业务管理层和业务表现层。其中中间层的服务器包括IBM,BEAWebLogic,数据库系统SQL。业务管理层面向档案馆的管理人员,包括服务过程管理和学生档案管理两个模块。过程管理模块用于对学生档案服务工作的全程管理,包括数据导入、审核、缴费、调档、校对、打印等。学生档案管理模块的作用主要是对学生档案信息的增加、删除、修改、查找等。 4系统总结 通过系统的基本功能的设计,可以完成系统的主要需求。满足高校学生档案管理的基本功能,极大的减少了学生档案管理的工作强度,并且在系统的设计中加入了权限的管理可以对学生档案的管理起到了保密的作用。 作者:池磊 姚军 崔成 单位:石家庄职业技术学院 档案管理系统论文:高校资产档案管理系统性浅析 一、系统剖析在高校资产档案管理实践中的重要意义 一方面,资产档案管理作为资产管理活动的映像反映,要求我们客观地记录、反映高校资产管理活动的真实状况;另一方面,我们可以从系统性的档案管理活动出发,反溯资产管理实践中的不足,寻找解决问题的方法,提高资产管理活动的水平。此外,系统性还要求我们将档案管理中的每个子系统放在整体中去分析其作用及相互关系,分析出影响档案管理的关键因素,反溯出资产管理中的关键环节,从而促进资产管理和资产档案管理水平的提高。 二、系统性视阀下高校资产档案管理的主要因素 从系统论的视角来剖析高校资产档案管理活动,可以将其整体分为主客体二大因素系统,每个系统下又可分为若干个子系统。主体系统主要解决“谁”,即由“谁”来主导完成档案管理工作的问题;客体系统则主要解决“什么”和如何完成档案管理工作的问题。 (一)高校资产档案管理的主体系统 主体既指事物的主要部分,也指具有认识和实践能力的人。一般而言,事物的主体似乎是明确的,而就高校资产档案管理来说并非如此,其管理主体问题一直没有得到很好的解决。在理论探讨方面,笔者通过中国知网检索发现,截止2013年底,仅检索到高校资产档案管理相关论文20余篇,未见有文献对此作出明确阐述;在管理实践中,很多高校并没有明确专门的部门或个体负责这项工作,造成大量的资产档案,特别是资产使用档案无序保管,开发利用率低下,需要我们以系统性的方法加以剖析,明确责任主体。 1.组织系统。高校学校层面与资产档案管理密切相关的部门主要是档案和资产二个部门。那么谁应当是责任主体呢?这个问题在许多学校没有得到很好的解决。资产管理档案是学校档案的一部分,按照档案法规的要求,学校的档案管理部门应当负责起管理责任;而按系统性分析,资产档案管理活动是具体的资产管理活动的映像反映,那么资产管理部门也应当是资产档案不可分离的管理主体之一。也就是说,资产档案管理应当是二元主体,关系到资产和档案管理两个组织系统,两个责任主体。由于高校档案管理的内容十分庞杂,量大而人员不足,而资产管理专业性十分强,资产档案管理的主体工作需要依靠资产管理部门完成,应根据二者的职能进行合理分工。档案管理部门主要承担组织、协调、指导职责,而资产管理部门则在档案管理部门的指导下,主要负责资产档案资料的收集、筛选、整理、归档和开发利用工作,从而形成二元主体的组织系统。 2.人员系统。明确了高校资产档案管理的组织系统,那么相关部门的工作人员自然应当承担所在单位的资产档案管理职责。学校档案馆(室)应明确专人负责资产档案的组织、协调、指导工作;资产管理部门应有专人负责资产档案资料的收集、筛选、整理和开发利用;各二级单位的资产管理员应在兼职档案员的指导协助下完成本部门的资产档案收集与管理工作。 (二)高校资产档案管理的客体系统 客体是主体认识和实践的对象。高校资产档案管理的客体系统指该档案管理实践中除主体系统外的客观事物。按性质可分为三大体系。 1.内容体系。即高校资产档案的全部内容范畴。包括三个方面:一是资产形成档案,指在资产产生过程中产生的档案资料,如各种论证报告、批文、合同书、安装调试记录等。二是资产使用档案,指在资产使用、运行过程中产生的档案资料,如各种操作规范(标准)、使用记录、保管记录、维修记录等。三是开发利用档案,指对资产档案中的相关信息进行挖掘、加工,为教学、科研和管理服务过程中产生的档案资料。资产档案的内容体系实际上是资产从形成、使用、运行、灭失到信息利用的全部过程在档案管理中的映射,是高校资产档案管理的优秀部分。 2.运行体系。指对高校资产档案管理活动进行干预和调节过程中形成的档案资料。包括资产档案管理部门、岗位的工作职责,资产档案管理制度、运行机制、监测考评体系等。也包括档案管理过程中形成的各种工作计划、总结、会议记录等。3.保障体系。指高校各部门为资产档案管理提供支持、帮助过程中形成的资料。如学校支持档案管理的政策、经费、人力和技术保障等等。 三、高校资产档案管理子系统在实践中的相互关系 尽管我们用系统论的方法将高校资产档案管理体系分成主客体二大系统,其下又分为若干个子系统,每个子系统间有其内在的边界,但它们之间并不是割裂的,而是相互关联、相互支持、相互影响的,共同构成完整的管理体系。 (一)主客体的关联性 对一件事物而言,主客体之间总是相互伴生、相互关联的,高校资产档案管理亦是如此。高校资产档案管理部门、岗位和人员的存在或变化是为完成资产档案管理工作这个客体实践服务的;主体在认知和行为能力方面的变化会直接影响客体质量。反之,客体的变化,会对主体的素质和能力提出新的要求。只有主客体协调一致,才能促进事物和谐,可持续发展。 (二)主体要素间的依存性 如果我们将高校资产档案管理主体的组织系统和人员系统视为二个要素的话,它们之间应是一种依存关系。从要素产生的角度看,设置一定的资产档案管理组织或岗位,是因为有一定的档案管理工作任务,需要有相应的人员去完成;人员职责也要根据组织或岗位目标与工作任务来安排,二者相互依存。从事物发展的角度看,资产档案管理组织、岗位和工作任务发生变化,人员也应随之调整,否则会出现有岗无人或有人无岗的情况,影响工作的开展。 (三)客体系统中的整体性 客体系统中的几个部分是根据高校资产管理实践工作性质的不同所作的人为划分,实际上它们是相互支持、相互影响、密不可分的。一方面,这几个部分缺一不可。内容体系不明,我们会迷失工作目标;运行体系不畅会导致工作程序混乱;保障体系不力,工作就会失去支持。另一方面,整体水平的高低,不是取决于水平最高的那部分,而是决定于水平最低的那部分,“短板”决定整体水平。 四、高校资产档案管理系统中存在的问题及优化建议 (一)主客体边界不清 由于大多数高校对资产档案管理工作重视程度不高,对其主客体的作用认识不够,建设投入不力,造成主客体边界不清。主要表现为三种现象:一是部分高校至今没有设立专门的资产档案管理部门或岗位,造成主体缺失,客体质量十分低下;二是虽有具体的责任部门或岗位,但客体建设不力,作用不明显;三是系统性不强,用政策代替制度,用人员代替岗位,用运行中的做法代替岗位职责,用部分成果代替整体水平,造成整体水平低下。要改变这一现状,需要各高校的档案管理工作者加大宣传,游说力度,让学校领导充分认识到资产档案的巨大作用,支持相关部门进一步明晰责任主体,完善客体体系建设,促进水平的整体提高。 (二)主客体不协调 这种不协调主要体现在主体建设不适应客体要求上。从近年监测的数据来看,各高校的资产动辄数以亿计,这些资产在形成、使用、运行过程中会产生海量的档案信息,需要有专门的部门组织人手去管理。但从各高校的管理来看,很少有学校设置专门的资产档案管理部门或岗位,专职人员职数几乎为零,从而造成大量的资产档案信息缺失、变形或掩藏。建议各高校应以年度为时间单位,对学校的资产档案管理工作进行评估,根据评估结果及时设置、调整岗位和人员职数。 (三)子体系水平参差 部分学校为了人才培养工作评估或特定的目标,比较重视内容体系建设,而忽视了运行体系或保障体系的建设,造成“短板”现象时有出现,整体水平下降或后续发展无力。建议各高校根据学校的实际情况,建立系统的资产档案管理绩效考评体系,全面考核资产档案建设水平,发现“短板”,立即整改,促进资产档案管理水平的整体提高。 作者:刘春霞 周晓兰 单位:黄冈职业技术学院国有资产管理处 黄冈林业学校 档案管理系统论文:档案管理系统功能开发 摘要: 随着网络技术、信息技术的发展,计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展,随即产生大量的电子文件,传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性,开始大力开发各种档案管理系统,做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角,提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持,详细介绍了档案管理系统主要功能模块,以期为类似研究提供一定指导。 关键词: 档案管理系统;需求分析;功能模块 档案管理在企业占有重要的地位,随着信息量的增多,任务繁重,管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统,以提高档案信息管理的质量。 1研究背景 随着计算机的不断改革创新与换代,人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今,计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分,不仅能逐渐丰富我们的视野,也可以加深人类对世界的认知,带领大众走向新的天地。随着计算机的进步,信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今,无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展,甚至相关企业专门成立了信息整合小组,用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目,有利于提高企业的优秀效率。面对大量的信息资料,传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要,而且信息容易丢失,这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误,现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的,有助于方便查找与调动,工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势,但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性,在档案管理方面,积极探索新的管理方法,适应新时代的发展需求。基于此,创新现代档案信息管理系统,提高系统操作效率及安全性,使其满足现代化业务及借阅者的需求,具有重要的现实意义。 2开发系统技术支持 2.1相关理论及技术 2.1.1J2EE多层应用模型 J2EE多层应用模型包含很多组件,不同于传统的技术开发架构,J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中,J2EE依托多层分布式应用模型,依据逻辑功能划分,依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作,同时还能提供系统的可扩展性。 2.1.2MVC设计模式 MVC设计模式是一种典型的软件设计典范,是模型视图控制器的简称,目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离,从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低,重用性高,生命周期成本低,部署快,可维护性高,有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中,将会对项目的效率和可重用是至关重要的。 2.1.3Servlet Servlet是用Java编写的服务器端程序,服务器上需要一些程序,通常是根据用户输入访问数据库的程序,工作流程是借助客户端发送到服务器上,服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉(潍坊护理职业学院,山东青州262500)摘要:随着网络技术、信息技术的发展,计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展,随即产生大量的电子文件,传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性,开始大力开发各种档案管理系统,做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角,提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持,详细介绍了档案管理系统主要功能模块,以期为类似研究提供一定指导。关键词:档案管理系统;需求分析;功能模块启并调Servlet,它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器,由服务器把响应信息返回至客户端,Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势,成为开发相关系统传统的技术之一。 2.1.4SQLServlet数据库 数据库最早由美国推出的关系型数据库,在实际的操作过程中,使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用,可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序,也可以是终端用户。 2.2系统应具备的特性 根据实际需求的档案管理,在系统规划中,档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求,实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性:安全性:凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能,加强防范意识。高效性:本系统使用J2EE架构,其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中,能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来,客户端使用B/S开发模式,其是Web开发的主要趋势,具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性:根据各个部分统一的规范标准,确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少:本系统在研发过程中使用的成本较少,开发周期较短,因为使用的软件都是开源软件,系统能够提高档案信息管理的简便性,从而提高工作效率。 3系统整体架构及各功能模块 3.1系统功能需求 在软件需求规格说明书中,功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下:数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据,并完成档案文本与电子档案的挂接,还可开展档案案卷、文件等录入操作。(2)所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等;后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。(3)用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理,主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。(4)借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况,能够得到借阅档案的信息,比如:名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息,例如:档案归还时间等。借阅档案流程为:提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。 3.2系统整体架构 根据实际需求的档案管理功能需求;关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核,审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录,附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后,移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类,便于相关部门管理查找。依据功能需求,构建系统的总体框架。 3.3系统各功能模块 设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则,开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中,通常采用模块化的分析方法,将系统划分为以下几个模块进行设计: 3.3.1用户管理 用户登录系统之前,需要输入相应的账号及密码,要求用户先实施身份验证,如果使用者输入的用户名称和密码正确,会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误,系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料;系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护,档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中,登录界面如图1所示。 3.3.2数据管理 本模块具有数据维护和数据备份功能,其中,数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中,必须考虑使用者连续输入的情况,可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据,这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。 3.3.3文件管理 该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作,设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理,实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作,并对经过修改的信息实施保存处理。 3.3.4借阅管理 该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理,具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块,其中,外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后,被同意方会将问卷发送给借阅人。 3.3.5数据备份及恢复 该模块主要完成数据的备份及恢复操作,数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外,备份操作中会生成一个XML文件,恢复时也由此完成。 4结语 在我国计算机技术不断发展的过程中,部分档案信息可以实现共享,电子管理模式也可应用至档案管理系统中,以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能,初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计,并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况,以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。 作者:范桂泉 单位:潍坊护理职业学院 档案管理系统论文:电子档案管理系统基本操作浅谈 摘要:随着计算机技术及其互联网的普及,档案管理出现了新的发展机遇,电子档案管理系统也成为了公共部门电子政务的一个重要组成部分。本文就电子档案管理系统的基本操作进行分析。 关键词:电子档案;管理系统;基本操作 1档案查阅者的实践操作 1.1选择模拟对象。 用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,选中“档案查阅者”选项按钮,然后任意选择一个模拟对象点击“进入”,在页面的左边将出现菜单树。 1.2档案申请归档。 点击菜单树的一级节点“档案申请归档,里面有两个子节点‘:申请归档’和申请记录查看”。 1.2.1归档申请。 点击“申请归档”后,进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件,点击“上传档案文件”链接,跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件),上传成功后,填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等),然后点击“提交”按钮,即完成申请归档操作。 1.2.2查看申请记录。 点击“申请记录查看”,进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面,档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时,也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选,从而找出符合条件的档案记录。 1.3档案申请查询 1.3.1申请查询。 点击“申请查询”,进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等),然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。 1.3.2申请记 录查看。点击“申请记录查看”节点,进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。 2档案管理员和领导者(主管)的实践操作 2.1选择模拟对象。 用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,选中“档案管理员”选项按钮,然后任意选择一个模拟对象点击“进入”,在页面的左边将出现菜单树。 2.2档案申请归档。 点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”,里面有两个子节点:“审核归档”和“申请记录查看”。 2.2.1审核归档。 点击左边树节点“档案申请归档”,进入审核中请归档记录页面。此时,页面加载的是所有申请记录的详细信息,档案管理员可以根据档案名称,是否通过审核来查询申请记录,并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例,点击“审核归档”链接,进入到审核页面,如档案管理员可以看到申请记录的相关信息,如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后,可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。 2.2.2申请记录查看。 点击树状菜单中的“申请记录查看”节点,页面显示的是所有申请归档记录,档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询,也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接,档案管理员可以查看档案审核的详细信息。 2.3档案申请查询。 点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”,里面有两个子节点:“审核查询”和“申请记录查看”。 2.3.1审核查询。 点击“审核查询”菜单,页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录,点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中,显示的是当前要审核的查询申请的详细信息,档案管理员可以根据情况,选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。 2.3.2申请记录查看。 具体操作与上述“申请记录查看”相同,档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。 2.4档案申请销毁。 该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理,经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”,里面有两个子节点“:销毁申请”和“申请记录查看”。 2.4.1销毁申请。 选择“销毁申请”菜单,点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后,加载的是所有档案信息,档案管理员可以根据档案名称查询,也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”,进入到申请销毁页面,档案管理员填写申请销毁理由以后,点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。 2.4.2申请记录查看。 点击“申请记录查看”菜单,进入“申请记录查看”页面,该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。 3系统管理员的实践操作 首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统,用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。 3.1档案信息管理。 此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单,进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息,管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。 3.1.1查看。 点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。 3.1.2查询。 点击击要查看的档案行的“查看”链接,将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件,查看档案的相关内容。 3.1.3删除: 管理员根据实际需求,删除档案文件。可以多条删除文档,首先把要删除的档案前的复选框选中,然后再点击“删除”按钮,即完成档案删除操作。 3.2档案申请归档记录管理。 此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录,可以根据档案名称和审核状态进行查询,并且可以根据需要删除记录。 3.2.1查看档案申请归档记录。 点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单,然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面,页面显示的是所有档案信息。 3.2.2删除档案申请归档记录。 选择要删除记录的行起码复选框,然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。 3.3基础信息维护。 此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护,包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。 3.3.1文件类型管理。 点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单,系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。 3.3.2档案文件等级管理。 点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单,系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。 作者:韩黎明 单位:杜尔伯特蒙古族自治县文广体局文化市场 档案管理系统论文:电子档案管理系统在农机安全中的应用 摘要:笔者首先分析了农机安全监理工作中宣传教育不到位、档案管理形式过于落后以及电子档案系统有待完善等问题,其次探讨电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义,提出了在加强农机安全监理电子档案管理的具体措施。以期为农机安全监理部门及从业人员提供参考。 关键词:电子档案;管理系统;农机安全监理 1当前农机安全监理中存在的问题 1.1没有及时开展宣传教育工作 农机安全监理工作的落实,能够促进农机设备使用的安全性得到提升,但工作在具体落实阶段却受到很大的阻碍影响,工作开展形式缺乏规范性。农机监理宣传达不到预期的目标,大部分基层群众都不理解这一工作存在的意义,因此安全监理人员也并不能为群众解决农机应用期间遇到的问题。农民对农机养护缺乏专业知识,受自身文化水平限制,很难理解农机安全宣传知识,仍然按照自身理解对设备进行操作使用,留下了安全隐患。现阶段的农机安全监理工作,存在(三差一低)现象[1]。这些问题为农业生产带来了隐患,农机监理工作开始阶段没有及时开展教育宣传活动,因此风险问题迟迟得不到解决。 1.2没有严格规范档案管理制度 农机监理工作开展期间,会产生大量的档案信息,如果不对这部分信息进行保存管理,丢失后很难再次补充,增大了日后管理工作开展的难度;工作任务落实期间,基层工作人员对岗位责任认识不够,存在基础工作不规范的现象;在工作期间,农机监理不能起到监管作用,不明确农机使用阶段的详细安全准则,对不规范的操作更正,农机设备发生故障的几率也增大。 1.3没有意识到档案管理工作的重要性 档案是后续农机安全监理工作开展的依据,意义重大。电子档案管理理念虽然已经提出,但并没有落实。目前,档案管理工作并没有得到重视,甚至存在专业性不足的现象。个人责任意识不足档案管理是服务性工作,但目前大部分在岗人员重视管理轻视服务,造成档案不能在农机监理中发挥作用。 1.4没有完善的电子档案管理系统 电子档案的制作需要专业设备,通过扫描处理等工序将档案存储在计算机设备中。农机安全监理单位缺乏专业设备,计算机办公系统得不到更新,很难完成档案的制作与存储任务。电子档案可以基于网络环境下使用,减少信息传递所用时间,但在网络环境中也存在一些病毒风险,一旦入侵到计算机系统中,必然会造成严重的信息丢失问题。现有系统的防御能力并没有达到安全标准,因此电子档案制作计划仍不能快速开展。 2电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义 1)全面落实电子档案管理工作,加强基础设施建设,可为农机安全管理工作任务的开展提供保障。农业机械是不断发展进步的,安全监理应当做出调整,随着农机设备进步。电子档案据需求对内容进行补充以及调整,符合农机监理工作需求。 2)加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料,其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材,电子档案管理系统在农机安全监理中的应用,提高了农机安全监理的效率和质量,促进了农机安全理的科学化、规范化和标准化[2]。 3)加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要,实现信息资源的有效整合,符合科学发展观的要求,有利于促进农机档案资料整理、保管及其规范化和标准化,有利于农机安全监理信息资源的共享,有利于促进我国农业机械化事业快速发展。 3加强农机安全监理电子档案管理的措施 1)完善电子档案管理系统。传统管理理念中存在的弊端问题来进行改进,提升管理制度的落实程度。纸质档案管理要在完善的体系下来进行,针对常见的损坏丢失问题,可以作为管理任务开展的重要内容,做好档案防火防潮处理。电子档案制作期间要对信息完善程度做出检验,避免出现内容的遗漏。 2)应对电子档案制作以及应用技术的普及。由于档案管理人员在固定模式下工作,很难在信息化模式下工作。所以,必须通过培训讲座的方式来提升员工适应能力,更高效的完成农机安全监理档案管理任务。电子档案与传统的档案相比较,更安全便于使用,可以根据使用者的需求进行信息共享以及备份,即使办公计算机系统受到病毒的攻击,通过备份恢复保障档案管理系统的正常使用,这一特征是传统管理模式不具备的。 3)农机安全监理工作开展期间应当对信息资料及时保存,并随着产生录入到计算机设备中。完善电子档案管理体系,培养高素质人才关键,档案管理应当与农机安全监理得到同等的重视,培养档案管理人员的计算机操作能力,解决电子档案系统运行期间问题。档案管理人员的服务态度需要提升,可以定期开展交流会议,员工之间交换提升工作质量的有效建议。 4结束语 我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理,有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作,促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质,促进农业机械化事业的快速发展。 作者:张伟欣 单位:黑龙江省嫩江县农机安全监理站
档案类论文:档案学高被引论文引用情感类型分析 摘 要:基于引文内容分析的档案学高被引论文引用特征研究方法,文章界定三种引用情感类型,实证研究基于引文内容的主题识别和情感类型识别。揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机。 关键词:引用情感类型分析;档案学;高被引论文 1 引言 1927年[1],引用首次被用来对科研进行评价,经过数十年的发展,引文分析的理论和方法体系逐步健全。然而,随着研究和实践应用的深入,引文分析存在的问题也逐渐暴露,如,引用的规范性、引用动机以及只注重被引频次而忽视引文内容导致的引用不规范和引文评价的不科学等问题[2]。随着文本挖掘技术和全文提取技术的出现,基于引文内容分析是引文分析的新方向[3]。引文内容分析可以弥补单纯以被引频次数量评价的不足,将引文的数量和质量结合起来,更好地揭示文献之间的关联性。 虽然国外已经有关于引文内容分析的实证研究,但国内基于引文内容分析,尤其是基于档案学引文内容分析的研究目前还不多。鉴于此,本文以档案学高被引论文内容分析为基础,深度揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机研究,对于揭示档案学引文特征具有意义。 2 数据来源 本文以档案学高被引论文为样本,样本选择方法为:以CNKI数据库的“中国学术期刊网络出版总库”为数据源,选择“档案学、档案事业”学科领域,不设检索条件加以检索,检索结果按照被引频次递减排序,剔除非学术文献和不相关文献,得到档案学被引频次最高的前100篇论文。检索日期截至2013年底。百篇高被引论文分布于18种期刊中,其中《档案学通讯》最多,有51篇文章,占总数的51%。《档案学研究》12篇。 3 引文内容特征研究 引文内容分析指基于引文内容层面的语义关联,对引用句或引用上下文的内容进行关联性分析,以揭示被引文献对施引文献的作用。目前,相关研究主要包括引文类型识别、情感倾向分析和引文主题识别。 3.1 引文主题识别研究。引文主题识别是从引文文本抽取代表引文的主题词,利用主题分布来揭示被引文献的被引原因以及被引文献对施引文献的主要作用或贡献。 本文主题识别是通过抽取高被引论文的关键词来实现。百篇高被引论文共有691个关键词,出现频次大于4的关键词有34个,累计频次277次,占总频次的40%。出现频次最高的档案工作者19次,档案管理18次,电子文件17次。 利用共词分析方法将我国档案学高被引论文研究主题分为四个主题知识群,一是档案学基础研究与档案事业,包括来源原则、档案学、现行文件、人事档案、档案事业、档案管理、档案工作者、纸质文件、信息安全、文化、政府信息公开关键词。二是电子文件和文件运动理论,包括电子文件管理、电子文件、电子档案、电子文件归档、文件运动和文件生命周期关键词。三是档案信息化与资源开发利用,包括办公自动化、数字化、档案信息化、信息化、数字档案馆、档案信息、档案信息资源、资源开发、利用、档案开放利用关键词。四是档案工作与档案馆,包括档案工作、虚拟档案馆、传统档案馆关键词。 3.2 引用情感类型研究。引用情感类型识别是通过对施引文献引用被引文献的文本内容,从引用动机和情感倾向分析挖掘施引文献作者对被引文献的观点、态度或立场,主要分为肯定、中立和否定三种基本类型。本文以档案学高被引论文引用情感倾向识别档案学引用情感类型。 本文根据引用内容,将引用情感类型分为三类,正面引用、负面引用和中性引用。正面引用指施引文献中对引文的观点、结论或方法的肯定和赞同,还包括在引文基础上展开后继工作,或者应用引文中的理论方法和数据以及引用他人的方法或结论和自己研究进行对比等。 负面引用指施引文献对引文中的观点、结论或方法持否定态度。多是指有商榷性质的文章,或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前没有涉及的而本文将要研究内容,主要表述两篇文章研究的不同。 中性引用指施引文献对引文内容没有表示赞同或反对观点,只做内容论述和在综述研究中出现的引用。情感类型界定如表2。 由于百篇档案学高被引论文总被引三千多次,涉及施引文献数据量巨大,数据处理困难,本文采用分层抽样调查的方法,保证研究的可行性和科学性。在上述引文主题类型中,依据上述主题分类,在四个主题类团中各抽取一篇代表性文献作为样本研究。研究样本的选择具有代表性:一是涵盖了所有的研究主题,避免因主题不同而产生引文特征不同;二是选取不同作者,既有业界权威,也有不同身份代表,避免权威效应带来研究偏差;三是不同期刊和年代;四是不同层次的被引频次。 从上述四篇不同主题的文章被引的情感倾向来看,档案学论文多是正面引用,占63%,不含感情色彩的中性引用占35%,只有不到4%的引用是否定性质的。说明在多数情况下,档案学界对所引用文献都是持肯定态度,或是对引用文献高度评价,或是应用引用文献的理论和数据,只有极少数是指出引文不足。 进一步分析正面引用大部分是理论应用、在别人研究基础上的进一步研究和利用别人的研究理论、数据进行实证研究,或者是自我对同一问题的深化研究。因此,理论性强的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《刍议》所说,目前‘信息孤岛’、项目资金浪费等问题正面临深化的风险……笔者想说是:《刍议》是篇好文章,不仅较系统地梳理了我国电子文件客观存在的问题,给人们以警示与反思”表明对引文的正面肯定。 实践性的文章和综述性质的文章多是在文章开头的理论综述和研究综述中引用,因此,中性引用的可能性大。如马海群[5]等在文章中引用“由图4可见,数字时代的档案信息资源管理已成为2006年~2007年学者们关注的研究热点之一,冯惠玲(2006)从国家战略的层面上指出:我国电子文件管理战略应借鉴发达国家的先进经验,走上顶层设计、全面规划和集中控制的发展路径”表明对引文没有感情色彩的中性综述引用。 反面引用的文章很少,说明档案学界在理论争鸣和商榷中不是太活跃,而这仅有的几篇反面引用也不是对于观点的否定,只是指出引文和施引文献研究问题的不同,或者不全面。同时,理论性的文章由于有观点表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《电子文件管理国家战略刍议》,首次提出了我国电子文件管理国家战略研究的问题……该文肯定了电子文件管理问题的严重性,但未对什么是电子文件管理国家战略进行明确解释,由于缺少分析框架,对国外电子文件管理国家战略的研究有待系统和深入”,文章指出引文的不足和缺陷,进而提出本文要研究的内容。同时,学位论文的引用会涉及施引文献对被引文献的多次引用,主要包括在文献综述中的中性引用以及在具体的问题和策略中的正面引用。 4 结论与展望 本文提出了一种基于引文内容分析的高被引论文引用特征研究,并以档案学高被引论文为数据源,研究了基于引文内容的主题识别和情感类型识别。指出档案学高被引论文主题既有传统基础理论内容的继续研究,但更多地已关注网络环境下新的理论和应用。具体表现为:一是基础理论和应用研究依旧,新的应用理论逐渐增多。二是信息化催生的档案工作新变化,以及基础理论的应用得到拓展。技术催生电子文件产生、政府信息公开、电子政府、档案网站的建设和数字档案馆等。三是档案工作为社会服务的关系越来越密切。档案学的引用情感类型以正面引用为主,综述性和实践性的文章多是中性引用,而具有商榷性和争鸣性的反面引用文章很少。 虽然本文从引文内容方面研究了高被引论文的引用特征,但也存在局限。一是引文样本选择的局限。鉴于数据量大,在引文类型研究中,只选择了每个主题中的4篇论文进行研究。二是引文内容分析也只对主题和情感类型进行识别,况且主题识别只选择关键词,没有从标题、摘要甚至全文信息中提取主题标识。未来要在文本挖掘技术和大数据技术下,进行大样本引文内容分析和主题识别。同时,指出引文内容特征还具有学科特征。 (作者单位:河南师范大学 来稿日期:2014-04-16) 档案类论文:人文精神对档案分类管理中的应用 档案分类是为了提升工作效率,管理员依据某一标准,对档案室内的档案进行分类、编排,以便于在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处,减少时间消耗的一类管理工作。所以管理员可以把人文精神渗透到档案分类管理中,加强档案分类管理。 一、档案分类管理现状及人文精神渗透作用 管理员现代科技水平较低;缺乏信息处理能力;最重要的一点是管理员没有用正确的心态看待档案分类管理这件事,所以人们应加强管理员的人文精神教育。因为人文精神的渗透能够促进档案分类管理工作,加强管理员档案分类管理素质,让管理者孜孜不倦的完成管理工作,节约档案寻找的速度及准确性。 二、人文精神渗透到档案分类管理的有效途径 管理员为了在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处,可以把人文精神渗透到档案分类管理中,加强档案分类管理。其渗透到档案分类管理中的有效途径主要有以下两方面: 1.优化管理程序细节决定成败。所以管理员需优化档案分类管理,注重其细节之处,掌握档案具体存放的大致位置,以便于能够准确快速找到档案,以及保证档案室的整洁和信息完整,并把档案资料及时存入计算机中。 2.提升档案分类管理质量档案分类管理是一种繁重无趣的工作,所以管理员不仅要克服其工作,还需转变自己的工作情绪,用认真仔细的态度对待工作,用专业知识完成工作。而为了保证人文精神有效的渗透到档案分类管理中,管理员需要做到几个方面:①敬业,在档案分类工作中,管理员需要用一丝不苟的态度来面对工作;②终身学习。活到老学到老,现代生活在不断进步,人们又学不完的知识,所以管理员需要保证活到老学到老的人生态度,让自己适应现代社会的发展;③实事求是。用实事求是的工作态度来分类管理档案,保证人文精神在档案分类管理中的渗透,提升工作效率,保证档案能够快速准确的找到。 三、结束语 总而言之,档案分类管理是一种繁重无趣的工作,所以管理员不仅要克服其工作,还需转变自己的工作情绪,优化档案分类管理,注重其细节之处,用认真仔细的态度对待工作,保证人文精神在档案分类管理中的渗透。 作者:苏龙加甫.于孜曼 档案类论文:宁波档案类高级资格评定标准 各县(市)区档案局、人事局,市直各单位: 根据《浙江省档案局关于2013年度档案专业技术资格评审有关事项的通知》(浙档〔2013〕24号)精神,结合本市实际情况,现就做好2013年度档案专业技术资格有关事项通知如下: 一、从2013年起,档案中级专业技术资格实行以考代评,考试相关规定按甬人专〔2013〕60号文件执行。 二、档案高级专业技术资格申报工作及有关事项 (一)申报范围和对象 企事业单位中从事档案工作的专业技术人员,任职资格的资历计算到2013年12月底,在此期限内已达到退休年龄的,不列入推荐评审范围(除已按规定批准办理延长退休手续外)。 (二)申报条件 1、申报高级职务(副研究馆员)的基本条件: (1)具有较广博的科学文化知识,对档案学有较深的研究,并有一定水平的论著。具有比较丰富的工作经验,能够指导档案专业人员进行业务、学术研究,解决业务中的疑难问题,工作成就显著。 (2)具有大学本科以上学历; (3)担任馆员职务满5年以上; (4)职称英语B级合格或符合免试条件;(5)计算机四个模块合格或符合免试条件; (6)任现职以来的著作、论文在省、部级以上报刊及会上发表或交流2篇以上。 2、破格申报:对虽不具备规定学历或资历,但在本职岗位上确有真才实学,成绩显著、贡献突出的档案专业技术人员;专业技术水平高,能力强,业绩突出,有培养前途的中青年拔尖档案专业人才,符合相关破格条件,均可破格申报。 破格申报高一级档案专业技术职务任职资格的人员,如无特殊原因,其任职年限的提前最多不能超过1年。 既不具备规定学历,又不符合任职年限要求的档案专业技术人员,一般不得提前申报高一级档案专业技术职务任职资格。 破格申报高级专业技术职务任职资格的按浙职改办〔1992〕23号文件执行。 3、职称外语要求。根据浙人专〔2007〕80号文件规定,年龄在40周岁以下推荐评审高级档案专业职务的档案专业人员,须通过职称外语相应等级的考试。年龄在40周岁以上人员申报档案专业技术资格的,职称外语成绩不作为必备条件,作为专家评审的参考依据。 4、计算机要求。申报评审高级专业技术资格的人员须获得4个科目(模块)的全国专业技术人员计算机应用能力考试成绩合格证书。根据浙人发〔2008〕99号文件最新规定,凡年满45周岁人员在申报专业技术资格评审时,计算机应用能力考试不作要求。计算机免试条件按浙人专〔2006〕351号文件规定执行。 5、年度考核按甬人职〔1996〕14号文件规定执行。 6、继续教育参照甬政办发〔2002〕150号文件规定执行。 7、对所有申报高级资格人员均实行公示,具体要求按甬人专〔2004〕32号文件执行。 (三)推荐评审报送高级材料 1、材料清单、目录(打印)2份,其中1份贴在档案袋上; 2、《专业技术资格评审表》一式4份; 3、《推荐高级专业技术资格人员情况综合表》用A3纸一式30份,必须加盖红印章; 4、《推荐评审档案高级技术资格著作、论文同行专家鉴定表》,填写单位、姓名、推荐评审档案专业职务、著作论文题目栏一式2份,待专家鉴定后再复印25份; 5、二寸证件照片1张(近期白底免冠彩色照片,背上写姓名、身份证号码,放入一信封内); 上述5项材料不要装订。 6、评审对象身份证、学历、学位证书,现专业技术资格证书、聘书、档案业务培训、继续教育、获奖证书等复印件; 7、职称外语考试成绩合格证书或成绩单,计算机应用能力考试合格证书,原件、复印件各1份,如属免试人员需填报《外语免试审核表》或《计算机应用能力免试审核表》; 8、从事档案工作资历证明、单位性质证明; 9、近三年任期考核材料1套; 10、任现职以来的个人专业工作总结一式3份; 11、宁波市高级专业技术职务任职资格申报材料公示确认表1份; 12、专业技术资格评审材料真实性保证书1份; 上述7(6—12)项材料需按顺序装订成册、编制目录。 13、选择有代表性的论文、著作2篇,各复印3份(需复印出杂志或著作封面、刊号、目录、所写文章),并提供原件1套,经同行具有高级技术资格的专家评价、鉴定。 (四)报送材料注意事项 1、报送的材料需真实填写,书写清楚、完整,具体反映申报对象的学术水平、专业技术、业务能力和工作实绩,各单位、各部门要严把资格审查关,有关证明材料需提供原件,提供复印件的需由经办人员和人事主管部门签字、盖章。县(市)、区单位申报人员的材料须经当地人事部门审核,市属单位申报人员的材料须经主管部门审核。申报对象要对本人申报材料的真实性负责,并在《专业技术任职资格评审材料真实性保证书》上签字。对在申报过程中有弄虚作假行为的人员,从评审次年起3年内不得申报高一级专业技术职务任职资格,已参加评审取得资格的取消其评审结果。 2、破格申报者,需在《综合表》“单位推荐意见”一栏中写明“破格推荐”,并注明所符合的破格条件。 3、《综合表》“论文论著(译著)”一栏需写明发表刊物或出版社名称、刊号及刊期、作者排名,备注可根据需要而填。 4、专业工作总结,重点写明本人任现职以来的工作业绩和学术水平。专业工作总结须经所在单位人事部门审核,签署意见并加盖公章。 5、报送材料由本人或呈报单位自留底稿,除《专业技术职务任职资格评审表》外,其他材料一般不退。 (五)材料报送时间、地点 材料报送截止日期为2013年8月15日,逾期不予受理。报送地点为宁波市档案局办公室,地址:解放北路91号,市政府北大院市档案馆大楼4楼。 (六)推荐评审相关费用 按照有关规定收取推荐评审费每人430元,费用在报送材料时交纳。 (七)所需表格可通过“浙江档案网”下载。 档案类论文:会计档案分类模式创新的利用范围与利弊 会计档案是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算活动中直接产生的会计凭证、会计帐簿和会计报表等作为历史记录保存起来的会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料,是进行会计核算、会计分析和会计检查的依据,是国家档案的重要组成部分。因此,早在1984年6月1日国家财政局和国家档案局就已经颁布了《会计档案管理办法》,统一了各行业各单位会计档案的管理制度,但是并没有明确各单位可以采取的分类方法。1998年国家财政部和档案局又对该管理办法内的各项规定进行了恰当的修改,但也没有对分类方法作任何规定。在归档时的实际操作以及日后的利用过程中,会计档案的分类方法具有举足轻重的作用,它有一定的适应范围和特定的要求。因而,笔者在调查和分析了各种分类方法的利弊之后,结合本单位实际执行的会计档案分类方法,试图把它的利弊与大家一起探讨。 一、几种常用的会计档案分类方法的适用范围及其利弊 1、年度———形式(名称)———保管期限分类法 这种分类法,就是把一个单位形成的会计档案,首先按年度分再把一个年度的会计档案按报表、帐簿、凭证等三种形式分为三大类(有些单位把工资表列为第四类),然后,在三大类各类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号,如下表所示:这种分类方法适用于一般单位预算会计、企业会计和建设银行会计,它参照了文书档案的方式,先分年度,同年度档案按保管期限分开,同一保管期限里再分形式,比较简单易行,分类与保管统一,便于以后销毁工作的开展,也细列了各种形式档案的保管期限,避免了一刀切,适合于各类会计档案都比较多而且保管期限不同的单位使用。但是由于每一种形式如凭证或帐簿都得先分保管期限,增大了工作量,特别是同一形式的档案在分保管期限时存在着一些不确定的因素,因而不利于查阅利用。 2、年度———组织机构———形式(名称)———保管期限分类法 即把一个年度内形成的会计核算材料按文档单位内的组织机构分开,然后在组织机构内再将报表、帐簿、凭证按保管期限分别组成保管单位,如下表所示:这种方法适用于各级财政主管机关、各级总预算会计单位。单位内部各部门形成的会计档案按保管期限排列,各部门之间的排列顺序每年应保持一致,这种分类方法便于档案的整理和查找利用。但是其弊端也是显而易见的,一方面因为不同保管期限的档案编号是连续的,某部分档案到了销毁期限时,另一部分档案仍未到销毁期限,按规定销毁则会造成案卷号的不连续。另一方面是组织机构撤销合并或增加时都会造成组织机构的不稳定性,或者名称不一致,都会给档案管理耆和查阅者带来不便。 3、年度———会计类型———形式(名称)———保管期限分类法 即把一个单位的会计档案,首先按年度分开,再把一个年度的会计档案按会计类型分设属类,然后将同一属类的会计档案按报表、帐簿、凭证顺序结合保管期限进行排列。如下表所示:这种分类方法只适用于有特定会计类型(比如税务机关的会计档案)的单位,适用范围比较窄,一般企业事业机关等单位都不采用这种方法。它强调了会计类型,很简单明了,查找方便,但是同样存在上面所提到的销毁部分档案后会造成案卷号不连续的问题。 4、形式(名称)———组织机构———年度———保管期限分类法 即把一个单位的会计档案首先按形式分开,再把同一种形式的会计档案按内部组织机构分设属类,然后将同一属类的会计档案按年度结合保管期限进行排列,每一个组织机构的凭证(或报表或帐簿)都从1开始排卷号。如下表所示:这种分类方法和排列先分形式,再分组织机构与年度,适合于一般企业事业单位会计,它有一定的适用范围,那就是单位的内部组织机构(如分公司、分院、分校等)较多且相对独立核算,但它们所形成的同一种形式会计档案的保管期限基本一致,所形成的档案数量不会太多。这种方法操作起来比较复杂(单位内部的组织机构比较少的时候归档工作相对简单一些),档案工作人员和财务人员要很熟悉本单位的档案形成过程,但是便于查找,便于案卷号的排列,销毁档案也很有条理,避免了鉴定时的失误。笔者在调查过程中,发现还有一部分单位采用别的分类方法,但并不具有代表性,因而不作详细阐述。 二、各单位选用会计档案分类方法的原则 综上所述,任何一种档案的分类方法必定有利有弊,在选用时,应根据本单位的实际情况,尽量扬长避短,利于操作,把不利因素降到最低。要做到这一点,应遵循以下几点原则: 1、遵循单位会计档案形成的自然规律,尽量使其保管期限的划分和形式、属类的设置等科学化。 2、从实际出发,充分考虑档案整理、装订和查阅利用、销毁等各个环节的便利性和可操作性(即可行性)。 3、无论采用哪种分类方法,还是改用哪种分类方法,都应保持历史的联系以及保持一定的稳定性。 三、结束语 会计档案的分类牵涉到档案的整理、查阅利用以及销毁等各个环节,因而应该审慎选择,为加强会计档案的统一管理打好基础。 档案类论文:档案行政监督检查案例分类 在档案行政监督检查实践中,由于执法人员对法律规定理解存在误差和实践经验不足,往往会造成档案行政监督检查具体行政行为的无效和错误,进而影响档案行政执法整体工作开展。本文试图结合档案行政监督检查实践中的一些具体案例进行分类评析,以期引导档案行政监督检查依法依程序健康开展。 1行政执法主体方面的案例 案例一:案例描述:某县档案局在年终工作总结中写道:一年来,为落实《档案法》及其实施办法、《河南省档案工作条例》,促进全县档案事业的健康发展,我局先后联合县委办公室、县人大办公室等部门,组成档案行政监督检查组,对全县的档案管理情况进行了2次联合检查,共查处档案违法行为18起,并对7起较为严重的档案违法行为下发了《责令限期改正通知书》,及时纠正了个别单位在档案管理中的违法行为,有力地促进了全县档案事业的健康发展。存在问题:县委办公室、县人大办公室是档案行政监督检查的主体吗?案例评析:依据我国法律规定,行政执法必须由行政执法主体来执行。那么,何为行政执法主体呢?根据行政法学原理,所谓行政执法主体,是指依法成立并享有国家行政执法权力,能以自己的名义从事行政执法活动,能独立承担由此而产生的法律后果的机关或者组织。国务院印发的《全面推进依法行政实施纲要》(以下简称《纲要》)将此类机关和组织分为三类:一是行政机关;二是经法律、法规授权的非行政机关的组织;三是经行政机关委托的非行政机关的组织。《纲要》明确提出,要建立健全行政执法主体资格制度,行政执法由行政机关在法定职权范围内实施,非行政机关的组织未经法律、法规授权或者行政机关的委托,不得行使行政执法权。本案例中,某县档案局联合县委办公室、县人大办公室组成档案行政监督检查组,查处档案违法行为的具体行政行为,明显是一种档案行政执法具体行政行为。根据行政法学原理和《纲要》要求,上述三个执法主体必须是档案行政主体,或者必须经法律、法规的授权。那么,县委办公室、县人大办公室是否具备上述条件呢?首先看地方人大是否具备上述条件。根据《地方各级人大组织法》的相关规定,地方各级人大是地方的最高权力机关,不是权力执行机关,也就是说不是行政主体。虽说其具有保证档案法律、法规贯彻执行的监督职能,但这种监督职能是法制监督,是对权力执行机关的监督,不是对具体行政相对人的监督,不具有对行政相对人实施具体行政执法行为的资格。再看地方党委是否具备上述条件。按照我国政治体制原则,地方党委是地方各项事业的领导机关,是党团组织,其领导职责主要是方针政策、组织上的领导,并不是行政主体,也不具备法律、法规所规定的行政执法主体资格。综上所述,地方党委、人大既不是档案行政管理的行政主体,也不是法律、法规授权进行档案行政执法的执法主体。案例中,县委办公室、县人大办公室是县委、县人大的内部协调办事机构,其机构性质从属于县委、县人大,自然也不是档案行政执法的主体,不具备档案行政执法的主体资格。其直接参与档案行政监督检查的做法,是与法律的规定和《纲要》的要求相背离的,是一种无效的行为。 案例二:案例描述:2006年7月,某县档案局法制科电话通知所辖各乡镇,为加强汛期档案安全保管,确保档案安全度汛,县档案局法制科将组织人员对全县所有乡镇综合档案室档案保管情况进行监督检查。检查中发现有两个乡镇综合档案室库房存在漏雨现象,当即下发了《责令限期改正通知书》,要求这两个乡镇在15天内改善库房保管条件,确保档案安全,并将整改情况书面报档案局法制科。《责令限期改正通知书》落款是某县档案局法制科,并加盖了某县档案局的公章。存在问题:某县档案局法制科是档案行政监督检查的主体吗?案例评析:按照行政法学理论和法律、法规规定,行政机关必须依法设定,是重要的行政主体,代表国家或地方独立进行行政管理。行政机关的内设机构是行政机关的内部组成部分,虽然具体履行着行政机关的职能,但其并不是行政主体,没有对外的行政管理权,也不对外承担相应的法律责任。在具体的行政监督检查活动中,行政机关的内设机构可以代表行政机关进行执法,但只能以行政机关的名义进行,而不能以内设机构自己的名义擅自作出。由此可见,行政机关的内设机构非经法律、法规的授权,是不具有行政执法主体资格的。本案例中,某县档案局法制科制发的《责令限期改正通知书》虽然盖的是档案局的公章,但其电话通知、《责令限期改正通知书》落款均是法制科,应视为此次行政监督检查是法制科以自己的名义做出的具体行政行为。而法制科是档案局的内设机构,按照法律、法规的规定,依法不具有对外进行档案行政监督检查的职权,也不具有进行档案行政监督检查的主体资格,因此,某县档案局法制科以自己名义进行的档案行政监督检查和制发的《责令限期改正通知书》,是违法的行政行为和无效的执法文书。 2行政执法人员方面的案例 案例三:案例描述:河南省某县档案局、馆合署办公,是县委、县政府直属的文化事业单位,履行全县档案事务的行政管理和全县档案的安全保管双重职能。局馆共有工作人员13名。其中,只有甲、乙、丙三人通过考试取得了行政执法资格,拥有省人民政府统一颁发的《行政执法证》。在每年例行的档案行政监督检查中,该县档案局一直采取由甲、乙、丙三人分别带队,另外调配其他三名工作人员,组成三个监督检查组(每组两人)的形式开展档案行政监督检查工作。存在问题:其他三名工作人员参加行政监督检查组合法吗?案例评析:根据行政法学原理,行政执法工作必须由具有行政执法资格的工作人员来履行,不具备行政执法资格的人员不得从事行政执法工作。河南省《〈行政执法条例〉实施办法》(以下简称《办法》)规定,行政机关应当按有关规定对行政执法人员进行培训,定期考核,经考核不合格者不得上岗执法。经考试和考核合格,取得《河南省行政执法证》的,方可上岗执法;未经执法培训或者经考试、考核不合格,未取得《河南省行政执法证》的,不得上岗执法。而河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》(以下简称《通告》)则更明确地规定,《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。未依法取得《执法证》的,无权从事行政执法工作。从上述行政法学原理和河南省的地方法规、规章规定看,行政执法是一种职务行为,只有具备行政执法资格的工作人员,才可以进行行政执法活动。不具备行政执法资格的工作人员从事行政执法工作,则是一种不合法的职务行为,应当严令禁止。本案例中,另外调配的其他三名工作人员与具备行政执法资格的甲、乙、丙三人搭配,组成档案行政监督检查组,虽然符合每次档案行政监督检查不得少于两人的规定,但是,另外调配的其他三名工作人员既没有接受过行政执法培训,也没有取得《办法》规定的行政执法资格和《河南省行政执法证》,按照该省《通告》的规定,另外调配的其他三名工作人员是不具备从事行政执法资格的人员,无权在其辖区内从事档案行政监督检查工作。由此可以看出,某县档案局由甲、乙、丙与不具备行政执法资格的其他三名工作人员组成档案行政监督检查组的做法是错误的。 3档案行政相对人适格方面的案例 案例四:案例描述:某县档案局在例行档案行政监督检查时,发现人民银行某县支行1992年~2000年的文书档案没有依法向该县档案馆移交。该支行不移交档案的理由是:人民银行是金融特殊行业,实行行业垂直管理,保密性强,按照上级规定,其档案不移交当地档案馆。监督检查人员要求该支行提供不移交档案的上级行文件规定。该支行提供不出具体文件。监督检查人员合议后认为:该支行提出的不移交理由不成立。按照《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》,该支行的文书档案属于向该县档案馆移交范围内的档案,应当依法按时移交。责令该支行立即纠正错误做法,并据此下达了《责令限期改正通知书》。《责令限期改正通知书》中写道:人民银行××县支行档案室:2013年9月13日上午10点,我局对贵档案室进行了例行监督检查,经检查发现,贵档案室保管的1992年~2000年的文书档案没有依法向××县档案馆移交(具体案卷情况见《清查档案清单》),此行为违反了《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的有关规定,特责令贵档案室在一个月内(2013年9月13日~2013年10月13日)纠正违法行为,依法向××县档案馆移交附件《清查档案清单》中的档案,并将整改情况书面报××县档案局。人民银行××县支行接《责令限期改正通知书》后,经请示其上级行郑州分行和济南中心行后,按时移交了应移交的档案。存在问题:某县支行档案室是档案行政管理机关的行政相对人吗? 案例评析:行政主体和行政相对人是构成行政法律关系的主体,双方相互作用,促使行政法律关系的产生、变更和消灭。基于行政法律设定条件的行政关系主体,是一种相对稳定和平衡的法律关系。只有当行政主体就是法律所规定的对行政相对人发生作用的“那个”行政主体,行政相对人是法律所规定的行政主体必须针对的“那个”行政相对人时,行政法律关系才能实现相对的稳定。行政相对人包括个人或组织,在行政法律关系中,行政相对人与行政主体相对应而存在,是行政法律关系中的重要“一极”。如果一个行政法律关系中的所谓“行政相对人”并不是法律所规定的行政主体可以或者必须针对的当事人,则这个行政法律关系就可能立即崩溃。换句话说,就是行政执法中,行政主体找错了对象,虽然也在行政主体与错误的对象之间产生了行政法律关系,但这种行政法律关系的稳定性却是无法保证的。如果行政执法中张冠李戴,就意味着对行政相对人主体的认定不合法律规定,意味着整个行政执法行为认定事实不清,属于违法行为。《中华人民共和国档案法》第六条第二款规定:县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。由此可以看出,基于《档案法》基础上的档案行政法律关系,其档案行政主体是各级人民政府的档案行政管理部门,其行政相对人是本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织。具体到本案例中,档案行政监督检查的主体是某县档案局,其针对的“行政相对人”应该是人行某县支行,而不是人行某县支行档案室。人行某县支行档案室作为该行的内设职能机构,可以代表该行行使其一定的职能活动,但不具有机构法人地位,不能成为某县档案局档案行政监督检查的“行政相对人”。其职能活动当中产生的法律责任只能由具备机构法人资格的人行某县支行承担。案例中,某县档案局监督检查人员制作的《责令限期改正通知书》,将人行某县支行档案室认定为“行政相对人”的做法,属于张冠李戴,认定事实不清的违法行为。 4行政执法程序方面的案例 案例五:案例描述:2009年6月20日,河南某县档案局行政执法人员张某、刘某到所辖乡镇监督检查2008年文件归档情况。张某、刘某来到C镇时,负责C镇档案工作的主管领导镇党委办公室主任吴某接待了他们。执法人员张某与吴某相互认识,双方相互寒暄后,吴某向张某、刘某介绍了该镇2008年文件归档的大致情况。随后,吴某陪同张某、刘某对该镇档案室2008年文件归档情况进行了现场检查。检查中发现,该镇文件归档不全,缺少2008年的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料。现场检查结束后,张某、刘某向吴某和档案员通报了现场检查情况,要求将缺少的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料收集齐全,及时归档。存在问题:张某、刘某进行的此次监督检查程序是否完善? 案例评析:行政执法程序是指行政执法的管辖、过程、步骤、顺序、时限、方式等内容和环节的总称。程序正当是依法治国对行政机关依法行政提出的最基本要求。其主要作用是:规范行政执法行为,防止行政执法的随意性;保障行政相对人参与国家行政管理,监督和制约行政机关依法办事;协调行政机关和行政相对人的关系,达到消除对立情结、构建和谐社会的目的。虽然我国还没有制定一部完整的行政执法程序法律,但各单行法律、法规和规章中对行政执法的程序性规定,无疑是行政执法中应当严格遵守的原则。行政法学原理将各单行法律、法规和规章中有关程序性的规定归纳为以下几种:一是执法公开制度;二是表明身份制度,三是告知制度;四是听取陈述和申辩制度;五是听证制度;六是回避制度;七是时效制度;八是说明理由制度;九是调查取证制度;十是行政执法文书制度。在具体的行政执法实践中,行政机关和行政执法人员必须按照相关单行法律、法规和规章规定的执法程序进行执法活动,否则,就会造成执法程序违法,承担因程序违法而造成的法律后果。本案例中,张某、刘某进行的此次监督检查违反了表明身份的程序规定。按照行政法学原理,出示证件,表明身份是行政执法的重要环节和步骤,凡是与行政相对人直接打交道的行政执法活动,都要遵守、不得省略。不出示证件表明身份的,属程序违法,行政相对人有权拒绝。河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》也规定:《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。行政执法人员开展行政执法工作,必须向公民、法人或其他组织出示《执法证》,以表明身份。不出示《执法证》表明身份的,属于行政执法程序违法的行为,公民、法人或其他组织有权拒绝,并有权向县级以上人民政府法制机构投诉,也可以向人民法院起诉。案例中,虽然张某与吴某相互认识,也不能违反法律、法规和规章所规定的程序,否则,一旦有不良后果出现,就会造成此次档案行政监督检查行为程序违法,使档案局陷入被动局面。此外,该案例中,张某、刘某进行的此次行政监督检查,没有制作《现场监督检查记录》,没有将C镇文件归档不齐全的违法事实记录固定下来,也是一种不符合行政执法程序的违法行为。 5行政执法文书方面的案例 案例六:案例描述:某县档案局在对该县林业局进行例行监督检查时发现,有3卷涉及机构编制、干部职工年报、花名册的永久卷不知去向,查阅该局《档案借阅登记本》,也没有此3卷档案的借阅登记记录。询问档案员时,档案员也说不出档案的确切去向。据此,某县档案局当即对林业局下发了《责令限期改正通知书》,要求该林业局在15天内追查出档案的去向,并将追查结果书面报告县档案局。逾期不报追查结果,将立案查处,追究有关人员的行政责任。在规定的整改期限内,该林业局书面答复称:去向不明的3卷永久档案,系该局会计在办理局机关人员工资调整时借出,遗忘在了县财政局工资福利股,现已收回,并对相关人员进行了批评教育。存在问题:此次行政监督检查的执法文书完善吗?案例评析:行政执法文书是行政机关在行政执法活动中制作的,用以记载和证实行政执法过程的各种材料,是记录行政执法过程情况、认定事实、内容的法律文书载体。根据行政法学原理,在具体的行政执法活动中,有些具体的违法事实,在没有书证、实物、影像的情况下,必须通过制作相应的行政执法文书,来记载违法事实的情况,使违法事实得以固定,以支撑行政执法后续行政处理的开展。制作行政执法文书,也是行政执法程序不可缺少的重要环节。只有完备的行政执法文书,行政执法的过程才能完善,才能善始善终。 本案例中,档案行政监督检查人员在发现林业局3卷永久档案去向不明时,通过查看《档案借阅登记本》,询问档案员,下发《责令限期改正通知书》的执法过程是完整的。但是,从整个行政监督检查的程序来看,此次监督检查还需要两个执法文书来支撑。一是制作《现场检查记录》,将林业局3卷永久档案去向不明的违法事实记录固定下来,作为林业局违反档案法律、法规的证据,以支撑下发《责令限期改正通知书》的必要性;二是制作《询问笔录》,将对档案员的询问用文字记录的方式记录下来,与《现场检查记录》形成一条完整的证据链,用以证明林业局3卷永久档案去向不明的法律证据,确保此次行政监督检查程序的完整。程序合法,是对档案行政监督检查的最基本要求,也是衡量档案行政管理机关是否依法行政的重要指标。案例中,档案行政监督检查人员不依法制作行政执法文书的做法,虽然没有对此次行政监督检查造成一定的不良后果,但并不是说这种错误做法导致的严重后果每次都能幸免。因此,这种现象必须引起档案行政监督检查人员的高度重视,做到依法行政,依程序执法。 作者:刘子芳 单位:许昌县档案局 档案类论文:档案管理中的文档分类技术应用的分析 一、档案管理中的文档分类技术应用方法 文档分类,或者称之为自动地指派语意上的类别予以由自然语言所构成的文档,是目前常用来管理档案信息的一种方法。归纳式的文档分类希望从一些事先标定的文档集里推导出一个分类的准则,此后可以正确地应用此分类准则来对未知的新文档做分类。 一是二元(Binary)设定法。二元设定法是最简单,也是学习型问题(LearningProblem)里最重要的设定公式。其它复杂的设定法都可以通过一定的简化步骤,退化为二元设定法的公式。在二元设定法里,只存在两种类别标签。例如在档案信息检索(InformationRetrieval)的应用问题里,此两种类别标签可以被标定为“相关”或者是“不相关”这两大类。同样的,在电子档案的分类应用里,可以将接收的电子档案区隔为“垃圾文档”与“非垃圾文档”这两大类。这代表类别标签的值只能有两种可能的值,为了符号定义的方便,这两种可能的值设定为-1与1。 二是多类别(Multi-Class)设定法。有些分类的问题牵涉两类以上的分类法。例如一个电子文档派送程序,它负责判断是否将所有接收到的电子文档转发给十位中层管理人员。这代表类别标签可以是十个(更广义的说法为l)同的值。 三是多标签(Multi-Label)设定法。绝大多数文档分类的问题落在该设定法内。它和多类别设定法不同之处在于类别标签和文档之间不是一对一的对应关系。相反地,每一个文档都可以落在多个、唯一一个,甚至是零个的类别之内。例如,当档案的情境为分类新闻报导时,每一个语意上的主题都可以成为某一类别的标签,所以一篇新进的新闻报导可以同时落在“足球”和“巴西”这两个不同的类别之内。这类的设定法可以用一个多维度的二元向量来代表众多的类别标签。因为类别标签已经使用单维度的二元向量的方式来表示,分类规则所产出的结果也必须是单维度的二元向量。 二、档案管理中的文档分类应用词汇 在处理自然语言的问题时,文档内的上下文脉络(Context)会影响一段文字表达的意义,同样的一个单词,在不同的句子里可以有不同的意义。在文档分类的问题里,会采用不同的方法来表达文字,根据不同的需求,可能会也可能不会辨别这些不同的相依性和意义。一般而言,根据文档分析层级的深度,总共有下列四种不同的表达法:次词(Sub-Word)层级;字词(Word)层级;多词(Multi-Word)层级;语意(Semantic)层级。在每一个层级里,最基本的构成组件(BuildingBlock)称之为索引字(IndexTerm)。 一是字词(Word)层级。在很多的情况之下,单词是很好的表达单位,同时单词具备很低的模棱两可性。尽管存在所谓的多义词,但也假设其对整体文档的代表性的冲击是很小的。事实上,字词层级的表达方式已经被证实在信息检索与文档分类的领域里是很有效的。以单词为基础的表达方式的优点为简单和直觉。不考虑逻辑上的结构,使用单词当成是索引字的最小单位可以把一份文档转化成一连串单词的组合。同时我们假设单词出现的顺序在文档分类的任务中是无关紧要的。 二是次词(Sub-Word)层级。该层级不使用单词当成是索引字,一个由n个字母所构成的字串被视为基础的构成组件,这种表示法可以建立相似性的模型,如“computer”和“computers”是不同的单词。使用这种表示法的优点是系统可以处理拼字错误,允许使用者输入错误的单词,经由系统比对,自动找到类似的单词。 三是多词(Multi-Word)层级。借助语言学上的工具的辅助,大量的文档可以基于句法(Syntactic)上的结构做深入的分析。在这一个层级里,索引字通常是参考句法结构的信息所产生的。最常被使用的句法结构之一是“名词片语”。这种方式通称为句法片语索引(SyntacticPhraseIndexing)。 四是语意(Semantic)层级。到目前为此,现今既有的信息科技与技术尚未能做到自动化的摘取一份文档的内容所代表的完整语意,并且表达成可以用以作为数学运算的形式。但是就某些角度而言,有研究指称可以使用分类学以及一些固定字汇的索引语言来取得文档所代表的语意。网络上的Yahoo!分类架构就是其中一个例子。Yahoo!使用阶层式的分类树,用以组成整体的分类结构,接着以人工的方式将网页分到一至多个的分类类别里。 作者:卢红单位:山东电力建设第三工程公司 档案类论文:学校各类档案管理制度 档案建立 建立健全的学校各类档案、目的主要在于为学校各级领导,上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决定提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视,并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。 档案资料室由文书(或人事秘书兼)专职(或兼职)管理,按《小学档案资料收集范围细目》(附后)建立档案。教导处、总务处、勤工俭学办公室等行政职能部门应设档案柜,分别明确专职(或兼职)人员具体管理。 全面系统地健立健全学校档案、教师档案和学生档案,学校档案按类以时间为序建立,教师的一般人事档案,一般职务档案和业务档案按人头建立,学生学籍档案按届、按班分类建立。 档案建立 档案人员应档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类装订、编制目录,进袋入档。档案袋,档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。 注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限;注明“短期”的一般以五年为限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。 凡档案资料收集范围细目中未编入,但确有使用、保存价值的其他资料,学校可根据需要自行决定是否留存。 档案补充 教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等资料要及时收入个人档案。 外来文件、函件由文书(或人事秘书)统一分类编号登记,交校有关领导阅后,即立卷归档。 校内印发的文件是档案补充的重点,平时教导处、总务处、勤工减学办公室、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归案。 档案转递 职工应工作调动,需要转递档案,必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记,严密包封,并加盖密封章,通过机要转递,不得公开邮寄或交本人自带。 档案查阅 (一)校外人员来校查阅档案,必须持有单位介绍信,经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料,经同意摘抄的材料须经档案资料人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。 (二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损的归还。 档案安全保密 档案资料室门窗要加固要备有消防器材,保持整洁、干燥,自然通风;严禁吸烟和带入易燃易爆、易引鼠入室的物品。 档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室,不得外泄档案中的机密;档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等,不得乱扔乱抛,应按保密纸处理或销毁。 档案类论文:绘画类艺术档案创新管理思考 一、绘画类艺术档案管理的特点 因为绘画类艺术档案类型多样,分西方绘画和中式绘画等等,就需要进行分类管理。例如,纯图像形的。也因为形态、形式的不同们导致其规格多样化,再以多样化,以及来源多样化所以就分成了四种类型的档案进行管理,提高管理工作的有效性。 (一)纯图画和文字档案的管理特点 以文字为基础和图像为基础的绘画档案都是以纸张为载体,所以大多数的都是历史较为久远的珍贵手稿,这些都是非常具有研究价值的。针对这样的情况,就该对纸张和字体墨水的绘画要特别加以保管,要利用互联网的技术,进行以电子文字、图像资料为载体,另外好对电子文字、图像资料进行特别备份,做到防止资料遗失的情况出现。 (二)绘画影音资料管理特点 很多时绘画也有一定的影音性,这是因为在创作的时候结合了音乐的美感,这样能使得绘画更具有艺术性。影音类的绘画档案都要经过录像带、光盘进行录制,这样的目的在于防止丢失,另外也要多备份,以便在今后遇到损坏的现象可以及时的进行再造和修复。 (三)具体实物绘画类资料的管理特点 因为实物资料是无法进行大量备份的,因为在创作的过程中也就只是创造了了一幅画。针对于实物画的特点要做好对其进行日常定期的清洁和维修,并及时做好相关的记录,如画的大小和尺寸、用色情况、具体的颜色基调等等,这样也是确保画在今后丢失了能够再造。 二、基于大数据背景下对艺术类档案进行管理 (一)用互联网技术对绘画类艺术档案进行管理 在目前,有的艺术馆的档案储藏量已经很丰富了,但对艺术档案管理的工作来说也是不容马虎的。所以,必须加强基层艺术档案馆之间的联系和合作,使艺术档案馆在城市能够健康的发展。形成艺术档案的完整性要求很高,这是因为许多的档案文件都经历了漫长的时间,所以在管理的工作中也造成了极大的不便之处。所以,建立以互联网数据为基础的现代艺术档案管理可以起到解决这个问题的作用。与此同时,也有效的保护了人力物理财力等资源不被浪费。形象的说,一个完整的艺术文件形成过程,先要经发现,再由中央档案及时地通过计算机网络通知主要监管地点收集,组织,最后汇总到中央文件室,形成完整的艺术文件。 (二)运用互联网数据进行科学管理 因为载体和信息结合的特殊性,所以随着计算机和网络技术的出现和广泛使用,电子档案的出现对传统档案工作有很大的帮助和影响。由于其特殊性和载体的丰富性,档案的电子化显示出强大的发展趋势,由于绘画艺术档案管理更复杂、难以制作和进行归档处理都面临着难题,所以就要利用互联网技术进行专用网络设计,使用程序通信应用于管理绘画类艺术档案中,具体的操作步骤有以下四个:1、因为互联网大数据的主要条件是存储和传输信息,将纸质文件转换为数字性文件,并将通过互联网访问传输到硬件中,这也是实现艺术文件信息网络系统化工程的必要条件。对于如何把档案信息到传送互联网,就必须有一定的输出口和接收口的链接:首先,要具备一个集合了存储,管理,整理档案信息一体的处理器,其次要具备一个编辑文件信息管理的软件,这样方便将纸质文件转换成数字信息扫描输入。另外,在这些基本设备的基础上,要加强管理人员操作意识,这样才能有效的进行对绘画类档案的管理。最后,要实现在档案各个工作细节中使用计算机。因为从一定的环境来讲,这样的好处可以减少工作中的失误率提高工作效率。另外,政府等部门要能够及时的起到重视,因为有些档案可能保留了财政方面的资料,所以对此要进行及时的管理防止丢失。2、目前,传统的管理模式已经不能满足绘画艺术档案管理的需要。随着数字,网络和多媒体时代的到来,绘画艺术档案的管理有了新的需求。首先,要使用数字视频编辑设备进行记录原始的纸质档案,像一些著名的艺术家的个人档案(作品,奖项,绘画创作技能等),再进行电子设备的记录,并将它们存储在计算机的数据中。这样做的好处在于有效的保护和延长了使用档案的数据的时间,对未来进行档案的研究具有重要的意义。因为,艺术档案应该保存很长时间,让更多的人分享它的艺术美感。3、合理建立专业的绘画艺术档案管理网站,通过网络促进各个绘画艺术档案管理馆文化艺术事业的建设和发展,也在一定程度上使得绘画艺术档案得到了很好的利用。这样也能使得艺术信息资源的共享达到最大限度的利用,增强艺术档案的参考作用。4、像平时所见的各种艺术团体的统计活动,各种单位网络的纪念品登记表,都是通过使用计算机绘画艺术标准表格设计出来的。在互联网数据标准化的形式下,用户可以从网络上下载和使用,从而实现资源共享。这样就使得所有绘画艺术档案都能在网络上进行,从而建立起绘画艺术档案数据库,方便检索艺术品档案,实现艺术文件信息管理。 (三)艺术类档案需要实行专业化管理 因为绘画艺术档案管理工作的特殊性就使得对其的专业有着严格的业务要求。首先,要具备高效的劳动力。尤其是信息技术方面,开始对档案管理工作人员提出了新的专业知识要求,也赋予了新的工作内容,这都是因为通信技术和网络技术的快速发展。要使得艺术档案馆管理工作具有无限的活力,艺术档案馆管理人员就要逐步从传统的档案收集管理形式转变为信息化的管理。其次,档案管理工作人员必须学习和更新他们的知识和技能,例如,熟练使用电脑,打印机,传真机等设备,因为,档案管理工作人员不能再依靠原有的知识,经验下的传统模式来管理档案。只有掌握了一系列的现代操作技术,才能开发出复合人才所需的艺术档案。另外,管理内部要树立竞争的概念,根据档案人员的性格进行责任分工,根据他们的能力和工作成绩的来给出评价。对其中表现出色的员工,可以直接受命,对能力不足的要及时培训和锻炼。通过这样的方式,能够有效的鼓励档案人员自发地和自觉地学习新的知识和技能。最后,要加强档案管理人员的培训,只有通过不断的纠错和锻炼,才能让他们认识到自己的不足这样才能有提高的机会。在当今网络时代的发展下,绘画艺术档案管理人员必须重视对自身知识的更新,只有这样才能成为网络档案信息的研究人员。 (四)艺术类档案需要进行统一化管理 不同地区的档案管理部门,要将自己所在城市的绘画艺术档案资料输入电脑中,进行统一化管理。这样可以使得有需要的用户可以避免与档案直接接触造成磨损和污染的情况,也进一步加强了艺术文件的保护作用。例如,著名绘画艺术家创作的原始性画稿和他们个人的人生经历和获奖经历等等,这样档案材料都是非常宝贵的历史材料,具有非常巨大的研究价值和收藏意义。因为这些原始性的稿件都是不可再生的,如果用户在使用中受到了损坏,那么将带来巨大的损失和严重的后果。 (五)必须加强互联网数据下的档案使用,利用法律法规等形式,以保护完整的档案资源 为此,首先要加强那些可以在线访问的绘画艺术档案,在没有规定的情况下不能访问访问,这样就能保护数据的完整性,防止出现病毒干扰干使得系统的不能正常运行。其次,要制定应急计划,及时进行安全检查和审计,编写安全报告要求。另外,要严格的控制权限管理,包括日常浏览工作的管理,要按规定恢复权限。最后,在线访问文件信息目录要同步,定期进行安全评定,持续改进,祈祷优化系统的作用。 作者:陈乃舜 单位:陕西国画院 档案类论文:浅议县级公共资源交易类档案规范化管理 【摘要】随着现代信息技术的逐渐发展与进步,对档案进行规范化管理有着十分重要的作用,档案规范化管理与单位以及部门的总体决策方向有着十分重要的作用。通过规范化的档案管理方法,能够有效的提升县级公共资源交易类档案管理的水平,使其能够更好的服务于单位以及部门。基于这个背景,笔者在本文主要探讨了如何加强对县级公共资源交易类档案规范化的管理工作,旨在为后期相关规范化档案管理提供相关的参考以及借鉴。 【关键词】县级;公共资源交易类档案;规范化;管理 随着近些年我国公共资源交易市场的逐渐完善与发展,公共资源的交易领域以及交易频次也在逐渐扩大,这些对于促进我国社会主义现代化经济建设有着十分重要的作用。对于县级公共资源交易类档案管理来说,促进交易档案挂历的规范、完整以及真实性,对于促进我国县级公共资源的优化配置,并且使得县级公共资源的交易活动能够更加规范有着十分重要的作用,因本文分析县级公共资源交易类档案的规范化管理是十分有必要的。 一、明确立档的责任人 对于我国县级公共资源交易类档案来说,其中立档责任人就是指参与我国县级公共资源交易活动的相关单位,这些相关单位应该根据公共资源交易项目的具体情况来确定相关档案资料的归档范围,相关立档单位应该建立符合标准的档案管理室,档案管理室的基础设施应该符合相关的标准,并且档案室内部应该配置符合标准水平的防火、防盗以及防潮设施,从而保证档案的完整性以及安全性,另外,如果县级公共资源交易类档案出现破损以及霉变的情况,应该安排专业的工作人员你对其进行复制或者维护等措施。另外,相关立档单位应该明确档案管理人员的职业,通过利用现代化信息技术手段,建立相关的档案管理网络,并且档案进行收集以及整理工作,这样通过对县级公共资源交易档案进行归档以及保管或者存毁,使得县级公共资源交易类档案有一个规范的管理流程,相关的档案管理人员应该有基本的档案管理意识以及档案管理业务能力,立档单位应该及时对档案管理人员进行培训,这样使其能够遵守档案管理工作的相关法律以及法规。 二、加强对档案的管理 立档单位根据相关的规定对档案管理的文件资料进行收集以及整理之后,应该对档案文件资料进行及时的登记,使档案管理的文件材料能够在规范的管理之下进行立卷和整理。对于县级公共资源交易类档案的文件资料来说,主要博阿洛项目的核准、审批、审定以及公共资源交易过程中产生的档案文件资料,一式两份,项目的备案核准单位以及项目建设单位应该保存原件,档案的立档单位保存其复印件,另外,对于只有一份原件的文件资料,应当由备案核准单位进行归档保存,而项目建设单位保存其复印件,复印件应该保存原单位的名称、时间以及加盖原件印制单位的工作印章。对于公共资源交易类建设项目的工程招标机构以及工程造价咨询机构和资产资源评估机构等,对于相关的涉及单位所需要的材料进行复印归档保存,其中,已经装订成册的招标以及投标文件或者预算书等,在装订的过程中应该采用一些不易腐蚀以及变质的材料进行装订。 三、明确档案保管期限以及密级 对于县级公共资源交易类档案管理来说,档案的保管期限应该符合相关的规定:其中,工程招标档案应该分为以下三种:即永久、长期和短期,其中长期是指档案保管的期限不低于项目设计的使用年限,短期则是档案保管的年限在15年以下。另外,对于资产资源交易类档案的保管期限应该保存至合同期满为止,对于那些一次性所有权出让以及转让的项目,档案的保管期限应该为永久,另外,对于资产资源评估机构以及拍卖机构的档案保存期限,应该自评估报告以及成交确认书签发之日起不少于10年的保管期限。而招标机构的档案保管期限则是自中标通知书发出之日起不少于5年。对于县级公共资源交易类档案管理的密级来说,主要分为绝密、机密以及密码三种,相关档案管理文件的密级应该根据国家等行政主管部门的相关规定工程密级而制定。 四、结语 对于县级公共资源交易类档案管理的工作来说,应该基于现代化信息技术发展的视角对其进行管理,及时更新档案管理理念,加强档案管理室的基础设施建设,促进档案管理人员综合素质能力水平的提高,加强对档案文件管理的日常维护与管理工作,充分将县级公共资源交易类档案的规范化管理工作落到实处,使其能够真正的服务于广大人民,提升县级公共资源交易类档案管理水平,是现阶段经济发展以及社会进步的必然需要。 作者:温秋月 单位:苍南县公共资源交易中心 档案类论文:艺术类院校档案管理实践与思索 艺术类院校档案是艺术类院校在各项活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、电子信息等不同载体的文件材料的总和,它全方位地反映了学校在美术、音乐、戏剧、舞蹈等方面取得的成绩和学校的整体实力。对其进行收集、整理、保存和利用等管理活动是学校整体教育教学及行政管理中的重要组成部分,是评估艺术类院校实力的重要因素。因此,只有提高学校档案的规范化管理水平,才能充分发挥其对教学、行政的指导作用,才能更好地组织、协调和监督各种活动的举行。 一、艺术类院校档案管理的主要特点 1.专业性。艺术类院校的主体档案是反映其艺术教学、艺术成果等方面的档案,具有较强的专业性,通常是按照教学的科系来分门别类的,笔者所在的阳泉艺校就是分为美术、音乐、戏剧、舞蹈四大类以及文化和学校外来文件两个补充类型。同时,由于艺术院校的学生参加比赛的机会较多,这也就需要在档案的管理上要有一定的专业性。 2.真实性。真实性是所有档案管理活动的必然属性,即你所记录的内容必须与实际情况相符相合,记载的获奖人物、论文名字、取得的奖项都必须清楚,能给后人起到榜样、参考的作用。 3.保密性。保密性主要表现在艺术成果档案及外来文件或公文方面。反映学校艺术教学方法、内容入成果的档案是学校的宝贵资源,学校对其拥有知识产权。由于一些公文是保密甚至绝密文件,在一定程度上有着法律效力。这就需要档案管理人员认真保存这部分文件,单独存档保管,不能与其他普通文件相互混淆。而对文件的内容,则要严格的保密。 4.现实参考。艺术类院校档案中蕴含了大量艺术创作劳动的成果,能够有效地对教学等活动进行指导,产生巨大的使用价值,如开放老师、同学在文化方面获奖的论文、演讲稿等档案材料,可以供后来的老师、同学方便调阅、学习,而这也就成为艺术类院校档案管理工作中的一个最为明显的特点。 二、管理现状 笔者认为,目前艺术类院校档案管理较混乱,主要体现在以下几方面:一是对档案工作重视不够。长期以来,相当一部分人员对艺术类院校档案管理工作认识不足,认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作,与教学和科研没有直接联系,不能为艺术类院校创造经济效益,只要不丢失、不泄密,能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全,落实不到位。有的艺术类院校没有明确制定管理人员的岗位职责,缺乏系统、完备的规章制度;有的只有查(借)阅制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范,在工作中无法落实,严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是多数艺术类院校档案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制,一些学校的档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上,管理的重心还是实体管理,没有随着科学技术手段的不断更新而实现信息化管理。而人工操作下的档案没有办法完成对档案信息的筛选、排序、分类、汇总,由此导致很多档案工作只能靠手工完成,造成人力资源的极大浪费。 三、改进措施 1.增强档案意识。加强宣传,提高全校管理人员的档案管理意识,让档案管理工作真正成为艺术类院校管理的一部分。根据《高等学校档案管理办法》第3条规定,艺术类院校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。艺术类院校也有义务做好档案管理工作;第5条规定,艺术类院校档案工作由高等学校校长领导,且明确了其领导职责。艺术类院校应按照法律规范加大档案管理宣传力度,增强各级领导和广大教职员工的档案意识,让所有人都认识到档案管理是促进艺术类院校发展的重要工作,更是社会各项事业得以延续和发展的重要条件,是无法替代的资源,明确档案管理方法,便于档案的集中管理和利用,以形成档案工作的良性循环。 2.实行信息化管理。学校档案管理信息化是适应信息化时代的需要,以档案信息资源建设为优秀,以信息网络为基础,建立艺术类院校,特别是艺术类院校档案信息库,通过将传统的纸质档案转化为电子信息,完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。全面加强艺术类院校档案管理,促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变,从手工操作型向现代管理型转变,从实体档案管理向虚拟档案管理转变,使档案管理者向信息管理者转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库以及档案信息资源管理网,使档案信息传递及时,使广大师生能够方便迅速地查询到所需的档案信息资料,为学院的整体发展服务。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来,还可以更快捷、更准确地为学校各项工作提供全方位的优质服务。 3.加强编研工作。艺术类院校档案管理人员利用现有的艺术类院校资源,将原本零散的各种档案系统化、条理化,以便为学校提供更准确的档案资料。通过编研,可将整合后的档案信息成果从不同方面反映学校、学生的情况,对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用,是系统的、高效的参考资料。同时,学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴,共同构成学校的信息服务体系,因此,应形成资源联合,促进资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,促进档案信息的互补,减少在管理中出现的不必要浪费,更好地满足艺术类院校多方面的需要。 4.提升业务素质。档案管理是一项要求严格的技术型工作,要求档案管理人员应具有较好的专业素质和技术能力,并保持认真工作、一丝不苟的严谨态度,能够运用扎实的理论知识、科技知识和现代化管理手段来完成艺术类院校档案管理,提高档案管理的质量。因此,艺术类院校应积极加强档案管理人员的素质培训,使其不断学习、优化自身知识结构,注重计算机技术、数字信息的学习掌握。促进其工作能力的提高,发挥主观能动性,实现艺术类院校档案管理工作的全面展开。根据档案管理自身的特点,档案管理者应对不同类型、不同层次、不同要求的档案进行有针对性的管理,这样才能有效提高档案管理的业务水平,提升档案的有效使用能力。 档案类论文:勘察设计类档案管理综述 1引言 面对日益激烈的市场竞争,我国勘察设计咨询业迫切需要增强自身知识产权保护意识,同时承认并尊重他人的知识产权及合法权益。为了保护与管理勘察设计咨询企业的知识产权,鼓励技术创新和发明创造,丰富与发展原创性智力成果,增加企业自主知识产权的数量并提高其质量,增强企业自主创新能力和市场竞争力,同时尊重并合法利用他人的知识产权,为此,对勘察设计文件档案管理具有极其重要的作用。本文通过明确勘察设计文件档案管理的对象及特点,探讨了其管理的方法及程序,并针对目前勘察设计文件档案管理工作中出现的问题提出了相应的对策,为进一步完善我国勘察设计文件档案管理提供了有益的参考。 2档案管理的对象及特点 勘察设计的文件档案主要包括勘察、设计、咨询活动和科研活动中形成的,以各种载体所表现的文字作品、图形作品、模型作品、建筑作品等勘察设计咨询作品。勘察设计文件档案包括以下内容: 1)工程勘察投标方案,专业工程设计投标方案,建筑工程设计投标方案。工程咨询投标方案等; 2)工程勘察和工程设计阶段的原始资料、计算书、工程设计图及说明书、技术文件和工程总结报告等; 3)工程咨询的项目建议书、可行性研究报告、专业性评价报告、工程评估书、监理大纲等; 4)科研活动的原始数据、设计图及说明书、技术总结和科研报告等; 5)企业自行编制的计算机软件、企业标准、导则、手册、标准设计等。 勘察设计文件档案管理有如下特点: 1)成套性。一个勘察设计项目所形成的若干相关文件材料,这些文件材料既以不同工作阶段相区别,又与总体科技程序和科技内容相联系,构成了一个反映该项目勘察设计活动的材料整体,是一个密切联系、有机结合的整体。 2)专业技术强。我院是广西自治区唯一的公路工程专业勘察设计甲级院,其专业技术档案又具有专业性强、科技含量高、分类细致等特点。勘亲设计类档案具有较强的专业性,不同的专业又有着不同的技术内容和方法,在哪一个专业技术领域形成的档案,就集中地反映哪一个专业技术领域的科技内容及相关的技术方法和手段。 3)利用率高。近年来,随着科学技术的不断发展和专业技术普及率的提高,档案的查询和使用的机率越来越高,有些项目可以大量地、重复多次地运用于新的勘察设计项目,特别是记述和反映新技术、新工艺的档案,其利用率更高。 3方法及程序 为确保归档的勘察设计文件完整、准确,便于档案资料的查阅使用、质量问题的追溯、落实质量终身责任制,根据目前国内勘察设计文件档案管理的发展状况、经验和趋势,结合质量管理体系GB/T19001—2008一IS09001:2008标准和我院的成功经验,对各阶段勘察设计成果文件、记录和资料归档的种类、归档文件的装订要求、归档交接方法、责任等提出以下管理方法和程序: 3.1按不同阶段项目归档文件的种类要求 l、预可行性研究、可行性研究、方案设计、初步设计阶段:a)在向顾客提交成果文件的同时,归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘;b)在接到主管部门批文时追加归档有关的批复文件。装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿,分类装订的勘察原始记录、做为依据的的数据资料、各类技术报告、技术工作总结,质量记录等保存在承担项目部门,保存期三年。 2、施工图设计阶段:a)在向顾客提交成果文件的同时,归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘;b)上述成果提交后一个月内,提交下列文件归档:勘察设计成果的蓝晒底图清样、装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿分类装订的勘察原始记录、做为依据的数据资料、各类技术报告、技术工作总结装订成册的质量管理记录,包括:产品要求评审记录及各种附件、项目工作计划、勘察大纲、勘察成品检验记录、技术及安全交底记录、外业验收记录、设计输入登记表、假定输入单、技术指令、互提资料单、互提资料单、设计评审记录、设计确认情况表、勘察、设计、测量成品批准放行单c)设计过程中与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。 3、工程竣工(交工)验收后一个月内,提交下列文件归档:a)有常驻工地设计代表的:工地日记及相关附件、设计修改通知书、现场照片b)无常驻工地设计代表的:服务验证表、设计修改通知书、现场照片、后期服务期间,与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。 4、竣工(交工)验收后如发生与项目有关的记录要随时归档。 5、工程地质勘察项目:工程地质勘察报告及有关附件、内容完全一致的电子光盘、勘察大纲、校审记录及校审的原稿、成果清样、外业验收记录、勘察成品批准放行单、技术总结。 3.2归档手续 1、项目负责人将符合本规定要求的归档文件整理、装订好,填写《勘察设计项目文件归档交接表》一式2份; 2、将归档文件和《勘察设计项目文件归档交接表》一起送档案室归档; 3、档案员按本规定的内容对《勘察设计项目文件归档交接表》中的归档文件及数量一一核对,确认无误后签收。一份《勘察设计项目文件归档交接表》退归档人作为存档依据,另一份留档案室备查; 4、档案员对不符合规定要求的归档文件有权拒收。 4问题与对策 目前勘察设计档案管理存在的主要问题是:资料档案常有收集遗漏或未及时归还的;档案管理人员的思想及素质未能跟上;管理的硬件和软件有所不足;单位对档案管理的宣传力度和员工对此的重要性有所欠缺。对策:①作为档案管理人员要积极主动地配合勘察设计部学术.Academ_cs门主动地收集遗漏或未归还的勘察设计文件。②加强对档案管理人员的培训,提高专业素质、服务意识、服务质量、服务水平,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心。严把工程档案质量关,成为能达到交通勘察设计业务知识与档案专业知识的复合型人才。⑤加大投入,对勘察设计档案进行科学化、规范化管理及各种基本检索工具的使用方法,能快速准确地提供服务。强化科技档案资料管理工作中的信息化程度,充分利用现代信息技术和网络技术,做到科学管理、资源共享、科技档案管理信息化。④进一步完善科技档案资料管理工作中的质量管理体系在院总质量管理目标要求和指导下,制定好科技档案资料管理的部分质量工作手册,进一步完善科技档案资料管理的规章制度和有关管理工作的质量体系运行手册,明确各工作环节的质量责任,并在工作中努力寻求持续的改进和完善。⑤及时做好传递和变更记录。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记汞,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性,确保各部门获取及时的、有效的档案资料或信息。此外,当采用电子化进行管理时,应注意电子资料的安全保密性,须防范计算机病毒及电子资料的保密。须采用防火墙、防病毒软件,对电子资料加密及身份识别,设置相关人员的管理、借阅权限,对不同等级的电子资料,针对不同的借阅人员设计不同的查阅权限:在线阅读、拷贝、打印功能。 档案类论文:高校档案实体分类制度 第一章编制说明 一、编制目的 为了适应高等学校档案工作日益发展的需要,统一全国高等学校的档案实体分类,实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥高校档案的作用,更好地为学校工作和社会主义建设服务,特编制本法。 二、编制原则 本法的编制,以辩证唯物主义为指导,引入系统论的观点和现代化管理的方法,源于实践,高于实践,把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来,具有较强的思想性,科学性和适用性。 (一)体现思想性 档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排,都必须以辩证唯物主义为指导,以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心,两个基本点”的基本路线的原则精神,从实际出发,突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。 (二)符合科学性 本法规定的各项内容,既要实事求是,符合高等学校档案工作的实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则,在理论与实践的结合方面,有较强的科学性,力求有所发展,有所创新。 1.采用“高等学校档案”这一综合概念,以高等学校全部档案为对象,按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表(即信息分类)》体系的协调。 3.类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。 4.类目排列,档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分,从一般到具体原则划分,做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延,同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。 (三)重视适用性 本法采用多元,灵活的处理方法,在强调大的原则统一的同时,照顾不同类型、规模、层次院校的特点,根据各校档案实际情况和发展水平,给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度,留有较大的余地。 为了方便掌握使用,本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、体系结构 本法由编制说明和主表两部分组成。 编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明,是使用本表的指南。 主表由类目、标识符号、注释等组成。 (一)一级类目的划分与标识 一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下: DQ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ行政 主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。 JX教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 CP产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 JJ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料 CB出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“xingzheng”(行政)的简称。 (二)二级类目的设置和标识 二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。设置的标准,在大原则统一的情况下,各校可视具体情况对随机类目进行选择。例如:科学研究的二级类目,本法只规定按学科或专业或项目设置,具体到一个档案馆(室)如何选择,由各校自定。产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置,亦依此办法处理,一经确定,不得随意变动。 二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。 (三)三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,由各校根据需要和可能,自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 (一〕档号: 是存取档案的代号,排架的依据,必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。 (二)档号编制的原则: 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。 (三)档号结构、模式和标识: 1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者,还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目,由各校自行掌握。比如:“党委会议记录”的分类号,由一级类目组成者力“DQ”;由二级类目组成者为“DQ11”;由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ” 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。 2.档号的模式。 本法规定为: 年度号十分类号十案卷号 对于库藏有多个全宗的院校,原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的,还应在案卷号后面加件号。 3.档号的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“一”连结。例如:1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:1990一JXl4一23。 (四)档案的实体排架问题: 从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久、长期排在前面。 本法规定的档号模式属分段开放型编号方法,各校在按档号排架时,可根据案卷数量、自身条件,既可按一级类目年代纵向排列,也可按年度一一类目横向排列。 五、关于实体分类中几个问题处理 (一)关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普及,管理自动化程度的提高,其数量越来越多,重要性越来越明显。从当前高校声像载体档案归档的内容看,基本不超出十个一级类目的范围,故暂不将它与十个一级类目井列,但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为: 年度号十声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+保管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件。 例如:某中央领导同志1990年来校视察,照片册序号是23,录像带序号是102,则可分别标引为: 1990一SX12一23 1990一SX13一102 CB15音像出版类档案中的声像载体材料,亦依此办法处理。 (二)关于教学类档案类目的划分 教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、类型学校的差异性,为保持其有机联系和便于管理、利用,在二级类目的设置上采用了二种分类方案,供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种,并保持稳定。 (三)关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律,而且内容涉及学校工作的各个方面,其他九个一级类目都包含有涉外内容,从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑,将各种涉外文件材料集中起来,单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多,价值和重要程度较高,有其特殊性,在二级类目中增设了“国际合作与会议”、“外国留学生工作”。 (四)关于纳入管理的人事档案的分类编号 按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合的组通字[1991第13号文件,即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理,本法不另作规定。 档案类论文:档案分类法管理论文 《中国档案分类法》(以下简称《中档法》)第一版1987年12月出版一年多后,我院就开始按它进行档案分类标引了。实践证明,《中档法》第一版所设类目太粗,远远不能满足实际标引需要。1997年12月出版了《中档法》第二版,把类目由一版的5千条扩展到10万条,基本能满足全国档案分类标引需要,但我们在使用中仍发现不少问题有待解决。 我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的,至1999年底,库存3万5千卷文书档案和科技档案(科研、设计、基建、设备等)已全部著录和标引完毕,并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多,这里谈几点看法,以就教于同仁。 一深入学习 八十年代末以来,我们为了跟上档案工作标准化的步伐,学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》,1988年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》,1998年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》,1999年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感,只有在反复学习中使用,又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。 二全面返工 前面提到,我院著录标引工作起步较早,当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时,绝大部分库存档案已著录标引完毕,并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号,很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍,很多类别有了细目,原来的粗标引必须返工作细标引。再者,《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改,如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”,取消了工业复分表,增加了科技档案复分表,取消了R基建类中的综合类,等等,就是具体类目的含意也有些变动。这意味着,按第一版标引的不少类号必须报废,重新按修改后的类目号标引。 我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类(其中工业基本大类N又分21个类)的所有类别。返工量之大,可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录,逐类逐条对照《中档法》第二版修改,然后再在微机上改一遍。 三处理难题 大家知道,一个单位确定做分类标引后,对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号,否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的,进行分类检索时,未被标引的档案就会漏检。 孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到:“有档应有类,要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平,很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说,分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目,使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。 下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。 (一)对分类表欠缺类目号的解决方法 1采用上位类号标引。例如:关于人才开发问题的文件找不到相应的类号,可标BC4人事。又如:宝钢烧结厂烟囱设计,从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目,只有标NG6133烧结厂燃烧系统。 2采用靠类标引。例如:关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号,可标与其接近的概念类号BC43干部任免。又如:太原东山水泥厂车库设计,在NW62水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无“车库”类目号,可靠标NW6243水泥厂运输基建。 3采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时,无奈才采用这种方法。例如:一般供暖锅炉房在R类中却无类目,若用上位标引,住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程,而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号,显然不合理,影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用R4192“其他”建筑设计类号标引,就能达到同样事物用同一类号标引的要求。 (二)重复类目的选用 在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类,在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如:干部任免”在A党务、BC行政、D军事三个类目中都设了类目,就是必要的重复类目。但是,分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目,笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目,把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如:“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了,但实际却在5个大类中设了5个类目。又如:居住建筑档案在不同大类中设了11个类目(有的还分若干细目)。R类本来就是建设档案类,其中档案馆、居住建筑都设有类目,它们的共性都很强,用R类标引这种档案完全可以解决问题,分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引,就不可能达到标引的一致性。为此,我们采取了以下做法: 1在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如,R类是“城乡建设、建筑业”类,就是基建档案的主题类、通用类,其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑,任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此,全国的住房都用R4121类(下面还有住宅、宿舍等细目)标引才好。然而,分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目,这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错,但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R类标引,这就出现了不一致问题。 2主题专业类目中虽有相应类目号,但若太粗,也可不用,而用相关大类中的具体类号标引。例如:R4124为“教育及科研建设”,但下边并无科研建筑细目,而HA62“科研用房”下又分科研大楼、实验室等,实验室建筑就可用HA622标引。科研用房不多的单位也可用R4124做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。 3一个事物或问题在几个主题大类中都设有类目时,应视具体情况而定。例如:HB6378为“地震工程与工程地震学”,TC58为“地震工程学”,R5317为“建筑抗震研究”,这三个类目中都含有建筑工程抗震研究内容,若属基础理论研究可用HB6类号或用TC5类号标引,若是指具体建筑工程抗震研究的,则用R5类号标引。例①《北京市区埋藏基岩凹陷地形对地震的影响》研究报告标TC5824(场地对地震动的影响);例②《唐山地震对京津的影响》调查报告标HB6379(地震调查),也可标TC34(地震调查);例③《空间杆系结构抗震计算的研究》标R5317;例④冶金类中的NG522132为“耐火材料设备”研究,建筑材料类中的NW5592为“耐火材料工艺设备”研究。这两条类目内容完全一样,标引时冶金系统和建材系统肯定是各自用本专业的类号。这样做虽不合理,但是合法(《中档法》)。 另外,各工业类的设备、标准、环保等小类与主题类的NJ机械、SA环保、UA标准等的交叉重复也是难解难分的。涉及相同的类目都要进行分析、比较后才能选定合适的类目号做标引。限于篇幅,本文就不多例举了。 总之,《中档法》存在的问题只能待其编委会做出解释和再版时修改来解决,使用者无权做任何改动,只能想法去适应,至少在一个单位内要有统一的使用方法,使对同类档案的标引前后保持一致。我们虽然通过实践归纳出几点方法,但很不理想,只是权宜之计,而且还经常为选适当的类号伤恼筋。因此,我们特别希望与兄弟单位交流情况,向同行学习,以提高标引水平。 档案类论文:企业管理类档案归档问题探究 摘要:制定规范的归档范围和保管期限是顺利高效开展档案工作的重要前提。近年来,国家对此项工作日益重视,陆续出台相关行业标准和规定。结合工作实际,本文对企业管理类档案归档存在的问题进行了阐述,对梳理企业管理类档案的归档范围和划定保管期限进行了探究。 关键词:管理类档案 问题 归档范围 梳理 企业管理类档案是在企业运营过程中形成的,反映党务、行政管理、经营管理等各类管理活动的档案,是企业各项业务、生产和管理活动等正常运转的支撑平台。企业的各项业务决策需要以它为支持,企业利益的维护也需要它作为证据支撑,其对企业的作用是重大且无可替代的[1]。 制定规范的归档范围和保管期限是管理类档案工作的基础和源头,旨在使所保存的档案既能反映企业主要职能活动,维护其历史面貌,又便于保管和利用。归档范围确定了哪些文件材料应转化为档案,即归档鉴定,保管期限确定了档案鉴定销毁与否的年限,即到期鉴定。 一、管理类档案归档存在的一些问题 管理类档案归档范围涵盖不全是较为普遍存在的问题,且主要集中在“重红头文件,轻非红头文件”、“重结论性文件,轻过程性文件”。企业管理类档案最初基本上仅局限于红头文件,很大一部分日常管理中形成的重要文件如领导在重要会议上的讲话、会议纪要、重要的专题调查材料、工作计划和工作总结、统计报表、大事记等被忽略归档[2],还有一些因新增职能所产生的文件一直未予归档。上述种种情况造成公司管理类档案分类较多而散,归档工作被动而不全面。 因此,遵照国家相关规范和规定,对企业管理类档案归档范围和保管期限进行全面规范的梳理,维护企业管理类档案资源的完整、准确和系统势在必行。 二、编制依据 2009年11月2日,为规范企业档案工作,使之更好地服务于企业生产、研发、经营和管理工作,国家档案局档发【2009】4号文件了档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T 42-2009,以下简称“规范”),其中附录了《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。 2012年12月17日,为便于企业正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,促进企业依法经营和规范管理,国家档案局令第10号公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(以下简称“10号令”),并自2013年2月1日起施行。该规定要求企业应依据本规定和国家及专业相关规定,结合自身特点编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。 三、管理类档案归档范围的梳理方法和注意事项 相较档案部门而言,文件处理部门或主管部门更能准确判定文件归档与否及重要程度,因此,可采用分部门编制的方法,同时可以明确归档责任,避免归档主体不清。 (一)准备工作 档案部门认真研读上级文件和行业标准,结合各部门工作职责编制相关文件和表格。可编制《文件材料列表》(见表1),供各部门梳理文件,最好举例演示,并对表中相关字段进行说明,以便于相关部门更好地理解和操作。这样,既有利于职能部门梳理工作和产生的文件,又有利于档案部门全面而具体的了解公司文件材料的构成,在此基础上,进一步梳理管理类档案的归档范围。表中,“对应类别”一栏对应“10号令”中的“序号”填写,如无相应类别,可自行添加。保管期限根据文件的重要程度可分为永久、定期30年和定期10年三种。 (二)通知开展工作 条件允许并且时间充裕的情况下,可以成立项目组,将此作为专项工作开展,项目组可深入具体部门逐一协助梳理。若条件不允许,则可简化为编制备忘录或通知文件,将依据文件和《文件材料列表》作为附件,一并发给相关部门,并明确反馈日期和工作联系人,以便于及时进行跟踪和沟通。争取公司及各部门领导的充分重视是非常重要和必要的,这样各部门才能积极配合,提供较为全面准确的结果文件。 (三)各部门自行梳理 各部门组织部门领导、专业人员和文书人员共同对照通知文件,认真梳理本部门的业务流程和信息流,确定哪些文件应该归档,再按照文件材料的重要程度,确定其保管期限,填写《文件材料列表》。需要注意的是,应选择本部门形成的文件材料作为归档重点,只有把各部门的重要文件、有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整,才能全面反映本单位的历史全貌和活动规律,为日后工作查考与借鉴服务。此外,不要照搬照抄参考文件,要突出本部门的职能特色,文字表述力求规范、准确,内容具体,避免俗语和歧义,尤其是专业术语应使用全称或规范化简称,尽量避免“重要的”、“一般的”等主观性的表述,增强归档范围的针对性和可操作性。 (四)档案部门整理汇总 档案工作人员对各部门提交的《文件材料列表》进行整理、汇总和鉴定,对重复项给予删除或合并,对不一致的地方与相关部门反复沟通,并据此制定管理类档案的分类体系、归档范围与保管期限。一般的,企业管理类档案可以分为以下几类:行政管理、经营管理、财务管理、人力资源管理、信息管理、QHSE管理、资产管理、审计、法律等[3]。为便于归档单位集中组卷和归档,分类尽量与企业职能部门的划分一致,并可按文件分类主题和归档单位两种方式排列(见表2、表3)。 (五)实施,动态更新 将管理类档案的分类体系、归档范围和保管期限纳入企业制度体系文件,发至相关部门和领导进行交叉审核,对其内容进行再次核定,再无异议后以红头文件的形式正式实施,并组织相关工作人员进行宣贯,各所属单位和部门应严格按照规定做好管理类档案归档工作。实施后,在一定时期内应尽量保持相对稳定,然而,梳理档案归档范围和划定保管期限是档案部门的一项基础性和长效性工作,随着公司组织机构或工作职能的调整,以及文件材料重要程度发生变化,需要对归档范围和保管期限进行相应调整,做到动态更新,这样才能使其与实际工作保持一致,从而更好地开展管理类档案的各项工作。 档案类论文:气质类型在档案工作中的应用 摘 要:不同气质类型的档案工作者在档案基础工作和档案利用工作中的表现各不相同,在档案工作人力资源管理工作中如能加以引导和适度的改造,将个人的气质类型与档案工作岗位合理匹配,将能有助于提高档案管理工作的效率。 关键词:档案工作者;气质类型;匹配 0 引言 档案作为人类社会历史活动的重要记录,其价值不言而喻。随着社会现代化程度的广泛延伸和法治社会化程度的提高,档案的价值越来越为人们所重视,人们从档案中得到更多有指导性和补充性的信息,为人们生活的各个方面带来巨大变化。随着档案价值的被进一步发掘,对于档案的利用进一步增强,作为利用者和档案之间的纽带――档案工作者发挥着重要的作用。 目前档案管理工作面临着人手少工作量大的严峻形势,如何运用科学方法,协调档案工作者与档案工作的关系,处理与档案利用者的矛盾,充分发挥档案工作者的潜能,使人尽其才,人事相宜,实现提高档案管理工作的效率,为档案利用者提供所需信息的目标,成了新时期档案工作者的新课题。档案工作者自身的心理素质得到了广泛的关注。 气质是人的个性心理特征之一,它是指在人的认识、情感、言语、行动中,心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征;现代心理学把气质理解为人典型的、稳定的心理特点。气质特点一般不受个人活动的目的、动机和内容的影响,具有较强的稳定性,即有着某种类型的气质的人,常在内容全然不同的活动中显示出同样性质的动力特点。 根据档案工作者不同的气质类型合理的安排工作岗位,并对其优势方向进行合理的诱导,实现人力、物力的合理化,对于档案管理工作的效率的提高将会起到促进的作用。本文通过分析不同气质类型的档案工作者在档案基础工作和档案利用工作中的表现,并将气质类型与档案工作相结合,提出提高档案管理工作效率的建议,以期提高档案社会化利用的价值。 1 各种气质类型的特点 古希腊的希波克拉底很早就观察到人有不同的气质,他认为人体内有四种体液:血液、黏液、黄胆汁和黑胆汁,并根据人体内的这四种体液的不同配合比例,将人的气质划分为多血质、黏液质、胆汁质、抑郁质四种不同类型。巴甫洛夫认为有四种典型的高级神经活动类型,即活泼的、安静的、不可抑制的、弱的,分别与希波克拉底的四种气质类型相对应,四种气质类型即四种典型的高级神经活动类型的行为表现。还有人将气质归因于体质、内分泌腺或血型的差异,但气质的生理基础仍无法确定。但胆汁质(兴奋型)、多血质(活泼型)、黏液质(安静型)、抑郁质(抑制型)四种气质类型的名称曾被许多学者所采纳,并一直沿用至今。 胆汁质的人意志力强,讲求效率,乐群性高,思维敏捷,但准确性,灵活性差,情绪波动明显,易急躁。 多血质的人缺乏意志力,做事有始无终,善于交往,容易适应环境,思维敏捷,随机应变。容易接受新事物,兴趣易转移。 黏液质的人可以长时间从事一项工作,自制力强,情绪波动不大,不易外露。思维动作慢,不善于交往,注意稳定不易转移。 抑郁质的人孤立,好静,情绪不外露,但是体验深刻,动作反应慢但是准确性高。 通过以上对四种气质类型的分析,我们可以看出每一类气质类型都有自己的特点,在现实的表现中很少存在典型的某一类气质类型,大多数人属于混合型。但是每个个体在主要的那一类上依然存在自己独有的侧重表现,而且较为稳定。这种特点为我们合理发挥每个人的优势,同时对其他方面进行适度改造提供了条件。 2 档案工作与气质类型 2.1 档案基础工作 档案基础工作通常理解为档案进入利用渠道前的准备,随着社会的发展,档案的价值会有不同的表现,档案基础工作就伴随有不同的内容。通常意义上档案基础工作包含档案的收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究等基本过程。 档案的收集较多的需要人际交往和敏睿的思维能力等,胆汁质和多血质的工作者有较高的乐群性,更容易适应新的环境,他们在收集档案的过程中能够得到更多的档案的相关信息,与对方建立良好的人际交往氛围。 档案的整理、编辑、编目和研究等过程则是一项需要长期进行的工作,有较强的自制力和稳定的注意性是做好该工作必需的前提,黏液质的人群更能胜任此类的工作,不容易受到环境的干扰,可以长期从事同一种工作而不会降低效率。 档案的价值鉴定工作更注重准确性,抑郁质的人好静,反应慢,但是体验深刻,而且准确性高,该类人群较为适合此岗位。 2.2 档案利用工作 档案价值实现必须通过主体需要被满足,即保存的档案被社会公众充分利用来实现。档案管理部门借助不同的方式使档案中所蕴藏的价值和有研究意义的信息被发掘,实现档案潜在价值向现实价值的转化,进而实现档案的社会使用价值。传统意义上的档案利用主要基于以下方式实现:档案的阅览服务、档案外借服务、档案证明服务、档案展览服务、档案咨询服务等五种方式。随着信息化的发展,档案利用服务表现为档案信息化利用应用环境构建及信息资源建设。 档案阅览服务需要核实查档人不同的阅档权限、严格实施查阅时的档案保护规定,保证档案材料的安全,并需做好预约、借案和归还登记工作。这些工作事无巨细、需要准确仔细的完成,又比较繁杂单调,比较适合黏液质和抑郁质的气质类型。 档案原则上不能外借,外借原件需办理特批手续,并严格限制借出时间。档案借出以后,需要定期催还;归还档案时,要当面检查清点,检查无误后放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象需要及时汇报、处理。这些工作需要多血质、黏液质和抑郁质相结合的讲求效率、准确性、稳定性等特质配合完成。 档案证明是指根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆(室) 藏档案中记载情况(有无记载和如何记载)而编制的一种书面证明,一般需要提供档案中原始材料的复印件。档案证明工作需要档案工作者准确理解对方的需求,及时应对,具备胆汁质、多血质气质类型的档案工作者从事该项工作能更好满足对方的需求。 档案展览服务是指档案馆在一系列时间、空间或内容上具有相关性的馆藏中提炼出主题,然后根据这个主题对它们进行符合认识论与审美要求的有机组合,构成一个能反映自然生活或社会生活某些事实、现象和规律的形象体系,以宣传档案和档案工作、吸引更为广泛的利用者,是档案馆与社会联系的桥梁和纽带。档案展览的举办者需要为观众提供的展览服务涉及很多内容,举办者要根据展览的内容、规格、标准等制定出展览服务具体执行方案,同时根据展览进展情况调整服务的内容。档案展览服务举办时需要胆汁质的执行力、多血质的随机应变,前期准备时则需要黏液质的长期坚持、抑郁质的静心准确的资料搜寻。 档案咨询服务是档案人员根据利用者的具体咨询要求,通过查阅档案和参考咨询,对有关信息进行加工提炼,以个别解答问题的方式,有针对性地、及时地向利用者提供有关问题的答案、数据、档案文件或档案线索、检索方法的一项服务工作。是档案工作中最活跃、最丰富的一环。在当前信息化社会,档案咨询服务的资料平台建设需黏液质和抑郁质的气质特性长期不懈的更新,保证馆藏档案信息的准确。而在具体的咨询接待中,胆汁质和多血质的热情、随机应变与黏液质、抑郁质的耐心和准确相结合,将有助于大大提高档案咨询服务对象的体验和工作效率的提高。 3 气质类型对档案工作领导者的要求 在现代社会的环境下,各种社会分工虽然极为细致,但具体到每一种社会分工或者工作岗位的内容,仍需要工作人员具有多种不同的能力和气质特质,档案工作者也面临同样的要求。综合以上分析,虽然档案基础工作和档案利用工作分为多种差异性较大的具体工作内容,每一类具体的工作内容虽然都有自己的特点,但仅仅一种气质特点并不足够完成,大多数工作都需要各种气质类型的混合。 在实际工作中,档案工作领导者安排每一项工作内容时,都需要合理配置不同气质类型的档案工作者。另外,限于新增档案工作人员的困难程度以及各单位对档案工作的重视程度,档案管理领导者如要有效完成档案基础工作和档案利用工作的各项任务,还必须对现有的档案工作者队伍的人力资源进行挖掘,其中就要特别重视档案工作者气质的塑造。 档案类论文:探析档案管理归档整理分类技巧 摘 要:档案是对人在社会生产、生活中产生的声音、影像、文字等的记录,档案是真实的历史记录,如实的反应出社会生活活动,有很大的历史作用,对档案进行管理、归档、整理、分类有利于档案的保存、查询,就在方便档案管理工作的同时,也方便了普通大众进行查阅,通过对档案管理归档整理分类的技巧进行探究阐述,有利于档案工作的快速进行。 关键词:档案管理;档案归纳整理;管理分类 档案具有原始信息记录的作用,同时这也是档案的特征,档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象,对人类文化的、历史的传承有重要作用,是跟随人类社会的产生而存在的,人类社会特有的现象,档案的保存对后世也有很大借鉴意义,因此通过分类、归纳、整理等过程,让档案能够在保管过程中不会丢失信息,而且方便查询。 1 档案管理归档整理分类现状 1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式,缺乏一定现代化管理思想作为指导,缺乏一定分类归档的思想,尤其处于现代化归档的思想是其重要理论,只有更好地运用分类思想,才能发挥出觉得的档案功能,目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想,因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性,要求档案整理的准确性而非规范性,因此,传统档案整理具有一定弊端,需要转变观念,树立新思想。 1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现,当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业,基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的,这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性,专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础,因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为:一是机关档案管理缺乏专业化整理人员;二是缺乏专业化整理方法;三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范,四是档案整理人员不稳定,档案整理人员比较灵活,直接导致整体档案整理的专业化下降,以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。 1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分,目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术,信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等,因此,具体表现为以下几个方面:一是机关档案管理缺乏信息化技术设备,如档案整理数据库等;二是缺乏信息化储存与保管的思想;三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。 1.4 归档装订上的错误 一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求,目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时;塑料夹装方式成本高、易老化;无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针,同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面,有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目,要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木,严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施;对字迹模糊(如热敏纸传真件)、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制;对大于A4幅面的纸张进行折叠;对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做,会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定,不能随意扩大与缩小。实际工作中,有的单位将件的范围扩大,认为同一问题的归档文件都应成为一件,殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”,性质的归档文件。扩大件的范围,实际上又回到传统立卷的老路上去。 2 档案管理归纳整理分类技巧 2.1 档案管理技巧 在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方,首先要注意档案是否有损害,档案有历史以及经济文化等方面的作用,有重要的意义,许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘,在管理中注意档案是否有损害,有哪些损害这些都要进行细致的记录,否则一旦档案发生损害,甚至不可恢复的话,会导致巨大的物质财富和精神财富的损失,特别是文化断层的出现,不利于文化的传承和发展,削弱了国家的软实力;其次还要注意到维护档案安全,一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全,这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面,必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件,如果不能保证它的安全,导致泄密情况的发生的话,那么国家在政治上就会处于不安全的情况,不利于国家的安全、团结和发展;最后还要注意到要延长档案的寿命,有些纸质或老化的机器,由于脆弱性和不可恢复性的特点,在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命,防止不必要的损失。 2.2 档案归纳整理技巧 在档案的整理归纳过程中,首先,注意对档案文件有一个初步的了解,确定档案中哪些是有用的,哪些是需要删除的,科学取舍进行归纳整理,还要根据档案的重要性进行细致的划分,同时档案之间是存在历史联系的,因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系,不要把它们分割开;其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量,这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性,不会有信息的缺失,确保整理工作的顺利进行;其次,由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准,因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同,不利于档案馆之间的交流,针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准,我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式,遵循统一的规则,这样馆和馆之间的交流就变得容易许多;最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订,还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正,同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度,否则在出现错误后再进行更正的话,就会浪费许多时间和精力,不利于档案事业的发展。 2.3 档案分类技巧 在档案分类过程中要注意,对档案文件内容有大概的了解,根据档案的具体内容进行科学分类,分类是档案工作的优秀工作,档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高,同时针对分类文件要有明确的标识,确保寻找方便,有利于档案工作的顺利进行。 结束语 档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用,针对档案现状中存在的问题,导致的档案工作困难,促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结,使档案工作能够顺利进行。
企业档案管理论文:档案管理现代企业管理论文 一、企业档案管理规范化的现行机制 企业档案资料越来越要求记录的标准化。所谓档案要标准化,是指档案所使用的名词术语、著录、代码代号、标引语言乃至于档案的整理、统计、鉴定、格式等方面的标准化。这些标准化的要求,可以对档案进行分门别类,有利于甄别管理档案,也有利于档案的长期性保存。目前,许多企业已开始朝着标准化迈进,有的企业还为此专门组织定期的员工培训和学习。从企业档案管理的现行机制来看,大多企业已经在努力做到规范化、标准化,已不再受传统模式的桎梏。但是,时展的脚步从未停止,相对于经济形式而言,档案管理规范化的发展还是缓慢的,而且,企业对档案管理的认识还不够、对本企业基层的档案缺乏管理、还缺乏具有专业知识的档案事务人员。档案管理规范化不仅仅需要管理设备、技术手段的规范、先进,还需要管理者的高素质、高认识、高水平。时代在发展,企业在进步,企业的工作人员也必须与时俱进,具备适应时代和企业发展的能力水平、个人素养。如今,企业档案管理的门类不再单一,甚至还越来越多,越来越复杂,加上档案管理已经借助于信息化手段统筹管理,这些都要求档案管理者必须具备档案管理的专业知识,并能熟练应用档案管理系统。所以,企业要为此付出的努力还应是持续的。不能只是走走形式,做做样子,只有真正将行动落到实处,才能收到真正的效益。 二、档案管理规范化对现代企业管理的重要性 1.档案管理规范化对企业人员管理的重要性 说到档案管理,企业的人事档案首当其冲,它是其重要组成部分。人事档案可以集中反映企业人员的详细信息,包括员工的自然情况、学习、工作经历、奖惩情况、历史背景等。企业用人必须要依据人事档案提供的基本信息来衡量人才所适应的工作岗位。人才是企业良性发展的基石,而档案管理是发掘人才、开发人才的基石。没有一套规范的档案管理系统将会极大的限制企业发展,降低市场竞争力,也会流失已有的人才,给企业带来无法弥补的损失。千金买骨可能会引来人才但是不一定会留住人才。有着规范的、优异的、有发展的档案管理模式的企业才是一个有吸引力的企业。 2.档案管理规范化对企业财政管理的重要性 规范化的档案管理可以集中整合企业财务状况轨迹,为企业高层管理者提供企业业务分析的依据,从而有利于科学规划企业未来发展方向,为企业可持续发展贡献力量。另外,规范化的财政管理下,企业每一笔财务账目都分门别类、清楚明确,可以减少财务纠纷,挺高工作效率,有利于企业的制度化管理,同时又对外树立了企业良好的形象。 3.档案管理规范化对企业业务发展的重要性 从企业业务发展角度看,规范化的档案管理有利于企业管理层更加及时、全面的掌握和分析企业的生产、经营状况,以便抓住时机调整生产、经营策略,做出科学的判断。企业档案虽然记录的是企业过去的运营资料,但却是企业未来发展的依据。它在很大程度上决定着企业业务的拓展、对持续提高企业的管理效率具有深远影响。所以,为了企业自身的长足发展,使它在市场竞争中更加具有不败的竞争实力,必须做好档案的规范化管理。 三、结语 面对不断变化的社会形势,所有企业都在寻找符合自身特点的发展之路。档案管理虽然只是企业管理的一个部分,不是影响企业生死存亡的直接因素,但在一定程度上却起着关键性作用。企业应该充分重视起档案管理工作,认识到档案管理规范化的重要性,并积极采取措施适应时代潮流。这样才能够更大程度的享受到档案管理为企业发展带来的效益。 作者:王芙宁单位:四川省成都市双流国际机场股份有限公司机电设备中心 企业档案管理论文:企业改革创新档案管理论文 一、企业档案管理工作创新的迫切性 首先,企业档案管理工作的创新是当今社会形势的客观要求。随着经济全球化的发展,企业改革的不断深入,企业文化已成为企业国际市场上竞争的灵魂,如何增强档案管理工作的覆盖面及影响力都给企业提出了新的要求。要想服务好企业改革,档案管理工作就必须与时俱进,开拓创新,打开企业管理工作新局面。其次,企业档案管理工作创新也是推动经济建设的需要。随着改革力度的不断推进,如何处理好改革、发展与稳定之间的关系已经显的尤为重要。能否建立一个具有与时俱进的现代档案管理模式,是鉴别企业档案管理工作的一个重要标志。这也是现代企业档案管理工作迫切需要解决的一大课题。 二、我国企业档案管理存在的问题 我国企业档案工作是由科学技术档案工作发展而来,后在发展成企业档案管理。在计划经济时期,企业档案管理工作主要是为国有企业档案工作,特别是生产型企业的档案工作。各大中型企业都建立了具有计划经济特点的档案管理机构和管理体制,加强了各类文件材料的收集、整理、归档和利用。市场经济体制后,企业的发展受到了市场经济大潮的强烈冲击,给原有的企业档案管理工作产生了很大的影响。在一些大中型企业中,计划经济时期建立起的档案机构被撤销,企业档案管理人员被精简,企业档案工作无法再像既定方向发展,与此同时,破产转制企业大量的出现,民营企业的蓬勃发展,企业组织形势的多样话,既给档案管理工作带来了更为广阔的发展空间同时也存在着不适应时展现状。主要存在以下几个问题: 第一,企业档案管理体制上尚未摆脱传统的管理模式。现在企业的知识化管理和信息化的意识不断增强,不断完善办公自动化、信息管理系统等应用,来促进企业信息化进程。然而传统的档案实体管理模式仍未完全改变,有些单位的企业档案管理仍然分散在各个部门单位之间,管理方法上实行“档随人走”,没有实现档案管理信息与其他信息的资源共享,没有进行有效的整合和统一的科学规划。 第二,档案管理人员专业素质不高。随着企业档案基础设施的不断完善,企业培训和人才队伍建设的加强,对档案资源的需要也大量增加。目前,越来越多的企业都意识到了企业档案资源的重要性,重视对企业档案基础设施的建设,但具有高业务水平,较强的计算机应用能力的人才却相对缺乏,很多企业的档案人员不同程度存在文化素质不高,老龄化结构严重,满足于简单的立卷归档,对档案信息深层次研究和开发人才相对匮乏。 第三,企业档案管理制度有待进一步完善。随着改革开放以来,我国相继推出了相关的法律法规政策,使档案事业步入了正轨。但目前档案工作主要还是针对纸质、音像等档案,针对数字化档案很少,这就要求制定新的标准来规范,建立健全的电子文件信息。 三、积极探讨企业档案管理的改革创新之路 面对经济全球化,科学技术的日新月异,管理制度的不断健全,企业档案管理工作必须解放思想,大胆创新,更好地位企业改革发展服务。如何提高档案管理工作规范化、标准化,从而进一步提高档案管理的工作效率,这也是档案管理工作大当务之急。如何实现这一目标,必须从以下几方面做起: 第一,提升企业知识资产的理念。企业档案不仅仅是原始的凭证材料,同时也是企业的有价资产,它给企业带来了巨大的社会效益和经济效益。这就要求,企业要高度重视档案管理工作,把档案视为有价资产、一种战略资源,充分发挥在企业的推动作用;同时也要让档案管理人员转变观念,改变以往的重藏轻用的现象,提高服务质量,加强对档案综合利用。 第二,加强培训机制,提高档案管理人员的综合素质。企业档案管理要实现科学化管理关键在于人才。现代管理系统的复杂性和技术标准都要求档案工作人员不仅要具备专业的业务知识,还需要具备档案信息分析和处理能力,特别是管理信息技术应用和开发能力。因此,要先培养档案管理人员的概念意识,在逐步向软硬件开发人员、数据处理分析人员、网络运行于维护人员以及决策人员等方向转变。 第三,从体制上推进企业档案管理模式的创新。传统的静态化的企业档案管理模式已经不能适应现代企业发展的要求,必须摆脱滞后于企业发展步伐的档案管理机制进行有效改革创新。首先,大力推进企业档案管理法律标准化、科学化,及时修订完善档案管理条例和法律法规,来促进档案管理的法制化、规范化。其次,要实行统一的管理机制,避免不顾企业自身的特点实行一刀切式的管理模式。最后,针对激烈的国际竞争,应注重先进的开发手段和措施,加强信息载体的安全性和保密性,大力推进企业档案电子化、信息化、网络化的管理,加快建设企业信息资源数据库,实现企业由静态管理变为动态信息管理。 作者:刘雯单位:黑龙江省八五二农场人力资源和社会保障科 企业档案管理论文:建筑企业文件档案管理论文 1建筑文件档案的重要性 建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分,为行政工作的决策提供依据,为企业未来发展的方向,提供所需求的资料,为企业管理者提供正确的数据和案例,由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作,要充分认识档案管理的重要性,管好文件档案,能提高企业的工作质量和效率,维护历史的真实面貌,用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理,认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓,要求档案管理者要面对压力挑战自我,要不断学习,提高再学习再提高,进一步提高对文件档案的认识,提高办公效率,文件档案工作是企业的窗口,需要掌握新的知识理论技术手段,必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式,提升自身的专业素质,提升服务水平,我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点,就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式,要与时俱进,立足当前服务于未来,使档案管理在不断发展中更加完善。 2文件档案的实践经验 企业文件档案管理工作经过实践经验,总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成,由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求,束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史,记录了本企业的发展历程,平时工作感觉不重要,但让你查找时临渴掘井那可不行,档案工作不是一下子能做好的,做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代,国家经历了翻天覆地的变化,我们的档案事业也进入了前所未有的新时代,并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神,进一步形成档案工作氛围,认真总结档案工作的好经验,用新的思路解决新情况新问题,健全制度不断把关,加强管理意识,要求管理人员要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,掌握现代化管理技能,利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合,突出档案资源建设和服务全局的重要性。 3电子文件档案的管理 随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟,在计算机中,各行各业迅速发展,按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高,更多的信息实现了共享,数据准确、规范,使企业工作更加适应时代的需要,市场的需要,在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失,为迎接网络的挑战,应认真研究、扎实学习每一个程序,使企业历史记录在网络时代得以延续,可以保证查全率和查准率,通过网络服务这个平台,全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点,采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式,发展文件档案的技术优势,为文件档案提供优质、安全存储空间,为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理,为信息存储提供查询功能,以确保文件的档案完整与安全,防止文件档案的流失和病毒的破坏,文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时,增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识,共同推进电子文件的网络化管理,加强电子文件的档案管理工作,以确保电子文件档案管理工作顺利开展,实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力,正确地处理各种信息,努力使自己成为综合型文件档案管理人才,尽早担起电子文件档案管理工作的重任,做出应有的贡献。 社会在发展,经济在腾飞,文件档案步入了新的时代,档案工作重新走上了依法管理的轨道。现代企业档案管理制度不同于以往的档案管理制度,它既是一种管理理念,又是一种运行机制,其目的是多元、灵活、高效的档案管理体制要维护档案的完整与安全,科学有序的保管是档案的前提和保证。档案管理体制因企业而定,不要千企一面;企业文件档案是为社会物质财富创造的重要力量,其文件档案不仅推动了企业文件管理制度的发展,而且符合现代社会的要求,也是现代档案工作者义不容辞的责任。充分发挥企业的竞争优势,整体功能,学习信息技术现代化管理相关知识,掌握和提高新型技术工具的能力水平,努力成为出色的管理人员,技术先进人才,以便为企业文件档案提供方便、快捷、高效的服务,并迈向新的高峰,更好地为本单位的发展服务。 作者:邵瑞卿单位:山西省建筑科学研究院 企业档案管理论文:企业发展档案管理论文 一、做好企业档案管理工作的重要意义 随着社会迈入新世纪,改革发生了不断深化,企业也需要不断的发展。因为面临着逐渐壮大的企业需求,所以说做好档案管理工作,对企业自身有着非常重要的含义。档案是一种历史记录,它详细记载了一个企业在发展过程中所取得的优秀成果,对加强企业管理,推动企业的科学发展提供了教材资料。 (一)维护企业的历史真实面貌。企业档案是一种历史记录,它详细记载了一个企业在发展过程中所取得的优秀成果,能够真实地反映一个企业自身的发展状况,从而为相关机构在准确认定企业所经营的成果时提供真实依据,同时也有利于本企业与其他企业进行各方面的合作。 (二)可作为企业提高管理水平的标准做好档案管理工作,可以为企业领导的经营决策提供支持性证据。例如企业领导在做出有关决策时,他们可以及时通过了解档案进而把握企业整体的经营状况,最终能够做出相适合的策略来经营企业,作为企业自身提高管理水平的参照。 (三)能够提升企业在市场经济中的竞争力企业通过探索和尝试新的档案管理手段,及时更新档案的管理观念来做好档案管理工作。做好档案管理工作后与企业经营管理的相结合能够决定企业的资源配置的取向,对于企业实现经营战略和提高管理效率有着深远的意义,同时能够提升一个企业在市场经济中的竞争力。 二、企业档案管理工作遇到的问题 (一)企业档案管理工作在规则部分没有长期性一个企业的档案管理工作通常是在上级领导们的重视下进行。但是一旦取得成果,往往就会出现后劲不足,根本没有持久性。另外,有些干部对档案在企业中有何作用的认识不足,因而参与档案综合管理的态度不积极。 (二)企业档案管理工作的档案管理方法在运用办公自动化上没有更新在21世纪,我们会发现,许多企业的档案管理都积极提倡采用一台微机对应一套软件的档案管理办法,然而仍有些企业的落后的档案管理技术根本适应不了时代的发展,从而给档案工作带来不良影响。我着重分析了造成档案技术落后的原因,有以下几点:一、有些领导不重视档案工作的重要性,因而投资少;二、一些单位的档案管理人员不熟练买来的先进管理设备的操作方法;三、大部分企业的档案依旧采用手工方式工作。 (三)企业档案管理工作的管理程序没有实现制度化现如今,企业档案管理的不规范表现在以下三方面:一、收集档案不规范。在收集档案的过程中,其制度不严,交不交自由,而且关于档案收集的考核也非常不明确;二、整理档案不规范。随着企业的快速发展,企业招收入了许多专业素质参差不齐的员工,因而员工的卷内文件目录顺序与他们在实际整理文件时的顺序不一致,从而不利于查找利用,甚至造成卷内资料漏失的问题;三、对档案的综合管理力度不足。如今的档案管理是以班为单位存在的,工作应该随时向主管领导汇报,但由于主管领导的工作时间紧张,因而档案人员汇报该工作时非常困难,从而给档案的综合管理工作带来困难;四、利用档案不规范。有关工作人员对于档案的借阅是内松外紧的。 (四)企业档案管理很混乱许多企业的档案管理机制不健全,甚至有人认为档案室只是资料存放的地方或者是废纸仓库,从而使得档案管理工作形成了有领导、无计划,有形式、无效果的混乱局面。 三、做好企业档案管理工作的措施 (一)更新思想观念,提高所有人对档案工作重要性的认识众所周知,档案管理工作在我国现代企业的健康发展中起着至关重要的作用。所以对于企业来说,领导重视档案管理工作是其档案规范化管理的首要。企业的领导者和决策者都应该对企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”有充分的认识。另外,企业应积极将档案工作纳入领导重要的工作计划上,争取与职工岗位责任的考核内容有联系,从而使得档案管理工作能够取得成效。领导与员工经常更新思想观念,最终达到培养档案管理工作人员重视档案工作重要性的目的,进而激发领导与工作人员对自身工作的热情。 (二)健全管理机制,做好档案管理的保证企业应该制定、完善档案工作的规章制度,切实将档案工作的各项工作流程落实到位。通过建立档案管理负责机构,企业所有部门和档案室可以相互协调、构建档案工作网络。 (三)融入企业主体,为企业的发展提供优质服务在电子环境中,因为档案人员不能积极介入文件的归档、保管过程,那么文件很可能不能被利用。因而在新形势下,作为档案工作者应该在专业人员的指导下学会懂得如何归档、保管以及利用档案信息资源,从而做好电子档案信息的收集、管理。 (四)注重业务培训,提升档案管理人员的综合素质随着档案管理的建设逐渐步入现代化,员工素质很关键,企业能够通过专业培训、进修学习等方式来加强档案人员在业务知识方面的能力和水平。 四、小结 档案管理工作在我国现代企业的健康发展中起着非常重要的作用,是企业行政工作的工具之一。档案记录着企业的业务活动,它详细记载了一个企业在发展过程中所取得的优秀成果,因而做好档案管理工作,有助于企业科学的进行计划和决策。企业利用档案资源来增强其竞争实力,最终提高企业的工作效率和管理水平。 作者:马爱霞单位:吐哈油田公司甲醇厂 企业档案管理论文:人事档案管理下企业人力资源管理论文 1现代人力资源管理的新趋势对人事档案管理工作的新要求 现在,人类进入了知识经济时代,人力资源管理也摒弃了传统的管理方式,在进行人力资源管理的时候也应用了新的方法,使人力资源管理能够符合时代的要求,在这些新的趋势的影响下,人事档案的管理也在不断地完善,也提出了很多新的要求,所以,应该对这些新的趋势进行分析,才能确保企业中人事档案管理能够起到实质性的作用。 (一)完善企业的优秀价值体系。 在进行人力资源管理的时候,企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量,企业要根据自身的企业文化,制定人事档案管理的相关政策。 (二)建立不同层次的价值评估政策。 在进行人事档案管理的过程中,在传统的管理中,一般都是定期对人事进行考核,现在,在对人力资源进行管理的过程中,应该加大人力资源考核评价的力度,将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系,使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展,在人力资源管理的过程中,不仅仅要分析个人的素质,同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献,将个人的成绩与企业的绩效结合在一起,对人力资源的绩效进行全方位的考察。 (三)建立以绩效为方向的薪酬回报机制。 在企业内部,一定要完善员工的薪酬体系,运用薪酬来激励人力资源,将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础,强度个人力量与团队力量,强调企业内部合作的机制。 (四)将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。 职业化指的是在人力资源管理的过程中,要具有一定的知识体系和专业技能,管理人员要具备一定的职业素质和道德,能够自觉地遵守值得规范,能够按照职业规范的内容去管理。 2企业人事档案管理工作中存在的问题 现在,企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的,这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率,限制了企业的发展。 (一)企业的服务意识薄弱,没有上进心。 企业在进行人事档案管理的过程中,其管理思想不能与时俱进,比较陈旧,在人事档案管理过程中,管理人员不能创新管理内容,缺乏开拓进取的精神,没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。 (二)企业在进行人事档案管理的过程中,没有较强的合作意识。 企业在进行人事档案管理的过程中,他们都是进行单独管理的,各个部门没有加强沟通与合作,但是,企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的,二者没有进行有效地沟通,这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中,不能全面管理,不能全面了解人力资源的基本情况。 (三)企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。 企业在进行人事档案管理的过程中,人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束,导致认识档案管理比较混乱,而且不能按照一定的顺序实现档案管理,档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。 3加强企业人事档案管理的工作,促进企业人力资源管理的新要求 (一)企业内部要强化服务意识 在新时期,企业人事档案管理人员要转变工作态度,要变被动为主动,积极地为人力资源管理部门提供服务,强化服务意识。 (二)企业人事档案管理要强化合作意识 企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作,实现二者相互联系、相互依存,人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料,使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。 4结语 现在,人们进入了知识经济时代,企业的发展离不开人力资源,因此,在企业中加强人力资源管理是十分必要的,然而,在传统的人事档案管理的过程中,由于存在一些缺陷,这些缺陷限制了人力资源的有效管理,因此,应该根据人力资源管理的新趋势,改变传统的人事档案管理方法,提高人力资源管理的效率,从而促进企业的发展。 作者:杨重 单位:京能电力后勤服务有限公司 企业档案管理论文:企业改制下人事档案管理论文 一、国有企业人事档案管理的难题 1.档案数量多,占用空间大 国有企业改制后,企业以往存留的档案问题应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定进行相应的处理,尤其是针对保密档案、具有社会价值的档案应给予妥善的保管。那么档案集中堆积起来难免就会出现杂乱难点,欲归无章的情况。而事实上专职处理档案的企业相关部门人手是非常紧张的,一般存放档案的库房也十分有限,无法有条不紊地处理接收和寄存档案的工作。最终这项工作将不得不转交给档案馆,档案馆在接收和寄存改制企业的档案时必须进行有选择地筛选,否则若干年后,库房将出现爆满、瘫痪的局面。所以如何处理这些改制国企寄存的档案,是值得档案存放部门深入探讨、研究并解决的难题。 2.人事档案所有权不明确 根据我国《档案法》规定,档案的所有权可视为财产所有权归所属企业所有,而企业将档案寄存在档案馆的行为只能算是暂时存放,档案馆作为保管方有时不得不接受企业提出的特殊要求,例如要求专柜存放,并将档案柜钥匙交由企业保管等,如果一味的应允这些要求,企业一一效仿,那么档案馆就只能仅仅成为一个仓储机构了。所以档案馆在对档案进行管理的时候一定要遵循相应原则,对档案进行编目、整理、加工及是否有权鉴定与销毁档案,从而为社会提供有用的信息,体现档案馆的功能,这是眼下需要重点解决的难题。 3.档案存放费用无法解决 国企在产权变动和资产变动期间,在对国企档案进行整理、鉴定、移交等工作中所用到的费用由接受单位进行支付,需向地方国家档案馆寄存档案的费用则由原企业进行费用支付。破产企业则需要一次性支付全部的寄存档案费用。但档案相关费用的计算仍然没有确切的方法和标准,这也是我国国企改制后面临困难问题。 二、解决国有企业人事档案存在问题的对策 为解决档案管理中存在的隐患与难题,应积极选择相应的对策实施。 1.档案管理制度不健全 破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同,应该进行不用方式的处置,对一些没有去处的档案,必须要按照要求移交到档案馆;一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管,防止档案的丢失。严格按照进馆要求,对具有长期或永久保存价值的档案,在移交时必须保证其完整性,仔细做好分门别类工作,装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核,根据移交清册,逐卷清点,防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案,有效的提高档案馆管理档案质量。 2.允许连续性的企业档案进寄存 对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动,企业会有一定的连续性,这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制,或者由其它一时难以克服的客观因素影响,将可能导致档案损害的,可以移送档案馆暂时寄存。 3.对寄存档案要加以选择,充分利用档案馆有限的库容量 对企业要求寄存的各类档案,档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解,以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作,自觉遵守档案转交制度,切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地,从而避免日后出现库满为患的现象。 三、结束语 国有企业制度改革是企业生存和发展的客观需求与必然趋势。随着国有企业改革的推进以及集体经济与非公经济的迅速发展,国有企业制度不断完善的同时,也面临着新环境下的各种摸索与挑战,格局的变换必然带来人事分布的调整,人事档案作为企业改制前的“遗产”,不应被忽视和抛弃。档案馆与档案行政管理部门作为国家集中管理档案的文化事业机构,不应被动地行使职能,正确的做法是依照法律法规,合理配置管理资源,认真有效地对其管辖范围内的档案进行整理、保管,将档案资源充分的利用,并为社会提供价值,在行使权力的同时,也必须充分的承担起改制企业档案流向。除此之外档案馆中管理的档案可视为是档案管理改革中的过渡期。 作者:谭鑫 单位:湖南省湘西州人力资源市场服务中心 企业档案管理论文:高校企业人才队伍建设档案管理论文 一、高校档案管理在学生就业与企业人才选拔中的重要性 (一)高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现 高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升,同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录,是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录,企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现,从真正意义上体会其思想的全面性,并依此为依据,考察其是否符合岗位的基本需求。 (二)高校档案管理有着其本身存在的权威性,具有较强的参考价值 高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度,大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性,而这些都会有相应的较为详细的记录。因此,高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性,具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。 (三)高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会 我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面,企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案,如果档案记载中学生表现良好,符合岗位需求,那么面试机会随之而来,反之,一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突,那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此,作为用人方与应聘者之间的单一媒介,高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。 二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端 (一)学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度 一方面,为了提高高校就业率,一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”,更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内,导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面,高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励,有无记过处分、党员身份证明等,这些资料的添加有着一定的客观存在性,但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存,而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛,从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。 (二)高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象 高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一,毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部,然而由于缺乏相对明确的档案意识,档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二,毕业生频繁的更换工作,档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三,一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地,然而毕业后却将档案转回原籍,户口与档案所在地出现了分歧,如果不及时做好处理,很可能使其档案逐渐发展成为不明档案,这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。 三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求 (一)创建完善的高校档案管理体系 一方面,针对学生的档案管理明确制度,将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围,以便用人单位进行参考。另一方面,针对一些学校修改后的“伪档案”,相关政府部门要做到实时的监督,使其透明化,尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。 (二)加大对社会档案转接部门的资金及政府支持 高校学生毕业期间是档案转接的高峰期,也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此,政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持,以确保档案转接的准时与顺畅。此外,相关档案部门有必要成立专门的督查小组,针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正,从而在很大程度上保障了毕业生的利益,同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。 (三)在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈 第一,企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈,学校或者相关部门应将其填充到档案中,以便于以后用人单位的查阅。第二,高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整,真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三,各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息,总结其自身的缺点,重新确立就业目标。从某种角度爱看,这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。 四、总结 综上所述,我国高校档案管理在企业人才队伍的组建中有着良好的参考借鉴作用,但其管理制度的不健全也在很大程度上阻碍了现阶段用人单位对人才的明确选拔。基于此,我们既要创建完善的高校档案管理体系、加大对社会档案转接部门的资金及政府支持,又要在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈,从而在促进学生就业的同时也能更好的满足企业人才队伍组建对高校档案管理的基本诉求。 作者:于昕鑫 单位:荆楚理工学院档案馆 企业档案管理论文:企业化改革人事档案管理论文 1、当前档案管理工作存在的问题 在过去的几十年里,多数事业单位由于其自身性质,对生产成果业绩考核工作并不重视,相应的工作档案的记录缺乏完善记录,经常导致脱档、死档、虚假档案的情况存在,再加之人事档案中相关材料并不完善,使人事档案的使用价值受到影响,造成档案利用率较低。 2、档案管理模式的创新需求 信息化时代,事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用,人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息,实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变,这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下,相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式,未来的档案管理模式需要不断的顺应时展,需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人事变动不可避免,同时随着企业化改革的不断推进,企业员工的综合能力将越发受到重视,那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容,有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况,掌握更为充分、丰富的资料,以便企业了解员工信息,使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断,以适应企业对于人才多元化需求。 3、关于人事档案管理创新的若干思考 3.1人事档案材料筛选 知识经济发展时代,人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况,任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩,合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门,应以我国相关法律文件为依据,保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认,并根据审查结果对材料有针对性的筛选,保证档案材料的真实性、价值性,并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在,这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围,对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心,保证材料质量以及材料真实性,提高其使用的价值。 3.2建立档案管理新模式 在当今网络信息化时代,人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况,综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例,该单位作为国有大型企业公司,该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一,即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下,各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段,实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段,在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时,可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用,可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务,同时提高了人事档案管理工作者工作效率,这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。 3.3强力推动改革工 作随着社会经济不断发展,我国必将进一步减少行政干预、财政补贴等政府性行为,同时开放市场,允许私人、国际资本投入。在这样的背景下,多数的国有企业单位必须做出相应的改革措施以适应即将到来的激烈的市场竞争环境。作为企业人力资源的重要组成部分,人事档案管理工作需要不断调整完善自身。我国的古语有言“术业有专攻”,那么我们在改革过程中同样需要进行不同层次的分类管理,例如分为技术人员、科研人员、管理人员等,根据其岗位特点不同,开展针对性进行专业的培训,这也将在一定时间内提员工的专业水平。总而言之,要促进档案管理工作由传统管理到现代化管理的转变,信息单一化、固定化到综合化、动态化的转变,建立规模性的综合档案管理系统,保证人力资源的流通性,使之能够自行适应未来的市场结构调整。 作者:刘婵 单位:陕核集团二一一大队 企业档案管理论文:国有企业档案管理论文 一、现阶段国有企业档案管理工作中存在的问题 随着网络计算机科学与人工智能的发展,现代国有企业的信息化建设越来越完善,但,在完善的过程中,却把国有企业档案管理工作抛到了九霄云外,忽视了国有企业档案管理在国有企业当中的作用与地位,信息化与网络化已成为了当今时代的主流。与国外发达国家的优秀企业相比,我国国有企业由于机制不健全、抗风险能力低等特点更需要注重内部档案管理系统的建立与改革,推动国有企业档案管理的变革,不断提高国有企业档案管理的整体的水平,努力把自身打造成国际竞争力强的具有中国特色的新型国有企业。促进国有企业的可持续发展。 二、现阶段国有企业档案管理工作中存在问题的解决对策 1.提高认识,增强责任感 提高对档案管理工作的重视程度是开展档案管理工作的前提。单位领导要加强对档案工作的重视,充分完善档案资源和信息的建设。首先;通过开展相关会议、讲座和展览对档案管理工作加强宣传,调动全体员工的积极性,及时普及档案管理工作的基本知识;其次,为了提高管理人员的专业水平和实际工作能力,在工作中,加强对档案管理人员的培训,定期组织档案管理培训班,鼓励档案管理人员学习新的知识,掌握新的技能,提高思想政治觉悟;最后,档案管理人员也要树立终身学习的思想意识,不断加强自身修养,积极参加进修学习课程,不断总结工作中的经验,增强责任感,提高自己的专业技能。 2.做好管理活动,创新管理方式 首先,要建立完善的接收、征集制度。国企的档案管理部门要变革过去等其他部门上门移交文件资料的模式,而要运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到档案适时收集。其次,还要丰富档案收集的范围,不能仅仅局限于以纸质为载体的档案,而应把与企业生产经营活动有关的各种照片、影像等其他载体以及各种具有保存价值的实物纳入其中。最后,要加强信息网络等先进技术的使用,构筑庞大、便捷的档案管理信息网,充分发挥信息网络的辐射作用,实现档案信息资源共享。 3.提升档案管理工作人员的综合素养 首先,选拔档案管理工作人员要拓宽视野,注重从企业各个部门挖掘人才,尤其是那些学历高、知识广、细心勤快、热爱档案管理工作的人才,并通过建立严格的考试、竞争上岗和审批等程序,从源头上保证国企档案管理工作人员的素质;其次,国有企业还应积极创造条件,建立和完善档案管理工作人员的再教育机制。如可将档案管理人员送去高校或档案主管部门进行相关的档案管理理论学习或业务培训,使他们在充分拓展现有知识的同时,也能全面提高自身素质,从而在根本上满足形势发展和实际工作的需求;最后,采取“请进来、走出去”的办法。一方面,请档案主管部门的领导和业务专家上门指导;另一方面,组织档案管理工作人员到一些模范企业参观学习档案管理先进经验和业务流程。 4.引进新技术 随着计算机科学与人工职能的发展,国有企业要在现代企业制度的基础上,将网络技术引入国有企业档案管理的工作中去,从而不断改进国有企业档案管理的工作方式与工作形式,使国有企业的档案管理工作能够突破时空的限制,不断提高国有企业档案管理工作的效率与质量。 三、结语 在国有企业的管理工作中,档案管理工作向来是企业内部管理工作的重点。随着经济的发展与进步,在新形式新背景下,我们要不断的提高国有企业档案管理能力与水平。从多方面入手,为我国国有企业档案管理的改革作出有力的探索,带动国企朝着更加健康稳定的方向迈进。 作者:邓婷婷 单位:江苏省昆山市烟草专卖局 企业档案管理论文:企业发展人事档案管理论文 一、企业人事档案管理的完善策略 1.提高对档案管理重要性的认识 随着社会分工的不断细化以及现有工作的不断扩充,为了适应新的经济发展形势和企业现状,必须要提高对人事档案管理重要性的认识。因为人事档案本身是最真实的历史和最具说服力的佐证,它的内容真实地反映了一个人的经历、品德及成长过程。企业人事档案管理工作具有如下价值:第一,起着推动企业发展的作用,在管理企业人事的同时加快了企业发展的步伐;第二,通过企业人事档案管理的完善能够提高企业的优秀竞争力;第三,是企业人力资源管理的重要手段和重要组成部分。 2.完善人事档案管理制度 现有人事档案管理制度存在许多问题,要想提高我国企业人事档案管理的效率就必须不断完善管理制度。首先,应该明确进行档案管理工作的具体部门,避免出现多头管理的状况,以提升档案管理工作的有效性。其次,将封闭的档案管理模式开放化,这样一方面可以加强人们对档案管理的认识,另一方面可以有效监督档案管理工作的正常开展。最后,为了适应我国现有的企业人事现状,应该设立相应的人事档案分理处,专职进行企业人事档案的管理工作。此外,为了将管理工作最优化,应该将人事档案管理工作与人员使用分离开来,以便于实现最优化管理。 3.提高档案管理人员的业务素质 除了完善的管理制度,要想高效地进行企业人事档案管理工作还需要拥有高素质的档案管理人员。虽然现在管理工作都有相关技术或系统进行辅助,但是操作主体始终是人,如果档案管理人员专业素养不够,势必会造成人事档案管理工作出现差错,影响人事档案管理工作的质量。在培训档案管理人员时应该注意从理论和实际着手,一方面要从理论上加强档案管理人员对工作性质和工作内容的认识,另一方面应该培养相关人员具体操作的业务能力。 4.加强档案管理的信息化建设 我国现有的人事档案管理效率较低,为了提升人事档案管理工作的质量,应该在管理工作中加入信息化元素。档案管理的信息化建设具有重要意义,它不仅可以提高档案管理的速度,同时它还提升了档案管理的准确性。在将企业人员的信息录至计算机的同时,需要对不同人员的档案信息进行分类以方便管理。另外,为了更有效地进行人事档案管理工作,有关人力资源的电子网络的建立十分必要。通过计算机强大的存储功能可以对企业不同人员的录用、调用及时做出详细记录,还能集中管理各个部门的人事档案,大大提高了管理的效率。 二、结语 综上所述,符合我国国情的企业人事档案管理工作应该趋向信息化、动态管理之路。只有提升档案管理的信息化水平才能提高管理工作的效率,加强档案的动态化管理才能最大限度地提高管理工作的有效性。所以,完善的制度、高素质的档案管理人员和高效率的工作手段是出色完成档案管理工作的可靠保证。 作者:黄达明 单位:中山市凯能集团有限公司 企业档案管理论文:新时期企业人事档案管理论文 一、新时期企业人事档案管理存在的问题 在现代化的信息时代,计算机已经普遍的应用于各个行业中,有效的提高了工作效率。但是部分企业的领导不够重视人事档案管理,所以在管理方式上还沿用传统的方式,工作效率低下,无法发挥出人事档案应有的作用。人事档案管理工作直接关系到整个企业的人才管理,为企业的人才管理提供基础的依据,所以要对人事档案进行系统而科学的管理。但是由于很多企业没有认识到人事档案管理的重要性,所以档案管理方式落后,思想观念陈旧,并且存放档案的环境不符合标准要求,防潮、防盗、防火措施不到位,影响到人事档案的保存质量。 二、企业人事档案管理的对策 (一)建立健全人才流动的管理服务机构 一是认真贯彻执行中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知和人事部门关于《人才市场管理的暂行规定》等法律法规文件,提高对流动人员人事档案管理的认识,明确人事档案管理是政府的一项行政职能,不是市场化的商业服务行为。二是加强企业领导的自身学习,掌握企业人事档案管理的业务知识,提高对新时期人事档案管理的认识,明确企业的人事档案工作是人力资源管理的支柱。三是加强企业劳动人事部门的职能作用,做好人事档案管理工作的监督。四是加强对引进和输出的当事人进行、沟通、联系、争求当事人档案材料如何保管的处理意见,使档案能得有序的保管。 (二)建立健全科学、合理的人事档案管理制度 在人事档案管理工作中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须进行改革,改掉旧的传统的人事档案管理制度,及时建立新的更为科学合理的人事档案管理制度,完善管理办法,加强规章制度的落实,不断修改人事档案管理措施,打破旧的陈规观念,积极地做好新时期人事档案材料的收集、整理、归档工作。使人事档案管理工作发展到一个新的水平。 (三)加强档案管理队伍建设 一是加强人事档案管理工作人员的时事政治,法律法规学习,提高政治思想素质,进行文化业务知识培训,强化行业道德教育,参加工作技能训练,全面提高人事档案管理工作人员综合素质。二是要求实行人事档案管理人员知识化、专业化、现代化、年青化。三是在人事档案管理中树立起一支勇于开拓、敢于创新、善于吃苦耐劳的坚强管理队伍,为人事档案管理事业的发展作出应有贡献。 (四)提高人事档案管理方式 加强对人事档案管理人员现代化知识培训,增强科学知识和现代化管理水平。学会运用计算机和网络技术。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找。克服现有条件和现有环境。因地制宜地改变环境和条件,创造条件克服困难,摆脱低劣的管理方式。使企业人事档案管理朝着现代化方向发展。 三、结束语 在社会主义发展的新时期,已经进入了知识经济时代,企业间的竞争已经转变为人才的竞争,人才是企业发展的主要动力,也是企业发展的优秀竞争力,所以要加强对人才的管理。而人事档案是人才管理的重要基础,为人力资源的合理优化提供了重要的依据。随着时代的发展,对于人事档案的管理也应该不断的完善,建立健全各项人事档案管理机制,实行网络信息化的办公方式,提高工作效率,为企业的发展奠定坚实的基础。 作者:王辉 单位:齐齐哈尔市供热燃气管理 企业档案管理论文:我国企业人事档案管理论文 一、企业人事档案管理中存在的问题 (一)档案管理操作程序不规范,交接不严密 我国企业人事档案管理大多是非专业人员,缺乏培训,他们对管理的程序不熟悉,对制度不了解,导致该收集归档的没档,该签字的不签字,该检查的没检查,交接工作前后脱节,档案中存在的问题责任不清。再加上人事档案管理是不透明不公开的,建档对象没有知情权,即使有的关健时间填错了,名字写错了,自己却不知道,档案出现问题也无法维护自己的权益。 (二)硬件设施解决落实差 由于人事档案管理不重视,我国企业在设备上采取“因陋就简”的原则,人事档案就放于办公室保存在木柜里,防火、防盗、防潮的硬件设施较低。有的单位“因地制宜”把档案室设在最低层或最高层,最低层档案容易受潮,而最高层温度太高,都不适宜放置档案。 二、企业人事档案管理对策 (一)提高管理人员素质,规范管理程序 尽管档案室是存放的仓库,但档案管理人员并不是仓库管理员,档案管理是一项政策性和业务性较强的工作,它集保密与服务于一体,因此,应注意加强人事档案的工作队伍建设,选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案工作。提高他们的素质,对他们进行专业化的岗前培训,强化他们的职业道德与职业技能。同时,企业要加强软硬件设施的建设,建立档案管理的信息储存和检索系统,规范管理程序,保证人事档案材料的及时、准确归档。 (二)加快信息化进程,完善管理方法 利用计算机技术对人事档案进行信息储存和检索,实现网络化管理。通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,档案管理人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限,然后进入正式文件库。在建立人事档案数据库的同时,对相关人员设定使用权限,实现档案管理的公开化、透明化,在一定程度上实现资源共享,提高档案管理的利用率与时效性。 (三)扩大资料收集范围 收集材料是人事档案工作的基础,针对新时期我国企业对人事档案的需求扩大资料收集的范围,做到人事档案不仅要反应个人的学历、思想,还要能够反应其职业技能、业务能力、工作成绩、职业道德以及个人的优缺点,为企业选聘、考核员工提供全面、有效的参考。 (四)加强档案硬件设施建设 人事档案管理部门应向领导提出困难和要求,争取领导支持,配置专用的铁质档案柜,做到办公室和档案分开,办公室设置钢门、钢窗,配备先进的计算机管理设备。人事档案管理是人事工作的重要组成部分,它为企业人事工作的决策提供了积极的线索和科学的依据,企业要冲破原有的思路和模式,实现人事档案管理价值的最大化。 作者:陈琳 单位:云南省临沧市永德县勐底农场管理委员会 企业档案管理论文:钢铁企业干部人事档案管理论文 一、钢铁企业干部人事档案管理现状分析 目前钢铁企业档案管理人员多数不具备企业需求的专业水平、理论素质和文化程度。有很少人员是专业出身,大都是其它岗位或专业不符人员调至人事部门从事相关工作,存在专业知识老化、知识面较窄、知识结构不合理、现代科学知识贫乏等现象,这些情况已不适应新形式下人事部门事业发展。在干部和普通员工档案管理方面更参差不齐。人事部门档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展缺乏创新和活力。 二、钢铁企业干部人事档案管理对策分析 (一)、加强人事档案管理宣传力度 为改变传统、落后的人事档案管理思想,必须加大企业干部人事档案管理工作的宣传力度,尤其是关于干部人事档案重要性的宣传,保证干部人事档案建立过程中资料的完整性和真实性。加强钢铁企业认识档案管理宣传力度的过程中,力争虽有参与人事档案管理人员都鞥将自己与档案管理密切联系起来,确切的认识到人事档案管理工作的重要性。钢铁企业可以通过企业传媒或会议的形式进行干部人事档案管理工作重要性的宣传,将这份关系到干部人事变革问题的重要性传给到每个人事档案管理人员。 (二)、提高信息技术,推动钢铁企业建立无纸化干部档案 在新形势下,企业调整干部的频次越来越频繁,这种情况下需要企业逐步推进干部人事档案的电子化,只有这样才能更加高效的查阅拟调整干部的所有材料,更加便捷地为钢铁企业班子领导提供拟调整干部的相关材料,使得班子领导做出干部调整和晋升决策更加准确无误。所以,人事部门要及时的将干部人事档案利用扫描仪等设备进行扫描和整理,并存入企业内部的档案数据系统。这样做不仅能加快干部人事档案管理信息化和数据化的实现,还能不断提高企业档案管理工作的效率。 (三)、创新人事档案管理方法 不断学习先进的科学技术并运用到钢铁企业干部人事档案管理中是提高人事档案管理工作效率的主要方法。钢铁企业员工数量庞大,很难再依靠传统的手工档案管理,必须将计算机设备和先进的人事档案管理软件引入到企业干部人事档案管理工作中来。企业通过加大人事档案管理设备的投资和相关管理人员的技术培训不仅能较大的提高人事档案管理工作的工作效率,还能降低管理工作中出现的错误。人事档案管理方法的创新能真正改变企业干部人事档案管理工作的现状,实现优质、准确、高效的档案管理。 (四)、提升人事部门员工专业素养 企业干部人事档案管理工作的提高还有赖于人事档案管理工作人员个人素养的提升,工作人员的政治素养和专业素养对其工作质量的影响较大。首先,从参与人事档案管理人员政治素养的角度来看你,具有较高政治素养的工作人员往往也能出色的完成干部人事档案管理工作。其次,专业素质的提升是提高工作效率和方法的重要条件,所以,企业在招聘人事部门员工时,要有意识的招聘那些专业素质较强,政治觉悟较高的人才,只有这样,钢铁企业在人事工作上才能由被动变主动,不断创新工作方法,提升工作效率,为企业在干部选拔时准确提供相关人员材料,不断满足钢铁企业的发展需求。 三、结语 总之,在钢铁企业中,企业的发展与人事部门工作息息相关,好的干部可以让企业在专业技术和关键决策方面起到积极地作用,促进企业更好地发展,所以,对企业干部人事档案的管理工作也是不可忽视的,这项工作能否做好,直接影响到企业干部是否能正确任免,关乎企业的发展和未来,不断提高钢铁企业干部档案的管理水平,是提高企业经济效益与竞争力有效手段。 作者:许倩 单位:山东钢铁股份有限公司莱芜分公司销售中心 企业档案管理论文:企业信息化档案管理论文 1企业档案管理现状 1.1实体文件的收集与归档没有完整的信息系统支持 全部人为主观的因素在里面。就档案收集为例,档案管理人员多数情况下只是接收,而并不是去每个部门调查催要。如果部门负责人因为档案意识不强或者档案知识欠缺没有向档案室递送资料而造成后面需要档案资料却提取不成功。档案归档方面,归档的条件是否满足也是人为决定,这样的话难免造成疏漏。 1.2实体化档案特别是纸质档案的查阅也存在很多问题 例如,并发查阅(多人同时查阅同一文件)的问题,查阅过程中文件的毁坏,缺失,毁坏等等问题。同时,实体档案的查阅对文件的保密性造成严重威胁,一旦保密且重要文件内容泄露,会给企业带来严重的后果。 1.3随着企业大发展 档案的数量和类别也与日俱增,档案借阅给档案管理人员造成很大的工作量与出错概率。 2企业档案管理信息化的理论指导 在《全国档案事业发展“十五”规划》中,提出全国档案信息化建设的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为优秀,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务。而且,在《全国档案事业发展“十二五”规划》中,肯定了前面的成绩,继续把档案管理信息化建设作为主要任务并不断加强。2002年下发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务,提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,在企业信息化建设中具有重要的指导作用。 3企业档案管理信息化的意义 3.1对管理人员的意义 ①档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用,档案库中的信息需要统计时可以自动统计。 ②检索查询更为方便。可以提供多种查询手段,档案管理员可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。公司其他人员也可以根据档案管理权限自行查阅档案信息,提高了保密性。 ③档案的查阅工作更加可控。对国企不换的借阅者进行有效的催促。 3.2对部门的意义 ①有效地进行档案的收集工作。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动,档案的分类,整理需要付出辛苦的劳动,没有一个好的信息化系统,档案的收集和整编是零星和不完整的。 ②有效地为决策服务。文书档案包括发文和收文,都是领导决策的具体体现,所以档案的信息化建设可更好地为档案的再利用和领导决策提供依据。 ③让档案室变为公司内部的信息中心,也让员工更好地查阅一般档案。 3.3对于公司的意义 ①更好地收集和管理档案。企业档案是一个企业在企业活动中直接产生的依法归档的具有保存价值的文件和材料,是企业历史活动的原始记录,特别对于收文和发文文件来说,实行档案信息化管理后,必将更好地收集和管理这种信息资源。 ②发提高利用率。一般单位形成的档案要经过一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,在这个过程中不可避免地会造成文件的损坏,档案管理信息化可以解决这一问题而且解决档案的并发查阅。 ③解决档案损坏、丢失的问题。靠人工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成档案的损坏和丢失。 ④形成完整的档案信息网络。纸质档案不能形成信息网络,对于档案管理、统计,查阅,借阅都造成很大不便,大大降低了工作效率。档案管理信息化可以使得这一切形成一个完整的信息化网络。档案管理信息化建设需要高素质的人才,需要档案管理专业和计算机技术专业的双人才,只有这样,企业在档案管理信息化建设中才能越走越远,越走越好。在当今这个信息化时代,信息化和网络的发展使得企业档案管理必须走信息化这条路,这是一种必然。 作者:张静 单位:陕西钢铁集团有限公司 企业档案管理论文:电力企业实物档案管理论文 1电力企业实物档案管理工作中的难点 1.1电力企业实物档案管理工作的现状 由于电力企业实物档案的归档意识不强,存在认识上的误区,归档范围的不明确以及实物种类繁多;再加上电力行业的工作范围广、技术层次多,使得电力企业实物档案管理工作既具有复杂性又具有很强的专业性。这都导致我国电力企业在实物档案管理工作上困难重重、问题多多。虽然,由于社会科技的不断发展,电力企业实物档案管理工作取得了不少的成就,但其依然存在着不少的难点和问题。因为实物档案管理是企业档案管理中的重要组成部分,而企业档案管理工作又是企业经营管理的重要环节。所以,采取必要的措施解决实物档案管理工作中的问题、降低实物档案管理工作的难度已是刻不容缓的事实。 1.2电力企业实物档案管理工作存在的问题 1.2.1电力企业高层对实物档案管理工作不重视 大多数电力企业高层领导认为实物档案管理只是一项文字工作,对企业的发展来说可有可无,这使档案工作得不到应有的重视。正是因为这个原因,电力企业对实物档案管理工作并不重视,不仅投入的资金很少,管理手段和保管条件落后,也没有设置专门的部门进行管理。并且大多数电力企业实物档案管理工作的人员并不是专业的档案人才,甚至有的电力企业的档案管理人员根本就不懂档案管理,以为档案管理只是简单的进行收集和分类。有的电力企业只是让其他员工兼任这项工作,没有设置专门的职位。这些实物档案管理人员的专业素质并不高,其责任心也不强。再加上没有设立独立的档案室,致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定导致管理成本加大。 1.2.2对电力企业实物档案管理的理论研究和业务指导与时代脱轨 随着电力企业的不断发展,其发展过程中实物档案资料也随之增加。但是,现在电力企业在实物档案管理方面的理论研究及其业务指导思想没有随之发展,与新时期、新时代脱轨。而实物档案管理工作又日益变得重要,加强这方面的理论研究和业务指导已成为电力企业亟需解决的问题。要解决这个问题,这需要有关部门在实践中不断完善实物档案管理的模式,还要制定相关政策来指导实物档案管理工作的开展。 1.2.3电力企业实物档案利用率不高 近年来,虽然有的电力企业已认识实物档案管理对企业经营管理和发展的重要性,组织员工学习《档案法》、《档案管理条例》及有关规章制度,开展档案知识竞赛活动和档案知识培训,以此来提高全员档案管理意识。但是由于电力企业的管理高层大多只注重电力基础设施建设和企业经营发展,对实物档案管理工作并不重视。再加上实物档案管理人员变换频繁,没能形成稳定的队伍。这些都导致了电力企业出现对实物档案利用率不高的现象。除此之外,电力企业实物档案管理工作中还存在因实物档案目标管理不完善而导致资料遗失、实物档案管理不当而有安全隐患以及其他的问题。例如,有的电力企业档案库房不符合安全防护的要求:档案库房使用玻璃门、玻璃窗,设置在潮湿的角落里或直接放在阳台上。还有的电力企业档案库房设计布局不合理,没有专门的、独立的档案室。 2做好电力企业实物档案管理工作的对策 2.1电力企业管理高层要重视实物档案管理的工作,增强实物档案管理意识 要做好电力企业实物档案管理,首先必须增强电力企业实物档案管理的意识。不仅要提高电力企业管理高层对实物档案管理工作的重视,还要增强企业全体员工的实物档案管理意识,这两者缺一不可。电力企业实物档案管理若缺少管理高层的支持,工作将无法顺利开展。同理,提高全体职工的实物档案管理意识是做好档案工作的根本保证。要做到这一点,电力企业可以组织员工学习《档案法》等规章制度,以此来增加员工档案方面的知识,提高其档案管理意识。同时对管理实物档案的工作人员不断进行档案知识方面的培训,提高其专业能力。 2.2电力企业要建立健全实物档案管理制度 电力企业之所以在进行实物档案管理的工作中出现难点和问题,最主要的是缺乏相应的管理制度。虽然我国已经颁布了《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《工业企业档案分类试行规则》等一系列档案管理法规,但很多电力企业并没有严格按照这些政策法规整理电力企业实物档案资料。因此,电力企业要做好实物档案管理方面的工作,必须根据企业的实际情况建立健全实物档案管理制度。同时,还需建立和健全相应的约束、激励、监督机制,对实物档案管理的工作进行监督和激励,并要严格执行奖惩制度。 2.3定期对实物档案管理的工作人员进行培训,提高其专业素质 随着电力企业的不断发展,实物档案的归档范围也在不断变化,因此对电力企业实物档案管理工作提出了更高层次的要求。这就必须加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养,提高档案人员的工作能力。电力企业可以根据实物档案管理人员的水平制作定期的培训计划,并将培训的档案知识同实际操作结合起来。因实物档案管理工作的特殊性,还必须保持实物档案管理工作人员的稳定。电力企业要制定一些能留得住档案管理人才的方案,提高实物档案管理人员的工资待遇。电力企业可以制定相应的奖惩制度,这样既可以激励实物档案管理人员的工作热情,又能提高他们的待遇,使其能留下来。电力企业要做好实物档案管理工作,就必须提高实物档案管理人员的素质,并稳定工作队伍。 2.4加快实物档案管理信息化建设,提高档案的利用率 现在,计算机和信息技术已被人们广泛应用到社会工作的各个领域。在这种大环境背景下,对电力企业实物档案管理工作也产生了巨大的影响。沿用以前的方法对实物档案进行管理,已经不适合现在电力企业的发展要求。因此,电力企业必须加快实物档案管理信息化建设。要做到这一点,电力企业要借助现代信息技术,同时还要引进先进的管理理念,对实物档案管理进行改革。电力企业可以根据本企业的需要,充分利用现代数字化设备,开展档案管理信息化建设工作。同时,电力企业还要提高实物档案的利用率,使其真正发挥对企业发展的意义和价值。要做到这一点,电力企业可以拓展利用途径、优化利用服务、提升利用层次等。 3结束语 总而言之,电力企业实物档案管理是电力企业经营管理中的一个重要环节,是电力企业生产活动中一项最重要也是最基本的工作。电力企业只有将实物档案管理工作做好了,才能够获得长久、稳健的发展。因此,电力企业要不断完善和提高实物档案管理。 作者:缪龙 单位:福建省电力勘测设计院
档案学论文:档案学发展研究论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:档案学校和谐联系论文 编者按:本文主要从加强档案信息资源开发与利用是构建和谐校园的客观需要;加强档案信息资源的开发与利用,提高档案部门为构建和谐校园服务的水平进行论述。其中,主要包括:档案信息资源是学校信息资源的重要组成部分、充分开发利用档案信息资源是建设校园先进文化的需要、充分开发利用档案信息资源是建设校园民主政治的需要、充分开发利用档案信息资源是完善校园法制建设的需要、更新观念,强化主动服务意识、加强宣传,提高档案信息资源的开发利用水平、丰富档案馆(室)藏,提高馆(室)藏档案的综合质量和管理水平、深挖资源,加快开发利用档案信息资源的步伐等,具体请详见。 [摘要]本文围绕档案信息资源开发利用的特点,论述了其在构建和谐校园中的重要作用,以及在构建和谐校园中如何更好地开发利用档案信息资源。 [关键词]档案信息资源和谐校园服务利用 档案信息资源是学校信息资源的重要组成部分,加强对其开发利用,是落实科学发展观、推动学校各项事业全面发展的重要途径,当我们把档案工作与学校的中心工作结合起来考虑时,我们就会看到档案与校园和谐有着千丝万缕的联系,构建和谐校园与档案信息资源的开发利用息息相关。 一、加强档案信息资源开发与利用是构建和谐校园的客观需要 1.充分开发利用档案信息资源是建设校园先进文化的需要 档案信息资源,是人类生活、生产、思维方式和创造性活动及其产物的直接记录和结晶,是学校一项基础性信息资源,是宝贵的财富和资产,是特殊的文化资源。而档案部门则是汇聚、储存、加工整理这些特殊文化资源的基地,其通过加强档案信息资源开发与利用,不仅使文化资源得以传承,也为新时期的先进文化建设提供了条件,学校的历史材料是对学生进行素质教育的模范读本,是培养优良校风,构建丰富校园文化的重要工具。随着我国高等教育改革的不断深入,特别是经济时代的来临,如何加强大学生的素质教育,全面提高人才质量,已是各高校乃至中国教育界共同面临的迫切任务,档案材料在这方面有其独特的作用。从这个意义上讲,档案资源的开发与利用在建设校园先进文化的道路上具有举足轻重的地位和作用。 2.充分开发利用档案信息资源是建设校园民主政治的需要 民主政治以信息公开为前提,随着我国政治文明的不断进步,人们的民主意识日益增强,对于平等占有信息资源的愿望也与日俱增,从而为开发利用档案信息资源提供了政治层面的需求范围与发展目标。档案信息资源作为学校的优秀信息资源,是学校各项事业可持续发展的信息支持与信息保障,只有充分开发利用档案信息资源,实现档案信息资源共享,广大教职员工才能真正了解学校正在进行和将要进行的重大举措和发展方向,时刻围绕学校的中心工作,群策群力,齐抓共举,在和谐的大氛围中,为学校各项事业的协调发展贡献力量。 3.充分开发利用档案信息资源是完善校园法制建设的需要 公平共享档案信息资源,确保应用者应有的知情权和了解权。在这些基本人权实现的过程中,也必然要求权力按照公开、公平的原则行使,从而有效防范权力腐败和权力不当行使,这样学校各项事业前进的步伐才能在通向成功的道路上有条不紊地快速迈进。 二、加强档案信息资源的开发与利用,提高档案部门为构建和谐校园服务的水平 1.更新观念,强化主动服务意识 高校档案工作者必须进一步解放思想,更新观念,对传统的档案管理模式进行改革,树立以民为本,为民服务的思想,把大力开发利用档案信息资源工作,放在促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展、为构建和谐校园服务的战略高度去认识,树立档案工作为学校的整体发展服务的意识和分工协作、资源共享的新观念,增强责任感和紧迫感,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待观望、坐而论道”的观念,改变“看门守摊,等人上门”的做法,以主人翁姿态积极投身到学校档案信息资源开发利用工作中来,为促进校园先进文化的发展做出贡献。 2.加强宣传,提高档案信息资源的开发利用水平 档案部门为构建和谐校园服务的效应要通过提高档案信息资源的开发利用水平来体现。档案信息资源的进一步开发利用,就必须加大档案工作的力度,提高档案服务工作质量。档案信息资源的数字化是提供优质服务的一项必不可少的环节和基础工作,是保证档案文献快速有效传播、方便使用、长期保存的一项重要手段,是高校档案事业发展的必然趋势。档案的提供利用不能只满足于一般的查阅档案,而是要进一步广泛地开发和传递信息资源,档案工作要建有自己的网站,提供更加快捷、方便的档案信息服务。 3.丰富档案馆(室)藏,提高馆(室)藏档案的综合质量和管理水平 构建和谐校园要有高质量的馆(室)藏档案和管理水平做支撑。这就要求我们要把档案信息资源的开发利用纳入科学化、规范化轨道,实现档案信息资源的整合和共享。档案部门开展档案利用服务工作,必须要有门类齐全、内容丰富的档案资料做后盾,在多层次、多渠道地收集和征集档案资料,丰富馆藏的同时,档案工作人员要把精力集中使用到档案管理的关键上,使档案管理工作速度快、质量高,为档案的提供利用创造有利的条件;建立科学的、合理的室藏结构,注意收集不同载体的档案,不仅收集文字、图表形式的纸质档案,还要收集照片、录像、VCD、磁带等音像档案和牌匾、锦旗、奖杯、奖状、证书等实物档案,这些不同载体、不同门类、不同内容的档案作为学校发展的历史见证,它们之间可以互相补充、互相印证,更加完满地反映学校各个发展时期的历史面貌。 4.深挖资源,加快开发利用档案信息资源的步伐 广角度、深层次开发档案信息资源,就是要开拓收集范围,积极挖掘现有的档案信息,搞好超前服务。档案馆(室)藏档案中不乏有教学、科研、调查报告、数据分析、规章制度等方面有用的信息材料,对提升学校管理品位、提高教学质量、科研水平都将发挥重要的参考作用,这些价值较高的档案按内容分门别类地编制成专题目录或专题资料,或者利用现代技术制成光盘收藏或做成专题网页,通过校园网供广大教职员工利用;编研是一项具有较高层次的信息开发工作,能够为教职工提供更好的服务,为领导决策提供准确信息。加快档案信息资源数据库和网络建设,信息时代逐步将所有的相关计算机数据库、通讯系统等连接起来,实现信息资源共享。学校档案馆(室)作为提供信息的重要来源之一,就要逐步由人工分类、编目,过渡到运用标准机读目录,建立自己的馆(室)藏检索系统和能够发挥自己的馆(室)藏特色的数据库。可进入校园网和局域网,将学校的具有特色的档案信息提供给教职工,实现真正意义上的档案资源共享。 总之,在构建和谐校园的进程中,档案工作者要加快档案信息资源的开发利用,以科学的态度,把档案信息资源的开发利用与构建和谐校园紧密结合起来,在实现学校的宏伟目标中发挥更大作用。 档案学论文:档案学发展论文 一、建立档案学术规范。学术规范问题的优秀是学风问题,而学风的好坏直接关系到学科的生死存亡。总的来说,档案界的学风是比较好的,大多数档案学者都能做到理论联系实际,勤于独立思考,勇于开拓创新,并自觉抵制学术腐败,这是我国档案学持续快速发展的根本原因和不竭动力。然而,当前档案学研究中的确也存在着一些不良学风,如抄袭剽窃、自我吹嘘、互相吹捧、等。 没有规矩,不成方圆。虽然我们不能像对一般商品那样对档案学术研究设计出一套可以量化的、方便操作的标准,但在科学精神、文风文德、术语概念、学术评论等方面为档案学者制定出一些共同遵守的规范则是可行的,也是必要的。 (一)规范学术精神。鉴于档案学的学科特点,每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神,加强与档案部门合作,紧密联系档案工作实际,善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题,并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车,尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究,我们也不能脱离档案工作实际,因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉,我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论,也要实事求是、尊重历史事实,而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神,也是一种科学方法,彼此相辅相成,互为前提。 (二)规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受,才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此,档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风,不盲从、不迷信、不附和、不武断,独立思考,大胆创新,善于提出新问题,勇于开拓新领域,探求新知识,并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状,揭示档案工作规律,预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云,因循守旧,故弄玄虚,用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养,自尊、自信、自强、自律,淡泊名利,谦虚好学,不抄袭剽窃,不,把做人与做学问有机地结合在一起。 (三)规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理,在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关,剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念,重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念,使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。 二、健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此,适应社会和档案学发展需要,改革档案科研管理体制,已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致,抓大放小,充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构,负责制定国家档案学发展战略,确立档案科研布局,协调各档案学研究机构之间的关系,组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下,有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态,使之完成社会化的转变,成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构,并注重促进学术民主。 与此同时,要逐步改变目前的档案学研究方式,重建档案科研系统结构,实行档案学研究集约化,优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的,档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体,其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的,国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的优秀力量,档案学的整体水平能否提高,关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合,就必须建立档案科研共同体,即建立以学术带头人为优秀的档案科研小组(课题组)或档案科研开发群体。通过档案科研共同体,将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者,特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起,集中资源,取长补短,高质量地完成档案科研课题,并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。 另外,要研究档案学学科发展政策,制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容:一是从总体上对档案学的学科发展进行考察,研究需要制定什么样的政策,才能保证档案学理论体系的合理发展,才能使其同档案工作实践相适应、相协调:二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展,研究需要制定什么样的政策,才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲,就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策,档案学研究经费的划拨政策,档案学研究的国际交流与合作政策,档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图,是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案,要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究,又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律,紧跟现代科学技术的发展趋势,尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。 三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来,我国档案学术评论有了一定的发展,不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章,其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端,是一种可喜的现象。但是,我们也应该看到,档案学术评论所受到的重视与应受到的重视,还有不小的差距;档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用,也有不小的距离。也就是说,档案学术评论还没有被摆上应有的位置,研究水平还比较后,远远不能适应档案学发展的需要。 为进一步加强档案学术评论工作,当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作:第一,提高对档案学术评论重要性的认识。首先,档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用,了解档案学术评论的内容和范围,进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性,并把档案学术评论当作义不容辞的职责,切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划,定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论,积极撰写档学术评论文章,藉此交流经验,逐步完善档案学术评论的内容,把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二,开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物,也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏,这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看,创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前,各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏,增加理论研究的比重,这对提高刊物的质量,扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三,建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体,因为这部分研究者为了教学的需要,大都对档案学进行了一定程度的研究,理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践,积极参与档案学术评论,对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑,发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军,应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。 四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件,主要有:向档案学研究系统给予政策支持的政策环境,向档案学研究系统输入科研人才的教育环境,向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境,向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境,向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境,接受与检验档案学理论的档案工作实践环境,以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。 应该肯定,改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强,档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是,不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如,档案学的学科地位始终得不到应有的重视,档案科研经费一直缺乏稳定的来源,许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁,等等。 针对上述问题,笔者认为当前我们应采取以下措施: 第一,加强宣传,深化研究,努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识,而且要宣传档案学及其知识体系,使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要,也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要;档案学的发展离不开各方面的支持与帮助,社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务;档案学只有与经济、科技、文化协调发展,才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动,以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论,不断深化档案学研究内容,努力提高档案学的科学水平,使档案学在现代科学中真正占有一席之地。 第二,多方筹措科研经费,增强档案学研究系统的活力。建议国家档案局在“科技三项费用”之外设立一种档案科研专向基金,或向国家科技部申请增加“科技三项费用”的额度,以资助重大或具有典型意义的档案学课题研究。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关应根据需要和可能,划拨一定的经费,专门用于档案科研工作。各级档案学会也要通过各种方式筹集科研经费。此外,档案学研究者要认真组织力量,积极申请国家和地方社科、教委及其他基金项目,也可利用自己在专业知识、科研能力等方面的优势,与其他单位联合开展档案学理论研究,以缓解档案科研经费紧张的矛盾。 第三,建立、健全档案科研成果的推广机制,改善档案工作实践环境。首先,要建立、健全档案科研成果的推广机制,使档案学理论能够快速、顺利地运用于档案实际工作,发挥其对档案工作实践的指导、规范作用。其次,要有针对性地开展档案教育培训,注重实效,尽快提高档案工作者的业务素质及理论水平,增强其接受、消化、运用档案学理论的能力。 五、建立、健全文献检索体系。应该说,近年来我国档案学界在建立文献检索体系方面确实已经做了较大的努力,如中国人民大学档案学院编著的《档案学论著目录》将1911—1993年间出版(发表)的论著、教材以题录、书目的形式按专题汇集在一起;不少档案学期刊已入编《中国学术期刊(光盘版)》;中国人民大学书报资料《档案学》每期除了全文复印转载若干文章以外,还按专题公布有关论文索引。这些努力为档案学研究者查阅文献资料提供了一定的方便。然而,仅此还不能满足档案学研究者对文献资料的需要。我国现有各种档案学期刊100多家,而被《档案学》、《中国学术期刊(光盘版)》收录的只是其中的一小部分。因此,有关部门应高度重视这项工作,充分利用原有基础,建立、健全档案学论文检索体系,全方位、多角度地为档案学研究者提供服务。具体措施有:第一,定期出版《档案学论著目录》;第二,扩大《档案学》(复印资料)的收录范围;第三,积极创造条件,争取尽可能多的档案学期刊入编《中国学术期刊(光盘版)》;第四,每年编制一套涵盖面广的档案学论文索引。 档案学论文:档案学术成果评奖分析论文 纵观几年来北京市档案学术成果评奖,既产生了一些优秀的学术论文,也涌现出了一批善于钻研、专心从事档案学术研究的人才。但是从总体来看,我市档案学术研究水平不高,在档案干部队伍中,能够在档案学术研究领域中作出突出贡献者甚少。我市档案学术成果评奖活动也存在一些问题,有待我们共同研究和解决。 一、存在的问题 (一)、档案人员对于参与档案学术成果评奖活动缺乏积极性 1995年学术论文报送数量为303篇,到2000年仅有60篇,总体呈下降趋势。档案学术论文数量的减少,反映出档案人员撰写论文和参加学术评奖的积极性逐渐减退,原因主要有以下几个方面: 1、档案人员对学术研究重视不够。许多基层单位的档案人员因自身业务工作繁忙,如档案馆、室的达标升级以及本行业系统的业务指导任务较多,还要负责其它日常事务性的工作,没有更多的时间和精力投入到学术研究中去。再者,很多单位处于机构改革时期,档案部门人员变动较为频繁,档案人员无法专心于研究工作。 2、档案人员缺乏自信心。有的同志认为撰写学术论文是一件很难的事,而参加学术评奖就更是高不可攀,于是不敢投稿;还有的同志虽然多次投稿,但因始终未能获奖,而逐渐失去了信心和兴趣。 3、档案学术成果奖自身缺乏激励机制。由于档案学术成果奖与职称评定不挂钩,不作为档案人员考核晋级、专业技术职务评定的依据,因而在很大程度上影响了档案人员参加学术评奖的积极性。一些同志认为,不写学术论文,不参加档案学术成果评奖对自己无任何妨碍,评奖活动对他们来说可有可无。有的同志认为档案学会要求会员写论文是-种压力,久而久之对学术成果评奖产生抵触情绪。 (二)、参评学术成果形式单- 北京市档案学会1996年2月实施的《北京市档案学术成果年度奖奖励办法》试行第二章评奖范围中的第五条规定参加评奖的档案学术成果形式包括三大类:档案学术论文、调研报告、实验报告类;档案学著作类;软科学研究成果类。而几年来的学术成果评奖所征集到的855项学术成果中,学术论文为841篇,占98%;调研报告14篇,占2%。其它形式的学术成果如:实验报告、档案学著作及软科学研究成果等则严重匮乏。 参评成果形式单一,反映出我市档案人员对档案学术研究的深度不够,涉及领域不够广泛。 (三)、获奖学术成果推广不够 其一,每年经过评委们精心评选出的获奖成果,虽然学会也以论文集的形式出版,但时间明显滞后,读者不能及时看到获奖论文。二三年之后,当大家看到论文集时,文中的很多观点可能已经过时了。其二,大部分论文集只下发给学会的会员,而非会员则不知道学会出版论文集这一信息。因此,获奖学术论文无法得到广泛的传播。还有些论文,虽然不能获奖,但是论文中的一些很有价值的学术观点值得提倡,但却也因为没有获奖而被束之高阁。 (四)、档案人员写作功力欠缺 1995年至2000年,档案学术成果评奖活动征集到855篇学术论文,而仅有119篇论文获奖,占论文总数的14%。多数论文质量不高,反映出大部分档案人员的写作能力不容乐观。主要存在以下问题: 1、选题不当 爱因斯坦说过:“提出一问题往往比解决一个问题更重要,因为解决一个问题也许仅是一个数学上的或实验上的技能而已,而提出新的问题,新的可能性,从新的角度去看旧的问题,却需要有创造性的想象力,而且标志着科学的进步。”①对于一篇档案学术论文,有没有提出新的论点和问题,对档案工作是否具有指导意义,选题则是至关重要的第一步。在没有获奖的论文中,很多论文在选题上存在问题。有的论文作者将别人已经研究多年的问题作为选题,而自己又不提出新的观点和见解。比如“档案信息资源开发与利用”这一题目已经研究了好多年,如果不能有独到的见解则很难有所突破,而且容易出现抄袭的现象,让人一看便有似曾相识的感觉。还有的作者选题过大,在写作过程中往往不能坚持始终,无法驾驭全局。如一个基层单位档案人员的论文题目为《中国档案馆的演化及其依据》,这个题目需要作者对我国各级各类档案馆的起源、发展及其变化有深入、全面、系统的研究。而这篇文章最终因作者的材料依据不足,而没有写作成功。 2、文章缺乏新意,论述不够充分 这方面问题在大多数论文中普遍存在,也是导致论文写作质量不佳的重要原因。主要表现为以下几种现象:一是文章缺乏独到见解,观点陈旧,信息量小;二是文章论述一般化,洋洋洒洒数千字,却都是泛泛而谈,浮语虚辞,空洞无物;三是论点与论据不相协调,论据不够充分,文章缺乏说服力。 3、档案工作经验不能上升为理论 “档案工作经验是档案工作者在从事档案工作的实践中,对档案工作过程的各种表面现象的初步认识。”②“经验不是科学,只是处于较低层次的感性认识,它代替不了理论的指导作用”。③ 档案人员所撰写的论文,都能将自己在工作实践中遇到的问题叙述清楚,但是能将这些问题分析、总结并形成理论者甚少,因此许多文章缺乏理论深度,致使论文既没有什么学术价值,对档案工作实践也无指导意义。 笔者认为形成这一问题的原因主要有以下几个因素:一是基层档案人员长期在某一个单位从事档案工作,其工作经验不免带有-定的局限性,缺乏普遍意义;二是有些档案人员平时阅读档案业务书籍、报刊较少,对学术界发表的论文内容了解甚少,不能在较高的水准上作进一步思考;三是档案人员之间的交流较少,除定期参加协作组或学会组织的一些交流活动外,档案人员没有更多的机会就档案业务工作中的问题进行深入的沟通、分析与交流。写作缺乏理论基础,也就很难将工作经验升华为理论。 二、几点建议 档案人员学术研究水平的提高需要档案人员、档案行政管理部门及档案学术团体等多方面的共同努力。 (一)、档案人员应加强学习,勤于思考,勤于动笔。档案工作者应在繁忙的工作之余多阅读业务书籍、资料,善于对工作中遇到的问题,哪怕是很小的一个问题进行深入透彻的思考,并加强对档案学术研究的新成果、新知识、新观点的学习与了解,掌握档案学研究发展动向及学术动态,通过长时间的积累,提高自己的理论水平。 (二)、档案行政管理部门应为促进档案学术研究工作的开展创造便利条件,协调、处理好有关部门之间的关系,让学术研究工作在全市档案事业中发挥其应有的作用。如果把档案学术成果评奖与职称评定联系起来,将会更有效地激励档案人员从事档案学术研究。 (三)、北京市档案学会应针对每年的学术成果评奖召开讲评会,邀请参加评奖工作的评委对论文中普遍存在的问题进行讲评,让作者知道自己的论文究竟存在哪些问题和不足,从而能够有针对性地加以改进。通过论文讲评会,档案人员可以系统地掌握如何选题,如何调研分析、如何谋篇布局等要领,逐步提高写作技能。 (四)、北京市档案学会要鼓励、带动我市档案人员开展多种形式的学术研究,形成良好的学术风气。如制定课题,组织人员开展调研等,提高我市档案学术研究的层次和水平。 (五)、市档案学会及所属各学会、协会、研究会、学会分会及各专业学术委员会应充分发挥学术团体的作用,根据会员的知识需求,有针对性、目的性地组织学术研讨、学术论文交流、学术论文写作培训等活动,使档案人员有更多的机会学习交流,互通有无,博采众长。 (六)、市档案学会应加强档案学术成果的推广 首先要及时出版论文集,加强宣传。学术成果评奖之后,学会应及时将获奖学术论文出版发行,并将这一信息刊登于相关刊物上,让更多的部门和人员通过各种渠道了解有关档案学术成果的信息。其次要加强学术观点的交流与推广。对于那些虽然未能获奖,但是论文中包含一些具有学术研究价值、对工作实践有一定指导意义的学术观点,学会可以对其进行归纳、汇总,然后组织会员及档案人员围绕这些观点展开讨论,并可邀请档案界专家、学者参加研讨并及时解答档案人员提出的问题。 随着我市档案事业的不断深入和发展,档案学术成果评奖工作也需要不断完善和规范,从而为全市档案人员从事学术研究开辟更为广阔的空间。 档案学论文:我国档案学发展论文 【正文】 20世纪80年代以来,经过广大档案学理论工作者、档案教育工作者和档案实际工作者的共同努力,现代中国档案学取得了举世瞩目的成就,档案学的研究范围不断拓宽,档案学的研究内容逐步深化,档案学的学科地位也有了很大的提高。然而,毋庸讳言,现代中国档案学还存在着不少问题。笔者认为,要想保持档案学的繁荣局面,进一步健全和完善档案学的理论与学科体系,必须着重解决以下几个方面的问题: 一、建立档案学术规范。学术规范问题的优秀是学风问题,而学风的好坏直接关系到学科的生死存亡。总的来说,档案界的学风是比较好的,大多数档案学者都能做到理论联系实际,勤于独立思考,勇于开拓创新,并自觉抵制学术腐败,这是我国档案学持续快速发展的根本原因和不竭动力。然而,当前档案学研究中的确也存在着一些不良学风,如抄袭剽窃、自我吹嘘、互相吹捧、等。 没有规矩,不成方圆。虽然我们不能像对一般商品那样对档案学术研究设计出一套可以量化的、方便操作的标准,但在科学精神、文风文德、术语概念、学术评论等方面为档案学者制定出一些共同遵守的规范则是可行的,也是必要的。 (一)规范学术精神。鉴于档案学的学科特点,每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神,加强与档案部门合作,紧密联系档案工作实际,善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题,并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车,尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究,我们也不能脱离档案工作实际,因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉,我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论,也要实事求是、尊重历史事实,而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神,也是一种科学方法,彼此相辅相成,互为前提。 (二)规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受,才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此,档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风,不盲从、不迷信、不附和、不武断,独立思考,大胆创新,善于提出新问题,勇于开拓新领域,探求新知识,并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状,揭示档案工作规律,预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云,因循守旧,故弄玄虚,用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养,自尊、自信、自强、自律,淡泊名利,谦虚好学,不抄袭剽窃,不,把做人与做学问有机地结合在一起。 (三)规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理,在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关,剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念,重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念,使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。 二、健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此,适应社会和档案学发展需要,改革档案科研管理体制,已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致,抓大放小,充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构,负责制定国家档案学发展战略,确立档案科研布局,协调各档案学研究机构之间的关系,组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下,有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态,使之完成社会化的转变,成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构,并注重促进学术民主。 与此同时,要逐步改变目前的档案学研究方式,重建档案科研系统结构,实行档案学研究集约化,优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的,档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体,其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的,国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的优秀力量,档案学的整体水平能否提高,关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合,就必须建立档案科研共同体,即建立以学术带头人为优秀的档案科研小组(课题组)或档案科研开发群体。通过档案科研共同体,将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者,特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起,集中资源,取长补短,高质量地完成档案科研课题,并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。 另外,要研究档案学学科发展政策,制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容:一是从总体上对档案学的学科发展进行考察,研究需要制定什么样的政策,才能保证档案学理论体系的合理发展,才能使其同档案工作实践相适应、相协调:二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展,研究需要制定什么样的政策,才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲,就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策,档案学研究经费的划拨政策,档案学研究的国际交流与合作政策,档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图,是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案,要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究,又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律,紧跟现代科学技术的发展趋势,尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来,我国档案学术评论有了一定的发展,不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章,其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端,是一种可喜的现象。但是,我们也应该看到,档案学术评论所受到的重视与应受到的重视,还有不小的差距;档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用,也有不小的距离。也就是说,档案学术评论还没有被摆上应有的位置,研究水平还比较后,远远不能适应档案学发展的需要。 为进一步加强档案学术评论工作,当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作:第一,提高对档案学术评论重要性的认识。首先,档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用,了解档案学术评论的内容和范围,进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性,并把档案学术评论当作义不容辞的职责,切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划,定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论,积极撰写档案学术评论文章,藉此交流经验,逐步完善档案学术评论的内容,把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二,开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物,也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏,这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看,创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前,各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏,增加理论研究的比重,这对提高刊物的质量,扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三,建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体,因为这部分研究者为了教学的需要,大都对档案学进行了一定程度的研究,理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践,积极参与档案学术评论,对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑,发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军,应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。 四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件,主要有:向档案学研究系统给予政策支持的政策环境,向档案学研究系统输入科研人才的教育环境,向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境,向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境,向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境,接受与检验档案学理论的档案工作实践环境,以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。 应该肯定,改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强,档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是,不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如,档案学的学科地位始终得不到应有的重视,档案科研经费一直缺乏稳定的来源,许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁,等等。 针对上述问题,笔者认为当前我们应采取以下措施: 第一,加强宣传,深化研究,努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识,而且要宣传档案学及其知识体系,使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要,也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要;档案学的发展离不开各方面的支持与帮助,社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务;档案学只有与经济、科技、文化协调发展,才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动,以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论,不断深化档案学研究内容,努力提高档案学的科学水平,使档案学在现代科学中真正占有一席之地。 第二,多方筹措科研经费,增强档案学研究系统的活力。建议国家档案局在“科技三项费用”之外设立一种档案科研专向基金,或向国家科技部申请增加“科技三项费用”的额度,以资助重大或具有典型意义的档案学课题研究。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关应根据需要和可能,划拨一定的经费,专门用于档案科研工作。各级档案学会也要通过各种方式筹集科研经费。此外,档案学研究者要认真组织力量,积极申请国家和地方社科、教委及其他基金项目,也可利用自己在专业知识、科研能力等方面的优势,与其他单位联合开展档案学理论研究,以缓解档案科研经费紧张的矛盾。 第三,建立、健全档案科研成果的推广机制,改善档案工作实践环境。首先,要建立、健全档案科研成果的推广机制,使档案学理论能够快速、顺利地运用于档案实际工作,发挥其对档案工作实践的指导、规范作用。其次,要有针对性地开展档案教育培训,注重实效,尽快提高档案工作者的业务素质及理论水平,增强其接受、消化、运用档案学理论的能力。 五、建立、健全文献检索体系。应该说,近年来我国档案学界在建立文献检索体系方面确实已经做了较大的努力,如中国人民大学档案学院编著的《档案学论著目录》将1911—1993年间出版(发表)的论著、教材以题录、书目的形式按专题汇集在一起;不少档案学期刊已入编《中国学术期刊(光盘版)》;中国人民大学书报资料《档案学》每期除了全文复印转载若干文章以外,还按专题公布有关论文索引。这些努力为档案学研究者查阅文献资料提供了一定的方便。然而,仅此还不能满足档案学研究者对文献资料的需要。我国现有各种档案学期刊100多家,而被《档案学》、《中国学术期刊(光盘版)》收录的只是其中的一小部分。因此,有关部门应高度重视这项工作,充分利用原有基础,建立、健全档案学论文检索体系,全方位、多角度地为档案学研究者提供服务。具体措施有:第一,定期出版《档案学论著目录》;第二,扩大《档案学》(复印资料)的收录范围;第三,积极创造条件,争取尽可能多的档案学期刊入编《中国学术期刊(光盘版)》;第四,每年编制一套涵盖面广的档案学论文索引。 档案学论文:我国档案学研究对策研究论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:我国档案学研究对策研究论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:国内档案学研究与对策论文 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:档案学史研究论文 【摘要题】理论探讨 【正文】 中国档案学史研究不仅具有较高的理论价值,而且具有较大的实践意义。对中国档案史进行系统的梳理和评价,有利于提高档案学的科学水平,完善档案学理论与学科体系,丰富档案学的研究内容。同时,研究中国档案学史可以帮助我们反思我国档案学发展过程中的经验教训,扬长避短,增强档案学理论的针对性和适用性,更好地发挥档案学理论对档案工作实践的指导、规范作用,从而加快我国档案事业的发展步伐,提高档案的科学管理水平,为社会各项工作提供优质、高效的服务。 一、孕育时期的中国档案学(思想) 在长期的档案工作实践中,我国历代档案工作者积累了比较丰富的档案管理经验,为中国档案学思想的孕育创造了一定的条件,同时也为日后中国档案学的创立提供了宝贵的思想资料。 孕育时期的中国档案学思想主要体现在档案文献编纂方面。在我国长达两千多年的封建社会里,孔子、刘知几、司马光、章学诚等历史学家、文献学家、教育家在文献整理和史学研究的实践中,熔目录学、版本学、校勘学、历史编纂学及档案文献编纂的理论和方法于一炉,对档案文献编纂的原则和方法进行了认真的探讨和总结,提出了不少有价值的见解,为我国档案文献编纂学的形成和发展奠定了较好的基础。特别值得一提的是,宋代的几位档案工作者(架阁官)还就档案管理的一些具体问题进行了研究,这是迄今为止我国已发现的最早的档案学文献。此外,在我国历代奴隶、封建王朝颁布的有关文书、档案工作律令、制度及当时的文书、档案工作实践中也蕴涵着一些档案学思想。 孕育时期的中国档案学思想具有以下特点:(一)研究主体的非专业性。由于缺少档案教育,我国在封建社会始终未能建立起一支结构合理的档案专业队伍,因此这一时期档案学思想的形成主要归功于史学工作者和主管文书、档案工作的官吏。(二)研究行为的无意识性。我国封建社会的档案学思想是在史学研究和文献整理的过程中不自觉地形成的,是以其他活动的副产品的形式出现的,其提出者并未意识到自己是在进行档案学研究。(三)思想资料的分散性。孕育时期的中国档案学还不是完备形态的科学,只是一些零星的档案学思想,且分散在法典、制度和史家著述中,没有专门的档案学论著,未能形成严密的知识体系。(四)思想内容的继承性。孕育时期的中国档案学思想前后相继,历代相因。(五)思想范围的狭窄性。孕育时期的中国档案学思想只是为(文书)档案管理学、文书学(史)、档案保护技术学、档案文献编纂学、中国档案事业发展史等少数分支学科的创建积累了一些思想资料,而对科技档案管理学、专门档案管理学及档案学原理、档案术语学等绝大多数分支学科则少有贡献。(六)思维层次的经验性。孕育时期的中国档案学思想大多属于“就事论事”式的经验之谈,抽象性、概括性不够,思辨的成分较少,未能上升到理论的高度。 孕育时期的中国档案学思想之所以会出现上述特点,是因为:(一)我国封建社会形成的档案数量较少且总体上处于分散保存状态,档案管理方法简单,对档案学理论的需求不甚迫切。(二)以史官为主体的档案工作者大多实行世袭制,父传子,子传孙,代代相沿,因循守旧,传统经验根深蒂固。(三)封建社会的生产力不发达,科学技术落后,其档案大多是围绕着帝王将相的政务活动和饮食起居而形成的文书档案,科技档案和其他专门档案只占有很小的比例。(四)在封建社会,档案工作始终没有发展成为一项独立的事业,一直是以文书工作的后缀部分存在的,“政治”、“存史”是其两大主要职能,机要性、保密性十分突出,因此,孕育时期的中国档案学思想只能局限于具体的档案管理方法和经验的总结,只是在与文化关系比较密切的档案文献编纂领域有所贡献。 孕育时期中国档案学(思想)的主要成就及其对当代中国档案学和档案工作的借鉴意义表现在以下几个方面:(一)提出了“述而不作”、“多闻阙疑”等一系列档案文献编纂原则和方法,为我国档案文献编纂学的建立和发展奠定了比较扎实的思想基础,为当代我国档案文献编纂工作提供了丰富的实践经验。(二)提出了许多档案管理原则和方法,为我国档案管理学的创立准备了珍贵的思想资料。(三)对档案和档案史料汇编的作用和意义进行了比较深入的探讨,为我们进一步研究这些问题奠定了基础。(四)在档案库房建筑及档案保护方面积累了许多足资借鉴的经验。 二、创立时期的中国档案学 辛亥革命以后,孕育于封建社会中的中国档案学思想发展迅速,开始向科学形态演变。至20世纪30年代,近代中国档案学终于建立起来,其主要标志就是十三本档案学“旧著”的问世。这些论著对档案定义、档案的范围、档案的作用、档案行政、档案分类、档案立卷、档案的编目、档案的鉴定与销毁、档案保管与保护、档案的编辑与公布等问题进行了比较全面的探讨。 近代中国档案学产生的主要原因有:(一)档案工作实践的发展是近代中国档案学产生的内在动力。(二)以文书档案改革为主要内容的“行政效率运动”是近代中国档案学产生的直接诱因。(三)大规模的明清档案整理运动是近代中国档案学产生的重要助推器。(四)档案教育的创办是近代中国档案学的催生素。(五)国外档案学的发展经验为近代中国档案学的创立提供了借鉴。(六)我国古代档案学思想为近代中国档案学的创立准备了比较充分的思想资料。 近代中国档案学呈现出以下特点:(一)研究主体的多元性。参与近代中国档案学研究的既有档案工作者,也有行政界的官员,又有史学工作者,还有档案专业教师,研究主体呈现出多元化的格局。(二)研究内容的系统性。近代中国档案学者对档案的定义、范围、作用、文书与档案的关系、档案管理的组织形式与机构设置、档案的点收、登记、整理、分类、立卷、编目、排列、鉴定、销毁、保管期限、保管、保护、档案人员的素质与培养、中国档案史、外国档案史及文书档案连锁法等诸多问题都进行了系统的研究。(三)研究对象的模糊性。近代中国档案学者对档案学的研究对象还不是十分清楚,大多把档案工作当作文书工作的一个部分进行研究。(四)研究方式的移植性。近代中国档案学大量地继承、借鉴了我国古代档案学思想及欧美档案学和图书馆学的理论与方法,真正属于自我创新的东西并不多。(五)研究范围的局限性。近代中国档案学基本上没有突破机关文书档案管理的界限,而有关档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案宣传工作以及科技档案工作和其他专门档案工作的研究成果则几乎处于空白状态。 近代中国档案学的成就主要表现在如下几个方面:(一)建立了早期中国档案学的基本体系,将档案学引进科学的殿堂。(二)提出了一系列前所未有的新观点,深化了对有关问题的认识。(三)构建了档案管理学的基本框架。(四)摸索出一些好的档案学研究方法。 这一时期中国档案学存在着以下几个方面的问题:(一)学科体系不健全。近代中国档案学者的理论建树主要表现在文书档案管理学方面,而对科技档案管理学、档案文献编纂学、专门档案管理学等其他档案学分支学科则少有贡献。(二)研究范围过于狭窄。近代中国档案学是以机关档案工作实践经验为基础建立起来的,其主要思想、观点、原则和方法一般都带有机关档案工作的烙印。(三)研究水平不高。近代中国档案学的研究成果一般表现为直接经验材料的堆积和局部经验的个人总结,缺乏高度的理论抽象与概括。(四)在移植、引进国外相关理论的过程中存在着比较明显的“食洋不化”、“囫囵吞枣”的现象。 三、发展时期的中国档案学 新中国成立至20世纪60年代中期,我国档案学界对档案、档案工作及档案学本身的许多问题均进行了比较全面、深入的研究和探讨,内容涉及档案学基础理论、应用理论及应用技术等各个方面,取得了丰硕的成果。 这一时期的中国档案学呈现出以下特点:(一)指导思想的科学性。新中国档案学者们运用马列主义——辩证唯物主义和历史唯物主义的观点科学地分析和探讨了档案概念的本质、档案的作用、档案和档案工作的起源、档案工作的矛盾和规律、档案室工作与档案馆工作的关系,提出了许多新观点,极大地丰富了档案学的研究内容,提高了档案学的理论水平。(二)研究内容的系统性。现代中国档案学者初步建立起一套基本符合中国国情、档情的档案术语、概念和统一自洽的档案学理论体系,并据此建立起相应的档案学分支学科。(三)研究范围的广泛性。现代中国档案学既研究机关文书工作和档案室工作,也研究档案馆工作;既研究文书档案管理的原则与方法,也研究科技档案和专门(特种)档案的管理原则与方法;既研究档案和档案工作,也研究档案学自身。(四)研究成果的概括性。现代中国档案学者对档案、档案工作及档案学自身的诸多基本理论问题进行了比较深入的研究和探讨,对蕴藏其中的本质和规律进行了深层次的理性思辨,其研究成果的概括性、抽象性有了实质性的提高。(五)研究主体的群众性。从事现代中国档案学研究的既有档案学理论工作者,又有档案实际工作者(包括各级档案部门的领导),还有史学(方志学)工作者。 发展时期中国档案学的主要成就有:(一)档案学的学科地位得到明显提高,第一次以独立学科的身份屹立于科学之林。1956年4月国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》和同年6月国务院科学规划委员会制定的《一九五六——九六七年哲学、社会科学规划纲要(草案)》都将档案学列为独立学科。(二)初步建立起现代中国档案学理论与学科体系。至20世纪60年代初,我国档案学界先后编写出版了《档案管理学》、《文书学》、《中国国家机关史》、《中国档案史》、《文件材料保护技术学》、《档案文献公布学》、《技术档案管理学》、《档案学概论》、《影片、照片、录音档案管理》等教材,一个由多门分支学科组成的现代中国档案学学科体系已经初步形成。(三)编写了新中国第一批较有影响的现代档案学著作,如《档案管理法》、《历史档案整理法》、《档案学基础》、《档案管理学》等。(四)对诸多档案学基本理论问题进行了开创性研究,增强了档案学的理论色彩。(五)极大地拓展了档案学的研究范围。(六)档案保护技术研究取得了一定的成绩。(七)锻炼和造就了一支档案学研究队伍。 这一时期中国档案学主要存在着以下几个方面的问题:(一)过分强调档案、档案工作和档案学的阶级性,忽视档案、档案工作和档案学的普遍性。(二)在“”时期,我国档案学界也犯了“冒进主义”错误。(三)在学习前苏联档案学的过程中存在着一定程度的教条主义现象。(四)档案学理论与学科体系不完整,整个档案学研究还显得比较粗糙。(五)研究方法比较单一,定量分析方法、比较方法、系统方法运用较少。 四、停滞与倒退时期的中国档案学 1966年5月至1976年10月,由于、两个反革命集团的破坏,我国档案事业遭到了毁灭性的打击,档案学研究也未能幸免,许多有志于档案学研究的档案干部或被赶出档案部门,或被迫害至死;中国人民大学历史档案系也被打成了档案界的“反革命”、“三家村”之一和“贩卖封资修黑货的大本营”,不少骨干和教师被打成“叛徒”、“特务”;国家档案局档案科研所被撤销。这一时期,档案学研究不但没有发展,反而出现了停滞甚至倒退。 五、恢复与繁荣时期的中国档案学 “”结束以后,我国档案学研究重新焕发出生机与活力,迅速地恢复、发展起来,并呈现出欣欣向荣的喜人景象,在我国档案学的发展史上矗立起一座新的丰碑。这一时期中国档案学的研究内容极其丰富,几乎涵盖了档案学的所有领域。 恢复与繁荣时期中国档案学的基本特点有:(一)研究范围的广泛性。这一时期中国档案学的研究范围得到了极大的拓展,从档案到档案工作到档案学本身,从档案室工作、档案馆工作到档案事业管理工作、档案教育工作、档案法制工作直至档案科研工作本身,从文书档案工作到科技档案工作和其他专门档案工作,从历史到现实,从国内到国外,都有一大批成果问世。(二)研究内容的综合性。自20世纪80年代起,我国档案学者积极引进与移植相关学科的理论与方法进行档案学研究,这不仅拓宽了档案学的研究领域,而且开阔了档案学者们的研究视野。(三)研究方法的多样性。当代中国档案学者逐步摸索出多种行之有效的研究方法,基本上建立起比较完整的方法论体系。(四)研究成果的时代性。新时期的档案学研究者密切关注档案工作发展的时代脉搏,紧紧围绕党和国家的中心工作及档案工作中的热点和难点问题,积极开展档案学研究,因而其成果具有鲜明的时代色彩。(五)研究行为的组织性。1980年以后,我国从中央到地方及一些专业系统相继成立了档案学会,国家档案局和部分省级档案局还先后设立了专门的档案科研机构,档案学研究主体的组织性和协作精神明显增强。(六)理论和观点的抽象性。近二十年来,我国档案学界越来越重视对档案学基本理论问题的研究,档案学研究成果的学术水平明显提高,思辨色彩日益浓厚。 恢复与繁荣时期中国档案学的成就主要体现在以下几个方面:(一)档案学学科体系走向成熟与完善。分支学科的纷纷创立,使现代中国档案学已经从单一的学科发展成为内容丰富、结构合理的学科群体,档案学的理论与学科体系也因此而显得更加丰满和健全。新时期的档案学建设已逐渐与档案专业的课程建设分道扬镳,已经从具体学科建设和档案教育的课程建设入手的自然建设发展阶段转入从整体系统上设计一个科学体系结构,并有计划地按照这个结构去进行建设的自觉发展阶段。(二)档案学的学科地位有了进一步提高。档案学研究被列入《全国哲学社会科学研究规划》、《科学技术发展十年规划》,《当代中国的档案事业》、《中国大百科全书》档案学卷的编写出版被纳入《当代中国》丛书和《中国大百科全书》总的编辑出版计划当中;档案学的研究项目被列入国家社科基金、国家自然科学基金项目指南;国务院学位委员会成立了图书情报档案专业评议组,负责图、情、档三个专业的硕士学位点、博士学位点和国家社科基金项目的审批;1997年,国务院学位委员会将档案学的学科归属由历史学调整为管理学,与图书馆学、情报学一起组成一级学科。(三)档案学基础理论研究全面推进,填补了许多空白。档案学界除了对前人已经探讨的档案学基础理论问题进行深化研究以外,还努力开辟新的档案学基础理论研究领域,对前人未曾涉及的诸多档案学基础理论问题进行了全面的研究,其成果更为系统、深刻,更能反映档案、档案工作和档案学的本质与规律。(四)档案学应用理论研究的范围不断扩大,内容日益细化。我国档案学界一直非常重视档案学应用理论研究,其成果在整个档案学研究成果中始终占有很大的比例。这一时期,档案学界除了继续深入探讨文书档案、科技档案及影片、照片、录音档案的管理理论、原则和方法以外,还对各种专门档案的管理理论、原则与方法进行了全面、系统的研究,并在许多方面取得了重大突破。(五)中外档案事业史研究不断深入。与前相比,这一时期的中国档案事业史研究更为深入、细致,不仅出版了档案专门史和断代史专著,而且研究的内容也更加全面,涉及档案、档案工作、档案机构、档案人员、档案教育、档案文献编纂、档案学思想与理论等各个方面,在许多领域都取得了富有创建性的成果,并且纠正了一些讹误。我国档案学界与国际档案界的联系越来越密切,对外国档案学理论及档案工作实践的了解越来越全面,先后翻译、编写了一批外国档案事业史论著。(六)档案学应用技术研究成就喜人。在档案库房建筑、档案装具、温湿度控制、档案制成材料的耐久性、褪色档案字迹的恢复、机械化档案修裱、运用现代科技管理档案等方面的研究都取得了举世瞩目的成就,其中有不少成果属于世界首创,处于国际领先水平。(七)档案学术气氛更加活跃,档案学术评论健康发展。党和国家制定了一系列有利于档案学发展的方针、政策,倡导并鼓励大家开展档案学术讨论。学者们本着“真理面前人人平等”和“与人为善”的原则,心平气和地开展档案学术批评,大家互相探讨,互相补充,互相争论,互相商榷,或达成共识,或取长补短,或共同提高,或有所启迪。(八)建立了档案学科研课题的立项审批制度和优秀科研成果奖励制度。在科研课题的申请立项和优秀科研成果的评奖方面,档案学获得了与其他学科完全相同的机会和待遇。(九)档案学研究队伍进一步壮大。越来越多的人相继投身于档案学研究,档案学的研究队伍日益壮大,这不仅表现为数量的增长,而且表现为质量的提高。从事档案学研究的既有专职档案科研人员、档案专业教师,又有档案实际工作者,还有来自于其他学界的研究者。 这一时期中国档案学存在着以下几个主要方面的问题:(一)档案学研究的集约化程度低,低水平重复现象比较严重。(二)部分档案学术语(概念)、理论不严谨。(三)在移植和引进其他学科理论与方法的过程中存在着一定程度的“食而不化”、“生搬硬套”现象。(四)部分档案学者对待外国档案学理论不够理智、客观,感情色彩浓厚。(五)故弄玄虚,隔靴搔痒。(六)在评价档案学遗产时,部分档案学研究者陷入了的泥潭。(七)定量分析法在档案学研究中的运用尚有不尽如人意之处。 鉴于上述问题,笔者认为当前我们应着重解决以下几个方面的问题:(一)建立档案学术规范。(二)健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。(三)进一步加强档案学术评论工作。(四)努力改善档案学研究系统的外部环境。(五)建立、健全文献检索体系。 六、中国档案学的发展规律及其发展趋势 中国档案学在其发展过程中除了体现出从无到有、从分散到系统、从低级到高级、从肤浅到深入、从简单到复杂等科学发展的一般规律以外,还呈现出如下一些发展规律:(一)档案工作实践的需要是档案学发展的内在动力。档案工作实践不仅规定着档案学理论研究的对象和范围,而且决定着档案学的发展规模、速度和水平;档案工作实践也是检验档案学理论正确与否的惟一标准;档案工作实践还是档案学理论不断补充、修正和完善的原动力。(二)结构合理的科研队伍是档案学发展的关键因素。开展档案学研究,铸造档案学的繁荣局面,离不开一支结构合理、精干高效的档案科研队伍。不同岗位、不同职业、不同学界的档案学研究者各有千秋,优势互补,共同推动着当代中国档案学快速向前发展。(三)稳定的政策是档案学发展的根本保证。档案学的兴衰、成败与国家的政治环境有着密切的关系,国家的直接关心、重视与支持更是档案学健康发展的政策保证。(四)经济、科技、文化是档案学发展的必要条件。经济是开展档案学研究的重要物质基础,对档案学的发展规模、速度和水平起着一定的制约作用。科技的发展导致档案学研究范围的拓宽,并促使档案学界及时地进行理论补充、修正和完善。学术研究空气活跃,文化事业发达,就会推动档案工作和档案学的发展。(五)中外档案学术与业务交流是档案学发展的外部动力。国外档案学的传入对于我国档案学的建立和发展起到了一定的促进作用,我国的许多档案学理论也因此而更加充实和完善。 中国档案学将朝着以下几个方向发展:(一)档案学的研究范围将进一步拓宽。随着我国档案事业的不断发展,未来中国档案学的研究领域将进一步扩大,许多目前尚未引起档案学界普遍重视的问题将成为档案学者们悉心探求的重要领域,并将涌现出一批新的分支学科。(二)档案学的研究内容将逐步深入。随着定量分析方法的广泛运用,今后我国档案学界一定会在现有基础之上对档案学的众多基本理论问题进行更加深入的研究,中国档案学的理论水平将会跃上一个新的台阶。档案学的史学研究也将朝着纵深方向发展,在断代档案工作史、专门档案工作史、地方档案工作史研究领域将会取得全面进展。档案学的应用理论与技术研究也将趋向专深,以档案工作各环节、各程序为依托的新的档案学分支学科也将不断产生。(三)档案学研究的集约化程度将不断提高。越来越多的档案学者已逐步认识到开展集约化研究的必要性和优越性,并开始尝试通过组建科研共同体的形式来进行档案学研究,相信我国档案学研究的集约化程度将随着档案科研主、客观条件的日益成熟而不断提高。(四)档案学研究的综合性、系统性将更为明显。引进与吸收相关学科的理论、方法,使其与档案学相互渗透而形成交叉学科或横段学科,这是未来档案学分支学科产生的主要方式。定量分析方法将越来越受到我国档案学界的重视,含有定量分析研究成分的档案学论著将不断增加。(五)档案学基础理论研究和应用理论与技术研究之间互相交错、互相转化的趋势将日渐突出。档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间没有不可逾越的鸿沟,纯粹的档案学基础理论研究和彻底的档案学应用理论与技术研究都是不存在的,二者从来就不是完全对立、截然分开、水火不容的,而是相互包含、相互交叉、相互渗透的。可以预见,二者之间互相结合、互相作用、互相转化将会更加紧密、更加迅速。(六)档案学研究将逐步融入国际档案学的洪流之中。在档案学研究中,世界各国之间存在着许多共性的课题,它们既包括许多应用理论与技术问题,也包括不少基础理论问题。不难想像,随着国际档案业务与学术交流的不断增多,我国档案学研究最终将成为国际档案学研究的一个组成部分。 档案学论文:我国档案学发展趋势论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:档案学研究发展论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:基于CNKI的国内档案学博硕士学位论文研究 摘 要:本文以1065篇国内档案学博硕士学位论文为例,全面分析了学位论文的施引及被引信息,以管窥国内档案学博硕士的学术视野及其在学术界的影响。本研究建议各高校重视研究生科研能力培养问题及学位论文开放获取问题,同时建议国内档案学界加强与其他学科的交流。 关键词:博硕士学位论文;档案学;引荐分析法;Dh指数;文献计量 作为博硕士多年学习成果的结晶,每篇博硕士学位论文或多或少总有创新之处,蕴藏着一些有价值的学术思想。而且作为完整的学位论文通常须系统性征引大量国内外相关文献,故经由众多博硕士集体鉴赏、评估的研究主题、参考文献等信息对我们探测学术前沿非常有价值。开发博硕士学位论文资源不仅能够揭示博硕士的学术贡献,促进学术界的知识交流与共享,也能够提升学位授予机构的学术影响力。本文以档案学博硕士学位论文为出发点,综合运用文献计量、内容分析法、引文分析法等多种方法,从施引和被引角度全面探析国内档案学博硕士学位论文的发展现状及存在的问题。 1 数据来源及方法 笔者于2016年6月8日在中国知网博硕士数据库中检索了有关数据,将学科专业名称限定为“档案学”,时间段为2004-2015年,共得到1065篇文章。在数据采集过程中,不仅采集了全部档案学博硕士学位论文(以下简称学位论文)的题录信息,还采集了高影响力学位论文的被引信息及部分学位论文的施引信息。在采集题录信息的过程中,首先利用CNKI的文献导出功能采集了作者、篇名、导师、学校等信息,然后从网页上抓取每篇论文的被引次数、下载次数等数据,接引信息。在采集题录信息的过程中,首先利用CNKI的文献导出功能采集了作者、篇名、导师、学校等信息,然后从网页上抓取每篇论文的被引次数、下载次数等数据,接着用自编程序将属于同一篇文献的信息整合在一起。在采集引文信息过程中,共采集了被引次数大于等于5的学位论文的2389条施引信息,以及2014年的136篇学位论文的7632条参考文献信息。 本文通过分析学位论文的参考文献研究档案学博硕士的学术视野,通过分析引用学位论文的施引文献来观察学术界对有关成果的关注度,这两个角度有助于更全面地挖掘档案学博硕士的学术兴趣和影响力。分析高频引证行为可揭示施引者视角的学术交流图景,同时客观地评估被引对象的真实学术影响,故本文在挖掘引文信息时采用引荐分析法[1],将引荐阈值设为2,即施引者对同一对象的2次及以上引用方视为一次引荐。将《档案学通讯》《档案学研究》《中国档案》《兰台世界》《浙江档案》《北京档案》《档案管理》《档案与建设》《山西档案》等档案类北大版优秀期刊在CSSCI数据库中的被引数据进行整合,运用h指数批量统计法[2]得到档案学界全部主流学者的领域内h指数,以此作为表征作者学术地位的指标。在分析学位论文的学科影响力时,采用2014版北大优秀期刊的学科分类对有关期刊进行标注。 2 学位论文的施引和被引分析 分析学位论文的施引与被引情况可了解档案学博硕士的学术视野及被认可程度,本节从文献类型、引文文献的作者、期刊学科类型、学位授予单位等方面进行论证。 2.1 文献类型分析。提取2014年136篇学位论文的参考文献并统计其类型及次数,得到中文期刊(5109次)、图书(1225次)、英文期刊(832次)、学位论文(465次),这显示出档案学博硕士在消化吸收知识方面的文献类型偏好和能力。提取学位论文被引文献并统计其类型及次数,得到学位论文(1380次)、中文期刊(965次)、会议文献(43次),这揭示了学位论文成果的市场影响特征。从上述数据可以看出,博硕士所引用的文献类型比较丰富,但中文期刊论文所占比重很大,同时也少量引用了博硕士论文、英文期刊和图书;而学位论文的消费者主要是博硕士学位论文和期刊论文。与情报类学位论文相比,档案学学位论文所引的英文文献数量明显偏少。 2.2 作者分析。本文以引文中的第一作者为研究对象分析学位论文的引荐和被引荐情况,采用Dh指数标记其学术地位,以探讨档案学博硕士所关注学者与所影响学者这两类群体的学术影响力差异。 2.2.1 参考文献作者分析。为探讨学位论文作者的学术偏好,需对其引用学者的学术地位和被引次数进行分析。将样本中全部学位论文参考文献中的作者信息进行汇总,统计作者的被引次数和被引荐次数,用Dh指数表征其学术地位,最后得到样本(136篇)学位论文高度关注的学者名单,如表1所示。 据任红娟(2013)[3]利用2003-2012年CSSCI档案学来源期刊的被引数据进行的研究,被引次数在20次及以上的高影响力学者依次为:冯惠玲、何嘉荪、胡鸿杰、周毅、傅荣校、安小米、丁华东、何振、张辑哲、王英玮、张照余、周耀林。这与利用学位论文引证数据得到的表1榜单有较大差异,两份名单中的相同部分均以粗体标识。这两份榜单揭示了档案学高影响力学者群体在期刊论文和学位论文中的影响力差异。结合表1数据和学位论文题录信息可知,由于论文选题等原因,博硕士引用较多的学者除业内高影响力学者外,还参考了其导师的有关成果。此外,表1所列学者大多与中国人民大学有较深的学术渊源,如冯惠玲、黄霄羽、邓绍兴、胡鸿杰、安小米、李扬新、张会超等,这印证了中国人民大学在档案学界的强大影响力。 2.2.2 施引者分析。为分析学位论文的影响力,需对施引者的学术地位和引证行为的有效性进行评价。本文用Dh指数表征施引者的学术地位,用引用次数不少于2次的引用行为界定高频施引者,即引荐者。表2列出了部分被引次数较高且被引荐次数≥2的学位论文所影响到的学者及其学术地位信息。 由于Dh指数与h指数一样都和研究者的资历正相关,我们借助Dh指数可知表2所列施引者的学术影响力较小且资历较浅。这说明即使是高影响力学位论文也尚未得到业内主流学者的重视。对比表1和表2数据可知,博硕士所引荐群体的学术资历要比引荐博硕士论文群体的深。这说明尽管博硕士在撰写学位论文时参考了许多高影响力学者的成果,但其产出的学位论文的影响力偏弱,仅能影响少数学术地位较低的学者。 2.3 学科影响力分析。对学位论文所引用期刊和引用学位论文的期刊进行统计,并利用自编程序按照2014版北大优秀期刊的学科分类对这些期刊进行标记,得到这些期刊所属的学科,所得部分数据如表3所示。 从表3可以看出,TOP10学位论文引用期刊全部为中文档案类期刊,其中8家期刊为2014年北大版优秀期刊。此外,分析全部引用数据可知,学位论文引用频次较高的其它期刊多属于图书馆事业、情报学。这说明档案学学位论文征引较多的是中文档案类论文,也参考了一定数量的中文图书馆学、情报学论文,但对外文成果的关注不够。 从被引数据看,学位论文的研究成果主要被《兰台世界》《办公室业务》等档案类非优秀期刊引用,而来自本专业优秀期刊的引用相对较少。除此之外,学位论文还被图书馆事业、信息事业、综合性人文、社会科学、自动化技术、计算机技术等领域的期刊少量引用。这说明学位论文的参考价值有限,跨学科影响力较弱。 综合分析学位论文的参考文献数据和被引数据,我们不难看出国内档案学博硕士在与其他学科的学术交流方面较为保守,学术视野不够开阔,需加强对其他学科成果及档案学国外成果的关注和利用。这与王新才[4]等给予档案学优秀期刊参考文献的研究结论是一致的。 2.4 学位授予机构分析。为探讨档案学学位授予机构的学术影响力,本文尝试分析学位论文广受关注的高校和重视利用学位论文成果的高校。汇总各高校2004-2015年的高影响力学位论文的被引信息(单篇论文被引次数≥5),得到各学位论文授予机构在CNKI数据库中展示出的学术影响力,如表4所示。为深入探讨各高校对学位论文成果的关注和利用情况,本文还从学位论文施引角度进行了挖掘。由于采集整理学位论文的施引信息相当于建立小型专题引文库,工作量很大,故本文仅整理了2014年136篇学位论文的施引信息略作示例,所得结果如表5所示。 由表4和表5可知,在某些高校缺席的情况下,安徽大学、黑龙江大学、山东大学、云南大学、南昌大学、辽宁大学、郑州大学、吉林大学、福建师范大学、广西民族大学、苏州大学、浙江大学等高校的学位论文在校内外均产生较大的影响,而且重视利用档案学研究成果的高校和受档案学界关注的高校重合度较高。这些在档案学博硕士中产生一定影响的高校均较为重视利用档案学学位论文成果。这在一定程度上说明学位论文的开放获取对提升学位授予机构的学术影响力有着积极影响。 3 分析与讨论 3.1 研究中发现的问题。 3.1.1 CNKI收录学位论文信息不全。从收录的院校来看,武汉大学有26篇,中国人民大学只有4篇,而南开大学的学位论文没有被收录。从收录的时效性来看,近两年的文章数有所下降,这与学位论文呈现上升趋势有一定的冲突,说明近两年的学位论文还没有全部上传。此外,本研究还发现CNKI所提供的学位论文参考文献有时要比原文少。 3.1.2 部分档案学学位论文的创新性较差。学位论文引用了大量的文献,其中不乏名家之作,但引用学位论文的文献多为学位论文,且施引者的学术地位普遍较低。这与杨奕虹等[5]认为我国博士学位论文的被引率普遍较低的观点是一致的。这说明档案学博硕士参考了大量文献撰写出的学位论文并未得到学术界的广泛认可,这可能意味着很多学位论文缺乏创新,而这正是导致被引偏低的根本原因。 3.1.3 档案学学科相对封闭。学位论文所征引的期刊多为档案类期刊,而引用学位论文的期刊也多为档案学期刊。此外,关注档案学博硕士学位论文的高校与档案学博硕士学位论文影响到的学校高度一致。这说明档案学科相对封闭,很少参考其它领域的成果,其影响力尚未辐射到其他领域,而知识交流也主要局限在几所高校间。 3.2 对策与建议。 3.2.1 针对数据收录不全的问题,建议有关方面加大学位论文数据开放及整合力度。从本文的研究来看,不、延迟或仅少量学位论文会直接影响高校的实际学科影响力。从长远看,将学位论文深锁闺中不仅会降低学位论文的学术影响力,进而影响高校的学术声誉,同时也会由于缺乏外界的评判和反馈而导致学位论文质量的下降。因此,各高校应重视学位论文的开放获取问题,这不仅有助于促进学术交流,也能对广大师生进行有效的激励,从而提升本机构的学科影响力。此外,针对部分数据缺失问题,建议各方尽量提高专业化服务水平,缩短数据更新周期,加强数据校验,减少学位论文数据缺失现象。 3.2.2 各高校应重视并加强研究生的科研能力培养。各高校应加强对研究生的要求,导师也应在日常的学术研究中多鼓励研究生从事创新性探索,研究生也应有紧迫感,广泛阅读中外文文献,开阔视野,努力提升科研水平,进而从根本上提高学位论文的“含金量”。 3.3.3 档案学科应加强与其他学科的交流。国内档案学的研究对象固然有其特殊性,较多地参考自身成果也属正常现象。但任何学科只有不断地从其他学科汲取营养才能发展得更好,因此档案学应加强与他学科的交流借鉴,提升本学科的可见度和影响力。正如卢小宾、高欢[6]所建议的那样,档案学需要与自然科学和社会科学两大学科领域中相关学科的相互交叉、渗透,拓宽档案学的研究领域和研究范围,提升档案学研究的综合性,此外还应当吸收社会学、 生物学与计算机学等相关学科的理论与方法。 4 结语 本研究发现学位论文是否开放直接影响到研究生群体对朋辈学术成果的感知和利用,这无疑会影响其对各高校的专业实力和声誉的判断,建议各高校认清专业成果共享对推动学科发展及提升本机构专业影响力的重要性,重视学位论文及机构知识库的开放利用问题。本文还发现档案学学位论文的学术影响力偏弱且局限于档案学学科,建议广大博硕士加强对国内外档案学及其它学科成果的学习利用。 博硕士学位论文属于灰色文献,较难获取。目前国内尚无任何机构能够完整收录全部学位论文。限于目前的研究条件,本文利用收录相对较全的CNKI博硕士学位论文库进行了初步的研究。本文所采集样本中部分知名高校的档案学博硕士学位论文收录不全,如中国人民大学、武汉大学等,且博士论文一共只有13篇,这可能会对研究结果的代表性有一定的影响。 档案学论文:关于档案学论文现状的几点思考 随着档案工作实践的不断深入,档案事业的逐步发展。近年来,我国档案学理论研究取得了前所未有的成果。档案学论文作为档案理论成果的表现形式,其数量的增长、质量的优化直观地反映了档案学理论研究的发展历程。据统计,目前我国各类型档案学期刊已逾百种,自2008年起,每年的档案学论文更是数以万计。然而在巨大的论文数量下,潜藏的问题却是档案学论文总体水平不高,理论研究僵化、缺乏思想创新。本文拟就档案学论文的现状进行分析,希冀档案学论文的现状能够有所改观。 1档案学论文总体现状 2002年,安素琴同志发表了题为《近年来我国档案学论文的分析与探讨》的文章,文章指出了我国档案学论文数量巨大、质量不高的现状,具体反映到论文内容上,表现为空论、泛论、追风论三种形式。当前,尽管涌现出一批高水平的档案学著述,然而低水平重复现象仍较为显著,空论、泛论、追风论依然客观存在于档案学论文写作中,并在新形势下,表现出了新的特征。 1.1论文总体比例失调 档案学的研究方向大致可以划分为:基础理论研究、应用理论研究、档案保护技术几个类别,档案学论文也基本围绕这几个方面展开。不同研究方向的论文之间,应当根据档案工作实践的需要,维系一个合理的比例,不能再某种程度上出现“短板”,否则必将阻碍档案学理论的发展与实践的深化。档案学在我国创立伊始,学科架构尚不完备,在吴宝康、曾三等一批老同志的带领下,档案学者着力于从事基础理论研究,随着一批有影响力的档案学论文、著述的问世,我国的档案学理论体系初步建成。十一届三中全会后,国家大力贯彻“双百方针”,档案界展开了广泛而深入的学术评论,大大促进了基础理论的发展进程。 到了二十世纪八十年代,随着控制论、系统论、信息论的引入,跨学科研究趋势的兴起,档案学与经济学、法学、行政学、社会学、心理学等学科产生了日益紧密的联系,人们将研究的重点由基础理论研究转为应用理论研究,一大批档案学分支学科纷纷建立,充分完善了档案学学科体系;物理、化学、生物技术在档案保护方面的应用,也使得档案保护技术取得了极大的进展。 新形势下,随着电子信息技术的不断发展,文件更新换代的节奏逐步加快,档案学论文的总体比例开始失调,应用理论研究成为了档案学研究的主流,研究方向趋于单一化,追风论初现端倪。时至今日,这一趋势不但未能得到扭转,反有愈演愈烈之势。在中国知网对档案学论文关键词进行词频分析发现,档案信息化、数字档案馆、电子文件管理成为了近年来档案学研究的中心。在应用理论研究逐步升温的今天,与基础理论、档案保护技术相关的论文几近于无,具有理论深度的档案学术评论亦是乏善可陈,档案界整体学术氛围稍显沉闷。 应用理论研究对于提升档案学学术地位,拓展档案学研究领域大有裨益。然而,档案学基础理论研究是学科发展的重中之重,过分重视应用理论研究,忽视基础理论研究无异于舍本逐末。档案学创立至今,很多档案术语尚未统一,部分领域仍存在空白,档案学基础理论研究任重而道远;应用理论研究与形势联系紧密,可以及时针对新问题展开论述。然而,一味求新,生搬硬套,亦略显牵强。当前,应用型论文占据了学术期刊的绝大多数版面,基础理论论文几无立足之地,基础理论研究与应用理论研究应当实现良性互动、相辅相成,解决档案学论文的比例问题,迫在眉睫。 1.2理论研究僵化、缺乏创新 科学的实践是孕育理论的沃土,任何档案学论文、著述的诞生,都是在档案工作实践基础上的总结、反思与升华。我国档案学建立时日尚短,诸多理论不够完善,因而理论研究在很大程度上依赖于西方的理论成果,这些理论成果的引入,一定程度上也成为了束缚我国档案学理论研究深入的思想教条。吴宝康先生曾经说过:几年来我们在学习苏联先进档案学理论方面是有成绩的,但不可否认,也是有一些缺点的,这就是没有很好地从实际出发,存在着教条主义的学习方法,有机械搬用的现象。因此,我们应该接受这个教训,否则,就会影响我国档案学的健康发展。对待西方的理论成果,我们应当主动去借鉴与融合,并结合实践加以创新。然而实际情况却并非如此,文件生命周期理论引进中国伊始,引发了学界广泛而深入的学术讨论,学者们在文件生命周期理论的基础上,结合我国档案工作实际,创立了“文件双重价值论”、“档案形成规律理论”,虽然在原有的基础上有所创新,但仍未脱离原有理论框架。 随着国际档案合作的不断深化,越来越多西方档案学者的观念和理论为人们所熟知。这些观点为国内档案学研究打开了思路,在此基础上,一批档案学术成果相继问世。然而,这些理论并非都能与我国档案学实践相适应,有些甚至可能与之相背离。档案学论文创作一片繁华之下潜藏的问题是:有代表性的原创理论成果不多,大多论文带有浓厚的西方理论色彩,本土理论创新少有建树。 1.3内容空洞、泛泛而谈 在《反对党八股》一文中,曾经指出了党八股的危害:空话连篇、言之无物;无的放矢、不看对象。当前,档案学论文写作中同样存在这样的不正文风。俗话说:深入浅出是好学问,深入深出是大学问,浅入深出是假学问,浅入浅出是没学问。当前我国档案学论文水平总体不高,归结而言,正是大量的低水平论文充斥其中,明明是“假学问”,却改头换面,冒充“大学问”。在学术期刊中,不难看到题为《大数据背景下的档案××分析》、《基于SECI模型的档案××探讨》这样类型的文章。光看题名,已然令人望而生畏,然而实际内容却并非如此。文章首先介绍何为大数据/SECI模型,接着论述档案工作本身,最后将二者结合,分析研究所能带来的理论意义与实践意义。文中不乏生涩难懂的字眼,让读者一头雾水,显得文章高深莫测;实际上,文章却对关键问题避重就轻,浅尝辄止,相关论据亦是一笔带过,缺乏说服力。例如,大数据时代下,将电子信息全面融入档案工作的物质基础与技术条件是否完全具备?试点工作是否成功,有没有全面推广的可能性?SECI模型应用于档案学领域是否有生搬硬套之嫌?结合SECI模型的探讨对于提升档案工作效益是否具有显著的效果?带着这些问题去看待文章,不难发现:文章本身带有太多空话套话,却不涉及档案工作实践中的具体业务环节,空有理论,却又无法做出合理的推导论证,这样的文章对于档案工作实践几乎没有任何指导意义。 2档案学论文现状成因分析 档案学论文之所以出现上述状况,一方面是档案学者的主观原因,但更关键的是其背后蕴藏的客观因素。笔者针对档案学论文发展现状,现对其成因做出简要分析 2.1论文写作功利化 近年来,随着档案工作实践的不断深入,档案高校教育的显著发展,档案学论文作为学术成果的重要表现形式,其与职称、职务、绩效工资的关系也日趋紧密。档案学论文能够在知名期刊发表,一方面是对学者理论研究成果的肯定,另一方面也成为了提升职称、职务的敲门砖。相较于建国初期档案学前辈们致力于构建完备的档案学学科体系而从事学术研究,而今的档案学论文写作难免掺杂了一定的功利化色彩,也即“为了写论文而写论文”。近年来,电子文件管理、数字档案馆等问题是档案学术研究的热门话题,与之相关的论文著述产生了较多学术成果,这在客观上促进了我国对于电子信息时代档案管理新特点的认识,但在某种程度上也导致了档案界一窝蜂研究应用理论,忽略基础理论研究的恶性现象。 当前形势下,国家社会科学基金项目与职称、职务关联十分密切,国家社科基金项目的立项情况,也成为了学术界研究重心的“风向标”。笔者通过国家社科基金项目数据库,在图书馆、情报与文献学类目下,以“档案”及“电子文件”作为关键词进行检索发现:自1996年至今,档案共有122个项目成功立项,其中70%以上的项目为应用理论研究。笔者认为,这主要是由于近年来从事基础理论研究的学者偏少,申请立项的学者不多。但这却向学术界传达了一个错误的讯号:从事应用理论研究更容易产生学术成果,基础理论研究很难通过审核,成功立项。因而引发了档案界大量学者热衷于从事应用理论研究,越来越少的人沉湎于档案学发展规律的推理与演绎,从而导致了论文总体比例失调的后果。 2.2缺乏学术评论与探讨 笔者通过对中国知网进行检索,将2000年至2014年档案学、档案事业学科专业目录下的文献记录,按照被引次数从高到低进行排序,选取了其中被引次数不低于55次的文献记录制作成表,如表1所示,这组数据如实反映了我国档案学理论研究略显僵化,有建设性的本土理论创见不多,缺乏创新的客观现状。 表1共记录了25条文献期刊。通过归纳不难发现,25篇文献的主题集中在数字档案馆、电子文件、档案信息化建设等问题上。这是近年来国际档案界研究的总体趋势,反映了中国近年来档案学研究国际化水平逐渐提高。以上文章都在原有理论的基础上有所完善和改进,但总体上仍然没有摆脱西方理论的烙印。表1所记录的各文献,由于被引频次较高,在学术界具有相当的影响力,文章对西方的档案学理论做出了精要的解读,为大多数人认识和了解西方档案学理论构建了桥梁。但同时,这一系列文章也成为了束缚创新的思想教条。我国的档案学实践较之西方,无论是技术层面还是实践深度都存在着一定的差距,想要建成数字档案馆并取得推广,并非一日之功。因此尽管档案学理论建设进行的如火如荼,实践环节却并非一帆风顺。 西方的理论观点在我国往往被奉为金科玉律,谈及电子文件管理、文件生命周期理论,学术界一片赞誉之声。诚然,西方的档案学研究在世界处于领先地位,西方的电子文件理论对于我国的档案学研究的确具有借鉴意义,但并不完全适用于我国的具体实际,如果不能在档案工作实践中有所创新,对传统理论做出扬弃,显然会陷入教条主义怪圈。十一届三中全会以来,国家号召学术界贯彻百花齐放、百家争鸣的“双百”方针,致力于打造自由开放的学术氛围。然而当前我国的档案学论文却总是围绕西方的理论观点展开论述,学术界的整体氛围稍显沉寂,缺乏高水平、深层次的档案学术评论。档案学论文围绕西方理论展开,不能充分立足于本土实际,仅在原有理论基础上作出小范围修补,严重缺乏创新,这在客观上会引发本土档案学者的惰性心理和依赖心理,严重制约我国档案学理论研究的进程。 学术界应该是一潭活水,学术界需要不同的声音。建国初期,我国曾全面照搬苏联的档案建设经验,没有充分考虑我国国情,使得档案事业走了很多弯路。列宁曾经说过:忘记过去意味着背叛。同样的错误,不应该再次发生。近年来,档案学论文逐步出现了与档案工作实践脱节的趋势,这亟需高质量的档案学术评论加以规范和调整。关于西方的电子文件理论是否适应于我国的客观实际,学术界也应该展开广泛而深入的学术讨论。真理是越辩越明的,缺乏学术讨论的规范与调节,理论研究必然会走入僵化。 2.3跨专业研究生成为档案学论文写作主体 我国十分重视档案学专业人才的培养工作,经过多年的努力,逐步建成了一支以高校档案专业教师为主、档案实际工作者、专职档案科研工作者和其他有关人员在内的档案学研究队伍。近年来,随着档案高校教育的不断发展,开设有档案专业的院校不断增多,档案专业的在校学生尤其是研究生,人数上有了很大的增长,并逐步成为档案学论文写作的新生力量。自2008年起,我国档案学论文年发表数量突破一万,截至2014年底,论文年发表数量已接近一万五千篇。其中,研究生创作的论文占据了相当的比例。研究生创作论文比例的增长,是导致档案学论文质量良莠不齐,内容泛泛而谈的重要诱因。 曾经有学者对跨专业档案学硕士研究生的情况做过统计。作者选取了国内十所具有代表性的高校作为样本,统计了2009-2011年十所高校招生总人数及跨专业人数 的基本概况。统计结果显示,2009-2011年的跨专业学生占据了招生总人数的50%以上,部分高校的跨专业人数甚至超过了招生人数的70%,而跨专业学生的专业背景也十分广泛,横跨多个学科门类。从这个结果,我们不难发现档案学跨专业考研成为了新趋势,大部分的档案学硕士研究生本科属于其他学科门类。这为研究生跨专业跨学科研究提供了可能,但也意味着大量的档案学研究生专业基础极其薄弱,缺乏档案学理论底蕴,实际在论文写作中则表现为文章论述空洞,关键问题泛泛而谈,缺乏深入挖掘与探讨,倾向于 “炒冷饭” ,热衷于研究前人多次探讨过的问题,对于问题和对策的描述局限于前人的研究成果,论文本身仅仅是观点的罗列和拼凑,缺乏新意;或是将本科专业与档案学强行结合,生搬硬套,略显牵强。 跨专业档案学研究生逐步成为档案学论文写作的新兴主体,其创作的论文数量迅速增长,并占据了学术期刊的大量版面。受限于专业基础薄弱,跨专业研究生大多倾向于应用理论研究,而且热衷于探讨电子文件、数字档案馆等热门话题,受西方理论影响较为深远。跨专业研究生成为档案学论文写作主体,也是导致我国档案学论文质量总体不高的最重要原因。 3结语 尽管当前我国档案学论文写作存在着一定的问题,在前进方向上也出现了一些偏差,但值得肯定的是,档案学者与档案工作者创作论文的初衷都是希望能够为档案事业的发展添砖加瓦。回首过去,立足当下,展望未来,只要我们能够发现和纠正问题,不断总结经验,必然会有一批又一批高质量、高水平的档案学论文相继问世,相信祖国档案学事业的明天会更加美好。 (作者单位:安徽大学管理学院) 档案学论文:我国高校档案学研究生统计分析 摘 要:运用文献计量学方法,在中国知网《期刊全文数据库》中,统计2008年~2012年档案学9种优秀期刊刊载的各高校研究生研究论文。从年度分布、期刊分布、主题分布与作者分布等方面,分析近五年各高校研究生的科学研究状况。 关键词:高校;研究生培养;档案学;科学研究;统计分析 随着我国高等教育和档案事业的发展,档案学硕士和博士学位授予单位不断增多,培养单位总体格局基本形成。目前,全国获得档案学硕士学位授予权的院校有24所,占到开设档案学专业本科院校的70.6%。此外,山西大学、上海交通大学图书馆图书情报科学研究所和南京理工大学经济管理学院设有“图书情报与档案管理”一级学科硕士点,也招收硕士研究生,同时,天津师范大学跨在情报学硕士点下招收档案学方向研究生。以上28所高校中的中国人民大学、武汉大学、南京大学、南京政治学院上海分院和云南大学拥有博士学位授予权。[1]对2008年~2012年28个培养单位的硕士、博士研究生发表在9种档案学、档案事业类优秀期刊[2]上的论文,从年度分布、期刊分布、主题分布与作者分布等方面进行分析,可以大致了解硕士、博士研究生的科学研究状况,进而考察各高校教学单位高层次人才的培养质量,以期对我国档案学研究生教育和高层次人才培养有所参考。 1 数据来源 以“中国知网”为数据源,选择《期刊全文数据库》,以“来源期刊”和“作者单位”为检索途径,分别以“档案学通讯”等9种优秀期刊和“中国人民大学”等28所高等院校的名称为检索词,检索时间为2008年~2012年。 2 统计结果及分析 为保证研究质量,对检索到的论文作如下处理:1.对于合著论文,只统计在校研究生为第一作者或导师为第一作者研究生为第二作者所发文章,其他文章不在统计之列;2.只统计学术性较强的专业论文,不包括简报、随感、简介等;3.对一稿多投的论文去重。经汇总、核对后,共得到1342篇文章。 2.1 学校与论文年度分布。论文署名学校、发表年份和发文数量分布,如表1所示。 从表1可以看出,2008年~2012年我国高校档案学研究生发表的论文量呈现出稳定的态势,无大起大落现象。具体来看,中国人民大学的发文量最多,为169篇,其中,硕士研究生发文63篇,博士研究生发文106篇;排名第二和第三的分别为上海大学和武汉大学,发文量分别是149篇和90篇。前三名的发文量总计为408篇,占28所高校总发文量1342篇的30.40%。同时,还有7所高校的发文量在10篇以下,这说明各高校档案学研究生的科研成果存在较大差距,也说明科研成果的多少与高校的科研水平、招生数量和是否拥有博士学位授予权有密切联系。 2.2 期刊分布。研究论文的期刊分布可以在一定程度上反映研究成果的空间分布和科研水平。近五年研究生期刊分布情况,如表2所示。 由表2可知,《兰台世界》和《档案学通讯》的载文最多,分别为451篇和262篇,占总载文量1342篇的53.13%。发表在《档案学通讯》上前5位的学校分别是中国人民大学、湘潭大学、南京大学、山东大学和武汉大学,这反映出5所高校的研究生具有较强的科研能力。南京大学总发文量为51篇,其中在《档案与建设》上发文17篇,占发文总量的33%,这表明发文量除与科研能力密切相关外,也受到各刊的办刊特色和地域特色影响。 2.3 主题分布。将检索到的1342篇文章,根据内容可以分为档案管理、电子文件、档案利用、档案馆等11个主题。论文主题分布,如表3所示。 由表3可知,与档案管理、档案利用、电子文件、档案学、档案馆和信息化6个主题相关的文章较多,发文量总计为976篇,占总发文量的72.7%。多数高校虽然对每一个主题都有所关注,但它们仍有各自重点关注的对象。 档案管理与档案利用是档案学研究的永恒主题,各高校的研究生都对这两个主题表现出了极高的热情,其中以中国人民大学和上海大学研究生居多。在电子文件研究方面,武汉大学的发文量十分可观;在档案学学科研究领域,南京大学、中山大学具有较强实力;在档案馆和档案安全研究方面,苏州大学、福建师范大学发展势头较好;在信息化、数字化研究领域,南昌大学、南京政治学院上海分院、郑州大学发文量较为可观;在档案网站和政府信息研究方面,上海大学、四川大学占据一定阵地。 2.4 作者分布与合作情况。分析高校研究生科研合作的程度,可以大致看出合作研究和学科相互交叉与渗透的深度和广度。将检索得到的1342篇文章分别按照单篇作者数为1人、2人、3人及3人以上的标准分类统计,结果如表4所示。 注:合作率为2人、3人及3人以上合著篇数占总篇数的百分比。合作度为每篇论文的平均作者数,即作者总数除以总计篇数。 由表4可知,1342篇文章共有2066名作者,合作率为41.95%,合作度为1.54,这表明高校研究生科研协作现象较为普遍,合作意识较强。吉林大学、浙江大学、河北大学、南开大学、湘潭大学、南京大学和山西大学的合作度较高,均在2.0以上。排在最后三位的分别是上海交通大学、苏州大学和上海师范大学,合作度分别为1.20、1.17和1.00。可以看出,我国各高校研究生在科研合作程度上存在较大差别。 在合著的论文中,以研究生和导师合著居多,这反映出导师对研究生的科学研究具有重要的指导作用。3人以上合著的论文多为需要协同合作的调研报告,它运用定量分析与定性分析相结合的方法,科学地分析档案工作和档案学的相关问题。此外,还有不同学科之间、不同院校之间以及研究生与档案局(馆)、科研院所等企事业单位工作人员的合作,这是顺应档案学学科协同发展的良好趋势,需要保持和发扬光大。 2.5 发文5篇以上作者统计。在检索得到的1342篇论文中,各高校研究生发文量以1篇或2篇者居多,因篇幅有限,表5仅列出发文5篇以上(含5篇)的高产作者。 7.四川大学;8.辽宁大学;9.南京政治学院上海分院;10.郑州大学;11.南昌大学;12.天津师范大学;13.黑龙江大学;14.福建师范大学。山东大学、苏州大学、广西民族大学、南京大学、湘潭大学、河北大学、浙江大学、南开大学、吉林大学、上海交通大学、湖北大学、山西大学、上海师范大学和南京理工大学无作者达到5篇。 由表5可知,发文量在5篇以上的作者有29人,他们拥有较强的科研能力,是档案学界的新秀,构成档案学、档案事业类优秀期刊的研究生高产作者群。他们的成长,将会扩大我国档案学研究的队伍,促进档案学术研究的持续发展。在29人中,博士研究生7人,占发文5篇以上高产作者的24%,其中赵生辉发文10篇,数量最多,这说明博士研究生拥有更强的科研能力。 3 总结 从以上五个方面的分析可知,我国高校档案学研究生的科研能力在不断增强,高校教学单位高层次人才的培养质量在不断提升。2008年~2012年高校研究生共发表1342篇优秀期刊论文,各高校研究生在9种优秀期刊上的数量存在较大差距。这一方面反映出档案学研究生在整体上具有较高的科研水平,另一方面也说明不少高校研究生还有扩大科研空间的余地和机会。高校研究生应全面关注9种优秀期刊的栏目设置和办刊特色,更加深入地把握档案学的研究现状和研究进展,以便更多地投稿和。研究生与导师之间、高校研究生之间、不同高校师生之间的合作研究程度在逐步加强,这是顺应学科协同研究趋势的良好现象。与此同时,高校研究生也应进一步加强与档案馆、档案室工作人员的合作,更多地发表与档案工作实际相关的科研成果,以便更好地促进理论与实践的有机结合。各高校教学单位需要继续加大研究生的培养力度,进一步提高研究生的培养质量,并积极争取获得档案学博士学位授予权。高校硕士、博士生导师和优秀期刊编辑应当及时扶植新秀,培养出更多的研究生高产作者,为促进档案学学科的稳定、持续发展奠定坚实的人才基础。 档案学论文:档案学高被引论文引用情感类型分析 摘 要:基于引文内容分析的档案学高被引论文引用特征研究方法,文章界定三种引用情感类型,实证研究基于引文内容的主题识别和情感类型识别。揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机。 关键词:引用情感类型分析;档案学;高被引论文 1 引言 1927年[1],引用首次被用来对科研进行评价,经过数十年的发展,引文分析的理论和方法体系逐步健全。然而,随着研究和实践应用的深入,引文分析存在的问题也逐渐暴露,如,引用的规范性、引用动机以及只注重被引频次而忽视引文内容导致的引用不规范和引文评价的不科学等问题[2]。随着文本挖掘技术和全文提取技术的出现,基于引文内容分析是引文分析的新方向[3]。引文内容分析可以弥补单纯以被引频次数量评价的不足,将引文的数量和质量结合起来,更好地揭示文献之间的关联性。 虽然国外已经有关于引文内容分析的实证研究,但国内基于引文内容分析,尤其是基于档案学引文内容分析的研究目前还不多。鉴于此,本文以档案学高被引论文内容分析为基础,深度揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机研究,对于揭示档案学引文特征具有意义。 2 数据来源 本文以档案学高被引论文为样本,样本选择方法为:以CNKI数据库的“中国学术期刊网络出版总库”为数据源,选择“档案学、档案事业”学科领域,不设检索条件加以检索,检索结果按照被引频次递减排序,剔除非学术文献和不相关文献,得到档案学被引频次最高的前100篇论文。检索日期截至2013年底。百篇高被引论文分布于18种期刊中,其中《档案学通讯》最多,有51篇文章,占总数的51%。《档案学研究》12篇。 3 引文内容特征研究 引文内容分析指基于引文内容层面的语义关联,对引用句或引用上下文的内容进行关联性分析,以揭示被引文献对施引文献的作用。目前,相关研究主要包括引文类型识别、情感倾向分析和引文主题识别。 3.1 引文主题识别研究。引文主题识别是从引文文本抽取代表引文的主题词,利用主题分布来揭示被引文献的被引原因以及被引文献对施引文献的主要作用或贡献。 本文主题识别是通过抽取高被引论文的关键词来实现。百篇高被引论文共有691个关键词,出现频次大于4的关键词有34个,累计频次277次,占总频次的40%。出现频次最高的档案工作者19次,档案管理18次,电子文件17次。 表1 高频关键词 利用共词分析方法将我国档案学高被引论文研究主题分为四个主题知识群,一是档案学基础研究与档案事业,包括来源原则、档案学、现行文件、人事档案、档案事业、档案管理、档案工作者、纸质文件、信息安全、文化、政府信息公开关键词。二是电子文件和文件运动理论,包括电子文件管理、电子文件、电子档案、电子文件归档、文件运动和文件生命周期关键词。三是档案信息化与资源开发利用,包括办公自动化、数字化、档案信息化、信息化、数字档案馆、档案信息、档案信息资源、资源开发、利用、档案开放利用关键词。四是档案工作与档案馆,包括档案工作、虚拟档案馆、传统档案馆关键词。 3.2 引用情感类型研究。引用情感类型识别是通过对施引文献引用被引文献的文本内容,从引用动机和情感倾向分析挖掘施引文献作者对被引文献的观点、态度或立场,主要分为肯定、中立和否定三种基本类型。本文以档案学高被引论文引用情感倾向识别档案学引用情感类型。 本文根据引用内容,将引用情感类型分为三类,正面引用、负面引用和中性引用。正面引用指施引文献中对引文的观点、结论或方法的肯定和赞同,还包括在引文基础上展开后继工作,或者应用引文中的理论方法和数据以及引用他人的方法或结论和自己研究进行对比等。 负面引用指施引文献对引文中的观点、结论或方法持否定态度。多是指有商榷性质的文章,或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前没有涉及的而本文将要研究内容,主要表述两篇文章研究的不同。 中性引用指施引文献对引文内容没有表示赞同或反对观点,只做内容论述和在综述研究中出现的引用。情感类型界定如表2。 表2 情感类型及界定 由于百篇档案学高被引论文总被引三千多次,涉及施引文献数据量巨大,数据处理困难,本文采用分层抽样调查的方法,保证研究的可行性和科学性。在上述引文主题类型中,依据上述主题分类,在四个主题类团中各抽取一篇代表性文献作为样本研究。研究样本的选择具有代表性:一是涵盖了所有的研究主题,避免因主题不同而产生引文特征不同;二是选取不同作者,既有业界权威,也有不同身份代表,避免权威效应带来研究偏差;三是不同期刊和年代;四是不同层次的被引频次。 表3 抽样样本数据 从上述四篇不同主题的文章被引的情感倾向来看,档案学论文多是正面引用,占63%,不含感情色彩的中性引用占35%,只有不到4%的引用是否定性质的。说明在多数情况下,档案学界对所引用文献都是持肯定态度,或是对引用文献高度评价,或是应用引用文献的理论和数据,只有极少数是指出引文不足。 进一步分析正面引用大部分是理论应用、在别人研究基础上的进一步研究和利用别人的研究理论、数据进行实证研究,或者是自我对同一问题的深化研究。因此,理论性强的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《刍议》所说,目前‘信息孤岛’、项目资金浪费等问题正面临深化的风险……笔者想说是:《刍议》是篇好文章,不仅较系统地梳理了我国电子文件客观存在的问题,给人们以警示与反思”表明对引文的正面肯定。 实践性的文章和综述性质的文章多是在文章开头的理论综述和研究综述中引用,因此,中性引用的可能性大。如马海群[5]等在文章中引用“由图4可见,数字时代的档案信息资源管理已成为2006年~2007年学者们关注的研究热点之一,冯惠玲(2006)从国家战略的层面上指出:我国电子文件管理战略应借鉴发达国家的先进经验,走上顶层设计、全面规划和集中控制的发展路径”表明对引文没有感情色彩的中性综述引用。 反面引用的文章很少,说明档案学界在理论争鸣和商榷中不是太活跃,而这仅有的几篇反面引用也不是对于观点的否定,只是指出引文和施引文献研究问题的不同,或者不全面。同时,理论性的文章由于有观点表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《电子文件管理国家战略刍议》,首次提出了我国电子文件管理国家战略研究的问题……该文肯定了电子文件管理问题的严重性,但未对什么是电子文件管理国家战略进行明确解释,由于缺少分析框架,对国外电子文件管理国家战略的研究有待系统和深入”,文章指出引文的不足和缺陷,进而提出本文要研究的内容。同时,学位论文的引用会涉及施引文献对被引文献的多次引用,主要包括在文献综述中的中性引用以及在具体的问题和策略中的正面引用。 4 结论与展望 本文提出了一种基于引文内容分析的高被引论文引用特征研究,并以档案学高被引论文为数据源,研究了基于引文内容的主题识别和情感类型识别。指出档案学高被引论文主题既有传统基础理论内容的继续研究,但更多地已关注网络环境下新的理论和应用。具体表现为:一是基础理论和应用研究依旧,新的应用理论逐渐增多。二是信息化催生的档案工作新变化,以及基础理论的应用得到拓展。技术催生电子文件产生、政府信息公开、电子政府、档案网站的建设和数字档案馆等。三是档案工作为社会服务的关系越来越密切。档案学的引用情感类型以正面引用为主,综述性和实践性的文章多是中性引用,而具有商榷性和争鸣性的反面引用文章很少。 虽然本文从引文内容方面研究了高被引论文的引用特征,但也存在局限。一是引文样本选择的局限。鉴于数据量大,在引文类型研究中,只选择了每个主题中的4篇论文进行研究。二是引文内容分析也只对主题和情感类型进行识别,况且主题识别只选择关键词,没有从标题、摘要甚至全文信息中提取主题标识。未来要在文本挖掘技术和大数据技术下,进行大样本引文内容分析和主题识别。同时,指出引文内容特征还具有学科特征。 (作者单位:河南师范大学 来稿日期:2014-04-16)
文书档案论文:自动化文书档案管理论文 1办公自动化文书档案管理的新特点 1.1为实现文档一体化创造了条件 文件是形成档案的基本要素,而档案是文件的精华,是文件的组成部分。但是,文件与档案又有所不同,文件是指广义的文件,即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料;档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性,也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程,从时效、价值和系统性上讲,档案是对文件的不断扬弃,使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来,才能形成最后的档案,而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。 1.2有效提高文档一体化管理水平 文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理,以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中,主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中,工作人员过多地依赖手工操作,在收集整理文件资料时,既要求资料要完整、齐全,又要书写规范、清楚,既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下,这些环节都是在系统设定的环境下操作的,整个过程方便、有序、简单易行。 1.3使文件管理更加快捷、高效 档案信息检索一直是档案手工管理的难题,而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息,是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中,能够较好地解决了这一问题,它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后,档案管理员只需转一下库,就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档,这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时,只需按照指定的信息搜索,便能迅速、多方位地查询到所需要的信息,并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能,比如信息按处室、项目、流转过程分类等,使档案检索更加快捷、高效。 1.4有利于电子文件的保存 在办公自动化中,形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体,它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要,选择不同的电子载体,比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷,便于备份,易于传递,并且贮存时间长,受外部环境的影响小,不易损坏,具有较强的稳定性。 2对文书档案管理工作提出的建议 2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统 在设计办公自动化系统时,档案部门要参与其设计规划,避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时,就要求档案管理人员必须提前介入,与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求,做好流程和总体框架设计,加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系,使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来,以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。 2.2确保电子文件的安全 随着网络技术的迅猛发展,电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如,在实际运用的过程中,经常出现电子文件在运行过程中丢失数据,造成档案保存不完整的情况;从安全方面看,如何保障网络不受病毒或黑客的攻击;在使用过程中,如何合理设置权限,避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载,确保文件的安全等。因此,实行文档一体化管理,必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时,要做到以下几点:①以系统完善的软硬件功能设计为基础,运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等,保证系统安全功能的完备性;②建立健全安全管理的规章制度,并以此为保障,建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系,切实落实安全责任制,必要时,要对系统所在的重点场所做防盗处理,为档案信息网络实施整体安全防护;③加强管理人员的安全意识,规范操作,精心维护,并建立身份认证,设定用户权限等;④定期进行安全培训和教育,让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程,正确使用。因此,在关注电子文件的信息安全问题上,既要注意技术因素,也要注意非技术即人为因素,建立全过程的安全防护体系。 2.3文书档案标准化和规范化管理 传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档,立卷人根据自己的经验和理解组卷,很难完全统一立卷标准,这样,就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下,文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分,最主要的是电子文件的网络归档。其中,所有的电子文件都在设定的系统下产生,要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中,必须按照系统要求规范操作,以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时,还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节,统一著录标准,明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限,以保证电子档案的质量。因此,在办公自动化环境下,有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。 2.4提高文档和信息技术人员的综合素质 要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作,不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合,还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中,要严格按照标准操作,确保档案信息的正确、完整和规范;而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时,还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术,能够熟练操作办公和档案管理系统,并根据具体的操作情况,对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时,信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识,掌握电子文件归档管理的流程和要求,加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样,才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作,通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。 3结束语 综上所述,自动化的办公环境为做好文书处理和档案管理工作提供了保障和新方法,而档案管理工作人员应该把握好这个机会,综合分析办公自动化环境下档案管理工作的特点,研究、分析出文档一体化管理的有效办法,从而将文书档案管理工作做得更好,为企业的发展作出应有的贡献。 作者:冯静美 单位:广东鼎丰纸业有限公司 文书档案论文:公正文书档案鉴定工作质量管理论文 一、公正文书档案鉴定工作概述 公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源,历经宗教公证的完善,发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位,而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现,具有无可置疑的证据力和执行力,在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此,对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录,也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来,并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中,由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点,再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异,就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况,为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性,必须确立明确的档案鉴定标准依据,特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式,保证档案鉴定工作的有序进行。 二、公正文书档案的重要性 公证处存档的公证档案,有重要的利用价值,在一定程度上相当于机密档案,在人们的社会生活中起着重要作用。一方面,在市场经济活动中,大部分文件档案的履行都要持续一段时间,有些可长达几十年,在这期间,人们受客观外界的影响,以及形势的变化,可能在主观上会出现某些偏差,不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者,默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面,在市场经济活动中,调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情,当时的状态、当时人的真实意思表示,可以澄清有关事实,所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中,司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。 三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题 1.鉴定理论问题 我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践,学习原苏联档案学理论的基础上,吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论,虽在实践中证明了其价值,但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊,鉴定理论的框架构建不完善;对应用技术研究的不足,造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺,忽略了档案价值中实际存在着的数量关系,缺乏足够的定量分析的成分,显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。 2.待鉴定的文书档案数量繁多 2.1进馆问题 档案界一直把馆藏量为档案馆的重点,衡量档案馆的规模以及达标升级评定中,馆藏量均为主要硬件之一,使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下,一些不具有进馆价值的档案也随之入馆,造成进馆档案质量不高。由于上述原因,档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案,还有相当一部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案。 2.2认识问题 另一方面,档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效,档案馆未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。 2.3鉴定程序问题 鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一,鉴定程序复杂。目前,档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中,若发现卷中若有不符合保管期限的文件,就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷,将不需继续留存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明。然后调整档号,保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具,案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作,令许多鉴定工作人员望而却步。 2.4鉴定标准问题 我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,文书档案内容庞杂,涉及面广,在鉴定时困难较大,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。其次,文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料,不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异,有的作为永久收藏,而有的可能作长期甚至短期保存,而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值,这样才有利于珍贵档案的保存,才能体现档案管理机构的作用和地位。 2.5归档文书档案的问题 首先,文书档案是工作活动的原始记录,但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在,档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容,但有责任也有义务对其进行鉴别、评价,以指导利用者。其次,不少单位除综合部门形成的红头文件外,对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整,编号文件本身连接不上,缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样,在不同程度上造成了归档文件材料不完整。 2.6管理方式问题 装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展,现在对档案鉴定后,如发现失去保存价值需剔除的档案,即使仅有一份,也要全卷拆开,页号重编、目录索引重新搞,一系列的连锁反应,工作量十分大。因此,很多情况下,明明知道有些案卷的档案已失去保存价值,但考虑到牵一发而动全身,即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。 2.7期限问题 长期以来,档案部门一直承袭这样的理论与办法,即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外,其保管期限为长期或短期,并认为“这样会减少重复档案的数量”,但在实际操作过程中上,并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大,有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到,同一馆内重复性就这样大,加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案,因此,这也是造成重复性归档的现象的重要原因。 3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略 3.1完善鉴定理论 我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究,而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻,缺乏足够的实用性,可操作性不强,在实际工作中就显得空泛。因此,要完善档案鉴定理论,使其更具有实践操作性,逐步实现鉴定标准的多元化,更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时,要加以正确的吸收与借鉴,同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善,形成具有针对性的档案鉴定理论,以引导鉴定实践前行。 3.2设立专门鉴定机构 为了确保鉴定工作顺利进行,在档案馆内应健全必要的组织机构,专人负责鉴定工作,建立必要的监督机制,严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计,对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作,主要是制定鉴定计划,对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别,提出鉴定意见,确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责,为确保这项职责的正确遵守,公证机构应设专人保管公证档案材料,防止遗失或泄密。 3.3细化文书档案保管期限表 各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定,并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款,制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强,即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例,使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是,档案室细化的文书档案保管期限表,需经本机关领导人审查批准后,要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构,经过审查批准后才可实施。 3.4规范鉴定程序 3.4.1重视进馆质量 加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定,档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定,档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度,确保案卷质量的关键,为保证档案进馆质量。 3.4.2完善鉴定程序 改变档案鉴定工作的一次鉴定制,规范为二次复核制、三次确定制。第一,由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分,剔除无保存价值的文件,划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二,由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外,对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁,使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。 3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用 3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用 首先我们要建立档案数据库,将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说,文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观,档案材料的所有著录项都能在屏上显示,并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致,符合录入人员的习惯,便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能,有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错,确保档案数据存储的质量,力求准确、规范。 3.5.2检索技术在文书档案鉴定工作中的应用 在文书档案鉴定过程中,充分利用检索技术。传统的档案检索采用人工检索,有目录、索引、专题汇编等工具,检索速度缓慢,不能及时满足鉴定工作的需求。现代的检索则已实现计算机检索,有关键词、条件、逻辑、模糊、组配和属性检索等方式可供选择,用户只需将查阅信息输入,计算机就能迅速将符合要求的所有文件调出。用户可根据需要直接通过屏幕阅读文件内容,也可以采用打印输出。如果需要档案原件,则可以根据屏幕上显示的文件编号从库房卷盒中调出文件,这样就大大提高了鉴定工作的效率。 文书档案论文:医院文书档案管理论文 1取得院领导重视 文书档案管理工作离不开院领导的大力支持,文书档案管理人员需向领导阐述自己的工作性质,证明这项工作的重要性,及时向领导汇报工作情况,取得领导重视。 2完善文书档案管理基础设施 文书档案管理离不开打印机、复印机和扫描仪等基础设施,医院应加大对文书档案管理工作的资金投入,完善管理设施,提高办公自动化水平,进而提高员工工作效率。 3创新管理理念 信息化发展迅猛,具有便于信息检索、更新、维护的优势,医院应建立自己的网络信息管理系统,并将文书档案信息管理纳入其中。把以前纸质的文件都分类录入到数据库中,此后的每份文书档案信息按照规范的分类方式分别存入不同的数据库。医院工作人员在借阅档案资料时,可以先征询信息管理员的同意,通过网络快速查找。采用这种管理方式可以节约纸张,防止信息因纸张损毁而丢失,更具安全性。此外它还具有管理方便、查询快捷的优势。 4注重文书档案信息的安全性 对于纸质档案,要注意保存在安全位置,既要防止信息泄露,还要预防纸张损坏。可以定期将文书档案资料装订在一起放入保险柜中。如果采用信息化手段管理医院文书档案资料,必须重视医院网络信息系统的安全性,通过及时更改密码,设多重密码,及时更新系统、更新病毒库等方式保障信息安全。对于十分重要的信息,医院可以选择不联网保存,以防黑客入侵。 5加强文书档案管理的监督工作 做好文书档案的监督工作要从两方面入手:文书档案管理部门,医院各科室。 1.监督文书档案管理部门。建立科学的监管方案,设立独立的监管人员,督促文书档案管理工作者及时完成接收到的任务,不得随意拖延或将任务转交他人,不得随意透露医院文书档案信息,档案归档要严格按照归档标准,注意档案信息录入的准确性。 2.监督医院各科室。文书档案管理部门要委派专人定期要求各科室汇报档案信息,不允许各科室出现文件资料大量堆积情况,从源头掐断档案信息遗失的苗头,确保档案信息完整无误,保证文书档案管理部门年终不会出现工作大量积压。 6重视文书档案管理队伍建设 文书档案管理工作虽不能为医院创造直接的经济利益,但它却是医院长远发展的保障。因此,医院要提高管理队伍综合素质,建设一批思想端正、技术过硬的文书档案管理工作者。重视对文书档案管理队伍的建设,引进专业管理人才,对现有工作者展开培训,提高管理人员对管理工作的重视程度,传授专业管理技能。此外还要对文书档案管理人员定期开展思想政治教育,提高他们的保密意识,确保医院重要信息不会泄露。鼓励员工开拓思维,寻求更好的管理手段,提高工作效率和工作质量。 7采用激励机制 医院可以在文书档案管理部门采取激励机制,对于工作效率高、工作质量高的工作人员给予物质奖励,以此提高大家的工作热情,让管理人员更重视自己的工作。重视文书档案管理,就是对医院信息安全的重视,是对医院长远发展的重视。我们应积极学习先进技术,创新管理理念,改善管理方式,在发展中不断弥补不足,适应医院对文书档案管理提出的新要求。 作者:王晶选 单位:清远市中医院 文书档案论文:文书档案职业道德论文 一、强烈的事业心和责任感 文书档案工作又有高度的政治性,又是一项由许多具体环节组成的事务性的工作。文档、档案工作的性质决定了从事这项工作的人,要有强烈的事业心和崇高的责任感。首先,要理解文书、档案工作的重要性,热爱自己所从事的文书、档案工作。其次,对文书、档案工作在机关工作中的地位和作用要有正确的认识,这样才能勤勤恳恳、默默无闻地做无名英雄。文书、档案工作是一项服务性的工作,是为领导机关和领导同志服务,为基层服务的。这种服务体现在每一件公文的办理中,具体说,党政机关为了贯彻党和国家的力针、政策,将要制定、和利用一些公文,而从公文的起草到印刷、发送出机关,都离不开文书、档案工作。上级机关下达的指示、命令,下级反映情况、汇报工作的公文,也都要经文书、档案工作人员的手来具体办理。可以说,党和国家的各顶事业的成就,中间都包含着文书档案工作人员的一份辛勤劳动。文书档案工作人员应当感到光荣和自豪,并以高度的事业心和责任感做好文书、档案工作。 二、遵守纪律,严守秘密 文书档案工作人员处理、管理的公文,许多是涉及党和国家以及单位政治、经济、军事、科学文化等重要秘密,或重大的机密科研成果。如果我们不严加防范,失去警惕,就有可能使党和国家在政治上、经济上遭到不可弥补的重大损失。文书档案工作人员接触和掌握了大量重要的优秀机密,因此,文书档案工作人员不仅要严格遵守保密纪律,而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯;不该说的,绝对不说,守口如瓶,不该看的,绝对不看;不该记录的,绝对不记录。不在私人通信上或公共场所、家属子女面前谈论机密信息,与亲戚朋友的交往要适度,要谈吐有止;遵宁纪律,同时也要严格按照工作的职责行事,不以工作之便谋取私利。文书档案工作人员是机关中经常在领导同志身边工作的人员,同领导同志接触机会比较多,了解的机密也比较多,因此,他们在为机关、为领导同志服务的同时,又有假借领导同志名义谋取私利的机会和可能,也有失密、泄密的可能。因此文书档案工作人员应严格遵守纪律,清正廉洁,严守党和国家的机密,以自己的言行确保一切秘密的安全。文书档案工作人员应当严格遵守党和国家制定的一系列有关保密工作的方针、原则和条例,确保国家秘密。 三、精明干练、主动负责 文书档案工作是一项服务性的工作,要严格按照领导机关和领导同志的意图办事,同时还要处理许多事务性的工作。因此,文书档案工作人员应当头脑灵活,思路敏捷,办事利落、迅速而有条理,大事小事,案前百事,能分清轻重缓急,大事不误,小事不漏。文书档案工作的服务性和事务性,决定了文书、档案工作人员要有勤奋工作,主动负责的工作态度。文书档案工作人员应当腿勤、手勤、脑勤。在一些规模较小的单位,文书档案工作人员同时兼任秘书工作,工作任务里,因此更需要勤奋并且要有积极主动的负责精神。 四、埋头苦干、严谨精细 埋头苦干和严谨精细,是文书、档案工作人员应有的工作态度和工作精神,也是职业的行为准则。文书档案工作是属于事务性、服务性的工作,这些工作往往都很具体、繁杂,每一桩,每一件,不干不行,干好义不容辞,要做好这一工作,就必须具有兢兢业业、勤勤恳恳、积极奉献的精神。文书、档案工作又是十分细致的工作,有许多相当细小、零碎的环节,稍一马虎,就会出现这样或那样的纰漏和差错,只有具备严谨精细的工作精神,才能做到周到、圆满。 五、谦虚谨慎 平等待人谦虚谨慎,平等待人,是高尚的品德,也是从事文书、档案工作的人员必须具备的工作作风。文书、档案工作的重要性和服务性,要求我们待人接物、处理问题都必须谦虚谨慎,有礼貌,平等待人。对上级要用尊敬、求教、商量的态度,对下级尤其应注意要有礼貌、平易近人。文书、档案工作人员要四忌:一忌命令口气、居高临下;二忌急躁情绪,心不在焉;三忌冷言冷语,语调生硬;四忌指手画脚,以势压人。总之,文书档案工作人员要加强自身的品德修养,这既是文书、档案工作人员应遵守的职业道德,也是为自己树立了良好的形象,有利于工作的开展。 作者:白玉单位:鸡东县安全生产监督和煤炭管理局 文书档案论文:文书档案管理制度论文 一、秦汉简牍官文书档案的收藏与管理 1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期,从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善,简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构,配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等,专门收藏官文书档案、图籍等,由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“:天禄、石渠,典籍之府。”《汉宫殿疏》云“:天禄、麒麟阁,萧何造,以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“:未央宫有石渠阁,萧何所造,藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府,由御史中丞负责管理,具体掌管图籍秘书,称为“兰台令史”,主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载:“四方鸿生巨儒,负褒自远而至者,不可胜算。石室,兰台,弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载:“‘小子不敏,请悉论先人所次旧闻,弗敢阙,’卒三岁而迁为太史令,触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云:高祖“与功臣剖符作誓,丹书铁契,金匮石室,藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“:皆置诸曹掾史。本注曰:诸曹略如公府曹,无东西曹。有功曹史,主选署功劳。有五官掾,署功曹及诸曹事。其监属县,有五部督邮,曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史,主录记书,催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐,干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员,如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责;令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜;主簿的主要职责是记事和管理文书;户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“:每于农月,亲度顷亩,分别肥塉,差为三品,各立文簿,藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载,墓室的主人喜,19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史,专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员,汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出,侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构,烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档,所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案,而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址,就发掘一个文书管理室,出土相关官文书简牍九百余枚,整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。 2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析,秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管,官文书档案分级保存意识已经初露端倪,同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后,会被分类捆扎成卷或捆简册的形式,在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度,官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏,简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线,分别称之为月簿(籍)、四时簿(籍)和年簿(籍),有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“,汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌,甲渠鄣候获敢言之,谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间,并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型:某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外,前五种都为完整的官文书档案体例。其实,可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。 二、秦汉简牍官文书档案立法 1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改,设置了专门的文书档案副本制度,并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后,由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分,关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多,如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“:岁雠辟律于御史。”里耶秦简“:库武敢言之,廷书曰令史操律令诣廷雠,署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“:雠律令,校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘:二人对校为雠。’《正字通•言部》‘:雠,校勘书籍曰雠,比言两本相对覆如仇雠。’” 2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全,秦汉政府专门立法来防止火灾,严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后,必须经过检查确认没有火源以后,才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度,派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧(藏)府、书府中。吏己收臧(藏),官尚夫及吏府夜更行官。毋火,乃闭门户。令令史循其廷府节(即)新为吏舍,毋依臧(藏)府、书府。”秦汉时立法对于玩忽职守丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚,睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸(累),己坐以论,后自得所亡,论当除不当?不当。“”发伪书,弗智(知),赀二甲。今咸阳发伪传,弗智(知),即复封传它县,它县亦传其县次,到关而得,今当独咸阳坐以赀,且它县当尽赀?咸阳及它县发弗智(知)者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递,保护国家重大机密的重要性,为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书,甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书,如有违反必定以重刑惩罚。 综上所述,秦汉时期简牍官文书是封建国家体制下各种政令信息传递的主要载体,秦汉行政体系能够正常运行是依托于秦汉官文书传递展开的,为保障各级政令传递的畅通与行政管理工作的顺利开展,秦汉时期确立并完善了相应的简牍官文书档案收藏和管理制度,并对日后几千年的中国文书档案工作制度产生了重要的影响。 作者:贺科伟单位:河南师范大学图书馆事业与文化研究中心 文书档案论文:文书档案管理的水行政执法论文 一、水行政执法档案管理存在问题的原因 (一)对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上,他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义,往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作,因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足,从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。 (二)执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示:水政监察大队的人员(3832人)中,中专以上学历为2017,占总人数的52.6%;大专以上学历为1497人,占总人数的39.1%;本科以上学历为318,占总人数的8.4%。从学历结构看,本科以上学历人数较少,大专以上学历的人数比例也不足50%,学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员,但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足,需要展开专门的培训。 (三)经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平,各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流,只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足,也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外,只有不断利用水行政执法档案,才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识,从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。 二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施 (一)强化责任,提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任,经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改,并对整改方案进行监督和指导。 (二)严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作,就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定,要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求,认真收集、积累、整理水行政执法档案资料,然后分门别类进行归档,使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。 (三)水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点,将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系,使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致,层次要清楚,条理要明晰,不按年度分类,只按项目分类。 (四)强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训,监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏,部分执法人员在执法过程中,法律知识掌握不够,业务不熟悉,造成执法水平较低。一些案例告诉我们,因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉,造成执法过程不规范,不能把案件办成铁案。因此,必须经常开展执法人员业务培训,规范执法程序,提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。 (五)应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员,经办人员同时负责案卷、证据的整理,并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责,并有专门场所保管案卷,做好调卷记录,要做到“专人、专柜、专室”。 三、结束语 规范水行政执法档案资料管理工作,是现代水行政执法水平高低的一个重要表现。目前水行政执法档案资料管理工作存在一些问题,已经对公平、公正执法工作产生了影响。加强水行政执法档案资料管理工作,必将对现代水行政执法规范化、程序化起到推动作用。 作者:王金兰单位:河南省周口市川汇区水务局水政监察大队 文书档案论文:医院文书档案管理论文 1医院文书档案管理特点 作为医院重要事件与公文活动的资料汇总,文书档案记载着医院的发展史,是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性,文书档案多数都属于医院领导部门的公文,医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理,它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性,文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料,有着很强的服务性。只有重视其服务性,才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理,便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性,由于文书档案记录着医院内部很多重要信息,因此必须要避免信息资料的泄露,以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当,损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作,是医院实现可持续发展的重要保障。 2医院文书档案管理对策 2.1提高医院文书档案现代化管理意识 医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。 2.2优化文书档案管理工作 在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。 2.3以制度保证医院文书档案管理质量 文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。 2.4提高医院文书档案管理者的素质 医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。 3结语 总的来说,医院必须要改变文书档案管理思想,加强档案制度规范性建设,优化管理模式,提高文书档案管理者的职业素养,以特色化理念保持医院文书管理工作活力,既使之为医院的可持续发展服务,又要求医院在文书档案管理工作上需要不断创新、不断前进。 作者:李文阁 单位:浙江省人民医院 文书档案论文:医院文书档案信息化论文 一、医院文书档案信息化管理和利用的意义 实现医院文书档案信息化管理,医院文书档案资源体系将由单一化向体系转变,不仅可以实现医院内部不同科系的资源共享和互补,依托互联网信息技术条件,还能实现医院与医院之间、国内医院与国外医院之间文书档案信息资源的交流共享、互换和互补,提高文书档案资源的质量、准确度和宽泛度,提高资源的利用率。 二、实现医院文书档案信息化管理和利用过程中遇到的问题 (一)管理者对文书档案信息化管理和利用重视程度不足,执行力不够。当前尽管我国各大医院基本上都是实现了文书档案的信息化管理,但在对医院文书档案信息化管理工作的理解上,管理者的重视程度仍有待提高。受传统观念的束缚,当前大部分管理者仍然存在着认为医院文书档案管理工作不重要、文书档案信息化管理工作太麻烦等错误观念,没有深刻认识到实现医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义,进而造成在实现文书档案信息化管理和推进医院文书档案资源信息化共享和互补过程中动力不足,执行力不够,白白浪费了许多宝贵的医疗文书资源。(二)缺乏专业的人才进行系统的文书档案信息化管理工作。由于我国医院文书档案信息化管理工作起步晚、推进慢,当前在实现我国医院文书档案管理工作信息化过程中主要遭遇两方面的短板,一是文书档案信息化管理基础设施欠缺,二是缺乏专业、系统的文书档案信息化管理方面的人才。在这两块短板的制约下,我国医院文书档案信息化管理工作的落实和推进也就更加吃力和缓慢,想要真正实现和发挥医院文书档案信息化管理工作的作用也就难上加难。(三)文书档案管理质量有待提高。当前医院文书档案管理工作仍然处于较低水准,仍然是局限于传统的档案保存管理、档案传递等,与国外高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比还存在着较大的差距,文书档案管理质量相对较一般,没有实现文书档案的精细化信息化管理,在文书档案的精准分门别类、分科保存、时间轴横纵向对接、资源共享、交流和互换等方面都还存在较大的进步空间。这一方面是受制于基础设施建设、人才等短板的制约,另一方面也与管理者重视程度不足,档案管理信息化工作落实不到位有关。 三、实现医院文书档案信息化管理和利用的对策建议 (一)升华管理者文书档案信息化管理理念,建立健全文书档案信息化管理制度。伴随着我国各项管理工作的信息化程度的不断提升,医院文书档案信息化管理工作的发展和推进也具有其历史必然性。医院工作者应当认识和理解医院文书档案管理工作的重要性及其重要意义,医院文书档案管理工作信息化的历史必然性和重要时代意义,以及其带来的各种好处,在重视和严格执行落实医院文书档案信息化管理的各项工作的同时,也要学会充分享受和利用文书档案信息化管理为工作带来的方便和快捷,充分利用和共享这些宝贵的医学资源,提升资源利用率,发挥资源信息化的最大作用,更好地为医疗事业服务。(二)强化信息化管理基础设施建设,培养文书档案信息化管理专业化人才。当今时代,信息化技术迅猛发展,日新月异,医院文书档案信息化管理工作也应当与时俱进,不断发展创新。当前我国在档案信息化建设过程中虽然取得一定的成效,但还有较大的进步发展空间。弥补医院文书档案信息化建设短板,要从两方面入手,一是要不断强化信息化管理基础设施建设,加大在信息化建设基础设施设备方面的投入,完善信息化管理基础设施配置。二是要努力培养文书档案信息化管理专业化人才。当前我国在文书档案信息化管理方面的专才还比较欠缺,要找到既懂医学,又懂信息技术,还懂档案管理的专业化人才有一定的难度,医院及有关部门应加大培养文书档案信息化管理专业化人才的力度,以不断提高医院文书档案信息化管理的水平。(三)多项档案管理措施齐头并进,确保文书档案信息化管理工作安全可靠。医院文书电子档案作为医院重要的医学信息资源,其真实性、准确性、安全性、有效性,和实际的医疗作业息息相关,因此,保障医院文书档案信息化管理工作的正常有序、安全可靠运转就显得尤为重要。医院及文书档案信息化工作管理者应当通过采取多项档案管理措施,例如:文书档案管理电脑专机专用、专人专房保管;严格设定好档案管理防御系统,建立安全保障体系,及时做好文书档案备份工作等,确保文书档案信息化管理工作的安全可靠。 作者:叶晓韵单位:广东省东莞市第七人民医院 文书档案论文:文书档案管理教学特征论文 摘要:文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标,在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一,至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发,探讨在转变教学观念,完善课程体系,改革教学方法,加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。 关键词:文书工作档案管理教学特征教学改革 引言 文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。 文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。 然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。 一、转变教育观念,完善课程体系 传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。 二、积极探索研究,改革教学方法 文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试: 2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。 2.2加强实践教学在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。 2.3探索新型教学方法 2.3.1范本教学法俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。 2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。 2.3.3实物演示法俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。 2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。 三、加强“双师型”教师队伍建设 受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。 将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。 文书档案论文:文书档案工作探讨论文 一、争取领导重视是做好文档工作的前提 1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路 随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。 1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。 2、加强制度建设,建立长效培训机制。首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平。比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的聘资格,激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。 3、明确在职教育的原则,选择课程内容。相对于正规学校教育而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一,也是文档现代化管理的标志之一,文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。 文书档案论文:文书档案案卷价值论文 【内容提要】文书档案本身的特殊性,决定了案卷具有无可替代的功能和作用。科学技术的发展特别是数字技术的应用又赋予了案卷新的使命。本文认为,不能因为立卷方法存在弊病而否定案卷本身的价值。同时,提出了改革立卷方法的基本思路。 【摘要题】理论探讨 【关键词】案卷/文书档案/电子文件 【正文】 一、案卷的价值 过去,在文书档案管理中,案卷发挥了重要的作用。今天,在数字和网络的世界里,案卷仍然具有自己的价值。 (一)是保持文件之间历史联系的重要手段。 文件之间具有内在的历史联系,它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言,这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件,产生时就是一个文件整体的组成部分,图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言,情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的,而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门,而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因,案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况,而且赋予了案卷新的使命。 1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件,具有特殊的物理性能,不可能像纸质案卷那样,以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术,通过赋予并读取物理标识,使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识,它们之间的关系就不会改变。因此,能确保电子文件之间的联系稳定而持久。 2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决,使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性,无可替代。同时,纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此,同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时,电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录;当有电子文件时,就成为电子案卷中相应文件目录的内容,并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样,电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系,并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势:前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用;后者入库保存,以备查考。 3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展,使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能,但同样具有内在的历史联系。因此,不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿,而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷,赋予它们相同的案卷标识,构成一个文件的整体;然后赋予它们各自不同的载体标识,作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽,把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备,电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。 (二)是开发利用档案信息资源的重要基础。 文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力,已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系,即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元,不仅保持所属文件之间的历史联系,揭示类目的主题和特征,而且明确划分彼此,区分文件归属,反映分类体系的结构和自身的位置;因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素,也是开发利用信息资源的重要基础。 1.保护电子文件的利用价值。 众所周知,一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现,只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说,“个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。如果随意地使文件脱离彼此间的联系,……文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清,甚至完全丧失。”(注:谢伦伯格著:《现代档案——原则与技术》。) 在数字信息的海洋里,排列顺序不能解决文件关联的问题。同时,检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件,并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。一个电子文件可能因为具有许多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果,但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种情况下,如果脱离了历史联系,电子文件就会像撕碎的照片一样,是历史的真实记录,但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。 2.提供利用档案信息的重要途径。 档案信息体系是有层次的。层次高,则信息量小;层次低,则信息量大。案卷作为一个中间层次,具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势,是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。 同时,在电子文件可以直接检索的情况下,电子案卷不仅不会有所防碍,而且还可以通过文件进入案卷,了解相关的情况和事件的原委,实现案卷与卷内文件之间的双向互访,开辟了一条档案信息利用的新途径。 二、改革立卷方法的思考 案卷虽然重要,但传统的立卷方法繁琐复杂,改革势在必行。 (一)改革的基本条件。 近20年来,机关工作水平有了很大的提高。一是机构、职能明确;二是实施规范化、制度化管理;三是人员素质和专业水平提高,使立卷工作的难度系数相对降低;四是计算机的普及和应用水平的提高,为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。同时,《归档文件整理规则》开辟了一条归档文件整理的新路,也为改革立卷方法提供了可借鉴的经验。 (二)改革的基本思路。 立卷是文件档案管理的基础,影响各环节工作的开展和档案价值的保护,举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势,共同为案卷诊病疗疾。在“遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系”(注:《机关档案工作业务建设规范》。)的基础上,研究文件在不同生命周期的特点和管理规律,制订出既简便易行,又能保持文件之间的历史联系;既适应多媒体发展的需要,又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不可忽略。 1.明确案卷概念。 过去,案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性,但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷,一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此,应取消案卷“保管单位”的属性,明确其文件“组合体”的功能和作用。同时,要肯定电子案卷特殊的存在形式。 2.明确组卷规则。 案卷是全宗内档案分类的产物,但过去组卷却是“类内文件的系统比”,并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度;而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此,应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案,直接作为组卷的基础和依据。 目前,职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录,应该反映这种情况。同时,文书立卷也是机关工作的组成部分,应该与之融为一体。因此,在分类方案中,应该以“职能”替代“问题”,或作为“问题”的上位分类标准;并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。 3.简化立卷方法。 电子文件归档并建立管理系统后,纸质档案的利用价值将永久性地降低。因此,可以参照《归档文件整理规则》简化立卷方法。例如,取消《卷内备考表》,个别需要说明的情况在《交接文据》或电子案卷的“备注”中说明;改硬卷皮为软卷皮,并取消封底,既便于计算机打印,又便于装入卷盒内保存。 4.应用汁算机辅助立卷。无沦是电子文件归档,还是完成纸质文件的立卷工作,都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面,电子案卷的建立是人工不可能实现的;另一方面,要利用计算机替代手工操作,提高立卷工作的质量和效率。例如,利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档,提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据,复制生成可修改的案卷题名,进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号,进行各种立卷统计,打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。 文书档案论文:探讨文书档案管理信息的电子化应用 摘要:文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平,及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用,但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点,同时对其劣势提出解决办法。 关键词:文书档案;电子化 文书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录,来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来,使人们进入了电子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用,来提高文书档案管理的水平,并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。 一、文书档案管理信息的电子化的优点 首先,使用方便,便于检索,办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体,将信息存储在上面。计算机的运算速度极高,具有强大的信息处理能力,这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整,出现漏抄,字迹不工整等问题,节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候,按照资料的分类进行收集、统计和查阅,时间大大缩短。因此,电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式,最明显的就是方便,检索效率高。 第二,信息易于保管。与纸质载体相比,电子档案使用高科技材料制成,不仅能够防止虫蛀、防潮,而且可以重复使用,节能、环保、使用寿命长,解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在dvd、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小,操作简单,不需要占用大量的人财物力。所以,它的特点是存储时间长,不易受损,节省资源,稳定性好,易于保管。 第三,电子传输,实现资源的共享。在传统的手工操作中,各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享,大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展,方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流,利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递,适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输,它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围,人们以网络为载体进行资料的传输,并且相关资料存放在相应的资料库内,人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享,查找、利用更加便捷。 档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理,并且实现了信息系统的工联,人们可以交流共享同级部门之间的信息,也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输,资源共享,提高了部门之间的了解,增强了业务联系。 第四,提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力,不免会出现在传输过程中资料的丢失,并且通过邮递极高费时费力,安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题,不仅保证文书档案的及时传输,而且能够确保其安全性,不会造成档案的延误或者丢失现象。 二、文书档案管理信息的电子化的缺点 首先,档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性,人们可以对电子档案进行反复的输入和修改,并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式,人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性,并且电子档案没有印章和亲笔签名,相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。 其次,网络化的发展,电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生,网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容,病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失,假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。 第三,文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机,懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平,但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限,不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。 第四,电子文件兼容问题。随着信息化得普及,电子文件的问题凸显,其中电子文件不兼容的现象尤为明显,电脑软件开发的通用性差,不同的系统生成的不同的电子文件,他们之间不能识别,或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换,这些问题丞待解决。 三、改革措施和解决办法探讨 针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题,笔者提出以下举措。第一,针对安全性问题,在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离,文书档案只能在某一范围的局部网络内传输,带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器,路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址,这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法,对网络数据进行过滤,检测不安全的攻击行为。第二,针对人员素质低的现象,要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训,让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时,提法他们的综合文化水平,比如外语水平、计算机操作水平等。 文书档案论文:浅谈文书档案管理与秘书人员的修养 浅谈文书档案管理与秘书人员的修养 秘书人员既是一个单位领导层的助手与参谋,又是基层群众的密切联系者,也是文书档案的管理者。档案的归类组卷是否科学合理是体现其业务水平的重要标志,文书档案的价值关键在于档案的质量,而档案资料的质量,又取决于文秘人员的自身修养。我个人认为,要做好文书档案的管理工作,文秘应具备如下一些基本修养。 一、政治素质和职业道德 秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐性的总和。政治素质是秘书素质的优秀,是衡量秘书是否合格的首要标准。在我国社会主义制度下,秘书人员具备良好的政治素质尤为重要。无论是在党政机关和国有大中型企业和事业单位工作的秘书,还是在民间企业和私营企业任职的秘书,都应当首先加强政治素质的修养。秘书的职业道德,则是在秘书职业活动中所必须遵循的,它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现,是秘书职业活动长期实践的产物。秘书工作的特殊性质和任务,要求秘书人员必须注重职业道德,注重忠信、求是的工作精神,否则,是难以胜任此职的。秘书人员在从事职业活动的过程中,应时刻遵守职业道德规范,努力成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。 二、创新意识 合格的秘书人才,应当有创新意识,敢于突破旧的传统意识,在工作中具有变通性和独创性。创新必须破旧,我国历史上遗留下来的封建陈腐意识根深蒂固。封建意识的要害在于,用封建权力、伦理与观念压制人生的主观能动性和创造性。反映在秘书工作上,就是把秘书看成领导的附庸而不是参谋助手,秘书人员的积极性、创造性无从发挥,秘书成了反映长官意识的机器人。习惯于按规矩办事,按部就班,循规蹈矩,不敢越雷池半步。这种现象的产生,正是极左思潮和封建意识长期侵蚀的结果。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手。创新观念,要求在任何时候,工作上都力图有所成就,但又不光是自我成就。这种创新,不是狭义的自我表现,而是秘书职责的要求。 三、文字水平与能力 秘书应具有广博、精专的知识涵养,其中秘书的语文水平与能力,是秘书知识素质的重要组成部分。做文秘工作必定要与文字打交道,比如会议记录、抄写;文件和报告的起草等。会议记录是一个单位的重要历史文献资料,如果文秘工作人员由于语文水平的欠缺,在记录的过程中就会产生错记、漏记。即便是记录下来了内容,如果字迹潦草,错别字又多,都会给将来的查阅带来困难。起草文稿,是文字秘书工作的主要部分,文稿的起草过程,常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时是领导口授主要内容,秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字;还有一种,领导只是出题目,从而拟订提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由文字秘书单独负责。特别需要提出的是,在起草文稿的时候,文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导去决断,而不是照葫芦画瓢,这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。在文稿的写作过程中,对字、词、句的运用和把握直接反映文秘人员的语文水平和能力。 四、领导的参谋助手 由于秘书人员是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助的人员。在决策形成过程 中,向领导提供经过综合处理后的充分有用信息,以及多种选择方案和建议。在决策施行中,辅助领导者跟踪督查、反馈决策的落实情况,必要时还得为领导者进行跟踪决策的参谋辅助。首先,秘书必须要注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图,要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确发挥,又不自作聪明。再次,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和时机,从要害问题切入,用适当的语言,表达自己的见解。 五、提高秘书人员的修养,促进文档管理 随着时代的节奏变快,科学的日益发展,一才通用更是体现了时代感,许多部门和单位的秘书同时又是兼做文书档案员。秘书兼做文书档案员,主要负责做好本部门文书材料的收集、分类、组卷。收集即是要采取有效措施和手段,将归档范围内的文件收集齐全;分类即将同一大类的文件材料可以合并组卷;组卷即对材料区分类别后划分期限,按照档案馆的要求组成案卷。一个完善的档案管理,能够起到积极的参谋作用,宣传教育的基地作用,同时,也能为科学研究提供必要的基础条件。随着党和国家把中心工作集中在以经济建设、改革开放和市场经济的发展完善中,各类部门在机关建设中对秘书的要越来越高,对文书档案的管理及其作用的发展也越来越重视,文书档案的管理也有了较大的发展。为了保证文书档案在中心工作中的作用,文书档案工作者工作的过程好坏,将作为历史的凭证日益显现。就这而言,文书档案员在平时的工作中要谦虚谨慎、热情服务,要充分认识自己所从事的档案工作对日后工作的伟大意义。因此,在做一个好秘书的同时努力做一位优秀的文书档案管理者,以此促进档案的管理工作。 总之,秘书档案管理必须努力提高文书档案管理方面的综合修养,对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展,有着重大的理论意义和实践意义。 文书档案论文:林业生态建设中文书档案管理的种类和途径 摘要林业建设是生态科学和可持续发展的统一体,加强文书档案管理工作有利于这一统一体的发展。分析文书档案管理对林业生态建设的意义,介绍林业档案管理工作的种类,提出加强其文书档案管理的基本途径,以为林业生态建设的发展提供参考。 关键词林业;生态建设;文书档案管理;意义;种类;途径 1文书档案管理对林业生态建设的意义 加强文书档案管理,有利于国家法规和方针政策在林业部门和基层林场的贯彻执行,增强国家法规和政策的权威性;有利于上级党政机关对林场工作的直接领导和具体指导,提高工作质量和效率,避免基层林场盲目蛮干;有利于林业机关单位及林场同其他机关和企、事业单位的沟通与联系,不至于在林业工作及其他工作中顾此失彼;有利于林区干部职工学习党和国家方针政策,与时俱进,促进林区安全和谐;有利于真实记录林业生态建设和发展情况,为各项林业工作和活动保存依据和凭证。 2林业文书档案管理工作的种类 2.1国有林场森林资源档案管理工作 国有林场承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务,文书档案管理工作成效直接影响和制约着林场的建设和发展。森林资源档案是森林资源管理的一项重要基础工作,它记录了整个森林资源消长变化的全过程,把准确数据反映到簿、表、卡、册、图上[1]。为进一步加强森林资源档案管理工作,有效地发挥森林资源档案在林地权属中的重要作用,要不断提高森林经营水平,保证森林资源档案管理的科学性。 2.2林权改革档案管理工作 集体林权制度改革正在各地全面推进,为确保改革成果,提高改革质量,国家林业局、国家档案局近日出台《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》,就林改档案管理工作作出进一步部署。意见指出,档案管理是林改过程中一项极其重要的基础工作,完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证,是巩固改革成果、维护林地权利人的合法权益及稳定完善农村林地承包关系的重要保证[2]。意见要求各级林业部门认真抓好本机关、本单位的林改档案管理,建立档案工作领导负责制和档案管理人员责任制,并指导所属单位做好林改档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作,县级林业主管部门要特别做好林权登记发证档案管理工作;各级档案行政管理部门要加强对本行政区域内林改档案工作的监督和指导。意见提出,林改档案管理要与改革工作同步进行、协调开展,促进改革工作和档案工作的同步进展,确保林改全过程档案资料的完整、准确与系统。各级林业和档案部门要加强对林改档案工作的检查指导,把档案管理工作纳入林改成果检查验收项目中,确保档案工作健康有序地进行。意见还就林改档案的归档范围、保管期限、分类方法、收集整理、保管移交、利用服务等内容提出了具体要求。 2.3退耕还林档案管理工作 退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广、群众参与度高、费用巨大的生态工程,档案管理工作非常重要。要牢固树立“无档则乱”的档案管理意识,把规范建档工作与工程建设同步进行,切实为工程顺利实施提供可靠依据。完善档案管理的各项规章制度,每个乡确定专职档案管理员1名,负责退耕还林资料的收集、按照工程实施流程,编制退耕还林档案全宗示意图,并按工程建设环节将规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理流程划分为永久、长期、短期3个不同期限,为退耕还林档案整理提供具体的依据。县级与乡镇分别建立专门的退耕还林档案室,配备微机,实行纸质档案和电子档案双向管理,做到文字、电子和实际工程操作相对应,规范图、表、卡、证、合同5类资料管理,既保持原始资料的完整,又为档案查阅提供便利,基本实现档案管理的现代化。 2.4林业生物灾害档案管理工作 林业生物灾害管理是一个有效地组织协调可利用一切资源、应对生物灾害事件的过程。其根本目的就是通过对生物灾害进行系统的监测和分析,进一步改善灾害应急管理周期中减灾、准备、响应和重建等方面的措施,以尽最大可能通过有效的组织协调来保障生态安全,并将经济财产损失降到最低程度。就林业生物灾害管理而言,具体内容包括监测预警、检疫御灾、应急救灾,灾害发生前的各种计划、物资资金准备等备灾措施,灾害发生后的救灾工作和灾后恢复工作,以及避免和减少灾害发生的促进森林健康的措施。 档案管理要做到规范,按时归档,应从以下4个方面认真开展工作:一要提高对档案工作的认识。档案是历史的真实反映,档案管理工作是一项十分神圣的事业,任何社会形态、任何单位、个人都离不开档案,一定要增强档案工作的责任感和使命感,努力把档案工作搞好。二要加强对档案工作的管理。档案工作就是服务,“规范、完整、优质、便捷”是档案工作的指导思想[3],要按照这一指导思想,加强档案管理工作,重视档案的上等升级,提高档案管理水平。三要加强学习,不断提高档案管理人员素质。按照县政府、县档案局的要求,对档案工作人员采取不同方式,加强业务培训,使档案工作人员业务水平有一个较大的提高。四要加强对档案工作的组织领导。各单位要明确分管领导抓档案工作,帮助解决档案管理工作中存在的问题,要稳定档案工作队伍,为档案工作创造良好的条件,逐步实现档案工作的规范化、现代化管理。 2.5林业档案管理工作中的保密工作 林业档案保密工作包括林业档案管理过程和林业档案利用过程中的保密工作,林业开放档案也必须做好必要的保密工作。在日常的档案借阅过程中要做到[4]:在经过主管领导的同意后,对所借阅的档案进行认真细致的登记造册,注明借阅的时间、档案的具体信息、借阅人以及归还时间;未经主管领导同意不能擅自调阅相关档案,尤其是财务档案的管理,必须经过主管领导、财务人员及档案管理员的共同在场才能调阅,其他工作人员不得擅自进入档案室,不得损毁、丢失属于国家所有的档案,不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案,不得涂改、伪造档案,不得擅自出卖或者转让档案,不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人,不得携运或者复制档案出境。如果违反以上规定之一的,若情节构成犯罪的则依法追究刑事责任[4]。 3加强文书档案管理的基本途径 文书是正在发挥作用的信息载体,档案是历史文献资料。为了进一步加强和规范档案管理制度和操作行为,提高档案管理水平和人员素质,以适应现代化档案管理的时代要求,使各单位的档案真正发挥应有的作用,推动林业系统档案管理的规范化,应从以下途径加以解决: 3.1提高文书档案管理人员的政治素质和业务素质 由于文书工作直接与文件打交道,在有效范围内必须遵守和执行,因此,党政领导要加强对林场文书人员的管理和教育,建立健全保密制度,促使文档管理人员从政治的高度来认识文书档案管理的严肃性和时效性[4],热爱档案管理事业,树立科学发展观,对事业负责。通过自学、参加培训、实地参观等形式,学习《文书学》《档案管理学》《档案法》《机关档案工作业务建设规范》等,对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握,坚持岗位实践,熟悉业务技能,适应新时期文书档案管理工作需要。 3.2运用比较先进的手段及时处理文件,分类归档 计算机技术已经广泛应用于档案管理,其高效快捷、灵活检索的特点为立卷改革提供了新的可能和方向,档案管理的计算机化、自动化、文书档案工作一体化[5],对归档文件整理工作提出了新的要求,文档管理人员必须依照国家档案局颁发的《归档文件整理规则》,结合林业部门的工作特点,熟悉并广泛应用计算机技术,一事一卷,分类归档以备查考,以适应档案管理现代化的需要。 3.3要提高文档资料在林业生态建设中的利用率 对于档案资料,在管严管好的原则下,管理人员要树立全心全意为人民服务的思想,正确处理好档案保密与利用的关系,不怕细琐麻烦,要嘴勤、眼勤、手勤,既使利用者及时查考,又能妥善保管档案,使成为历史的档案成为活的资料,准确完整地直接为林业经济建设和社会各项事业服务。这样既可以充分发挥文书信息在林业生态工程建设中的时效作用,又可以发挥林业文书档案资料在社会主义现代化建设中的历史凭证作用,为国家积累宝贵的文化财富。 文书档案论文:浅谈文书档案价值鉴定工作的意义与实施 【摘 要】本文首先探讨了文书档案价值鉴定的重要性,然后就如何开展好文书档案价值的鉴定工作提出了相应的意见和建议,包括如何掌握好档案价值鉴定标准、影响档案价值鉴定工作的相关因素,最后就文书档案价值鉴定的途径提出了具体可行的方法和步骤。 【关键词】文书档案 价值 鉴定标准 一、文书档案价值鉴定的重要性 1.开展文书档案鉴定工作有利于对重点档案的保管 就时间而言,现行机关、企事业的档案绝大多数始于上个世纪的六、七十年代,距今已有四、五十年的时间。根据《档案法》的有关规定,现存的很多档案或超过保管期限或已失去保存利用价值的档案,这更显出档案鉴定工作的紧迫性和重要性,因此正确判定档案价值,剔除已失去保存价值的档案,是有助于提高档案自身价值的重要工作。 2.开展文书档案鉴定工作,有利于对人、财、物的合理使用 近年来,由于档案数量剧增,导致库房紧张,设备短缺,经费不足等问题。通过对档案的鉴别,有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用。提高档案人员的整体业务水平,实现优质服务。 二、如何开展好档案价值鉴定工作 1.要掌握好档案价值鉴定标准 鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键,是鉴定档案质量的重要保证,档案的价值是客观存在的,而价值鉴定对档案价值的认识和评价带有很强的主观性。为使主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作质量,必须建立明确的档案价值鉴定标准。文书档案价值鉴定的标准主要有档案来源标准、档案内容标准、档案的形式特征标准、相对价值标准和效益标准等。 (1)档案的来源标准。档案的来源通常指档案的形成者。一般情况下,形成者在社会活动中的地位越高,其形成的档案价值越大:首先,本单位的档案通常需要重点保存,外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能、以及与本单位的关系具体判断其价值。其次,在本单位制成的文件中,不同的撰稿者和制发机构也会对档案价值产生不同影响,主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。 (2)档案的内容标准。社会对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上,因此,内容标准是档案坚定的最重要的依据。鉴定时主要应依据档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。一方面档案所记录实事的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高,档案的价值越大。例如;反映本单位主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的重要,反映典型问题的比一般问题的重要;另一方面档案内容越新颖独特,或者越富于本单位特色,档案的价值越大。保存这类档案,有助于档案室形成自己的特色,提高室藏质量。此外,档案内容的时效性也会影响档案价值的大小。因此,鉴定档案时要具体分析每份文件的实效性对价值的影响。 (3)档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称、形成的时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下会对档案的价值产生一定影响。 (4)相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值。在一定情况下,某些档案的保存价值可以相对提升或降低。相对价值的高低主要依据档案群体的完整程度。因此,根据这一规律,档案鉴定不能只着眼于档案个体本身,还应综合考虑全宗的完整程度。 (5)效益标准。近年来档案界提出的一个新的具有实用性的鉴定标准。效益标准认为鉴定档案的价值必须考虑保管档案的投入与利用档案产品之间的比率。效益标准的提出和接受,是档案鉴定标准日趋实用化的重要表现 。 2.影响文书档案价值鉴定工作的因素 档案价值鉴定是一项对档案工作者要求非常高的业务工作,它要求档案工作者不仅具有优秀的政治素质和道德修养,而且具有广博的知识面和丰富的档案价值鉴定经验,档案价值鉴定人员的心理在一定程度上直接制约着档案价值鉴定的活动过程。因此建立档案价值鉴定标准体系必须立足于现状,根据存在的不同问题制定相应的鉴定标准,从而建立档案价值鉴定过程中更加规范的标准。 3.文书档案价值鉴定的途径 档案价值鉴定的难度较大,应结合本单位的实际开展档案价值鉴定工作,不断完善补充档案价值鉴定工作中的标准,做到工作有章可循,确保档案鉴定工作的健康发展。 (1)文书档案鉴定工作的方法 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案,通常这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查档案材料,从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析,确定其价值,而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。一般情况下,文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分,但有时候也会出现题目中文种使用不当或组卷不合理的情况,导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。若简单地根据他们去判定档案的价值,就可能发生错误。为了保证鉴定工作的质量,必须直接审查档案材料的内容。 (2)文书档案鉴定工作的步骤 第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定,各单位应根据规定,结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识,用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。 第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定档案的“生存期”。通常的做法是各单位在每年的归档类目中预定每个案卷或每份文件的保管期限,正式整理时再根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关文书立卷人员具体实施。 第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式:一是移交复审,即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时,由本机关档案人员和档案馆的接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复查,即对于定期保管的档案在保管期满后,重新审查这些档案是否需要继续保存。对于保管期满但仍具有保存价值的档案,要重新划定保管期限,对于确实失去保存价值的档案,要剔除并按规定程序进行销毁。 文书档案论文:文书档案管理的办公自动化应用 [摘要] 文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理办公自动化应用的优点和存在的问题及应对方法。? [关健词]文书档案 办公自动化应用 存在问题 应对方法 文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题,从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1.办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。 2.文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。 3.电于文件保存的稳定性 与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术日新月异,贮存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如vcd、dvd光碟,小容量的闪存u盘,大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。 4.提高了文件传递的速度和安全性 日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络工其进行传递,大大提高了文件传递的安全性和时间性。 二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题 1.电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,随着网上窃密技术的不断完善,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。 2.对档案综合管理人员要求高 对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平,从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。 三、几点应对方法 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题,笔者提几点方法。 1.办公自动化系统内、外网隔离 在内部办公自动化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的ip地址和服务。可以首先屏蔽所有的ip地址,然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。 2.提高档案人员的综合素质 一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备(施)的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主,培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制,保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度,要不断扩大自己的交际面。通过交流,多学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
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建筑工程资料管理研究:建筑工程项目资料管理论文 1.工程项目施工技术资料的作用 (1)工程实体质量过程控制最直接的见证依据就是施工技术资料。对于建筑工程来说,工程施工过程中逐步形成了工程实体质量,工程实体质量为工程技术资料所反映。(2)施工企业综合管理水平直接为施工技术资料所体现。在施工过程中所涉及到的技术资料系统化的转化为施工技术资料,施工过程中的各个阶段、各个节点都会被全面的记录下来,这属于施工单位直接成果之一。完善的工程技术资料对于用户对工程的整体质量的全面了解有很大的帮助,通过对工程技术资料的了解分析也将对施工企业的综合管理水平有了初步的认识。(3)施工技术资料为工程维修、管理、使用、改建以及扩建提供了重要帮助。由于工程交付使用后,由于多种原因都会导致存在各种质量问题,需要进行修复,此时竣工工程的技术资料档案将显得尤为重要,尤其是所涉及到的室外管网配套工程,技术人员依据施工技术资料可以掌握详细的管线布局,相关人员可以根据所掌握的相应的采取措施。(4)施工技术资料为工程价款调整提供了重要的依据。如果所涉及到的施工变更技术资料非常完善,那么对于变更索赔结算都会产生积极地影响。所以做好工程变更的收集整理工作会对项目成本控制以及索赔工作提供了极大的便利。 2.建筑工程项目资料管理的基本要求 结合项目施工的具体情况,工程项目施工技术资料有以下几点要求:及时准确、真实全面、规范系统。(1)工程技术的优秀就在于及时准确性,只有把各种原材料的质量文件证明及时准确的收集起来,及时准确的把把各项分部工程质量评定等涉及的原始记录做好,并及时的进行归类存档,保证施工技术资料同工程同步进行,真实合理是确保后续工作正常进行的有力保证。(2)真实全面是施工技术资料的重要支撑,真实全面的施工技术资料为工程质量评定验收备案提供了重要的依据,如果做不到这一点,施工技术资料将是徒劳的、无意义的。虚假片面的施工技术资料会极大的误导建筑施工单位质量评价,导致工程的后续扩建遭遇很多麻烦,对于工程质量状况施工以及过程的全面了解都是极为不利的因素。(3)规范系统是工程施工技术资料完整准确奠定了坚实的基础,必须严格按照有关工程标准、规范以及法规对施工技术资料进行填写整理,同时进行规范分类,实现工程技术资料的标准化、规范化、系统化。 3.建筑工程项目资料管理存在的问题 第一、工程资料不真实。施工资料最基本的要求就是真实性,如果资料做不到真实性,那么资料将会变得毫无意义。例如一些工程的资料数据编辑的完美无缺,例如土方开挖评定的基槽开挖长度,误差值非常的小,仅仅达到了几个毫米,这么完美的数据将是无意义的。第二、资料的时效性比较差,经常出现遗漏现象。当前的施工单位专职资料员数量并不多,经常所遇见的是由一个资料员对多个工地资料进行全部兼顾的情况,不能将其固定在同一个工地上,平时的施工技术资料只是由施工员代为保存,这样做的会造成资料的时效性大打折扣,遗失情况时有发生,这对于竣工的验收以及项目结算都会带来不必要的麻烦。第三、施工资料完整性差。资料员为了最大限度的赚取更多的经济利益,往往孤身一人兼任多个工程项目的施工技术资料,偷工减料的现象时有发生。工程的实际情况是较大工程一层的钢筋混凝土往往分层进行施工,或者分阶段施工,但是为了节省时间资料员仅仅展开一个整体进行评定,这样做导致工程实体无法真实的反映出来。 4.解决问题的有效途径 首先,建立健全并不断完善施工管理体制,全面提升资料员的专业素质。要想实现这一点施工企业首先要做的是将施工资料管理制度予以健全完善,单独的设置出用于负责施工资料管理工作的管理机构;其次,要定期展开一些培训活动,加强对资料管理人员的培训管理,确保他们不断地提高自身的专业知识水平和工作责任意识,为资料的管理奠定坚实的基础;再次,监理人员应该尽职尽责,做好自己的工作加强对施工资料的检查力度,督促施工单位相应的做好施工技术资料的编制与管理工作。其次,做好资料收集工作。施工资料的形成需要一个相对漫长的时期,来源非常的广泛,形式多种多样。所以工程资料的收集贯穿于工程建设的初期原始资料以及工程实体施工进行中的同步资料。对资料展开分阶段展开整理归类。确保资料具有相应的真实全面性、有效性以及准确及时性,充分的将施工技术资料的价值体现出来。 5.结束语 综上所述,工程技术资料对于工程来说是至关重要的,其是对工程主体建设的现场管理、质量控制以及各项信息数据的原始记录,为工程的扩建改建提供了重要的依据,为人们的生命健康提供了强有力的保障。重视工程资料管理是对整个工程负责人的表现,是对生命的关爱。在具体的实施过程中会遇到不少问题,所以相关人员要不断总结探索,不断总结,作出应有的努力。 作者:张巧宁 单位:陕西建工第五建设集团有限公司 建筑工程资料管理研究:建筑工程归档资料管理论文 1建设工程项目的组成建设 工程项目是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成,按照一个总体工程设计进行施工,具有独立的经济核算体系,并能够组建独立的管理组织体系进行工程项目的建设。总分关系为:建设项目单项工程(一个或多个)单位工程。在建设项目形成过程中要经历以下几个阶段:1)项目决策阶段:编制项目建议书、编制可行性研究报告。2)项目实施阶段:编制设计任务书、初步设计、技术设计、施工图形成、施工过程、竣工阶段、运行阶段。项目管理的范围就是从工程建设项目开始至其完成结束,通过项目的策划和项目的控制,以使项目的进度目标、费用目标、安全及质量目标得以实现的过程。 2建筑工程档案资料的形成 2.1施工资料的形成过程及相关资料 施工资料的形成过程也是一个工程项目逐步成型的过程,在此过程中离不开各方主体的相互协作和配合,而各方主体在行使自己的权利和义务时,将相关的内容以书面的形式体现出来,形成了建筑工程资料。由于各方主体的工作内容有所不同,故形成的工程资料也具有相异性。施工方资料体现工程项目实体形成过程中的质量资料;监理方资料体现监督项目实体形成过程中的监控资料;而建筑单位资料体现过程的监督检查。各方主体形成的资料都应保证其真实、清晰、完整。 2.2施工资料形成的内容 施工单位文件资料:施工方案的形成、向单位相关部门报审并修改、方案通过形成技术交底。施工物资进场资料包括:相关质量证明文件、产品合格证、质量认定证书、产品生产许可证、安装、使用、维修说明书、有关部门出具的检验报告、进口物资检验证、中文版质量证明、有关部门出具的认可文件、材料及构配件进场检验记录、物资进场试验报告、设备开箱检验记录、施工物资进场报验表。检验批质量验收及资料形成过程:施工单位组织施工施工单位过程质量控制、检验施工单位自检监理单位审核检验批资料形成。分项工程质量验收资料形成过程:检验批按要求施工完成并验收合格施工单位自检分项工程质量验收分项工程质量验收资料形成。分部(子分部)工程质量验收及资料形成过程:分项工程施工完成并通过验收施工单位进行资料自检相关单位进行验收并形成分部(子分部)质量验收资料。单位(子单位)工程竣工验收及资料形成过程:分部工程施工完成所含项目均验收合格施工单位自检合格形成自检资料监理单位预验收形成预验收资料预验收及预验资料合格进行正式竣工验收形成单位(子单位)工程竣工验收资料。 2.3竣工图归档 竣工图是归档资料的重要组成部分,是工程施工过程的重要依据,也是工程建成后进行追溯的最直观文件。由于施工过程中的技术变更、设计变更等变化均会在竣工图上体现出来,故成为竣工后建设项目维修、保养、改建、扩建的重要依据。正因如此,应该重视竣工图的归档,并审核竣工图的有效性,使其为后续工作服务。竣工图分三种类型:综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图。凡是不改变原设计结构、工艺等的一般性变更可直接在图纸上标注。凡涉及结构、工艺、管线等重要部位的变更应由设计单位另出相应的图纸并标明图名、图号。 3施工资料存在弊端及解决方案 3.1存在的弊端 1)归档施工资料不详尽、内容涵盖不全面、表格使用不规范等一系列问题,必然影响到档案资料的参考价值。2)施工资料形成过程不严密,缺项、漏项。如材料合格依据模糊、缺乏追溯性,以至于没有参考价值。3)在影响建筑工程的因素发生变化时,会产生一系列特定文件,如设计变更、技术核定、现场签证等。不及时的确认不仅影响工程顺利进行,还可能造成发包方、承包方各方的利益损失。4)不重视分包方资料的及时归档,竣工后由于分包资料而致使竣工资料的收集、整理、归档和移交受阻,给后续工作带来损失。5)竣工后施工资料不能有效的对工程实施监督管理,为后期的质量、安全事故的处理和责任追究提供依据。 3.2解决方案及时、准确、完整、有序以及全方位的进行 施工资料的管理是一项需要迫切解决和逐步深化完善的过程,提高意识、规范管理、奖惩严明相结合,有效解决施工资料的弊端。1)加强施工管理人员及资料管理人员对于《建设工程文件归档整理规范》及相关规范文件的培训、交流、学习,从提高资料员自身素质起步,逐步从源头对施工档案进行全面梳理、整合。2)对以往交回的归档资料,进行全面检查,对查出的各种问题进行汇总、分类、整理,拾遗补缺,并形成文件,一方面完善了施工资料,另一方面也为施工档案的整理提供借签。3)对技术复杂、含有新技术、新工艺、新材料、新能源的施工资料应特别重视,以保证其的有效作用。4)加强与参建各方的联系,尤其是对于分包方的资料管理应规范、有序地进行,不能事中不管理,事后满后抓。5)将奖惩机制与施工管理资料挂钩,既起到约束作用又起到督促作用,从而纠正资料管理中的不规范行为。 4信息技术的应用 随着网络平台的普及,使得项目的各方主体在施工过程中随时随地进行监控成为可能。在施工现场安置相应数量的摄像头,并同网络平台相连接,各方主体很容易通过影像资料来掌握工程实际情况,可以在施工过程中对工程进行管理,避免事后补救的问题。同时影像资料可以同施工资料同时归档保存,相较于书面资料,影像资料更具有真实性、直观性、可追溯性。随着科技的发展,施工资料的管理越来越趋于施工过程资料的管理,充分利用微机管理技术和信息化技术,进行施工资料信息的收集工作,以达到施工进度与现场资料同步,文字资料与影像资料同步,归档资料文字资料与影像资料双重保证,为城市未来的改造建设提供保障。 作者:王丽 单位:山西宝联建筑有限公司 建筑工程资料管理研究:建筑工程资料管理问题及对策 1省内各地州对资料的编写要求不统一 这个问题主要体现在填写资料用手写,还是打印,要求不统一。在省内,有些地州的资料,只有签名和其他单位的评语是手写,施工单位的检查验收记录和检查结论都可以打印;而另一些地州则连施工单位的验收记录和验收结论都要求手写,不可以打印。 2档案移交环节的工作各地做法不统一,规范未得到执行 GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范中7.0.1规定:“列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。”这一条明确规定了在竣工验收前,档案馆应对工程档案进行预验收。但是据笔者了解,除了成都主城区外,省内很多其他地方都直接省略了预验收工作。另外,住建部颁发的JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程中第4.5.2条规定了设计、施工、监理单位的资料应移交给建设单位,由建设单位汇总后移交给城建档案馆。但是实际上很多时候建设单位基于种种原因,比如对资料业务工作不了解,或者偷懒等,迫使施工单位直接将资料移交给档案馆。 3城建档案馆对资料的验收不严格 档案馆对原材料的合格证和质量证明书、管理人员和作业工人的资格证、上岗证等检查不严格。表现在:有些材料的合格证、质量证明书上没有鲜章,或者印章模糊不清;特种作业工人的上岗证照片、发证机关的印章、证件内容都模糊不清也能照单全收;甚至连签字盖章手续不全的资料也能因为与施工单位的“关系好”而放水通过。 4监理对资料管理工作监督不力 对于资料不全面、资料后补、资料弄虚作假等现象,施工单位固然管理不善、责任心不强,但是监理也存在很大问题,工作草率,或者是收了施工单位的“好处”而处处放水,让监理形同虚设。 5解决对策 5.1加强监管部门的抽查力度,并形成制度此对策需要注意三点:1)要求所有进场工人向施工单位提交身份证复印件,特种作业工人需双证(身份证和上岗证)对照一并提交,并对证件上的照片清晰度作出强制要求,而且此部分资料需提交监管部门备案。2)每次分部工程验收,都要求质监站全面检查与之有关的所有资料,包括质量文件、施工管理文件和安全资料,而不是只停留在重点抽查部分原材料的质量证明文件上。所谓全面检查,就是所有与该分部工程有关的资料都要检查,尤其是质量文件的份数和种类是否齐全,安全资料是否完备。并要求写出相应的资料检查记录,作为备案文件的组成部分。以此遏制“偷工减料”和后补资料的现象。3)监理、质监站、档案馆三方联动加强对施工资料的监督,各自填写资料检查记录,对照审查。 5.2加强对有关人员的培训和沟通,增强对资料管理的责任意识对于档案管理人员来说,通过培训可以使其对工程资料有一个全面的认识,能在资料验收过程中识别错误的资料和不完善的资料,提高验收水平,由此也能对建设、施工和监理单位形成有效的监督;对于质检员、资料员、技术负责人来说,通过培训可以提高其资料管理的业务水平,增强责任意识。另外,也要注意加强档案馆和施工、监理等单位的沟通,向其有关人员明确档案馆对资料的要求,减少、杜绝不规范的资料。 5.3在全省范围内对资料管理制定统一的实施细则通过实施细则对安全资料的目录和编写要求、需要移交给档案馆的资料目录、移交工作环节、移交时间作出统一规定,仔细界定资料的打印和手写范围。 5.4对有关人员和单位加大惩罚力度对资料员、质检员、技术负责人、甚至项目经理、施工单位负责人、监理工程师和档案管理人员在资料管理过程中未认真履行职责、疏忽懈怠的行为,建设行政主管部门应加大惩罚力度,比如吊销有关证书、强制调离岗位、或在官网上通报批评,并记入个人档案等;对于责任单位,如建设、施工、监理单位也要进行处罚,例如罚款、降级。 6结语 由于建筑工程领域的从业人员和从业单位的素质参差不齐,加上涉入单位颇多,所以规范建筑工程的资料管理工作也需要从多方面下手,立法、培训、监督,缺一不可。 作者:兰凤林 单位:四川建筑职业技术学院 建筑工程资料管理研究:建筑工程资料管理对工程质量的作用 【摘要】 本文从建筑工程资料管理的意义及其重要性着手,并且对其管理过程中存在的常见问题进行简要分析,以期为建筑工程质量的监督管理工作提供可借鉴的意见和建议。 【关键词】 规范化;建筑工程资料;工程质量 工程资料是反映工程实体最终成果的重要性文件,它贯穿于工程建设的全过程,在工程施工、竣工、交工中起着非常重要的作用。工程资料管理体现了工程内在质量,也是工程质量的保障。 1建筑工程资料管理的重要性及意义 由国务院颁布的《建设工程质量管理条例》中已经在建设工程质量管理中包含了建设项目文件资料管理。明确地规定了各建设单位要以国家相关档案管理的规定,系统地收集整理建设项目中各阶段的文件资料,建设并完善项目文件档案。在工程竣工、验收之后,需要立刻将建设项目档案移交至上级建设主管部门。这一条例将建设工程资料的管理与建设工程质量的管理视为同等重要的地位,对于建设工程文件资料的质量提出了新的要求。工程竣工档案自身的职能属性包括了一致性、有效性与可追溯性。众所周知,一旦建筑工程出现质量问题或重大事故,开展调查工作,首先要调阅工程项目的档案资料,一方面因为工程档案资料是工程建设各项活动的真实记录,具有原始性、真实性和唯一性;另一方面它是建设活动的直接产物,全面、综合地反映了工程建设的全过程,它将工程的施工过程以一种被各参建方都认可的形式记录下来,从理论上它能够完整地记录下整个工程,既可以体现工程建设管理的水平与工程是否规范标准,也是工程建设成果直接的表现方式。又是在竣工后,进行工程项目验收、维护管理、使用评价的重要依据与原始凭证,因此具有质量责任监督的特殊作用。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看,建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗;从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体;从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工方案、技术交底、施工日志;从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。 2建筑工程资料管理中存在的问题 2.1管理人员对建筑工程资料管理认识不足许多工程管理者在工程建设中片面追求生产效益最大化、强调利润最大值,对工程技术资料不够重视,在具体施工时还出现了职责划分不明确、具体分工不清楚等问题[1],对资料工作处于被动应付。 2.2资料人员的能力不足在建筑工程的具体施工中,基层施工队伍中的资料员负担着重要的责任。施工中资料员对于国家相关标准规范没有深入的了解掌握,很多资料员在工程必需的资料管理经验上还很缺乏,并且对于大量的用途多样、种类复杂的工程资料还不能进行科学合理地分类归档,这就使得日后对于建设工程资料的搜索与二次利用变得复杂。 2.3资料管理制度不够细化即使目前我国关于建设工程施工资料的管理规范标准一直在更新与修改,但在部分省份中施工资料的管理规范标准仍未有具体的细节规定。这就导致在实际中很多建设施工单位或是监理审验单位在开展工作时只能以个人对于国家管理规范标准的理解为依据。在具体施工时就易出现施工资料无法收集完整,整理归档时分类不明确的问题,无法保证最终形成的施工资料的完整性。当工程竣工后进行审验时,就需要对于施工资料进行二次整理。这种繁琐重复的资料返工,不但会浪费掉毫无意义的物力人力,也对施工资料的原始性造成了破坏,并且还影响到了施工资料的真实有效性,让将来建设工程资料的再次利用容易出现问题,也让施工资料的质量没有了保障。 3规范建筑工程资料管理工作的建议 3.1增强工程资料管理意识,提高资料工作水平要加强工程管理人员对资料管理工作重要性的了解,提高认识,变被动为主动,把资料工作做好。建设单位应更加注重工程资料管理,必要时可以将资料工作纳入计量付款的考核依据,保证工程资料的同步性。工程管理人员可通过培训、集中学习、自学等方式,学习专业知识、工程规范标准及资料编制方法,提升自身专业水平,从源头上确保工程技术资料编制的质量。加强资料员的工作责任心与资料收集整理效率,保证资料收集的完整性。 3.2系统化、规范化地对工程资料进行管理资料员需要在工程进行施工的初始阶段就要着手开始进行资料管理,一直到工程竣工为止的各个阶段,资料管理工作都是必不可少的。首先,在施工开始时,资料员需要从各参建单位收集资料,以便了解掌握整个项目的施工面积、工程类型与预计施工时间等信息。其次,当施工已经开始进行,资料员需要对于材料、混凝土的施工送检与工程项目变更申请等重要的施工资料进行登记整理。为了保证具体施工时的每个阶段都按照规定按时完成,资料员必须按规定在时限内将施工时需要的资料收集整理完备。当施工项目整体建设完成后,资料员须将完整的工程施工资料进行检查与整理,然后送至有关的验收单位以便进行工程的验收。 3.3细化工程资料管理制度规范的工程资料管理是进行建筑工程资料的制度化、规范化管理的保证。首先,施工管理单位要将工程资料管理制度进一步细分,为资料员提供具体合理的工作细则,保证资料员在工作时收集整理的工程资料真实有效。其次,需要建立资料员的考核机制,以资料工作结果是否完整、真实、有效为依据,考核资料员的基本职业素质。 3.4改革工程资料管理模式工程资料的管理模式的改革就是要在建设、施工、监理单位之间的建立良好的监督合作的关系。在工程竣工时,特别需要各参建单位的监督管理与通力合作,才能完整的收集整理出真实有效的工程资料,为工程的验收提供书面依据,保证工程质量。随着电子信息技术与互联网科技的不断发展,资料管理人员要学会使用计算机及相关软件来进行工作,使施工资料的管理形成“文档一体化”的无纸化形式。并且,资料管理人员需要继续学习,让自己了解掌握现代化的资料管理知识。 4结束语 工程资料管理工作是一项漫长而繁琐的工作,随着工程施工的进一步规范和施工质量要求的日益严格,工程资料的重要性日益凸显,已成为工程施工中不可分割的一部分。认真做好建筑工程档案管理工作非常必要,但是做好此项工作远非几个人就能完成。而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施,严格落实有关的法律规章制度,确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道,促进工程质量的管理。 作者:孙苑冰 单位:贵州建工集团第二建筑工程有限责任公司 建筑工程资料管理研究:建筑工程施工技术资料管理 【摘要】 建筑学其实是一门非常深奥的课程,它关系到很多细到极致的事情。类似于测量与记录,在工程的施工现场就显得尤为重要。测量数据要做到精准明确,那么我们就需要记录。对记录数据相应的整合构成了完整的施工技术管理资料。只有这样在工程施工现场才会准确无误的将施工完成到位。下面就是针对于建筑工程技术资料管理做了简单的分析。 【关键词】 建筑工程;施工技术;资料管理 1何为建筑工程施工技术与资料 建筑工程施工技术资料,它包含了对一切土建工程的资料统计与造价,现场设施,中场分析,每一步的质量评估,总之,它涉及到一项又一项的项目工程计划,记录了每一项项目工程行进的流程。建筑工程施工技术资料,它包含了建筑工程中各分部分项资料统计,现场设施,过程控制,每一步的质量评估,总之,它涉及到每个分项分部的项目工程实施,记录了每个分项分部工程的施工流程。随着时代的不断发展,造房子它已经成为一个行业在业界立足。 拔地而起的高层建筑,从来就没有停止过。尤其是在大城市,在大马路上行走,或许你根本不知道,很有可能你早晨醒来的那一刻,就有一个已经建工(建筑)完毕。针对于施工技术,我想我们也从老式的人工施工技术,向最先进的施工技术再发展。准确的说,是一个先进技术与人工完全相结合的发展思维。随着社会的发展,国家对基础设施的投入大大加强,对建筑工程的质量、进度等各方面要求更加严格,也更加规范。在建筑工程中,工程资料是建设施工中的一项重要组成部分,是工程建设及竣工验收的必备条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。上级建设行政主管部门对工程资料管理工作都非常重视,多次明确指出:任何一项工程如果工程资料不符合标准规定,则判定该项工程不合格,对工程质量具有否决权,足见资料管理的重要性。 它集合了不同种类的工程技术类似于土方技术工程,地基与基础工程,钢筋混凝土工程,还有装饰工程,以及对工程造价,建工现场管理,竣工后的销售管理等等。一个完整的建筑工程的施工资料它应该是图文并茂,记录从施工到竣工的一切估算与造价,一切质检与勘查,这为最后的收工整理提供了很重要的依据。工程技术资料集合了土石方工程;地基与基础工程;主体工程;装饰装修工程;屋面工程;建筑给水、排水与采暖工程;电气安装工程;通风与空调工程;电梯安装;建筑节能工程等分部工程。在建筑行业,所涉及到的所有相关知识,都能体现。一个完整的建筑工程的施工资料,它应该就是图文并茂的记录了从开工到竣工的所有施工过程资料,这为最后的交工整理提供了很重要的依据。 2建筑工程施工技术资料管理的作用 2.1紧密结合,城中扩建一个高效精准的建筑工程施工技术资料管理的统计,它可以成为城市建设工程项目的有利的参考模本。很多情况下,建筑工程中途出现问题,那么就会影响整个团队的进程。在重新检查找出问题,检测过程中,就要依据建筑项目技术资料的记录来进行。再看看可以如何处理,自然而然事情就会慢慢的去理清思路,发现答案。那么建筑项目所要达到的效果,也就随着进程的推进,不断的去实现了。 2.2知根知底,百战百胜在很多大型建筑项目中,走进施工现场你就可以看到很多醒目的标志这里质量第一,那里质量保障的宣传。质量与安全永远都是排在第一位的。我们如何去判断这项建筑工程的质感,只求表面华丽是不行的,要做到内部检测,勘查,核对。这时候原先的统计数据,就做到了辅助的作用。基本上所有的建筑工程项目的进行,它都有一定的质量保证,同时相应的证书也会随着工程项目签约的进行成功而出示,间接性的为合作提供了有利的保障。 2.3建筑工程施工技术资料管理完善的统一性建筑工程施工技术资料管理的完善,它可以代表着一个建筑团队工作效率,同时又可以代表一个企业文化的严谨与高质感。建筑工程技术资料的有效管理,它将整个土建项目的每一项流程都统一起来,连贯成一个整体。关系到整个承包过程的流畅性实施,它指导着整个施工进程,同时又能反映出团队的综合组织能力。许多都是在分步进行管理,将每一步的技术工程资料都做到完整概括,最终再将它们整合统一,资料初步进行完善。 3建筑工程施工技术资料管理存在的问题 3.1可靠和真实与利益的完全对抗技术资料的统计到管理需要做到非常的精准与细致。记录最真实的检测勘查结果。或者从反面素材来讲,就是数据造假,蒙混过关,跳过国家安全中心的检测。在建筑工程进行的同时,为了从中牟取利益,建筑材料的不过关,将廉价材料运用到工程中去,导致工程质量很差。这些都是当今建筑工程中存在的不合理现象,所以要杜绝一切造假行为,提高建筑工程项目的可靠性。在合同签订的时候,合同双方签订人,法定人员名称不统一,改来改去,也是一大危险因素,非常不可靠,影响与客户的合作,所以真实性真的非常重要。 3.2杂乱无章的资料程序有待加强在一项建筑工程实施的检测过程中,因为项目检测档案的不规范,不正规,很多检测人员照搬老旧方案,敷衍了事。没有做到具体问题具体分析,类似于施工现场地质出现的突发状况,因材料的缺失,没有办法继续进行施工。材料质量的问题,也是因为没有提前检测的。相对来说,施工现场的检测员工的不认真,专业性知识不够强,就做不到一个有条理的专业检测。在工程检测中,原料所含的化学物质,通过实验来检测,从而得到哪些元素的成分过高,不适合再次实施工程。在这方面,检测人员的能力也是严重不过关,很多这种状况的累积,就会导致工程的结果非常的难堪,损失惨重。 4如何做好建筑工程施工技术资料管理 4.1跟踪与扫描从工程检测勘查的一开始就必须专门订一位负责整个检测过程的记录与操写,要从头到尾,中途不要换人。同样的对材料的市场调查也是要专门负责跟踪式的记录。材料的质量与产品合格证的验收,最终的统计记录,都要整理归案。对于建筑团队的跟踪式了解,对于市场材料的扫描,这些都必须要做到准确无误。 4.2有条不紊在施工监测中,检测种类繁多,要做好合理的人员分配,在规定的条列下记录所检测的工程结果。经完全统计后,做好醒目标记,来把资料进行归类,这样在拿取的时候,就会简单方便。总之,让资料的统计与整理做到完善,使客户想要了解这个工程建筑项目的时候,就可以拿出很有质感的资料供客户参考。这样就加快了这项工程项目的运行,促进与客户的合作,那么工作效率就大大的提高了。 5总结 建筑工程资料管理既是建筑工程质量的客观见证,又是对工程建设项目进行过程检查,质量评定,维修管理的依据。是城市建设档案的重要组成部分。整个建筑行业中它贯穿始终。我们就必须做好对建筑工程资料的管理,在用到之时,可以清晰可见。一个质量优良合格的建筑工程它的技术资料必须完整,真实且可靠。因此做好建筑工程资料管理工作对于整个工程的稳定发展具有重要意义。 作者:刘欢 单位:贵州建工集团第一建筑工程有限责任公司
档案专业论文:档案管理人员专业素质论文 摘要:随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善和住房改革的不断深入,高校在新形势下的房产档案管理也需做出相应的调整。而计算机在高校管理中的普遍应用正为高校房产档案管理的信息化建设准备了条件,利用信息化管理手段来管理房产档案,是提高高校房产管理水平的一个重要途径。本文从高校建立房产档案信息化管理的困难入手,探讨了房产档案管理的信息化建设的具体措施。 关键词:高校、房产档案、信息化 高校房产管理是高等学校的房管部门对学校房屋财产、教职工住房以及与之相关一系列事务进行的管理工作,是高校管理机构的重要组成部分。而档案是很重要的信息资源,在高校中,作为档案众多门类中的房产档案,是学校房产管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房产历史记录,是房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。随着计算机在高校管理中的普遍应用,如何将现代信息处理技术与房产档案管理相结合,提高房产档案的利用价值,已经成为目前迫切需要解决的问题。 1.在高校建立房产档案信息化管理的困难 1.1领导重视不足 重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足,许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态,没有及时整理归档,更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧,而工作人员也并不习惯于在网上了解信息,不接受网络办公的方法,依然习惯于传统的管理观念和方法,习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。 1.2技术手段落后 目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上,无论信息化基础设施建设、应用水平,还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案,编目立卷、存储入库、查阅调卷,档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案,光盘技术和机读方式虽然已经有运用,但十分有限,数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远,档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。 1.3档案管理人员专业素质不高 目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大,缺乏协作精神。采用网络化办公以后,管理部门之间需要相互提供有用信息,才能达到方便、快捷地办公目的.但如果其中一个部门不及时更新信息,没有专人维护,就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐,人员素质差异大,很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。 2.如何建立高校房产档案管理的信息化建设 2.1提高对档案管理信息化建设的认识 要建立完善的档案信息化管理,首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展,档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化,计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用,使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革,我们应认识到,以计算机及档案管理软件等管理应用为主,利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理,是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求,房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展,否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,促进房产档案管理整体水平明显提高。 2.2推进房产档案馆数字化进程 实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆,首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供,但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务,对于科技成果还应收取成果转让费。另外,关于档案开放范围和权限问题,要设立相应的访问权限,对于那些可以对公众开放的档案,公众可在公共网上查询、利用,而只可对内部人员开放的档案,只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。 2.3完善房产档案信息归集、检索系统 为了全面、准确地收集信息,就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合,将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息;另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统;原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点,房产档案的更新速度很快,因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动,这是房产档案管理的优秀所在。由于高校房产交易涉及面广,这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同,对房产档案信息要求也不相同,因此,必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,实现万能检索,从而提供高效、便捷的查询服务。 2.4建立准确的房地产档案数据分析系统 房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要,而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统,以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断,以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段,使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理,达到科学决策,回避风险的目的。 2.5提高管理人员的综合素质 档案信息化管理的日趋完善,要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状,应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺,主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识,做到依法治档,使档案得以安全保管和科学利用,要加强学习业务文件和各级档案专业刊物,明了档案管理的法律法规,及时贯彻落实有关档案管理的新规定,执行新规范,密切注意国内外档案工作的发展动态,借鉴先进的管理经验和技术,不断提高管理水平,促进档案事业逐渐实现法制化、规范化,推进档案工作的发展。推广使用新归档方法,减轻档案工作量和劳动强度,提高工作质量和工作效率,实现档案管理的现代化,是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件,对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理,提高档案的存储和处理能力,为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥档案的信息服务功能。 3.小结 房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,使房产档案管理的整体水平明显提高,大大减少了房产管理工作人员的投入.降低了联系渠道的费用支出,缩短了大量事务的处理时限,使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息,不仅降低了成本,而且极大地提高了效率。 档案专业论文:卫生防疫专业档案编研工作论文 随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展,各级卫生防疫站的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道,特别是自档案目标管理活动开展以来,更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”,将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一,明确地列入其中,这就极大地促进了防疫站档案工作的发展。仅以我市为例,我市区县站中目前已有十三家区县站晋升了市级先进,两家达国家二级,市防疫站也于96年晋升为国家一级。随着档案工作的升级发展,研究如何提高档案编研工作,深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时,在突出卫生防疫专业特色上做文章,使编研材料有很强的专业性、实用性,受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到,要开发有卫生防疫特色的档案编研材料,要抓住以下几个环节: 一、以业务档案为编研工作的主要对象 卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中,形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作,故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外,卫生防疫在业务上又具有连续性的特点,对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中,都必须以业务档案为依据。因此,在开展档案编研工作时,应首先从业务档案入手,编研材料才可能有专业特色,才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。 二、选题要围绕业务上的主要任务 档案编研材料要有特色,要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题,就谈不上编研材料的专业性。为此,档案人员应做到两个了解和掌握。 1要了解和掌握单位的中心工作 在安排全年的档案编研工作时,首先要摸清单位档案利用需求的趋向,以此来确定编研选题,从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而,对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作,因此,只有了解和掌握单位的中心工作,才能对当年的编研工作的开展做到心中有数,才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致,不偏离利用需求,更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作,而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此,档案室及早做出反应,在制定编研计划时,就安排编制反映这一内容的编研材料,为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。 2要了解和掌握各项业务工作内容 卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时,应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此,档案人员应经常深入科室,广泛地与业务人员交流,了解各科工作职责和范围,熟悉各业务工作的流程和具体内容,从中掌握业务人员的利用需求。此外,还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式,充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。 三、积极开发深层次的档案编研材料 档案部门在分析利用需求的基础上,针对室藏档案的内容和特点,可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范,而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构,在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编,就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用,做起来又不难。 然而,由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作,在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中,都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据,特别是在开展预防医学科学研究时,更需要以较长年度的相关数据做依据。因此,档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来,做出有针对性的统计和分析,就可以使档案的利用变得更系统更直观,就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外,还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看,根据各专业口的需要,开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984-1995年北京市食物中毒发生情况分析”,“北京市五百例预防接种副反应分析”,“1985-1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”,这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中,显示了很强的实用性。 档案部门在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题: 1要积极争取业务部门的配合 档案部门根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。 2统计分析时间跨度要大 统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。 3统计数据真实准确完整 编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰。另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算。计算要正确,并要经过复核。 4形式新颖好看 编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看。 四、档案人员应具备专业知识 档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为卫生防病业务服务,这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是卫生防病专业知识。目前的卫生防疫站档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面,档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然,这并不是要求档案人员要成为预防医学专家,但应该做到“耳熟能详”。还有,档案人员还应走出站门,向兄弟站学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径。总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。 档案专业论文:档案专业管理论文 参加档案工作不久的我,碰到许多人都问及档案工作的一些基本情况,交谈中他们都对档案和档案工作知之甚少。诚然,现阶段较从前社会档案意识有所增强,但从总体上看社会档案意识还较为薄弱。 即使在机关,档案工作也参差不齐,存在许多问题。在年检中我们发现,一是不少单位没有建立综合档案室,各种门类、载体档案没有实行集中统一管理,业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤为严重;二是应当归档的文件材料没有及时收集、归档,散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。 究其原因。一是历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内,俨然一个保密机关,较为封闭;二是《档案法》虽己颁布近二十周年,但档案法律法规的权威没有真正树立起来,档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性,至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。 社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件,如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。 新时期社会档案意识的培养问题,我认为应从以下几个方面入手。 一要探索新时期档案宣传的新方法。只有加强档案宣传,社会档案意识才能得到提高。“酒好也怕巷子深”,档案是一坛酿造多年又陈封许久的好酒,连闻名遐迩的国酒茅台都做广告,何况“养在深闺人未识”的档案呢? 1、把开展宣传贯穿到工作的始终,档案工作开展到哪里,宣传工作就跟进到哪里,使工作与宣传同步进行。 2、抓重点,不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性,抓住重点时间、重点内容、重点形式,不断掀起宣传高潮。要掌握好时间,不要错过最佳宣传时机;内容要典型生动,才能吸引观众;形式不能陈旧,否则会使人不屑一顾。例如:在《档案法》颂布重点纪念日前后,开展规模较大的宣传活动,内容上要集中宣传档案法规,除正面内容的宣传外,配合一些违法案例宣传,使人对法律的理解更深刻,效果更佳。形式上不应仅搞搞展览,展览存在较大局限性,应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。 3、抓时机,把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导,往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机,向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题,以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字,即勤请示、勤汇报、勤动脑,不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持;勤动手,经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动,要争取主管领导参与,以便领导全面地了解档案工作。 4、高瞻远瞩,把在校学生作为重点宣传对象。学生是祖国的未来,档案意识应从学生抓起,且学生量大面广,是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量,目前也是档案宣传的一个薄弱环节,应高度重视。 建立好爱国主义教育基地,充分发挥爱国主义教育基地的教育功能,教育青少年学生;省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物,服务学生教育工作;普及档案知识,让学生完整保存成长足迹,通过整理、制作个人成长档案,学生们重温自己的成长历程,增强档案意识;走进学校,为学生开设档案专题讲座。 二要加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针,依法治档,用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范,以法促发展的良好的工作氛围,加强动态管理,完善执法机制,重拳强化档案意识。 十多年来,经过各级档案行政管理部门的努力,档案行政执法工作取得的成绩有目共睹。但客观地分析,档案行政执法工作与社会预期和档案事业的客观要求相比,还存在许多问题,并暴露出一些深层次的矛盾。首先,档案违法现象与行为仍具有很大的普遍性。其次,档案行政执法乏力,违法行为长期得不到有效制裁。档案行政执法的对象有其特殊性,主要是各级党政机关和企事业单位,在许多部门、单位面前,倒显得档案局这个执法主体是弱势部门,加上档案法律法规授予档案行政管理部门的执法权非常有限,导致许多档案行政管理部门因此畏缩不前。 因此,加快立法步伐,通过立法,进一步扩大行政处罚的范围,授予档案行政管理部门更大的执法权。对于普遍存在的同时危害很大的在机关、企事业单位出现的拒绝归档、拒绝档案安全保管等进馆之前的违法行为作为档案法规调整的重点。因为这些档案在进馆之间遭受损失的可能性很大,进馆这后倒相对安全了。 同时,要加强组织领导,积极开展专项执法,使执法工作的影响面日益扩大,努力推进档案工作法治化。 三要加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度,这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要,且见效迅速,各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设,对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。 四要重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数,一个地方其他档案工作做得很好,农村档案工作未做好,是不完善的,档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来,只重视机关、企事业单位的档案工作,农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱,所以应格外关注。 在建设社会主义新农村的新的形势下,各地应制定新农村建设档案工作的总体规划,全面推进村级档案规范化建设,建立健全村居建设档案、农村基础设施档案、土地承包档案、农村专业合作社、农村龙头企业档案、村民档案、农民素质培训档案、村务公开和民主管理档案、农业科技档案、农村文化档案。在现实条件下,推广“村档镇管”管理模式。主动加强服务,以规范化为抓手,全面提高农业和农村档案工作整体水平,有力地促进全社会档案意识的提高。 五要促进家庭档案观的树立。家庭是社会的细胞,家庭档案工作做好了,社会档案意识真正会达到深入人心的境界。家庭档案应成为档案工作的新领域,档案部门要积极倡导开展家庭建档工作,更好地为和谐社会服务。 随着生活的逐渐富裕,不管是城市居民还是农村农民,家庭建档都有了一定的物质条件。各地应积极开展家庭档案宣讲活动,通过建立示范家庭档案,举办家庭档案展览、讲座、经验交流会等,让百姓通过自己的档案感受生活的变化和祖国的进步。这是一项新工作,在建档过程中还存在着一些困难和问题,档案部门应积极提供技术指导。家庭档案的建立会使百姓充分体会到家庭档案与社会文明的密切联系,更多地感悟“修身齐家”的中华古训,这样社会档案意识也随之提高。 六要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐,民营企业遍地开花,已成为经济建设的一支强大力量,民营企业档案意识的重要性日益突出。 要积极探索开展民营企业档案工作的思路和方法,培育典型、以点带面、主动服务。举办民营企业档案业务培训班,讲解档案管理业务知识,提高专兼职档案人员的业务素质,及时向民营企业提供有关档案工作业务标准、规范及制度汇编等适用的工作参考材料,引导民营企业档案管理向规范化、制度化发展。积极主动上门为民营企业服务,引导、帮助其开展科学规范的档案工作。通过挖掘档案的利用价值,为企业发展创造效益,使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用,将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓,建立符合企业自身发展需要的档案管理体系,促进民营企业档案意识的全面提高。 七要做好档案开发利用工作。应把开发利用档案资源、面向社会公共服务作为重要抓手,精心谋划,提升实效,使档案在全社会的知晓度得到显著提高。 李瑞环同志说过,档案工作是对历史负责,为现实服务,替未来着想。档案的价值也体现在利用上,在利用档案中受益过的同志档案意识较强。档案工作者要努力提高档案开发利用水平,让群众切切实实体会感受到档案的价值所在,进而提高社会档案意识。 档案专业论文:档案专业论文 参加档案工作不久的我,碰到许多人都问及档案工作的一些基本情况,交谈中他们都对档案和档案工作知之甚少。诚然,现阶段较从前社会档案意识有所增强,但从总体上看社会档案意识还较为薄弱。 即使在机关,档案工作也参差不齐,存在许多问题。在年检中我们发现,一是不少单位没有建立综合档案室,各种门类、载体档案没有实行集中统一管理,业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤为严重;二是应当归档的文件材料没有及时收集、归档,散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。 究其原因。一是历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内,俨然一个保密机关,较为封闭;二是《档案法》虽己颁布近二十周年,但档案法律法规的权威没有真正树立起来,档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性,至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。 社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件,如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。 新时期社会档案意识的培养问题,我认为应从以下几个方面入手。 一要探索新时期档案宣传的新方法。只有加强档案宣传,社会档案意识才能得到提高。“酒好也怕巷子深”,档案是一坛酿造多年又陈封许久的好酒,连闻名遐迩的国酒茅台都做广告,何况“养在深闺人未识”的档案呢? 1、把开展宣传贯穿到工作的始终,档案工作开展到哪里,宣传工作就跟进到哪里,使工作与宣传同步进行。 2、抓重点,不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性,抓住重点时间、重点内容、重点形式,不断掀起宣传高潮。要掌握好时间,不要错过最佳宣传时机;内容要典型生动,才能吸引观众;形式不能陈旧,否则会使人不屑一顾。例如:在《档案法》颂布重点纪念日前后,开展规模较大的宣传活动,内容上要集中宣传档案法规,除正面内容的宣传外,配合一些违法案例宣传,使人对法律的理解更深刻,效果更佳。形式上不应仅搞搞展览,展览存在较大局限性,应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。 3、抓时机,把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导,往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机,向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题,以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字,即勤请示、勤汇报、勤动脑,不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持;勤动手,经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动,要争取主管领导参与,以便领导全面地了解档案工作。 4、高瞻远瞩,把在校学生作为重点宣传对象。学生是祖国的未来,档案意识应从学生抓起,且学生量大面广,是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量,目前也是档案宣传的一个薄弱环节,应高度重视。 建立好爱国主义教育基地,充分发挥爱国主义教育基地的教育功能,教育青少年学生;省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物,服务学生教育工作;普及档案知识,让学生完整保存成长足迹,通过整理、制作个人成长档案,学生们重温自己的成长历程,增强档案意识;走进学校,为学生开设档案专题讲座。 二要加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针,依法治档,用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范,以法促发展的良好的工作氛围,加强动态管理,完善执法机制,重拳强化档案意识。 十多年来,经过各级档案行政管理部门的努力,档案行政执法工作取得的成绩有目共睹。但客观地分析,档案行政执法工作与社会预期和档案事业的客观要求相比,还存在许多问题,并暴露出一些深层次的矛盾。首先,档案违法现象与行为仍具有很大的普遍性。其次,档案行政执法乏力,违法行为长期得不到有效制裁。档案行政执法的对象有其特殊性,主要是各级党政机关和企事业单位,在许多部门、单位面前,倒显得档案局这个执法主体是弱势部门,加上档案法律法规授予档案行政管理部门的执法权非常有限,导致许多档案行政管理部门因此畏缩不前。 因此,加快立法步伐,通过立法,进一步扩大 行政处罚的范围,授予档案行政管理部门更大的执法权。对于普遍存在的同时危害很大的在机关、企事业单位出现的拒绝归档、拒绝档案安全保管等进馆之前的违法行为作为档案法规调整的重点。因为这些档案在进馆之间遭受损失的可能性很大,进馆这后倒相对安全了。 同时,要加强组织领导,积极开展专项执法,使执法工作的影响面日益扩大,努力推进档案工作法治化。 三要加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度,这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要,且见效迅速,各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设,对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。 四要重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数,一个地方其他档案工作做得很好,农村档案工作未做好,是不完善的,档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来,只重视机关、企事业单位的档案工作,农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱,所以应格外关注。 在建设社会主义新农村的新的形势下,各地应制定新农村建设档案工作的总体规划,全面推进村级档案规范化建设,建立健全村居建设档案、农村基础设施档案、土地承包档案、农村专业合作社、农村龙头企业档案、村民档案、农民素质培训档案、村务公开和民主管理档案、农业科技档案、农村文化档案。在现实条件下,推广“村档镇管”管理模式。主动加强服务,以规范化为抓手,全面提高农业和农村档案工作整体水平,有力地促进全社会档案意识的提高。 五要促进家庭档案观的树立。家庭是社会的细胞,家庭档案工作做好了,社会档案意识真正会达到深入人心的境界。家庭档案应成为档案工作的新领域,档案部门要积极倡导开展家庭建档工作,更好地为和谐社会服务。 随着生活的逐渐富裕,不管是城市居民还是农村农民,家庭建档都有了一定的物质条件。各地应积极开展家庭档案宣讲活动,通过建立示范家庭档案,举办家庭档案展览、讲座、经验交流会等,让百姓通过自己的档案感受生活的变化和祖国的进步。这是一项新工作,在建档过程中还存在着一些困难和问题,档案部门应积极提供技术指导。家庭档案的建立会使百姓充分体会到家庭档案与社会文明的密切联系,更多地感悟“修身齐家”的中华古训,这样社会档案意识也随之提高。 六要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐,民营企业遍地开花,已成为经济建设的一支强大力量,民营企业档案意识的重要性日益突出。 要积极探索开展民营企业档案工作的思路和方法,培育典型、以点带面、主动服务。举办民营企业档案业务培训班,讲解档案管理业务知识,提高专兼职档案人员的业务素质,及时向民营企业提供有关档案工作业务标准、规范及制度汇编等适用的工作参考材料,引导民营企业档案管理向规范化、制度化发展。积极主动上门为民营企业服务,引导、帮助其开展科学规范的档案工作。通过挖掘档案的利用价值,为企业发展创造效益,使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用,将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓,建立符合企业自身发展需要的档案管理体系,促进民营企业档案意识的全面提高。 档案专业论文:文科专业课程实验档案管理论文 一、应用文科专业课程实验的特点 (一)注重互动,强调团队合作 这主要表现在两个方面:其一,学生与教师之间的互动。即通过实验去体会或感觉在理论授课过程中的某些知识点或程序,教师在课程实验中的作用相对比较突出。其二,学生与学生之间的互动。应用文科专业大部分都是与社会管理实践活动相关的专业,锻炼学生之间的沟通能力、协调能力与应急反应能力成为课程实验主要训练的内容。 (二)注重过程,强调经验积累 应用文科专业大部分课程的实验都是对某种专业管理过程的模拟,如人力资源管理、旅游管理等专业课程实验。实验课的设置不仅要让学生通过实验提升自身对专业知识的掌握能力以及训练相关专业技能,还培养学生对某些专业实践活动过程的了解与感受。也就是说应用文科专业课程实验不仅是专业知识与技能传授与演练的课程,更是教会学生了解、感受专业实践过程的课程。 (三)注重应用,强调学以致用 与理工科专业实验注重培养学生科学研究方法与敏锐科学研究视角不同的是,应用文科专业实验的主要目的在于对学生某项专业技能的训练与培养,即通过实验、实训和实习环节使学生具备某种专业技能,以此作为从事社会实践,生存于社会的资本。而课程实验则是培养学生这种专业技能的一个环节。因此,应用文科专业课程实验更加注重实验内容的应用性与实用性。 (四)注重引导,强调躬亲示范 应用文科专业的设置虽然侧重于社会应用,但更彰显着浓浓的人文情怀,毕竟文科专业主要研习的是人文社会中的各种社会实践活动和社会现象,因此在专业课程教学活动中更加注重教师对学生学习行为的指引与指导。教师在课程实验过程中的角色定位是应用文科专业的特色之一,它扩大了传统文科专业实验过程中教师的作用,更加强调教师躬亲示范对学生把握专业知识的引导作用。 二、应用文科专业课程实验的设计思路 (一)以能力为导向,增加实验课内容的深度与广度 首先,要对课程所涉及的实验内容进行拆解与细分,明确不同实验内容所针对的知识点与技能点,充分对实验内容的丰富程度与学生操作的难易度进行论证;其次,实验内容设计要与学生专业技能培养的连贯性相一致,既要符合学生专业技能养成的基本规律,又要遵循循序渐进的知识吸收规律;再次,注重实验内容的层次性,难易结合,动手和思考结合,实验和实训结合。笔者在设计实验内容过程中,充分论证了学生对专业知识把握的程度,分门别类地对实验内容要求、考核标准与所包含知识点进行组配,设计了5组12类共25次实验内容,基本上涵盖了从文书撰写、制作到文书处理,再到文件归档整理,最后档案保存与利用的全过程,并通过实验与实验之间的衔接,打造了文件与档案管理实验体系,这在一定程度上增强了学生对文件与档案管理知识与技能的整体了解与培养。 (二)以职业为导向,凸显实验的专业性与职业性 应用文科专业的设置是以社会实践活动的职业分工为依据的,以职业标准为准绳。由此,准确的职业定位和专业的职业导向是专业课程体系建设过程中要始终贯彻的基本原则。首先,课程实验的设计要凸显职业性,即实验内容要与职业接轨,与职业发展趋势保持一致;其次,丰富实验课程的授课形式,突出专业的职业特色,如实验课程可邀请专业从业人员进行讲解与指导,或实验课程直接开设在专业的从业机构,进一步提升实验课程的仿真感;再次,定期利用实验课程对学生的职业规划进行指导,增强学生的专业感与职业感。 (三)以活用为导向,提高学生的专业技能 课程实验设计要遵循“感受—理解—巩固—应用”四阶段的教学规律,并在实际教学过程中,有目的、有计划地应用这一教学规律,使学生各种专业技能在不同课程的实验中得到均衡和协调的发展。首先,课程实验的设计要与理论授课内容相互吻合,并互为补充,要引导学生在课程实验过程中去验证和解答在理论授课过程中存在的疑问,养成学生专业思考能力;其次,课程实验内容的设计要具有实用性,能够与职业定位相结合,突出学生专业基础能力与实际操作能力的培养;再次,课程实验的设计要突出学生自主创新能力,结合职业发展方向设计多样化的实验内容,鼓励学生在专业实践范畴内自主选择安排实验,完成实验。 (四)以体验为导向,培养学生的专业认同感 应用文科实验要设计以专业体验为优秀的实验内容,例如参观、考察、采访、座谈等方式,让学生直接与专业人士接触、对话和工作,这种职业体验的方式不但能够增进学生与一线工作者的交流,更能营造课程学习的氛围,培养学生的专业情感。笔者在课程实验中增加了对黑龙江大学档案馆、哈尔滨市档案馆和黑龙江省电子档案馆三种不同类型档案馆的实地参观和职业体验的实验内容,学生不仅了解到了不同类型档案馆档案管理流程与方法,还在与档案工作人员交流过程中提升了自身对档案职业魅力的认知,增强了其对档案学专业的归属感。 三、应用文科专业课程实验开发与建设的策略 (一)实景模拟,现场互动 应用文科实验注重理论成果的实践转化,即学生通过课程实验来体会、把握理论课讲授的知识点,但传统的文科实验课程相对枯燥、呆板,实验互动性不强,缺少一定的专业实践的真实性与层次感。应用文科专业课程实验的设计要注重开发学生的专业认知潜力,通过模拟专业工作现场或搭建实景演练场所的方式,增强实验场景的逼真性,以此提高课程实验的质量。同时,教师在课程实验过程中要积极引导学生展开互动,通过实景模拟和现场互动的方式,激发学生的学习热情,提高学生理论知识的实践转化率。如不具备实景模拟实验条件的课程,可采取专业实习或实践的替代方式融入相关课程的实验,以此弥补课程实验资源方面的不足。笔者在课程实验开发与建设实践中,尝试搭建模拟办公室环境,并采用学生分工协作的方式,模拟演练文书处理实验和档案整理实验,非参与学生对模拟过程进行挑错、打分的形式展开互动。 (二)丰富实验内容,注重课程间的衔接 在课程实验开发与建设过程中,教师首先要对课程实验从整体上进行把握,并分成相互独立却又相互联系的单节实验;其次,要对单节实验之间的衔接关系进行分析,在理论授课过程中把握实验课程之间的连贯性。笔者所讲授的“文书学”与“档案管理学”课程分为两个学期开设,“文书学”课程实验要求学生根据最新的公文格式和教师提供的公文写作模板进行12—15次的不同文种的文件写作,第二学期“档案管理学”课程将对上学期制作的文件进行档案整理的一系列实验。同时笔者根据档案管理工作的特点将“档案管理学”课程实验细分为文件前期整理、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案检索、档案编研与实地参观等7个专题实验,通过前后两个学期的实验,学生完全掌握了文件制作与处理和档案管理的基本操作方法。 (三)个人与团队实验穿插,注重培养个人能力与团队意识 应用文科课程实验强调学生的参与性,这种参与的形式主要表现在学生个体参与和团队协作两种。所谓个体参与,是指学生在教师的引导下自行参与实验的过程;所谓团队协作,是指学生以3—4人的团队形式开展实验的过程。应用文科实验要结合实验内容,设计由个体参与和团队协作组成的课程实验体系,一方面通过学生个体参与,提高学生自己对知识的理解与转化能力;另一方面通过团队协作,提高学生的角色意识与团队协作精神,使学生就业后能尽快适应工作团队的环境与要求。在教学实践过程中,笔者在学生个体参与的实验内容基础上,开发并设计了三个团队协作实验,即“文件收文与发文处理实验”“档案鉴定与销毁实验”“档案编研与出版实验”,学生以小组形式,分工协作按照实验要求自主设计实验内容,学生参与程度高,反响较好。 (四)突破课堂界限,走向社会实践 应用文科专业的人才培养要通过提高学生与专业社会实践领域的接触频率,让学生能较早地适应专业环境,并感知职业环境的危机感、使命感和责任感,能够为学生下一步就业计划的设定与未来职业发展提供较好的前期心理基础。由此,笔者认为应用文科专业课程实验要增加适当的社会专业体验环节,或者通过短期的专业实践,或者通过实地的走访与参观,或者通过亲身体验的方式参与到专业活动领域,一方面通过现场的专业实训模拟验证并消化课程所学的专业知识;另一方面通过走出去的课程实验设计,丰富了学生的专业视野,提高了学生的专业归属感,有助于学生对所学专业自信心的培养。 作者:任越 单位:黑龙江大学 档案专业论文:中等专业学校档案信息化管理论文 1当前我国中等专业学校档案信息化管理存在的问题 制度是保证技术得以实施的基础。在人事档案管理工作中,因为部分中等专业学校未能合理制定出行之有效的档案管理制度,致使在实际档案管理工作中管理人员难以规范科学操作。通常表现在以下4个方面:①在对人事档案进行收集时缺乏规范性,常常出现想交就交,不想交不交的现象,使得制度沦为一纸空文,形同虚设,对档案没有明确地予以考核。②在对人事档案进行整理时,没有规范统一的要求。通常在立卷阶段,未能严格依照卷内所标的文件目录顺序正确组卷排序,导致实际整理的文件与卷内目录不相匹配,卷内资料经常无故缺失。③对档案的查阅没有严格的权限审批制度。部分档案管理人员对于档案的查阅未能给予重视,常常出现外紧内松的现象,常常对内部人员开放管理权限,为档案的安全埋下隐患。④在档案录入时,部分管理人员不能严格做到事毕录入,而是通常积累一大堆文件后才一次进行,这既违反规定,又十分不利于查找利用档案。 2当前我国中等专业学校档案信息化管理的对策 2.1加大档案信息化管理工作的宣传力度 加大档案信息化管理的宣传力度,切实使人们转变档案管理理念,一方面引起学校领导对档案信息化管理的重视,加大档案信息化管理的资金投入力度;另一方面,使档案信息化管理人员明确档案信息化管理工作的意义,提高自身素质,熟练掌握档案信息化管理平台的操作技巧,提高档案利用效率。此外,还可以促使更多的企业参与档案信息化管理技术的研发,使中等专业学校档案信息化真正跟得上时代的发展,满足社会的需求。 2.2提高管理技能 在信息化高度发达的新时代,人事档案作为一项重要的特殊信息,对其进行现代化管理已是大势所趋,也是档案管理发展的必然方向。现代科技是以计算机、网络通信等信息技术为优秀的,借助计算机技术可以实现对流动人口信息的有效检索以及存储等功能,进行网络化管理在目前有着十分现实的意义。相关部门应该加大对新技术新软件的开发力度,并定期对管理人员的技能进行培训,提高中等专业学校档案信息化管理的科技含量,用技术去推动档案管理工作,使档案信息动态化管理不断完善。 2.3建立健全档案信息化管理规范体系 档案信息化管理是一项综合性非常强、涉及面非常广的工作,为使工作能够正常高效开展,需要有一套完善的规章制度进行规范约束,对档案查阅、档案更新、档案查阅权限、档案系统管理权限等各个操作环节的操作章程都应予以明确,建立统一的档案信息化平台。此外,当前我国毕业生进入社会后,在晋升、聘任、培训、学历、学位、考核时,都需要对档案进行查阅或者转档,而学生的就业方向并不明确,这直接给档案信息化管理的后期工作带来困难与挑战,因此,在相关体系的建立上,应该力求与时代同步,求实创新,与社会接轨,真正使其有使用价值。 3结语 总而言之,中等专业学校的档案信息化管理工作在我国依然有很长的路要走,在制度规范与管理技术等方面均有待完善,需要我们脚踏实地,逐步改进。 作者:杜晓娟 单位:江苏省江阴中等专业学校 档案专业论文:继续教育基层档案专业论文 一、档案继续教育的对象及内容 1.我国档案继续教育的对象。 《暂行规定》第四条明确规定:继续教育对象,是各级档案部门及企业事业单位从事档案专业技术工作的,以中青年档案专业技术骨干为重点的在职档案专业技术人员。我国确定受教育的对象并非根据学历,没有将受过高等教育以外的人排除在外。中青年档案专业技术骨干是档案继续教育的主要目标群体,主要包括各级档案部门的领导人员和中高级专业技术人员,通过继续教育提高他们的政治理论素养,使他们成为适应时展的领头人,促进档案事业蓬勃发展。 2.档案继续教育的内容。 不同层次的档案专业技术人员接受的继续教育的内容也不同,不同工作的人接受继续教育的培养目标、知识结构和实际工作需要也不同。所以,档案继续教育的原则是以先进的科学理论知识为指导,立足于工作实际,依据不同的教育对象制订不同的教育内容,因材施教。随着科学技术的飞速发展和网络计算机的普及,我国已迈入信息化社会,在当前形势下,加强档案数字化、资源化和信息化建设刻不容缓。 二、基层档案继续教育存在的主要问题 档案继续教育一直以来都是档案部门的重要职责,不是一个新课题。特别是近十年来,基层各级档案部门和档案工作者在档案继续教育上进行了许多有益的探索和实践。但是不得不承认,基层档案继续教育存在局限性,值得重新审视和反思。 1.档案继续教育的教学对象意识薄弱。 在当前基层领导大力提倡档案事业建设之际,档案继续教育作为一个重要的组成部分,仍未得到广泛充分的重视与理解。许多人并没有把档案继续教育看成是整个社会档案事业建设的重要组成部分,认为有无档案继续教育,档案事业建设的主旋律照样可以奏响。他们当中一些人缺乏对档案工作的认同感和归属感,对档案事业缺乏了解、对档案事业有质疑之音。究其原因,最重要的一点就是整个社会接受档案继续教育意识薄弱。 2.档案继续教育重视程度不够,资金投入力度不足。 毋庸置疑,省档案局对培养高素质的档案干部队伍高度重视,但缺乏对市、县档案队伍建设必要的重视。省档案局对市、县档案继续教育的重视程度不够,导致档案继续教育在观念认识上、全省范围统筹规划上、不断深入的机构改革上存在诸多问题。主要表现:一是,重业务教育培训,轻理论教育培训,认为档案理论教育培训可有可无。二是,自身教学条件有限,投入不足,导致出现市县区档案部门教育培训硬件设备的配备明显不足,如缺少专用微机、投影设备、电视及数量充足的桌椅,出现向上级档案部门实际送培人数不足的情况。三是,各自为政,缺乏统筹规划,疏于指导。许多未经过系统的档案继续教育的优秀人才,他们在档案部门担任领导职务,然而档案专业知识的缺乏,造成他们业务工作不熟。 3.档案继续教育师资力量不足。 优秀档案继续教育教师的缺乏和兼职教师精力有限制约着档案继续教育的发展。优秀教师缺乏是档案继续教育发展的瓶颈,是造成档案继续教育工作外实内虚徒有其表的重要原因。档案继续教育需要掌握过强的专业理论知识,熟悉了解档案业务,能够驾驭课堂教学能力的人才。档案继续教育工作单调、繁琐、基层,人员变动快,兼职多,造成次次培训,次次是新人,档案继续教育工作年复一年,循环往复。由于人少工作忙对档案继续教育教师讲课效果信息反馈做得也不及时。师资队伍体系建设不健全师资力量弱造成讲义质量不过关、讲义模式统一、教案时粗时细、教学内容陈旧、档案工作新理论缺乏“、填鸭式”理论灌输、教学方法简单的情况,影响档案继续教育的效果。 三、提高基层档案继续教育水平的对策 1.加强基层档案继续教育师资队伍建设。 档案继续教育教师是档案继续教育的重要组成部分,档案继续教育师资队伍建设是不断推进继续教育改革深化发展的主力军。掌握先进教学内容和现代化教学技术的档案继续教育教师如何培养和造就;追踪科学技术发展前沿的档案继续教育教师如何培养和造就;素质优良结构合理、具有较强实践能力的档案继续教育教师如何培养和造就,这些问题值得深思。目前,我国的档案继续教育教师结构具有师资结构专兼结合以兼为主、兼职教师队伍多序列的特点。《暂行规定》第九条规定:“继续教育的教师按照专兼职结合,以兼职为主的原则,由具有较高水平和丰富实践经验的档案专业技术人员和科技经济等领域的专业人员担任。”从我国档案继续教育实践来看,兼职教师大体分为以下几种:来自国家省市档案行政部门的专家型领导、来自高等学校的档案学教授学者、来自档案杂志社、档案学会的专家、学术界比较活跃的中青年、来自档案工作中有所建树的专家、档案管理人员和来自国内外的档案专业知名人士。建立健全档案继续教育教师队伍建设需要注意以下几点:(1)施行持证任教,严格聘任程序。档案继续教育需要坚决施行兼职教师持证任教,根据学员的层次和培训类型选聘教师,严格聘任程序和手续。(2)加快步伐开展兼职教师的培训工作。档案继续教育需要加强对兼职教师的考核管理,开展兼职教师教学资格复审,施行奖惩制度。具体来说,实行档案继续教育工作考核制度和持证上岗制度,聘请专家对所有授课教师进行评审,授课教师登台试讲,符合要求者发给授课证。坚持档案继续教育授课效果信息反馈的常态化,建立健全兼职教师考核评价体系。不断提高兼职教师的水平,优化档案继续教育兼职教师结构,敦促兼职教师改进教学方法,采取参与式、讲座式、启发式、研讨式、对话式等灵活的教学方式“传道授业解惑”,保障档案继续教育的教学质量。借鉴其他国家档案继续教育先进的理论知识和管理经验,以档案继续教育的基础理论和实用操作技术为主要教学内容,开拓档案继续教育的工作思路。活跃档案继续教育工作者的精神状态、创新档案继续教育工作者的思想观念、提高档案继续教育工作者的自觉性和领悟能力,发挥档案继续教育工作者的想象和创新能力,开创档案继续教育培训新篇章。 2.加强基层档案继续教育教材建设。 教材是学员学习的主要载体工具,教材文字通俗易懂、内容深入浅出和结构联系严谨有利于集中深刻地解决知识难点和知识重点,培养学员积极创新思维。然而,当今的档案继续教育缺乏合适的教材,不利于学员系统完整深入地掌握知识点。档案继续教育教材建设是一项亟待研究与解决的重要问题。编写有层次的适合自学的教材。档案继续教育对象的能级层次不同决定了选编教材的不同。我国将相关档案从业人员划分为初级、中级和高级,不同等级教材内容不同。初级教材的内容主要是基础理论和专业知识,为初级档案从业人员打下坚实的理论基础。中级教材的内容应侧重新的理论、知识、技术和方法,着重于提高中级档案从业人员的技术解决能力和管理能力,成为各自所在领域的业务骨干。高级教材的内容应涉及国内外档案学理论研究的最新成果和最新动向,借鉴国外先进的档案继续教育教育方式和教学内容。接受档案继续教育的对象一般自学能力较强,他们结合实际工作经验,通过业余自学,不断地提高自己的业务管理水平和技术水平。将动态联盟战略应用于教材编写之中。“动态联盟是企业生产管理的产品战略之一,它是指当企业发现有市场机遇时,不要企图靠自己一个企业的力量去开发新产品,而应通过社会协作,尽量利用社会上各方面的存量资产进行有效配置,组成虚拟企业,利用合作的力量快速响应市场的需要。”档案继续教育教材编写需要大量的人力物力财力,将动态联盟战略应用到档案继续教育之中,需要联合社会有关人员与单位、高等院校、档案学会、科研院所、学术团体和企业,分散集中的负担,过重的人力物力财力,分工协作,共同编写内容精炼新颖、价值实用、重点突出和紧密结合实际的档案继续教育教材。档案继续教育教材编写需要有明确的目标、健全的体系和具体的措施,这样才能保证教材编写的质量。 3.依托档案网站开展基层档案继续教育。 档案局网站是实现档案继续教育的远程工作平台。随着科学技术水平的提高和计算机的普及,信息化数字化时代要重视互联网计算机对档案继续教育的影响。依托档案网站,有利于创建开放式的远程档案继续教育模式,实现档案继续教育资源共享。在档案局官方网站上开设档案教育培训专栏。专栏包括公告栏、继续教育栏、公共论坛、岗位培训栏、博客栏、专题培训栏等子栏目。公告栏内可以档案教育培训教学安排和基层档案教育培训最新动态。教学栏内课程的相关内容和授课视频,实现在线上课、在线考试、在线交流,提高学员的学习的兴趣。除此之外,博客论坛给学员提供一个自由民主的交流平台,提高兼职教师教学水平,促进档案科研工作发展。在档案局官方网站上上传网络课件。网络课件是网络学习资源的主要载体工具。利用现代教学技术制作电子图书和多媒体课件,利用网络课件进行档案继续教育,有利于学员与网络课件双向交互,解决档案继续教育在空间上和时间上的矛盾,保证档案继续教育的教学质量。 作者:王媛 单位:沈阳广播电视大学 档案专业论文:学历教育档案专业论文 一、培养手段不同一种教育模式培养目标的侧重不同 必然带来了培养手段的迥异。而培养手段的合理性直接决定了培养目标的实现效果。对于档案专业的“学历教育”来说,实现其培养目标必定要走“学院派”的常规培养路线。与其他高等教育的学科相同,培养手段通常是让培养对象从档案学的历史来源、基础学理入手,加之情报学、图书馆学、文书学等临近专业、学科和公共课程的研修后,使其档案学知识由浅入深地逐渐提高,最终达到具有一定档案文献、史料编研的能力,以此通过这种循序渐进的教学方式和一定的学习年限,培养出档案行业中的“建筑工程师”。对于档案专业的“在职教育”来说,实现其目标必定要走“职业派”的特殊路线。为了使“非档案学”专业的档案人员快速达到从业水平,对各单位的基础业务工作给予一定的支持,故培养手段往往侧重于实际工作的方式、方法,其课程设置也较为务实且针对性强。比如,“文书档案管理”、“科技档案管理”、“会计与声像档案管理”等。而宏观、学理性的课程,如“文书学”、“档案发展史”等则分量较轻,以此培养出档案行业中的“建筑工人”。 二、培养师资不同为了使培养手段更好地发挥作用 培养师资的选择就成为要仔细斟酌的一个问题。这就好比说,培养“建筑工程师”的人,其本身一定也是“建筑工程师”;而培养“建筑工人”的人,其本身也一定是“建筑工人”。而只有这样,才能在人才培养中达到事半功倍的效果。档案专业的“学历教育”培养师资必定是具有较高的学理知识和文献、史料编研能力的档案行业的教育家、学者、教授、讲师等诸如此类的“学院派”人物。因为他们掌握着丰富的学术资源,了解国内外最新的档案学动向,参与并编写相关的学术著作,具有很高的史料编研造诣。同理,档案专业的“在职教育”培养师资必定是具有丰富的档案管理实操经验,多年从事档案行业的监督指导人员,以及相关行政业务人员。因为他们常年接触基层单位档案工作,熟悉档案整编的实操流程,对于部分机构特殊的档案管理状况具有丰富的处置经验。总之,由于培训目标和培训手段的不同,造就了不同的培训模式在师资来源选取上要有所差异。相同性质的师资培养相同性质的学员体现出档案专业的“学历教育”和“在职教育”培养师资侧重的不同。这也从另一个侧面进一步反映出两种培养模式的本质差别。 三、培养周期不同 档案专业的“学历教育”和“在职教育”可以说是“道”与“术”的关系。所谓的“道”更侧重于理论,知识结构更加系统、全面,偏向于档案实际工作中的研究与编研;所谓的“术”更侧重于实践,知识结构更具有针对性、时效性,偏向于档案实际工作中的“收集、管理、借阅利用”。由于档案专业的“学历教育”与“在职教育”的培养目标、培训手段、培训师资的侧重不同,故在通常情况下,前者的培养周期要远高于后者。就前者而言,培训周期一般为几年(无论是本科阶段或是研究生阶段),只有这样才能保证被培养者的知识体系建构,以及学科敏感性的养成;而对于后者来说,由于培训目标、手段较为有针对性,主要关注于档案日常工作中一些常见问题,故其培训周期可以精华至一周或十余天。 四、结语 从目前档案专业教育的现状看,存在着两种截然不同方式的教育模式,即档案专业的“学历教育”和“在职教育”。其中,档案专业的“学历教育”是以培养档案文献、史料编研人才为目标,通过系统教授、全面教学等手段,借助高校和学术机构等师资力量,并以几年为培养周期的培养模式。这种培养方式类似于“建筑工程师”的培养。档案专业的“在职教育”是以培养档案专业实操技能,完成本单位档案工作的“收集、管理、借阅利用”等为目标,通过针对性的培训手段,借助档案工作监督指导人员和业务人员等师资力量,以一周或十余天为培养周期的培养模式。这种方式类似与“建筑工人”的培养。档案专业的“学历教育”与“在职教育”的侧重点各不相同,两者有着迥异的培养目标,不能笼统地划分两者的优劣,更不能简单认定我国现今的档案学教育与社会工作相脱节。因此,各单位在档案专业人才的使用和选择上应格外斟酌,要根据自身的工作现状和工作需求来挑选不同教育模式下培养出的不同人才,不能用“学历教育”的培养标准衡量“在职教育”培养出的人才,也不能用“在职教育”的培养标准要求“学历教育”培养出的人才。 作者:王培培单位:北京市档案干部培训中心 档案专业论文:在职上岗教材教学档案专业论文 一、常见问题 从目前来看,笔者认为,编写上岗教材较易出现三个问题:其一,内容过多,编著者想要面面俱到。比如,编著者试图通过一本教材涵盖各门类档案,以及档案工作的各个方面。其二,学理性的知识点过多,教材的实务性不够明显。比如,利用相当的篇幅介绍公文写作、格式排版和档案发展历史。其三,章节逻辑不够明确,章节前后内容有所重复。比如,在声像档案章节中已经介绍了照片档案的利用环节,而在后面的档案利用章节又有所涉及。 二、编写原则 参照上述上岗教材中容易出现的问题,我们认为,上岗教材的编写应遵循如下原则: (一)简约而不简单上岗教材应更多地突出实用性,与实际工作相结合,减少理论部分的编写,缩小涉猎范围,突出档案如何整理、如何组卷这些重点,做到教材内容简约而不简单。 (二)章节有效衔接不重复狭义的档案工作包含收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节。而按档案的内容来看,又通常将其分为“文书档案”、“科技档案”、“专门档案”。同时,还包括近年来逐渐兴起的“声像档案”、“电子档案”。这些内容大多相互交叉。所以在教材编写时,我们要合理安排体系框架,设定好章节先后次序,不要出现重复编写、交叉编写、逻辑不清等问题。如遇到不同档案类型的公共性问题,可单设章节统一讲授。 (三)章节名称明确且合理一个章节的名称要能涵盖本章内容主旨且具有一定的合理性。比如,教材在编写“文书档案管理”和“科技档案管理”前,介绍“文书文件”和“科技文件”的知识是必要的,且“文书文件”和“科技文件”档案人员有机会能够接触到,故在此章节编写中,加入“文书文件”和“科技文件”的基础知识部分会更好,其名称也可定为“文书文件与文书档案管理”、“科技文件与科技档案管理”,而不应是“文书档案管理”或“科技档案管理”。相反,就“会计档案”和“人事档案”而言,由于“会计文件”和“人事文件”档案人员几乎不接触,故教材章节不用将其列入,标题则可直接定为“会计档案管理”“、人事档案管理”。 (四)针对性选取档案门类就教材而言,档案门类显然不能全部涉及,要挑选普遍的档案类型编写。例如,仅就专门档案来说,其内容包含有会计档案、人事档案、商标档案、诉讼档案等。因此,应挑选“会计档案”、“人事档案”,或本地区、本系统常见的档案类型编入其中,有重点、有针对性地构建教材体系。 (五)合理组成教材体系第一,从整体到局部。比如,第一部分设定为综合概述,有利于学员宏观把握档案行业的基本常识,为之后三个部分打好基础。第二,逻辑明确。比如,将第二部分、第三部分分为“纸质档案管理”和“非纸质档案管理”,从逻辑上合理涵盖了全部的档案类别。其中,在“纸质档案管理”章节,按档案内容的标准,再次进行划分为“文书档案”、“科技档案”、“专业档案”,这种划分在档案分类上也是符合逻辑的。第三,分和有序。比如,“会计档案”、“人事档案”、“电子档案”、“声像档案”都有自身的特殊性,故这四个门类的档案管理章节一次性编写收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。相反,“文书档案”和“科技档案”在收集、整理、鉴定环节各有特色,故在教材中分别编写,而在统计、保管与保护、利用环节有较强的共通性,故在教材中作整合编写,以此避免重复。 三、档案专业在职上岗教材的体系组成 根据上述五个基本原则,笔者认为,一本档案专业在职教育上岗教材的体系应由如下方面组成: (一)第一部分的内容组成教材体系第一部分称之为“综合概述”,由“第一章:档案概述”和“第二章:档案工作概述”组成。其中,在第一章里,教材应基本涵盖档案的基本概念、特点、种类与划分依据、价值与性质等内容;在第二章里,教材应基本涵盖档案工作的构成、内容、特点、性质、基本原则、注意事项、相关专业术语、广义和狭义之分,以及档案法等内容。需要注意的是,由于在职教材偏重于实操性的特点,第一部分作为综合概论,不要过多涉及档案的理论内容,如“档案”一词的词源解释、从古至今的档案发展史等内容。 (二)第二部分的内容组成教材体系第二部分称之为“纸质档案管理”,由“第三章:文书文件与文书档案管理”、“第四章:科技文件与科技档案管理”,以及“第五章:专门档案管理”组成。具体为:在第三章里,教材应细化为三个小节。首先是“文书文件基础知识”,即涵盖档案前期(处于文件阶段时)的相关内容;其次,依照文件级、案卷级的整理方法分别划分为“以件为单位的档案管理”、“以卷为单位的档案管理”,并涵盖其收集、整理、鉴定等内容,而“保管与保护”、“统计与利用”环节,由于其与科技档案有共通性,故放在第四部分特别讲授。在第四章里,教材应分为“科技文件基础知识”、“科技档案管理”两节内容。其中,由于前者不是档案人员的主要工作,向学员简单介绍为主;后者为档案人员的主要工作,故应作详细讲授,内容涵盖收集、整理、鉴定等内容,“保管与保护”、“统计与利用”环节,与文书档案在第四部分同讲。在第五章里,教材应选取专门档案中常用的两个门类开设章节,即“会计档案管理”、“人事档案管理”,与第三章、第四章不同的是,由于专门档案各门类间共通性不大,故本章一次性讲授收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。其中,由于“人事档案”不属于档案部门直接的业务内容,故可以作适当说明或简要介绍。 (三)第三部分的内容组成教材体系第三部分称之为“非纸质档案管理”,由“第六章:声像档案管理”、“第七章:电子档案管理”组成。与第五章类似,由于这两种门类的档案具有特殊性和代表性,故这两章内容依然从收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节讲授。 (四)第四部分的内容组成教材体系第四部分称之为“特别讲授”,由“第八章:档案法制工作”、“第九章:文书、科技档案保管与保护工作”,以及“第十章:文书、科技档案统计与利用工作”组成。这些章节主要是对前三个部分某些特殊内容或共性内容做出必要的补充,具体如下:在第八章里,主要对第二章:档案工作概述中的“档案法制工作”进行特殊说明和强调。在第九章、第十章里,主要讲授文书、科技档案的保管和保护工作、统计和利用工作,以此补充“第三章”、“第四章”未涵盖的内容。 作者:王培培单位:北京市档案干部培训中心 档案专业论文:档案专业人员再教育的研究论文 我国的档案继续教育始于20世纪90年代初,其宗旨简而言之是为了档案工作人员更新与补充知识,提高档案干部队伍素质。因此档案继续教育的内容――即档案继续教育学什么,是继续教育中的应特别重视的问题。继1992年下半年国家档案局、中央广播电视大学举办档案干部继续教育电视系列讲座后,各地、各系统在继续教育的内容上都作了不断地探索、调整,以使继续教育能真正起到提高档案干部业务素质、推动档案工作的发展的作用。 笔者从因特网上浏览了2000年来全国一部分省(直辖市)和市、地区、县以及某些专业系统的档案网站,对其刊登的关于档案继续教育的内容作了些简单的梳理。国内档案继续教育的主要内容可分为如下几大类: 一、计算机、信息技术与电子政务、电子文件与电子档案管理 这部分内容是完全适应社会和档案工作发展需要的。由于档案工作在国家信息化系统中有一定的地位,档案部门必须紧跟国家信息化建设的步伐,为了落实国家档案局信息化建设纲要,各地、各系统的档案部门近年来十分重视信息化建设;同时随着计算机、网络技术在各单位行政工作、业务工作中的普遍应用,电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大,电子文件与电子档案管理在档案管理工作中的地位与重要性也日益显现;计算机与信息技术发展快、更新快;为此档案工作人员必须不断学习,更新知识,才能适应形势发展、满足工作需要。 二、国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范 随着社会的发展,档案工作也有了相应的发展,为了适应档案工作的发展以及满足档案工作的实际需要,国家档案局了相关的标准与规章。而这些新的标准与规章既是以往教材中未曾包括的内容,又是在现实档案工作中必须遵守或具有指导意义的内容,因此在档案工作人员的继续教育中应该将它作为必学内容之一。 三、档案鉴定理论与实践 档案鉴定是档案工作中具有特殊重要地位的一个环节,因而档案价值鉴定也就成为我国档案学中一个具有较高难度的理论与实践问题。随着社会的发展,先进的科学技术手段与管理理念也为档案工作所不断吸纳,档案工作信息化成为档案工作的重要任务,而我国现有的传统意义的档案鉴定工作目标仅针对档案存毁,已不能适应档案工作发展的需要,必须进一步研究与探索能适应档案工作发展所需要的档案鉴定理论与实践。在现实中一方面是档案工作者(主要是具有初级或中级职称的档案工作人员)面对大量的文件、档案很难仅以以往十分简略的《归档与不归档范围》、《档案保管期限表》来进行鉴定工作;另一方面是许多档案理论工作者与实际工作者对档案鉴定进行了不断深入的研究,发表了不少专著与大量的论文,这些论著中有创意的观点应该到实际工作中去验证、有价值的内容应该推广。继续教育是这两者连接的桥梁,将档案鉴定理论研究成果通过继续教育的途径向档案专业人员介绍、推广。档案鉴定理论与实践作为档案干部继续教育的内容除上海市,在湖南、浙江、江苏等省和全国环保等系统均有采用。 四、档案工作新动态、发展趋向 社会和科学技术的发展势必会影响和推动档案工作的发展,档案专业人员应该对影响档案工作发展的环境与各种因素有所认识与了解,更应该了解档案工作自身发展的情况。只有这样,才能正确把握自己的前进方向、改进自己的工作、激发自觉的学习愿望,真正做到与时俱进。 五、与资格证、职称考试相关的内容 有些省市将与资格证、职称考试相关的内容也列入档案干部继续教育的学习内容。 笔者曾先后给上海市档案专业人员继续教育做过3个专题讲座:《 国家行政机关公文处理办法 介绍》、《 国家行政机关公文格式(国家标准) 介绍》、《档案鉴定新论》。在教学过程中,体会最深的是继续教育的内容从宏观方面看应该是“新理论、新技术、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下,具体的教学内容应做到:来源于实际需要、与实际工作关系紧密、能满足档案专业人员工作直接需要。 浏览因特网,感到档案继续教育的内容还可以进一步拓展与深化。以学习国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范为例,作为继续教育内容最多的就是国家档案局的行业标准《归档文件整理规则》,其实仅2000年以来国家质量技术局、国家档案局的档案标准、档案工作规章何止这一个(参见本文附表3)!各地政府、各主管部门等都有与档案工作相关的地方性法规、规定等,这些内容是否可充实到继续教育的教学内容中去?档案继续教育的内容应该深化,例如档案管理中的的一些理论问题、信息化过程中的一些新的技术与方法等等,经提炼后也应该可以充实到继续教育的内容中去。 笔者接触到一些具有中级职称已多年的档案人员,他们在单位档案室工作多年,有较丰富的工作经验和较强的业务能力,但在写专业论文方面略有欠缺,影响他们晋升高级职称。是否能在这部分档案专业人员的继续教育内容中增加论文写作的内容?有些省市的继续教育也有论文写作讲座的内容,安排一次,3~4小时。笔者认为这样安排一般解决不了问题,根据笔者指导硕士研究生的体会,最好是开设系列讲座,先开专业论文选读、评析,再进行写作辅导。通过专业论文选读、评析学习,使学习者既可熟悉、掌握专业论文的构成要素、表述方法与作用,又可以学到论文内容所阐述的新思想、新观点;既有利于学习者学习写作技巧,又有利于启发学习者萌生自己的新观点。学习者心中有了几篇这样的“范文”,再进行写作辅导效果会更好。如再能在写作辅导中增加习作内容,最终向专业刊物推荐优秀论文,更能提高学习中的学习积极性 档案专业论文:档案专业人员的全面素质综述论文 【摘要】加强档案管理工作,必须大力提高档案专业人员的素质,要具备较高的政治思想品质,强烈的事业心和责任感,勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想;要有良好的职业道德,熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。 【关键词】档案政治品德职业道德专业知识 档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素,要搞好档案管理工作,既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作,使之适应改革开放新形势的需要,培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。 1档案专业人员的政治素质 1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律,恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的秘密,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神,从实际出发,实事求是的维护党和国家历史的真实面貌,满腔热情的为社会各个方面提供档案服务,做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员,必须做到以下几点: 1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念,对自己从事职业执著的追求,始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样,在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心,才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。 1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。 1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心,才能使档案工作者在工作中大胆开拓,勇于尝试,进一步加强档案管理,改善档案管理条件,逐步实现档案管理现代化。 1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范,它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。 1.2.1不为名利,甘为人梯,热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益,而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务,是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。 1.2.2尊重档案,尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。 1.2.3遵纪守法,严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作,档案工作者对于利用者不能“来者不拒,有求必应”。必须克服主观随意性,按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大,外事活动不断增加,这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,确保档案在政治上的安全。 1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。 期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 也是一项复杂、细致、繁琐的工作,它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中,都必须做到准确无误。 2档案专业人员的知识素质 档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说,档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。 2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想,革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习,掌握并正确运用马列主义、思想,才能确定正确的立场、观点和方法,才能科学的探索、总结档案工作的规律,保证档案事业的健康发展。 2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识,具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践,档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识,一方面,档案是一种知识载体,档案专业人员要发挥档案的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识,并具有一定的广度和深度,这样在实际工作中才能发现新情况,解决新问题。从目前情况看,档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。 2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程,涉及工作面广,知识门类繁多,特别是在各门学科相互渗透的今天,仅有档案专业知识是远远不够的,还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识,才能更好的胜任档案工作。 2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。 2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。 2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。 2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大,档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识,以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。 2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”,面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作,提高社会档案意识,促进档案事业的发展。同时,还要注意相关知识的学习,加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合,培养自己的信息编研、开发能力,成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”,并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。 3档案人员的身体素质 档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研,具有很强的系统性、连续性,这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态,而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看,不仅有脑力劳动,也有大量的体力劳动,因此,在档案专业人员诸素质中,健康的身体素质应成为重要的一个条件。 综上所述,档案专业人员的素质是多方面的,这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业,提高档案管理水平,适应我国经济建设发展的需要,必须提高档案专业人员的素质。 档案专业论文:如何加快档案专业网络教育步骤论文 大规模培训干部、大幅度提高干部素质是党的十七大提出的战略任务。北京市档案局根据近两年中组部和北京市委办公厅关于大规模培训干部工作的实施意见,在广泛调研的基础上,于2009年4月3日印发了《北京市2009—2010年档案专业教育培训计划》(京档通[2009]8号),明确了近期档案专业教育培训工作的指导思想、目标、具体任务和保障措施,其中提出要用两年时间建立、完善档案专业教育培训网,为大规模培训档案干部提供平台。本文就北京市档案工作者专业教育培训网建设的必要性、整体思路及应设置的主要栏目等问题进行探讨。 一、建立档案工作者专业教育培训网是基于档案干部队伍现状提出的迫切要求 根据对1991年至2008年北京市档案事业发展统计年报的有关数据分析,可以得出北京市档案干部队伍呈现以下“三多一少”的特点: (一)兼职人员多 18年来,北京市兼职档案人员占全市档案工作者总数的比例不断上升,由78%上升至85.1%,而专职档案人员占全市档案工作者总数的比例逐步下降,由22%下降至14.9%。 (二)高学历人员多 18年来,档案人员中本科及以上文化程度人员占全市档案工作者总数的比例快速上升,由7.5%上升至58.8%。 (三)中青年人员多 18年来,50岁以下的档案人员占全市档案工作者总数的比例都在80%以上。2008年,35至50岁的档案人员占全市档案工作者总数的比例为53.8%,小于35岁的档案人员占全市档案工作者总数的比例为27.7%,两者合计达81.5%。 (四)具有档案专业学历和技术职称人员少 18年来,专职档案人员中具有档案专业学历的比例由26.9%下降至13.8%,具有档案专业技术职称人员的比例由50.1%下降至34.4%。 针对北京市档案干部队伍兼职人员多、高学历人员多、中青年人员多和具有档案专业背景人员少等现状,充分利用现有档案部门的网络资源,建立档案工作者专业教育培训网,可以有效地发挥网络教育培训覆盖面广、共享性好、自主性高、灵活性强等优势,从而达到节约集中面授学习的时间成本、提高档案工作者在职教育的培训率及迅速提升广大档案工作者专业素质与业务能力的目的。 二、开展档案专业网络教育培训是大规模培训档案工作者的有效方式 1991年至2008年北京市档案事业发展统计年报的有关数据表明,在职教育已成为档案工作者接受档案专业教育培训的主要方式,而推进网络教育培训则是大规模拓展档案工作者受教育面的有效方式。 据统计,1991年,北京市档案工作者通过在职培训接受档案专业教育的人数占专职档案工作者总数的比例为43.5%,而到2008年则上升至61%。由于具有档案专业学历人员的数量占专职档案工作者总数的比例在下降,因此,加大对档案工作者在职教育培训的力度势在必行。为扩大档案工作者专业教育培训的受众面,2008年和2009年,北京市档案局尝试着开展了半人工的非严格意义上的网络继续教育培训,即在“北京市档案信息网”上登载有关学习培训资料和考核试卷,要求各区县档案局和市属单位组织本地区、本单位的专兼职档案人员进行学习、考试,考试合格者由市档案局颁发继续教育证书。因为档案工作者可以在“北京市档案信息网”上学习培训资料和下载考核试卷,所以解决了其不能脱岗参加面授培训的问题。据统计,2008年和2009年参加学习培训、考试,并取得继续教育合格证书的人员,合计有2万人。而2007年以前,北京市每年参加档案专业面授继续教育培训的人数最多不超过2300人。可见,开展档案专业网络教育培训,应该成为推进大规模培训档案工作者的首选方式。 据对国内31个档案部门网站有关档案专业教育培训栏目的浏览,了解到国内一些档案部门已不同程度地开展了档案专业网络教育培训实践,但目前还没有一个档案部门网站完全具备网上报名、在线学习和考试功能。其中广州市档案局在广州档案信息网主页设置了“广州市档案专业人员岗位培训系统”登录入口,该系统具备学员网上报名(注册和登录)、打印报名表与准考证、模拟考试、查询成绩以及信息统计功能,但档案工作者的专业学习采取集中面授方式,系统不具备网络远程在线学习功能;中国档案学会建立的“文件与档案工作者继续教育园地”网具备网上报名与学习功能,但不能在网上考试,学员在网上登记、注册并交费后可以在线学习,考试采取审核作业或文章的形式。此外,天津市、重庆市、湖南省档案局建立的档案信息网也仅具备网上报名功能。 鉴于目前互联网在档案部门应用的普及和深入,以及档案工作者踊跃参加网络教育培训的旺盛需求,北京市档案局探索建立档案专业网络教育培训系统,通过该系统的建设建立起全市档案工作者基本信息的动态采集制度,完善档案工作者网上报名、在线学习及考试功能,充分发挥档案专业网络教育培训系统在教育培训管理中的作用,对于加大全市档案工作者在职教育培训力度,提高档案专业教育培训管理水平,以及推进全国档案部门网络教育培训工作都将具有积极的意义。 三、北京市档案工作者专业教育培训网的建设思路 北京市档案工作者专业教育培训网应是“北京市档案信息网”的子网站,它将以方便全市广大档案工作者自主学习为主要目的,以开展档案专业网上基础知识和继续教育专题培训、考核为主体,同时兼具学习交流、知识传播、问题咨询等功能。 建立北京市档案工作者专业教育培训网应本着统筹规划、组织协调、重点突出、分步实施的原则,重点做好以下四方面的结合: (一)将教育培训管理权的集中与分级相结合 北京市档案工作者专业教育培训网应按照管理权限集中与分级相结合的原则开展建设,教育培训网管理权限的分配取决于档案专业教育培训现有管理体制。北京市档案局、北京市档案干部培训中心、各区县档案局和市属单位要明确分工、各负其责。北京市档案局主要应负责制定档案专业网络教育培训的规划和管理办法;负责构建档案专业网络教育培训的课程体系,及组织编制多媒体课件、相关教材和学习资料;负责向有关部门申报档案专业网络教育培训系统建设的论证材料并组织建设等。北京市档案干部培训中心依职责和授权负责档案专业网络教育培训系统的具体建设、管理和有效运行。北京市档案干部培训中心、各区县档案局和市属单位主要应依职责和授权对所辖地区、所属系统或服务范围的档案工作者参加网上学习和相应的面授培训进行分级组织管理。 (二)将教育培训本市档案工作者与非本市档案工作者相结合 北京市档案工作者专业教育培训网应是依托于“北京市档案信息网”面向社会公众的开放系统。无论是本市人员还是非本市人员,无论是本市档案人员还是非档案人员,都可以登录北京市档案工作者专业教育培训网进行学习,但该网服务的重点受训对象是北京市专兼职档案工作者。由于本市档案工作者与非档案工作者或非本市人员的身份不同,因此该网对登录人员的学习要求也会不同,即只需要求本市档案工作者注册身份信息、在网上进行岗位培训和继续教育的课程学习,并参加相应考试;而对非档案工作者或非本市人员不作具体身份认证,其可以自由浏览教育培训网开设的业务研究、成果交流、政策法规及专业词典等栏目内容。 (三)将网络教育培训与面授教育培训相结合 由于网络教育培训在培训内容上是面授教育培训的补充,在培训对象上是面授教育培训的延伸,所以,要做好两者的衔接与结合。 对于新上岗或转岗人员的档案专业知识培训,要做好网上专业基础知识培训和面授实操内容培训的衔接。在整编档案专业基础知识网上培训内容的同时,做好面授课程案例式、体验式教学的教材或学习资料的编制。 对于已在岗人员的档案专业继续教育培训,要做好面授专题讲座内容在网上的传播。每年应有选择地将普通继续教育班或高级研修班的重点讲座内容挂上网,延伸面授讲座的影响面。 (四)将教育培训网的功能需求与资金投入相结合 在制定档案专业教育培训网建设规划时,要考虑全面和可持续发展,而在系统建设的具体实施时,则要注重循序渐进,处理好现实需求与成本投入之间的关系。要在规划的框架下,根据教育培训的现实需要,确定网络系统应具备的功能,并依据功能需求进行系统平台软、硬件设备的配置。系统建设切记脱离现实需要的贪大求全,避免造成资金投入与实际效果的比例失衡。超级秘书网 四、北京市档案工作者专业教育培训网应设置的主要栏目 北京市档案工作者专业教育培训网作为面向社会提供档案专业知识、业务交流、学术前沿及答疑解惑的平台,应具备方便本市档案工作者网上报名、自主学习、考试和社会公众查阅浏览,以及提升档案专业教育培训组织管理与服务水平的功能。 北京市档案工作者专业教育培训网根据服务对象的不同,可以开设考核性、浏览性、辅导性及管理性等栏目。 针对本市档案人员开设考核性栏目:考核性栏目可分为岗位培训和继续教育。岗位培训栏目为新上岗或转岗的档案人员开设,主要内容为档案专业基础知识。本市新上岗或转岗的档案人员经身份认证进入“岗位培训栏目”进行档案专业基础知识学习,并在考试合格后,进行面授报名和培训。档案人员只有在通过面授培训和考试合格后,才能取得由市档案局颁发的档案专业知识培训合格证书。继续教育栏目为已在岗的档案人员开设,主要内容为每年选取面授普通继续教育班或高研班开办的重点课程课件。档案人员经身份认证进入“继续教育栏目”学习并通过考试后,由市档案局颁发继续教育培训合格证书。 针对登录网站的所有人员开设浏览性栏目:浏览性栏目包括专业研究、成果交流、政策法规及专业词典等。浏览性栏目为登录“北京市档案信息网”的本市和非本市所有人员(包括档案人员和非档案人员)开设,主要登载《北京档案》刊发的部分专业文章、北京市档案系统历年获奖科研成果和获奖论著(文)简介、国家和本市颁布的档案法律法规、标准和规范性文件,以及档案专业知识解答等。 针对本市申报档案系列职称的人员开设辅导性栏目:辅导性栏目可分为考试服务和评审服务。考试服务为参加档案系列初、中级职称资格考试的人员开设。自2005年开始,北京市档案系列初、中级职称资格的取得,采取以考代评的形式。至2008年,本市申报档案专业初级职称人员的考试年平均通过率仅为45%(全市职称考试四年平均通过率为84.8%);申报档案专业中级职称人员的考试年平均通过率为68%(全市职称考试四年平均通过率为74.2%)。设置该栏目旨在提高本市参加档案专业初、中级职称资格考试人员的通过率,加大具备档案专业职称资格人员在全市档案工作者中的比例。鉴于该栏目内容的组织需要一定的成本投入,且职称考试是部分档案人员的自愿行为,所以在政策允许的范围内可以收取一定费用。评审服务为申报档案系列高级职称资格评审的人员开设,主要内容为介绍档案系列高级职称评审的政策、程序,以及申报者应具备的条件、报送材料的要求等。 针对教育培训组织管理人员开设管理性栏目:管理性栏目可分为调查、公告、统计等。管理性栏目为负责档案专业教育培训组织管理的机构或人员开设,主要用于开展档案专业教育培训需求调查、有关档案专业教育培训工作的信息,以及定期公布各区县和各市属单位档案工作者完成档案专业教育培训情况的统计数据等。 总之,教育培训工作的效果最终体现在人员素质与能力的提高上,而人员素质与能力的提高,除需要其自身主观努力以外,关键在于教育培训组织管理工作是否科学、合理,是否具有针对性、适用性。各级档案行政管理部门应充分利用现有网络资源、积极探索和不断改进档案专业教育培训工作的方式,使档案专业教育培训工作能有效地促进广大档案工作者专业素质和业务能力的提高,为档案事业的可持续发展提供有力的人才保障。 档案专业论文:企事业档案专业人员的道德修养论文 【摘要】加强档案管理工作,必须大力提高档案专业人员的素质,要具备较高的政治思想品质,强烈的事业心和责任感,勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想;要有良好的职业道德,熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。 【关键词】档案;政治品德;职业道德;专业知识 档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素,要搞好档案管理工作,既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作,使之适应改革开放新形势的需要,培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。 1档案专业人员的政治素质 1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律,恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的秘密,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神,从实际出发,实事求是的维护党和国家历史的真实面貌,满腔热情的为社会各个方面提供档案服务,做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员,必须做到以下几点: 1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念,对自己从事职业执著的追求,始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样,在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心,才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。 1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。 1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心,才能使档案工作者在工作中大胆开拓,勇于尝试,进一步加强档案管理,改善档案管理条件,逐步实现档案管理现代化。 1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范,它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。 1.2.1不为名利,甘为人梯,热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益,而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务,是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。 1.2.2尊重档案,尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。 1.2.3遵纪守法,严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作,档案工作者对于利用者不能“来者不拒,有求必应”。必须克服主观随意性,按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大,外事活动不断增加,这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,确保档案在政治上的安全。 1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。 期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 也是一项复杂、细致、繁琐的工作,它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中,都必须做到准确无误。 2档案专业人员的知识素质 档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说,档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。 2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想,革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习,掌握并正确运用马列主义、思想,才能确定正确的立场、观点和方法,才能科学的探索、总结档案工作的规律,保证档案事业的健康发展。 2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识,具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践,档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识,一方面,档案是一种知识载体,档案专业人员要发挥档案的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识,并具有一定的广度和深度,这样在实际工作中才能发现新情况,解决新问题。从目前情况看,档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。 2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程,涉及工作面广,知识门类繁多,特别是在各门学科相互渗透的今天,仅有档案专业知识是远远不够的,还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识,才能更好的胜任档案工作。 2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。 2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。 2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。 2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大,档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识,以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。 2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”,面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作,提高社会档案意识,促进档案事业的发展。同时,还要注意相关知识的学习,加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合,培养自己的信息编研、开发能力,成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”,并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。超级秘书网 3档案人员的身体素质 档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研,具有很强的系统性、连续性,这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态,而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看,不仅有脑力劳动,也有大量的体力劳动,因此,在档案专业人员诸素质中,健康的身体素质应成为重要的一个条件。 综上所述,档案专业人员的素质是多方面的,这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业,提高档案管理水平,适应我国经济建设发展的需要,必须提高档案专业人员的素质。 档案专业论文:高职院校专业教学档案信息化论文 一、高职院校专业教学档案的特点与功能 1、高职院校专业教学档案的特点 专业教学档案作为一种特殊的档案,不同于一般的人事档案、城建档案、组织发展档案、民生档案等等,具有自身诸多的特点。高职院校专业教学档案专业性非常强,主要体现在高职院校涉及到很多学科的专业知识;高职院校专业教学档案教育性很强,因为其直接涉及到诸多具体的教学内容与教学效果;高职院校专业教学档案实用性很强,因为专业教学档案直接关于实用学科的一些档案资料。这些都是高职院校在推专业教学档案信息化建设要好好把握的方面。 2、高职院校专业教学档案的功能 高职院校专业教学档案主要服务教学而存在,彰显了其较强的教学功能与教育功能;同时,专业教学档案也是一个反映和储备教学相关资料的知识信息宝库,能够很好为教师进行专业教育的研究反思与相关专业发展的研究服务,具有很强的研究价值。作为学校的重要档案之一,高职院校专业教学档案能够很好促进学校档案事业的发展,其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和国际化发展的大趋势。 二、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题及其成因 尽管专业教学档案具有诸多的作用和功能,但是由于各个层面的原因,我国高职院校专业教学档案信息化建设在价值取向与理念、模式与方式的选择、内容与范围的覆盖、功能的拓展和发挥、管理人员的素质等方面均存在很多不适应信息化发展的方面,非常需要高职院校及时有效应对和切实处理。 1、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题。关于这方面主要体现体现以下几个方面:从理念与价值取向问题上看,高职院校对专业教学档案信息化发展的重要性没有形成共识,国际化和信息化理念明显不强。从内容和范畴视角看,高职院校在开展专业教学档案信息化时,对专业相关的基础档案数据准备不够,涉及到的专业范围有待拓展。从模式与方式视角看,高职院校在开展专业教学档案信息化时,没有充分利用好网络平台,没有整合好专业教学档案的信息化模式与传统模式的整合融合和创新发展。从功能的拓展视角看,高职院校在开展专业教学档案信息化时,涉及到专业教学档案开发利用不多,在某种程度上很缺位,彰显了专业教学档案信息化的功能开发不够。从管理人员的素质与组织机构上看,高职院校在开展专业教学档案信息化工作时,管理专业教学档案人员的素质不高,而且档案意识不强,一般都是教学秘书附带在做;没有成立专门的档案管理机构,更不要说相应的专业教学档案信息化的机制和体制建设。 2、引发高职院校专业教学档案信息化建设问题的成因造成我国高职院校专业教学档案信息建设存在各种问题的因素,来自学校层面、师生层面和管理人员等层面。一是学校层面的重视力度不够,这主要体现在高职院校投放到专业教学档案信息化建设工作的人力、物力和财力明显不足,导致了专业教学档案管理人员缺乏、管理设施设备陈旧落后。二是受到学校本身信息化建设的影响,主要体现在高职院校开展学校层面的信息化建设工作的力度不大,一种放眼全球和面向世界的态势还没有真正形成,这就严重影响了专业教学档案借鉴国际高校专业教学档案及其信息化建设的成功做法。三是教师和学生对专业教学档案信息化的利用和开发不够,主要体现在高职院校师生专业教学档案意识不强,没有认识到教学档案与教学工作、学生专业学习成长的互动关系,导致专业教学档案的信息化建设的精神支撑和内在驱动力不足。 三、提升高职院校专业教学档案信息化建设水平的对策 针对高职院校专业教学档案信息化建设过程存在的问题,我们应该积极借鉴和吸收国外大学专业教学档案信息化建设的经验教训,构建国际化和科学化为主的价值取向和理念,紧跟高校教育发展的需要,不断拓展和更新专业档案信息化建设的内容,整合好专业档案传统模式与现代信息化模式的关系,充分调动专业教学档案信息化的功能和作用,大力提升专业教学档案管理员档案学和专业学科的知识与视野,注重提升其档案信息化管理的水平和能力。 1、努力构建信息化与国际化为主的价值取向与理念,推动高职院校专业教学档案信息化工作科学发展。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时要从人才培养模式视角下,不断拓展丰富自己的建设理念,不断规范自己的价值取向。一是坚持质量理念,要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,务必要重视专业教学档案信息化过程各个环节做到质量第一。二是坚持科学化和人性话的理念,要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,务必要遵循高职院校的教学规律、学生学习规律和档案信息化发展的规律,将专业教学档案信息化发展纳入科学化和轨道;同时注重根据教师和学生的需求,不断调整专业教学档案的发展内容和范围,力求服务于学校师生的成长发展。三是坚持国际化与标准化的理念,要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,务必要积极借鉴国外发达国家高校的专业教学档案信息化建设的经验和成功做法,努力与国际接轨,力求标准化发展。 2、与时俱进拓展专业教学档案覆盖的范围与内容,不断提升高职院校专业教学档案信息化的覆盖面和惠及面。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,要根据高职院校本身发展的需要,根据教师和学生的需要,不断延伸专业教学档案信息化建设的覆盖范围,从而健全高职院校专业档案信息化发展的内容体系,力争囊括整个教学系统的各个方面和各个环节。 3、努力整合创新专业教学档案的信息化模式与方式,提升高职院校专业教学档案信息化发展的实效性和时效性。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,要积极利用网络平台,大力推进专业教学档案信息化建设模式;同时也要不断更新传统教学档案管理模式,力促两者形成整合互动的发展态势,形成高职院校专业教学档案信息化发展的合力。 4、不断拓展专业教学档案信息化的功能,努力增强高职院校专业教学档案信息化的发展空间和平台。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,要通过各种方式,不断宣传专业教学档案信息化的功能,让之努力服务于高校。 5、全方位提高专业教学档案管理人员的素质,不断增强高职院校专业教学档案信息化建设的人力基础。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时,要通过各种形式和平台,从档案业务、教学业务、学科专业与网络技术等方面不断提升专业教学档案人员的能力和素质,力求为高职院校教学档案信息化建设发展提供坚实有力的人力资源准备。 总之,高职院校专业教学档案信息化建设是一项非常复杂而重要的系统工程,需要学校、院系、教师和学生共同努力和协作。目前最关键的是要建构起这种教学档案信息化建设的长效机制,不断扩大专业教学档案的功能和角色,以便更好推动高职院校发展和人才的培养。 作者:赵兔巧单位:扬州职业大学马克思主义学院 档案专业论文:档案专业人员职业培训研究论文 编者按:本论文主要从档案专业人员的政治素质;档案专业人员的知识素质;档案人员的身体素质等进行讲述,包括了档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业、档案专业人员的职业道德素质、工作作风要严谨细致、政治理论知识、档案学知识、相关科学文化知识、档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提等,具体资料请见: 【摘要】加强档案管理工作,必须大力提高档案专业人员的素质,要具备较高的政治思想品质,强烈的事业心和责任感,勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想;要有良好的职业道德,熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。 【关键词】档案政治品德职业道德专业知识 档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素,要搞好档案管理工作,既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作,使之适应改革开放新形势的需要,培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。 1档案专业人员的政治素质 1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律,恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的秘密,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神,从实际出发,实事求是的维护党和国家历史的真实面貌,满腔热情的为社会各个方面提供档案服务,做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员,必须做到以下几点: 1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念,对自己从事职业执著的追求,始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样,在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心,才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。 1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。 1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心,才能使档案工作者在工作中大胆开拓,勇于尝试,进一步加强档案管理,改善档案管理条件,逐步实现档案管理现代化。 1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范,它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。 1.2.1不为名利,甘为人梯,热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益,而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务,是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。 1.2.2尊重档案,尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。 1.2.3遵纪守法,严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作,档案工作者对于利用者不能“来者不拒,有求必应”。必须克服主观随意性,按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大,外事活动不断增加,这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,确保档案在政治上的安全。 1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆也是一项复杂、细致、繁琐的工作,它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中,都必须做到准确无误。 2档案专业人员的知识素质 档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说,档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。 2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想,革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习,掌握并正确运用马列主义、思想,才能确定正确的立场、观点和方法,才能科学的探索、总结档案工作的规律,保证档案事业的健康发展。 2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识,具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践,档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识,一方面,档案是一种知识载体,档案专业人员要发挥档案的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识,并具有一定的广度和深度,这样在实际工作中才能发现新情况,解决新问题。从目前情况看,档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。 2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程,涉及工作面广,知识门类繁多,特别是在各门学科相互渗透的今天,仅有档案专业知识是远远不够的,还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识,才能更好的胜任档案工作。 2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。 2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。 2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。 2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大,档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识,以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。 2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”,面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作,提高社会档案意识,促进档案事业的发展。同时,还要注意相关知识的学习,加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合,培养自己的信息编研、开发能力,成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”,并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。 3档案人员的身体素质 档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研,具有很强的系统性、连续性,这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态,而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看,不仅有脑力劳动,也有大量的体力劳动,因此,在档案专业人员诸素质中,健康的身体素质应成为重要的一个条件。 综上所述,档案专业人员的素质是多方面的,这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业,提高档案管理水平,适应我国经济建设发展的需要,必须提高档案专业人员的素质。 档案专业论文:卫生防疫专业档案编研工作论文 随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展,各级卫生防疫站的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道,特别是自档案目标管理活动开展以来,更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”,将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一,明确地列入其中,这就极大地促进了防疫站档案工作的发展。仅以我市为例,我市区县站中目前已有十三家区县站晋升了市级先进,两家达国家二级,市防疫站也于96年晋升为国家一级。随着档案工作的升级发展,研究如何提高档案编研工作,深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时,在突出卫生防疫专业特色上做文章,使编研材料有很强的专业性、实用性,受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到,要开发有卫生防疫特色的档案编研材料,要抓住以下几个环节: 一、以业务档案为编研工作的主要对象 卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中,形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作,故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外,卫生防疫在业务上又具有连续性的特点,对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中,都必须以业务档案为依据。因此,在开展档案编研工作时,应首先从业务档案入手,编研材料才可能有专业特色,才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。 二、选题要围绕业务上的主要任务 档案编研材料要有特色,要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题,就谈不上编研材料的专业性。为此,档案人员应做到两个了解和掌握。 1要了解和掌握单位的中心工作 在安排全年的档案编研工作时,首先要摸清单位档案利用需求的趋向,以此来确定编研选题,从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而,对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作,因此,只有了解和掌握单位的中心工作,才能对当年的编研工作的开展做到心中有数,才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致,不偏离利用需求,更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作,而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此,档案室及早做出反应,在制定编研计划时,就安排编制反映这一内容的编研材料,为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。 2要了解和掌握各项业务工作内容 卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时,应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此,档案人员应经常深入科室,广泛地与业务人员交流,了解各科工作职责和范围,熟悉各业务工作的流程和具体内容,从中掌握业务人员的利用需求。此外,还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式,充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。 三、积极开发深层次的档案编研材料 档案部门在分析利用需求的基础上,针对室藏档案的内容和特点,可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范,而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构,在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编,就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用,做起来又不难。 然而,由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作,在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中,都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据,特别是在开展预防医学科学研究时,更需要以较长年度的相关数据做依据。因此,档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来,做出有针对性的统计和分析,就可以使档案的利用变得更系统更直观,就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外,还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看,根据各专业口的需要,开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984-1995年北京市食物中毒发生情况分析”,“北京市五百例预防接种副反应分析”,“1985-1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”,这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中,显示了很强的实用性。 档案部门在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题: 1要积极争取业务部门的配合 档案部门根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。 2统计分析时间跨度要大 统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。 3统计数据真实准确完整 编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰。另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算。计算要正确,并要经过复核。 4形式新颖好看 编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看。 四、档案人员应具备专业知识 档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为卫生防病业务服务,这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是卫生防病专业知识。目前的卫生防疫站档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面,档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然,这并不是要求档案人员要成为预防医学专家,但应该做到“耳熟能详”。还有,档案人员还应走出站门,向兄弟站学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径。总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。 档案专业论文:卫生防疫专业档案编研工作论文 随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展,各级卫生防疫站的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道,特别是自档案目标管理活动开展以来,更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”,将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一,明确地列入其中,这就极大地促进了防疫站档案工作的发展。仅以我市为例,我市区县站中目前已有十三家区县站晋升了市级先进,两家达国家二级,市防疫站也于96年晋升为国家一级。随着档案工作的升级发展,研究如何提高档案编研工作,深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时,在突出卫生防疫专业特色上做文章,使编研材料有很强的专业性、实用性,受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到,要开发有卫生防疫特色的档案编研材料,要抓住以下几个环节: 一、以业务档案为编研工作的主要对象 卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中,形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作,故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外,卫生防疫在业务上又具有连续性的特点,对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中,都必须以业务档案为依据。因此,在开展档案编研工作时,应首先从业务档案入手,编研材料才可能有专业特色,才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。 二、选题要围绕业务上的主要任务 档案编研材料要有特色,要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题,就谈不上编研材料的专业性。为此,档案人员应做到两个了解和掌握。 1要了解和掌握单位的中心工作 在安排全年的档案编研工作时,首先要摸清单位档案利用需求的趋向,以此来确定编研选题,从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而,对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作,因此,只有了解和掌握单位的中心工作,才能对当年的编研工作的开展做到心中有数,才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致,不偏离利用需求,更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作,而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此,档案室及早做出反应,在制定编研计划时,就安排编制反映这一内容的编研材料,为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。 2要了解和掌握各项业务工作内容 卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时,应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此,档案人员应经常深入科室,广泛地与业务人员交流,了解各科工作职责和范围,熟悉各业务工作的流程和具体内容,从中掌握业务人员的利用需求。此外,还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式,充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。 三、积极开发深层次的档案编研材料 档案部门在分析利用需求的基础上,针对室藏档案的内容和特点,可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范,而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构,在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编,就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用,做起来又不难。 然而,由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作,在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中,都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据,特别是在开展预防医学科学研究时,更需要以较长年度的相关数据做依据。因此,档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来,做出有针对性的统计和分析,就可以使档案的利用变得更系统更直观,就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外,还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看,根据各专业口的需要,开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984-1995年北京市食物中毒发生情况分析”,“北京市五百例预防接种副反应分析”,“1985-1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”,这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中,显示了很强的实用性。 档案部门在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题: 1要积极争取业务部门的配合 档案部门根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。 2统计分析时间跨度要大 统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。 3统计数据真实准确完整 编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰。另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算。计算要正确,并要经过复核。 4形式新颖好看 编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看。 四、档案人员应具备专业知识 档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为卫生防病业务服务,这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是卫生防病专业知识。目前的卫生防疫站档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面,档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然,这并不是要求档案人员要成为预防医学专家,但应该做到“耳熟能详”。还有,档案人员还应走出站门,向兄弟站学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径。总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
计算机技术论文:计算机技术高速公路管理论文 一、计算机办公自动化 高速公路各个站点使用计算机实现办公自动化,能够方便有效的进行高速公路管理。高速公路上各个站点之间是有一定的距离的,按照传统的办公方式,一些公文报表的上传下达主要靠人力,既浪费时间又增加工作的复杂度。采用计算机办公,就实现了办公无纸化,可以用邮件或传真等电子化形式处理公告、通知等日常事务,使工作能够及时落实。利用计算机系统进行测速工作,获取各测速点的信息,使工作人员在站内就能获取相关信息。高速公路工作人员不需要到高速公路进行实地测量,一方面减轻工作人员的工作负担,另一方面也使工作人员的安全问题得到保障。 二、计算机监控技术的应用 高速公路路线长,分布地域广,为保障司机乘客和工作人员的安全,设置高速公路监控系统是必要的。随着计算机技术的不断成熟,计算机监控系统已被广泛应用。目前,我国高速公路不断发展,对监控系统的要求越来越高,监控的图像质量在不断提高,监控区域在不断扩大,计算机监控系统由以前重点对收费车道、收费站点、立交桥、隧道、特殊通道进行监视,现在扩展到每个车道和路段都进行监控,规范了交通运输的工作秩序,如对收费站点进行实时监控,获得现场图像信息,然后通过计算机网络传达到交通枢纽监控中心,实现远程监控管理,对规范高速公路工作人员的工作环境,提高工作人员的工作态度,保持正常的工作秩序都有很大的意义。计算机监控系统对高速公路上的交通事故、自然灾害、工作人员舞弊现象、犯罪分子犯法现象能及时掌握,为人们的生命财产安全和高速公路的路况安全提供了保障。 三、计算机智能管理利用 计算机的功能,通过系统软件的开发实现控制界面的可视化,利用多媒体对高速公路的路况环境、工作环境、工作人员分配进行控制,结合监控系统切换视频、音频,实时了解高速公路相关情况,还可进行报警系统的输入,使工作人员对监控系统中的事件及时进行分析、统计和处理,提高高速公路管理效率。利用计算机互联网技术,高速公路所有站点可以实现互联网络统一管理,各个站点可以与职能部门进行内部通话,各个站点之间是相互联系的,实现通讯自动化,能够统一对外联系,有利于高速公路管理人员了解各个路段的交通状况,为高速公路管理的安全提供保障。 四、结束语 随着计算机技术的迅猛发展,高速公路管理对计算机的使用越来越广泛,我国的科学水平和发达国家有一定的距离,计算机技术的应用还没有发挥到极致,要使计算机在高速公路管理中的应用越来越完善,离不开相关领域技术人才的努力探索研究。 作者:周伟单位:江苏省崇启大桥管理处 计算机技术论文:计算机技术农业经济管理论文 一、计算机技术在农业经济管理中的作用 我国的农业经济经过多年的发展已经取得了举世瞩目的骄人成绩,要想使我国的农业经济持续快速的发展,那么在新的发展时期,就要注重各种新型技术的运用,特别是计算机技术的使用,使得农业经济管理逐步进入了信息化管理时代,对农业经济的管理工作提供了巨大的帮助。 1、有助于构建社会主义农村小康社会 计算机技术及相应的网络技术自诞生以来,就广泛地应用于社会的各个领域,并为社会的发展及进步做贡献了图里。而在我国的社会主义新农村建设过程中,也应注重计算机技术的应用。该技术为加大了农村与城市之间的经济及各方面交流,并实现了农业经济信息化管理,为我国建设社会主义新农村小康社会做贡献了巨大力量。 2、有助于促进农村经济的产业化经营 随着我国市场经济体制改革的逐渐完成,使得市场呈现出前所未有的开放化,家业经济要想在这样激烈的竞争环境下生存及发展,就要加强农村之间的产业结合。 3、有助于培养专业的农业技术人才 发展农业的根本之一便是发展农业技术,强大的农业生产技术可以有效地提高农产品产出率及产品质量。将计算机技术应用于农业技术的研制当中,可有效地提高农业技术人才的科研水平及农业经济管理水平,培养出的新型农业技术人才,反哺于农业发展,使得我国的农业经济管理得到更好的发展。 4、有助于转变传统的农业经营形式 计算机技术应用于农业经济管理,可以转变原有的单一形式的农业经济管理模式,提高农业经济的市场竞争力。农业经营模式可参考如今的电子商务、网络购物等模式,来实现地区农产品的宣传,提高农产品知名度,从而提高销量,使农民增收。 5、有助于帮助农民实现经济效益的创收,提升农民的生活质水平 不管是何种形式的农业经济管理方式,其最终目的均是提高农民收入,改善农民的生活质量。而原有的农产品销售模式及策略过于被动,农民没有自主的掌握市场。 二、农业经济管理中计算机技术应用的途径 在我国目前的农业经济管理工作中,并未建立科学的管理体系,这使得农业经济中的诸多管理工作仅仅是停留在表面,难以真正地实现其具体价值,要想改变这种现状,就要加强农业经济管理信息化建设,强化计算机相关技术在日常农业经济管理中的应用,从而提高农业经济管理质量和效率。 1.运用计算机网络技术,实现多角度的农业信息服务 在社会信息化程度不断加深的当下,各行各业都争先利高信息含量的计算机网络技术,来拓宽视野,农业经济管理工作同样也应该加强计算机网络技术的运用,从而实现对新知识及新技术的不断认识,优化并革新原有管理技术。 2.依靠计算机技术,完善农业信息数据库的建设 我国的农业生产规模及农产品产量长期处于世界领先地位,但是相应的农业信息化管理却并未有前两者那样优异的成绩,但是随着我国多年来对农业经济管理的加强,以及将计算机等先进的信息化技术应用于农业经济管理,使得我国的农业经济管理信息化建设水平有所提升,在未来的农业经济管理中,应加大力度建立农业信息数据库,并在县、乡等基层单位为建设基础,积极利用国家调配的各项农业管理专项资金,并且引入高素质信息化人才,从而有效的加快农业信息数据库的建设步伐。 3.运用相关计算机技术,创新技术实验 进行有效的信息技术渗透,把农业经济管理与其相结合,需要更加创新的技术来进行协调应用。通过对信息的研究,发现在经济事项中的各项存在的问题,其中在经济管理的重要事项中,应该把农民的价格自我调整能力进行不断提升,在信息技术指导下,发现更先进的管理经验,帮助农民自身不断进行经济管理改革,比如,加强对经济效益的统筹计划,提高商务经营技巧,使自己能更上时代的发展,不断进行创新新进的种植技术改革,不断进行创新信息研究,使经济效益在更加稳定的市场中进行良好的运作,促进新型技术在农业生产中的使用。 作者:田春霞单位:黑龙江省农业科学院草业研究所 计算机技术论文:公路桥梁设计计算机技术论文 1电脑模拟实验和虚拟 现实技术是道路桥梁设计在公路桥梁设计中,设计人员经过对公路桥梁的设计技术、设计方案及基础设备等进行有效的设计,形成设计方案,用于工程施工的使用。在计算机技术的大量应,与传统的设计方式相结合,通过现实虚拟技术与其模拟技术以及用传感器等技术将设计方案进行模拟,设计师将改设计方案整合成为三维式的设计,使设计方案利用图纸的形式展现出来;在施工中,不仅能够直观的将设计进行良好的运用,还能够使设计具有方便携带、美观等特点。使公路桥梁设计与计算机技术结合,促进了社会及公路桥梁事业更加优质,有利于计算机技术的推广使用。 2高速公路计算机设计和虚拟现实 2.1国内辅助道路平面设计 道路平面是不亚于金牌的平面,平面设计的高速公路的和平的方向是表面上的程度与信息媒介元素,最终确定因素的木桩的坐标木桩高速公路。首先,根据地形线等确定高平面设计的开始和结束时和污染要素的人行道上。确定总趋势和自然美设计的高速公路。道路设计中做出怎样的选择污染轮廓,考虑到各种因素: (1)创下了历史最高纪录。对应该是水平齐的连续兼用地形协调的环境和周围地形。(2)维持打破均衡和型号飞机。(3)皮犀利的直线。 2.2道路辅助设计 根据直线道路中央部署文件共享和扩大,总是起伏的空间设计概要道路的举动,汽车主要任务是根据当地等级、道路性能的自然条件和工程经济研究和空间的大小和长几何结构,人口迅速、交通、经济、合理的安全、高旅客。这种需求需要高速公路上好的形象。垂直截断面的主要道路概要设计的结果,也是道路设计的重要技术文件。道路纵断面的结合,平面图明确确定道路的位置。 3两个电脑和建模高度化技术 公路企业建设中工程中分,设计人员必须进行综合性因素的考虑。将设计方案与实际工程项相组合,取得良好的效果。建筑设计中,基础的模型与施工的模式在通过电脑的制图技术,运用图纸的形式明确的展现出来。 4联合业务系统的电脑技术 提供计算机技术的使用使人类得到更多的效益,因此对于计算机技术的发展续期越来越高,计算机技术逐渐受到重视。CSCW(computersupportedcooperativework)的具体的意义是指人的任何地方,得益于计算机技术,计算机技术可以进行信息及资源的共享,在虚拟环境下将信息的接收传送功能进行结合。道路桥梁设计中,充分的运用了计算机技术的这一特点,将工程中的各种信息进行统一管理,在设计中明确的体现出来。 5电脑ERP技术 对于电脑生产技术是1950年代末太空梭和军事工业发达国家。道路桥梁设计也为了缩短工期的整体事业,届时韩国,对于3比CAM,提出了并行的概念。CE简称公社事业执行的主要需求能够共享数据库和相关人士和计算机网络技术的赞助下,产品数据管理系统。20世纪80年代以后产品数据管理系统(PDM)的设计和开发PDM-II系统。计算机技术的应用,在很早的太空与军事领域方广泛应用,计算机技术应用主要包括工程的设计、检测、图片处理、机械制造等高端领域的应用;计算机事业的发展,在近些年,被各国普遍应用。公路桥梁设计中也逐渐应用计算机技术,利用计算机技术的高效、智能、科技化先进等特点与设计有效结合。 6电脑辅助报道 CAR编程语言和编程开发技术公路和桥梁建设完成不测量工作的软件专业,如果想帮助申办道路建设的设计是严重的经济困难和业务量过程苛刻要求和出现错误。特别是道路建设的设计来看,在短时间内测定的相关数据地板上根据截断面行政通过了审查。crosoftEXCELMi应用au⁃toCADVBA功能,可以确定形态的MicrosoftExcel担任高和地面程读取文件的相关信息autoCAD重新写的文章和生产线和其他形式迅速道路图面剖地板上。总结自计算机技术被应用以来,给社会及人类带来巨大的经济效益,计算机技术的应用,充分证明着这是一个科技化发发达的世界。通过各项工程在利用计算机技术进行作业大目前计算机计算被广泛应用与各项产业相结合,最后,计算机技术将会成为一种各项事业及各项个中必不可上的高科技技术。设计人员在计算机技术的应用中,能够将设计理念经计算机技术进行操作,经过紧密的计算与复杂的三维构想,通过最直观且建议的图纸展现出来,有利于设计人员直观的发现设计中缺乏的某个因素的考虑。为国家公路桥梁建设做出了最基础的后盾,推动公路桥梁事业的发展,同时促进考虑计算机技术的广泛应用。 作者:付海涛单位:黑龙江省公路勘察设计院 计算机技术论文:计算机技术平面设计论文 一计算机平面设计的发展历程 1美术在计算机平面设计的应用 现今的生活中,能够运用计算机平面设计的地方较为广泛,比如广告公司在展开广告设计、网页制作的时候,对计算机平面设计技术的应用十分普遍。就是这样,不同的高校都开设了此专业,毕竟要根据社会环境出发,所以在进行专业知识的教授时,应当将美术设计的应用也放入其中,毕竟计算机平面设计应用中,美术设计占据了重要位置。针对在此方面较弱的同学,应当加大技术基础的巩固,提升领悟能力。一方面学校应当增强学生对美术的学习,另一方面计算机的能力基础也应该增强,并通过练习巩固,这样才能尽快掌握设计在美术中的应用。在平面设计中通过计算机的应用,一般都是采用的几何构成原理,在作品中将凝聚感凸显出来,在画面中的任何一个元素都能够给视觉造成一种新的感受,这让读者群体有更深入的感受,并拥有了走进艺术设计者内心的钥匙,读者能够对设计者所表达的东西展开分析。通过计算机平面设计,将美术元素更加生动形象的表达出来,并将美术作品更加直接的展现出来,具有现实意义。 2在平面设计中计算机的功用 平面设计,根据其字面意思可知,通过二维空间将设计活动完成的过程,其中能够对文字的形式进行设定,并插图,在二维空间中所展开的一切活动都是平面设计中的组成。并且在图书印刷设计、广告都能够用到,同时在二维空间内,设计的种类范围,并不只有上面所提及的图书印刷、广告设计,还有摄影、海报设计等。在展开平面设计的同时,除了计算机技术的运用,还促进了多媒体的使用,在这种模式下的平面设计的跨度较大。目前正是二十一世纪的一个黄金阶段,每个事物的状态都是蓬勃向上的,所以在信息技术方面的发展更是处于一个快速的阶段,尤其是在人们的生活水平不断进步的今天,电脑已经成为了每个家庭中最为普遍的东西,人们也逐渐感受到了计算机技术所提供的便捷,平面设计也能够利用计算机技术来完成。计算机技术为平面设计工作所营造的便捷,显而易见,特别是在鼠标产品的运用中,节省了项目建立的时间。让平面设计工作质量增强,在电子设备创新不断的市场中,这些电子设备都为设计人员拓宽了平面设计的处理诀窍,在一方面分析而言,此类计算机电子设备,进一步推动了平面设计的发展,使其发展速度更快。 二设计软件和计算机平面设计的结合与使用 1平面设计软件对比 点阵图像与矢量图形是平面设计软件所划分的两类,大众群体比较熟悉的点阵图像是Photoshop,Painter,以及Firework,并且,在点阵图像中所组成的特性的分辨率是统一确定的,图像是利用扫描仪与数码相机得到的。而另一类矢量图形软件是Illustrator,CorelDraw,此类平面设计软件十分出名,而数学中线、面是组成矢量图的主要成分。Adobe公司所研发的Phtoshpo是大众群体十分熟悉的,在全世界的应用都较为普遍,深受大家的喜爱。CorelDraw软件则是由COREL公司所研发的,主要将印刷、排版、绘制图形全部都结合在一起。两类软件在一些功能方面都是相似的,不同的是在应用时,要将两个软件结合在一起。在对图片进行设计、便捷的阶段,操作选取是通过Photoshop来完成,而CoreiDraw是展开图片的绘制,他们都具备了自己不同的优点。 2运用多个因素 在平面设计中大众在接触平面设计时,针对作品中所展现的图像信息展开判断全部都是从其他因素开始,例如数码胶片的质量、互联网上下载的图片的质量都能够对平面设计作品所带来的印象有所影响。在得到图片的途径里,所受到网速的影响促使图片的清晰度较差,导致平面设计工作者所传达的图片定义表达较差。在平面设计作品里,其主题思想主要是通过文字来表达,其实最关键的还是利用图片来表达,文字还是充当的辅助角色。在平面设计的时候,不仅仅有文字、图形的绘制,还将中心思想更好的表达,毕竟平面设计主要的作用是将企业的形象信息还有产品的造型凸显出来。 三结束语 在科学技术发展的今天,平面设计其实也在同时进步,对于美术方面的技能,设计工作者应当加以学习,这样才能做到将自己的直观意愿以及作品的表现内容相结合。 作者:李阳单位:湖南省邵阳市高级技工学校 计算机技术论文:道路勘测计算机技术论文 一计算机网络技术在施工过程中遇到的具体、典型问题 1设施问题是道路技术问题的基础问题 常言道:“巧妇难为无米之炊。”想将计算机网络这一先进的技术引入大当前的道路测绘、勘测、施工和维护的工作中来,首先就要解决计算机技术的应景问题。也就是说,在道路投入施工的同时还要注意构建和养护网络设备和电缆等基础设施。这是构建计算机网络的基础条件也是整个体系构建最根本的要求。 2计算机程序的开发问题 计算机程序的开发根本上还是计算机软件开发的问题。在道路开发到养护的全过程中,需要根据不同的阶段研究和开发适应该阶段道路进程的软件,对道路施工进程进行全程的监控和管理,以便在道路开发进程中随时发现问题,保证整个流程的完整性和流畅性。另一方面,由于开发软件除去时间成本的投入,更消耗的是人力和财力的投入,一款优秀的道路管理软件不仅表现在功能强大也表现在价格的高昂。所以,要建立起一套完整的道路管理的计算机监控体系,在前期的预算成本上可能要比传统的预算要高上很多。 3计算机管理人员的培养 计算机管理人员的培养实际上是双料人才的遴选和后期培养。作为道路建设者,不仅需要无私奉献的敬业精神,更需要的是过硬的专业素养和扎实的基础知识;作为计算机管理人员,更是需要对计算机管理的流程有清晰的思路,除此之外,还需要能够有扎实的业务知识来解决各种软硬件问题。那么,为了培养出一批既熟悉道路日常工作又精通计算机技术的工作人员,其巨大的时间和经济成本不想可知。人才培养过程的艰难记上现有人才的稀缺也就造成了当前国家道路技术缓缓前进的局面。因此,对于计算机信息人员要进行培训与再学习,要不断地提高信息技术,使其能够适应科技发展的速度,对于出现的很多的新技术能够很完好的应用到项目管理的领域。在培训的过程中一定要遵从让技术人员进行各方面的培训,让他们对于计算机技术的掌握能够满足项目管理需要的原则。 二计算机技术在道路技术中的具体应用 1影像摄取技术 在道路建设的勘测阶段被充分利用在常规性的道路勘测过程中,计算机技术在很大程度上降低了道路勘测的难度,减少了道路勘测工作的工作量,提高了道路勘测的精准度。其中,在勘测过程中的计算机技术是数字近景摄影技术,数字近景摄影测量软件的应用是通过计算机软件将二维影像提取三维信息,在实际工作中只需要的是勘察测量很少的像控点,然后在相控点附近拍摄若干影像数据,就可以放进系统进行量测与重建处理。在拍摄的过程中,将场景和事先建立好的模型进行匹配和定向,并计算出相片的参数,由此生成所需的正射影像、等高线、等深线和DEM(DigitalEleva-tionModel数字高程模型)等数据。数字近景摄影测量打破了传统测量方式. 2GPS全球定位技术 为道路工程技术提供精确导航支持GPS为道路的勘测和导航方面应用越来越成熟。所谓GPS就是利用在地球上方布置的24颗卫星以及地面的接受装置,对地表人类和自然活动尽心24小时不间断实时监控,同时像地面控制终端提供高精度的三维坐标。道路的勘测和导航过程中就充分的利用了它静态和动态共能,对工程实施或者工程进度点实时投影到建模上,并加以预估和分析,得出结论,推动工程更进一步发展。在民用方面,GPS技术也成为绝大多数车辆拥有者首选的定位服务,为人们日常的出行提供了极大的便利。 3计算机技术 在车辆识别技术上也提供了很大的支持微观上看来,计算机技术在道路方面的应用相对于我们平常的生活不是那么遥不可及的。对车辆的车型、牌照的识别应用的就是ITS技术(智能交通系统)。智能交通系统将先进的信息技术、数据通讯传输技术、电子传感技术、电子控制技术以及计算机处理技术等有效地集成运用于整个交通运输管理体系,而建立起的一种在大范围内、全方位发挥作用的,实时、准确、高效的综合运输和管理系统。这种技术能够方便人们对机动车辆的管理,实现道路交通管理的规范化和体系化。 三公交车的自动收费系统 计算机技术被引入到公交车的收费系统中也是计算机技术在道路方面平民化的一种表现形式。其中,IC卡(IntegratedCircuitCard,集成电路卡)的出现是此种技术成熟的最高表现,也大大减轻了公交公司因逃票和漏票造成的经济损失。 四结语 随着科学技术的不断发展,计算机技术肯定会在道路方面的应用越来越深入,越来越亲民化。但是,相关部门在优化社会资源,对计算机技术大力量引入的过程中也要注意加大相关管理办法的制定,要保证计算机技术在合法范围内最大限度的便捷人们的生活。 作者:程英飞单位:怀来县交通运输局 计算机技术论文:计算机技术电子档案管理论文 1电子档案管理中存在的问题 1.1电子档案缺乏标准化管理 在现代档案馆中,应用了很多的计算机技术以及先进的设备,但是档案管理制度却缺乏规范化的管理标准约束,这不利于提高档案管理的质量。也有一些经济比较落后的地区,档案馆的管理制度比较落后,一些管理措施存在滞后性,这使得档案管理发展进程比较缓慢。有的档案馆中并没有应用计算机技术,使得电子档案管理的效用无法得到最大的发挥。针对不同地区档案馆的发展现状,必须采用因地制宜的方式优化管理机制。在档案馆中很多管理人员缺乏电子档案的相关知识,而且没有接受系统的教育,对电子档案管理技术没有很好的掌握,无法熟练的使用电子档案管理软件,这不利于提高电子档案管理的效率。 1.2电子档案信息安全存在很大问题 电子档案管理措施具有较大的先进性,其提高了档案管理的效率,而且提高了工作人员的工作质量,应用计算机技术以及互联网技术,可以实现档案信息的共享,可以使档案资料发挥更大的价值,利用因特网技术,可以使档案资料在因特网中自由的与传输。这项技术在带来便利的同时,也带来了一定安全问题,使得档案信息很容易被窃取,一些网络黑客可以潜入档案传输平台中窃取重要信息,还可以对档案资料进行篡改与伪造,对电子档案管理造成了较大安全威胁。 2针对电子档案管理中出现的问题提出对策与建议 2.1建议统一的接收档案数据格式 建立电子档案管理中统一的接收数据格式,推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板,采用通用、统一的文件格式,形成统一的接收数据格式,并推广应用到各个单位和各个地区,从而保证电子档案管理建立的统一性,减小电子档案统一化管理的难度,保证电子档案的长期可读。 2.2保证电子档案管理的完整性 采用有关的技术措施,保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性,提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有:使用背景信息和元数据,作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据;使用签署技术,如光笔签名、数字签名;实行消息认证和身份验证,存储该用户的相关资料,在使用时必须进行认证;推行一种访问控制技术———防火墙技术,在本机构和其它系统网络之间设置障碍,防止非法访问,盗窃机要信息和专利信息;使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性,增加人们对于电子档案的信任,使其能够为更多的人、更多的单位有效利用,并且放心使用。 2.3实现电子档案的标准化管理 提高档案工作者的素质与能力加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才,并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时,加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习,使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强,为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训,增强他们的档案管理专业知识,提高他们的素质,同时让他们与时俱进,熟悉和使用计算机进行档案管理操作,做到档案管理现代化。 2.4保证电子档案管理的安全性 建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规,制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范,使各单位、各地区统一使用,推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节,信息都有可能被更改或者丢失,所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定,使人们能够自觉地遵守这些规定,建立健全相关的法律法规和管理制度,者有利于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全性。同时在各地区、各单位,电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来,使电子档案得以科学、有序、规范地管理,为电子档案的统一化管理奠定基础。 3结论 进入信息时代后,我国很多档案馆引进了先进的技术与设备,这有效提高了电子档案管理的效率,利用互联网技术,还可以实现档案资料的实时传输,可以提高档案资料的利用率。传统纸质保管档案的措施存在一定弊端,会造成档案的缺失以及损坏问题,利用电子档案管理的模式,可以保证电子档案的完整性以及真实性。但是档案管理人员必须不断提高管理水平,这样才能保证档案管理的安全性,才能防止重要档案信息被窃取。 作者:宿强单位:牡丹江市人防指挥信息保障中心 计算机技术论文:办公自动化系统计算机技术论文 一、办公自动化系统不完善 1.开发周期长、成本高 计算机系统的管理更为复杂,要求专业化,并对系统的应用要求各业务单位是多种多样的,加上办公自动化管理系统是市场化程度低,可直接应用于企事业的软件缺陷,因此当系统的发展,可能可以从其他系统借力不大,需要新的发展,和一个时间周期长于正常发展,需要投入一定的人力和物力资源。另一方面,由于一些单位管理标准违规行为,在办公自动化管理系统的发展,遇到困难和阻力较大,需要重复的设计结构,造成人力和财务资源的巨大浪费。 2.系统通用性兼容性差 该系统需要不断更新和维护在应用过程中,由于维修人员技术水平的限制,导致文件不规范,通用性差的系统。体系文件同步系统投入使用后产生的,它是在工作过程中使用的办公自动化系统的设计和实施管理的人员,是后续工作载体。如果文档缺乏或不详细,将在项目管理实施的维护和管理对后期的使用上带来严重后果。 二、提高计算机系统信息管理的方法 办公自动化系统充分利用计算机一些技术来操作的,因此办公质量覆盖整个企事业单位办公的工作过程,涉及各部门的人员,管理,物流管理,包括文件管理,信息收集和分发,文件管理,监督和管理等,因此办公自动化系统的质量将对这些链接的重要影响。 1.采用科学化和工程化的方式进行系统开发 发展的科学和工程为导向的系统在办公自动化系统的发展方式,按照软件开发过程中的工程需要,通常需要按以下阶段:系统的软件工作流程设计;是否实施研究技术具有可行性;分析系统的用户需求;根据设计要求和技术要点,编程和调试的具体细节的详细设计;根据设计要实现的目标,维护更新必要的验收评价。为了确保系统设计的质量和发展和概要设计阶段的分析,需要投入足够的精力,因为这个阶段包括许多决定性的工作要做。因此,时代的发展必须根据实际需求和计算机的技术手段做深入调查安排,完成系统分析,制定出切实可行的系统目标。使用标准化程度高的软件开发工具和环境,可以保证降低错误率,提高开发效率,提高软件可移植性。 2.提高各级管理人员的信息化意识 参与有了办公自动化系统的开发人员,能够充分地实现办公自动化办公,系统的最终目的是实现管理的科学化,提高办公效率,让他们意识到需要对发展负责,鼓励他们积极地参与系统的开发和建设。作为领导者,需要从大局出发,了解系统的战略目标和信息需求,确定直接参与系统目标,有效地组织人民,金钱和物质的供应,确保良好的协调工作。最后,由于各级管理者主要是制度建设,他们更了解系统的应用程序和业务需求,知道如何设计可以使开发的系统易于操作,所以无论是质量标准需要评估他们的最终审批系统。 3.充分利用发挥内网微博的实时即用性 可应用于微博技术在办公自动化系统中,微博的实时播放功能的使用,最新的进展可以实时各部门;行政部门的最新通知实时;后勤部通过微博功能预警信息为第一次或讨论的话题。每一个员工办公自动化系统可以与公司相关的信息,信息共享,研究和讨论互动的工作,以充分发挥微博功能,促进单位同事相互理解,提高团队合作,相互作用的影响。 4.培养专业计算机技术队伍,提高管理水平 在开发系统主要由人事单位使用,所以应用效果是由管理单位的限制,整体水平影响很大,因此,使用单位需要设定一个合理的机制,健全和完善有关规章制度,明确岗位职责分工,使管理工作程序,服务更标准化,以提高管理质量管理和质量体系。 三、结语 为了保证整个办公自动化系统功能的实现的优化,要深化和加强计算机的管理工作能够发挥其应有的作用,并最终促进管理信息系统的建设,我们必须不断提高办公自动化系统的质量管理。 作者:郑志刚单位:江苏省盐城市响水县卫生中心 计算机技术论文:现代企业计算机技术论文 1计算机技术在现代企业中的应用 1.1财务工作中计算机技术应用及管控 财务系统对企业来讲尤为关键,财务管理之中采用计算机技术手段可确保财务信息的精准可靠,另外技术手段的集成性对企业各类财务信息进行整体监控,这样决策层可实时获得更具价值的财务数据,并制定可靠合理的决策。计算机自身具备的逻辑性特征恰恰适合财务分析工作,可为企业单位提供庞大且有用的结果信息,保证企业始终朝着健康向上的方向不断发展。同传统工作比对,财务管理引入计算机技术可显著的缩小人工误差事件,有效杜绝财务分析的人为误差。 1.2现代企业运营发展中计算机技术应用及管控 企业经营建设一项重要资本在于人力资源,基于其影响到企业的长久发展因此颇受关注。企业单位之中采用计算机技术可完成对人力资源的动态性分析,进而对人资状况与发展前景做有效评估,提升企业人才预警水平以及防范风险能力。再者,借助计算机技术,各企业单位可全面汇总备用人才信息,并在需要之时快速提供更为优质的人才,为企业建设发展贡献应有力量。应用计算机技术在较大层面可降低人资机构工作量,缩减管理成本,真正提升企业利润效益水平。企业进行采购以及物流储运的过程中采取计算机技术手段可令各环节有序的配合,完成采购、货物储运、物流管理的优化配置,进而实现利润效益的最大化以及投入成本的合理化。 2计算机技术应用及管理控制存在的问题 纵观企业计算机技术应用及管控工作不难看出,其仍旧包含一些不足问题。具体包括应用计算机技术整体水平不高,硬件软件的投入并不充分,且包含一定的隐患问题。较多单位之中员工掌握的计算机技能水平并不均衡,较多人员仅能够简单的完成系统操作。由于各个单位针对计算机技术的实践应用存在不一样的观点,因而导致硬件、软件投入经费有限,无法令计算机技术手段在企业之中实现广泛普及,影响了实践应用效果。企业现代化发展进程中还呈现出了大量的网络黑客,他们通过高新科技手段对重要信息、涉密数据实施偷窃并进行破坏。而较多单位没能安装可靠的网络安全保护工具软件,因此使系统漏洞被黑客所利用,制造了窃取资料的更多机会。 3提升现代企业管理中计算机技术应用水平 企业领导决策层应发挥表率用,为提升全员应用能力,领导层应给予必要的重视,明确计算机技术重要功能并带头学习丰富的应用技术,达到上行下效的良好效果。企业员工同样应提升认识,积极克服畏首畏尾的情绪,主动提升计算机实践应用水平,进而为企业的持久长效发展贡献力量。为促进计算机技术有效的服务于企业经营管控,应加大投入,配备全面的基础设施,积极为应用计算机技术手段开创优质的条件,进而令企业单位顺利的开展信息化工作,符合发展潮流。当前,我国对计算机系统的安全保密管理提出了高标准要求,针对采购设备、安全运行维护等更是管理严苛。为此确保涉密数据整体安全性应同信息化建设工作全面同步,并有效扩充软硬件的经费投入。为使员工更加深刻的了解掌握硬件以及软件工具应用技巧方式,企业应定期组织员工技能培训,促进他们依据具体规定完成操作管控。另外,企业应在提升管理以及技术员工计算机应用水平的基础上增强员工安全保密意识,令他们在实践工作中更为可靠且广泛的应用计算机系统,提升实践工作效率。就计算机系统自身包含的漏洞,企业应配置专项安全保护工作软件系统,进而提升数据安全保护力度,降低被窃取的可能性。 4结语 总之,计算机技术在现代企业中的应用及管控尤为重要,我们只有制定合理有效的实践应用对策,弥补缺陷与不足,方能真正提升企业实践管理水平,创设明显的经济效益与社会效益,实现可持续的全面发展。 作者:陈俊单位:海南师范大学 计算机技术论文:工业革命计算机技术论文 一计算机技术应用的正面影响 1对生产和工作方式的影响 工业革命以来,人类社会的三次工业革命决定了生产方式的变革与进步,第三次工业革命中电子计算机技术的应用,让人类生产和工作都进入信息化的时代。计算机技术的应用对生产方式的影响最大,是科学理论与实际生产操作的纽带,利用计算机计算的高效性和精准性,使一些生产操作变成可能。计算机技术对生产方式的改变作用最直接的体现就是自动化生产,无人值守的自动化流水线生产模式取代了大量工人,计算机控制整个工作流程,往往只需要一个操作者就能实现对整个生产过程的监控和管理。计算机对工作方式的影响最直接的体现是无纸化,用计算机处理数据取代了演算纸,用计算机处理图片取代了画布和颜料。另外计算机结合网络应用,对工作环境也有所影响,计算机的并行计算和共享让工作者只需要在局域网中就能实现沟通并共同解决一个问题,消除了地域限制和时延影响,让现代工作者的工作效率大大提高。 2对经济的影响 计算机最先利用于军事和科学研究,最关键的功能还是大量数据的精确计算,而经济也涉及到大量的数据计算,准确性非常重要,因此计算机对经济的影响是巨大的。一方面计算机的精确计算让经济产业结构发生了一定的变化,以计算机为主实现大量信息的处理和传输,加速了金融工作的效率。另一方面计算机网络的应用,让金融业务扩展速度越来越快,银行和证券交易所等都可以利用计算机和网络实现高效的信息交换,联网业务也为人们的金融项目更快更好的实现。计算机应用于各个领域,信息处理能力和信息传递能力让信息成为全新的产业内容,信息产业也逐渐占据了一定的经济地位。信息产业的扩大,让信息作为基本的生产资料更为容易获得,信息产业属于高就业的产业,带动社会经济大幅度提升。我国已经有大规模的计算机行业就业者,信息产业的生产总值也为GDP贡献了超过10%的产值。 3对生活环境的影响 计算机走入人们的日常生活以来,人们的生存环境,日常的各种生活生产活动都离不开计算机技术的支持。在教学方面,计算机技术以及多媒体技术的应用,是教学资源更加丰富,计算机操作技术本身也作为一门课程在学段开展,就是因为信息时代计算机应用的重要地位。计算机网络和远程教育,让教学资源得到更好的共享,平衡了地区间教育水平的差距问题,有助于整体提高我国的教育水平。另外,计算机技术在科研方面也做出了相当大的贡献,生物制药可以利用计算机分析分子结构,物理学借助计算机模拟相关数学模型,医学借助计算机分析影响等等。计算机通过网络缩短了物理空间,将世界互联,让国际间的交流更加方便,也让世界范围的信息流动起来,人们的生活更加丰富多彩,国际联系更加紧密,文化交流和经济交流也都因计算机网络变得频繁起来。计算机对信息的处理能力,让我们可以享受多媒体带来的便捷,流媒体传输让我们可以更快更好的获得所要的图片,视频,音频信息等,通过网络还能实现除了语音文字外的图像沟通,计算机网络还简化了诸如通信、购物、办公等流程,使网上购物,网上订餐,网上预约挂号等成为可能。同时计算机系统还应用于生活中其他管理领域,城市交通管理,城市电网管理,户籍管理等等,都由原来的人力物力管理模式转换为数字化管理,操作更加方便,管理起来更加系统化,能够及时响应人们的操作,让管理工作变得更加井然有序。 二计算机技术的负面影响 计算机技术固然为人们的生活带来了诸多便利,但同时也让人们产生了不少困扰。比如社交网络,人们更喜欢坐在电脑前与他人进行沟通,忽略了真正面对面的交流的作用,人与人的关系越来越淡化。而且网络的虚拟性,也让更多虚假信息充斥着人们的生活,影响了社会的正常秩序和和谐风气。除此之外,计算机也不是绝对的安全,计算机病毒和黑客攻击也时刻威胁着计算机使用,人们的生活因为计算机网络变得更加透明,私密的生活也因此产生不少困扰。总而言之,计算机技术对人类社会的推动作用远大于其负面影响,为人们的生活带来便捷和乐趣的同时,让很多原本解决不了的问题得以解决,这就是进步就是发展,所以人们在应用计算机时,应当着重发展其优势,避免错误的发展方向,让计算机为人类的进步做更多的贡献。 作者:杨晓龙单位:山西师范大学数计学院 计算机技术论文:计算机技术下的计算机教学论文 一、做好计算机技术的引入工作,激发学生的兴趣 作为教师,我们深知兴趣的重要作用,怎样有效地激发学生的兴趣是直接关乎于我们的教学质量的。在对计算机技术进行教学之前,我们应该结合当前的形式将计算机技术的最新的发展和运用给学生进行讲解,通过这种对于计算机技术的大的方向的教学,学生能够对计算机的发展有一个大概了解,这样就能够在意识上建立一种对计算机的兴趣,这样对他们的学习是有着很大的帮助的。在这样的基础上我们再进行计算机的教学的工作,我们的教学就很容易展开了。同时,对于大部分学生来说对于计算机来说都是比较感兴趣的,对于激发学生兴趣的方法也可以是多种多样的,比如我们可以设置计算机的兴趣小组,通过小组来开展各种各样的活动,计算机基础知识比拼、计算机运用知识比赛、计算机故障处理等一系列的比赛来提高学生对于计算机技术的兴趣,通过这些活动的展开对于学生的兴趣的激发是有着很好的作用的。对计算机这样一门实践性很强的科目,上机的实践教学也是很重要的,对于课程的整体时间来说可以占到一大半。在上机实践中,可以给学生设置相应的任务,让他们及时完成,通过实际的操作增强对于计算机技术的复习和掌握,同时完成任务的过程又可以提高他们的自豪感,这样的课堂氛围也会很好,学生的学习兴趣也就能够得到很好提升。所以,在实际的教学过程中,我们应该积极采取一切措施来提高学生对计算机课堂的兴趣。 二、改进教学方法 对于计算机的教学同其他的科目的教学一样也是应该讲究方法的,并不是只是让学生看教材就能够学会的。所以,我们在实际的教学过程应该对教学方法的采用给予足够的重视,这样对学生的进步是有很大帮助的。 (一)因材施教,层次教学 作为合格的计算机教师,我们应该首先了解自己的学生,了解学生计算机技术的水平在什么阶段,怎样能提高他们计算机水平。这就要求我们在实际的教学中做到因材施教。学生之间的水平是有着一定差异的,我们应该合理地设置教学的进度,尽可能地合乎于大部分学生的水平,这样能够促进班级的整体的水平的前进,不能够让成绩比较好,水平比较高的学生的一直在原地不前,无所事事,浪费时间和精力,同时还应该注重稍微落后的学生的信心,不能够只注重成绩好的学生,使得后面的学生失去学习的信心从而放弃学习。所以我们尽可能地满足大部分的学生,对于水平比较好的学生可以给他们设置一些更高层次的学习计划,让他们能够有计划地展开教学,对于落后的学生及时帮助,查遗补漏,帮助学生整体水平的提高。 (二)重视基础知识的教学 计算机基础的教学时很重要的,我们应该重视计算机基础知识的教学。在过去很多的情况下,学生对基础知识的学习没有投入足够的重视,我们教师也盲目地认为学生已经掌握好,这样在进行下一步乃至更深层次教学时候我们发现很多简单的基础性的东西他们还是会出错。同时,学生对基础知识还不能清楚地认识,这就是不重视基础知识的后果。所以我们应该重视基础知识,督促学生学好计算机的基础知识。对于计算机这样一门比较复杂而系统的科目来说,基础是十分关键的,就对于编程来说,一个小小的代码的错误就会造成整个程序不能运行的结果,对于bug的查询的过程也是比较困难的。所以,我们对于基础知识应该投以足够的重视,养成良好的习惯,这样就为学好计算机技术打下了一个坚实的基础。 (三)利用好多媒体以及新技术来进行教学 计算机知识的学习比较枯燥的,真正涉及到代码等板块的时候更是如此,所以,我们可以利用多媒体技术的幻灯片、投影仪、录音、录像、电脑设备等等手段来帮助学生完成学习,这些枯燥抽象的知识内容赋予鲜明生动的形象之中。计算机课程具有操作性实践性比较强的特点,所以,相对来说是比较适于视频教学和实践教学。在传统的教学中我们更多是采用教师在上面讲、学生在下面听的教学模式,实践性和操作性都不能够得到比较好的提升,所以,我们应该改观这样的教学方式,采用新的教学方式,以上机中心和课堂相结合的方式,在课堂的教学中,我们可以采用视频教学的方式,通过视频中的操作初步对学生留下一个简单而直观的印象,这样的情况对学生的学习是有着很大的帮助的,结合上机课程的展开,进一步进行对于知识的实践,培养学生的实践技能。在实训中强化知识,采用多种方式,增强学生的实践能力。从理论中来,到实践中去,进而提升技能,真正做到“知行合一”,提升学生的计算机水平。 三、合理地设置任务 计算机技术课程的操作性和实践性决定了对于计算机技术应该更多的进行实践复习,倘若经过很多时间不对知识进行复习,很容易对于计算机知识产生遗忘。所以,我们教师应该合理地设置任务,帮助学生进行更好复习,提高对于计算机技术的熟悉的感觉。对于任务的设置来说也是有技巧的,在任务的设置上我们可以设置一些针对性很强的任务,帮助学生提升某些重要知识点的掌握性,在每节课程之后设置相应的任务,通过这些任务可以让学生对于课堂的任务有一个良好的复习,这是至关重要的。在完成一阶段的学习之后,再根据实际的教学内容来设置出比较综合性的任务,来让学生完成。教学任务的设置不在多,而是在于精,盲目的设置不仅不能够帮助学生提升对于学习的兴趣,而且容易使他们产生厌恶的心理,打消对于学习的积极性。所以,在实际的任务的设置时候我们尤为注意。计算机在实际的教学中要想取得比较好的教学效果,应该注重学生兴趣的激发,教学方法的更新以及合理的课后任务的设置,我认为通过这些方法可以有效地提高计算机课程的教学质量。对计算机的教学,我们每个教师都应该不断地探索和发展,寻找出更加适合学生的教学方法,为计算机教学质量的提高做出贡献。 作者:崔苗苗单位:山东省青岛市城阳区职业中等专业学校 计算机技术论文:数字化校园计算机技术论文 1数字化校园的定义、理念与基本情况剖析 根据表面意思就可以清楚地知悉,所谓数字化学校就是将一些有用的网络信息作为支撑,采取各种计算机技术进行教育、探索、管理控制以及生活服务等方面信息的搜集和处理工作。换句话说,就是以强大的计算机网络作为技术支持,借助其构造一个多维立体的信息空间,并努力完成对校园里各种信息的实时控制的任务。可以说数字化校园的建设理念是整个国内教育界的一项重大飞跃,打破了以往单一的校园建设形式的束缚,而且最近社会各界对数字校园的关注度得到极大提升。然而,设计观念、具体技术仍然存在着一定的缺陷和漏洞,因此数字化校园的建设依旧需要艰辛努力的摸索。考虑到国内电脑网络技术起步较晚,同时从事该行业的相关人才又十分匮乏,尤其是对于教育界来讲,此类技术型人才就更少了。因此,我国建设数字化校园的能力还不算很高,加上手段过于单一、建设体系不够系统完善等因素的制约,发展较为缓慢。另外,不少教育机构耗用了大笔资金用于教育培训及相关教育设备的购入,却没有重视教育者的教育理念,换言之,他们没能够将计算机技术充分、合理地运用到教育建设当中,也没有打破常规、单调的教育方式的钳制,而这也是当前教育亟需解决的问题。 2计算机技术在构建数字校园时的应用渠道 我们进行数字化校园的构筑,根本上就是为了把更丰富、更有效的科学技术手段融入到现代教育中,进而令校园教育变得更具色彩,也更有成效。所以,在实际应用的过程当中,通常是经由网络空间及设施手段等。举例说明,学校的教务处能依靠教务管理系统管理和控制任何学校人员的个人信息,学子能够通过缴费平台上缴有关费用,也能够借助课程系统选择想要学习的科目等,这些具体活动都充分体现了数字化校园的精神理念,教师和同学经由普通的操作就可以完成数字化校园技术的使用,这就令计算机技术日益深入到了校园中的每个人的生活和学习中。 2.1教学方面的具体运用 我们已经有所了解,老师、学生使用的均为非常简单、操作便捷的数字化校园技术,因此在很大程度上增强了师生间的沟通。老师们和同学们不仅能够通过校园网络系统平台共享某些信息,也能够完成畅通的交流沟通。例如,学生通过网络介质提出疑问、发表留言和个人看法等可以让老师确切地知道学生学习过程中碰到的各种难题,然后对学生提出建议,进一步提高学生们迎难而上、自主独立的精神。由此,将计算机技术充分应用于数字化校园的建设中,能够促进师生间的互动、沟通,提升教育水平、教学效率。 2.2管理师生方面的实际应用 数字化校园的建设工作对于计算机网络技术的依赖程度很高,加上校园当中的群体基数不小,因此,相关技术可以推动校园管理能力的提高,进一步推广数字化校园,使其深入人心。采取电脑技术可以在互联网当中网罗众多的信息,令校园管理空间进一步扩大,并进行转移,这样的话有助于加强不同层级间人员的互相交流,还可以进一步提高领导的办事效率,最重要的是能够让师生把自己的心声传递给上级领导,一方面有利于校园工作的改进;另一方面则可以为学生的长远发展提供有力保障。 3计算机技术对数字化校园中基础设备建设的应用 3.1综合网络线路分布需求 首先,整体上最好考虑模块化的设计理念,需要方便管理与维护;其次,在基础设备的建设环节,一切布线均需满足标准配线系统及统一信息插座的要求,既有助于连接不畅通的线路设备,也方便以后的网络扩建;对电缆线、配线架、插头接孔等的统一部署可以更好地保障日后的网络扩展需求;另外,进行分步式的规划性建设、留出充足的主干链路及网络节点等都对日后新需求的调整、网络规模的扩大具有不可替代的作用。 3.2网络管理中心的具体要求 考虑实际情况,选取一个合适的网络控制中心非常关键。一般来说,优秀控制机房必须要能满足二十千伏以上的稳定电压,还要求能够全天供电,同时确保对主要交换设备及存储器四个小时或更长的延迟。对于交换机房来说,单进单出的UPS供电系统必不可少,除此之外,任何交换机房均要具备防雷系统。 3.3应用支撑体系构筑 技术应用支持体系当中,特别注重协同配合的工作理念以及统一控制下的业务环境、业务门户,以此组成一个高效的应用机制,并用以统计和剖析各种决策信息,目的是为了构筑功能更加全面、配合协作更为高效的管理控制系统,进而达到数据共享、业务流程及思路清晰,它共包括以下三个模块:一,常规的应用体系。这种体系主要是针对WEB、FTP等各种基础性服务提供必要的技术支持。二,网络控制体系。此模块主要包括监视、诊断、报表和计费四个系统。三,电子身份认证体系。顾名思义,其是用于识别网络资源使用者身份的唯一渠道,校园利用计算机技术将每个个体设置为某个固定的身份,用户能够使用为自身设定好的身份进行相关验证后访问系统资源。但需要注意的就是必须保证所有用户电子身份的有效性、唯一性。例如,学校通过网上采集用户指纹、照片等个人信息,办理校园一卡通、电子产品等,就是利用了这一识别技术。 4结束语 总而言之,作为一个系统性、智能化的教育平台,数字化校园对整个教育界将会产生越来越大的作用,它不仅是当前形势下学校追求的目标,更是将来教育发展的必然趋势。 作者:石玉峰单位:河南工业贸易职业学院信息工程系 计算机技术论文:医院管理系统计算机技术论文 1医院临床系统应用计算机技术的重要意义 随着计算机信息系统的不断发展,医院计算机管理系统的应用也促进了医院病例资料管理、医嘱护理文书、收费管理、住院管理、用药管理等逐步走向规范化、科学化、系统化发展。纵观医院管理系统的应用,其现实意义主要表现在以下几个方面: 1.1增加了医疗收费的透明度 收费模块是医院管理系统的重要模块,在系统中设置有自动划价和结算的功能,且各个科室之间实现了信息集成和共享,患者和科室可以随时通过计算机从管理系统中了解到各项费用的开支情况,且还能自动生成住院费用清单,大大地增加了医院收费的透明度,让医患双方都能够心中有数,大大缓解了医患矛盾。 1.2减少差错,保证患者的安全用药 只要操作医师在诊断的时候处理医嘱输入无误,计算机就能够根据医院管理系统接收到的信息打印各种执行卡和记录清单,杜绝了传统的重复转抄造成的医嘱错误,大大提高了就医效率。 1.3为医院管理提供靠的信息数据 通过计算机医院管理系统,系统后台的数据会自动对录入数据进行备份,有效提高医疗档案的完整性和保密性。医院的管理层可以通过网络随时掌握医疗的运营状况、医疗动态、门诊情况、用药情况、住院情况以及库存情况等,为管理层制定合理的战略方针、作出科学的决策提供了可靠的信息数据。 2医院信息管理系统的应用 2.1在门诊收费管理方面的应用 病人在就诊后,门诊操作人员根据医生的看病记录、处方把患者的就医信息、检查项目、用药等信息录入电脑,并给病人打出发票,注明收费项目明细,实现收费管理的透明化。这个措施为保险公司以及医保中心提供了很大的便利,系统操作员可以根据就医信息生成一目了然的台账,为患者、医院、以及医疗第三方提供了大大的便利。 2.2在病房收费管理方面的应用 计算机对病房收费管理和其他项目医院,从办理入住手续开始到办理出院手续实施全过程管理。对于需要住院治疗的病人采用全过程的计算机管理,在每个住院病区的护士工作站设立网络管理系统,以病人的信息住院号、ID号、姓名、性别、年龄、诊断、预交款为基本信息单位,将信息管理过程贯穿于住院收费管理的每个环节。病区护士站可以根据收到的信息输入医生对病人的医嘱,根据医嘱对病人制定相应的护理计划,生成药品费用、检测费用、护理费用等。通过使用计算机医院管理系统减少中间环节,堵塞了漏洞,规范了住院收费管理财务核算流程,有效避免了传统病房收费管理记账划账方式随意性大、核算不便、漏费现象、尤其是在出院时随意减免病人费用的弊端,促进住院收费管理财务核算流程规范化、系统化发展。 2.3在病区管理方面的应用 通过医院管理系统,对于实现“以病人为中心”的服务理念有着重要的现实意义。医院管理系统能够最大程度地提高医护人员的工作效率,提高为病人服务的工作效率和工作质量,实现优质护理。使用医院管理系统,把转抄和处理医嘱的工作交给管理系统进行传达处理,大大节省了转达时间,提高转达的精确度,尤其是在病区管理的应用中,确保护理计划的科学合理性。医院管理系统通过设置不同类型的固定床位费用、药品费用、护理费用等,通过一定的公式进行计算,把一些简单的手工操作交给电脑处理,可以减少许多人为的繁琐劳动,避免人为记录中发生的漏费现象,减少医疗差错的发生。且电子医嘱在病区管理能够将医生、护士、药房、收费有机联系在一起,既方便了医院结算管理,也便于病人及时了解医疗产生的费用,减少医患矛盾的发生。 2.4在药品管理方面的应用 通过医院管理系统管理药品,一方面能够方便医院领导人了解医院的用药情况、药品库存、药品有效期等,为制定医药采购计划提供可靠的数据。另一方还能确保收费处和护士站工作人员根据药品的价格准确无误地生成病人的药品费用、提高药品划价的精确度。这主要是通过对药品的全过程管理实现的,对药品的采购计划、药品入库、药品调价、药品领取发放、药品的使用情况、药品的有效期等进行全过程的电脑化处理,实现药品管理的系统化发展。 3结束语 随着HIS医院管理系统的普及应用,医院只有不断提高计算机技术,将医院运营管理和计算机技术结合起来,才能够跟上时代的发展,促进医院运营管理的科学化、现代化、信息化发展。计算机技术在医院管理系统中的应用大大地提高了医院的工作效率和质量,实现经济效益和社会效益的双赢发展。 作者:何明刚单位:吉林省肝胆病医院 计算机技术论文:通信技术计算机技术论文 1通信技术通信技术 具体为一项将各类丰富的信息利用网络系统完成快速、精准可靠传输的手段。近年来,通信技术手段实现了迅速发展。传播渠道更加丰富多样,且通信技术水平不断提升。当前,现代通信技术起初来自于1835年发明的电报,而后伴随无线电报系统、电话、自动交换中心、收音机以及电视等丰富通信技术的持续涌现,推动了第二次工业革命的到来。尤其是20世纪70年代开始,通信技术实现了快速的更新,数据传输、信道技术等更新迅速,而同轴电缆、海底电缆、光纤技术、短波通信、卫星与无线电通信等也实现了迅猛发展。另外,同步传输、多路复用、频带传输与调制等手段更加成熟。通信技术的快速更新对大众日常生活与工作产生了深远的影响。目前,通信技术逐步达到了可视图文、程控、网络电话以及数字电视、无线通信以及多媒体系统等层次,该类新型通信技术的不断更新令大众通信交流更为便利,他们之间的沟通联系也将更加密切。 2计算机技术计算机技术 属于目前来讲广泛应用的专项手段,自身涵盖了多重内容。其中系统技术、器件技术、组装技术为优秀构成,而系统技术最为重要,具体涵盖管理、应用以及维护技术等。不同类别的技术手段发挥的功能必然不同,维护、管理以及应用技术是确保计算机系统可靠运行的优秀技术。而电子器件则为计算机的组成单元,了解他们的各项性能则可确保计算机的健康、持续且正常运转。虽然,计算机技术水平持续提升,然而仍旧无法全面符合大众生活生产的综合需要。因此,今后还需进一步深入分析探究电子器件技术,确保其同组装技术良好趋同,特别应重点研究新型的微型化组装技术手段,满足器件更新需要,提升计算机整体功能水平。 3计算机技术同通信技术融合 伴随通信技术手段的不断更新,其同计算机技术的有效融合成为今后的一项必然发展趋势。在计算机技术的不断推动下,通信技术走向成熟,而后者的完善同样促进了计算机技术水平的持续提升。两者渐渐融合成为一体,并派生出较多新兴技术手段。例如信息技术、通信技术、蓝牙技术成为更加典型的代表。掌握了该类技术的内涵意义重大。信息技术是一项关键的技术手段,高科技的不断发展需要信息技术,而现代信息技术包含的内容更加复杂、且覆盖面广泛。伴随信息技术的日趋成熟,其应用范畴越来越广。计算机通过汇总获取的信息资源将他们进行整合与加工,因此计算机技术更像是一个加工厂。由于信息技术涉及到较多的信息开发、数据处理收集与存储以及传递等手段,因此对现代经济发展增长具有较大的贡献。由统计结果审视,信息技术针对经济建设增长的贡献度更是连年扩大,其自身利用通信手段以及计算机技术的互相融合而构成。单独的计算机可视为神经元,通过程控交换机装置、通信卫星或是光纤网络构建形成通信网络,也就是神经系统。知识经济时代的发展,令信息价值越发明显,而信息技术的不断更新显得尤为重要。因此,未来应持续的做好信息技术分析研究。计算机通信技术为计算机以及通信技术全面融合的代表产物,具体采用通信网络以及多媒体技术手段对众多数据进行分析研究,数据以二进制形式展现出来。各类文本、数据库、表格、语音以及音乐信息均可利用二进制进行呈现,通过转换处理后再利用计算机完成通信。近距离通信较为简单,仅需要将终端设施串行口或并行口互联便可完成通信。针对远距离数据通信传输则可利用网络系统完成。例如,可利用电话线或是分组信息交换网以及卫星信道完成通信。由于通信技术手段类别丰富,最终会令不同的计算机用户完成众多资源信息的全面共享,并可令独立的计算机功能最大化的发挥出来。而数据通信的高效性以及精准性则可实现明显的提升。另外,蓝牙技术手段也是一类典型的融合应用,通过短距离无线连接,可实现在十米距离中单点面向多点的数据以及音频文件传输,且宽带可实现一兆。我们经常所说的蓝牙技术也就是专用的IC以及通信协议栈。目前来讲技术广泛的用在手机以及笔记本之中,自身优势较为明显,因此对该技术进行深入研究尤为重要。借助计算机通信技术手段还可创建形成功能更为完备、结构灵活且形式多样的分布数据库体系。该体系可令大量的管理工作任务与内容通过整合处理最终归并至规则统一、条例清楚的数据库平台体系之中。进而不但可有效提升数据管理工作效率,另外还可为协同化的工作办公提供有力条件。例如,当前火车站售票管理、网络联动售票、电话预约、飞机票可跨区域预定等功能的实现,均需要利用现代化的计算机通信技术手段方能良好的实现。 4结语 总之,通信技术以及计算机技术为目前广泛应用且快速发展的技术手段,两者有效的融合可适应信息时代需求,并激发各自的优势,推动通信行业领域不断扩充规模,并促进计算机系统功能更加完善。为此,我们只有继续深入的研究计算机技术同通信技术有效融合的途径与策略,明确未来发展趋势方向,挖掘计算机通信技术以及颇具代表性的蓝牙技术、信息技术手段的内在潜能,继续深入研究两类技术融合的模式与策略,方能真正提升现代科技水平,实现又好又快的全面发展。 作者:陈俊单位:海南师范大学 计算机技术论文:环境科学计算机技术论文 1环境科学概述 在现阶段的发展过程中人们对环境的了解逐渐加强,关于环境的科学也在快速的发展,环境科学是一门综合性的科学,主要是通过定量以及跨学科等方法来对环境系统进行深入研究的一门科学,在环境的问题上所涉及的内容也比较的广泛,故此一些法律以及经济等知识也在这一科学当中有了应用,以此来探寻人类社会和环境的和谐发展以及可持续发展方法。在这一环境科学当中主要是由生态学以及环境化学和大气科学等学科构成,在这些学科知识的共同促进下对环境科学起着推动发展的作用。 2计算机技术对环境科学的意义分析 我国的计算机技术在近些年有了很大的进步,但在环境科学的领域当中的应用首先是在环境污染综合监测中心当中,最为主要的是对某地区的大气以及水质和噪音等进行监测以及数据上的处理。计算机技术在环境科学当中的应用有着重要的意义,首先它能够定时通过遥控系统来向观测站发出命令,从而使得各个观测站进行测量,在计算机技术的支持下可以将数据传输到计算机的存储器当中,这样对人们对环境数据的分析起到很大的方便作用。计算机软硬件技术的发展也使得有着更高运算速度以及数据处理能力,操作简单并有着很好的经济性,从而在环境科学当中的应用更加的方便。在这一过程中即使是非专业的计算机操作人员也能够通过微机定量来对环境污染中的转变和迁移的规律进行研究以及对环境的发展趋势进行高效的预测。计算机技术的发展使得复杂的问题能够容易得以完成,从而为更加确切地对环境的质量科学制定指标提供了重要技术支持以及精确的数据支持。 3计算机技术在环境科学当中的具体应用 环境科学中对计算机技术的应用是从多层面进行的,计算机的多种技术对环境科学的多层面有着相对应的应用。在计算机的关键技术上有图像的处理技术,主要是对图像进行获取以及存储和传输等,数字图像在计算机上是依靠着位图形式存在的。另外还有数据库技术,其主要起到数据的保存作用,目前最为常用的数据模型有网状模型以及层次模型两种数据模型,对环境监测数据的处理有着重要作用。在计算机技术的控制技术方面主要就是自动控制,在控制器的作用下将生产过程自动地按照预定规律进行运行。还有软件技术以及网络技术和人工智能技术、3S技术,值得说明的是,在3S技术当中主要包含了全球定位系统以及遥感技术和地理信息系统技术,虽不在计算机技术的领域但是这一技术也在环境科学当中发挥了重要的作用,将其和计算机技术得到结合能够更加高效地对环境科学进行研究。在对计算机技术进行简要阐述之后,在环境科学中的具体应用上就要将这些技术进行综合探究。在计算机技术在环境科学中进行应用中首先在环境影响评价以及质量平面发挥的作用,在城市以及海域和地下水等环境质量评价当中还可将3S技术当中的GIS技术进行制作专题图片,这样能够使得用户在全要素的地形图上得以输出同时也能够根据图像了解污染源的分布情况以及大气质量的功能区划分。然后再通过计算机技术中的数据库技术对环境空间数据进行建立,如对工厂以及交通等污染源的数据和属性等,还可对环境质量信息数据进行及时的建立,如水质量及空气质量和噪音等方面的质量进行数据的建立。另外,地理信息技术还能够将环境信息和地理位置进行综合性的处理和管理,通过计算机来实现空间数据的输入以及查询和分析等。 通过计算机技术还能够对环境进行实时的监测分析,在这一过程中主要包含着水质以及大气和土壤等环境的监测,另外还能够对一些有着放射性的物质以及噪音污染等进行检测以及分析。在这一过程中会存在着时空因素的影响,故此还需对相关的技术进行改造,要能够确保连续性,在具体的检测分析过程中要能够采取自动和连续的监测手段相结合的技术系统和网络数据传输系统,这样就能够对环境的污染情况进行详细准确的分析检查。例如可以在对大气进行污染监测的过程中,应用RS监测技术对大气的污染分布加以绘制,还可根据不同类型的城市进行对固定区域采取光谱性质的划分,关键是要能够对这一污染状况通过多环节加以实施。在对水污染的治理过程中可以结合着网络智能监控系统进行实时的监测,在这一监测系统方面主要就是以信息技术为基础,然后对一些高新科技加以应用,再对区域以及流域的水资源信息进行获取、传输以及管理,在现代的水资源管理基础上将计算机技术作为应用基础优化配置,通过远程自动控制的技术对一些水利工程等进行科学的管理。在生态环境的保护上可利用3S技术进行监测,而环境规划以及环境的管理则要通过环境管理信息系统进行有效的管理,在计算机的软硬件以及网络通信设备的支持下将环境信息进行科学直观化的呈现出来,在管理的效率上能够得到大幅度的提升。 4结语 总而言之,针对我国当前的发展状况,在计算机技术的支持下对环境科学能够起到有效的推动发展作用。在实际的应用过程中,要能够结合现实状况,多层面地对计算机技术合理化应用,为我国的环境科学的进步作出积极的贡献。 作者:李炳培单位:东莞市环境保护局 计算机技术论文:科技馆应用计算机技术论文 1计算机技术在科技馆发展中的重要作用 近年来,无论是计算机硬件设施还是操作系统都不断的在进步,这对科学宫的发展也起到了极大的推动作用。特别是在计算机技术支持下,科学宫的展项展品中的展示方式和制作具有了更为突出的表现,特别是在视觉化的设计上,大型软件程序运行的流畅,大量3D技术的应用,可以在纸上或是屏幕上更逼真生动的将图像表现出来,运用最先进的3D影像技术为进一步修改和完善提供了最为直接的参考。计算机在科学宫应用后,部分自动化系统的使用,有效地减少了工作人员的使用数量,为科学宫运营管理成本的降低奠定了良好的基础。在展品设计和制作上更多的应用计算机技术,有效地提高了展品的科技含量,不仅能够对观众带来更强的吸引力,而且也利于科学普及范围的扩大。另外,计算机技术应用后,科学宫内与科学展览教育相配套的其他设施和系统也得以不断丰富的完善,使其服务功能进一步增强。 2计算机技术在科技馆展项中的应用 2.1计算机辅助系统在科技馆展项中的应用在科技馆展项中,计算机技术应用最多的即是CAD和CAM,利用辅助设计和辅助制造来更好地帮助设计人员完成展品的设计,特别是在目前设计人员设计过程中,在草图变化为工作图的整个工作过程中,都可以利用计算机来完成,有效地降低了设计人员的劳动强度。 2.2多媒体影音演示功能在展项中的应用目前在科学宫内参观者对信息和科学知识的了解都会利用计算机交互式综合技术和数字通信网络技术将文本、图像、图形、视频和声音等多种信息连接起来,利用多媒体技术在屏幕或是投影幕上展现出来,从而使观众能够更加直观和形象地对科学知识进行了解。 2.3虚拟交互技术在展项中的应用目前在科学宫内投影墙的使用较为普遍,其所展现出来的图像不断发生着改变,具有独特的显示效果,图像动作非常逼真和形象,有与人进行互动游戏的效果。 2.4数字科技馆在展项中的应用数字科技馆是互联网科普的重要平台和表现形式,以计算机为信息终端,计算机网络技术的应用,体现了互联网科普的创新思想。全方位应用多媒体技术,大量使用图形化结构、交互式参与等新技术,提高了科普内容的艺术表现力和科普性、趣味性,缩短了公众与科学的距离。 2.5软件自动控制在展项中的应用计算机的软件自动控制在科技馆展品中起到重要的作用。许多展品的声音、光、电的开关电源都是由计算机软件自动控制的,每天不必挨个打开、关闭展品的电源。 2.6数字特种技术在电影展项中的应用球幕影院、巨幕影院、动感影院、4D影院,数字片源,计算机影像合成技术,声音处理技术,特效计算机自动控制,都在使用功能强大的计算机来支持各项设备的运行。哈尔滨科学宫4D影院属于小型特效影院,采用两台计算机服务器分别投射左眼和右眼的图像,通过第三计算机服务器合成图像和立体音源,控制特效机柜,实现坐椅、投影、特效、立体声等进行集成播放,实现观众的特别感官感受体验。 3科技馆网站的建设 科技馆网站是依托计算机技术和网络技术发展起来的,其已成为科技馆与网络发展的必然产物,拉近了科学技术与公众的距离,特别是能够使青少年更直接的实现与科学技术接触,有效的提升了公众对科学技术的理解和掌握能力,为公众科学素养的提高奠定了良好的基础。但目前科学宫网站建设过程中还存在着一些问题,如网站内容相对较为滞后,网站中缺乏虚拟现实技术与多媒体交互技术的应用支持,网站风格较为落后,缺乏创新性和易用性。近年来,一些大型的科普网站较多,数字科学馆也进入了快速建设时期,所以作为哈尔滨唯一一家科普知识宣传场所的科学宫,需要不断的突破传统的束缚,更好的吸引青少年的视线,继续加强网络的建设。 4结语 目前在我国社会的快速发展过程中,计算机技术已在我们工作和学习的方方面面都得以广泛的应用,而科技馆作为最重要的科普阵地,通过对计算机技术的应用,可以更好地将当前社会技术发展的情况体现出来,使科普宣传的功能更好地发挥出来,从而更好的为提高青少年的综合素质做出应有的贡献。 作者:林玉霞单位:哈尔滨科学宫
工程档案管理论文:输电工程项目档案管理论文 一、输电工程档案管理概述 输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分,输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录,是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证,是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性,打破了传统档案的特性范畴,不仅反映输电工程施工质量和水平,还能体现工程管理水平,是企业发展过程的真实记录与历史见证,对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值,特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善,档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理,档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81,档案管理尚需规范,档案保管条件与电子化程度有待改善与提高,档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题,是档案信息化的障碍。如何利用档案信息,辅助工程项目的控制和管理,提高工程项目的管理效率,提高预测控制风险的能力,保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。 二、输电工程档案管理的机遇与挑战 信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持,如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中,已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术,实现内部数据共享的系统工程,是系统建立数字档案的契机,是输电工程档案管理系统性提高的前提,是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理,扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理,以管理促进信息化的管理模式,是提升输电工程档案管理功能的机遇,是保障档案信息的准确性与真实性,提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性,源于输电工程档案的构建体系,不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异,使得接收工作复杂,极易造成资料的散失,资料难免有遗漏,准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27,输电工程施工企业档案管理的标准化,给企业与社会带来诸多便利的同时,档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147,也是我们必须面对的挑战,云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势,可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。 三、输电工程档案管理的组卷原则 案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元,来源原则在档案检索中具有重要作用,来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展,信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击,突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式,现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战,新来源观应运而生,受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性,对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则,事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限,是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84,广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系,便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系,最紧密的联系也并不只是来源联系,在尊重档案形成规律的前提下,任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围,践行来源联系进行组卷,割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系,应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷,是最简便也是最理想的,当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时,如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷,需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系,但它不是项目档案案卷组织的统一模式,最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则,不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中,结合输电档案的特点组卷、建档,充分运用来源联系和事由联系,编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则,建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段,工程档案收集和整理要与建设进程同步,统一归档要求,明确归档文件材料内容,在工程竣工阶段,建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定,提出移交的时限和质量要求。在施工过程中,定期检查施工现场,收集施工照片记录,列为电子版资料归档。 四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施 面对输电工程档案管理的机遇与挑战,如何更好地解决其存在的问题?尊重和维护档案的本质特性,保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则,观念的改变是当代输电工程档案管理的优秀前提,建立完善的管理体系,保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障,健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件,而强化档案管理的标准化、规范化,强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路,利用现代化的管理工具,不断践行档案管理的电子化、数字化,向前看,把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理,树立档案管理为利用服务的效益理念,向管理要效益;树立技术为需求服务的科技理念,加强信息软件系统升级及管理创新,实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进;树立系统工程的整体理念,把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程;夯实输电工程档案管理的根基,输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念,有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才,如何正确使用档案管理工具,加快档案建设步伐?在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下,强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性,制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度,在规章制度允许的范围内,不断完善档案的规范化管理;加强档案的收集、整理工作;强化教育和培训;推进电子文档的积累、保管与利用,遵循“利用为本、常用为上”的思路,同步建设档案目录和全文数据库,适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变,我国当前实行的双套制归档策略时间越长,越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃,必将面临一定的险滩与沟壑,然而跳跃的结果,会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化,电力档案管理的功能有质的突破,成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台,有了机遇,输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章?历史是镜子,实践是真理,适应变革,完善标准,与时俱进是必由之路。综观历史,传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异,在不断适应变革的环境中得以完善和发展,“主体全宗”、“客体全宗”的提出,就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上,研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象,尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性,但这些理论的发展对增强我们的信念,把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革,我们正积极行动,多维联系体系的建立,标准规范的不断出台,使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题,提高档案管理工作者的技能势在必行,掌握相关的专业知识,同时还需具备档案管技理能,熟悉档案管理知识的同时,还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时,电网专业的档案员培训应常抓不懈,常年实施培训以适应档案管理发展的需求,提高档案管理水平。践行输电工程管理,必须重视现场施工检查与指导工作的时效性,确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果,确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理,管理者要熟悉项目施工文档所包含内容,为确保施工材料的齐全和真实性,应坚持时实构成的原则,坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类,可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等,由相关机构分别构成与汇聚,施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理,在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知,档案利用给科研人员带来方便的同时,也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机,稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害,这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战,使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾?提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键;当然没有保密意识不能胜任,只具有保密意识也是不够的,综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面,客观条件制约必不可少,建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提,是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施,严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离,严禁涉密计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网;并应严格落实各级人员责任制,定期进行网上信息检查,做好网络的动态管理。具备较强的保密意识,不断更新的专业技能,档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合,正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理,合理测评体系的构建与完善,是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理,建立健全档案管理测评体系,利用云计算实现建设工程档案的全过程监管,输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。 五、输电工程档案管理的未来 在计算机管理的平台上,利用数据库等现代化技术手段,建立数字化、规范化、标准化的档案体系,使多维的输电工作产生交集,以工程档案为枢纽,强化多维管理体系与制度的建立,这是输电工程档案管理的正确思路,这个过程需要一段时间,需要分步进行,对那些重要和使用频率较高的部分档案优先实施数字化管理是明智之举。实现档案管理标准与国际标准接轨,易于实现档案、图书、情报的一体化,彰显档案管理的监督、指导、关联作用;有利于发挥档案管理的功效,有利于实现资源共享,突破传统档案管理的屏障,更利于实现各个部门乃至国际合作,规避重复工作,提高效率;彰显档案的多功能性,凸显技术与设计的指导意义,缩短先进技术与设计的应用时间与程序,节约成本、利于运营与维护,提高经济效益。向档案管理要效益,是档案管理数字化的新功能、新方向,标准的国际化是档案管理的发展方向。数字化档案管理为企业直接向档案要效益提供了必要条件,它在类似工程建设与管理中尤为突出,档案管理数字化建设是输电工程档案管理的发展趋势,是贯彻每一项企业档案管理制度的根本,利用云计算将是实现项目的信息化,从而实现项目建设精细化管理的有效途径,是输电工程档案管理的未来。 作者:刘效源 单位:国网辽宁省电力有限公司本溪供电公司 工程档案管理论文:通信建设工程档案管理论文 摘要:新时期新环境下,我国经济高速发展,信息产业紧跟时代步伐高速持续发展,这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准,通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济,通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题,还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中,所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体,能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用,并使其系统化、规范制度与通用化相,对于通信工程顺利建设有极大助力,也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的优秀组成部分,通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。 关键词:浅谈;做好;通信建设工程;档案管理 一、新时期通信建设工程档案探讨 新时期新环境下,社会经济持续高速发展与进步,创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展,通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入,这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段,这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下,加重对通信数据文件资料的精确分析研究,通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设,贯彻落实严要求与高标准的施工要求,将通信建设工程档案作为工程优秀基础,我们除了要注重建设施工方法,还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去,使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说,通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的,以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下,通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来,解读了解字面意思后,还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料,如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程,只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅,这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准,只有这样,才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏,从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平,通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。 二、通信建设工程档案中存在的问题 第一,通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够,多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位,监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档,工程完工以后,致使档案遗失,无法交还回建设单位,这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失,直到通信建设工程完工检查验收前期,建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时,施工单位才会将现存的零散文件交还,这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二,通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中,可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全,丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦,严重时甚至会引发经济纠纷。第三,通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先,是档案文件原件归档不及时,复印的文件多,求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意,未能及时追回资料文件原价,对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意,其次,法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工,设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后,双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生,致使通信建设工程档案完工后,达不到相关要求。第四,通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般,为经过专业培训,导致业务能力不强,收集整合的资料往往缺乏重点内容,仅是单纯的流水账。第五,通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展,轻视档案管理建设的老思想根深蒂固,在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六,通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设,对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视,很多时候,施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七,部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者,害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦,就讲档案资料自己存放,没有分类归档,很多时候导致通信建设工程完工后,档案资料遗失。 三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化 第一,通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员,应当严格按照档案工作相关管理规定,积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流,强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的,说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位,监察单位都要单独签订合作协议及正规合同,并将这些内容整理分类后都收入档案中,这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议,将责任明晰化,各单位承当相关责任的档案资料,从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二,通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性,基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验,分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件,并对其严格认真的进行分类归档,解决存在的问题,通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期,对文件资料检查要查看是否完整,精确,体系化,重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查,可以有效提高案文件的质量,养成档案工作的规范化,使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三,完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定,使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确,方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理,确保档案资料文件,完整、精确与体系化。第四,切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后,相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作,档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作,编制正规的目录索引,确保档案文件资料查找准确性及查全性,是通信建设工程档案作用发挥到最大,为相关的产业企业提供关辅助。第五,监察通信建设工程档案,严格审查,保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中,要责任划分到个人,切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料,项目主管人员负责核查审计及签名认证,通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六,专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的优秀力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作,是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用,要严把所用人的专业技术能力及职业素养,日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训,从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。 四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展 政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势,通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后,可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流,可以概括为二大方面:第一,通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上,会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库,并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的,赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力,根绝实际情况及行业特点,加设个性化功能,保证全国通信建设工程档案库能够全部链接,而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二,通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展,通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决,通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后,其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响,还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用,通过多种类型的移动存储设备进行扶着,这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题,只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。 综上所述,在通信建设工程档案建设过程中,通信建设工程档案监管属于一个优秀组成部分,通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此,工程建设施工过程当中,负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习,提升职业素养的同时还要强化岗位意识,对通信建设工程档案存在的问题,进行问题分析整合,要及时处理这些问题,确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。 作者:赵丽 单位:河南省通信工程局有限责任公司 工程档案管理论文:公路工程建设档案管理论文 摘要:公路建设是我国基础设施建设中的重要内容,其在推进区域经济发展和相互沟通中起着根本性的作用。随着公路建设的快速发展,产生了大量的公路工程文字、图片等材料,如何对这些资料进行档案建立与保存,是公路工程项目工作中面临的一大问题。本文以如何做好公路工程建设项目档案管理工作为主旨进行探究,从制度建设、前期管理、档案开发及严格验收等4个方面对其进行分析,希望能够为实践过程中的公路工程建设项目档案管理工作提供积极帮助。 关键词:公路工程;项目建设;档案管理 在公路工程项目建设过程中,无论工程前期规划立项还是后期项目建设过程中都会产生大量文本、记录等重要的资料,这些资料包括工程各阶段的建设依据、建设过程中的质量安全与资金支付等重要凭证,它是体现工程建设合法性以及工程质量状况最原始也是最重要的依据。然而现阶段,我们在工程建设领域中,还较为普遍的存在着“重建设、轻档案”的现象,在档案建立管理中依旧存在许多问题,例如缺乏统一的档案管理模式、缺少高水平的档案管理人员、档案管理督促不到位等等。这些现象使得在公路工程建设中,优秀的项目建设管理经验未能得到很好的推广和利用。因此,如何做好工程档案管理,积极推广优秀的公路工程建设档案管理,对推进公路工程建设的管理水平和质量提高都具有一定现实意义的。 1加强档案管理制度建设 档案管理制度的建设是公路工程建设项目档案管理工作的基础与前提,只有完善了档案管理的相关制度,才能促进档案管理工作的实施,提高公路工程项目中档案管理的效率。根据公路工程建设的相关规定,档案管理制度的建立要从以下3个方面开展。 2要提高对档案工作重要性的认识 档案管理工作量大,内容烦杂,持续时间长,需要有专业的管理人员长期且固定的进行系统管理,才能保证档案工作质量。并且此项工作相对枯燥,不太容易出成果,只有长期坚持才能获得良好的回报。而且由于档案工作的宽泛性,所有参建部门都要涉及,只有各部门相互配合,才能形成完整的工程建设档案。因此,我们首先要提高对档案这项工作的复杂性和重要性的认识,只有了解了其负责程度和工作的重要性,才能重视此项工作。在实际工作中,建议成立多部门联合管理机构或小组,分工协作,共同促进此项工作。我们在建设杭长高速公路杭州段期间,档案具体工作虽然由办公室负责,但成立了由指挥部分管领导组成的档案管理领导小组,成员包括办公室、总师办、工程处、前期办、安保处等各部门负责人。明确各部门涉及的资料由部门负责人及时收集,然后由我统一整理归档,效果良好,具体组织分工见图1。图1档案工作组织分工3建立档案员岗位责任制度在公路工程建设中,档案资料相关要求政府管理部门已经明文要求,但如何落实依靠档案管理人员。档案管理人员是档案管理工作中的主体,它们的工作行为决定了档案管理工作的质量,因此要针对档案管理人员建立合理的岗位责任制度。通过这一制度,对档案管理中的每一个环节包括档案的收集、整理、立档、管理等进行有效规范。以制度约束管理行为,将有力提升档案员的责任感。 3完善档案管理的监督制度 在公路工程建设项目档案管理工作中,要把握好前期的档案管理工作,只有一开始建立起了完整、有序、良好的档案管理体系,才能保证后期的档案管理工作有序、合理的进行。在公路工程建设项目前期工程的档案管理工作中要通过以下两部分进行。(1)分类纳入资料分类纳入资料是公路工程建设过程中重要的档案管理方式,总体来说各类资料主要分为3大类:其一是工程建设程序类,以工程预可、工可、施工图设计、招投标等类别;其二是建设管理类,是建设过程中各参建单位根据档案管理要求整理归档的资料,主要是现场发生的各类施工及监理的第一手资料,包括项目中每一个标段根据单位、分部及分项工程划分规定,收集整理的全套资料;其三是其他管理类资料,包括各类检查、验收、交竣工等。在上述分类资料中,第二类是最多也是最复杂的。根据现行《公路工程质量检验评定标准》,一般项目的单位工程的划分分为路基工程、路面工程、桥梁工程、互通工程、隧道工程、环保工程、交通安全设施、机电工程、房屋建筑工程等。以斜拉桥和悬索桥为主体的建设项目单位工程按塔及辅助、过渡墩;锚碇;上部构造制作与防护(钢结构);上部构造浇注与安装;引桥;引道;互通立交;交通安全设施等。所有的单位工程又分为若干分部工程及分项工程。现将土建工程分部分项工程划分列举如表1。在档案资料收集时,要将上述每一个分项工程所涉及的资料收集整理后按类归档。分项工程是资料的基本单元,在施工资料中每一项可能有大量的同项内容。比如桥梁桩基,每一根桩为一个分项,但一个标段中可能有几百根桩,需要逐桩收集归档,因此档案数量较多,见表2。(2)文件同步归档在工程项目开始之前,项目管理人员要将文件材料进行合理的归档,将项目前期每个环节实施过程中产生的资料及时归档。前期资料往往是工程建设的依据,及时归档将为建设过程中各级部门的相关检查及时提供材料。同时,在建设期间也要做到及时收集、及时归档,这是保证资料完整性的好办法。 4定期督查,严格验收档案 4.1分阶段定期检查 公路工程项目是一项浩大、长期性、复杂的工程,其中包含了诸多的资料信息,公路工程项目的性质决定了公路项目工程的档案管理也是一项较为浩大的工作,因此,在加强档案管理的督查过程中,要根据工期及实际情况进行分阶段定期的检查方式,在一定周期内加强对相关资料收纳、整理、编研的检查,保证资料的全面性和准确性。 4.2检查方法多元化 工程建设过程中,往往工程负责人将关注点集中在工程项目实施的工地中,忽略了对后期资料整理的工作,在需要资料时往往出现资料不全、资料不准确、资料找不到等现象,因此,在对档案管理进行定期检查的基础上也要创新检查方式,通过多元化的检查方式促进档案资料的整理,例如抽样检查、重点检查等,通过检查工作的进行将资料整理、档案管理工作重视起来。在我参加的江东大桥、杭长高速等几个大型交通基础设施过程中,我们一般每季度进行一次专项档案检查。检查基本采用抽调各参建单位档案管理人员组成检查组,然后针对前一阶段的工作重点,核查相应的资料归档情况。各参建单位通过这样的工作,能做到相互学习、相互促进,有效提高整个项目的档案管理质量。 5重视相关档案开发利用 建立一份好的档案,目的在于希望能有好的利用。切实发挥档案资料的价值,对本项目建成后的管养及类似项目的建设都有良好的利用和参考价值。这种开发利用可以从以下2个方面进行开展。 5.1开展借阅交流活动 档案管理工作作为一项为公路工程项目服务的工作,其工作成绩与作用体现在利用价值。公路工程作为一项长期性的技术工作,在项目进行的过程中往往会面临很多困难,因此通过借阅、咨询、交流等形式,学习类似工程建设管理资料,使每一个项目工作人员吸收相关类似工程的管理经验,提高自身管理能力,为公路项目的工程实施提供帮助。 5.2加强重点档案编研 在公路工程项目档案的管理过程中,重点档案的编研工作也是对项目档案进行开发利用的一种形式,通过编研能够将一些有用的资料归纳整理起来,也能够加强对原始不完整项目资料的整理。随着科技不断发展,全电子档案的建设是一种趋势。这将更好的为后期的公路项目提高有效帮助。 6结语 总而言之,做好公路工程建设项目中档案管理的工作对公路工程的开展、使用、管理等活动都起着极为重要的作用,面对我国现阶段公路工程建设项目档案管理中出现的问题,通过档案管理制度的完善健全,在科学化、规范化的基础上提高公路档案信息的管理水平,使公路工程建设项目档案真正对公路工程各阶段的工作起到积极的推动作用。 作者:倪晓敏 单位:杭州市公路管理局 工程档案管理论文:建筑工程电子文件档案管理论文 摘要:建筑工程相关文件对于建筑工程来说是重要的工程记录,在信息化高速发展的大环境下,可以利用网络技术建立完备的建筑工程电子文档,从而实现对于建筑信息的有效传递。加强建筑工程电子文件档案管理工作可以使建筑工程信息更加规范化,这对于后续的建筑工程的管理检验及维修都有着重要的意义。本文着重分析了建筑工程电子文件档案管理。 关键词:建筑工程;电子文件;档案管理 随着信息化技术的进步,电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中,与此同时,由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备,导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象,因此,我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理,建立健全档案管理体系,从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。 1我国建筑工程电子文件的档案管理现状 我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处,这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题,我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状,从而寻求到正确的解决方法,提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档,具有很强的操作,因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高,但是由于我国文件管理人员储备不够丰富,部分地区的文件管理人员专业技能不够,无法完成复杂的文件档案管理工作,这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国,目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊,大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责,但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能,在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏,导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中,存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面,建筑工程电子文件为了粉饰项目,有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事,导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方,建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档,纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况,造成工程信息的处理困难,因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂,建筑工程方面的文档内容较多,落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面,由于工作人员的专业性不足,很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。 2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施 针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题,需要采取相应的措施,来保证良好的文件管理,从而实现电子文件的普及,为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂,如果没有统一的格式,在文件查询的时候十分的困难,因此,统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证,同时有利于档案的完善管理,方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体,因此,明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面,建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员,对相关电子文件进行管理,做到专人专职。另一方面,需要加强对于档案管理人员的培训,提高工作专业性,增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说,具有完善电子文件管理的意识是极为重要的,因此,相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作,使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中,确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理,在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作,要保证具有完整性,对于以后的工作查询来说,是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中,保证信息的真实性,防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面,真实性和有效性是十分重要的,因此,必须要保证,电子文件可以反映相关项目的全部真实信息,同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求,就需要提高对于电子文件的鉴定技术,确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员,对电子文件的内容进行查询,确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的,只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系,才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面,我们对于电子文件的内容需要进行核实,另一方面,对于已经归档的文件要合理的保存,防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取,确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。 建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础,因此,我们需要从各个方面提高文档管理工作效率,从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力,确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作,才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。 作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心 工程档案管理论文:工程施工企业科技档案管理论文 一、现阶段企业科技档案管理存在的问题分析 1.管理模式没有得到及时的更新。当前,有很多企业在档案管理方面,管理模式都还比较滞后,我国建筑企业的档案管理也不例外。建筑企业档案部门在科技档案管理方面仅仅注重在科技档案实体方面的收集、整理以及保管等工作,很少能涉及到关于档案数字化与网络化方面的管理,同时,管理人员也没能真正的认识到科技档案管理信息化的重要性,导致了企业科技档案管理一直很难向着科技化的方面发展起来。 2.企业的服务手段不发达。当前,尽管很多工程施工企业的档案管理都已经应用了先进的计算机,网络以及扫面仪等,但是,很多时候却没有被充分的而利用起来,尤其在我国建筑企业档案管理方面,很多时候管理人员仅仅编制一些科技档案案卷目录以及专题目录,无法有效的应用现代化的网络技术等,对建筑企业档案进行科技成果转让与信息的交流,给企业科技档案信息资源的开发与利用带来了严重的消极的影响。 3.企业科技档案管理服务方式缺少主动因素。很多时候,在工程施工企业中,企业的档案部门服务都严重的缺少主动因素,往往都是被动的、按照规定进行服务,服务内容与范围等都比较狭窄,并且这种不够主动的服务方式也比较单一,不够多样化,同时,服务的对象也会存有一定的局限性。更多的时候是为企业内部提供一些借阅以及复制等方面的服务,很少都会与外界沟通与交流,这对企业管理而言是很大的缺失。 4.企业科技档案管理人员短缺。当前,由于企业的竞争力都不断的增加,为了能够更好的发展,企业都开始步入内部改革的路程,但是,在改革的过程中,企业档案管理部门通常够会受到很大的冲击,很多企业内部的档案管理人员随着改革会越来越少,甚至有的企业在企业档案管理上仅仅有一名工作人员,一身多职,为此,该员工只能在日常工作当中主要收集资料与整理资料等,其他工作根本没有办法顾及,那么对于科技档案信息管理就很难再次进行加工管理。 5.企业科技档案交档不及时、不齐全。目前,建筑承包企业施工项目多,分散广泛,项目人员归档责任意识不强,项目完工后迟迟不交资料,经多次督促,交来的资料大多不齐全、不规范。 二、工程施工企业科技档案管理创新分析 在新的形势之下,企业档案管理必须要进行创新管理,改变以往的思想观念,创新服务方式与手段等,只有在这样,企业科技档案管理才能够更加的有效。工程施工企业之所以要建立有效的科技档案管理制度,其目的在于,能够为施工企业生产经营以及后期发展中所存在的缺陷等实施修复服务。 1.创新档案管理的思想观念。要创新管理,首先就要在档案管理方面给予高度的重视,为此,企业的领导人员必须要支持企业科技档案发展,用科技手段管理档案信息,并且要将制定好的档案科技管理规划纳入企业总体规划当中,并且要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实、做到全面覆盖。同时,企业档案部门要从思想上解放,转变档案管理的观念,确保做到有组织、有计划以及有安排的进行。 2.创新企业档案管理组织机构。企业在档案机构的建设上,要设置专门的综合档案室,确保档案的规放有序性与安全性。同时,在档案室内,还要配备一些具备专业知识的人员进行管理,建立企业档案规章制度、各类档案实施细则及各类档案分类方案,确保能够将企业科技档案管理作为企业管理工作中的一项重要任务,确保管理内容的合理性与科学性。除此之外,企业在档案管理人员队伍建设上要加大管理力度,引进大量的相关专业管理人才,尤其是要接收档案专业毕业的大学生来充实企业所属单位的档案管理创新能力,与时俱进;加强对企业内部科技档案管理人员的教育工作,开展计算机工作培训,确保每一名档案管理人员都具备操作计算机的基本能力,提高档案管理人员的自身素质与业务水平能力,确保企业科技档案管理能够真正的实现信息化、技术化。 3.创新企业档案管理模式。在企业管理制度上,要落实好总经理负责、总工程师分管以及档案部门等多个部门管理制度。在企业档案管理方式上,要确保其规范化、表转化以及科学化的管理,加强科技档案信息化的建设,充分的利用现代计算机网络技术,处理档案管理中的信息资源以及实施更好的档案管理服务,实现企业科技档案管理模式由传统的档案管理实体保管转变为现代化的档案实体数字化、信息化等管理,以保证各企业档案管理更加的科学合理。制订完善实用的企业科技档案管理办法,与所属各项目签订交档承诺书及需交档案资料明白纸,项目经理、总工程师及兼职档案员必须全部签字,并将项目交档情况纳入项目考核范畴。除此之外,要加大开发力度,要“放活”档案。在建筑企业当中,有很多的档案存储都只重视保密以及储藏等,忽视了档案的利用,也存在着偶尔被动使用的现象。如果要保证建筑企业档案能够发挥其价值,就需要将“死档案”变成“活资源”,把“档案库”变成“科技库”,充分的将其利用起来。 4.创新档案科技管理方法。在如今企业科档案管理当中,尽管已经应用信息手段进行管理,但是,由于建筑企业档案管理方面应用信息手段管理的时间较短,在管理中还存在着很多的缺陷,为此,需要不断的完善与发展。首先就要选用与建筑企业相适应的档案管理软件,并在体系结构、系统功能以及适用网络结构等方面要与当前的档案建设信息管理要求相符和。其次,要做好科技档案案卷收集、文件级目录数据库及文档的录入工作等,有效的实现企业档案管理科学化、规范化以及信息化。 5.创新企业档案管理服务。要创新企业档案管理服务,首先就要通过局域网为本单位的各个部门提供科技档案查询服务等。那么需要在企业内部信息网上设置“企业档案信息网”为主页,然后由组织机构、档案法规以及业务建设等构成栏目的设置,确保企业科技档案服务多样化,合理化。 三、结语 近年来,随着社会的发展,我国市场上各大企业不断的建立,长期以来,工程施工企业在市场上一直都占据着主导地位。可是,工程施工单位在科技档案管理方面还存在着很多问题,这些问题给企业更好的发展带来了一定的想消极的影响,为此,企业必须要采取有效的措施进行改革,改进企业科技档案管理方式,确保企业能够在拥有合理档案管理制度的前提之下,更好的发展。 作者:刘雪兰 闫爱玲 单位:中铁二十三局集团第一工程有限公司 工程档案管理论文:电力企业建设工程档案管理论文 一、电力企业建设工程档案管理的相关流程 进行档案管理,一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度,增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。 2对于档案管理工作的具体工作及要求 多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定,提高了电力企业档案管理的效率,简化了档案查阅的复杂程度,但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求,对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。 2.1建立学习考核制度 有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性,要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识,对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握,这离不开系统的培训与考核机制。首先,应制定档案室职员的学习规划,请专业的教师团体对档案员工进行培训,或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划,做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次,加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握,因此需要我们建立考核机制,进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习,定期对员工进行考核,并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学,以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求,如何提高员工积极性,建立什么样的机制,怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。 2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识 档案管理对于电力设施的运行,改建,设备升级,企业自身经济效益有着至关重要的作用,这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说,如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等,电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说,电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点,电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的,需要各个部门的配合与支持,需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想,把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识,还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通,统一各单位档案管理的标准,步骤,要深入到每一个施工单位,每一个设备厂商,每一个材料供应商。在电力建设工程开始,就要统筹各方,建立统一的档案管理网络,细化责任到个人,定期核定审查各部分的档案管理进度,做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门,不配合电力工程档案管理程序的个人,做出有效处理,整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。 2.3如何应对电力施工过程中的不同步 在电力工程进行中,各施工单位的工作进度,难易程度都各不相同,加之建设工期较长,施工单位众多,工期不能统一,无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况,需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作,细化到每一工程,做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况,档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档,到工程进行中的档案整编验收,再到每项工程竣工时的审定整理,再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类,这四个过程缺一不可,必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节,贯彻到整个电力工程施工项目的始终。 3结语 信息化时代和工业化的发展要求我们做好电力企业建设工程的管理工作,要做好这一工作,我们要从思想意识,管理流程,监督考核,工程实施等方方面面入手,这是电力工程不断发展新要求,也是对国家负责的具体表现。 作者:许丽 单位:内蒙古电力(集团)有限责任公司薛家湾供电局 工程档案管理论文:煤矿建设工程项目档案管理论文 1当前煤矿建设工程项目档案管理中存在的突出问题 1.1对档案管理工作重视程度不够 煤矿建设项目是一个繁杂的系统工程,很多项目在建设过程中都存在对档案管理工作重视程度不够的现象。一方面对项目档案管理工作的重要性认识不足,另一方面对建设项目档案管理工作约束和要求不严,加之煤矿建设项目条件艰苦、人员流动性大、选人困难,造成档案管理人员专业素质不够。而煤矿建设各项工程门类繁多,各参与建设单位之间沟通交流困难,也造成档案资料在收集整理过程中存在诸多障碍。如果单位对档案管理人员的职责监督检查不到位,就会使档案管理工作出现漏洞,甚至造成衔接脱节,严重的会使档案资料流向不明和丢失。在采用传统的档案管理方法进行庞大的煤矿建设项目档案资料时,相关档案管理的规章制度不完善,档案管理的规范性不够,操作流程不标准,项目参建单位之间协调沟通不够,都会给项目档案资料的完整归档带来困难。 1.2未能构建完整的档案管理体系 项目的档案管理机构应当在项目机构建立初期就同步形成,很多煤矿建设工程项目由于地处偏远地区,在建设初期条件艰苦,设施简陋,档案管理机构不能及时建立或者办公设施都没有基本保障,也无法保证档案资料的质量和安全,更与项目建设的信息化技术要求不相适应,无法满足当前现代化矿井建设的需要。近几年,我国飞速发展的采矿技术已经与世界先进水平接轨,因此构建完整的信息化档案管理体系是现代化煤矿建设的基础。 1.3档案资料基础工作薄弱 项目建设与档案管理工作的专业性都很强,在职责不明确和管理松散的项目中,参建的各单位轻视档案管理工作的现象普遍存在;工程技术人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏对档案管理的实践能力,煤矿建设项目档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展,造成了煤矿建设项目档案工作滞后,影响了工程各方面对项目档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料有时存在分散、损坏、丢失等各种现象,这样就制约了工程项目的正常施工和档案管理工作的规范管理。 2做好煤矿建设工程项目档案管理的四点建议 2.1充分重视煤矿建设工程项目档案管理工作 在企业投资建设项目中,煤矿建设项目属于政府核准类别。尽管近两年国家对煤矿等能源类建设项目的核准审批在逐渐放宽,但按照国家相关核准项目的审批制度和要求,从项目前期论证,到项目支撑性的文件设计审批,均有严格规范的制度和约束条件。同样在煤矿建设项目实施的过程中,煤矿监管部门对工程施工的过程及竣工投入使用,都有全过程的监管和监督。作为特殊工程项目的煤矿建设工程,其使用寿命少则几十年,多则上百年,档案管理工作是其工程项目全面管理的基础,也是项目顺利实施和产生效益的根本保障,因此,煤矿建设项目的档案管理工作就显得尤为重要,必须自始至终重视项目档案的管理工作。对具体的煤矿建设工程项目而言,要求各级领导要高度重视煤矿建设项目档案工作,工程项目从实施初期,项目负责人就应当指定专人负责图纸、文件、声像记录以及计算数据等资料的收集、管理工作,制定明确的岗位责任制及考核奖惩办法。项目负责人在抓好工程质量和安全生产的同时,要有注重档案管理的思想意识,把工程项目的档案管理工作纳入日常工作的管理当中,调配业务素质好、责任心强的人员负责档案管理工作,同时要在设施配备上给予支持,使档案管理有必要的经济保障。要积极组织档案工作人员参加档案管理方面的培训,为档案工作的开展创造良好的条件,为企业发展和建设做出应有贡献。 2.2加强煤矿建设工程项目档案管理工作的组织领导 煤矿建设项目管理要做到各系统和各单位步调一致、协调统一,项目业主即建设单位是整个过程项目的统领者,因此对项目的档案管理也要统一归口在建设单位的档案管理部门。建设单位的档案管理人员有责任和义务对参与建设的各部门和各单位的档案管理工作进行指导和监督,做到上下协调,并与过程施工建设同步。建设单位的档案管理部门还应当定期组织参建单位有关人员进行档案业务培训,统一安排部署档案整理组卷的规范和标准,对有关人员普及档案管理的知识,同时档案管理人员也能通过沟通和交流获得工程建设方面的信息和专业知识。建设单位应当建立档案管理人员的信息系统,明确各自的工作职责,加强监督和考核,建立和健全各项规章制度。 2.3加强煤矿建设工程项目档案资料的收集和整理 收集归档是档案工作最基础、最薄弱的环节。切实加强对项目档案、材料的收集,确保档案完整、齐全。项目竣工后,档案管理人员必须全面完成文件材料的清理、归档工作。参建单位必须依据标准和规范组织档案资料的归档整理,在工程完工后,要及时将档案移交给建设单位;建设单位在项目竣工验收前,应当组织并申请档案部门进行项目档案专项验收,待项目档案通过专项验收后,建设单位方可组织项目的竣工总验收;建设单位的档案管理部门必须全过程参与项目的各单项竣工验收和项目竣工总验收。其职责就是在参加验收的过程中严格把关,并审查各项档案资料是否合格。在监督检查各项竣工档案资料时,要重点检查各项归档材料中图纸和实物的相符性以及签字手续的完备和真实性。对查出的问题要记录在案,并及时跟踪到底,确保问题最终解决,为项目档案的质量负责。 2.4规范档案管理制度建设 由于国家产业政策不断调整,煤矿建设工程的规模和技术也得到了迅猛发展。近年来煤矿建设工程项目多以系统繁杂和技术装备先进而成为当地经济发展过程中引人注目的投资项目,做好项目档案的管理工作是保障项目建设顺利实施的根本保证。建设项目档案管理相关制度的建立和落实,是科学有序的档案管理工作的保障。在项目实施过程中签订的各项合同,应当把档案管理的有关职责约定明确,要在合同中提出档案归档的要求和标准,明确竣工移交档案资料的数量、时间和质量要求,并将其与工程款支付相挂钩,形成严格的约束机制,从而确保工程施工档案归档工作有序规范地进行。档案管理人员应爱岗敬业、认真踏实,做好建设项目档案管理工作,在项目建设期间,大力提升自己的业务素质和专业技能,对档案管理工作认真负责,让档案在项目中发挥重要作用,同时适应档案信息化建设和项目建设的需求,推动项目档案管理提高到新的水平。 作者:韦晓黎单位:新疆神新发展有限责任公司 工程档案管理论文:电力工程档案管理论文 一、电力工程建设档案管理概述 1.电力工程建设档案管理的特殊性。从表面上来看,电力工程建设档案管理与其他工程档案管理并无不同,但实际上,电力工程档案管理存在其特殊性。首先,电力工程建设档案管理是对电力工程全过程档案的管理,而电力工程施工建设却包括了设计、施工、检修等多个方面,有些工程在竣工十几年后还需要进行线路保养,那么,电力工程建设档案就必须是针对单个项目的、跟踪性的,这给档案管理提高了难度;其次,电力工程建设档案管理的服务性质与其他工程档案管理不同,电力工程建设档案管理服务的对象不仅包括电力企业内部的员工及工程师,还包括了电网的使用者。 2.探讨电力工程建设档案管理的意义。从企业发展角度来看,电力企业工程建设档案管理不仅关系着电力企业技术革新和施工建设质量,还对企业处理工程建设过程中以及电网使用中的纠纷有帮助;从社会基础设施发展角度来看,电力企业工程建设档案管理是保证我国电网建设和电力行业发展的基础,因此,探讨电力工程建设档案管理具有十分重要的意义。 二、电力工程建设档案管理中存在的问题及原因 1.档案管理工作效率不高、档案管理工作效率指的是档案管理工作中所动用的人力物力和档案管理实际效用的比率。电力工程建设档案因为其特殊性,经常需要档案管理工作人员进行异地奔波以及长时间的档案归档工作,但实际上,档案管理的效用却没有被完全地展示出来,因此,档案管理工作的效率也不高。例如,对电力工程建设的设计方面进行建档,要对参与工程设计的设计师进行资料搜集,还需要对工程设计的科学原理以及实际应用的预测等资料进行搜集,这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间,但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化,与此同时,搜集来的资料和档案的利用率却很低。 2.档案管理方法落后。档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态,档案管理资料多是纸质的,这些资料规整起来十分耗费时间,查找起来也十分麻烦。另外,在工程建设的施工过程中,有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节,往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视,这直接降低了档案的质量。 3.档案管理人员素质有待提高。档案管理工作效率的高低,有很大一部分是由档案管理人员的素质决定的。档案管理工作人员热爱档案工作,掌握多种档案管理技术,将会使档案管理的效率大大提升;工作人员能够摆正档案管理工作的服务性质,档案的应用性也会得以提高。但是,目前的电力工程建设档案管理往往由企业中的老员工负责,这些员工的档案管理思想还停留在对工程建设的文书管理方面,对档案管理工作的意义理解不多,因此导致整个档案管理工作的效果迟迟得不到提高。 三、提高电力工程建设档案管理的方法 1.采用科学规范的管理制度提高档案工作效率。档案管理工作服务性低的另一个原因与档案管理工作的规范性差有关系,工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的,因此,有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感,另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且,标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中,在档案管理过程中尤其应该如此,如档案的保存方式、档案信息的流转程序等,都要进行统一规定,避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。 2.采用信息化的档案管理方式。电力建设工程档案管理方式落是导致档案管理工作效率低的主要原因,采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案的统一的、有结构的管理,能够使纸质档案资料和电子音像档案资料结合。要实现全面的信息化档案管理,首先需要增加对档案管理的资金投入,购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施,如最基本的办公室常用设备,打印机、扫描仪、电脑等,档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;其次,应该制定档案管理信息化的战略,并真正实施,设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。 3.提高档案管理工作人员的职业能力。如果档案工作人员的档案管理工作水平不高,对档案管理工作认识不足,在工作中提不起“管理资料”的兴趣、在工作中不够认真、不能及时处理问题,则档案管理就面临着巨大的风险,因此,提高档案管理工作人员职业能力是十分必要的。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训,使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输,以提高工作效率;其次,应重视优秀的人才的引进,以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后,应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点,对在岗档案管理人员的技术培训,让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识,维护档案的安全稳定。 四、结语 综上所述,电力工程建设档案是电力企业施工和企业发展的基础,对我国基础设施建设也具有一定的辅助作用。电力工程建设档案因其特殊性,较之其他建设行业的档案管理工作难度更高。为了提高档案管理工作的效率,电力企业需要对工程建设档案管理制定科学的管理制度、采用先进的管理方法并且提高档案管理工作人员自身的职业素质,只有这样,电力工程建设档案管理工作才能真正发挥作用。 作者:杨绮梅单位:清远市电创电力工程安装有限公司 工程档案管理论文:工程数字化档案管理论文 “档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业”。基本建设数字化档案是在工程的规划、设计、施工和使用、维护过程中形成的,是指在建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的设计和施工活动中形成的科技档案。建设单位的建筑规划、建设、管理;旧房改造、功能变化;新区开发、基础设施的改建都与基本建设档案紧密相连。1987年国家颁布了《中华人民共和国档案法》,1988年国家档案局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,1989年国家教委《普通高等学校档案管理办法》,1997年建设部颁发了《城建档案管理规定》,这一系列的法规对基本建设档案的管理、归档范围都作了明确的规定,是指导基本建设项目档案管理的重要依据。 在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪到来之际,人们越来越多地依靠INTERNET来获取知识、信息,可以预见,人们到档案馆的次数和时间会越来越少,总有一天,人们再也不用亲自跑到档案馆去了。面临着如此巨大的挑战,人们提出了数字化档案馆的设想,数字化档案馆是一个标准的电子信息基础设施,是在标准化、规范化基础上现代高新技术所支持的数字档案信息系统,是一种档案信息组织模式,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。它采用分布数据存储,用户可以通过各种链接和操作在一个较大的地域范围内搜索和检索出自己所需的信息。也就是说,计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,从而实现资源共享。数字化档案馆是传统档案馆在信息时代的发展,它不但包含了传统档案馆的功能,还提供综合的信息访问服务,它的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇,人们希望数字化档案馆将成为未来的信息中心和枢纽。因此建设数字化档案馆,是档案工作发展的必由之路,也是今后发展的目标。在当今建设数字化档案需要从以下三个方面入手:首先,要大力宣传建设数字化档案的必要性,做好档案员的业务培训工作,提高认识,形成共识,激发热情,万众一心,协调发展,形成良好氛围,为建设数字化档案工作提高坚强的组织保证。其次,加速现存档案的数字化建设。主要是将馆藏档案进行全面的数字化处理,即将档案馆的所有档案数据通过扫描等形式,将档案信息由各种物理载体形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,完成现有档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程,这是数字化资源建设的重要基础工作,是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。再次,从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,逐步建立健全一套完善的数字化档案工作体系。主要内容包括:数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。 一、数字化档案的收集它不同于以往的纸质档案收集,对于数字化文件,如果简单照般以往的管理方式,出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集工作体系,要求采用文档一体化管理方式,只有这样,才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性,使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后,通过网络再转发一份到档案馆即可。 二、数字化档案的保管由于数字档案载体的特殊性,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑,主要是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时,防止信息丢失、被非法更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。降低数字档案对设备的依赖性。由于技术发展太快及设备的依赖性过强,所以应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案,以统一而且简单的格式存储,使数字档案不再依赖于原来的数据库,降低设备和软件频繁更新带来的不利影响,这样才能有利于长久保管。 三、数字化档案的利用档案资源数据格式的统一是资源网络化的保障条件。统一的数据格式和标准是档案信息网上归档和用户调阅的基础,也是实现网上档案资源高度共享的基础。档案信息利用必须规范化、标准化,搞好标准化,才有现代化,这是经过实践取得的重要经验。要统一著录的原则、项目的格式,规范档案信息各站点的管理模式、工作程序、数据格式和网络规则,实现档案信息网络的标准化运行。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务,这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效途径。档案信息网络化必须有一个完善的软硬件技术环境,在硬件方面:计算机、传真机、电话、终端服务器、交换器、调制解调器、缩微机和光盘、光纤传输系统、微波网、卫星线路等上网运行的各种设备,这些硬件设备需要较大的资金投入保证,才能得以建成使用。在软件方面:信息数据库、数据保密体系和组织管理体系以及应用软件等,这需要有一支技术过硬,具备软件开发、程序操作和档案管理专业人员的有机结合,才有可能实现。网络安全是影响计算机档案管理的主要问题。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。构成对计算机网络系统的安全威胁主要有:黑客入侵、计算机病毒的侵入、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对以上问题,我们必须运用科技手段,提高档案信息网络的安全性,主要措施如下: (一)、建立有纸化和无纸化结合的信息库。解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭。开发网络电子文件的归档管理程序,使上网信息及时、完整、安全地保存下来,防止相关信息丢失。 (二)、访问控制,保证计算机网络系统运行安全。对利用者权限的充分限制是档案信息入网的先决条件,对网上能查阅的档案首先要分公开的、内部的。这样,让查询者在任何地点、任何一台联网的计算机上,都能查到权限范围内的档案信息。 (三)、做好数据库备份工作,保证信息安全。应对系统数据做到定期进行备份。对比较大的数据库采用双机备份,多介质多份备份。重要的备份要有备忘记录。 (四)、预防病毒,防止网络系统遭受侵害。采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的。我们要在计算机系统上安装防毒软件并经常升级,另外,不允许随便使用外来磁盘、光盘等,必须使用时应严格进行病毒检测,在确认无病毒后方可使用。 (五)、制定计算机系统安全保护制度,确保网络系统安全运行。除严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和有关的法规外,还可根据实际工作需要,制定《计算机房安全规定》等相关规章制度。要建立档案信息系统,实现档案信息与社会信息的联结。这个系统包括六个基本模块:登记——编目——检索——利用——统计——辅助。其中:登记环节解决对上网信息的分类登记和修改补充问题;编目环节解决上网信息的目录表格和卡片的打印制作问题;检索环节解决按不同需要和要求对上网信息进行显示和调用方面的问题;在利用模块中,对上网信息的利用进行登记、归还和利用情况的汇总;统计模块则用于上网信息按时间、分类和载体进行统计;辅助模块用于上网信息的数据备份、维护、修改和充实。陆续将建成的系统在档案信息网上设立站点或网页,实现档案信息网络的互联。 最后,要全面提高档案工作者的素质,这是数字化档案馆建设中关键的一个环节。由于档案信息数字化的发展,档案信息呈爆炸式地增长,档案利用的骤增,使档案信息分析成为一项非常重要的工作。档案分析一方面要对文件进行准确分类,尤其对一些专业性强的档案要做到精确把握;另一方面根据利用者要求,提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才,就不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识,更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。 今后,随着计算机网络进一步的发展,信息高速公路进一步拓宽,到那时实体的档案馆也许不复存在,激光光盘技术已可以把一个档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息,通过数字化的存储技术,储存在几张小小的光盘里,任何个人和机构只要通过计算机网络均可以拥有和使用,数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。在未来的数字档案馆中,档案员如何充分发挥其信息专家的作用,是我们每个档案馆员应考虑的重要问题。为此,档案管理员应该不断地学习新技术、新方法,搞好信息服务工作,争取成为真正的信息专家。 工程档案管理论文:企业重点工程项目建设档案管理论文 摘要:随着市场经济的发展,基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展,如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项重要的工作。基建档案是企业档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设,结合近年来工程建设经验,对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制,理顺了工作程序,对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。 关键词:重点工程档案管理项目组负责制 0引言 宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的有价值的档案资料,这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理,对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护,具有十分重要的意义。同时,我们也看到,随着我国市场经济体制的逐步建立,重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时,把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓,切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上,建立了重点工程项目档案负责制,从实际出发,认真做好工程建设资料的收集工作,理顺工作程序,采取有效措施,在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上,保障工程档案资料收集工作的正常进行,确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。 1建立重点工程项目档案负责制,形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系 宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目,也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理,在工程所涉及人员各自身份不变的情况下,成立工程项目指挥部,下设四个项目组,由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成,在不改变现有编制的情况下,充分利用现有的人力资源,而每个人原来所承担的厂内业务不变,同时规定了各项目组的职责和任务,对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。 宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确,对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用,因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理,建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则,成立了档案工作领导小组,统一协调档案管理工作,由总工程师主管档案工作,档案室设立专职档案员,在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员,形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时,即把有关技术文件材料收集工作落实到人,做好积累、保管工作,由各工程项目组组长负责档案管理,做到每个重点工程均有专人管理,负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作,其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络,这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系,保证档案管理与项目建设同步进行,确保了工程资料的完整收集,避免了工程资料收集上的疏漏。 2围绕工程建设,理顺工作程序,形成全面的重点工程档案收集渠道 近年来随着技术进步和宣钢发展的要求,焦化厂技术改造任务加大,生产与基建施工项目交叉点多,为确保重点工程项目档案资料齐全完整,在基建工程项目开工之前,将有关计划通知各部门的档案管理人员,让档案人员参加设备开箱与有关工程会议,使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉,以便及时完整地收集相关资料,使应当归档的资料“粒粒归仓”,对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订,制订出的工程项目档案工作计划,既符合工作进程,又符合档案管理要求。 在健全组织机构、明确工作程序的基础上,还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作,档案室与各项目组密切联系,首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料,经过档案室收进来、登记、审核、建台账,然后将施工图纸等资料分发到各项目组,并登记上账,再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收,及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整,进行审查,经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责,既负责接收资料,又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。 为更好地做好档案管理工作,档案室人员经常深入现场进行指导,一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用,使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集,另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系,积极提供有效服务,从而通力合作,共同做好工程档案管理。 3强化档案全过程管理,形成做好重点工程档案工作合力 重点工程项目档案涉及面广,贯穿于工程全过程,工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识,要认识到做好档案工作,不仅仅只是为当前工作服务,也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来,形成齐抓共管的整体全力,即全过程管理。在全过程管理中,按照《档案法》和《建设项目(工程)验收办法》的有关规定,坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则,保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用,为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。 首先,要树立质量管理意识,运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时,就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中,同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求,将《建设项目(工程)档案管理规定》下发给进厂的施工单位,做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收,各项目组严格把关,并列入厂经济责任制考核中,以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面,确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。 其次,在搞好重点工程档案管理中,充分利用先进的档案管理手段,建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案,并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目,使之适应现代社会需要,为项目建设单位提供更好的服务。 4注重实效,健全完善的保证措施 重点工程项目建设是一个动态的过程,从项目的提出、设计到施工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程,一旦工程出了问题,或交工后,需要改建、扩建,档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理,仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。 在重点工程项目建设中,影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分人员不重视。为了解决这个问题,焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,做好“三约束”,摆正档案和建设项目的关系,确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。 4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况,作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的,与各单位奖金挂钩,进行扣罚。 4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误;工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料,工程资料不齐全的不进行竣工验收。 4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,齐全完整的予以签字确认。经签字确认的,给予决算、付款。验收不合格的,不签字确认,并不予付款、决算。 5开发利用档案信息,促进档案管理工作 做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近几年来实施档案数字化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为工程技术人员提供服务,档案管理人员注重用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。 综上所述,要搞好企业重点工程档案管理,必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作,而且档案管理升级工作也就无从谈起。为了全面规范企业档案工作,提高现代管理水平,企业档案部门必须要立足于档案的基础建设,按照业务规范标准的要求,扎扎实实地做好基础工作,抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用,促使企业档案管理水平尽快提高。 工程档案管理论文:建筑工程勘察档案管理论文 [论文关键词]建筑工程勘察档案管理 [论文摘要]近年来城市建设的飞速发展,建筑项目众多,工程勘察档案的管理任务也越来越繁重。简要分析建筑工程勘察档案的特点,并结合工作实践探讨在当前时期如何做好勘察工程档案管理。 地质勘察是建筑工程的基础工作,其勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告,除具有科技档案的一般共性外,还有其自身的特点。充分认识这些特点,对加强工程勘察档案管理工作并充分发挥其作用十分重要。 一、工程勘察档案的特点 (一)组成的成套性 勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象,按照严格的、科学的勘察程序,一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料,按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案,其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分,这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作,都为这种成套性的特点所制约。 (二)形成的阶段性 根据勘察工作的基本程序,一项工程一般都要经过勘察准备(即前期)、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成,不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间,既有密不可分的有机联系,又有明显的严格的阶段区分,因此,每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体,并决定勘察技术资料形成的阶段性。 (三)内容的专业性 一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业,又相互配合共同完成,一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此,工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时,都要考虑勘察技术资料专业性,以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起,在确定分类、标号结构层次时,要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识,了解各专业的业务范围,能识别和看懂各专业的图纸文件,不断提高管理业务水平。 (四)贮存的空间需求性 工程勘察具有唯一性的特点,每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此,在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以,在管理上需要考虑有较大、较多的库房,要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备;现在的自动检索及光盘技术现代管理手段,提高了贮存密度和检索效率。 (五)使用的效益性 工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件,作为工程设计和施工必要条件,其次,它是可供利用的勘察技术资源,对内可参考借鉴,对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义,变封闭性为开放性,面向第一线的勘察技术人员,及时、准确、方便有效地提供档案资料,让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。 (六)使用价值的时效性 工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后,还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论,工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律,在近期内的查阅率较高,时间越长其查阅率就越低。可见,工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外,还要根据保管、利用和库房、设备的状况,经常定期进行档案资料的清理鉴定,将使用价值不大,不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的,认识并掌握这些特点,有利于不断改进档案管理,以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。二、当前的勘察工程档案管理 当前,如何做好工程勘察档案管理工作,成为工程勘察的坚实后盾,是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。 (一)标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础 当前,对工程勘察档案管理提出标准化要求,有利于提高工程勘察档案的质量,有利于工程勘察档案的归档利用。同时,为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料,提高工程建设的质量和效率。 (二)收集档案的内容要齐全 勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合,对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场,了解工程概况,配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数,同时根据资料的形成规律,定期检查施工单位收集的资料是否齐全,与现场技术人员核对是否同施工现场相符,不相符的及时查明原因。如资料缺失不全,确实需要增补,应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。 (三)图纸、资料的标准化归档 当前,对工程勘察档案资料的归档,要摒弃旧有的过时的观念,要以高效、准确为前提,提高勘察工程档案管理水平,必须抓紧做好以下几个方面工作: 一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机,以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。 二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点,更加严格、科学地做好档案的分类和著录,在此基础上,对历史档案进行清理,对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善,填补相关资料。 三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点,有意识地丰富档案的形式和内容,加大图片、声像档案归档的比重,逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。 (四)建立勘察工程档案员岗位责任制 一名合格的工程勘察档案管理员:一是负责档案的集中统一管理;二是及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作;三是经常督促工程图纸、资料的归还;四是负责编制工程档案工作计划和组织改革等编研资料;五是做好工程档案工作的日常保管。 总之,工程勘察档案管理人员要不断的提高自身素质,熟练掌握业务知识,提高业务技巧,在归档时,做到既“清晰”又“全面”,在取档时,做到既“准确”又“迅速”,做好工程勘察档案管理工作。 工程档案管理论文:新课改公路工程档案管理论文 一、公路工程档案管理面临的问题 1.对工程档案认识不到位。施工单位不少管理者,对于工程档案工作的认识还很不到位。因为工程建设只要以质量为中心,按照施工的要求完成了各阶段的工作任务,达到了相应的质量标准,工程就可以顺利完工。因此,他们并没有把工程档案管理工作,当作重点工作来抓。有的单位虽然安排了人员,但他们对工程档案缺乏正确的认识,不精通档案专业知识。有的基层单位由于管理人员相对较少,单位领导让单位办公室人员兼职这份工作。虽然办公室对于文件及资料比较熟悉,但是,工程档案管理工作,毕竟不是简单的文件收集、保管和利用,而他们整理出的档案也和岗位要求相差比较远。 2.工程档案管理制度不完善。当前,许多单位没有制定比较完整统一的公路工程档案管理办法和规章制度。管理工作无章可循。部分工作人员工作被动,工作相互推诿、敷衍塞责,造成许多文件资料原始记录无法找到,影响了档案工作的开展。有的单位虽制定了工作制度,但缺乏有效的监督机制。规章制度写在了纸上,挂在嘴上,形成档案管理工作形式化,走过场现象。突出表现在于档案工作交接时比较混乱,给日后档案管理工作,造成了很大困难。 3.工程档案管理人员素质不高。近年来,档案管理人员比较少,大部分由工程管理人员兼职档案工作,由于缺乏专业的知识,在面对具体工作时,素质不高,能力欠缺,敬业精神、奉献精神、吃苦耐劳精神、业务素质和文化水平等方面都比较差。再加上该项工作具有一定的强度和难度,造成人员不安心工作,影响了档案工作持续有序开展。 二、做好公路工程档案管理工作的对策 1.加强管理,提高对档案工作的认识。各单位领导要高度重视工程档案管理工作,把工程档案管理工作纳入工程公路工程档案管理工作的难点与对策文/索学艳管理工作的重要日程。各项目建设单位,应在公路工程建设项目开工前,成立档案工作管理机构或部门,抽调具有较高素质和较强责任心的人员,负责收集、整理工作项目建设档案。并将收集起来的档案材料,及时整理汇总。定期向上级主管部门汇报档案变化情况,使档案人员进一步了解掌握工程开工竣工情况的进展,为逐步实现档案管理工作规范化、科学化,打下良好基础。 2.完善制度,规范档案工作管理。健全完善的制度,是确保各项工作取得成功的关键。各项目建设单位,要结合实际制定科学的管理制度。一是要制定工程档案管理办法,具体明确归档的范围及保管期限,规定工程档案管理工作标准,使公路行业的工程档案管理稳步有序发展。二是建立沟通联系机制。争取工程建设相关部门支持和配合,形成分工协作、齐抓共管的良好局面。三是加强监督和指导。做到工程即时完工,档案及时归档,然后验收入库。四是要把项目档案工作与项目建设同步规划。做到同部署、同安排、同检查、同验收。 3.增强服务意识,提高档案服务能力和水平。档案管理人员要增强服务意识、参与意识和效益意识。努力为工程建设提供良好服务,为公路建设事业发展提供可靠依据和有力凭证。要经常深入施工现场,调查了解工程建设,并结合归档的工程档案资料,有针对性的提供工程档案服务。同时,要加大工程档案资源的开发力度,深入研究工程档案,积极开展工程档案编纂工作,为工程建设发展提供多层次全方位的信息服务。 4.加强教育培训,提高档案管理人员的素质。公路建设的迅速发展,对档案管理工作提出了新的更高的要求,档案管理人员要面对新形势、新任务,强化自身建设,不断提高业务知识和专业水平。一方面,要加强档案管理专业知识、岗位技能的教育培训,使档案工作者在档案的收集、整理、分类、编目、编研等方面的业务知识,更加精深;另一方面,要用现代化的知识和管理手段,武装档案工作者,尤其是要加强档案计算机的管理,电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的培养,提高档案管理效率,使档案管理更加科学合理。 作者:索学艳单位:白山市城区公路管理段 工程档案管理论文:工程技术档案管理论文 一、工程技术档案与工程项目管理 (一)交通施工企业工程技术档案管理的现状 交通工程行业的内业资料,最直接地反映工程质量控制过程,是工程项目竣工验收、投入通车运营的重要依据。然而在实际的工程项目管理中,很多工程建设单位的内业工作通常被人们忽视,被认为是简单的资料整理工作,工程资料收集工作相当不规范,以至于资料无法真实反映工程的施工情况,在工程交付使用后出现质量问题而无法追溯。在执行档案管理规范方面,也是问题众多,标准化程度较低。对于一项工程而言,不仅它的使用功能必须安全可靠,它的技术资料也应真实完整、可追溯。内业资料工作规范化程度较低的原因主要是项目部愿意从事该项工作的人很少,一些项目部管理层对资料员的重视程度远不如施工现场的技术人员。并且在施工过程中如果没有检查,资料员的工作更容易被遗忘,各类文件资料胡乱堆积,检查组到来前项目部才慌乱起来,加班加点疲于应付。如果检查不合格,内业资料员往往会被推到“风口浪尖”追究责任,在这种情况下很多人都把内业资料工作当成烫手山芋。有些单位虽然重视资料工作,但功夫没有花在平时,突击造假瞎胡编情况严重,给人一种任何人都可以“编”好资料的错觉。这样一来,很多专业技术人员都更不愿意从事内业资料员工作,资料的内在质量与真实性可想而知。 (二)工程技术档案管理与工程项目管理的关系 工程技术档案具有指导、记录和追溯“外业”的作用,它直接反映着工程项目管理能力与水平。因而,科学规范的工程技术档案,不仅决定着交通工程项目可以顺利进行竣工验收,更是作为一个“窗口”体现了一个施工单位在一段时期内工程的质量控制与项目管理水平。工程技术档案的特点:一是体现工程实体质量状况、项目过程管理与控制情况;二是监督项目对建设工程法律、法规、标准、规范,特别是强制性标准的执行情况;三是对建设工程进行检查、维修、管理、改扩建的重要依据;四是提供并积累了建设工程全过程重要的信息资源;五是对划分质量责任,提供直接、真实、确凿的法律依据;六是通过对资料或数据的统计、分析、计算等,及时发现、解决并处理问题。 (三)工程技术档案是工程项目管理的“明鉴” 1.作为质量通病的重要突破口与着眼点从工程技术档案中,可以追溯到工程项目从材料试验、施工检测等每一个施工过程控制的重要环节与关键点,是对工程进行改建和扩建,实施检查、维护、管理、投入使用的可靠依据。在大容量的基础信息库中,通过分析、比对极易发现质量通病的蛛丝马迹,症结与部位查清楚了,“对症下药”就不是难事,更重要的是可以总结经验在同类工程项目施工中引以为鉴。 2.作为获取经验、实施创新的重要渠道与捷径工程技术档案是工程建设单位宝贵的无形资产,科技档案库房里蕴藏着大量的原始施工数据,就像是一部翔实、丰富的教科书,生动地记载着工程项目竣工验收和质量保证的每一篇章,是从事工程项目管理和工程专业技术人员特别是新从事交通工程行业的人员快速进入角色、体验工程项目施工全过程控制的最佳渠道,可以为专业技术人员提供想了解和必须了解、与项目有关的最直接、最真实的信息。 二、发挥工程技术档案对工程项目管理 促进作用的具体作法交通工程单位应“内”修品质、“外”强效果,充分发挥工程技术档案对工程项目管理的促进作用,负责任地把质量过硬的工程项目投入到社会使用中。 (一)强化岗位责任,增强交通施工单位全员的档案意识与“使命感” 在工程项目部,必须明确内业资料人员的职能分工,具体包括:档案收集、工程验收、统计管理、管理工作等。其中,档案收集的内容是:一负责工程项目施工图纸的接收、清点、登记、发放、归档和管理;二收集整理施工过程中形成的所有工程技术变更、洽商记录、重要会议纪要等资料。参加分部分项工程验收,具体内容为:一负责备案资料的填写、会签、整理、报送和归档。二确保施工资料编制和整理齐全完整,与工程进度同步。三指导工程技术人员对设备进场开箱的随机材料,施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管,并按规定向本单位档案部门移交。四工程竣工验收合格后,负责将文件资料、经过规范化整理及验收的工程竣工资料移交公司档案部门,填写“归档文件材料交接表”,建立移交目录并签字确认。五按照规定向工程项目业主单位、当地城建档案馆或流域机构等部门移交档案。 (二)提升资料员的“身份”认同感、自觉增强 做好内业资料的意识与能力在建筑安装单位,内业资料人员似乎游离于工程建设行业“五大员”之外,待遇和受重视感远不如施工员、质检员、安全员、材料员。“存在感”和“价值感”的严重缺失,造成了交通施工项目管理人员中内业资料员后备乏力且素质不高。近年来,在国家建筑行业的制度约束下,内业人员的尴尬“地位”有所改观,如:工程施工单位在进行QEHC(国际质量、环境、职业健康安全)体系认证过程中,内审员的培训就是专门针对内业资料(质量记录)的收集与整理工作;在建筑行业的权威考试——国家一级、二级建造师执业资格考试教材中,关于档案管理都有专门章节进行论述;在建筑施工行业广泛开展的创建省级“文明工地”、“平安工地”,建“绿色工程”等工作必须“内外”兼修,工程实体与档案资料一样都不能含糊。因而,在规范化管理要求越来越高的工程施工行业,能力强、负责任的内业资料人员越来越受到项目管理者的青睐,并成为项目部重点培养的专业技术后备力量。作为内业资料员,应注重调整自身的职业和价值定位,主动提升自身知识水平与能力结构,善于从“内业资料”这一无声资源、无形宝藏中汲取养分,增长知识与经验,其收获可能远比其他“四大员”直接取得的“经济效益”要大得多、长远得多。 (三)提前“取经”、强化收集,确保建设资料 全掌握在工程项目开工前,在掌握国家交通部、住建部对工程技术档案的相关要求的基础上,认真研读业主“投标须知”、《建设工程施工合同》等“个性化”文件,提前做到心中有数。有明文规定的做到“规定动作”不走样,如内业表格一般参照交通部《公路工程质量检验评定标准》执行等。 (四)加强监督指导,确保“内业资料”向“工程档案”华丽转身 交通施工单位的档案部门要强化业务监督与指导,经常对新进“内业”资料员进行档案培训,加强业务指导与监督。在收集齐全后,按照一定的原则分类,在装订时要严格执行档案管理规范,突出档案管理的“符号”特征:建立备考表、科技档案卷内目录,使用由省档案局统一监制的科技档案无酸卷皮等,在封面及目录等填写过程中严格遵守科技档案归档的填写格式、装订要求等。工程技术档案的归档份数也应符合要求,纪要避免重复劳动、更要减少浪费。工程技术档案的鉴定、移交、销毁等工作都要严格按照国家《档案法》和有关档案管理的规章制度来执行。 作者:洪燕 工程档案管理论文:完善水利工程档案管理论文 一、水利工程档案管理的特点 (一)完整性和真实性 水利工程档案的完整和真实的记录,对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度,取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说,水利档案反映了水库系统运行情况,并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了,才能保证参考资料的准确,方便水利工程部门作出正确的决策。 (二)系统性 档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同,水利工程建设本身就是一项巨大的工程,自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间,之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利,就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作,通过这样一系列的工作,保证档案管理流程相对更为系统,档案的参考价值也会提升。 二、水利工程档案管理工作中存在问题 (一)水利工程档案管理制度不健全 由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广,需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是,当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度,或者是建立了制度却形同虚设,造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面,水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档,监理单位不及时移交原始资料,阻碍了档案顺利归档,甚至造成档案的流失和遗漏,影响了档案资料的完整性。 (二)水利工程缺乏档案管理意识 由于水利工程档案管理工作的复杂性,对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档,这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是,在现代水利工程建设过程中,档案管理的相关部门缺乏档案管理意识,存在严重的重建设、轻档案的思想,忽视档案管理工作的重要性,造成了档案内容不能及时有效地收集,影响了水利工程档案管理工作。 三、水利工程档案管理工作的完善措施 (一)健全水利档案制度,明确管理职责 为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行,各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度,并且对于档案管理制度和法规进行学习,从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时,还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责,明确管理职责,落实分工,保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。 (二)提升管理人员的业务技能与素质 水利工程档案管理工作是一个系统性与规范性的管理工作,为了确保管理工作的顺利进行,需要专业的管理人员。只有管理人员具备专业的技能、综合素质和脚踏实地、科学严谨的工作作风,才能在当前形势不断变化的前提下履行自己的岗位职责。并对当代信息产业设备、技术进行快速学习,不断创新水利工程的档案管理工作,从而提高水利档案管理的实际工作能力。 作者:夏宇 陈璠 单位:宁夏防汛抗旱指挥部办公室 宁夏水利工程建设管理局 工程档案管理论文:园林绿化工程档案管理论文 一、园林绿化工程档案的特性 第一,园林绿化工程档案的复杂性与多样性。园林绿化工程是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。多涉及到给排水工程、水景工程、辅装工程、假山工程、绿化工程、建筑物工程等,需要多部门、多行业的共同协作。其形成的档案部门多、种类多;工程施工交叉复杂;各自材料既有重叠、又各自一体,最终形成庞大复杂的资料。第二,园林绿化工程档案的多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调,突出园林景观艺术的观赏性,留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥,形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要,多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸,工程的多变性,决定了档案的多变性。档案只有准确完整,才能避免造成建设和维修的失误和损失。第三,园林绿化工程档案的社会性与开放性。园林绿化工程是一项公共事业,是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高,显现出大规模地高速增长态势。以XX为例:近年来,就兴建了动物园、植物园、民心河等一系列山水园工程,投资多达60亿。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁,它与社会发展、经济发达、思想开放等内容息息相关。园林绿化工程档案被深深打上历史的烙印,唯有准确收集、整理、归档,以保存历史的真实记录,才能得到永久的开放和保存。 二、园林绿化工程档案现状 园林绿化工程档案由于其形成来源涉及部门多、专业多、环节多,其档案收集具有复杂性、多变性和社会性,现实中尚存在许多问题,制约档案的收集、归档、整理,影响档案的发挥利用。第一,园林绿化工程档案工作起步晚,管理体制尚待理顺。以XX为例,园林绿化工程档案由市园林局负责集中统一管理。它与建设工程档案、市政工程档案等专业档案的管理相比,有许多不足之处。签订责任书制度、指导检查制度、竣工验收制度等尚未得到全面贯彻执行,导致园林局自身保存的或城建档案馆接收的工程档案历史遗留问题多,不成套档案多,集中统一管理特别薄弱。现工程档案散存于植物园、公园、动物园等各个部门,保存条件差、利用率低、工程档案质量较差,缺乏有效规章制度制约。市城建档案馆园林绿化工程档案仅占馆藏量的1.5%左右。第二,对园林绿化工程档案工作重视程度不够。许多参加园林绿化建设项目的建设单位,对工程档案缺乏应有的重视,特别是在施工阶段,由于项目多、交叉施工多,许多工程赶进度、求速度,协调解决的力度仅放在实体施工上,对档案工作投入资金不多,投入人力不够,档案管理人员或仅懂园林绿化,或仅懂档案,缺乏多面手,没有按照城建档案行业管理标准管理,使档案与工程脱节,造成档案底数不清,资料丢失,数据不真等一系列现象,直接影响到档案的真实有效性。第三,法制意识淡薄。建设单位没有依法缴纳园林绿化工程档案。园林工程主管部门又疏于对园林绿化工程档案依法收集和集中统一管理。城建档案主管部门又疏于指导、管理和检查,导致园林绿化工程成为城建档案工作中的极为薄弱的一节。 三、加强园林绿化工程档案的管理与控制 综合分析园林绿化工程档案的特点及现存问题,可以从适时跟踪、分工协作、加强法制三个方面,加强园林绿化工程档案的管理与控制。第一,适时跟踪。园林绿化工程开工之前,园林绿化工程主管部门要与建设单位签订工程档案责任书,各建设单位要指派专人负责档案工作。工程施工的每一步都涉及到档案工作,都需要引起高度重视。开工前,园林绿化工程档案要记录现场踏勘测量,核对核实有可能产生的设计变更,收录施工许可证和开工报告。施工中,园林绿化工程档案要对土方登记单,标高复核记录,苗木出圃单,隐蔽工程验收单等一系列情况记录。对施工图分布、技术交底、施工组织设计、操作记录等都要随时收集。这些记录既描述工程进度,又是对工程质量的监管。竣工后,园林绿化工程档案要记录竣工报告、工程决算、竣工图以及竣工验收所产生的会议记录等,变更文件所提出的修改内容要全部准确的反映在施工图上。尤其还要包括影像资料,反映开工前的地形地貌,施工中的隐蔽工作,竣工现状等。园林绿化工程档案人员要善于沟通、多赴现场、不耻下问,多方收集有关资料,争取在第一时间保证园林绿化工程档案的完整准确。第二,分工协作。园林绿化工程的主管部门和城建档案管理部门要密切合作,各司其责,形成合力。园林绿化工程的主管部门负责对园林绿化工程档案的收集、整理等,要制定出明确的工作程序,要及时将工程档案移交给城建档案管理部门。城建档案管理部门要加强工作的主动性,积极与园林部门沟通协调,深入工程现场指导检查;举办培训班,帮助建设单位建立档案的工作流程,健全内部管理制度,为他们提供各项服务。而园林绿化工程档案人员要勤于思考,加强学习,增加知识储备,增加才干。只有三者通力合作,才能使园林绿化工程档案彻底改变其被动、薄弱的局面,迅速成长壮大起来。第三,依法管理。园林绿化工程的验收也要实施园林绿化工程档案验收备案制。由园林绿化主管部门和城建档案负责部门共同实施。建设单位在对园林绿化工程进行预验收前,要提请有关部门为工程档案进行预验收,预验收合格后,取得两部门核发的工程档案预验收认可文件,方可组织工程验收。城建档案部门要加大行政执法力度,不定期对园林绿化工程档案工作进行检查指导,增强建设单位的城建档案意识,依法对没有缴纳园林绿化工程档案的建设单位进行处理,使园林绿化工程档案得以顺利进馆。 工程档案管理论文:测绘工程档案管理论文 当前测绘工程档案管理实现了信息化。在此基础上,测绘工程档案工作会根据测绘工程的不同特征作出相应的改变,不断完善档案管理制定和工作程序,加强测绘工程档案信息化管理,可以全面提高档案信息管理的有效性控制。随着信息技术产业的不断发展,测绘行业在档案管理上也在逐步实现信息化管理,发展目标就是为了测绘工作实现自动化,对测绘成果进行数字化管理,完成测绘工程信息网络化建设,这些关系到测绘行业的可持续性发展。档案信息化管理是运用现代化的电子技术与电子工具,对测绘信息进行管理和维护,并能更加快捷方便地服务社会。建立测绘信息数据库,是社会发展的需要。测绘工程档案信息化管理主要体现在由人工的经验管理,逐步向科学的电子信息化管理转变。档案管理信息化从建立数据库到信息录入,再到组卷和查询,直至最后的网络检索,都实现了信息化管理,这种高效的信息管理系统,能更好地服务社会。 一、当前测绘工程档案管理的弊端 1. 信息化程度低。测绘工程早期的档案大部分采用的是纸质材料,档案资料往往是孤本。这种材质的档案资料对管理要求很高,如果保存不当,容易出现纸张破损、字迹模糊、图像失真等现象,并且在借阅过程中,极其容易丢失或破损,影响了档案材料的使用周期,同时影响了测绘工程资料的再利用。 2.管理手段效率低。初期的测绘工程档案管理主要是采用的手工管理模式,档案管理手段采用的是台账式操作;档案资料的查询体系以人工查询为主。这种管理模式,制约了对档案资料的查询频率,使得档案资料的再利用率非常低,信息资料保存的价值得不到充分发挥。 3.数据管理混乱。早期的测绘工程档案的数据管理不规范,数据档案在进行归档过程中,没有一套完善的归档制度,没有严格的归档流程规范可以依循。这种条件下的档案管理对档案材质、数据翔实情况、备份种类、保存环境等都没有具体的要求,致使在管理过程中出现很多难以应对的问题。 二、测绘工程档案信息化管理的必然性 测绘工程档案管理是为了更好地实现信息再利用的功能,其价值在于更好地为以后的测绘工程提供可以借鉴的工程信息,从而提高测绘工作质量。因此,做好测绘工程档案管理十分重要。 1.测绘工程信息资源共享的需要。信息化管理是实现资源共享的基础,测绘档案管理同样要实现信息化管理。信息化管理具有简单、快捷的优点,能够利用计算机快速找到需要的测绘资料,所以测绘档案信息化管理是信息资源共享的需要。 2.计算机应用推动了测绘工程档案信息化发展。计算机的普及和推广,对测绘工程档案信息化发展起到了推动作用。由于测绘工程工作对测绘工程档案的需求趋向于精细化,计算机能够满足档案管理的需求,因此,计算机作为辅助工具,被应用到测绘工程档案管理中。随着计算机能够对档案信息进行精细化管理程度的提高,档案管理信息化逐步形成。 3.电子介质资料保存的需求。测绘工程资料的材质已经不仅仅限于纸介质,很多测绘工程资料已以电子文件形式存在,对这些电子文件进行归档保存时,就要有一套完善的信息化管理体系。测绘工程档案信息化网络的建设,能够对电子介质的资料进行有效保存,对资料的保持和使用带来方便。 三、测绘工程档案信息化管理有效性措施 1.建立和完善档案信息化管理系统。第一步,数字化建设。测绘工程信息化建设的第一步最重要,主要针对档案资料进行扫描、数据采集等工作,完成数字化储存,再建立信息化平台,实现网络化共享。第二步,标准化管理。随着档案管理的发展,其领域已经不再局限于对现有资料的简单存储,而是涉及资料的形成环节。测绘工程资料具有明显的技术性特征,对标准性要求严格。信息化管理要求档案管理者要及时根据用户的不同要求,进行数据库资料的补充,然后提供符合标准的电子资料。第三步,网络化建设。实现网络化档案管理指的是测绘工程资料的构成、归纳、管理、审定等全过程系统化的网络管理,整个流程的信息资料整理都要进行信息化管理。 2.加强系统功能作用的发挥。系统功能结合供应类别,从子系统功能框架中可以得到很多资料信息,其中包括查找图形类别、资料供应情况以及测绘工程结果的查询,每一个子框架下面又包含更小级别的信息查询系统。这种框架构成,可以为查询者提供更加翔实、直观的资料显示方式。 3.优化数据存储体系,实现合理布局。为了使数据存储更加合理,就要完善数字档案的存储体系。测绘工程档案信息化管理数字储存可以分成三大类:第一类是磁带库,它的特点是可以进行大量的数据存储,并且传输速度较快,但是缺点是花费较高,并且对保持条件要求较高,容易损坏,需要人工定期检查进行倒带整理工作;第二类是光盘,它的特点是可以对离线的数据进行管理,优点是能够在社会上进行传播,用户使用方便,并且具有可靠的性能,缺点是存储信息量小;第三类是磁盘阵列,它的特点是最高效的数据储存方式,优点是存储量最大,并且具有高速的传输性能,缺点是费用较高。这三种存储方式可以根据具体情况进行选择,可以实现互补关系。 随着信息化技术的不断应用,测绘工程档案中对电子文件的管理显得尤为重要。在档案信息化管理中,不断提高档案管理工作的有效性,才能为测绘工程工作提供有效的资料查询,才能为社会提供详细快捷的信息服务。 作者:陈晓燕 单位:吉林省航测遥感院